Anwenderhandbuch. Suchen und Finden. Version 5.0 Stand:

Transkript

1 Anwenderhandbuch Suchen und Finden Version 5.0 Stand:

2 Dieses Benutzerhandbuch beschreibt den Funktionsumfang der Software bzw. eines Modules zum Zeitpunkt der Erstellung der Dokumentation. Der Lieferumfang Ihrer gegenwärtigen Produktlizenz kann daher von dem im Handbuch geschilderten Funktionsumfang abweichen. Die in diesem Buch beschriebene Software wird Ihnen gemäß den Bedingungen eines Lizenzabkommens zur Verfügung gestellt und darf nur unter den darin beschriebenen Bedingungen eingesetzt werden. Copyright 2009 Advantic Systemhaus GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Technisches Dokumentationsmaterial, das von der Advantic Systemhaus GmbH zur Verfügung gestellt wird, ist urheberrechtlich geschützt und Eigentum der Advantic Systemhaus GmbH. Keine Garantie. Die technische Dokumentation wird in der vorliegenden Form geliefert und die Advantic Systemhaus GmbH übernimmt keine Garantie für die Genauigkeit oder die Verwendung. Die Verwendung der technischen Dokumentation oder der darin enthaltenen Informationen hat der Benutzer zu verantworten. Die Dokumentation kann technische oder andere Ungenauigkeiten oder typografische Fehler enthalten. Die Advantic Systemhaus GmbH behält sich das Recht vor, Änderungen ohne vorherige Ankündigung vorzunehmen. Diese Dokumentation darf weder teilweise noch vollständig ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung der Advantic Systemhaus GmbH vervielfältigt werden. Sämtliche in diesem Handbuch erwähnte Marken- und Produktnamen sind Warenzeichen der jeweiligen Rechtsinhaber und werden hiermit anerkannt. Version 5.0, Stand Seite 2

3 Inhalt 1. Allgemeines Suchparameter Suchfelder Kategorie- und Benutzerzuordnung Bereiche und Zeiteingrenzung Ergebnisliste Gestaltung der Ergebnisliste Besonderheiten der Ergebnisliste im Modul Medien Systemeinstellungen Suchen über die Objekthistorie Suchen über den Verknüpfungsassistenten Index Version 5.0, Stand Seite 3

4 1. Allgemeines Nach dem Aufrufen eines Menüpunktes erscheint bei Modulen zunächst die Suchmaske. Im linken Bereich können Suchparameter auf den drei Ebenen Suchfelder Kategorie- / Benutzerzuordnung Bereiche / Zeiteingrenzung eingegeben werden. Die Breite dieses Bereichs kann durch Ziehen des Trennungsbalkens verbreitert oder auch über die Schaltfläche ausgeblendet werden. Der Aufruf des Suchergebnisses erfolgt über die Schaltfläche "Suche starten" oder die "Enter"- Taste. Im rechten Bereich wird das Suchergebnis angezeigt. Aus der Bearbeitung eines einzelnen Datensatzes heraus kann die Suche über den linken oberen Reiter "Suche" wieder aufgerufen werden. Um alle eingegebenen Suchkriterien zu entfernen, wird die Schaltfläche genutzt. Die einzelnen Ebenen zur Eingabe der Suchparameter werden durch Anklicken geöffnet. Es ist jeweils nur ein Bereich zur Eingabe geöffnet. Version 5.0, Stand Seite 4

5 2. Suchparameter 2.1. Suchfelder Die Suchfelder variieren nach Modul und sind im jeweiligen Handbuch aufgeführt. In der Regel kann aber immer nach Titel oder ID gesucht werden. Die Listenfelder können direkt über die Pfeil-Taste geöffnet und durchsucht werden. Angezeigt werden jeweils nur die ersten 50 Datensätze. Einträge können auch direkt in das jeweilige Feld eingegeben werden. Dabei öffnet sich die alphabetische Liste aller möglichen Einträge zur Auswahl. Bei der Eingabe kann das %-Zeichen als Platzhalter verwendet werden. Das Entfernen der Einträge in den einzelnen Felder erfolgt über Markieren und die Entf-Taste Kategorie- und Benutzerzuordnung Um nach Kategorien und/oder Benutzern zu suchen, kann entweder das Listenfeld oder die Baumstruktur, die über die Schaltfläche geöffnet wird, genutzt werden. Unterverzeichnisse werden über die Symbole + / - geöffnet und geschlossen. Während einer Anmeldung öffnen sich der Kategorienbaum und der Benutzerbaum immer in der zuletzt gewählten Ansicht. Wie bei den Suchfeldern können Einträge direkt in das jeweilige Feld eingegeben werden. Dabei öffnet sich die alphabetische Liste aller möglichen Einträge zur Auswahl. Bei der Eingabe kann das %-Zeichen als Platzhalter verwendet werden. Die Listenfelder können auch direkt über die Pfeil-Taste geöffnet und durchsucht werden. Version 5.0, Stand Seite 5

6 Das Entfernen der Einträge in den einzelnen Felder erfolgt über Markieren und die Entf-Taste oder über die Schaltfläche. Über die Schaltfläche eingeblendet. wird der Pfad im Kategorien- bzw. Benutzerbaum eingeblendet Werden mehrere Einträge bei der Kategorien- und/oder Benutzerauswahl vorgenommen, können diese verbunden werden über eine UND-Verknüpfung (alle Suchkriterien müssen erfüllt sein) oder eine ODER-Verknüpfung (nur eines der Suchkriterien muss erfüllt sein). Die Suche nach Daten ohne Referenz ist nicht standardmäßig in den Systemen enthalten, kann aber auf Wunsch vom Support aktiviert werden. Die Suche nach Daten ohne Referenz ist in den Modulen "Texte", "Medien" und "Templates & Masken" sinnvoll, um nicht genutzte Datensätze zu finden und zu entfernen.! Zu beachten ist, dass Datensätze, die nur in Listen dargestellt werden, keine Referenz haben und daher auch gelöscht werden können, was in der Regel nicht beabsichtigt ist. Dies trifft auf die meisten Datensätze aus den Modulen zu, die mit einer Suchmaske ausgegeben werden, z.b. Adressen, Bürgerinformationen und Veranstaltungen. Dazu gehören aber auch Texte, die nur über das Pressemodul veröffentlicht werden, und Medien, die über Listentemplates in Texte eingebunden sind. Version 5.0, Stand Seite 6

7 2.3. Bereiche und Zeiteingrenzung Es kann nach freigeschalteten, nicht freigeschalteten oder allen Datensätzen gesucht werden. Es kann nach Datensätzen gesucht werden, die den Bereichen Intranet, Öffentlich (Internet) oder Benutzer zugeordnet wurden. Ohne Auswahl wird in allen Bereichen gesucht. Es kann nach Datensätzen mit oder ohne Vorlagenkennzeichnung gesucht werden. Es kann gezielt nach Datensätzen gesucht werden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erstellt oder geändert wurden. Bei Modulen, die manuell ausgewählte Datumsangaben enthalten, kann auch nach Inhaltsdaten gesucht werden, z.b. bei Texten, Veranstaltungen. Wird nur ein Datum "von" ausgewählt, gilt der Zeitraum bis zum aktuellen Datum. Wird nur ein Datum "bis" ausgewählt, gilt der Zeitraum ab dem ersten gefundenen Datum. Für die Datumsauswahl wird über die Schaltfläche der Kalender geöffnet. Ausgewählt ist das zuletzt gewählte Datum oder, wenn noch kein Datum gewählt wurde, das aktuelle Datum, das nach einer Änderung immer über die Schaltfläche "Heute" wieder aufgerufen werden kann. Über die Pfeiltasten und kann in den Monaten geblättert werden. Version 5.0, Stand Seite 7

8 Über die Schaltfläche öffnet sich das Fenster zur Auswahl anderer Jahre. Rechts im Fenster wird das Jahr, links der Monat ausgewählt. Beides wird über die Schaltfläche "OK" in das erste Kalenderfenster übernommen. Die Schaltfläche "Cancel" schließt das Fenster ohne Auswahl. Das Datum muss immer zum Schluss nach der Monats- und /oder Jahresauswahl gewählt bzw. bestätigt werden. Die Auswahl des vollständigen Datums wird über die Schaltfläche im ersten Kalenderfenster übernommen. Die Schaltfläche schließt den Kalender ohne Übernahme eines Datums. Ein Datum kann auch direkt in die Felder eingegeben werden im Format JJJJ-MM-TT. Anschließend muss ausgewählt werden, ob sich die Zeiteingrenzung auf das Erstell-, das Änderungs- oder das Inhaltsdatum beziehen soll. 3. Ergebnisliste Nach Betätigen der Schaltfläche "Suche starten" wird das Suchergebnis im rechten Bereich angezeigt. Die Daten werden nach dem Änderungsdatum sortiert, sofern keine anderen Einstellungen ausgewählt oder gespeichert wurden. Vollständige Bezeichnungen und die Bedeutung der Freischaltungssymbole werden eingeblendet, wenn der Mauszeiger über den Einträge fährt. Über die Pfeiltasten kann in den Seiten des Suchergebnisses geblättert werden. Die gewünschte Seite kann auch direkt in das Feld "Seite" eingeben und mit "Enter" geöffnet werden. Datensätze werden über die Schaltfläche in der ersten Spalte zur Bearbeitung ausgewählt. Über einen Doppelklick wird der Datensatz zunächst nur zur Ansicht geöffnet. Bereits geöffnete Datensätze können über die oberen Reiter erneut ausgewählt werden. Nach der Rückkehr aus der Bearbeitung eines Datensatzes kann das Suchergebnis über die Schaltfläche aktualisiert werden, z.b. wenn Namensänderungen oder Löschungen noch nicht angezeigt werden. Fehlende Freischaltungen und zugeordnete Bereiche der Datensätze sind jeweils in der zweiten und dritten Spalte zu erkennen: Öffentlich (Internet) Intranet Benutzer Nicht freigeschaltet Version 5.0, Stand Seite 8

9 3.1. Gestaltung der Ergebnisliste Die Ergebnisliste kann von jedem Anwender den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Eine auf- oder absteigende Sortierung erfolgt durch Klicken in die jeweilige Spaltenüberschrift. Die Spalten können durch Ziehen mit gedrückter linker Maustaste an den Abgrenzungen der Spaltenüberschriften vergrößert oder verkleinert werden. Welche Spalten in der Ergebnisliste angezeigt werden sollen, kann über die Schaltfläche gewählt werden. Die Auswahl variiert nach Modulen. Die Auswahl wird über die Schaltfläche Übernehmen aktiv. Die Reihenfolge der Spalten kann durch Ziehen der Spaltenüberschriften mit gedrückter linker Maustaste zur gewünschten Abtrennung verändert werden. Die Anzahl der Datensätze, die auf einer Seite angezeigt werden, kann über die Schaltfläche eingestellt werden. Version 5.0, Stand Seite 9

10 Diese Einstellungen können ebenso wie die Anordnung der geöffneten Modulfenster über die Schaltfläche oben rechts in der Menüleiste oder den Menüpunkt "Desktop Desktop speichern" gespeichert werden. Das Profil gilt nur für den jeweiligen Anwender. Es ist nach jeder Anmeldung wieder verfügbar und kann über den Menüpunkt "Desktop Desktop laden" während einer Arbeitssitzung wieder hergestellt werden. Über den Menüpunkt "Desktop Desktop leeren" wird lediglich die Fensteranordnung aufgehoben, nicht die Gestaltung der Ergebnislisten Besonderheiten der Ergebnisliste im Modul Medien Die Mediensuchmaske bietet eine Ansicht mit Vorschaubildern, die optional in den Größen 75x75 / 100x100 oder 150x100 Pixel angezeigt werden können. Diese Vorschau wird über die Schaltfläche aufgerufen. Anschließend kann die Größe der Thumbnails gewählt werden. Mit Aufruf dieser Vorschau wird unter den Suchparametern der Medientyp "Bilder" voreingestellt. Diese Einstellung bleibt auch beim erneuten Wechsel zur Listenansicht bestehen. Auch in dieser Ansicht werden die Datensätze über die Schaltfläche zur Bearbeitung ausgewählt. Über einen Doppelklick auf das Bild wird der Datensatz zunächst zur Ansicht geöffnet. Version 5.0, Stand Seite 10

11 4. Systemeinstellungen SearchNoRef Die Suche nach Datensätzen ohne Referenz kann vom Support für einzelne Systeme aktiviert werden. Die Suchoption ist nach der Aktivierung im Bereich Kategorie-/Benutzerzuordnung zu finden. (siehe Seite 6) 5. Suchen über die Objekthistorie Über die Objekthistorie kann jeder Anwender seine zuletzt bearbeiteten Datensätze aufrufen. Über die Schaltfläche im rechten Bereich der Menüleiste kann die Liste der zuletzt verwendeten Objekte aufgerufen werden. Hier bekommt jeder Redakteur die Datensätze aus allen Modulen angezeigt, die er zuletzt bearbeitet hat. Die Datensätze können über die Schaltfläche im Bearbeitungsmodus geöffnet werden. Version 5.0, Stand Seite 11

12 Aus einem Modulfenster heraus kann die Objekthistorie für das jeweilige Modul über den Fenstertitel geöffnet werden. Normalerweise werden 15 Datensätze in der Liste angezeigt. Jeder Redakteur kann in seinen Benutzeroptionen unter dem Menüpunkt "System Optionen" die gewünschte Anzahl der Objekte bis maximal 25 eintragen. Version 5.0, Stand Seite 12

13 6. Suchen über den Verknüpfungsassistenten Um zu verknüpften Elementen zu kommen, kann aus einem Datensatz heraus der Verknüpfungsassistent über die Schaltfläche im Modulfenster aufgerufen werden. In der Mitte des Assistenten wird das jeweils aktuelle Objekt mit seiner ID angezeigt. In der Liste darunter befinden sich alle Objekte, die in dem Datensatz verknüpft, also eingebunden oder verlinkt wurden. Die Liste darüber zeigt alle Objekte, die ihrerseits auf das aktuelle Objekt verweisen.! Diese Verknüpfungen von anderen Objekten auf den Datensatz verhindern immer das Löschen eines Datensatzes. Beispiel: Eine Adresse ist in einen Text eingebunden und wird durch diesen referenziert. Sie kann solange nicht gelöscht werden, wie die Einbindung existiert. Auf diese Weise wird verhindert, dass sogenannte tote Links oder leere Einbindungen entstehen. Ein Klick auf die Schaltfläche holt einen Datensatz aus dem oberen oder unteren Bereich in den mittleren Bereich und zeigt wiederum dessen Verknüpfungen an. Werden mehrere Verknüpfungen nacheinander aufgerufen, können die zuvor ausgewählten über die Schaltfläche wieder als aktuelles Objekt aufgerufen werden. Über die Schaltfläche kann der Verknüpfungspfad zurück verfolgt werden. Über die Schaltfläche kann der Datensatz, der in der Mitte angezeigt wird, zur Bearbeitung aufgerufen werden. Der Verknüpfungsassistent wird in diesem Fall geschlossen. Version 5.0, Stand Seite 13

14 7. Index Aktualisierung...8 Änderungsdatum...8 Ansicht...8, 10 Anzahl je Seite...9 Baumstruktur...5 Bearbeitung...8, 10 Bearbeitungsmodus...11 Benutzer...8 Benutzeroptionen...12 Bereich...7, 8 Bilder...10 Breite...4 Datum bis...7 Datum von...7 Datumsformat...8 Desktop laden...10 Desktop leeren...10 Desktop speichern...10 Einbindung...13 Entfernen...5, 6 Erstelldatum...8 Fenstertitel...12 Freischaltung...7, 8 Inhaltsdatum...7, 8 Internet...8 Intranet...8 Jahresauswahl...8 Kalender...7 Listen...6 Listenansicht Listenfelder... 5 Listentemplates... 6 Löschen Mediensuchmaske Monatsauswahl... 8 Objekthistorie... 11, 12 ODER-Verknüpfung... 6 Öffentlich... 8 Platzhalter... 5 Referenz... 6, 11, 13 Seiten... 8 Sortierung... 8, 9 Spalten... 9 Spaltenbreite... 9 Spaltenreihenfolge... 9 Suche starten... 4, 8 Suchergebnis... 4 Suchfelder... 4, 5 Suchkriterien entfernen... 4 Suchmaske... 4 Suchparameter... 4 Thumbnails Tote Links UND-Verknüpfung... 6 Verknüpfungen Verknüpfungsassistent Vorlagen... 7 Zeitraum... 7 Version 5.0, Stand Seite 14