Microsoft Office Excel für Windows EX2007F. Autor: Christian Münster. Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß, Peter Wies

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1 EX2007F Autor: Christian Münster Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß, Peter Wies Überarbeitete Ausgabe vom 14. November 2008 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Microsoft Office Excel 2007 für Windows Fortgeschrittene Techniken EX2007F Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 I Office Excel Fortgeschrittene Techniken Einstieg 1 Mit dieser Unterlage arbeiten Was Sie wissen sollten Add-Ins einsetzen Zusätzliche Funktionalität mit Add-Ins bereitstellen Währungen der Euromitgliedsländer umrechnen Teilsummen erzeugen Schnellübersicht Übung Tabelleninhalte überwachen und gliedern 3 Formeln überwachen Formeln auf Fehler prüfen Zellinhalte überwachen Schnellübersicht Übung Formatierung an Bedingungen knüpfen Grundlagen zu bedingter Formatierung Individuelle Regeln aufstellen Werteverteilung mit grafischen Elementen darstellen Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Regeln bearbeiten Mit mehreren Regeln arbeiten Schnellübersicht Übung Tabellen gliedern Gliederungen erstellen Mit Detaildaten arbeiten Daten einer Gliederung markieren Gliederungen entfernen Mit Teilergebnissen arbeiten Schnellübersicht Übung Datenbankmanagement 6 Mit Excel-Datenbanken arbeiten Grundlagen zu Excel-Datenbanken Excel-Datenbanken bearbeiten Datenbankfunktionen einsetzen Schnellübersicht Übung Filter in Tabellen verwenden Mit Filtern arbeiten Den AutoFilter aktivieren Suchkriterien für den AutoFilter definieren Benutzerdefinierten AutoFilter einsetzen Spezialfilter einsetzen Spezielle Suchkriterien bei Spezialfiltern einsetzen Schnellübersicht Übung Microsoft Query nutzen Grundlagen zu Microsoft Query und zu Abfragen Abfragen mit dem Query-Assistenten erstellen Abfragen aktualisieren bzw. löschen Abfragen bearbeiten Menüpunkte in Microsoft Query nutzen Abfragenkriterien bearbeiten Abfragen mit mehreren Tabellen erstellen Schnellübersicht Übung...67 Daten analysieren 9 Daten kombinieren und konsolidieren Daten kombinieren Grundlagen der Tabellenkonsolidierung Daten mit Formeln konsolidieren Daten nach Position konsolidieren Daten nach Rubrik konsolidieren Konsolidierungsergebnisse bearbeiten Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen erstellen Daten in Pivot-Tabellen auswerten Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Berechnungsfunktion im Wertebereich ändern Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen Daten in der Pivot-Tabelle filtern Pivot-Tabellen aus externen Datenquellen erstellen Tabellen in Pivot-Tabellen konsolidieren Schnellübersicht Übung

3 Inhalt I 11 Pivot-Tabellen anpassen Felder einer Pivot-Tabelle anders anordnen bzw. löschen Weitere Felder hinzufügen Pivot-Tabellenbereiche markieren Leerzeilen in Pivot-Tabellen verwenden Daten einer Pivot-Tabelle individuell gruppieren Spezielle Anzeigemöglichkeiten nutzen Besondere Möglichkeiten der Datenauswertung Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN einsetzen Pivot-Tabellen in Diagrammen grafisch darstellen Eigenschaften von Pivot-Tabellen individuell festlegen Schnellübersicht Übung Trendanalysen, Datentabellen und Zielwertsuche Datenanalyse mit Excel Grundlagen zu Trendanalysen Trendanalysen durchführen Trendanalyse mit der Funktion TREND Datentabellen für die Datenanalyse nutzen Die Zielwertsuche einsetzen Schnellübersicht Übung Mit dem Solver arbeiten Grundlagen zum Solver Einen bestimmten Zielwert berechnen Nebenbedingungen des Solvers festlegen Den minimalen bzw. maximalen Zielwert berechnen Solver-Modelle nutzen Solver-Berichte erstellen Einstellungen des Solvers anpassen Schnellübersicht Übung Szenarien erstellen Den Szenario-Manager verwenden Szenarien erstellen und schützen Mit Szenarien arbeiten Schnellübersicht Übung Mit Matrizen arbeiten Grundlagen zu Matrizen Matrixformeln erstellen Matrixformeln bearbeiten Matrixkonstanten verwenden Spezielle Matrixfunktionen Schnellübersicht Übung Diagramme gestalten 16 Die verschiedenen Diagrammtypen Gängige Diagrammtypen einsetzen Weniger gebräuchliche Diagrammtypen verwenden Sonderformen von Diagrammtypen Schnellübersicht Übung Spezielle Diagrammbearbeitung Dargestellten Tabellenbereich erweitern Wert-Achse eines Diagramms skalieren Sekundärachse einblenden Trendlinien erstellen Die Fehlerindikatoren Grafiken und Objekte in einem Diagramm verwenden Schnellübersicht Übung Weitere Möglichkeiten von Excel 18 Im Team arbeiten Versionen einer Arbeitsmappe vergleichen Grundlagen zur Teamarbeit Arbeitsmappen für die Teamarbeit vorbereiten Arbeitsmappen überarbeiten Änderungen verfolgen Freigabe einer Arbeitsmappe aufheben bzw. schützen Schnellübersicht Übung Kommunikation mit Office- Anwendungen Daten von Microsoft Access verwenden Textdateien nach Excel importieren Weitere Fremdformate einlesen Excel-Tabellen in Microsoft Word einbinden Schnellübersicht Übung Excel individualisieren Das Öffnen von Arbeitsmappen optimieren Mit benutzerdefinierten Ansichten arbeiten Die Excel-Grundeinstellungen anpassen Schnellübersicht Stichwortverzeichnis

4 1 Office Excel Fortgeschrittene Techniken 1 Mit diesem Buch arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit diesem Buch arbeiten können 1.1 Was Sie wissen sollten Aufbau und inhaltliche Konventionen Das Buch ist in verschiedene Bereiche unterteilt, um Ihnen so einen Überblick über den Inhalt zu geben und dadurch den Programmeinstieg zu erleichtern. Am Anfang jedes Kapitels finden Sie die Lernziele und am Ende jedes Kapitels eine Schnellübersicht mit den wichtigsten Funktionen im Überblick. Die meisten Kapitel enthalten Übungen, mit deren Hilfe Sie die jeweiligen Inhalte einüben können. Typografische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden beispielsweise Ordnernamen immer kursiv geschrieben. KAPITÄLCHEN Kursivschrift GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen alle vom Programm vorgegebenen Bezeichnungen für Schaltflächen, Register, Gruppen etc. kennzeichnet alle vom Anwender zugewiesenen Namen wie Dateinamen, Ordnernamen etc. sowie Hyperlinks und Pfadangaben. verweisen auf Menüpunkte (z. B. auf den Menüpunkt DRUCKEN - SCHNELL- DRUCK). Symbole Besondere Information zur Programmbedienung Besonders praktische und einfache Möglichkeit, eine Aktion durchzuführen; Tipp, wie eine Arbeit erleichtert werden kann Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten 4 HERDT-Verlag

5 Mit diesem Buch arbeiten 1 Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Die Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien finden Sie auf der Homepage des HERDT-Verlages im Internet unter Einige Beispiel- bzw. Übungsdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung (C:\Übung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Übungsdateien (ex2007f_bu). Hinweise zur Installation der Software In den Funktionsbeschreibungen des Buches wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Office Excel 2007 unter dem Betriebssystem Windows Vista Ultimate und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. Abhängig von der Bildschirmauflösung bzw. der Hardware Ihres Computers kann das Aussehen der Symbole und Schaltflächen in Excel 2007 und die Fensterdarstellung unter Windows Vista gegebenenfalls von den Abbildungen in dem Buch abweichen. HERDT-Verlag 5

6 2 Office Excel Fortgeschrittene Techniken 2 Add-Ins einsetzen In diesem Kapitel erfahren Sie was Add-Ins sind und wie Sie diese in Excel nutzen wie Sie das Add-In EUROWÄHRUNGSTOOL verwenden wie Sie das Add-In TEILSUMMEN-ASSISTENT einsetzen Voraussetzungen Mit Formeln und Funktionen arbeiten 2.1 Zusätzliche Funktionalität mit Add-Ins bereitstellen Was sind Add-Ins? Einige Funktionen von Excel befinden sich in zusätzlichen Programmen (Add-Ins), die Sie nach Bedarf aktivieren können. Beim erstmaligen Aktivieren werden die entsprechenden Dateien auf der Festplatte installiert. Nachdem Sie Add-Ins aktiviert haben, werden für diese eigene Gruppen innerhalb der Multifunktionsleiste eingerichtet bzw. zusätzliche Funktionen, Symbole oder Schaltflächen zur Verfügung gestellt. Im Register FORMELN: Im Register DATEN: Manuell nach der Installation von Excel aktivierte Add-Ins Beschreibung der in Excel verfügbaren Add-Ins Add-In Komponenten in Excel Beschreibung ANALYSE- FUNKTIONEN ANALYSE- FUNKTIONEN - VBA EUROWÄHRUNGS- TOOLS INTERNET- ASSISTENT VBA Register DATEN, Gruppe ANALYSE, Schaltfläche DATENANALYSE Register DATEN, Gruppe ANALYSE, Schaltfläche DATENANALYSE Register FORMELN, Gruppe LÖSUNGEN, Schaltflächen EURO- UMRECHNUNG und Listenfeld EUROWÄHRUNGSSYMBOLE -- Stellt Befehle und Werkzeuge für statistische und technische Analysen zur Verfügung Bietet VBA-Entwicklern weitere Möglichkeiten der Datenanalyse Ermöglicht die Konvertierung ehemaliger Währungen von Euro-Mitgliedsländern Bietet VBA-Entwicklern die Möglichkeit, Excel-Daten im Internet zu veröffentlichen 6 HERDT-Verlag

7 Add-Ins einsetzen 2 Add-In Komponenten in Excel Beschreibung NACHSCHLAGE- ASSISTENT SOLVER TEILSUMMEN- ASSISTENT Register FORMELN, Gruppe LÖSUNGEN, Schaltfläche VERWEIS Register DATEN, Gruppe ANALYSE, Schaltfläche SOLVER Register FORMELN, Gruppe LÖSUNGEN, Schaltfläche TEILSUMME Sucht innerhalb eines Datenbereichs nach einem Suchkriterium. Bei Übereinstimmung wird auf den Inhalt benachbarter Zellen zugegriffen. Erlaubt "Was-wäre-wenn"-Analysen mit unterschiedlichen Lösungsmöglichkeiten Ermittelt Tabellendaten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, und bildet daraus Summen Verfügbare Add-Ins aktivieren Nach der Installation von Excel sind die verfügbaren Add-Ins noch inaktiv. Sie werden erst bei der erstmaligen Aktivierung installiert und können anschließend genutzt werden. Klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche, und betätigen Sie die Schaltfläche EXCEL-OPTIONEN. Wechseln Sie im eingeblendeten Dialogfenster EXCEL-OPTIONEN zur Kategorie ADD-INS. Die angezeigte Liste enthält eine Übersicht über bereits aktivierte, zur Installation bereitstehende und möglicherweise deaktivierte Add-Ins und Zusatzkomponenten. Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag EXCEL-ADD-INS, und betätigen Sie die Schaltfläche GEHE ZU. Das Dialogfenster ADD-INS wird geöffnet. HERDT-Verlag 7

8 2 Office Excel Fortgeschrittene Techniken Aktivieren Sie die Kontrollfelder der gewünschten Add- Ins im Listenfeld VERFÜGBARE ADD-INS. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK, und bestätigen Sie die eventuell eingeblendete Rückfrage mit JA. Nur im Dialogfenster ADD-INS aktivierte Add-Ins stehen Ihnen für die Arbeit in Excel zur Verfügung. Jedes aktivierte Add-In wird beim Öffnen von Excel in den Arbeitsspeicher geladen. Beachten Sie, dass der Startvorgang von Excel umso länger dauert, je mehr Add-Ins aktiviert sind. Add-Ins deaktivieren Wenn Sie im Dialogfenster ADD-INS das Kontrollfeld eines Add-Ins deaktivieren, entfernen Sie das Add-In aus dem Arbeitsspeicher. Damit wird es beim nächsten Start von Excel nicht geladen. Es bleibt aber weiterhin auf der Festplatte installiert. Add-Ins aktivieren 2.2 Währungen der Euromitgliedsländer umrechnen Währungen der Euromitgliedsländer konvertieren Wenn Sie das Add-In EUROWÄHRUNGSTOOLS aktiviert haben, stehen Ihnen für die Umrechnung der ehemaligen Währung eines Euromitgliedslandes (z. B. DM) in eine andere Währung (z. B. EUR) im Register FORMELN in der Gruppe LÖSUNGEN Schaltflächen und ein Listenfeld zur Verfügung. Der Konvertierung liegen die Wechselkurse, die von der EU (Europäische Union) festgelegt sind, zugrunde. Konvertierte Währungen anzeigen Sie können in der Multifunktionsleiste für eine Währungsangabe im Tabellenblatt schnell den in eine andere Währung umgerechneten Wert anzeigen lassen (z. B. zur Kontrolle oder zum Vergleich). Die Umrechnung erfolgt dabei immer von der Währung Euro in eine ehemalige Währung der Euromitgliedsländer oder umgekehrt. Markieren Sie die Zelle, die den Wert enthält, den Sie konvertieren wollen. Wählen Sie im Register FORMELN in der Gruppe LÖSUNGEN im Listenfeld die gewünschte Konvertierung. Ein zusätzliches Anzeigefeld mit dem Ergebnis wird eingeblendet. Haben Sie einen Bereich mit Werten markiert, wird in dem Anzeigefeld als Ergebnis die Summe der umgerechneten Werte eingeblendet. Konvertierte Währungen anzeigen Über die Schaltfläche können Sie einem Wert einer Zelle das Euro-Währungsformat zuweisen, ohne eine Umrechnung vorzunehmen. 8 HERDT-Verlag

9 Add-Ins einsetzen 2 Währungen im Tabellenblatt umrechnen Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld der Gruppe LÖSUNGEN einen beliebige Konvertierung und nicht die Option AUS gewählt ist. Markieren Sie im Tabellenblatt den Zellbereich, der die Werte enthält, die Sie konvertieren möchten. Klicken Sie im Register FORMELN in der Gruppe LÖSUNGEN auf die mit dem Symbol gekennzeichnete Schaltfläche EUROUMRECHNUNG. Im geöffneten Dialogfenster ist der markierte Bereich als Quellbereich eingetragen. Klicken Sie in das Eingabefeld, und markieren Sie die obere linke Zelle des Bereichs, der die umgerechneten Werte aufnehmen soll. Wählen Sie im Listenfeld das Währungsformat des Quellbereichs und im Listenfeld die Währung, in die die Umrechnung erfolgen soll. Legen Sie die gewünschte Formatierung des Zielbereichs über das Listenfeld fest. Bestätigen Sie mit OK. Der Inhalt des Quellbereichs wird in die neue Währung umgerechnet und im Zielbereich angezeigt. Der Inhalt des Quellbereichs bleibt dabei unverändert. Nachträgliche Änderungen des Quellbereichs werden nicht automatisch in den Zielbereich übernommen, sondern erfordern eine erneute Konvertierung. Ein Währungsformat konvertieren Besonderheiten bei der Konvertierung von Bereichen mit Formeln Enthält die umzurechnende Tabelle auch Formeln, werden die entsprechenden Formeln standardmäßig berechnet und die Ergebnisse in die gewünschte Währung konvertiert. Dadurch kann im Zielbereich keine weitere Berechnung erfolgen, da anstelle der Formeln jetzt Werte stehen. Sie haben auch die Möglichkeit, Formeln des Quellbereichs in den Zielbereich zu übernehmen. Excel passt dabei die Zellbezüge an den Zielbereich an. Betätigen Sie im Dialogfenster EUROUMRECHNUNG die Schaltfläche WEITERE. HERDT-Verlag 9

10 2 Office Excel Fortgeschrittene Techniken Optionen für die Formelumrechnung festlegen Lassen Sie das Optionsfeld aktiviert, um die Werte des Quellbereichs einmalig im Zielbereich zu berechnen. Nachträgliche Änderungen der Werte im Quellbereich werden bei dieser Option im Zielbereich nicht berücksichtigt. Aktivieren Sie das Optionsfeld, um eine Anfrage einzublenden, in der Sie festlegen können, wie mit den einzelnen Formeln des Quellbereichs verfahren wird. Aktivieren Sie das Optionsfeld, wenn Sie möchten, dass Formelergebnisse im Zielbereich automatisch angepasst werden, sobald sich Formelergebnisse im Quellbereich ändern. Mithilfe der Kontrollfelder können Sie Einstellungen für das Runden bei der Konvertierung festlegen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Enthält der Quellbereich Formeln, wird bei zuvor aktiviertem Optionsfeld das rechts abgebildete Dialogfenster geöffnet, in dem Sie zusätzliche Optionen für die Formelumrechnung festlegen können (vgl. folgende Tabelle). Optionen für die Formelumrechnung festlegen NUR ZU WERTEN UMRECHNEN DIE ORIGINALFORMEL OHNE ANWENDUNG VON EURO- UMRECHNEN KOPIEREN EINE GEBUNDENE FORMEL MIT BEZÜGE ZU DEN URSPRÜNGLICHEN DATEN AUSGEBEN DIE ZIELZELLE LEER LASSEN EINE NEUE FORMEL BEARBEITEN FÜR Die Formelergebnisse werden einmalig in die entsprechende Währung umgerechnet und als Wert in den Zielbereich eingetragen. Es besteht keine Verknüpfung zu den ursprünglichen Daten. Sie passen damit die Bezüge der Formel im Zielbereich an die kopierten Bezüge der konvertierten Werte an. Dadurch können Sie zukünftig im Quellund im Zielbereich voneinander unabhängige Berechnungen durchführen. Mit dieser Option legen Sie fest, dass das Formelergebnis im Zielbereich automatisch angepasst wird, sobald sich das entsprechende Formelergebnis im Quellbereich ändert. Bei dieser Option wird kein Wert in die Zielzelle übertragen, lediglich die Formate der Quellzelle werden kopiert. Sie können im Eingabefeld unterhalb des Optionsfeldes für die Zielzelle eine neue Formel eingeben. Diese Option lässt sich beispielsweise sinnvoll einsetzen, wenn Sie im Zielbereich statt der Summe den Durchschnitt der konvertierten Werte ausgeben möchten. Komplette Währungstabellen mit der Funktion EUROCONVERT verknüpfen Bei der Verwendung des Add-Ins EUROWÄHRUNGSTOOL lassen sich nur Formeln (beispielsweise Summen) mit den Originaldaten verknüpfen, nicht jedoch einzelne Werte. Möchten Sie auch einzelne Werte verknüpfen, können Sie die Funktion EUROCONVERT nutzen. Die Ergebnisse dieser Funktion werden im Standardformat ausgegeben. Die Funktion EUROCONVERT verwenden 10 HERDT-Verlag

11 Add-Ins einsetzen 2 Syntax der Funktion: EUROCONVERT(Number;Source;Target;Full_Precision;Triangulation_Precison) Number Source Target Full_Precision Zahl oder Zellbezug der Zelle, die den Ausgangsbetrag beinhaltet ISO-Code (drei Buchstaben) für die Währung des Ausgangsbetrages ISO-Code für die Währung, in die umgerechnet werden soll Wahrheitswert, der die Rundung des umgerechneten Betrags festlegt Beim Wahrheitswert Falsch (0) werden die währungsspezifischen Regeln angewendet, beispielsweise wird in Euro mit zwei Nachkommastellen gerundet. Beim Wahrheitswert Wahr (1) werden alle Stellen angezeigt, die sich aus der Umrechnung ergeben bzw. die Stellen, die im Argument TRIANGULATION_PRECISION festgelegt sind. Triangulation_Precision Bestimmt die Anzahl der Nachkommastellen Die Zusammensetzung der ISO-Codes und die jeweiligen währungsspezifischen Regeln finden Sie in der Hilfe unter dem Hilfethema FUNKTIONSREFERENZ, ADD-IN- UND AUTOMATISIERUNGSFUNKTIONEN, EUROCONVERT. 2.3 Teilsummen erzeugen Teilsummen berechnen Mithilfe des Add-Ins TEILSUMMEN-ASSISTENT können Sie in mehreren Dialogfenstern Werte addieren, die eine oder mehrere Bedingungen erfüllen. Beispielweise haben Sie eine Liste über Ausgaben im Zusammenhang mit Ihrem Fahrzeug erstellt. Sie möchten wissen, wie viel Geld Sie für bestimmte Posten, z. B. für Abschleppdienste, insgesamt ausgegeben haben. Bevor Sie mit dem Assistenten arbeiten können, müssen Sie ihn über die Kategorie ADD-INS im Dialogfenster EXCEL-OPTIONEN (OFFICE-Schaltfläche, Schaltfläche EXCEL-OPTIONEN) geladen haben. 1. Schritt: Datenbereich definieren Klicken Sie im Register FORMELN in der Gruppe LÖSUNGEN auf die Schaltfläche TEILSUMME. Das Dialogfenster Teilsummen- ASSISTENT - SCHRITT 1 VON 4 wird geöffnet. Markieren Sie den Bereich, der die zu summierenden Daten enthält - inklusive der jeweiligen Spaltenüberschriften. Bedingungswerte Teilsumme Formeln Im abgebildeten Beispiel müssen Sie den Bereich A1:B16 markieren. Betätigen Sie die Schaltfläche WEITER. Tabelle mit berechneten Teilsummen HERDT-Verlag 11

12 2 Office Excel Fortgeschrittene Techniken 2. Schritt: Bedingungen festlegen Geben Sie im 2. Schritt im Listenfeld an, in welcher Spalte sich die Werte befinden, aus denen Sie die Teilsummen erstellen. Wählen Sie die Spalte, für deren Daten Sie eine Bedingung definieren möchten. Definieren Sie einen Vergleichsoperator, und wählen Sie einen Vergleichswert, um festzulegen welche Werte summiert werden. Der Vergleichswert kann (je nach Daten in der Bedingungsspalte) eine Zahl oder ein Texteintrag sein. Nehmen Sie mit der Schaltfläche BEDINGUNG HINZU- FÜGEN die erstellte Bedingung in das Listenfeld auf. Sie können auf die beschriebene Weise mehrere Bedingungen hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER. Zweiter Schritt des Teilsummen-Assistenten 3. Schritt: Ausgabe bestimmen Aktivieren Sie das Optionsfeld, um den Bedingungswert und die Formel in zwei verschiedene Zellen zu übernehmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER. Mithilfe des Optionsfeldes wird lediglich das Formelergebnis in die Zielzelle übernommen. Bei dieser Option entfällt der unten beschriebene 4. Schritt des Assistenten. Beachten Sie jedoch, dass Sie bei dieser Option die später erstellte Teilsummenformel nicht ohne zusätzliche Überarbeitung kopieren können. 4. und 5. Schritt: Zielzellen bestimmen Dritter Schritt des Teilsummen-Assistenten Geben Sie im 4. Schritt die Zelle an, die den Bedingungswert enthalten soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER. Bestimmen Sie im 5. Schritt die Zelle, die die Formel für die Teilsumme enthalten soll, und beenden Sie den Assistenten mit der Schaltfläche FERTIG. Bei aktiviertem Optionsfeld erstellt der Assistent eine sogenannte Matrixformel (vgl. Kapitel 15), in der sich ein relativer Bezug auf die Zelle mit dem Bedingungswert (im Beispiel Zelle D2) befindet. Die Formel enthält sonst nur absolute Bezüge. Dadurch können Sie die Formel ohne Überarbeitung in andere Zellen (im Beispiel in die Zellen E3 und E4) kopieren und so weitere Teilsummen bilden. Voraussetzung hierfür ist, dass sich die entsprechenden Bedingungswerte in den Zellen befinden, auf die die angepassten relativen Bezüge verweisen (im Beispiel die Zellen D3 und D4). 2.4 Schnellübersicht Sie möchten... Add-Ins laden Währungen umrechnen Teilsummen berechnen OFFICE-Schaltfläche, Schaltfläche EXCEL-OPTIONEN, Kategorie ADD-INS, im Listenfeld den Eintrag ADD-INS wählen, Schaltfläche GEHE ZU, Kontrollfelder aktivieren Register FORMELN, Gruppe LÖSUNGEN, Schaltflächen EUROUMRECHNUNG bzw. Listenfeld EUROWÄHRUNGSSYMBOLE Register FORMELN, Gruppe LÖSUNGEN, Schaltfläche TEILSUMME 12 HERDT-Verlag

13 Add-Ins einsetzen Übung Ehemalige Währungen der Euromitgliedsländer umrechnen Übungsdatei: Euro-Umrechnung Ergebnisdatei: Euro-Umrechnung-E Erstellen Sie die abgebildete Tabelle, bzw. öffnen Sie die Übungsdatei Euro-Umrechnung. Konvertieren Sie in Spalte D die Beträge aus Spalte A mithilfe der mit dem Symbol gekennzeichneten Schaltfläche EUROUMRECHNUNG (Register FORMELN, Gruppe LÖSUNGEN). Falls die Schaltfläche EUROUMRECHNUNG nicht zur Verfügung steht, müssen Sie das Add-In EUROUMRECHNUNGSTOOL über die Kategorie ADD-INS im Dialogfenster EXCEL-OPTIONEN (OFFICE-Schaltfläche, Schaltfläche EXCEL- OPTIONEN) laden. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Euro- Umrechnung-E. Ergebnisdatei "Euro-Umrechnung-E" Lagerbestand mit Teilsummen auswerten Übungsdatei: Lagerbestand Ergebnisdatei: Lagerbestand-E Sie möchten feststellen, wie viele Schreibtische, Container und Aktenschränke in den Lagern der verschiedenen Filialen vorrätig sind. Öffnen Sie die Übungsdatei Lagerbestand. Ermitteln Sie in Zelle F4 mithilfe des Add-Ins TEILSUMMEN-ASSISTENT den Vorrat an Aktenschränken in den verschiedenen Filialen. Die Bezeichnung Aktenschränke soll dabei vom Assistenten in der Zelle E4 eingetragen werden. Falls der Teilsummen-Assistent nicht zur Verfügung steht, müssen Sie ihn über die Kategorie ADD-INS im Dialogfenster EXCEL-OPTIONEN (OFFICE-Schaltfläche, Schaltfläche EXCEL- OPTIONEN) laden. Ermitteln Sie in Zelle F5 durch Kopieren der Teilsummenformel den Gesamtbestand an Regalen und in Zelle F6 den Gesamtbestand an Containern. Ermitteln Sie in Zelle F10 mithilfe des Add-Ins TEILSUMMEN-ASSISTENT den Gesamtbestand aller Artikel im Lager 2. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Lagerbestand-E. Ergebnisdatei "Lagerbestand-E" HERDT-Verlag 13

14 3 Office Excel Fortgeschrittene Techniken 3 Formeln überwachen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie die Fehlerüberprüfung und das Überwachungsfenster nutzen wie Sie komplexe Formeln schrittweise auswerten Voraussetzungen Mit Formeln, Funktionen und Namen arbeiten Mit Smarttags und der Formelüberwachung arbeiten 3.1 Formeln auf Fehler prüfen Fehler in Formeln suchen Ein von Excel erkannter Fehler in einer Formel oder Funktion wird in der jeweiligen Zelle durch einen entsprechenden Fehlerwert mit einem vorangestelltem Doppelkreuz (#) und einem grünen Dreieck (Smarttag-Indikator) angezeigt. Sie können angezeigte Fehler mit verschiedenen Werkzeugen umfassend überprüfen. Das Smarttag (z. B. hier DIVISION DURCH NULL) bietet Ihnen mehrere Optionen zur Fehlerprüfung bzw. -verbesserung. Mithilfe der Symbole und Schaltflächen im Register FORMELN in der Gruppe FORMELÜBERWACHUNG können Sie Formelbezüge durch die grafische Darstellung von Abhängigkeiten und Zellzusammenhängen als sogenannte Spuren darstellen. Die Fehlerüberprüfung ermöglicht eine systematische Fehlersuche bzw. -korrektur innerhalb eines Tabellenblattes. Sie können komplexe Formeln mit der Formelauswertung prüfen, indem Sie diese schrittweise auswerten. Tabelle mit fehlerhaften Formeln Gruppe FORMELÜBERWACHUNG im Register FORMELN 14 HERDT-Verlag

15 Formeln überwachen 3 Fehler innerhalb einer Tabelle überprüfen Sie können, ähnlich wie bei der Rechtschreibprüfung, alle Fehler in Formeln eines Tabellenblattes nacheinander prüfen und eventuell gleich korrigieren. Klicken Sie im Register FORMELN in der Gruppe FORMELÜBERWACHUNG auf das Symbol. Falls Excel einen Fehler im aktuellen Tabellenblatt findet, wird das Dialogfenster FEHLERÜBERPRÜFUNG eingeblendet, das Ihnen für jeden gefundenen Fehler verschiedene Möglichkeiten zur Fehlerprüfung bzw. Fehlerkorrektur bietet. Fehlerhafte Zelle Fehlerbeschreibung Die Fehlerüberprüfung durchführen Sie möchten... Hilfe zum Fehler erhalten Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Hilfefenster mit passenden Hilfethemen zu öffnen. einen fehlerhaften Formelteil separat auswerten einen Fehler bei der nächsten Prüfung nicht mehr anzeigen einen Fehler in der Bearbeitungsleiste korrigieren den Fehler aufspüren, der den aktuell angezeigten Fehler verursacht Betätigen Sie die Schaltfläche. Das Dialogfenster FORMEL AUSWERTEN wird eingeblendet. Betätigen Sie die Schaltfläche AUSWERTEN, um den fehlerhaften Formelbestandteil, der im Bereich AUSWERTUNG unterstrichen dargestellt wird, zu berechnen. Betätigen Sie die Schaltfläche. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Sie können die fehlerhafte Formel in der aktivierten Bearbeitungsleiste korrigieren. Über die nun zur Verfügung stehende Schaltfläche FORTSETZEN gelangen Sie zurück zur Fehlerüberprüfung. Wenn der aktuell angezeigte Fehler von einem Zellbezug hervorgerufen wird, der auf eine fehlerhafte Zelle verweist, steht Ihnen anstelle der Schaltfläche die Schaltfläche SPUR ZUM FEHLER zur Verfügung. Betätigen Sie die Schaltfläche SPUR ZUM FEHLER. Ein roter Pfeil verbindet die Zelle, die den Ausgangsfehler enthält, mit der Zelle, die den Folgefehler beinhaltet. Betätigen Sie die Schaltfläche WEITER bzw. ZURÜCK, bis die Zelle mit dem Ausgangsfehler markiert ist. Über die Schaltfläche PFEILE ENTFERNEN (Register FORMELN, Gruppe FORMELÜBERWACHUNG) können Sie die im Tabellenblatt angezeigten Spuren wieder entfernen. Während der Fehlerüberprüfung können Sie jederzeit Veränderungen auf dem Tabellenblatt vornehmen, wenn Sie auf das Tabellenblatt klicken. Über die Schaltfläche FORTSETZEN des Dialogfensters FEHLERÜBERPRÜFUNG kehren Sie zur Fehlerüberprüfung zurück. Über die Schaltfläche OPTIONEN können Sie bestimmen, welche Regeln Excel zur Fehlerüberprüfung verwendet. Über die Schaltflächen WEITER bzw. ZURÜCK gelangen Sie zum nächsten bzw. vorherigen Fehler. HERDT-Verlag 15