Allgemeine Bemerkungen zu den Aktivitäten im Handlungsfeld und den hinter den Zielen und Maßnahmen stehenden konzeptionellen Überlegungen:

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1 Kirchenkreis: Aurich / Harlingerland / Norden Handlungsfeld Grundstandard / 7 Allgemeine Bemerkungen zu den Aktivitäten im Handlungsfeld und den hinter den Zielen und Maßnahmen stehenden konzeptionellen Überlegungen: Hinweis des Landeskirchenamtes: Ist Rechtsträger des Kirchenamtes ein Kirchenkreisverband, der nicht zugleich einen Planungsbereich bildet, so bestimmen die beteiligten Kirchenkreise, bei welchem Kirchenkreis das Konzept mit den Aussagen zum Kirchenamt wiedergegeben werden soll. Vorschlag für den Verband: Alle 3 Kirchenkreise bilden den Grundstandard gleichlautend ab. Allgemeine Bemerkungen zum Kirchenamt m haben die Kirchenkreisämter Aurich und Wittmund zum Ev.-luth. Kirchenamt in Aurich fusioniert. Träger des Amtes ist der zu diesem Zweck gegründete Ev.-luth. Kirchenkreisverband Ostfriesland-Nord. m wird das Kirchenkreisamt Norden hinzukommen. Das Kirchenamt ist Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum. Es unterstützt die jeweiligen Kirchenkreistage mit ihren Ausschüssen, die Kirchenkreisvorstände, die Kirchen- und Kapellenvorstände in der Vorbereitung und Ausführung ihrer Beschlüsse. Bei den täglich zu leistenden Aufgaben in den Bereichen Finanzen, Personalverwaltung, Bau- und Liegenschaftsverwaltung, Diakonie einschließlich der Kindertagesstätten, Meldewesen Friedhofsverwaltung geben die Mitarbeitenden Hilfestellungen bzw. erledigen diese selbstständig. Das Kirchenamt unterstützt und berät die beruflichen und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Erfüllung des kirchlichen Auftrages. Das Kirchenamt ist im Wesentlichen zuständig für - die 3 Kirchenkreise Aurich, Harlingerland und Norden mit insgesamt rd Gemeindegliedern und ihren 80 Kirchen-/Kapellengemeinden - 42 Kindertagesstätten - 69 Friedhöfe und - 3 Diakonische Werke mit ihren Beratungsstellen - Personalverwaltung für rd Personalfälle einschließlich der Aufgaben der Zentralen Gehaltsabrechnungsstelle. Der Verwaltungsbezirk des Kirchenamtes ist umfasst den gesamten nördlichen Bereich Ostfrieslands einschließlich der ostfriesischen Inseln Spiekeroog, Langeoog, Baltrum, Norderney und Juist. Von den Inseln sind drei lediglich tideabhängig erreichbar. Neben der Fusion mit dem Kirchenkreisamt Norden wird die Umstellung des kirchlichen Rechnungswesens auf die Doppik eine weitere große bevorstehende Aufgabe in der Planungsperiode sein. Im Sprengel Ostfriesland wurde als einheitlicher Umstellungstermin der vereinbart. Vor dem Hintergrund der zu erbringenden Einsparungen ohne Reduzierung in der Qualität der Dienstleistungen müssen der Einsatz der Mitarbeitenden sorgsam geplant und Verwaltungsvorgänge standardisiert werden. dem ist eine Aufgabenkritik erforderlich. r Qualitätssicherung und Verbesserung nimmt das Amt an landeskirchlichen Vergleichsringen teil. 1

2 Die Kirchenkreise haben zu Beginn der Planungsperiode eine Finanzierungsvereinbarung für das gemeinsame Amt abgeschlossen. Die Finanzierungsvereinbarung gilt in ihren Grundzügen fort. Danach erfolgt die Finanzierung des Kirchenamtes auf Basis der festgelegten Arbeitseinheiten. Die weisung wird zu Beginn der Planungsperiode für den Kernbereich bei den Personalkosten um die Einsparvorgaben von weiteren 10 % reduziert. In der letzten Planungsperiode erfolgte eine Personalspitzkostenabrechnung, lediglich die Sachkosten wurden als Budget zugewiesen. In der ursprünglichen Finanzierungsvereinbarung wurde als Ziel festgelegt, dass auch die Personalmittel budgetiert werden. Dieses Ziel wird in der Planungsperiode umgesetzt. 2

3 Bestand der Stellen und Stellenanteile am im Kirchenamt: Bestand der Stellen des Kirchenamtes in Aurich vor der Fusion mit dem Kirchenkreisamt Norden: Leitung, Sekretariat und zentrale Dienste Leitung A 14 1,00 stellv. Leitung A 12 1,00 Sekretariat / Zentrale Dienste E 5 1,50 Postverwaltung E 3 0,69 Personal Abteilungsleitung A 11 1,00 Sachbearbeiter/in E 9 1,00 Sachbearbeiter/in E 8 2,50 Sachbearbeiter/in E 6 0,50 Diakonie Abteilungsleitung A 10 1,00 Sachbearbeiter/in E 5 2,39 Friedhof Abteilungsleitung A 11 1,00 Sachbearbeiter/in E 5 3,00 Bau und Liegenschaften Abteilungsleitung A 11 1,00 Sachbearbeiter/in A 11 1,00 Sachbearbeiter/in E 8 0,75 Sachbearbeiter/in E 6 1,00 Sachbearbeiter/in E 5 0,50 Finanzbuchhaltung Abteilungsleitung E 9 1,00 Sachbearbeiter/in E 8 1,00 Sachbearbeiter/in E 6 3,00 Sachbearbeiter/in E 5 4,25 Meldewesen, EDV, Druckerei Abteilungsleitung E 9 1,00 Sachbearbeiter/in E 5 1,50 Drucker E 3 0,46 Ostfriesische Bibelgesellschaft Sachbearbeiter/in E 5 0,25 Summe 33,29 davon Beamte: 7,00 Angest. 26,29 3

4 In der nachstehenden Tabelle ist die derzeitige Stellenausstattung des Kirchenkreisamtes Norden aufgeführt: Kirchenkreisamt Norden (derzeitige Stellenausstattung) Leitung A 13 1,00 stellv. Leitung A 12 1,00 Sachbearbeiter/in E 10 0,50 Sachbearbeiter/in E 9 2,00 Sachbearbeiter/in E 6 1,78 Sachbearbeiter/in E 5 1,20 7,48 geplante Veränderungen im Planungszeitraum: Für den neuen gemeinsamen Stellenplan ab sollen die Ergebnisse der zur Zeit durchgeführten Organisationsberatung abgewartet werden. Die Obergrenze für die Personalausstattung ergibt sich aus dem in der Finanzierungsvereinbarung festgelegten Personalkostenbudget. 4

5 1. Inhaltliche Aufgaben des Kirchenamtes 1. Kameralistische Buchführung in allen Kirchenkreisen, Kirchengemeinden und Einrichtungen komplette Umstellung aller Rechtsträger auf die Doppik bis Ende 2014 Ziel: 2 2. Das Potenzial für eine Refinanzierung der Verwaltungskosten durch Erheben von Verwaltungskostenumlagen ist noch nicht ausgeschöpft. Ausbau der Refinanzierung der Aufwendungen für Verwaltung durch möglichst kostendeckenden Verwaltungskostenumlagen Ziel: Kindertageseinrichtungen in der Trägerverband / Trägerverbände Ziel: 2 Trägerschaft von verschiedenen Kirchengemeinden und dem Kirchenkreis Harlingerland 4. Ziel: 5. Ziel: 6. Ziel: 1. Schulung und Beratung der Mitarbeitenden und Gremien, EDV-mäßige Umsetzung 2. Prüfung der Anpassung der Verwaltungskostenumlagen im Verbandsvorstand 3. Diskussionsprozess mit Kirchenvorständen, Kirchenkreisvorständen und dem Verbandsvorstand einleiten bzw. fortführen, Strategie- und Umsetzungsplanung, Übertragung auf den neuen Träger , davon mindestens als schuss der Landeskirche 5

6 2. Nutzergerechte Erledigung der Aufgaben des Kirchenamtes 1. r Überprüfung des Haushaltssituation Zeitnahe, selbstständige Abfrage des Ziel: 2 erhalten die Kirchengemeinden manuelle Kassenstandsübersichten vom Kirchenamt Kassenstandes durch die Kirchengemeinden 2. Unterrichtung der nicht mit der Doppik vertrauten Nutzer in den Gremien der Kirchenkreise, Kirchengemeinden und Einrichtungen Schulung der Ehren- und Hauptamtlichen Ziel: 2 3. Ziel: 4. Ziel: 5. Ziel: 6. Ziel: 1. Einbindung der Kirchengemeinden in das webbasierte Buchhaltungsprogramm sowie Schulung der Benutzer 2. Schulung der Ehren- und Hauptamtlichen 6

7 3a. Qualität der Verwaltungsleistung im Kirchenamt: Effektivität und Effizienz 1. Mit reduzierter Personalausstattung können Dienstleistungen nicht im bisherigen Umfang erbracht werden. ggfs. Wegfall von Aufgaben, Verbesserung von Arbeitsabläufen Ziel: 1 1. Aufgaben- und Prozesskritik gemeinsam mit dem Verbandsvorstand 1. Teilnahme an Vergleichsringen der Landeskirche 1. Umsetzung der Ergebnisse aus der Organisationsberatung aus dem Jahr

8 3b. Qualität der Verwaltungsleistung im Kirchenamt: Einsatz der Informationstechnik (IT) 1. Mit reduzierter Personalausstattung können Dienstleistungen nicht im bisherigen Umfang erbracht werden. Arbeitserleichterung durch Einsatz von IT Ziel: 2 1. Einsatz des Personalmanagementsystem (PMS) der Landeskirche 1. Umstellung sämtlicher Kirchengemeinden auf MEWIS NT 1. Einbindung der Kirchengemeinden in das Dokumentenmanagementsystem (Docu Ware) 1. Einbindung der Kirchengemeinden und der Zahlstellen in das Finanzbuchhaltungsprogramm 8

9 4. Mitarbeitende des Kirchenamtes 1. Durchführung der Jahresgespräche Verbesserung der Personalführung Ziel: 2 nach Abschluss der Fusion mit dem Kirchenkreisamt Norden und des Personaleinsatzes 2. Drohender Fachkräftemangel, insbesondere im gehobenen Dienst Gewinnung von Fachkräften Ziel: 1 3. Erkrankte Mitarbeiter/innen wieder in den Arbeitsprozess eingliedern 4. Arbeitsplatz- und Aufgabenveränderung für einzelne Mitarbeiter/innen durch die Fusion Einführung eines Betrieblichen Ziel: 2 Eingliederungsmanagements qualifizierte Aufgabenerledigung Ziel: 2 1. Schulung der Personen, die die Jahresgespräche führen Führungsfortbildung für leitende Mitarbeiter/innen Mittelfristige Personalplanung 2. Einstellung eines/einer Auszubildenden zweijährlich Einstellung eines Anwärters/ einer Anwärterin jährlich 3. Schulung und Abschluss einer Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Wiedereingliederungsmanagement Angebot von Fortbildungen