Neues in Word Jutta Lau Bettina Sagebiel

Transkript

1 Neues in Word 2007 Jutta Lau Bettina Sagebiel September 2009

2 Inhaltsverzeichnis 1. Office 2007 in neuem Gewand: Die Arbeitsoberfläche Dokumente erstellen, bearbeiten, speichern und drucken... 5 Speichern... 5 Öffnen einer vorhandenen Datei... 5 Neues Dokument erstellen... 5 Drucken Text formatieren... 6 Schriftart, Schriftgröße, Schriftschnitt... 6 Linksbündiger Absatz / rechtsbündiger Absatz / Blocksatz/ Zeilenabstand... 6 Nummerierungen, Aufzählungen, Listen mit mehreren Ebenen... 6 Formatvorlagen... 6 Formatvorlagen ändern Seitenlayout... 6 Seitenränder definieren... 7 Wechsel zwischen Hoch/Querformat... 7 Abschnittsumbruch... 7 Seitenwechsel eingeben/löschen... 7 Zeilennummern Einfügen Seitenzahl / Kopfzeile / Fußzeile... 8 Seitenzahl einfügen... 8 Kopfzeile einfügen... 8 Erstellen unterschiedlicher Kopfzeilen... 8 Kopfzeilen automatisch an die Überschrift 1 anpassen Inhaltsverzeichnis erstellen... 9 Inhaltsverzeichnis einfügen Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse erstellen... 9 Beschriftung einfügen... 9 Abbildungsverzeichnis /Tabellenverzeichnis einfügen... 9 Verzeichnisse aktualisieren Grafiken, Zeichnungen, freie Textfelder & co Grafik einfügen Grafik bearbeiten ClipArt einfügen Tabellen Tabelle einfügen Tabelle füllen Formatieren des Tabellenrahmens und/oder des Tabelleninhaltes Schnellbausteine Schnellbausteine erstellen Schnellbausteine abrufen Formulare Formular erstellen Dokument schützen Formularabschnitte freigeben Formular drucken, speichern und öffnen Formular ausfüllen USeriendruckU, Etiketten und Umschläge Die 6 Arbeitsschritte zum Serienbrief Zu Hilfe?! Jutta Lau Bettina Sagebiel 2

3 F eine 1. 0BOffice 2007 in neuem Gewand: Die Arbeitsoberfläche Office Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff Register Titelleiste Gruppe Multifunktionsleiste Texteingabebereich Statusleiste Ansichtensteuerung Zoom-Regler 1. Wenn Sie auf die Office-Schaltfläche klicken, werden die Basisbefehle zum Öffnen, Speichern und Drucken von Dateien angezeigt. Des weiteren können hier die grundlegenden Programmeinstellungen von Word gesteuert werden, z.b. die AutoKorrektur über Word-Optionen Dokumentprüfung AutoKorrektur-Optionen 2. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist eine vom Nutzer gestaltbare Symbolleiste, die Befehle enthält, auf die man schnell zugreifen kann, da sie immer sichtbar bleibt. Die Multifunktionsleisten wechseln ständig. Sie können die Auswahl an Symbolen der Symbolleiste für den Schnellzugriff steuern über 1 das KontextmenüF F, also über den Pfeil. Des Weiteren können Sie jede Funktion über das Kontextmenü Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. 3. Die Multifunktionsleisten bestehen aus verschiedenen Registern, je nach Anwendung können weitere Register hinzukommen, fügt man z.b. über Einfügen - Tabelle F Tabelle 2 ein, erscheinen Tabellentools in den neuen Registern Entwurf und Layout. Die Multifunktionsleisten sind immer in Gruppen eingeteilt. 1 Damit ist immer: das kleine Menü gemeint, das erscheint, wenn man/frau auf die rechte Maustaste klickt. 2 Textstellen, die so aussehen, bezeichnen Register-, Gruppen- und sonstige Befehlsnamen zum Anklicken. Jutta Lau Bettina Sagebiel 3

4 4. Hier sehen Sie z.b. die Gruppe "Absatz" der Multifunktionsleiste "Start". Es gibt sie häufig mit zusätzlichen Listenfeldern und Dialogfenstern, diese erscheinen über Klick auf den Pfeil 5. Neue Pop-up-Menüs z.b. für Markieren 6. Die Mini-Symbolleiste im Text dient der schnellen Formatieren vor Ort; sie erscheint, wenn Text markiert wird. Sie kann unsichtbar gemacht werden über - Word-Optionen Anzeige. 7. Neu ist die Ansichtensteuerung in der Statusleiste: Hier können Sie zwischen Seitenlayout, Vollbild-Lesemodus, Weblayout, Gliederungsansicht und Entwurfsansicht wechseln. Die aus früheren Word-Versionen gewohnte Seitenansicht verbirgt sich nicht mehr im Menü Datei, sondern im Kontextmenü der Symbolleiste für den Schnellzugriff. oder unter - Drucken Seitenansicht 8. Vergrößern oder verkleinern Sie die Anzeige des Textes über den Zoom-Regler. Jutta Lau Bettina Sagebiel 4

5 2. Dokumente erstellen, bearbeiten, speichern und drucken 2. Dokumente erstellen, bearbeiten, speichern und drucken Dokumente speichern, öffnen, erstellen und drucken können Sie entweder über das entsprechende Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder über die Office Schaltfläche. Sieht Ihre Symbolleiste für den Schnellzugriff anders aus, können Sie sie über den Pfeil anpassen (z.b. für die Seitenansicht). 31BSpeichern Klicken Sie in der Schnellsymbolleiste auf zum schnellspeichern Achtung: die alte Fassung wird sofort überschrieben! Bei einer neuen Datei kann das natürlich nicht passieren. Sie landen dann in dem üblichen Speichern-Dialogfenster: Speichern unter als pdf-datei speichern: o Speichern unter Adobe PDF oder o Speichern unter Word Dokument Dateityp PDF(*.pdf) Speichern 41BÖffnen einer vorhandenen Datei Klicken Sie in der Schnellsymbolleiste auf den Ordner Öffnen oder Öffnen im Dialogfenster suchen Sie dann den richtigen Ordner und die entsprechende Datei und öffnen Sie diese durch Doppelklick oder Markieren und den Button Öffnen unten rechts. 51BNeues Dokument erstellen 61BDrucken Klicken Sie in der Schnellsymbolleiste auf Neu oder Neu. Wählen Sie zwischen: o leeres Dokument = normale leere Seite (auf der Basis der normal.dotx) o Installierte Vorlagen gibt eine Auswahl von Microsoft-Vorlagen o Meine Vorlagen - öffnet Ihre selbst erstellten Vorlagen o neu von vorhandenem - erstellt eine Kopie einer bestehenden Datei Vor dem Druck sollten Sie das Dokument noch einmal kontrollieren über Drucken Seitenansicht Drucken Drucken. Es öffnet sich das Dialogfenster zur Druckerauswahl und zur Einstellung von Optionen. Jutta Lau Bettina Sagebiel 5

6 84B Linksbündiger 3. Text formatieren 3. Text formatieren Alle Zeichen- und Absatzformatierungen finden Sie auf der Registerkarte Start. Die Seiteneinstellungen können in der Seitenlayout vorgenommen werden. 71BSchriftart, Schriftgröße, Schriftschnitt Start Gruppe Schriftart. Der Pfeil führt ins Menü für weitere Befehle. Absatz / rechtsbündiger Absatz / Blocksatz/ Zeilenabstand Start Gruppe Absatz. Der Pfeil führt ins Menü für weitere Befehle. 81BNummerierungen, Aufzählungen, Listen mit mehreren Ebenen Start Gruppe Absatz Neben den Icons befindet sich jeweils ein Pfeil, der zur Auswahl unterschiedlicher Formate führt. Zu beachten ist hier, dass man Nummerierungen über mehrere Ebenen über diesen Button Liste mit mehreren Ebenen erstellen muss. 91BFormatvorlagen Start Gruppe Formatvorlagen eine Formatvorlage auswählen und anklicken. In Word 2007 gibt es die Formatvorlagen wie in allen anderen Wordversionen. Diese finden Sie im Register Start, dort sehen Sie auf den ersten Blick nur die "Schnellformatvorlagen". Sie sind wie das Wort bereits sagt für den schnellen Zugriff gedacht und zeigen bereits vorab die entsprechende Formatierung an auch anhand des markierten Textes als Vorschau, sobald die Maus über die Vorlage fährt. Lassen Sie sich davon nicht irritieren! Die Vorlagen werden erst im Text aktiv, wenn sie 3 auch angeklickt werden. F Über den Pfeil bekommen Sie eine ausführlichere Anzeige der Formatvorlagen. (Diese Ansicht ist identisch mit dem Aufgabenbereich der früheren Word-Versionen). 02BFormatvorlagen ändern Die entsprechenden Formatvorlagen können jederzeit geändert, also an Ihre Wünsche angepasst werden. Dafür die Formatvorlage entweder in der Schnellformatvorlagen-Übersicht oder in der Liste aller formatvorlagen auswählen dann Kontextmenu sichtbar machen über Rechtsklick oder über Klick auf dann auf Ändern klicken und dort nach Wunsch die Änderungen eingeben 4. Seitenlayout Wenn Sie eine Seite ganz anders gestalten möchten, z.b. von Hochformat auf Querformat wechseln oder Zeilennummern einfügen möchten, stellen Sie dies ein über die Registerkarte Seitenlayout. Die meisten Funktionen finden Sie in der Gruppe Seite einrichten. 3 Je nachdem welchen Formatvorlagensatz sie gewählt haben (siehe Formatvorlagen ändern Formatvorlagensatz) sehen die Formatvorlagen anders aus. Sie sollten also vor Beginn Ihrer Arbeit festlegen mit welchem Formatvorlagensatz Sie arbeiten. Jutta Lau Bettina Sagebiel 6

7 4. Seitenlayout 12BSeitenränder definieren Registerkarte Seitenlayout - Gruppe Seite einrichten Seitenränder entweder aus den Mustern auswählen oder Werte selbst eingeben über Benutzerdefinierte Seitenränder 2BWechsel zwischen Hoch/Querformat Soll in einer Datei ein Wechsel vom Hoch- zum Querformat erfolgen, gehen Sie so vor: Abschnittsumbruch einfügen (s.u.) Registerkarte Seitenlayout - Gruppe Seite einrichten Seitenränder - benutzerdefinierte Seitenränder Querformat - Übernehmen für aktuellen Abschnitt 32BAbschnittsumbruch Für unterschiedliche Seitenlayouteinstellungen im Dokument wie z.b. unterschiedliche Seitenzahlen oder unterschiedliche Kopfzeilen müssen Sie immer einen Abschnittsumbruch einfügen: Registerkarte Seitenlayout - Gruppe Seite einrichten- Umbrüche auf Pfeil klicken, dann in Abschnittsumbrüche wählen z.b. Fortlaufend oder Nächste Seite (erzeugt zusätzlich einen Seitenumbruch). 42BSeitenwechsel eingeben/löschen Registerkarte Seitenlayout - Gruppe Seite einrichten- Umbrüche oder Registerkarte Einfügen Gruppe Seiten - Seitenumbruch oder Leere Seite Es erscheint eine gepunktete Linie mit dem Wort "Seitenumbruch". Wird diese gelöscht, verschwindet auch der Seitenwechsel wieder. 52BZeilennummern Registerkarte Seitenlayout - Gruppe Seite einrichten Zeilennummern. Über den Pfeil können Sie den Intervall und Zählmodus bestimmen. Jutta Lau Bettina Sagebiel 7

8 5. Einfügen Seitenzahl / Kopfzeile / Fußzeile 5. Einfügen Seitenzahl / Kopfzeile / Fußzeile 62BSeitenzahl einfügen Registerkarte Einfügen Gruppe Kopf- und Fußzeile Seitenzahl-Position wählen evtl. Seitenzahl formatieren Zum Einfügen einer Seitenzahl wählen Sie: Registerkarte Einfügen Gruppe Kopf-und Fußzeile und hier das Icon: Seitenzahl. Bestimmen Sie nun, ob die Seitenzahl oben (Seitenanfang) oder unten (Seitenende) stehen soll und wie sie ausgerichtet ist (links, zentriert, rechts). Wenn die Seitenzahl in einem anderen Format erscheinen soll, wählen Sie hier Seitenzahl formatieren. Möchten Sie innerhalb eines Dokuments zwischen unterschiedlichen Seitenzahlformaten wechseln, ist hierzu vorab ein Abschnittsumbruch (siehe X4X) einzufügen. Der Abschnittsumbruch muss auf der Seite vor der neuen Seitenzahl stehen. Klicken Sie dann auf die zu ändernde Seitenzahl und entfernen Sie mit Hilfe der sich jetzt öffnenden Entwurf, über den Icon mit vorherigem verknüpfen die Verbindung zur letzten Seitenzahl. Dann erst formatieren Sie die Seitenzahl nach Ihren Wünschen über ( Gruppe Kopf- und Fußzeile) Seitenzahl Seitenzahl formatieren hier können sie auch Beginnen mit einer anderen Zahl einstellen. Das ist z.b. praktisch, wenn Sie Deckblatt und Gliederungsseiten unpaginiert lassen, aber mitzählen möchten und die Einleitung dann z.b. auf Seite 7 beginnen soll. 72BKopfzeile einfügen Registerkarte Einfügen Gruppe Kopf- und Fußzeile Kopfzeile Layout auswählen und Text eintragen. Der Text, den Sie hier einfügen, steht dann auf allen Seiten Ihres Dokuments in der Kopfzeile. 82BErstellen unterschiedlicher Kopfzeilen In umfangreichen Arbeiten, z.b. Abschlussarbeiten, möchten Sie aber unterschiedlichen Text in den Kopfzeilen erscheinen lassen, wie z.b. in diesem Text, in dem immer die Hauptkapitelüberschrift im Kopf erscheint. Das geht nur über die Arbeit mit Abschnittsumbrüchen: Der Abschnittsumbruch muss auf der Seite vor dem Wechsel eingefügt werden. Danach klicken Sie auf die Kopfzeile, die Sie ändern möchten und entfernen sie mit Hilfe der jetzt erscheinenden Registerkarte Entwurf. Über Klick auf dem Icon mit vorherigem verknüpfen deaktivieren sie die Verbindung zur vorherigen Kopfzeile. Diese Funktion bewirkt, dass Text und Aussehen der letzten Kopfzeile nicht mehr in die neue kopiert werden. Erst jetzt geben Sie den Text für die neue Kopfzeile an. Verfahren Sie ebenso für Fußzeilen. 92BKopfzeilen automatisch an die Überschrift 1 anpassen Registerkarte Einfügen Gruppe Text Schnellbausteine: Feld Feldname: StyleRef Überschrift 1 für die Kapitel-Hauptüberschriften (oder anderen Formatvorlagenname wählen), wie Sie das hier in diesem Dokument in der Kopfzeile auch sehen. Anmerkung: für diese Funktion sind keine Abschnittsumbrüche nötig, obwohl die Kopfzeilen unterschiedlich aussehen! Jutta Lau Bettina Sagebiel 8

9 6. Inhaltsverzeichnis erstellen 6. Inhaltsverzeichnis erstellen Das automatische Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses ist in Word nur möglich, wenn die Überschriften über die Formatvorlagen "Überschrift x" (Überschrift 1, Überschrift 2 ) formatiert werden. Um einen Text in eine Überschrift umzuformatieren, markieren Sie den Text (Zweifach Klick von links auf den Absatz) und formatieren ihn dann mit der entsprechenden Formatvorlage Überschrift x so: Registerkarte Start Gruppe Formatvorlagen Überschrift x Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Absätze, die als Überschrift erscheinen sollen. 03BInhaltsverzeichnis einfügen Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der das Verzeichnis stehen soll. Registerkarte Verweise Gruppe Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis. Wählen Sie ein Format aus oder gehen Sie auf Inhaltsverzeichnis einfügen Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen, z.b.: o die Anzahl der Ebenen bestimmen, die im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen (in der Regel alle!), also bis zur welcher hierarchischen Ebene das Inhaltsverzeichnis die Überschriften übernehmen soll o die Art der Füllung zwischen Text und Seitenzahl, üblich sind Punkte (s.s.2) o das Einstellung von Hyperlinks (wenn Sie die Arbeit digital abgeben) o die Art der Schrift und Einrückungen im Inhaltsverzeichnis in der Formatvorlage Verzeichnis 7. Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse erstellen Um ein Abbildungs-/Tabellenverzeichnis anlegen zu können benötigen Sie Beschriftungen. Eine Beschriftung ist die Bezeichnung für einen Textinhalt, i.d.r. für eine Tabelle, ein Schaubbildung, eine Grafik oder ein Diagramm. 13Beschriftung einfügen Fügen Sie unter (oder über) der Abbildung/der Tabelle, die Sie in das Abbildungs- bzw. Tabellenverzeichnis aufnehmen wollen, eine Beschriftung ein. Registerkarte Verweise - Gruppe Beschriftungen - Beschriftung einfügen. Wählen Sie unter Optionen eine Bezeichnung aus oder legen Sie eine neue Bezeichnung an. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Abbildungen und/oder Tabellen. 23BAbbildungsverzeichnis /Tabellenverzeichnis einfügen Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der das Verzeichnis stehen soll. Registerkarte Verweise - Gruppe Beschriftungen Abbildungsverzeichnis einfügen richtige Beschriftungskategorie (also z.b. Abbildung oder Tabelle)wählen. 3BVerzeichnisse aktualisieren Um ein Verzeichnis zu aktualisieren, klicken Sie dieses an und wählen Feld aktualisieren (sichtbare Option oder im Kontextmenü). Noch schneller geht s über Drücken der Taste. Jutta Lau Bettina Sagebiel 9

10 8. Grafiken, Zeichnungen, freie Textfelder & co. 8. Grafiken, Zeichnungen, freie Textfelder & co. Für alle Illustrationen gilt, dass man sie über die Navigation Registerkarte Einfügen Gruppe Illustrationen- findet. Im Anschluss öffnet sich ein der Funktion angepasstes Register oder Aufgabenbereich. 43BGrafik einfügen Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Grafik stehen soll. Wechseln Sie über die Adressleiste den Ordner und wählen Sie die gewünschte Grafik aus Nach der Auswahl der Grafik öffnet sich ein neues Register Bildtools Format, über das Sie die Grafik formatieren und positionieren können. 53BGrafik bearbeiten Klicken Sie die Grafik an, die Sie bearbeiten möchten. 94BFarben von Grafiken ändern Über die Gruppe Anpassen können Sie die Helligkeit und den Kontrast ändern oder das Bild neu einfärben. 05BGrafik gestalten Über die Gruppe Bildformatvorlage können Sie die Bildform ändern, einen Rahmen einfügen, Bildeffekte einfügen oder eine Schnellformatvorlage wählen 15BGrafiken in der Größe verändern, zuschneiden, drehen oder löschen Über die Gruppe Schriftgrad können Sie die Höhe und Breite des Bildes anpassen oder den Zuschnitt des Bildes ändern. Über die Gruppe Anordnen können Sie die Position des Bildes bestimmen. 63BClipArt einfügen Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Grafik stehen soll Geben Sie im Aufgabenbereich (dieser hat sich nach dem Einfügen rechts geöffnet) ein Schlüsselwort in die Suche ein. Klicken Sie auf die ausgewählte Grafik um sie einzufügen. Es erscheint automatisch eine neue Registerkarte Bildtools-Format über das Sie die ClipArt formatieren und positionieren können. Die Änderungsmöglichkeiten von ClipArts entsprechen denen der Grafiken. Jutta Lau Bettina Sagebiel 10

11 9. Tabellen 9. Tabellen 73BTabelle einfügen Registerkarte Einfügen Gruppe Tabelle. Sie können nun wählen, ob Sie über Schnelltabellen Tabellen einfügen oder Tabelle zeichnen eine neue Tabelle einfügen. In jedem Fall erscheint eine neue Registerkarte Tabellentools mit den beiden Registerkarten Layout und Entwurf. 83BTabelle füllen Klicken Sie innerhalb der Tabelle in eine Zelle und geben dort Text wie gewohnt ein, navigieren Sie schnell mit der TABULATOR-Taste. 93BFormatieren des Tabellenrahmens und/oder des Tabelleninhaltes Über die Registerkarte Entwurf können Sie: eine Tabellenformatvorlage wählen Optionen für die Tabellenformatvorlagen wählen, z.b. ob die Tabelle eine Überschrift oder eine erste Spalte enthalten soll einzelne Zellen/Spalten/Zeilen) farbig füllen Rahmenlinien verändern/einfärben/löschen den Radierer nutzen um Zellen hinzuzufügen, zu teilen, zu löschen oder die Umrahmung zu ändern Über die Registerkarte Layout können Sie: Zellen/ Zeilen/Spalten hinzufügen oder löschen die Höhe und Breite der Zellen/Zeilen/Spalten bestimmen die Tabelle sortieren Tabellentext in Text konvertieren oder umgekehrt Formeln anwenden z.b. für Addition ("sum") Textausrichtungen einstellen Gitterlinien anzeigen/unsichtbar machen. 10. Schnellbausteine Der Begriff "Schnellbausteine" ist neu in Word In alten Word-Versionen hießen sie AutoTexte oder Textbausteine. Damit sind Textteile (einzelnes Wort, mehrere Wörter, Sätze, Absatz oder mehrere z.b. Adressen, Verteilerlisten, Standardformulierungen für Gutachten etc.) gemeint, die immer wiederkehren und die Sie daher zeitsparend aufrufen möchten am schnellsten per Tastendruck. 04BSchnellbausteine erstellen 1. In der Registerkarte Einfügen Gruppe Text die Liste unter Schnellbausteine öffnen. Dort ganz unten auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern klicken oder drücken Sie Füllen Sie das Dialogfeld Neuen Baustein erstellen aus: Jutta Lau Bettina Sagebiel 11

12 11. Formulare Name Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Baustein ein, z.b. Ihre Initialien wie "bs" für Bettina Sagebiel oder "Anschrift" für Ihre Anschriftangaben. Kategorie Wählen Sie hier Allgemein aus, wenn der Schnellbaustein immer zur Verfügung stehen soll. Speichern in Wählen Sie den Namen der Dokumentvorlage aus der Dropdownliste aus. Optionen Wählen Sie Inhalt auf eigener Seite einfügen aus, um sicherzustellen, dass der Baustein auf einer eigenen Seite eingefügt wird. Wählen Sie Inhalt in eigenem Absatz einfügen für Inhalte aus, die nicht Teil eines anderen Absatzes werden sollen, auch wenn sich der Cursor des Benutzers mitten in einem Absatz befindet. Wählen Sie Nur Inhalt einfügen für alle anderen Inhalte aus. 14BSchnellbausteine abrufen Ihnen stehen vor allem diese 2 Wege zur Verfügung um Schnellbausteine in den Text einzufügen: Schnellbausteinnamen eintippen und drücken oder Registerkarte Einfügen - Gruppe Text - Schnellbausteine - Organizer für Schnellbausteine. Im sich öffnenden Katalog auf den gewünschten Bausteinnamen klicken, der in der Vorschau leider kaum zu erkennen ist. Dann auf Einfügen klicken. 11. Formulare Ein Formular ist ein Vordruck, in dem nur bestimmte Textstellen, die Felder genannt werden, geändert bzw. beschrieben werden können. Der restliche Text ist geschützt, d.h. er kann nicht verändert werden. Ein Formular kann aber zusätzlich auch noch freie Textbereiche, sogenannte "Abschnitte" (siehe Seite X7X), enthalten, in denen beliebig Text eingetippt und bearbeitet werden kann. Ein Formular eignet sich für Abrechnungen, Bestellungen, Briefköpfe, Kurzmitteilungen u.ä. Das Formular kann als normale Textdatei (z.b. "briefkopf.docx") abgespeichert werden. Aus Sicherheitsgründen bietet es sich an, eine Dokumentvorlage zu erstellen, also das Formular z.b. als "briefkopf.dotx" abzuspeichern. Dadurch ruft man nämlich beim Öffnen nur eine Kopie auf und lässt die Originaldatei unberührt. 24BFormular erstellen Word-Optionen Häufig verwendet Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen. Register Entwicklertools Multifunktionsleiste Entwicklertools Steuerelemente Es gibt fünf häufig benutzte Formularfelder. Alle Formularfelder können nur mithilfe des Registers Entwicklertools Gruppe Steuerelemente eingefügt werden BTextfelder Die beiden Varianten Nur Text und Rich Text sind vorgesehen für freie Textteile (z.b. Namen, Adresse etc.), die sich in jedem Formular ändern. Textfelder können begrenzt werden auf eine be- Jutta Lau Bettina Sagebiel 12

13 11. Formulare stimmte Zeichenlänge. "Rich-Texte" können zeichenweise formatiert werden, "Nur-Texte" dagegen nicht, sie erscheinen immer in derselben Schriftart und Schriftgröße. Beispiel: Herrn Schulze, wohnhaft in Bielefeld, Weisenstraße 7 wird hiermit bescheinigt, an der Fortbildungsmaßnahme Umsteigen auf Word 2007 teilgenommen zu haben BDatumsfelder über Datumsauswahl-Feld 3. 54BKontrollkästchen befinden sich unter Legacytool - Legacyformulare. Sie dienen dem Ankreuzen bei einer vorgegebenen Auswahl von Optionen, z.b. zur Kenntnisnahme zur Weiterleitung Im fertigen Formular können dann beliebig viele Kästchen angekreuzt werden. 4. 5BDropdownliste Sie bietet eine feste Auswahl von Einträgen für Felder. Es ist nur eine Wahl der vorgegebenen Möglichkeiten zulässig. Das fertige Formular enthält beim Ausdrucken dann nur die ausgewählte Variante. Zum Beispiel: 5. 56BKombinationsliste Sie bietet zusätzlich zu einer festen Auswahlliste auch die Möglichkeit eigener, freier Einträge. Die Eigenschaften aller Formularfelder werden über Registerkarte Entwicklertools Gruppe Steuerelemente - Eigenschaften definiert. Die Eingabeaufforderungstexte wie z.b. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. können auch geändert werden: Formularfeld markieren Entwurfsmodus aktivieren über Registerkarte Entwicklertools Gruppe Steuerelemente in den Eingabetext doppelklicken und diesen überschreiben bzw. ändern. 34BDokument schützen 1. Registerkarte Entwicklertools Gruppe Schützen Dokument schützen 2. Formatierung und Bearbeitung einschränken 3. Bearbeitungseinschränkungen Ausfüllen von Formularen 4. Button: Ja, Schutz jetzt anwenden 5. Bei Bedarf Kennwort angeben Jutta Lau Bettina Sagebiel 13

14 11. Formulare Jetzt sind nur noch Eingaben in den Formularfeldern möglich. Der Schutz kann jedoch auf einzelne Abschnitte des Textes beschränkt werden. Das ist sinnvoll für Formulare mit längeren frei zu gestaltenden Textpassagen (z.b. für längere Notizen oder den eigentlichen Brieftext). 4BFormularabschnitte freigeben 1. Abschnittswechsel einfügen (siehe Seite X7X) 2. Entwicklertools Gruppe Schützen Dokument schützen 3. Formatierung und Bearbeitung einschränken 4. Bearbeitungseinschränkungen Ausfüllen von Formularen - Abschnitte auswählen 5. Häkchen per Mausklick löschen in den Abschnitten, die frei beschrieben werden sollen. 6. Button: Ja, Schutz jetzt anwenden anklicken 7. Bei Bedarf Kennwort angeben. 54BFormular drucken, speichern und öffnen Formulare können wie jedes andere Dokument ausgedruckt werden. Es gibt zusätzlich die Möglichkeit, das Formular nur mit Daten, also mit den Inhalt der Formularfelder auszudrucken, wenn schon bedrucktes Papier (Vordrucke) als Druckerpapier benutzt werden soll. Speichern Sie das Formular unter einem beliebigen Namen ab über Speichern Unter Dokument oder Dokumentvorlage unter beliebigem Namen. Im letzten Fall erhält die Datei automatisch die Endung.dotx und nicht docx. Nur wenn die Dokumentvorlage im Ordner "Vorlagen" abgelegt wird, erscheint sie später in der Auswahlliste unter Formular als Kopie einer Vorlage aufrufen: - Neu Meine Vorlagen. Neu Meine Vorlagen Formularname 64BFormular ausfüllen Nach dem Ausfüllen des ersten Fomularfeldes gelangt man vorwärts mit oder oder rückwärts mit + oder + oder mithilfe der Maus zum gewünschten Formularfeld. Ein Dropdownfeld wird mit der Maus geöffnet oder mit der Tastenkombination Kästchen können mit der Maus oder mit der Leertaste angekreuzt werden. + Pfeiltasten. Jutta Lau Bettina Sagebiel 14

15 12. Seriendruck, Etiketten und Umschläge 12. Seriendruck, Etiketten und Umschläge Zum Erstellen eines Serienbriefes sind zwei Dokumente notwendig und ein weiteres Dokument wird automatisch erzeugt: 1) Das Hauptdokument: In diesem steht der Text, der in allen Ausdrucken enthalten sein soll. An den Stellen, an denen beim Ausdruck die Daten unterschiedlich sein sollen, werden Seriendruckfelder (Platzhalter) für die Feldnamen eingesetzt. 2) Die Datenquelle: Die Datenquelle, liefert die Daten, die beim Ausdrucken die Platzhalter ersetzen. 3) Beim Erstellen werden beide Dokumente in eine dritte Datei zusammengefügt, die den provisorischen Namen "Serienbriefe x" (x steht für eine laufende Zahl) erhält. 74BDie 6 Arbeitsschritte zum Serienbrief 1) Als erstes erzeugen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Hauptdokument nutzen möchten. Registerkarte Öffnen Datei wählen oder Neu 2) Danach wählen Sie, welche Art von Seriendokument erstellt werden soll: Registerkarte Sendungen Gruppe Seriendruck starten - Seriendruck starten Auswahl (z.b. Brief, Etiketten) 3) Sie legen die Empfänger fest, d.h. in diesem Schritt entscheiden Sie, ob eine neue Liste erstellt wird (z.b. als *.mdb Liste) oder ob Sie eine bereits vorhandene Datenquelle (Word, Excel, Access Listen) wählen. Registerkarte Sendungen Gruppe Seriendruck starten Empfänger auswählen Neue Liste oder vorhandene Liste 4) Sie fügen die Seriendruckfelder ein. Registerkarte Sendungen Gruppe Felder schreiben und einfügen 5) Anschließend zeigen Sie die Serienbriefe als Vorschau am Bildschirm an und Prüfen sie auf Fehler Registerkarte Sendungen Gruppe Vorschau Ergebnisse 6) Drucken oder in Dokument ausgeben Registerkarte Sendungen Gruppe Fertig stellen hier können Sie direkt drucken, was aber nicht zu empfehlen ist. Besser, Sie kontrollieren den Ausdruck vorher am Bildschirm, indem Sie viruelle drucken, also vorab eine dritte Datei erstellen über Dokumente drucken. alternativ: Registerkarte Sendungen Gruppe Acrobat um eine PDF-Datei zu erstellen. Über Sendungen Gruppe Seriendruck Seriendruckassistent starten werden Sie automatisch durch die 6 Schritte geführt. Hier können Sie das Seriendruck-Hauptdokument auch in ein normales Word-Dokument rückverwandeln. Jutta Lau Bettina Sagebiel 15

16 13. Zu Hilfe?! 13. Zu Hilfe?! Zur Erleichterung des Umstiegs von Word 2003 auf Word 2007 bietet Microsoft ein Interaktives Referenzhandbuch online" an unter: Hhttp://office.microsoft.com/de-de/word/HA aspx Hier ist es möglich den alten Pfad in Word 2003 (identisch mit 2000-Version) anzuklicken das System zeigt dann den neuen Pfad für Word 2007 an. Leider funktioniert die Online-Hilfe aber nur richtig mit dem Internet Explorer. Das Referenzhandbuch zeigt nur die Befehlsschritte für die erste Ebene an und verzichtet völlig auf detaillierte Erläuterungen und Anwendungsbeispiele. All dies aber bietet die interne Word-Hilfe. Sie wird aufgerufen über in der rechten oberen Ecke der Registerkartenleiste. oder das Fragezeichen Allen, die die mehr wissen oder ein Nachschlagewerk in guter alter Papierform nutzen möchten, empfehlen wir die Arbeitshilfen des RRZN. Diese gibt es zu vielen Programmen wie Word, Power Point, SPSS, Outlook, Excel, zur Internetrecherche und weiteren Programmen. Erhältlich sind sie preisgünstig (um 5 Euro) im Hochschulzentrum der Uni Bi (V0-215). Jutta Lau Bettina Sagebiel 16