Systemvoraussetzungen

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1 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5

2 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Systemvoraussetzungen Die se r Absc hnit t be sc hre ibt die Ha rdw a re, Sy st e m soft w a re und de n Spe ic he rbe da rf für die V e rw e ndung v on Soft w a re a us de m Ha use Soft ENGINE. Na c h obe n hin sind se lbst v e rst ä ndlic h ke ine Gre nze n ge se t zt. Soft w a re a us de m Ha use Soft ENGINE w ird a uf DV D bzw. m it t e ls Dow nloa d übe r de n a ut orisie rt e n F a c hha nde l v e rt rie be n. Die Dokum e nt a t ione n sind a ussc hlie ßlic h in e le kt ronisc he r F orm v e rfügba r. a b M ic rosoft Window s X P /V ist a /Window s 7 (Ke ine Hom e -Edit ion) a b M ic rosoft Int e rne t Explore r 8 Pe nt ium -Proze ssor 4 GB Arbe it sspe ic he r Auflösung M onit or m inde st e ns (1280 x 1024) DV D-La ufw e rk Da t e nba nk Pe rv a siv e PSQL SUM M IT V 10 (für Ba sic gibt e s bis 3 Use r sog. Workgroup Ke y s) ode r M ic rosoft SQL-Se rv e r 2008

3 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der SoftENGINE GmbH reproduziert oder vervielfältigt werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Die Firma SoftENGINE GmbH und der Autor können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar. Warenzeichen BüroWARE ist ein eingetragenes Warenzeichen der SoftENGINE GmbH. Microsoft, MS-DOS, Windows, Windows NT, Windows95, Windows98, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista sowie Windows 7 sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Acrobat Reader Copyright Adobe-Systems Incorporated. Alle Rechte vorbehalten. Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat und das Acrobat-Logo sind Warenzeichen der Adobe-Systems Incorporated. Andere Produktnamen oder Firmenbezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer berechtigten Eigentümer. Stand: Januar 2013 Copyright by: SoftENGINE GmbH Alte Bundesstraße Hauenstein Dokumentation: Sylvia Bu n trock

4 I Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Inhaltsverzeichnis Kap. I Das Handbuch Kap. II Referenz I 2 5 Stammdaten...5 Basisdaten...5 Die Karteikarte...6 "Einstellungen" Die Karteikarte...10 "Journale" Einstellungen...12 Kostenschablonen Kostenstellenschablonen Die...15 Karteikarte "Allgemein" Die...17 Karteikarte "Aufteilungen"...19 Kostenträgerschablonen Die...22 Karteikarte "Allgemein" Die...24 Karteikarte "Aufteilungen"...25 Projektschablonen Die...27 Karteikarte "Allgemein" Die...30 Karteikarte "Aufteilungen"...31 Umlagedefinition Umlagen...32 anlegen Arbeiten...37 mit Umlagen Zeiträume...38 Bezugsgrößen...40 Die Karteikarte...42 "Allgemein" Die Karteikarten...43 "Planung" und "Prognose" Kostenarten...44 Die Karteikarte...47 "Allgemein" Die Karteikarte...49 "Zulässige KoSt" Die Karteikarte...51 "EAP" Leistungsarten...51 Die Karteikarte...55 "Allgemein" Die Karteikarten...57 "Planung" und "Prognose" Die Karteikarte...58 "EAP" Kostenstellenbereiche...58 Die Karteikarte...60 "Allgemein" Die Karteikarte...62 "EAP" Kostenträgerbereiche...62 Die Karteikarte...64 "Allgemein" Projektbereiche...65 Die Karteikarte...68 "Allgemein" Kostenstellen...69 Die Karteikarte...71 "Allgemein" Die Karteikarten...74 "Budget", "Planung" und "Prognose" Die Karteikarten...74 "Bezugsgrößen/KoA" und "Bezugsgrößen/LStA" Kostenträger...77 Die Karteikarte...79 "Allgemein" Die Karteikarten...80 "Budget", "Planung" und "Prognose" Projekte...81 Die Karteikarte...83 "Allgemein" Die Karteikarten...85 "Budget", "Planung" und "Prognose" Buchen...85 Kostenbuchungen...85 erfassen

5 Inhalt II Kosten...87 umbuchen Innerbetriebliche...89 Leistungen erfassen Weiterverrechenbare...91 Leistungen an Kostenträger erfassen Weiterverrechenbare...93 Leistungen an Projekte erfassen Betriebsdaten...94 übernehmen und verarbeiten Arbeiten...96 mit der Datenübernahme Daten...99 aus der Warenwirtschaft übernehmen Übernommene Daten prüfen Kosten und Leistungen verbuchen Die Periodenverarbeitung Buchungen in der Finanzbuchhaltung mit Kostenstellen, Kostenträgern und Projekten Aufteilung einer Buchung auf mehrere Kostenstellen, Kostenträger und Projekte Der Kostenaufteilungsdialog Die Standardauswertungen Selektionen Übersicht Auswertungen Einstellungen in anderen Applikationen Finanzbuchhaltung Sachkontenstamm Warenwirtschaft/PPS Warengruppenstamm Artikelstammdaten Lohnbuchhaltung Lohnarten Personalstamm Perioden in der Kostenrechnung/Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Budgetierung, Planung und Prognose Budgetierung Planung Prognose Einzelbudgetierung, Planung und Prognose Arbeiten mit Budgets, Planungen und Prognosen Budget-, Planungs- und Prognosetabellen für Kostenstellen, Kostenträger und Projekte Budget-, Planungs- und Prognosetabellen für Leistungsarten Budget-, Planungs- und Prognosetabellen für Bezugsgrößen Weitere Funktionen in allen Karteikarten Gesamtbudgetierung, Planung und Prognose Kostenjournal Bildschirm Arbeiten mit Journalen Index 127

6 I Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 W illko m m e n Willkommen bei SoftENGINE! Herzlichen Dank, dass Sie sich für ein Produkt aus unserem Hause entschieden haben. SoftENGINE entwickelt seit 1993 betriebswirtschaftliche Lösungen für mittelständische Unternehmen. Software aus dem Hause SoftENGINE zeichnet sich durch die konsequente Anwendung modernster Entwicklungswerkzeuge und eine intuitiv zu bedienende und anwenderfreundliche Benutzeroberfläche aus. Hauenstein im Januar 2013 SoftENGINE GmbH

7 Kapitel I

8 2 1 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Das Handbuch Zum besseren Verständnis dieses Buches und einiger immer wiederkehrender Ausdrücke, listen wir Ihnen jetzt die Definition einiger Begriffe und Schreibweisen auf, die häufig benutzt werden. So werden Funktionen aufgerufen: Dieser Darstellungsweise folgt eine Erläuterung zum Aufruf der verschiedenen Funktionen im Programm. FELDER Namen von Feldern bzw. Tabellenspalten werden in Großbuchstaben dargestellt. Beispiel Beispiele werden unterstrichen dargestellt. Verweis auf ein anderes Kapitel Diese Darstellung beinhaltet einen Querverweis (Hyperlink) auf ein grundlegendes bzw. weiterführendes Kapitel. Hinweis: Wichtige Hinweise werden in dieser Form dargestellt. "Menüpunkte" Namen für Programmteile oder Menüpunkte werden in Hochkomma gedruckt. Die Aufzählung und Beschreibung der jeweils im Menü zur Verfügung stehenden Funktionen befindet sich stets am Ende des entsprechenden Kapitels/ Unterkapitels. Funktionen der Menüleiste: Die Menüpunkte sind in spitze Klammern gesetzt. Bei Klick auf die Plus- bzw. MinusSymbole vor der Klammer werden die zugehörigen Untermenüpunkte angezeigt bzw. wieder verborgen. Alternativ kann der Link "Funktionsbeschreibungen anzeigen/nicht anzeigen" rechts über dem Fenster) genutzt werden, der alle Untermenüpunkte anzeigt bzw. wieder verbirgt. <Menüpunkt> Dieser Menüpunkt enthält einen Untermenüpunkt. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um diesen anzuzeigen. Untermenüpunkt Dieser Darstellungsweise folgt die Angabe der Funktionstaste/Tastenkombination

9 Das Handbuch 3 und eine Erläuterung der Funktion. Pluszeichen vor den Untermenüpunkten weisen darauf hin, dass an dieser Stelle weitere Untermenüs enthalten sind. [TASTEN] Tasten werden auch in Großbuchstaben und eckigen Klammern dargestellt, wenn Sie in einem Textabschnitt vorkommen.

10 Kapitel II

11 Referenz 2 Referenz Dieser Teil des Handbuches dient der Erläuterung der Programmfunktionen der Kostenrechnung. Hier erfahren Sie, welche Eingaben in den einzelnen Feldern möglich sind bzw. welche Eingaben vom Programm erwartet werden. Hinweis: Dieses Handbuch setzt Kenntnisse im Bereich der Kosten- und Leistungsrechnung voraus. Hinweis: Dieses Handbuch beschreibt den kompletten Leistungsumfang der Kosten- und Leistungsrechnung (Ausbaustufe II - Profi). Sollten Sie eine in diesem Handbuch beschriebene Funktion benötigen, die aufgrund Ihrer erworbenen Version jedoch nicht verfügbar ist, sprechen Sie mit Ihrem Fachhandelspartner. Er kann Ihnen die erforderliche Ausbaustufe nennen. 2.1 Stammdaten Basisdaten Innerhalb der Basisdaten werden wichtige Einstellungen vorgenommen, die in den übergeordneten Bereichen der Kosten- und Leistungsrechnung verwendet werden. So rufen Sie die Basisdaten auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Basisdaten". Das Programm öffnet die für die Kostenrechnung relevanten Basisdaten der Finanzbuchhaltung. 5

12 6 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Hinweis: Wenn die Basisdaten angelegt sind, können Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger definiert werden. Zunächst müssen Bezugsgrößen und Leistungsarten angelegt werden, da diese den Kostenarten zugeordnet werden Die Karteikarte "Einstellungen" Die Eingaben in den Bereichen Standardsachkonten, Parameter und Nummernkreise dienen im Wesentlichen zur Steuerung von Verarbeitungsabläufen der Kosten- und Leistungsrechnung.

13 Referenz 7 D e r B e re ich " Sta nda rds a chko nte n" : Kosten und Leistungsbuchungen (sekundäre Kosten) werden sowohl in der Kosten- und Leistungsrechnung als auch im Journalsystem der Finanzbuchhaltung verbucht (Zweikreissystem). Eingaben in diesem Bereich legen fest, auf welche Standardsachkonten Kosten und Leistungen im Journalsystem der Finanzbuchhaltung verbucht werden sollen, wenn sekundäre Kosten (Kosten und Leistungen) in der Kostenrechnung erfasst werden. Tipp: Standardsachkonten Für diese Konten sollte im Kontenrahmen eine spezielle Kontenklasse vorgesehen werden (z.b. SKR03 -> Klasse 7 Betriebsbuchhaltung) KONTO KOSTEN Dieses Feld nimmt die Sachkontonummer des Kontos (Buchung) für Kostenbuchungen auf. Um ein Sachkonto zu suchen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In der Auswahltabelle können Sie das zutreffende Sachkonto auswählen und die Kontonummer in das Feld übernehmen. GEGENKONTO KOSTEN Dieses Feld nimmt die Sachkontonummer des Gegenkontos (Gegenbuchung) für Kostenbuchungen auf. Um ein Sachkonto zu suchen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In der Auswahltabelle können Sie das zutreffende Sachkonto auswählen und die Kontonummer in das Feld übernehmen.

14 8 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 KONTO LEISTUNGEN Dieses Feld nimmt die Sachkontonummer des Kontos (Buchung) für Leistungsbuchungen auf. Um ein Sachkonto zu suchen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In der Auswahltabelle können Sie das zutreffende Sachkonto auswählen und die Kontonummer in das Feld übernehmen. GEGENKONTO LEISTUNG Dieses Feld nimmt die Sachkontonummer des Gegenkontos (Gegenbuchung) für Leistungsbuchungen auf. Um ein Sachkonto zu suchen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In der Auswahltabelle können Sie das zutreffende Sachkonto auswählen und die Kontonummer in das Feld übernehmen. D e r B e re ich " Num m e rnkre is e " : In diesem Bereich geben Sie Nummernbereiche für Kostenstellen, Kostenträger und Projekte an. Die Nummernbereiche können für alle Bereichen gleich sein, sie dürfen sich aber innerhalb der Bereiche (z.b. Kostenstellen, KST-Bereiche, KST-Schablone) nicht überschneiden. Projekte sollten grundsätzlich mit den gleichen Nummernkreisen angelegt werden wie in der Warenwirtschaft. KST Hier legen Sie den Nummernkreis für Kostenstellen fest. KST-BEREICH Hier legen Sie den Nummernkreis für den Kostenstellenbereich fest KST-SCHABLONE Hier legen Sie den Nummernkreis für die Kostenstellenschablonen fest PRJ Hier legen Sie den Nummernkreis für Projekte fest. PRJ-BEREICH Hier legen Sie den Nummernkreis für Projektbereiche fest. PRJ-SCHABLONE Hier legen Sie den Nummernkreis für Projektschablonen fest. KTR Hier legen Sie den Nummernkreis für Kostenträger fest. KTR-BEREICH Hier legen Sie den Nummernkreis für Kostenträgerbereiche fest. KTR-SCHABLONE Hier legen Sie den Nummernkreis für Kostenträgerschablonen fest Hinweis: Nummernkreise Bitte beachten Sie, dass sich die Nummernkreise für Projekte, Projektbereiche und Projektschablonen nicht überschneiden dürfen. Tipp: Nummernkreise Orientieren Sie sich bei der Vergabe des Nummernkreises für Projekte an den bereits in der Warenwirtschaft vorhandenen Projekten, da Sie sonst die Projekte aus der

15 Referenz 9 Warenwirtschaft nicht in die Kostenrechnung übernehmen können! D e r B e re ich " Pa ra m e te r" : Eingaben im Bereich Parameter übernehmen wichtige Steuerungsfunktionen innerhalb der Kostenrechnung. ANZAHL ILV-ITERATIONEN Wird die innerbetriebliche Leistungsverrechnung über das Iterationsverfahren vorgenommen, tragen Sie in dieses Feld die Anzahl der Iterationsschritte zur Ermittlung des Kostensatzes ein. Die Standardeinstellung ist 100. Tipp: Iteration Die Standardeinstellung kann beibehalten werden, da das Programm automatisch die Iteration abbricht, wenn der Kostensatz sich nicht mehr verändert. PLANANPASSUNGSFRIST Eingetragen wird das Datum (TT.MM.JJJJ), bis zu dem die Kostenplanung (für Kostenstellen, Kostenträger, Projekte, Leistungen und Bezugsgrößen) verändert werden kann. Um die Planung auch nach der Plananpassungsfrist zu verändern, kann die Kostenprognose verwendet werden. LEISTUNGSVERRECHNUNG Hier legen Sie fest, mit welchem Kostensatz innerbetriebliche Leistungen (Kostenstelle an Kostenstelle) verrechnet werden sollen. 0 Iterationsverfahren Der Kostensatz wird über ein mathematisches Näherungsverfahren, das sogenannte Iterationsverfahren, im Rahmen der Periodenverarbeitung vom System ermittelt. 1 mit festem Kostensatz Innerbetriebliche Leistungen werden mit dem im Leistungsstamm hinterlegten Kostensatz verrechnet. Dabei wird der im Leistungsstamm hinterlegte Kostensatz im Rahmen der Periodenverarbeitung herangezogen. Bei dieser Verrechnungsart kann es zu einer Über- oder Unterdeckung der leistenden Kostenstellen kommen. KOSTENVERRECHNUNG Hier legen Sie fest, mit welchem Kostensatz weiterverrechenbare Leistungen (Kostenstelle an Kostenträger oder Projekte) verrechnet werden sollen. 0 mit errechnetem Kostensatz Die Kostensätze für weiterverrechenbare Leistungen werden vom System im Rahmen der Periodenverarbeitung ermittelt. 1 mit festem Kostensatz Weiterverrechenbare Leistungen werden mit dem im Leistungsstamm hinterlegten Kostensatz verrechnet. Dabei wird der im Leistungsstamm hinterlegte Kostensatz im Rahmen der Periodenverarbeitung herangezogen. BEI WEITERVERR. LEISTUNGEN LEISTENDE KST ENTLASTEN Aktivieren Sie den Status dieses Feldes, wenn bei weiterverrechenbaren Leistungen an Kostenträger (oder Projekte) die leistende Kostenstelle entlastet werden soll.

16 10 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Standardeinstellung: Deaktiviert / Kostenstelle wird nicht entlastet WAWI KOSTENBUCHUNGEN GETRENNT ÜBERGEBEN Aktivieren Sie den Status dieses Feldes, wenn die Verbuchung der Kosten und Erlöse auf Kostenstellen, Kostenträger und Projekte getrennt von der Belegverbuchung erfolgen soll (Übernahme von Rechnungen und Gutschriften in die Finanzbuchhaltung). Eine getrennte Übergabe hat den Vorteil, dass die Buchungen kumuliert übergeben werden können. Diese Vorgehensweise ist generell zu empfehlen, da sie das Datenaufkommen stark reduziert. Standardeinstellung: Aktiviert / Kostenbuchungen der Wawi werden getrennt und kumuliert übergeben. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen> [F10] beendet den Dialog und speichert die Eingaben Die Karteikarte "Journale" Die sekundären Kosten werden zusätzlich im Journalsystem der Finanzbuchhaltung verbucht. Hier legen Sie für die einzelnen Buchungen der Kostenrechnung die Journale fest, in denen die Kosten und Leistungen erfasst werden.

17 Referenz 11 D e r B e re ich " Sta nda rdjo urna le " : JOURNAL KOSTEN ERFASSEN Eingetragen wird das Journalkennzeichen für Kostenbuchungen. Um ein Journal auszuwählen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In einer Dropdownliste können Sie ein Journal auswählen und das Kennzeichen in das Feld übernehmen. JOURNAL KOSTEN UMBUCHEN Eingetragen wird das Journalkennzeichen für Kostenumbuchungen. Um ein Journal auszuwählen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In einer Dropdownliste können Sie ein Journal auswählen und das Kennzeichen in das Feld übernehmen. JOURNAL INNERBETRIEBLICHE LEISTUNGEN Eingetragen wird das Journalkennzeichen für Leistungsbuchungen. Um ein Journal auszuwählen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In einer Dropdownliste können Sie ein Journal auswählen und das Kennzeichen in das Feld übernehmen. JOURNAL WEITERVERR. LEISTUNGEN (KTR) Eingetragen wird das Journalkennzeichen für weiterverrechen-bare Leistungen an Kostenträger. Um ein Journal auszuwählen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In einer Dropdownliste können Sie ein Journal auswählen und das Kennzeichen in das Feld übernehmen.

18 12 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 JOURNAL WEITERVERR. LEISTUNGEN (PRJ) Eingetragen wird das Journalkennzeichen für weiterverrechen-bare Leistungen an Projekte. Um ein Journal auszuwählen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In einer Dropdownliste können Sie ein Journal auswählen und das Kennzeichen in das Feld übernehmen. Tipp: Spezielle Journale Sie sollten für die Buchungen der Kostenrechnung spezielle Journale anlegen (Finanzbuchhaltung -> Stapeldialogbuchungen) und keine Journale verwenden, die auch innerhalb der Finanzbuchhaltung verwendet werden. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen> [F10] beendet den Dialog und speichert die Eingaben Einstellungen Kostenschablonen Kostenschablonen ermöglichen, wiederkehrende gleichbleibende Kostenaufteilungen in der Finanzbuchhaltung zu automatisieren. Kostenschablonen können Sie einem Sachkonto in der Finanzbuchhaltung zuordnen oder in der Buchungsmaske eintragen. Wird ein Sachkonto (Kosten- /Erlöskonto), dem eine Kostenschablone zugewiesen ist, innerhalb einer Buchung angesprochen oder im Buchungsdialog eine Kostenschablone eingetragen, so erstellt das Programm die Kostenbuchung automatisch. In der Kostenschablone können Sie einstellen, ob sich dabei die Kostenaufteilungsmaske öffnen soll oder nicht. In der Schablone können Sie festlegen, auf welche Kostenstellen, Kostenträger und Projekte die Buchung aufgeteilt wird. Die Aufteilung des zu buchenden Kostenbetrags wird anteilsmäßig vorgenommen: Beispiel: Aufteilung: "40% / 20% / 40% " oder "150 qm / 250 qm / 210 qm". Der in einem Buchungsvorgang eingetragene Buchungsbetrag wird entsprechend der angegebenen Verteilung auf die einzelnen Kostenstellen, Kostenträger und Projekte gebucht. Hinweis: Automatikkonten Sofern die Automatikkonten als Kostenkonten angelegt sind und die damit verbundenen Kosten und Erlöse (z.b. Skonti und Währungsdifferenzen) kostenmäßig erfasst werden sollen, müssen den Automatikkonten (z.b. Skonto- und Währungsdifferenzkonten) Kostenschablonen zugewiesen werden, um im Multi-OPAusgleich eine Verteilung auf Kostenstellen (Kostenträger, Projekte) zu ermöglichen. Alternativ können Sie den Automatikkonten auch Hilfskostenstellen zuordnen und die

19 Referenz 13 Verteilung im Rahmen der Umlagen vornehmen Kostenstellenschablonen Hier können Sie Kostenschablonen für Kostenstellen hinterlegen. So rufen Sie die Kostenstellenschablonen auf: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Einstellungen / Kostenstellenschablonen". Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Kostenstellenschablonen.

20 14 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Mit der Funktionstaste [F3] oder [RETURN] auf eine Kostenstellenschablone in der Tabelle gelangen Sie in den Dialog zum Erfassen und Ändern der Kostenstellenschablonen. Verfügbare Tasten und Buttons: <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien. <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Löschen> Die Funktionstaste [F4] ermöglicht das Löschen der aktuell markierten Kostenstellenschablone nach einer Sicherheitsabfage. <Neu anlegen> Mit der Funktionstaste [F3] können Sie eine neue Kostenstellenschablone erfassen. <Bearbeiten> [RETURN] auf eine Kostenstellenschablone in der Auswahltabelle öffnet den Dialog zum Ändern und Erfassen der Kostenstellenschablonen.

21 Referenz Die Karteikarte "Allgemein" Hier werden die Grundinformationen zur Kostenschablone eingetragen. KOSTENSTELLENSCHABLONE Vergeben wird ein eindeutiger Schlüssel von für die Kostenschablone. Dieser Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Kostenstellenschablonen. Der Schlüssel muss sich innerhalb des Nummernkreises für Kostenstellenschablonen befinden, den Sie in den Grundeinstellungen festgelegt haben. KÜRZEL Hier können Sie ein Kürzel eintragen, das in der vorgelagerten Auswahltabelle der Kostenstellenschablonen angezeigt wird. BEZEICHNUNG Eingetragen wird die Bezeichnung der Kostenschablone (z.b. Aufteilung Miete nach Quadratmeter). Die Bezeichnung wird in der vorgelagerten Auswahltabelle angezeigt. VERARBEITUNGSART In diesem Feld können Sie über eine Schlüsselzahl einstellen, ob sich die Kostenbuchungsmaske öffnen soll oder nicht. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: 0 Aufteilen ohne Änderung Es wird keine Kostenbuchungsmaske geöffnet. Die Verteilung erfolgt komplett automatisch im Hintergrund.

22 16 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 1 Aufteilen und ändern mit Abfrage Das Programm öffnet die Kostenbuchungsmaske über eine Abfrage. 2 Aufteilen und ändern ohne Abfrage Das Programm öffnet generell bei dieser Kostenschablone die Kostenbuchungsmaske. Die Optionen 1 und 2 bieten Ihnen die Möglichkeit, die hier festgelegten Aufteilungen im Buchungsdialog zu ändern. Tipp: Aufteilung Um eine komplett manuelle Aufteilung auf mehrere Kostenstellen im Buchungsdialog vorzunehmen, legen Sie eine Kostenschablone ohne Aufteilungen mit der Verarbeitung "2" an. BEZUGSWERT Tragen Sie hier die insgesamt zu verteilende Größe ein, die Aufteilung des Bezugswertes wird in der Karteikarte "Aufteilungen" definiert. Beispiel: Soll eine Verteilung nach Prozent vorgenommen werden, geben Sie als Wert "100" ein. Soll die Gesamtquadratmeterfläche auf einzelne Kostenstellen aufgeteilt werden, tragen Sie die Gesamtfläche in Quadratmetern ein (z.b. "3400"). Hinweis: Bezugswert Um die Karteikarte "Aufteilungen" frei zu schalten, speichern Sie zunächst Ihre Kostenstellenschablone ohne Bezugswert! EINHEIT In diesem Feld hinterlegen Sie die Einheit, auf die sich die zu verteilende Größe bezieht (z.b. QM = Quadratmeter, Przt = Prozent). KOSTENTRÄGERSCHABLONE Hier können Sie eine Kostenträgerschablone hinterlegen, die zusätzlich zur Kostenstellenschablone in der Buchungserfassung vorgeschlagen wird. Drücken Sie die [F5]-Taste oder klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste, um eine zutreffende Kostenträgerschablone auszuwählen und den Schlüssel in das Feld zu übernehmen. PROJEKTSCHABLONE Hier können Sie eine Projektschablone hinterlegen, die zusätzlich zur Kostenstellenschablone in der Buchungserfassung vorgeschlagen wird. Drücken Sie die [F5]-Taste oder klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste, um eine zutreffende Projektschablone auszuwählen und den Schlüssel in das Feld zu übernehmen. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück.

23 Referenz 17 <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen. Symbolbuttons: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt der Kostenstellenschablone Die Karteikarte "Aufteilungen" In dieser Karteikarte wird der Bezugswert verteilt. Tragen Sie die Kostenstellen mit der jeweils zu verteilenden Menge ein. Weiterhin können Sie eine Gewichtung hinterlegen. KOSTENSTELLE In dieser Tabellenspalte wird die Kostenstelle eingetragen, auf welche die Kostenbuchung erfolgen soll. Wenn die Kostenbuchung auf mehrere Kostenstellen verteilt werden soll, müssen Sie für jede Kostenstelle eine eigene Aufteilungsbuchung mit entsprechender Menge eingeben.

24 18 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 MENGE Tragen Sie hier für jede Kostenaufteilung (Kostenstelle) die zu verteilende Menge ein. Soll der Gesamtbetrag einer Buchung nur auf eine Kostenstelle gebucht werden, tragen Sie als Menge die gesamte zu verteilende Größe ein (Feld: Bezugswert in der Kartei "Allgemein"). Bei einer Verteilung des Gesamtbetrags auf mehrere Kostenstellen, müssen Sie als Menge den Anteil an der gesamten zu verteilenden Größe eingeben. Die Mengen aller Aufteilungen müssen zusammen den in der Karteikarte "Allgemein" angegebenen Bezugswert ergeben. Beispiel: Möchten Sie eine prozentuale Aufteilung im Verhältnis 40:20:20:20 durchführen, müssen Sie 4 Aufteilungen eintragen. Dabei ist als Menge bei der ersten Aufteilung "40", bei der zweiten, dritten und vierten Aufteilung "20" anzugeben. Als gesamt zu verteilende Größe der Buchung muss "100" angegeben worden sein (Feld: Bezugswert in der Kartei "Allgemein"). Die Einheit ist Prozent. Bei einer Verteilung der Kostenbuchung nach Quadratmeteranteilen an der Gesamtfläche, ist pro Aufteilung der jeweilige Anteil in Quadratmeter einzutragen. Als gesamt zu verteilende Größe der Buchung muss die Gesamtquadratmeteranzahl angegeben worden sein (Feld: Bezugswert in der Kartei "Allgemein"). Der Gesamtbetrag der Kostenbuchung wird bei Anwendung der Schablone auf die Teilbuchungen entsprechend ihrem Anteil an der Gesamtmenge umgelegt. EINHEIT Die Einheit wird aus dem gleichnamigen Feld der Karteikarte "Allgemein" übernommen und kann nicht geändert werden. FAKTOR Um die zu verteilende Menge pro Kostenstelle zu gewichten, können Sie in diese Spalte einen Multiplikator eintragen. V Verarbeitungsart Hier können Sie über eine Schlüsselzahl die Verarbeitungsart der Gewichtung festlegen. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: 0 Gewichtung auf Restverteilmenge verrechnen Die Gewichtung wird mit der zu verteilenden Restmenge verrechnet. Beispiel: Gesamt zu verteilende Größe: 1000 qm Kostenstelle: 100 -> Menge: 500 qm -> Gewichtung: 1,3 -> zu verteilende Restmenge nach Verrechnung der Gewichtung: 350 qm 1 Gewichtung auf Bezugswert verrechnen Die Gewichtung wird mit der gesamt zu verteilenden Größe im Bezugswert der Karteikarte "Allgemein" verrechnet. Beispiel: Gesamt zu verteilende Größe: 1000 qm Kostenstelle: 100 -> Menge: 500 qm -> Gewichtung: 1,3 -> zu verteilende

25 Referenz 19 Restmenge: 500 qm / Gesamt zu verteilende Größe (Bezugswert) nach Verrechnung der Gewichtung: 1150 qm BUCHUNGSTEXT Hier können Sie einen Text eintragen, den das Programm als Buchungstext verwendet. F (Fix) Über diese Spalte können Sie festlegen, ob die Teilbuchung als fix oder variabel behandelt werden soll. Folgende Stati sind möglich: Aktiv = Fix Deaktiv = Variabel Hinweis: Wird keine Unterscheidung in fixe und variable Kosten aufgrund der von Ihnen erworbenen Version (Compakt/Standard/Profi) angeboten, so werden alle erfassten Kosten intern als Fixkosten gekennzeichnet. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück. <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen. Symbolbuttons: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt der Kostenstellenschablone Kostenträgerschablonen Hier können Sie Kostenschablonen für Kostenträger hinterlegen. So rufen Sie die Kostenträgerschablonen auf: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Einstellungen / Kostenträgerschablonen".

26 20 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Kostenträgerschablonen. Mit der Funktionstaste [F3] oder [RETURN] auf eine Kostenträgerschablone in der Tabelle gelangen Sie in den Dialog zum Erfassen und Ändern der Kostenträgerschablonen. Verfügbare Tasten und Buttons: <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden

27 Referenz 21 Kriterien. <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Löschen> Die Funktionstaste [F4] ermöglicht das Löschen der aktuell markierten Kostenträgerschablone nach einer Sicherheitsabfage. <Neu anlegen> Mit der Funktionstaste [F3] können Sie eine neue Kostenträgerschablone erfassen. <Bearbeiten> [RETURN] auf eine Kostenträgerschablone in der Auswahltabelle öffnet den Bearbeitungsdialog.

28 22 Kosten- und Leistungsrechnung V Die Karteikarte "Allgemein" Hier werden die Grundinformationen zur Kostenschablone eingetragen. KOSTENTRÄGERSCHABLONE Vergeben wird ein eindeutiger Schlüssel von für die Kostenschablone. Dieser Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Kostenträgerschablonen. Der Schlüssel muss sich innerhalb des Nummernkreises für Kostenträgerschablonen befinden, den Sie in den Grundeinstellungen festgelegt haben. KÜRZEL Hier können Sie ein Kürzel eintragen, das in der vorgelagerten Auswahltabelle der Kostenträgerschablonen angezeigt wird. BEZEICHNUNG Eingetragen wird die Bezeichnung der Kostenschablone (z.b. Aufteilung Miete nach Quadratmeter). Die Bezeichnung wird in der vorgelagerten Auswahltabelle angezeigt. VERARBEITUNGSART In diesem Feld können Sie über eine Schlüsselzahl einstellen, ob sich die Kostenbuchungsmaske öffnen soll oder nicht. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: 0 Aufteilen ohne Änderung Es wird keine Kostenbuchungsmaske geöffnet. Die Verteilung erfolgt komplett automatisch im Hintergrund.

29 Referenz 23 1 Aufteilen und ändern mit Abfrage Das Programm öffnet die Kostenbuchungsmaske über eine Abfrage. 2 Aufteilen und ändern ohne Abfrage Das Programm öffnet generell bei dieser Kostenschablone die Kostenbuchungsmaske. Die Optionen 1 und 2 bieten Ihnen die Möglichkeit, die hier festgelegten Aufteilungen im Buchungsdialog zu ändern. Tipp: Ändern der Aufteilung Um eine komplett manuelle Aufteilung auf mehrere Kostenträger im Buchungsdialog vorzunehmen, legen Sie eine Kostenschablone ohne Aufteilungen mit der Verarbeitung "2" an. BEZUGSWERT Tragen Sie hier die insgesamt zu verteilende Größe ein. Hinweis: Bezugswert Um die Karteikarte "Aufteilungen" frei zu schalten, speichern Sie zunächst Ihre Kostenstellenschablone ohne Bezugswert! EINHEIT In diesem Feld hinterlegen Sie die Einheit, auf die sich die zu verteilende Größe bezieht (z.b. QM = Quadratmeter, Przt = Prozent). Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück. <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen. Symbolbuttons: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt der Kostenträgerschablone.

30 24 Kosten- und Leistungsrechnung V Die Karteikarte "Aufteilungen" In dieser Karteikarte wird der Bezugswert verteilt. Tragen Sie die Kostenträger mit der jeweils zu verteilenden Menge ein. Weiterhin können Sie eine Gewichtung hinterlegen. KOSTENTRÄGER In dieser Tabellenspalte wird der Kostenträger eingetragen, auf welche die Kostenbuchung erfolgen soll. Wenn die Kostenbuchung auf mehrere Kostenträger verteilt werden soll, müssen Sie für jeden Kostenträger eine eigene Aufteilungsbuchung mit entsprechender Menge eingeben. MENGE Tragen Sie hier für jede Kostenaufteilung (Kostenträger) die zu verteilende Menge ein. Soll der Gesamtbetrag einer Buchung nur auf einen Kostenträger gebucht werden, tragen Sie als Menge die gesamte zu verteilende Größe ein (Feld: Bezugswert in der Kartei "Allgemein"). Bei einer Verteilung des Gesamtbetrags auf mehrere Kostenträger, müssen Sie als Menge den Anteil an der gesamten zu verteilenden Größe eingeben. Die Mengen aller Aufteilungen müssen zusammen den in der Karteikarte "Allgemein" angegebenen Bezugswert ergeben. EINHEIT Die Einheit wird aus dem gleichnamigen Feld der Karteikarte "Allgemein" übernommen und kann nicht geändert werden.

31 Referenz 25 FAKTOR Um die zu verteilende Menge pro Kostenträger zu gewichten, können Sie in diese Spalte einen Multiplikator eintragen. V (Verarbeitungsart) Hier können Sie über eine Schlüsselzahl die Verarbeitungsart der Gewichtung festlegen. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: 0 Gewichtung auf Restverteilmenge verrechnen Die Gewichtung wird mit der zu verteilenden Restmenge verrechnet. 1 Gewichtung auf Bezugswert verrechnen Die Gewichtung wird mit der gesamt zu verteilenden Größe im Bezugswert der Karteikarte "Allgemein" verrechnet. BUCHUNGSTEXT Hier können Sie einen Text eintragen, den das Programm als Buchungstext verwendet. F (Fix) Über diese Spalte können Sie festlegen, ob die Teilbuchung als fix oder variabel behandelt werden soll. Folgende Stati sind möglich: Aktiv = Fix Deaktiv = Variabel Anmerkung: Wird keine Unterscheidung in fixe und variable Kosten aufgrund der von Ihnen erworbenen Version (Compakt/Standard/Profi) angeboten, so werden alle erfassten Kosten intern als Fixkosten gekennzeichnet. Symbolbuttons: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt der Kostenträgerschablone Projektschablonen Hier können Sie Kostenschablonen für Projekte hinterlegen. So rufen Sie die Projektschablonen auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Einstellungen / Projektschablonen".

32 26 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Projektschablonen. Mit der Funktionstaste [F3] oder [RETURN] auf eine Projektschablone in der Tabelle gelangen Sie in den Dialog zum Erfassen und Ändern der Projektschablonen. Verfügbare Tasten und Buttons: <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien.

33 Referenz 27 <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Löschen> Die Funktionstaste [F4] ermöglicht das Löschen der aktuell markierten Projektschablone nach einer Sicherheitsabfage. <Neu anlegen> Mit der Funktionstaste [F3] können Sie eine neue Projektschablone erfassen. <Bearbeiten> [RETURN] auf eine Projektschablone in der Auswahltabelle öffnet den Bearbeitungsdialog Die Karteikarte "Allgemein" Hier werden die Grundinformationen zur Kostenschablone eingetragen.

34 28 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 PROJEKTSCHABLONE Vergeben wird ein eindeutiger Schlüssel von für die Kostenschablone. Dieser Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Projektschablonen. Der Schlüssel muss sich innerhalb des Nummernkreises für Projektschablonen befinden, den Sie in den Grundeinstellungen festgelegt haben. KÜRZEL Hier können Sie ein Kürzel eintragen, das in der vorgelagerten Auswahltabelle der Projektschablonen angezeigt wird. BEZEICHNUNG Eingetragen wird die Bezeichnung der Kostenschablone (z.b. Aufteilung Miete nach Quadratmeter). Die Bezeichnung wird in der vorgelagerten Auswahltabelle angezeigt. VERARBEITUNGSART In diesem Feld können Sie über eine Schlüsselzahl einstellen, ob sich die Kostenbuchungsmaske öffnen soll oder nicht. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: 0 Aufteilen ohne Änderung Es wird keine Kostenbuchungsmaske geöffnet. Die Verteilung erfolgt komplett automatisch im Hintergrund. 1 Aufteilen und ändern mit Abfrage Das Programm öffnet die Kostenbuchungsmaske über eine Abfrage. 2 Aufteilen und ändern ohne Abfrage Das Programm öffnet generell bei dieser Kostenschablone die Kostenbuchungsmaske. Die Optionen 1 und 2 bieten Ihnen die Möglichkeit, die hier festgelegten Aufteilungen im Buchungsdialog zu ändern. Tipp: Ändern der Aufteilung Um eine komplett manuelle Aufteilung auf mehrere Projekte im Buchungsdialog vorzunehmen, legen Sie eine Kostenschablone ohne Aufteilungen mit der Verarbeitung "2" an. BEZUGSGÖSSE Tragen Sie hier die insgesamt zu verteilende Größe ein. Hinweis: Bezugsgröße Um die Karteikarte "Aufteilungen" frei zu schalten, speichern Sie zunächst Ihre Kostenstellenschablone ohne Bezugsgröße! EINHEIT In diesem Feld hinterlegen Sie die Einheit, auf die sich die zu verteilende Größe bezieht (z.b. QM = Quadratmeter, Przt = Prozent). KEIN FILIALVERBUND Wenn Sie diese Option aktivieren, kommt die Projektschablone nicht in den Filialverbund, d.h. diese wird beim Austausch Filiale/Zentrale und umgekehrt nicht berücksichtigt.

35 Referenz 29 STAMMAUSWAHL SPERREN Bei Aktivierung dieser Option erscheint die Projektschablone nicht in der vorgelagerten Auswahltabelle. AUSWAHL SPERREN Aktivieren Sie diese Option, wenn die Projektschablone nicht in der Auswahltabelle erscheinen soll. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück. <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen. Symbolbuttons: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt der Projektschablone.

36 30 Kosten- und Leistungsrechnung V Die Karteikarte "Aufteilungen" In dieser Karteikarte tragen Sie die Projekte mit der jeweils zu verteilenden Menge ein. Weiterhin können Sie eine Gewichtung hinterlegen. PROJEKT In dieser Tabellenspalte wird das Projekt eingetragen, auf das die Kostenbuchung erfolgen soll. Wenn die Kostenbuchung auf mehrere Projekte verteilt werden soll, müssen Sie für jedes Projekt eine eigene Aufteilungsbuchung mit entsprechender Menge eingeben. MENGE Tragen Sie hier für jede Kostenaufteilung (Projekt) die zu verteilende Menge ein. Soll der Gesamtbetrag einer Buchung nur auf ein Projekt gebucht werden, tragen Sie als Menge die gesamte zu verteilende Größe ein (Feld: Bezugswert in der Kartei "Allgemein"). Bei einer Verteilung des Gesamtbetrags auf mehrere Projekte, müssen Sie als Menge den Anteil an der gesamten zu verteilenden Größe eingeben. Die Mengen aller Aufteilungen müssen zusammen den in der Karteikarte "Allgemein" angegebenen Bezugswert ergeben. EINHEIT Die Einheit wird aus dem gleichnamigen Feld der Karteikarte "Allgemein" übernommen und kann nicht geändert werden.

37 Referenz 31 FAKTOR Um die zu verteilende Menge pro Projekt zu gewichten, können Sie in diese Spalte einen Multiplikator eintragen. V Verarbeitungsart Hier können Sie über eine Schlüsselzahl die Verarbeitungsart der Gewichtung festlegen. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: 0 Gewichtung auf Restverteilmenge verrechnen Die Gewichtung wird mit der zu verteilenden Restmenge verrechnet. 1 Gewichtung auf Bezugswert verrechnen Die Gewichtung wird mit der gesamt zu verteilenden Größe im Bezugswert der Karteikarte "Allgemein" verrechnet. BUCHUNGSTEXT Hier können Sie einen Text eintragen, den das Programm als Buchungstext verwendet. F (Fix) Über diese Spalte können Sie festlegen, ob die Teilbuchung als fix oder variabel behandelt werden soll. Folgende Stati sind möglich: Aktiv = Fix Deaktiv = Variabel Anmerkung: Wird keine Unterscheidung in fixe und variable Kosten aufgrund der von Ihnen erworbenen Version (Compakt/Standard/Profi) angeboten, so werden alle erfassten Kosten intern als Fixkosten gekennzeichnet. Symbolbuttons: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt der Projektschablone Umlagedefinition Regelmäßig wiederkehrende Umbuchungen zwischen zwei Kostenstellen oder die Weiterverrechnung von Kosten einer Kostenstelle auf eine oder mehrere andere Kostenstellen werden durch Umlagen vollständig automatisiert (beispielsweise Umlagen von Hilfskostenstellen auf Hauptkostenstellen). Um eine Umlage von Erlösen zu ermöglichen, werden diese unabhängig vom Saldo der abgebenden Kostenstelle durchgeführt. Die Verbuchung von Umlagen erfolgt in der Kostenrechnung im Rahmen der Periodenverarbeitung nach den innerbetrieblichen Leistungen. Dabei wird die abgebende Kostenstelle kostenmäßig entlastet, die empfangende Kostenstelle belastet. Sie müssen mindestens eine Umlagekostenart angelegt haben, bevor Sie mit der Definition von Umlagen beginnen (Menü: Bearbeiten / Kostenarten).

38 32 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Tipp: Umlage Verwenden Sie für jede Umlage eine eigene Umlagenkostenart. Dadurch können Sie die Buchungen leichter nachvollziehen Umlagen anlegen So rufen Sie die Umlagendefinition auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Einstellungen / Umlagedefinition". Das Programm öffnet eine Tabelle zur Definition der Umlagen.

39 Referenz 33 STUFE Diese Spalte bestimmt die Reihenfolge der Verarbeitung. Sie können eine beliebige Zahl eingeben, die in mehreren nacheinander folgenden Umlagezeilen auch mehrfach vergeben werden kann (sollte). Zu beachten ist, dass die Summe der Aufteilungen innerhalb einer Stufe bei den Umlagearten 1 ("Kosten) und 2 ("Kostenart") immer 100% ergeben sollte. FOLGE Diese Spalte bestimmt die Reihenfolge der Verarbeitung innerhalb der Stufe. Sie können eine beliebige Zahl eintragen. Tipp: Folge Vergeben Sie die Zahlen für Stufe und Folge in 10er- oder 20er-Schritten, um später möglichst einfach neue Umlagezeilen einfügen zu können. AU Umlageart In dieser Spalte müssen Sie die Umlageart über eine Schlüsselzahl eintragen. Mit der [F5]-Taste können Sie eine Auswahltabelle öffnen und eine der folgenden Umlagearten auswählen: 0 Festwert Zwischen der abgebenden und der empfangenden Kostenstelle wird ein fester Wert umgelegt, der sich aus Menge x Wert pro Einheit errechnet. Diese Umlageart kann zu einer Unter- bzw. Überdeckung führen.

40 34 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 1 Kosten Zwischen der abgebenden und der empfangenden Kostenstelle werden die Gesamtkosten der abgebenden Kostenstelle einer Periode als prozentuale Aufteilung umgelegt. Sind an der Umlage mehrere empfangende Kostenstellen beteiligt, dann sollte die Summe der Aufteilungen innerhalb der gleichen Stufe 100% ergeben. 2 Kostenart Wie Kosten, mit dem Unterschied, dass nicht die Gesamtkosten der abgebenden Kostenstelle umgelegt werden, sondern nur die Kosten, die mit der angegebenen umzulegenden Kostenart gebucht worden sind. Die übrigen Kosten werden nicht umgelegt. 3 Kostenartenbezug Wie Kostenart, wobei das Programm die empfangenden Kostenstellen und die prozentuale Aufteilung anhand der Bezugskostenart automatisch ermittelt. Auf der abgebenden Kostenstelle werden ebenfalls nur die Kosten umgelegt, die mit der angegebenen umzulegenden Kostenart gebucht wurden. Die Aufteilung und die damit verbundene Ermittlung der empfangenden Kostenstellen geschieht im gleichen Verhältnis wie die mit der angegebenen Bezugskostenart durchgeführten Buchungen. Es erfolgt keine Umlage der Kosten, die nicht mit der umzulegenden Kostenart gebucht worden sind. KOART Tragen Sie in dieser Spalte die Nummer der zu verwendenden Umlagekostenart ein. Um eine Kostenart zu suchen, drücken Sie die Funktionstaste [F5]. Das Programm öffnet die Auswahltabelle der Kostenarten. Wählen Sie die zutreffende Kostenart aus und übernehmen Sie die Kostenartennummer in die Spalte. Umlagebuchungen werden mit der angegebenen Umlagekostenart gebucht, die Angabe einer Umlagekostenart ist zwingend notwendig. ABGEB.KOST Tragen Sie hier die Nummer der Kostenstelle ein, deren Kosten auf andere Kostenstellen umgelegt werden sollen. Die abgebende Kostenstelle wird durch die Umlage kostenmäßig entlastet. Um eine Kostenstelle zu suchen, drücken Sie die Funktionstaste [F5]. Das Programm öffnet die Auswahltabelle der Kostenstellen. Wählen Sie die zutreffende Kostenstelle aus und übernehmen Sie die Kostenstellennummer in die Spalte. EMPF.KOST Tragen Sie hier die Nummer der Kostenstelle ein, welche die Kosten der abgebenden Kostenstelle empfängt. Die empfangende Kostenstelle wird durch die Umlage kostenmäßig belastet. Um eine Kostenstelle zu suchen, drücken Sie die Funktionstaste [F5]. Das Programm öffnet die Auswahltabelle der Kostenstellen. Wählen Sie die zutreffende Kostenstelle aus und übernehmen Sie die Kostenstellennummer in die Spalte. Hinweis: Kostenartenbezug Die empfangende Kostenstelle ist bei "Umlagenart = 3 ("Kostenartenbezug") nicht anzugeben, weil die empfangenden Kostenstellen vom Programm automatisch ermittelt werden. UMZ.KOART

41 Referenz 35 Diese Spalte nimmt die umzulegende Kostenart auf, wenn Sie als Umlageart 2 ("Kostenart") gewählt haben. Um eine Kostenart zu suchen, drücken Sie die Funktionstaste [F5]. Das Programm öffnet die Auswahltabelle der Kostenarten. Wählen Sie die zutreffende Kostenart aus und übernehmen Sie die Kostenartennummer in die Spalte. BEZUGS.KOAR Tragen Sie hier die Bezugskostenart ein, wenn Sie als Umlageart 3 ("Kostenartbezug") gewählt haben. Um eine Kostenart zu suchen, drücken Sie die Funktionstaste [F5]. Das Programm öffnet die Auswahltabelle der Kostenarten. Hier können Sie die zutreffende Kostenart auswählen und die Kostenartennummer in die Spalte übernehmen. W (Bezugswert) Wenn Sie die Umlageart "Kostenartenbezug" verwenden, können Sie hier festlegen, ob als Basis für die Verteilung die gebuchten Mengen (z.b. Stück) oder die gebuchten Werte (Euro) genutzt werden sollen. BEZ.-GR (Bezugsgröße) Soll die Kostenart mit in die Berechnung der Kosten einer Bezugsgröße (Einheit, z. B. Reparaturstunden, Kilowattstunden usw.) einbezogen werden, ordnen Sie die Bezugsgröße hier zu. MENGE Geben Sie hier die umzulegende Menge ein. Bei der Umlageart 1 ("Kosten") und 2 ("Kostenart") ist dies immer ein Prozentsatz. Haben Sie Umlageart 3 ("Kostenartenbezug") angegeben, bleibt das Feld leer. Das Programm ermittelt hier die prozentuale Aufteilung automatisch. EINHEIT Hier können Sie die Bezugseinheit eintragen. Bei der Umlageart 1 ("Kosten"), 2 ("Kostenart") und 3 ("Kostenartenbezug") wird der Einheitenschlüssel für "Prozent" eingetragen, bei der Umlageart 0 ("Festwert") können Sie eine der von Ihnen angelegten Einheiten verwenden. WERT Für die Umlageart 0 ("Festwert") ist hier der Wert einer Einheit in Euro anzugeben. K PR Proportionalität Kostenart Wählen Sie über die [F5]-Taste unter folgenden Optionen: 0 Keine Es wird bei der Umlage nicht in fixe und variable Kosten unterschieden, die Umlagebuchungen werden unabhängig der Buchungen auf der abgebenden Kostenstelle als "fix" behandelt. 1 Fix Es werden nur die fixen Kosten der abgebenden Kostenstelle umgelegt und gebucht. 2 Variabel Es werden nur die variablen Kosten der abgebenden Kostenstelle umgelegt und gebucht.

42 36 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Hinweis: Fixe und variable Kosten Soll bei der Umlage eine Unterscheidung in fixe und variable Kosten vorgenommen werden, müssen Sie die Umlagedefinition einmal für die fixen Kosten mit 1 ("Fix") und einmal mit 2 ("Variabel") eintragen. B Proportionalität Bezugskostenart Für die Umlageart 3 ("Kostenartenbezug") können Sie zusätzlich eine der folgenden Optionen auswählen: 0 Keine Die Ermittlung der Aufteilung und somit der empfangenden Kostenstellen erfolgt im Verhältnis unabhängig davon, ob die mit der angegebenen Bezugskostenart durchgeführten Buchungen fix oder variabel sind. Die durchgeführten Umlagebuchungen werden als fix behandelt. 1 Fix Zur Ermittlung der Aufteilung werden nur die fixen Kosten berücksichtigt, die mit der angegebenen Bezugskostenart gebucht wurden. 2 Variabel Zur Ermittlung der Aufteilung werden nur die variablen Kosten berücksichtigt, die mit der angegebenen Bezugskostenart gebucht wurden. Hinweis: Fixe und variable Kosten Soll bei der Umlage eine Unterscheidung in fixe und variable Kosten vorgenommen werden, müssen Sie die Umlagedefinition einmal für die fixen Kosten mit 1 ("Fix") und einmal mit 2 ("Variabel") eintragen. ILV-BG (ILV= Interne Leistungsverrechnung) Soll die Kostenart mit in die Berechnung der Kosten einer Leistungsart einbezogen werden, ordnen Sie hier die Bezugsgröße der Leistungsart zu. Beispiel: Reparaturarbeit wird in Form von Reparaturstunden geleistet. Um die Kosten der aktuellen Umlage in die Kostenberechnung der Reparaturstunden (Ziel: wieviel kostet eine Reparaturstunde) einzubeziehen, tragen Sie in dieses Feld die Bezugsgröße "Reparaturstunden" ein. Verfügbare Tasten und Buttons: <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien. <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der

43 Referenz 37 Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Zeile speichern> Mit der Funktionstaste [F12] können Sie Änderungen an einer Zeile speichern. Sie können mehrere Umlagezeilen für die gleiche Kostenstelle definieren, um beispielsweise die Kosten einer Kostenstelle auf mehrere Kostenstellen umzulegen. <Nach Reihenfolge sortieren> Nutzen Sie diese Funktion, um die erfasste(n) Zeile(n) in der Reihenfolge der Verarbeitung zu sortieren. <Prüfen> Prüft die Umlage auf Vollständigkeit und Verrechnungsplausibilität. Das Prüfprotokoll können Sie entweder auf dem Bildschirm anzeigen, in den Druckspooler übergeben oder direkt auf den Drucker ausgeben Arbeiten mit Umlagen Dieses Kapitel zeigt Ihnen anhand einiger Beispiele, wie Umlagen definiert werden. Sie können mehrere Umlagen (also Zeilen) anlegen, welche die gleiche abgebende Kostenstelle verwenden. Diese Vorgehensweise ermöglicht es Ihnen die Kosten einer Kostenstelle auf mehrere Kostenstellen umzulegen. Die Summe der Aufteilungen muss in der Regel 100% Prozent ergeben, bezogen auf die gleiche abgebende Kostenstelle und die gleiche Stufe. Beispiel 1 Die Gesamtkosten der Hilfskostenstelle 1001 sollen im Verhältnis 30:30:40 auf die Kostenstellen 2001, 3001 und 4001 umgelegt werden. Beispiel 2 Die Gesamtkosten der Kostenstellen 2001, 3001 und 4001 sollen vollständig, die der Kostenstelle 5001 zur Hälfte auf Kostenstelle 1001 und die andere Hälfte auf Kostenstelle 2505 umgelegt werden. Beispiel 3 Die Gesamtkosten der Kostenstellen 1500, 1501 und 1502 sollen zuerst auf Kostenstelle 1001 umgelegt werden. Die Gesamtkosten der Kostenstelle 1001 und 2001 sollen danach auf Kostenstelle 5000 umgelegt werden. Die daraus resultierenden Gesamtkosten der Kostenstelle 5000 zusammen mit den Gesamtkosten der Kostenstelle 6000 und 7000 auf Kostenstelle Verwenden Sie unterschiedliche Stufen, um eine solche mehrstufige Umlage zu erzeugen. Dabei wird für die zuerst vorzunehmende Umlage die kleinste Stufe vergeben und für die letzte Umlage die höchste Stufe. Beispiel 4 Es soll ein Festwert von 350 Euro von Kostenstelle 5000 auf Kostenstelle 6000 umgelegt werden. Legen Sie zunächst eine Einheit "EUR" an (Hauptmenü "Bearbeiten" / "Bezugsgrößen"). Geben Sie die Umlage gemäß einer der beiden gezeigten Arten ein. Das betragsmäßige Ergebnis der beiden Eingabevarianten ist identisch, lediglich die in den Auswertungen

44 38 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 ausgewiesene Menge ist unterschiedlich. Eingabevariante 1: 1 x 350 EUR Eingabevariante 2: 350 x 1 EUR Beispiel 5 Alle Kosten, die mit der Kostenart 4930 gebucht worden sind, sollen von der Kostenstelle 1001 auf die Kostenstelle 5025 und 6025 in Verhältnis 20:80 umgelegt werden. Als Umlagekostenart ist die 9010 zu verwenden. Beispiel 6 Alle Kosten, die mit der Kostenart 4930 und 4940 gebucht worden sind, sollen von der Kostenstelle 1000 jeweils zu 100% auf die Kostenstelle 5030 und 6030 umgelegt werden. Die verbleibenden Kosten auf Kostenstelle 1000 werden im Verhältnis 25:75 auf die Kostenstellen 7030 und 8030 verteilt. Beispiel 7 In der Periode , für welche die Umlage erfolgt, sind folgende Buchungen zur Kostenart 4940 vorhanden: Kostenart belastete Kostenstelle Betrag % von Gesamt Gesamt ,00 EUR 250,00 EUR 100,00 EUR 1000,00 EUR 65% 25% 10% 100% Auf der Kostenstelle 1001 wurden Kosten (Kostenart: 6520) von insgesamt 1500 EUR gebucht. Diese Nebenkosten sollen nun im gleichen Verhältnis und auf die gleichen empfangenden Kostenstellen umgelegt werden wie die Kosten, die mit der Kostenart 4940 gebucht worden sind. Als Umlagekostenart ist 9011 zu verwenden. Die empfangenden Kostenstellen mit den Aufteilungen werden aus allen Buchungen der Periode vom Programm automatisch ermittelt. Es ergeben sich somit folgende Umlagebuchungen: Kostenart abgeb. Kostenstelle empf. Kostenstelle Betrag % Gesamt: ,00 EUR 375,00 EUR 150,00 EUR 1500,00 EUR 65% 25% 10% 100% Zeiträume Hier können Sie den Buchungszeitraum wechseln wenn Sie bspw. Buchungen in einer anderen Periode vornehmen wollen. So rufen Sie die Zeiträume auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Zeiträume".

45 Referenz 39 Das Programm öffnet den Dialog "Buchungszeiträume Finanzbuchhaltung". Der aktuelle Buchungszeitraum wurde bereits automatisch angelegt. Den für die Buchungen in der Kostenrechnung aktuellen Belegzeitraum sehen Sie in der Spalte STATUS. Um in eine andere Periode zu buchen, markieren Sie dazu den gewünschten Buchungszeitraum und klicken Sie auf den Button <Zeitraum auswählen>. Verfügbare Tasten und Buttons: <Ändern> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien.

46 40 Kosten- und Leistungsrechnung V Bezugsgrößen Bezugsgrößen sind der Maßstab der Kostenverursachung zum Zwecke der Kostenplanung und Kontrolle und zur Kalkulation. In der Kosten- und Leistungsrechnung werden Bezugsgrößen als Mengeneinheiten, wie Stunden, Quadratmeter, Prozent oder Stück im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung verwendet. So rufen Sie die Bezugsgrößen auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Bezugsgrößen". Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Bezugsgrößen.

47 Referenz 41 Mit der Funktionstaste [F3] oder [RETURN] auf eine Bezugsgröße in der Tabelle gelangen Sie in den Dialog "Erfassen/Ändern Bezugsgrößen". Verfügbare Tasten und Buttons: <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien. <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Löschen> Die Funktionstaste [F4] ermöglicht das Löschen der aktuell markierten Bezugsgröße nach einer Sicherheitsabfage. <Neu anlegen> Mit der Funktionstaste [F3] können Sie eine neue Bezugsgröße erfassen.

48 42 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 <Bearbeiten> [RETURN] auf eine Bezugsgröße in der Auswahltabelle öffnet den Bearbeitungsdialog Die Karteikarte "Allgemein" Im Dialog "Erfassen/Ändern Bezugsgrößen" werden in dieser Karteikarte die allgemeinen Daten zur Bezugsgröße eingetragen: EINHEIT Vergeben wird ein eindeutiger 5-stelliger alphanumerischer Schlüssel. Dieser Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Bezugsgrößen. KÜRZEL Hier können Sie ein Kürzel eintragen, das in der vorgelagerten Auswahltabelle der Bezugsgrößen angezeigt wird. BEZEICHNUNG Eingetragen wird die Bezeichnung der Bezugsgröße (z.b. Fertigungsstunden). Die Bezeichnung wird in der vorgelagerten Auswahltabelle angezeigt. KEIN FILIALVERBUND

49 Referenz 43 Wenn Sie diese Option aktivieren, kommt die Bezugsgröße nicht in den Filialverbund, d. h. diese wird beim Austausch Filiale/Zentrale und umgekehrt nicht berücksichtigt. STAMMAUSWAHL SPERREN Bei Aktivierung dieser Option erscheint die Bezugsgröße nicht in der vorgelagerten Auswahltabelle. AUSWAHL SPERREN Aktivieren Sie diese Option, wenn die Bezugsgröße nicht in der Auswahltabelle erscheinen soll. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> Die Funktionstaste [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück. <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen. <Duplizieren von> Wird eine Bezugsgröße neu angelegt und sollen die Daten von einer bereits bestehenden Bezugsgröße übernommen werden, drücken Sie auf dem Feld EINHEIT die Funktionstaste [F9], nachdem Sie einen neuen Schlüssel in das Feld eingetragen haben. Das Programm öffnet die Auswahltabelle der Bezugsgrößen und Sie haben die Möglichkeit, die Einheit auszuwählen, von der die Daten übernommen werden sollen. Planungs- und Prognosedaten der Bezugsgröße werden nicht übernommen! Funktionen der Symbolleiste: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt der Kostenart. <Planung> Druckt die Planung der Bezugsgröße für das aktuelle Geschäftsjahr. <Prognose> Druckt die Prognose der Bezugsgröße für das aktuelle Geschäftsjahr Die Karteikarten "Planung" und "Prognose" Für die Bezugsgrößen in der Kostenrechnung stehen Funktionen für Planung und Prognose zur Verfügung. Lesen Sie dazu folgende Kapitel: Planung Prognose

50 44 Kosten- und Leistungsrechnung V Kostenarten Über die Kostenarten werden die Kosten eines Zeitabschnitts, die zur Leistungserstellung notwendig waren, gesammelt und gegliedert wiedergegeben. Kostenarten bilden die Grundlage der Kostenartenrechnung, die damit die Frage beantwortet, welche Kosten - für welchen Zweck - in welcher Höhe angefallen sind. So können Sie Kostenarten anlegen und bearbeiten: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Kostenarten". Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Kostenarten.

51 Referenz 45 Mit dem Button <Bearbeiten> oder [RETURN] auf die aktuell markierte Kostenart können Sie dieselbe bearbeiten. So können Sie vorhandene Sachkonten als Kostenarten übernehmen: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Kostenarten". Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Kostenarten. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Button <Bearbeiten> und dann auf "Sachkonten als Kostenarten übernehmen". Das Programm öffnet die Eingabe Listenausdruck. 3. Legen Sie in den Feldern VON SACHKONTO BIS SACHKONTO den Sachkontenbereich fest, von dem Sie Kostenarten erstellen möchten. 4. Aktivieren Sie bei Bedarf den Status der Felder KOSTENSTELLENPFLICHT, KOSTENTRÄGERPFLICHT und/oder PROJEKTPFLICHT. 5. Setzen Sie den Status des Feldes KURZE KONTENARTEN aktiv, wenn Sie mit kurzen Kontenarten (z.b statt 2000/000) arbeiten möchten. 6. Aktivieren Sie den Status des Feldes VORGANG DURCHFÜHREN und klicken Sie auf den Button <Ausdruck starten>. Verfügbare Tasten und Buttons: <Sortieren>

52 46 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien. <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Löschen> Die Funktionstaste [F4] ermöglicht das Löschen der aktuell markierten Kostenart nach einer Sicherheitsabfage. <Neu anlegen> Mit der Funktionstaste [F3] können Sie eine neue Kostenart erfassen. <Bearbeiten> [RETURN] auf eine Kostenart in der Auswahltabelle öffnet den Bearbeitungsdialog. Funktionen der Symbolleiste: <Bearbeiten> Mit [F6] können Sie vorhandene Sachkonten als Kostenarten übernehmen.

53 Referenz Die Karteikarte "Allgemein" Diese Karteikarte nimmt die allgemeinen Daten zur Kostenart auf. KOSTENART Vergeben wird ein eindeutiger Schlüssel von für die Kostenart. Dieser Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Kostenarten. KÜRZEL Hier können Sie ein Kürzel eintragen, das in der vorgelagerten Auswahltabelle der Kostenarten angezeigt wird. BEZEICHNUNG Eingetragen wird die Bezeichnung der Kostenart. Die Bezeichnung wird in der vorgelagerten Auswahltabelle angezeigt. D e r B e re ich " Ko s te na rte nde finitio n" VERARBEITUNGSART Über die Verarbeitungsart legen Sie die Herkunft der Kostengüter für jede Kostenart fest. Mit der [F5]-Taste oder einem Klick auf die Pfeiltaste können Sie in einer Dropdownliste eine der folgenden Verarbeitungsarten auswählen: 0 Primärkostenart Primärkostenarten (ursprüngliche Kosten) resultieren aus dem bewerteten Verzehr 47

54 48 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 jener Güter, die das Unternehmen von Dritten bezieht (fremdbezogenen Waren und Leistungen). Beispiele hierfür sind Kosten für eine Werbeagentur, Fremdkapitalzinsen, Reparaturrechnungen, Büromaterial usw. In der Kostenrechnung fallen Primäre Kostenarten ausschließlich in der Finanzbuchhaltung an und können auch nur dort erfasst werden. 1 Sekundärkostenart Sekundärkosten oder auch abgeleitete Kosten entstehen durch innerbetriebliche Leistungen. In der Kostenrechnung werden sekundäre Kostenarten für Kostenbuchungen innerhalb der Kostenrechnung benötigt. 2 Umlagekostenart Umlagekosten sind die weiterverrechneten Kosten im Rahmen der Kostenstellenumlage. Umlagekostenarten können in der Kostenrechnung nicht direkt bebucht werden. VORSCHLAG ABGEB. KOST Hier kann die abgebende Kostenstelle angegeben werden, wenn die Verarbeitungsart "Umlagekostenart" gewählt wurde. BEZUGSEINHEIT Größe, mit der die Kostenart in Bezug steht, z.b. Kilowattstunden, Quadratmeter. Um eine Bezugseinheit zu suchen, drücken Sie die Funktionstaste [F5] oder Klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste. In einer Auswahltabelle können Sie die zutreffende Einheit auswählen und in das Feld übernehmen. D e r B e re ich " B e trie bs buchha ltung" : SACHKONTO Für die zusätzliche Verbuchung von sekundären Kostenarten im Journalsystem der Finanzbuchhaltung können Sie hier ein Sachkonto hinterlegen. Bleibt das Feld leer, wird für die Journalverbuchung von sekundären Kosten das in den Grundeinstellungen hinterlegte Sachkonto verwendet ( Basisdaten -> Standardsachkonten). Drücken Sie die [F5]-Taste oder klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste, um ein Sachkonto auszuwählen und die Kontonummer in das Feld zu übernehmen. Tipp: Spezielle Kontenklasse Für diese Konten sollte im Kontenrahmen eine spezielle Kontenklasse vorgesehen werden (z.b. SKR03 -> Klasse 7 Betriebsbuchhaltung) D e r B e re ich " Pa ra m e te r" : ERLÖSART Handelt es sich bei dieser Kostenart um Erlöse, aktivieren Feldes. Sie den Status dieses FIX Hier können Sie definieren, ob die Kostenart als Fix behandelt werden soll. Diese Einstellung ist ein Vorgabewert, da die Kostenaufspaltung in fixe und variable Kosten nur sinnvoll in Verbindung mit der Kostenstelle erfolgen kann. Stati: Aktiv = Fix

55 Referenz 49 Deaktiv = Variabel KOSTENART ABGRENZEN Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Kostenbelastungen vorerst in eine 13. Periode gebucht. Sie können danach manuell die Verteilung der Kosten in die jeweiligen Perioden vornehmen. KEIN FILIALVERBUND Wenn Sie diese Option aktivieren, kommt die Kostenart nicht in den Filialverbund, d.h. diese wird beim Austausch Filiale/Zentrale und umgekehrt nicht berücksichtigt. STAMMAUSWAHL SPERREN Bei Aktivierung dieser Option erscheint die Kostenart nicht in der vorgelagerten Auswahltabelle. AUSWAHL SPERREN Aktivieren Sie diese Option, wenn die Bezugsgröße nicht in der Auswahltabelle erscheinen soll. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> Mit der Funktionstaste [F10] werden Änderungen gespeichert und der Dialog geschlossen. <Nur Speichern> [STRG]+[F10] ermöglicht Ihnen das Speichern von Änderungen ohne den Dialog zu verlassen. <Duplizieren von> [ALT]+[D] ermöglicht das Duplizieren der aktuell markierten Kostenart. Funktionen der Symbolleiste: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt der Kostenart Die Karteikarte "Zulässige KoSt" In dieser Karteikarte legen Sie fest, welche Kostenstellen in Verbindung mit der Kostenart bebucht werden können. Somit kann sichergestellt werden, dass bestimmte Kostenstellen (bzw. Kostenbereiche und deren zugeordnete Kostenstellen) nur mit den angegebenen Kostenarten bebucht werden können. Die Überprüfung erfolgt bei der Buchungserfassung. Hinweis:

56 50 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Kostenstellen Einstellungen in dieser Karteikarte können erst dann erfolgen, wenn Kostenstellen angelegt sind. Wenn Sie keine Kostenstellen in der Tabelle eintragen, sind alle Kostenstellen zulässig. VON KST / BIS KST Hier können Sie einen zusammenhängenden Bereich von Kostenstellen eintragen (VON/ BIS KOSTENSTELLE), mit der die Kostenart bebuchbar sein soll. NUR KST Tragen Sie hier eine bestimmte Kostenstelle ein, die in Verbindung mit der Kostenart bebucht werden kann. VON KBEREICH / BIS KBEREICH Statt Kostenstellen können Sie auch Kostenstellenbereiche eintragen. Ein zusammenhängender Bereich wird in diesen Spalten (VON/BIS KOSTENSTELLENBEREICH) festgelegt. Die Kostenart ist dann nur mit denjenigen Kostenstellen bebuchbar, die den angegebenen Bereichen zugeordnet sind. NUR KBEREICH Tragen Sie einen bestimmten Kostenstellenbereich ein, dessen zugeordneten Kostenstellen in Verbindung mit der Kostenart bebucht werden können.

57 Referenz Die Karteikarte "EAP" In der Karteikarte "EAP" definieren Sie das Verhalten dieser Kostenart bei Auswertungen über das Tool EAP (Auswertungen) Leistungsarten Leistungen sind im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung von Bedeutung. Leistungsarten werden benötigt, wenn sekundäre Kosten von einer Kostenstelle auf eine andere Kostenstelle oder einen Kostenträger gebucht werden sollen. Bei jeder Leistungsbuchung ist eine Leistungsart anzugeben, damit bekannt ist, welche Kosten umgebucht werden. Es werden generell zwei Leistungsarten unterschieden: Innerbetriebliche Leistungen sind alle Leistungen, die von einer Kostenstelle auf eine andere Kostenstelle gebucht werden. Weiterverrechenbare Leistungen sind Leistungen von Hauptkostenstellen an einen Kostenträger. Das Buchen von innerbetrieblichen oder weiterverrechenbaren Leistungen erfolgt nicht betragsmäßig, sondern in Mengen und Einheiten (z.b. Handwerkerstunde, Technikerstunde, Kilowattstunden, Quadratmeter etc.). Die betragsmäßige Bewertung

58 52 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 einer Leistung wird im Rahmen der Periodenverarbeitung vorgenommen - entweder mit einem festen Kostensatz oder mit einem vom Programm ermittelten Verrechnungssatz. Zwischen Leistungsarten und innerbetrieblicher Leistungsverrechnung besteht folgender Zusammenhang: Festlegung der benötigten Leistungsarten (z.b. "Handwerkerstunde", "Strom"...) und Zuordnung einer Einheit (z.b. "Stunden", "Kilowattstunden" ). Wenn Leistungen mit einem festen Leistungssatz bewertet werden (Grundeinstellungen -> Leistungsverrechnung) wird zusätzlich ein Verrechnungssatz pro Einheit hinterlegt (z.b. "35 EUR/Stunde", "0,06 EUR/Kilowattstunde"). Leistungen von Kostenstellen für Kostenträger werden über das Buchen von weiterverrechenbaren Leistungen erfasst. Leistungen von Kostenstellen für Kostenstellen werden über das Buchen von innerbetrieblichen Leistungen erfasst. Bei jeder Buchung müssen Sie die Leistungsart und die Menge angeben. Im Rahmen der Periodenverarbeitung werden die mengenmäßigen Buchungen entweder mit dem hinterlegten oder mit dem errechneten Kostensatz bewertet, so dass für die Leistungen auch eine betragsmäßige Verbuchung erfolgt. So rufen Sie die Leistungsarten auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Leistungsarten". Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Leistungsarten.

59 Referenz 53 [RETURN] auf eine Leistungsart oder ein Klick auf den Button <Bearbeiten> öffnet den Dialog zum Erfassen und Ändern der Leistungsarten. Verfügbare Tasten und Buttons: <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien. <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Löschen> Mit der Funktionstaste [F4] können Sie die aktuell markierte Leistungsart nach einer Abfrage löschen. <Neu anlegen> Mit der Funktionstaste [F3] legen Sie eine neue Leistungsart an. <Bearbeiten>

60 54 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Mit [RETURN] können Sie die aktuell markierte Leistungsart bearbeiten. Funktionen der Symbolleiste: <Bearbeiten> [F6] öffnet folgendes Menü mit Optionen zur Leistungsplanung bzw. Leistungsprognose:

61 Referenz Die Karteikarte "Allgemein" Diese Karteikarte nimmt die allgemeinen Daten zur Leistungsart auf. LEISTUNG Vergeben wird ein eindeutiger Schlüssel von für die Leistungsart. Dieser Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Leistungen. KÜRZEL Hier können Sie ein Kürzel eintragen, das in der vorgelagerten Auswahltabelle der Leistungen angezeigt wird. BEZEICHNUNG Eingetragen wird die Bezeichnung der Leistung (z.b. "Strom", "Handwerkerstunden"). Die Bezeichnung wird in der vorgelagerten Auswahltabelle angezeigt. BEZUGSEINHEIT Eingetragen wird die Einheit, in der die Leistung mengenmäßig erfasst wird (z.b. "KWH", "STD"). Um die zutreffende Bezugseinheit auszuwählen und in das Feld zu übernehmen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. WEITERVERRECHENBAR Aktivieren Sie den Status dieses Feldes, wenn diese Leistungsart weiter verrechnet werden soll.

62 56 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 D e r B e re ich " Fe s te Le is tungs s ä tz e..." Kostensätze können Sie nur erfassen, wenn in den Grundeinstellungen die Leistungsverrechnung "mit festem Kostensatz eingestellt" ist. Im Rahmen der Periodenverarbeitung werden die mengenmäßig gebuchten Leistungen dann mit dem hier eingetragenen Kostensatz bewertet und verbucht. KOSTENSATZ FIX Fester Kostensatz, der sich aus den fixen Kosten ergibt. KOSTENSATZ VARIABEL Fester Kostensatz, der sich aus den variablen Kosten ergibt. KOSTENSATZ VOLL Der Vollkostensatz errechnet sich aus Kostensatz fix plus Kostensatz variabel. GENERELL VERWENDEN Wenn immer mit einem festen Satz gerechnet werden soll, muss der Status dieses Feldes aktiviert werden. D e r B e re ich " B e trie bs buchha ltung..." SACHKONTO Für die zusätzliche Verbuchung von sekundären Kostenarten (Leistungen) im Journalsystem der Finanzbuchhaltung können Sie hier ein Sachkonto hinterlegen. Bleibt das Feld leer, wird für die Journalverbuchung von sekundären Kosten das in den Grundeinstellungen hinterlegte Sachkonto verwendet (Basisdaten -> Standardsachkonten). Drücken Sie die [F5]-Taste oder klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste, um ein Sachkonto auszuwählen und die Kontonummer in das Feld zu übernehmen. STAMMAUSWAHL SPERREN Bei Aktivierung dieser Option erscheint die Leistungsart nicht in der vorgelagerten Auswahltabelle. AUSWAHL SPERREN Aktivieren Sie diese Option, wenn die Leistungsart nicht in der Auswahltabelle erscheinen soll. KEIN FILIALVERBUND Wenn Sie diese Option aktivieren, kommt die Leistungsart nicht in den Filialverbund, d. h. diese wird beim Austausch Filiale/Zentrale und umgekehrt nicht berücksichtigt. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück. <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen.

63 Referenz 57 <Duplizieren von> Wird eine neue Leistungsart angelegt und sollen die Daten von einer bereits bestehenden Leistungsart übernommen werden, drücken Sie auf dem Feld LEISTUNG die Funktionstaste [F9], nachdem Sie einen neuen Schlüssel in das Feld eingetragen haben. Das Programm öffnet die Auswahltabelle der Leistungsarten und Sie haben die Möglichkeit, die Einheit auszuwählen, von der die Daten übernommen werden sollen. Hinweis: Planungs- und Prognosedaten der Leistungsart werden beim Duplizieren nicht übernommen! Funktionen der Symbolleiste: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt der Leistungsart. <Planung> Druckt die Planung der Leistungsart für das aktuelle Geschäftsjahr. <Prognose> Druckt die Prognose der Leistungsart für das aktuelle Geschäftsjahr Die Karteikarten "Planung" und "Prognose" Für die Leistungsarten in der Kostenrechnung stehen Funktionen für Planung und Prognose zur Verfügung. Lesen Sie dazu folgende Kapitel: Planung Prognose

64 58 Kosten- und Leistungsrechnung V Die Karteikarte "EAP" In dieser Karteikarte definieren Sie das Verhalten dieser Leistungsart bei Auswertungen über das Tool EAP (Auswertungen) Kostenstellenbereiche Über die Definition von Kostenstellenbereichen können Sie mehrere Kostenstellen zu einem Bereich zusammenfassen. Typische Kostenstellenbereiche wären: Materialstelle Fertigungsstelle Verwaltungsstelle Vertriebsstelle So rufen Sie die Kostenstellenbereiche auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Kostenstellenbereiche".

65 Referenz Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Kostenstellenbereiche. Mit der Funktionstaste [F3] oder [RETURN] auf einen Kostenstellenbereich in der Tabelle gelangen Sie in den Dialog zum Erfassen und Ändern der Kostenstellenbereiche. Verfügbare Tasten und Buttons: <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien. 59

66 60 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Löschen> Mit der Funktionstaste [F4] können Sie den aktuell markierten Kostenstellenbereich nach einer Abfrage löschen. <Neu anlegen> Mit der Funktionstaste [F3] legen Sie einen neuen Kostenstellenbereich an. <Bearbeiten> Mit [RETURN] können Sie den aktuell markierten Kostenstellenbereich bearbeiten Die Karteikarte "Allgemein" Diese Karteikarte nimmt die allgemeinen Daten zum Kostenstellenbereich auf.

67 Referenz 61 KOSTENSTELLENBEREICH Vergeben wird ein eindeutiger Schlüssel von für den Kostenstellenbereich. Dieser Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Kostenstellenbereiche und muss sich innerhalb des Nummernkreises für Kostenstellenbereiche befinden, den Sie in den Grundeinstellungen festgelegt haben. KÜRZEL Hier können Sie ein Kürzel eintragen, das in der vorgelagerten Auswahltabelle der Kostenstellenbereiche angezeigt wird. BEZEICHNUNG Eingetragen wird die Bezeichnung des Kostenstellenbereiches (z.b. "Materialstelle"). Die Bezeichnung wird in der vorgelagerten Auswahltabelle angezeigt. BEREICHSLEITER Hier können Sie einen Bereichsleiter eintragen, der für den Kostenstellenbereich verantwortlich ist. Drücken Sie die [F5]-Taste oder klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste, um einen Mitarbeiter auszuwählen und die Personalnummer in das Feld zu übernehmen. KEIN FILIALVERBUND Wenn Sie diese Option aktivieren, kommt der Kostenstellenbereich nicht in den Filialverbund, d.h. dieser wird beim Austausch Filiale/Zentrale und umgekehrt nicht berücksichtigt. STAMMAUSWAHL SPERREN Bei Aktivierung dieser Option erscheint der Kostenstellenbereich nicht in der vorgelagerten Auswahltabelle. AUSWAHL SPERREN Aktivieren Sie diese Option, wenn der Kostenstellenbereich nicht in der Auswahltabelle erscheinen soll. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück. <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen. Funktionen der Symbolleiste: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt des Kostenstellenbereichs.

68 62 Kosten- und Leistungsrechnung V Die Karteikarte "EAP" In dieser Karteikarte definieren Sie das Verhalten dieses Kostenstellenbereichs bei Auswertungen über das Tool EAP (Auswertungen) Kostenträgerbereiche Über die Definition von Kostenträgerbereichen können Sie mehrere Kostenträger zu einem Bereich zusammenfassen. Typische Kostenträgerbereiche wären: Produktgruppen Warengruppen Sortimente So rufen Sie die Kostenträgerbereiche auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung/Stammdaten/ Kostenträgerbereiche".

69 Referenz Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Kostenträgerbereiche. Mit der Funktionstaste [F3] oder [RETURN] auf einen Kostenträgerbereich in der Tabelle gelangen Sie in den Dialog zum Erfassen und Ändern der Kostenträgerbereiche. Verfügbare Tasten und Buttons: <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien. 63

70 64 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Löschen> Mit der Funktionstaste [F4] können Sie den aktuell markierten Kostenträgerbereich nach einer Abfrage löschen. <Neu anlegen> Mit der Funktionstaste [F3] legen Sie einen neuen Kostenträgerbereich an. <Bearbeiten> Mit [RETURN] können Sie den aktuell markierten Kostenträgerbereich bearbeiten Die Karteikarte "Allgemein" Diese Karteikarte nimmt die allgemeinen Daten zum Kostenträgerbereich auf.

71 Referenz 65 KOSTENTRÄGERBEREICH Vergeben wird ein eindeutiger Schlüssel von für den Kostenträgerbereich. Dieser Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Kostenträgerbereiche und muss sich innerhalb des Nummernkreises für Kostenträgerbereiche befinden, den Sie in den Grundeinstellungen festgelegt haben. KÜRZEL Hier können Sie ein Kürzel eintragen, das in der vorgelagerten Auswahltabelle der Kostenträgerbereiche angezeigt wird. BEZEICHNUNG Eingetragen wird die Bezeichnung des Kostenträgerbereichs. Die Bezeichnung wird in der vorgelagerten Auswahltabelle angezeigt. KEIN FILIALVERBUND Wenn Sie diese Option aktivieren, kommt der Kostenstellenbereich nicht in den Filialverbund, d.h. dieser wird beim Austausch Filiale/Zentrale und umgekehrt nicht berücksichtigt. STAMMAUSWAHL SPERREN Bei Aktivierung dieser Option erscheint der Kostenstellenbereich nicht in der vorgelagerten Auswahltabelle. AUSWAHL SPERREN Aktivieren Sie diese Option, wenn der Kostenstellenbereich nicht in der Auswahltabelle erscheinen soll. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück. <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen. Funktionen der Symbolleiste: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt des Kostenträgerbereichs Projektbereiche Über die Definition von Projektbereichen können Sie mehrere Projekte zu einem Bereich zusammenfassen.

72 66 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 So rufen Sie die Projektbereiche auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Projektbereiche". Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Projektbereiche. Mit der Funktionstaste [F3] oder [RETURN] auf einen Projektbereich in der Tabelle gelangen Sie in den Dialog zum Erfassen und Ändern der Projektbereiche. Verfügbare Tasten und Buttons:

73 Referenz 67 <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien. <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Löschen> Mit der Funktionstaste [F4] können Sie den aktuell markierten Projektbereich nach einer Abfrage löschen. <Neu anlegen> Mit der Funktionstaste [F3] legen Sie einen neuen Projektbereich an. <Bearbeiten> Mit [RETURN] können Sie den aktuell markierten Projektbereich bearbeiten.

74 68 Kosten- und Leistungsrechnung V Die Karteikarte "Allgemein" Diese Karteikarte nimmt die allgemeinen Daten zum Projektbereich auf. Die Felder im Einzelnen: PROJEKTBEREICH Vergeben wird ein eindeutiger Schlüssel von für den Projektbereich. Dieser Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Projektbereiche und muss sich innerhalb des Nummernkreises für Projektbereiche befinden, den Sie in den Grundeinstellungen festgelegt haben. KÜRZEL Hier können Sie ein Kürzel eintragen, das in der vorgelagerten Auswahltabelle der Projektbereiche angezeigt wird. BEZEICHNUNG Eingetragen wird die Bezeichnung des Projektbereichs. Die Bezeichnung wird in der vorgelagerten Auswahltabelle angezeigt. BEREICHSLEITER In diesem Feld können Sie mit [F5] aus der Personaltabelle einen Mitarbeiter auswählen und als Bereichsleiter festlegen. KEIN FILIALVERBUND Wenn Sie diese Option aktivieren, kommt der Projektbereich nicht in den Filialverbund,

75 Referenz 69 d.h. dieser wird beim Austausch Filiale/Zentrale und umgekehrt nicht berücksichtigt. STAMMAUSWAHL SPERREN Bei Aktivierung dieser Option erscheint der Projektbereich nicht in der vorgelagerten Auswahltabelle. AUSWAHL SPERREN Aktivieren Sie diese Option, wenn der Projektbereich nicht in der Auswahltabelle erscheinen soll. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück. <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen. Funktionen der Symbolleiste: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt des Projektbereichs Kostenstellen Um die Gemeinkosten verursachungsgerecht zuzuordnen, unterteilt man den Betrieb in Kostenstellen. So rufen Sie die Kostenstellen auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Kostenstellen".

76 70 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Kostenstellen. Mit der Funktionstaste [F3] oder [RETURN] auf eine Kostenstelle in der Tabelle gelangen Sie in den Dialog zum Erfassen und Bearbeiten der Kostenstellen. Verfügbare Tasten und Buttons: <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien. <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Löschen> Die Funktionstaste [F4] ermöglicht das Löschen der aktuell markierten Kostenstelle nach einer Sicherheitsabfage.

77 Referenz <Neu anlegen> Mit der Funktionstaste [F3] können Sie eine neue Kostenstelle erfassen. <Bearbeiten> [RETURN] auf eine Kostenstelle in der Auswahltabelle öffnet den Bearbeitungsdialog Die Karteikarte "Allgemein" Diese Karteikarte nimmt die allgemeinen Daten zur Kostenstelle auf. KOSTENSTELLE Vergeben wird ein eindeutiger Schlüssel von für die Kostenstelle. Dieser Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Kostenstellen und muss sich innerhalb des Nummernkreises für Kostenstellen befinden, den Sie in den Grundeinstellungen festgelegt haben. KÜRZEL Hier können Sie ein Kürzel eintragen, das in der vorgelagerten Auswahltabelle der Kostenstellen angezeigt wird. BEZEICHNUNG 71

78 72 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Eingetragen wird die Bezeichnung der Kostenstelle. Die Bezeichnung wird in der vorgelagerten Auswahltabelle angezeigt. KOSTENSTELLENART Über die Kostenstellenart können Sie eine abrechnungsorientierte Einteilung der Kostenstellen in Allgemeine Kostenstellen, Hauptkostenstellen und Hilfskostenstellen vornehmen. Folgende Schlüssel können Sie vergeben: 0 Allgemeine Kostenstelle Dies sind Kostenstellen, die für die Kostenträger insgesamt notwendig, jedoch nicht direkt zurechenbar sind. Die Leistungen dieser Kostenstellen werden an andere Kostenstellen weitergegeben. Beispiele hierfür sind: Energieversorgung, Fuhrpark, Kantine, Werksarzt, Lehrwerkstatt usw. 1 Hauptkostenstelle Diese Kostenstellen sind direkt mit der Erstellung des Produkts bzw. der Dienstleistung befasst. Beispiele hierfür sind: Sägeabteilung, Hobelabteilung, Verleimung, Montage usw. 2 Hilfskostenstellen Diese Kostenstellen sind indirekt für die Erstellung des Produkts bzw. der Dienstleistung notwendig. Sie ähneln den Kostenstellen des allgemeinen Bereiches, geben aber ihre Leistungen ausschließlich an die Hauptkostenstellen des Fertigungsbereichs weiter. Beispiele hierfür sind: Transportabteilung, Fertigungskontrolle, Reparaturabteilung usw. KOSTENSTELLENBEREICH Hier können Sie die Kostenstelle einem Kostenstellenbereich zuordnen. Drücken Sie die [F5]-Taste oder klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste, um einen zutreffenden Kostenstellenbereich auszuwählen und den Schlüssel in das Feld zu übernehmen. BEZUGSEINHEIT ILV Hier können Sie eine Bezugseinheit angeben (z.b. "STD", "KWH"), mit der die Kostenstelle Leistungen an andere Kostenstellen (innerbetriebliche Leistungsverrechnung) oder Kostenträger (weiterverrechnenbare Leistungen) abgibt. Beispiel: Die Kostenstelle "Stromversorgung" leistet "Strom" mit der Einheit "Kilowattstunden" an andere Kostenstellen. Als Bezugseinheit ist "KWH = Kilowattstunden" einzutragen. Hinweis: Leistungsstruktur Soll eine heterogene Leistungsstruktur abgebildet werden, kann dies über die Karteikarten "5 Bezugsgrößen/KoA" und "6 Bezugsgrößen LStA" erfolgen. Hier wird festgelegt, welche Kostenarten mit welcher Bezugsgröße auf andere Kostenstellen bzw. Kostenträger verrechnet werden. Damit ist es möglich, dass eine Kostenstelle unterschiedliche Leistungen mit unterschiedlichen Bezugsgrößen abgeben kann. Beispiel: Die Kostenstelle EDV leistet sowohl "Technikerstunden" (EDV-Verantwortlicher) als auch "Rechnerminuten" (EDV-Server).

79 Referenz 73 KOSTENSTELLENLEITER Hier können Sie einen Kostenstellenleiter eintragen, der für die Kostenstelle verantwortlich ist. Drücken Sie die [F5]-Taste oder klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste, um einen Mitarbeiter auszuwählen und die Personalnummer in das Feld zu übernehmen. KEIN FILIALVERBUND Wenn Sie diese Option aktivieren, kommt die Kostenstelle nicht in den Filialverbund, d. h. diese wird beim Austausch Filiale/Zentrale und umgekehrt nicht berücksichtigt. STAMMAUSWAHL SPERREN Bei Aktivierung dieser Option erscheint die Kostenstelle nicht in der vorgelagerten Auswahltabelle. AUSWAHL SPERREN Aktivieren Sie diese Option, wenn die Kostenstelle nicht in der Auswahltabelle erscheinen soll. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück. <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen. Funktionen der Symbolleiste: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt der Kostenstelle. <Budget> Druckt das Budget der Kostenstelle. <Planung> Druckt die Planung der Kostenstelle für das aktuelle Geschäftsjahr. <Prognose> Druckt die Prognose der Kostenstelle für das aktuelle Geschäftsjahr. <Bewegung> Druckt die verarbeiteten Bewegungen (Buchungen) der Kostenstelle für das aktuelle Geschäftsjahr.

80 74 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 <Auszug> Druckt den Kontoauszug mit den verarbeiteten Buchungen der Kostenstelle für das aktuelle Geschäftsjahr Die Karteikarten "Budget", "Planung" und "Prognose" Für die Kostenstellen stehen in der Kostenrechnung Funktionen für Budget, Planung und Prognose zur Verfügung. Lesen Sie dazu folgende Kapitel: Budgetierung Planung Prognose Die Karteikarten "Bezugsgrößen/KoA" und "Bezugsgrößen/LStA" Um zu ermöglichen, dass eine Kostenstelle unterschiedliche Leistungen mit unterschiedlichen Bezugsgrößen abgeben kann, wird hier festgelegt, welche Kostenbzw. Leistungsarten mit welcher Bezugsgröße auf andere Kostenstellen bzw. Kostenträger verrechnet werden. Bei Leistungsarten sind dabei die Leistungen anzugeben, welche die Kostenstelle von anderen Kostenstellen empfängt. Beispiel: Die Kostenstelle EDV leistet sowohl "Technikerstunden" (EDV-Verantwortlicher) als auch "Rechnerminuten" (EDV-Server). Dabei sollen die Personalkosten der Kostenstelle (EDV-Leiter, Benutzersupport) mit "Technikerstunden" und die Inanspruchnahme von Rechnerleistung des zentralen Servers in "Rechnerminuten" an die empfangenden Kostenstellen verrechnet werden. F olge nde Kost e n fa lle n a uf de r Kost e nst e lle EDV a n: Raumkosten Personalkosten Instandhaltung Betriebsausstattung (Server) F olge nde Le ist unge n w e rde n v on a nde re n Kost e nst e lle n e m pfa nge n: Strom Grundstücke (Quadratmeter) Hausmeister Die som it insge sa m t a nge fa lle ne n Kost e n w e rde n m it folge nde n Be zugsgröße n a uf a nde re n Kost e nst e lle n v e rre c hne t : Bezugsgröße: "Rmin" (Rechnerminuten) Raumkosten Instandhaltung Betriebsausstattung Strom Grundstücke Hausmeister Be zugsgröße : "T -St d" (T e c hnike rst unde n) Personalkosten Le ist ungsv e rre c hnung:

81 Referenz 75 An die Kostenstelle "Buchhaltung" wurde für Monat Juni im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungserfassung 20 Technikerstunden und 6125 Minuten Rechnerleistung gebucht. EINHEIT Eingetragen wird die Bezugseinheit, mit der die Kosten- bzw. Leistungsart an andere Kostenstellen verrechnet wird. Um eine Bezugseinheit zu suchen, drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In der Auswahltabelle können Sie eine Bezugseinheit auswählen und in die Spalte übernehmen. BEZEICHNUNG Angezeigt wird die Bezeichnung der Bezugseinheit. KOSTENART In dieser Spalte wird die Kostenartennummer eingetragen. Kosten dieser Kostenart werden mit der angegebenen Bezugsgröße im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung auf andere Kostenstellen oder Kostenträger/Projekte verrechnet. Um eine Kostenart zu suchen, drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In der Auswahltabelle können Sie die zutreffende Kostenart auswählen und den Schlüssel in die Spalte übernehmen. LEISTUNG In dieser Spalte wird die Leistungsnummer eingetragen. Hier sind die Leistungen

82 76 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 anzugeben, welche die Kostenstelle von anderen Kostenstellen empfängt und im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung auf andere Kostenstellen oder Kostenträger/Projekte mit der angegebenen Bezugsgröße verrechnet. Um eine Leistung zu suchen, drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In der Auswahltabelle können Sie die zutreffende Leistung auswählen und den Schlüssel in die Spalte übernehmen. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück. <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen. Funktionen der Symbolleiste: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt der Kostenstelle. <Budget> Druckt die Budgetierung der Kostenstelle für das aktuelle Geschäftsjahr. <Planung> Druckt die Planung der Kostenstelle für das aktuelle Geschäftsjahr. <Prognose> Druckt die Prognose der Kostenstelle für das aktuelle Geschäftsjahr. <Bewegung> Druckt die verarbeiteten Bewegungen (Buchungen) der Kostenstelle für das aktuelle Geschäftsjahr. <Auszug> Druckt den Kontoauszug mit den verarbeiteten Buchungen der Kostenstelle für das aktuelle Geschäftsjahr.

83 Referenz Kostenträger Auslöser und Träger aller angefallenen Kosten sind die Betriebsleistungen, also die Produkte oder Dienstleistungen, die das Unternehmen erstellt. Kostenträger werden in der ERP getrennt von den Artikeln oder Warengruppen geführt. Somit ist es möglich, mehrere Artikel oder auch Warengruppen zu Kostenträgern zusammenzufassen. So rufen Sie die Kostenträger auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Kostenträger". Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Kostenträger.

84 78 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Mit der Funktionstaste [F3] oder [RETURN] auf einen Kostenträger in der Tabelle gelangen Sie in den Dialog zum Erfassen und Bearbeiten der Kostenträger. Verfügbare Tasten und Buttons: <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien. <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Löschen> Mit der Funktionstaste [F4] können Sie den aktuell markierten Kostenträger nach einer Abfrage löschen. <Neu anlegen> Mit der Funktionstaste [F3] legen Sie einen neuen Kostenträger an. <Bearbeiten> Mit [RETURN] können Sie den aktuell markierten Kostenträger bearbeiten.

85 Referenz Die Karteikarte "Allgemein" In dieser Karteikarte werden allgemeine Daten zum Kostenträger festgelegt. KOSTENTRÄGER Vergeben wird ein eindeutiger Schlüssel von für den Kostenträger. Dieser Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Kostenträger. Die Kostenträgernummer muss sich innerhalb des Nummernkreises für Kostenträger befinden, den Sie in den Grundeinstellungen festgelegt haben. Hinweis: Kostenträger Über die Kostenträgernummer erfolgt die Zuordnung von Artikeln und/oder Warengruppen zu einem Kostenträger. KÜRZEL Hier können Sie ein Kürzel eintragen, das in der vorgelagerten Auswahltabelle der Kostenträger angezeigt wird. BEZEICHNUNG Eingetragen wird die Bezeichnung des Kostenträgers (z.b. Fahrräder, Nähmaschinen, Produktgruppe A...). Die Bezeichnung wird in der vorgelagerten Auswahltabelle angezeigt. KOSTENTRÄGERBEREICH

86 80 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Hier können Sie den Kostenträger einem Kostenträgerbereich zuordnen. Drücken Sie die [F5]-Taste oder klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste, um einen zutreffenden Kostenträgerbereich auszuwählen und den Schlüssel in das Feld zu übernehmen. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück. <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen. Funktionen der Symbolleiste: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt des Kostenträgers. <Budget> Druckt das Budget des Kostenträgers. <Planung> Druckt die Planung des Kostenträgers für das aktuelle Geschäftsjahr. <Prognose> Druckt die Prognose des Kostenträgers für das aktuelle Geschäftsjahr. <Bewegung> Druckt die verarbeiteten Bewegungen (Buchungen) des Kostenträgers für das aktuelle Geschäftsjahr. <Auszug> Druckt den Kontoauszug mit den verarbeiteten Buchungen des Kostenträgers für das aktuelle Geschäftsjahr Die Karteikarten "Budget", "Planung" und "Prognose" Für die Kostenträger stehen in der Kostenrechnung Funktionen für Budget, Planung und Prognose zur Verfügung. Lesen Sie dazu folgende Kapitel: Budgetierung

87 Referenz Planung Prognose Projekte In der Kosten- und Leistungsrechnung werden Projekte zusätzlich zu den Kostenträgern geführt. Dies ermöglicht Ihnen, neben den Kostenträgern parallel Projekte zu bebuchen. So rufen Sie die Projekte auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Stammdaten / Projekte". Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Projekte (Kostenrechnung). 81

88 82 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Mit der Funktionstaste [F3] oder [RETURN] auf ein Projekt in der Tabelle gelangen Sie in den Dialog zum Erfassen und Bearbeiten der Projekte. Hinweis: Neuanlage von Projekten Bei der Neuanlage von Projekten in der Kosten- und Leistungsrechnung haben Sie Zugriff auf die Projekte der Warenwirtschaft. Ist ein neu angelegtes Projekt in der Warenwirtschaft nicht vorhanden, kann es über eine Abfrage automatisch in der Warenwirtschaft angelegt werden. Verfügbare Tasten und Buttons: <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien. <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie in der Spalte, in welcher sich der Cursor befindet, nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Löschen>

89 Referenz 83 Mit der Funktionstaste [F4] können Sie das aktuell markierte Projekt nach einer Abfrage löschen. <Neu anlegen> Mit der Funktionstaste [F3] legen Sie ein neues Projekt an. <Bearbeiten> Mit [RETURN] können Sie das aktuell markierte Projekt bearbeiten Die Karteikarte "Allgemein" Diese Karteikarte nimmt die allgemeinen Daten zum Projekt auf. PROJEKT Vergeben wird ein eindeutiger Schlüssel von für das Projekt. Dieser Schlüssel bildet das Such- und Ordnungskriterium der Projekte. Die Projektnummer muss sich innerhalb des Nummernkreises für Projekte befinden, den Sie in den Grundeinstellungen festgelegt haben. Mit der Funktionstaste [F5] haben Sie Zugriff auf die Projekte der Warenwirtschaft. In einer Tabelle können Sie das zutreffende Projekt auswählen und den Schlüssel in das Feld übernehmen. Ist das Projekt in der

90 84 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Warenwirtschaft nicht vorhanden, kann es über eine Abfrage automatisch in der Warenwirtschaft angelegt werden. Hinweis: Projektnummer Die Projektnummer muss bei Übernahme eines Projektes aus der Warenwirtschaft mit dem in den Grundeinstellungen definierten Nummernkreis für Projekte übereinstimmen. Orientieren Sie sich bei der Vergabe des Nummernkreises für Projekte an den bereits in der Warenwirtschaft vorhandenen Projekten! KÜRZEL Hier können Sie ein Kürzel eintragen, das in der vorgelagerten Auswahltabelle der Projekte angezeigt wird. BEZEICHNUNG Eingetragen wird die Bezeichnung des Projektes. Die Bezeichnung wird in der vorgelagerten Auswahltabelle angezeigt. PROJEKTBEREICH Hier können Sie das Projekt einem Projektbereich zuordnen. Drücken Sie die [F5]-Taste oder klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste, um einen zutreffenden Projektbereich auszuwählen und den Schlüssel in das Feld zu übernehmen. Verfügbare Tasten und Buttons: <Verlassen/Speichern> [F10] speichert die Eingaben und kehrt zur Auswahltabelle zurück. <Nur Speichern> Mit der Tastenkombination [STRG]+[F10] speichern Sie, ohne den Dialog zu verlassen. Funktionen der Symbolleiste: <Stammblatt> Druckt das Stammblatt des Projektes. <Budget> Druckt das Budget des Projektes. <Planung> Druckt die Planung des Projektes für das aktuelle Geschäftsjahr. <Prognose> Druckt die Prognose des Projektes für das aktuelle Geschäftsjahr.

91 Referenz 85 <Bewegung> Druckt die verarbeiteten Bewegungen (Buchungen) des Projektes für das aktuelle Geschäftsjahr. <Auszug> Druckt den Kontoauszug mit den verarbeiteten Buchungen des Projektes für das aktuelle Geschäftsjahr Die Karteikarten "Budget", "Planung" und "Prognose" Für die Projekte stehen in der Kostenrechnung Funktionen für Budget, Planung und Prognose zur Verfügung. Budgetierung Planung Prognose 2.2 Buchen Grundsätzlich sind bei Kostenbuchungen folgende Arten zu unterscheiden: Externe Kostenbuchungen (Primärkosten) Externe Kostenbuchungen werden in der Finanzbuchhaltung immer erfasst und journalisiert. Hierbei handelt es sich in der Regel um Kosten für Einsatzgüter, die vom Markt bezogen werden (Fremdbezug von Waren und Dienstleistungen). Wenn Sie mit Kostenschablonen arbeiten, können Sie über die Einstellungen in der Kostenschablone einen Eingabedialog für die Kostenaufteilungen öffnen. Interne Kostenbuchungen (Sekundärkosten) Interne Kostenbuchungen fallen nur in der Kostenrechnung an. Es sind Kosten der im Betrieb selbst erstellten und in der gleichen Periode wieder eingesetzten Güter. Darunter fallen alle Buchungen auf Sekundärkostenarten und weiterverrechnete Leistungen an Kostenstellen bzw. Kostenträger oder Projekte. Diese Buchungen werden in der Kostenrechnung erfasst und zusätzlich im Journalsystem der Finanzbuchhaltung dokumentiert. Eine besondere Form der internen Kostenbuchungen bilden die Umlagen. Umlagen werden vom Programm anhand der Umlagendefinition automatisch erstellt. Umlagebuchungen werden ausschließlich in der Kostenrechnung geführt und fließen nicht in das Journalsystem der Finanzbuchhaltung Kostenbuchungen erfassen In diesem Buchungsdialog können Sie alle sekundären Kostenarten erfassen. Die Buchungen erfolgen direkt über die Kostenarten der Kostenrechnung. Sie können nur Kostenarten bebuchen, die als sekundäre Kostenarten angelegt wurden, primäre Kostenarten werden ausschließlich in der Finanzbuchhaltung erfasst.

92 86 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 So rufen Sie die Kostenbuchungen auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Kostenbuchungen erfassen". Das Programm öffnet die Buchungsmaske für Kostenbuchungen. Die Felder des Buchungsdialoges entsprechen im Wesentlichen denen der Finanzbuchhaltung. So können Sie eine Kostenbuchung erfassen: 1. Geben Sie zuerst das Buchungsdatum ein. Das Buchungsdatum steuert, welcher

93 Referenz 87 Kostenrechnungsperiode die Buchung zugeordnet wird. 2. Tragen Sie die Belegnummer und ggf. eine zweite Belegnummer ein. 3. Geben Sie die Kostenart ein, die gebucht werden soll. Mit der Funktionstaste [F5] oder mit einem Klick auf die Pfeiltaste können Sie die zutreffende Kostenart suchen und in das Feld übernehmen. 4. Wählen Sie im Bereich Buchung auf" eine Kostenstelle, auf welche die Kosten gebucht werden sollen. Sie können auch eine Kostenschablone eintragen, wenn Sie den Betrag automatisch auf mehrere Kostenstellen verteilen wollen. Zusätzlich können Sie einen Kostenträger oder ein Projekt erfassen. Auch hier ist die Eingabe von Schablonen möglich. 5. Tragen Sie den Buchungsbetrag in EUR ein. 6. Wenn Sie nicht über Schablonen buchen, können Sie zusätzlich die Menge, die Einheit und das Kennzeichen für fix oder variabel eintragen. 7. Geben Sie einen Buchungstext ein und speichern Sie die Buchung. Hinweis: Menge / Einheit Die in der Buchungsmaske eingetragenen Werte Menge und Einheit werden nicht in die Kostenschablone übernommen! Diese Werte sind nur für die direkte Buchung auf eine Kostenstelle, einen Kostenträger oder ein Projekt relevant. Die gesamt zu verteilende Menge in einer Kostenschablone ergibt sich aus der Schablone selbst oder muss in der Karteikarte Allgemein" des Kostenaufteilungsdialoges eingetragen werden Kosten umbuchen Mit Hilfe dieses Buchungsdialoges können Sie sekundäre Kosten zwischen zwei Kostenstellen, Kostenträgern oder Projekten umbuchen. Auch hier können Sie nur Kostenarten bebuchen, die als sekundäre Kostenarten angelegt wurden. So rufen Sie die Kostenumbuchungen auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Kosten umbuchen". Das Programm öffnet die Buchungsmaske für Kostenumbuchungen.

94 88 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Die Felder des Buchungsdialoges entsprechen im Wesentlichen denen der Finanzbuchhaltung. So erfassen Sie eine Umbuchung: 1. Geben Sie zuerst das Buchungsdatum ein. Das Buchungsdatum steuert, welcher Kostenrechnungsperiode die Buchung zugeordnet wird. 2. Tragen Sie die Belegnummer und ggf. eine zweite Belegnummer ein. 3. Geben Sie die Kostenart ein, die umgebucht werden soll. Mit der Funktionstaste [F5] oder mit einem Klick auf die Pfeiltaste können Sie die zutreffende Kostenart suchen und in das Feld übernehmen. 4. Wählen Sie im Bereich Umbuchung von" eine Kostenstelle, von der die Kosten umgebucht werden sollen. Diese Kostenstelle wird kostenmäßig entlastet. Im Bereich Umbuchung auf" tragen Sie die Kostenstelle ein, die mit dem Buchungsbetrag belastet wird. Zusätzlich können Sie einen Kostenträger oder ein Projekt erfassen. Sie können in beiden Bereichen Umbuchung von" / Umbuchung auf" auch Kostenschablonen verwenden. Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn Sie eine bereits erfolgte Aufteilung komplett ändern wollen. 5. Tragen Sie den Buchungsbetrag in EUR ein. 6. Wenn Sie nicht über Schablonen buchen, tragen Sie ggf. zusätzlich die Menge, die Einheit und das Kennzeichen für fix oder variabel ein. 7. Geben Sie einen Buchungstext ein und speichern Sie die Buchung. Hinweis:

95 Referenz 89 Menge / Einheit Die in der Buchungsmaske eingetragenen Werte Menge und Einheit werden nicht in die Kostenschablone übernommen! Diese Werte sind nur für die direkte Buchung auf eine Kostenstelle, einen Kostenträger oder ein Projekt relevant. Die gesamt zu verteilende Menge in einer Kostenschablone ergibt sich aus der Schablone selbst oder muss in der Karteikarte Allgemein" des Kostenaufteilungsdialoges eingetragen werden Innerbetriebliche Leistungen erfassen Über diesen Buchungsdialog erfolgt die kostenmäßige Erfassung von Leistungen, die eine Kostenstelle für eine andere Kostenstelle erbringt. Die Erfassung erfolgt zunächst nur mengenmäßig mit der bei der Leistungsart hinterlegten Einheit (z.b. Technikerstunden, Supportstunden, Handwerkerstunden, Kilowattstunden, Quadratmeter usw.). Die endgültige Verbuchung erfolgt erst im Rahmen der Periodenverarbeitung. Dabei erfolgt die betragsmäßige Bewertung der erfassten Leistungen entweder mit einem vom Programm errechneten oder mit dem bei der Leistungsart hinterlegten Kostensatz. Welche Bewertungsmethode verwendet werden soll, müssen Sie in den Grundeinstellungen zur Kostenrechnung angeben. Bei den innerbetrieblichen Leistungen findet eine Ent- und Belastung der beteiligten Kostenstellen statt. So rufen Sie die Leistungserfassung auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Leistungen / Innerbetriebliche Leistungen erfassen". Das Programm öffnet die Buchungsmaske für die Erfassung von innerbetrieblichen Leistungen.

96 90 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Leistungen werden direkt über die Leistungsart erfasst. Die Felder des Buchungsdialoges entsprechen im Wesentlichen denen der Finanzbuchhaltung. So erfassen Sie eine innerbetriebliche Leistung: 1. Geben Sie zuerst das Buchungsdatum ein. Das Buchungsdatum steuert, welcher Kostenrechnungsperiode die Buchung zugeordnet wird. 2. Tragen Sie die Belegnummer und ggf. eine zweite Belegnummer ein. 3. Geben Sie die Leistungsart ein, die gebucht werden soll. Mit der Funktionstaste [F5] oder mit einem Klick auf die Pfeiltaste können Sie die zutreffende Leistungsart suchen und in das Feld übernehmen. 4. Wählen Sie im Feld LEISTENDE KST die Kostenstelle, welche die Leistung abgibt. Diese Kostenstelle wird später im Rahmen der Periodenverarbeitung kostenmäßig entlastet. Im Feld EMPFANGENDE KST tragen Sie die Kostenstelle ein, welche die Leistung empfängt und kostenmäßig belastet wird. 5. Tragen Sie die geleistete Menge gemäß Einheit ein. 6. Tragen Sie einen Buchungstext ein und speichern Sie die Buchung. Hinweis: Kostenschablonen Die Verwendung von Kostenschablonen ist nicht möglich!

97 Referenz Weiterverrechenbare Leistungen an Kostenträger erfassen Mit Hilfe dieses Buchungsdialoges erfassen Sie Leistungen von Kostenstellen an einen Kostenträger. Die Erfassung von weiterverrechenbaren Leistungen erfolgt zunächst nur mengenmäßig mit der bei der Leistungsart hinterlegten Einheit (z.b. Technikerstunden, Supportstunden, Handwerkerstunden, Kilowattstunden, Quadratmeter usw.). Die endgültige Verbuchung findet im Rahmen der Periodenverarbeitung statt. Dabei wird die betragsmäßige Bewertung der erfassten Leistungen entweder mit einem vom Programm errechneten oder mit dem bei der Leistungsart hinterlegten Kostensatz vorgenommen. Welche Bewertungsmethode verwendet werden soll, müssen Sie in den Grundeinstellungen zur Kostenrechnung angeben. Bei weiterverrechenbaren Leistungen werden die beteiligten Kostenstellen nur dann entlastet, wenn der Status des Feldes "Leistende Kostenstellen entlasten" in den Grundeinstellungen aktiviert wurde. Ist der Status dieses Feldes in den Grundeinstellungen deaktiviert, werden die Kosten zusätzlich auf die Kostenträger gebucht, ohne dass die leistende Kostenstelle entlastet wird. Weiterverrechenbare Leistungen werden direkt über die Leistungsart erfasst. Die Felder des Buchungsdialoges entsprechen im wesentlichen denen der Finanzbuchhaltung. So rufen Sie die Leistungserfassung für Kostenträger auf: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Buchen / Weiterverrechenbare Leistungen an KTr". Das Programm öffnet die Buchungsmaske für die Erfassung von weiterverrechenbaren Leistungen an Kostenträger.

98 92 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 So erfassen Sie eine weiterverrechenbare Leistung an Kostenträger: 1. Geben Sie zuerst das Buchungsdatum ein. Das Buchungsdatum steuert, welcher Kostenrechnungsperiode die Buchung zugeordnet wird. 2. Tragen Sie die Belegnummer und ggf. eine zweite Belegnummer ein. 3. Geben Sie die Leistungsart ein, die gebucht werden soll. Mit der Funktionstaste [F5] oder mit einem Klick auf die Pfeiltaste können Sie die zutreffende Leistungsart suchen und in das Feld übernehmen. 4. Wählen Sie im Feld LEISTENDE KST die Kostenstelle, welche die Leistung abgibt. Im Feld KOSTENTRÄGER tragen Sie den Kostenträger ein, der die Leistung empfängt und kostenmäßig belastet wird. 5. Tragen Sie die geleistete Menge gemäß Einheit ein. Beachten Sie bitte, dass die leistende Kostenstelle kostenmäßig nur entlastet wird, wenn Sie in den Grundeinstellungen die Option Leistende Kostenstelle entlasten" aktiviert haben. 6. Tragen Sie einen Buchungstext ein und speichern Sie die Buchung. Hinweis: Die Verwendung von Kostenschablonen ist nicht möglich!

99 Referenz Weiterverrechenbare Leistungen an Projekte erfassen Mit Hilfe dieses Buchungsdialoges erfassen Sie Leistungen von Kostenstellen an ein Projekt. Weiterverrechenbare Leistungen an Projekte werden genauso gehandhabt, wie die weiterverrechenbaren Leistungen an Kostenträger. So rufen Sie die Leistungserfassung für Projekte auf: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Buchen / Weiterverrechenbare Leistungen an Prj erfassen". Das Programm öffnet die Buchungsmaske für die Erfassung von weiterverrechenbaren Leistungen an Projekte.

100 94 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Die Buchung von weiterverrechenbaren Leistungen an Projekte erfolgt analog zu den Buchungen von weiterverrechenbaren Leistungen an Kostenträger. Weiterverrechenbare Leistungen an Kostenträger erfassen Betriebsdaten übernehmen und verarbeiten Dieser Programmteil der Kosten- und Leistungsrechnung ermöglicht die Übernahme von kostenrechnungsrelevanten Daten aus anderen Applikationen oder aus Fremddatenbeständen. Die Daten werden nicht sofort in der Kostenrechnung verbucht, sondern in einem zentralen Dialog zur Prüfung und Weiterverarbeitung bereitgestellt. Die Verwaltung der Daten erfolgt in einer vorgelagerten Auswahltabelle, geordnet nach Periode und Datenart. So rufen Sie die Betriebsdaten auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Buchen / Betriebsdaten übernehmen/verarbeiten". Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahl "Personalabrechungs-/ Betriebsdaten".

101 Referenz Um die übernommenen Daten einzusehen, wählen Sie einen Datensatz aus und klicken mit der Maus auf den Button <Bearbeiten>. Sämtliche Betriebsdaten und die daraus generierten Buchungssätze werden in Karteikarten geordnet dargestellt. Erfassen/Ändern Personalabrechnungs-/Betriebsdaten Die Karteikarte "Kostenbuchungen" Diese Tabelle zeigt alle vom Programm durch den Übernahmevorgang generierten Kostenbuchungen. Die Karteikarte "Leistungsbuchungen" Diese Tabelle zeigt alle vom Programm durch den Übernahmevorgang generierten Leistungsbuchungen. Die Karteikarte "Personal" In dieser Tabelle können Sie die einzelnen Datensätze sehen, die aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung übernommen wurden. Die Karteikarte "Leistungen" Diese Tabelle zeigt alle Leistungsdaten, die aus Lohn- und Gehalt oder aus Fremdprogrammen stammen. Die Karteikarte "weiterverr. Leistungen KTr" bzw. "weiterverr. Leistungen PRJ" Diese Tabelle zeigt alle weiterverrechenbare Leistungsdaten, die aus Lohn- und Gehalt oder aus Fremdprogrammen stammen. Die Karteikarte "Warenwirtschaft" Die Daten, die aus der Warenwirtschaft übernommen wurden, sind in dieser Karte

102 96 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 ersichtlich Arbeiten mit der Datenübernahme Personalabrechnungsdaten übernehmen Kostenmäßige Daten der Lohn- und Gehaltsabrechnung können zusätzlich in der Kostenrechnung als sekundäre Kostenarten verbucht werden. Voraussetzung für die Übernahme ist, dass die Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung in eine Schnittstellendatei (LOKO_STD.DTA) ausgelesen wurden. Die Aufbereitung und Ausgabe der Lohn- und Gehaltsdaten in die Schnittstellendatei LOKO_STD.DTA erfolgt in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Übernommen werden: - Buchungen auf die Stammkostenstellen der Mitarbeiter Kostenträgerbuchungen Projektbuchungen Innerbetriebliche Leistungen der Stammkostenstelle für andere Kostenstellen Weiterverrechenbare Leistungen der Stammkostenstelle (für Projekte und Kostenträger) Hinweis: Lohn- und Gehaltsabrechnung Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss entsprechend eingerichtet sein, damit die genannten Buchungen über die Schnittstelle aufbereitet und übernommen werden können. So lesen Sie die Schnittstellendatei LOKO_STD.DTA ein: 1. Klicken Sie in der vorgelagerten Auswahl "Personalabrechnungs-/Betriebsdaten" mit der Maus auf den Button <Personal> in der horizontalen Symbolleiste. 2. Beantworten Sie die Frage, ob die Schnittstellendatei aus Lohn- und Gehalt eingelesen werden soll, mit einem Klick auf den Button <JA>. Das Programm startet den Import der Schnittstellendatei LOKO_STD.DTA.

103 Referenz Betriebsdaten übernehmen Hier können Sie kostenmäßige Leistungsdaten aus einer für das Programm aufbereiteten Schnittstellendatei übernehmen, die von externen Programmen erzeugt wurde (z.b. Maschinendaten etc.). Die Schnittstellendatei muss in einem Format vorliegen, das vom Programm standardmäßig gelesen werden kann (Importdefinition). Es sollten ausschließlich folgende Felder in der Schnittstellendefinition zugewiesen werden: Name Abgebende Kostenstelle Empfangende Kostenstelle Empfangendes Projekt Empfangender Kostenträger Menge Leistung (Info) Personalnummer (Info) Artikelnummer (Info) Identnummer Bezugseinheit Position Länge Feldart R0 R0 R0 R0 R R0 R0 L L L Variable a301 a302 a303 a304 a305 a306 a307 a308 a309 a310 Der Buchungssatz für die Kostenrechnung wird vom Programm automatisch beim Einlesen gebildet. Hinweise: Schnittstellendefinition 1. Bei Leistungsart 98 (Innerbetriebliche Leistung) sollten die Felder Empfangendes Projekt,1626,8,R0,a303 97

104 98 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Empfangender Kostenträger,1634,8,R0,a304 nicht zugewiesen werden. 2. Bei Leistungsart 97 und 96 (weiterverrechenbare Leistung) sollte das Feld Empfangende Kostenstelle,1618,8,R0,a302 nicht zugewiesen werden. So lesen Sie die Schnittstellendatei ein: 1. Klicken Sie in der vorgelagerten Auswahl "Personalabrechnungs-/Betriebsdaten" mit der Maus auf den Button <Betriebsdaten> in der horizontalen Symbolleiste. Das Programm öffnet den Importdialog mit folgenden Feldern: DATEINAME Tragen Sie hier den Pfad und den Namen der zu importierenden Datei ein. Um die Datei zu suchen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. Das Programm öffnet die WindowsVerzeichnisauswahl. KONVERTIERUNG Falls die Quelldatei im DOS-Zeichensatz (ASCII) vorliegt, können Sie hier eine

105 Referenz 99 Konvertierung von ASCII nach ANSI einstellen. KORE-PERIODE Tragen Sie hier die Kostenrechnungsperiode in Form von MM.JJJJ ein. Die Buchungen der Quelldatei werden in die hier eingetragene Periode übernommen. BDE-DATENART Das Programm legt für jede Datenart (und Periode) einen eigenen Kopfsatz an. Haben Sie mehrere Schnittstellendateien aus unterschiedlichen Quellprogrammen, können diese auch in der vorgelagerten Auswahl "Personalabrechnungs-/Betriebsdaten" getrennt verwaltet werden. Tragen Sie in diesem Feld eine Ziffer von 1-10 ein. BDE-LEISTUNGSART Wählen Sie hier, ob es sich bei den Daten in der Schnittstellendatei um innerbetriebliche Leistungen (98), weiterverrechenbare Leistungen an Kostenträger (97) oder weiterverrechenbare Leistungen an Projekte (96) handelt. Eingetragen wird die jeweilige Schlüsselzahl, die Sie mit der [F5]-Taste oder einem Klick auf die Pfeiltaste aus einer Dropdownliste auswählen und in das Feld übernehmen können. Hinweis: Schnittstellendatei Sind in einer Schnittstellendatei sowohl innerbetriebliche Leistungen als auch weiterverrechnenbare Leistungen vorhanden, müssen Sie die Zuweisung der Satzart in der Schnittstellendefinition ändern und ggf. ein korrespondierendes Quellfeld zuweisen. PROTOKOLLIERUNG DURCHFÜHREN Aktivieren Sie den Status dieses Feldes, wenn der Import in der Protokolldatei protokolliert werden soll. IMPORTDATEI NACH IMPORT LÖSCHEN Aktivieren Sie den Status dieses Feldes, wenn die Importdatei nach dem Import gelöscht werden soll. 2. Klicken Sie mit der Maus auf den Button <Quellbeschreibung ändern>, um die Satzbeschreibung der Quelldatei einzutragen (bei Quelldateien im DBase-Format erstellt das Programm die Quellbeschreibung automatisch). 3. Klicken Sie mit der Maus auf den Button <Schnittstelle ändern>, um die Quellfelder den Feldern des Programms zuzuordnen. 4. Klicken Sie mit der Maus auf den Button <Datenimport starten>, um die Quelldatei einzulesen Daten aus der Warenwirtschaft übernehmen Voraussetzung für die Übernahme der Daten aus der Warenwirtschaft ist, dass die Wawi Kostenbuchungen getrennt übergeben werden (Wawi Kostenbuchungen getrennt übergeben). Die Verbuchung der Kosten und Erlöse auf Kostenstellen, Kostenträger und Projekte erfolgt dann getrennt von der Belegverbuchung (Übernahme von Rechnungen und Gutschriften in die Finanzbuchhaltung). Eine getrennte Übergabe hat den Vorteil, dass die Buchungen kumuliert übergeben werden können. Diese Vorgehensweise ist generell zu empfehlen, da sie das Datenaufkommen stark reduziert.

106 100 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Hinweis: Datenübernahme Bei der Übernahme der Daten aus der Warenwirtschaft wird der tatsächliche Wareneinsatz bewertet (also nicht der Wareneinkauf). Diese Methode führt zu wesentlich genaueren Ergebnissen! Übernommen werden: - Erlösbuchungen der Warenausgangsrechnungen auf Kostenstellen, Kostenträger und Projekte. - Der Wareneinsatz, ermittelt aus den Warenausgangsbelegen (Warenverkauf zu Einkaufspreisen). Hinweis: Finanzbuchhaltung Sie sollten in der Finanzbuchhaltung die gleiche Methode anwenden, wie in der Kostenrechnung, d.h. alle Wareneinkäufe werden auf erfolgsneutrale Warenbestandskonten gebucht. So übernehmen Sie Daten aus der Warenwirtschaft: 1. Klicken Sie in der vorgelagerten Auswahl "Personalabrechnungs-/Betriebsdaten" mit der Maus auf den Button <WWS> in der horizontalen Symbolleiste. Das Programm öffnet den Übernahmedialog mit folgenden Feldern: VON BELEGDATUM BIS BELEGDATUM Hier grenzen Sie den Zeitraum ein, für den WA-Rechnungen und WAGutschriften übernommen werden. Vergleichskriterium ist das Belegdatum. KORE-PERIODE Tragen Sie hier die Kostenrechnungsperiode in Form von MM.JJJJ ein. Die Buchungen werden in die hier eingetragene Periode übernommen, unabhängig

107 Referenz 101 vom Belegdatum! 2. Um die Übernahme zu starten, klicken Sie mit der Maus auf den Button <Übernahme starten>. Hinweis: Wareneingangsrechnungen/Gutschriften Bitte beachten Sie: Wareneingangsrechnungen/Gutschriften werden nicht berücksichtigt, da diese erfolgsneutral behandelt werden! (Wareneinsatz wird aus dem Warenausgangsbelegen ermittelt) Übernommene Daten prüfen Bevor Personalabrechnungs-/Betriebsdaten in der Kostenrechnung verbucht werden, muss eine Prüfung stattfinden. Nur wenn die Prüfung fehlerfrei war, kann die Verbuchung erfolgen. So prüfen Sie übernommene Daten: 1. Wählen Sie den in der vorgelagerten Auswahl "Personalabrechnungs-/ Betriebsdaten" den Datensatz aus, dessen BDE-Daten geprüft werden sollen. 2. Klicken Sie in der vorgelagerten Auswahl "Personalabrechnungs-/Betriebsdaten" mit der Maus auf den Button <Prüfen> in der horizontalen Symbolleiste. Das Programm startet die Prüfung, nachdem Sie ein Ausgabemedium ausgewählt haben (Drucker, Bildschirm, Spooler) Kosten und Leistungen verbuchen Nach der Prüfung können die Kosten und Leistungen verbucht werden. So verbuchen Sie übernommene und geprüfte Kosten und Leistungen: 1. Klicken Sie in der vorgelagerten Auswahl "Personalabrechnungs-/Betriebsdaten" mit der Maus auf den Button <Kosten/Leistungen verbuchen> in der horizontalen Symbolleiste. Das Programm öffnet den Verbuchungsdialog mit folgenden Feldern: KORE-PERIODE Tragen Sie hier die Kostenrechnungsperiode in Form von MM.JJJJ ein. Alle Personalabrechnungs-/Betriebsdaten dieser Periode werden in der Kostenrechnung verbucht.

108 102 Kosten- und Leistungsrechnung V Um die Verbuchung zu starten, klicken Sie mit der Maus auf den Button <Vorgang starten>. Verfügbare Tasten und Buttons: <Bearbeiten> Mit [RETURN] können Sie die übernommenen Daten aufrufen. <Löschen> Mit [F4] können Sie übernommene Daten wieder löschen. <Text-Suchen> Mit der Tastenkombination [ALT]+[U] können Sie nach einer Zeichenfolge suchen. Geben Sie den zu suchenden Text in das Eingabefeld ein und drücken Sie [RETURN]. <Sortieren> [F5] sortiert die Auswahltabelle nach den in einer Dialogbox auszuwählenden Kriterien Die Periodenverarbeitung Die Periodenverarbeitung der Kosten- und Leistungsrechnung dient dazu, - die innerbetrieblichen bzw. weiterverrechenbaren Leistungen sowie die Umlagen zu verbuchen, - die erzeugten Buchungen einer Periode endgültig zu verarbeiten und - eine Periode abzuschließen und für weitere Kostenbuchungen zu sperren. Verarbeitungsreihenfolge: 1. Berechnung der innerbetrieblichen Leistungssätze 2. Berechnung der Umlagen 3. Berechnung der weiterverrechenbaren Leistungen an Kostenträger 4. Berechnung der weiterverrechenbaren Leistungen an Projekte 5. Verbuchung So starten Sie die Periodenverarbeitung: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Buchen / Periodenverarbeitung."

109 Referenz 103 Das Programm öffnet den Verarbeitungsdialog mit folgenden Feldern: FÜR MONAT Tragen Sie hier die Kostenrechnungsperiode in Form von MM.JJJJ ein, die verarbeitet werden soll. Solange eine Periode noch nicht abgeschlossen ist, können Sie diese beliebig oft verarbeiten. Vo ra us s e tz unge n für die Ve ra rbe itung: - Die Periode darf nicht abgeschlossen sein - Die Periode muss sich im aktuellen Zeitraum befinden ENDGÜLTIGE VERARBEITUNG Aktivieren Sie den Status dieses Feldes, wenn Sie die zu verarbeitende Periode (Feld: FÜR MONAT) für weitere Buchungen sperren wollen. Vo ra us s e tz unge n für die e ndgültige Ve ra rbe itung: - Die vorausgehende Periode muss endgültig verarbeitet sein. - Ein fehlerfreier Buchhaltungsprüflauf. - Alle Stapelbuchungen müssen journalisiert sein. Allgemeiner Hinweis : Endgültige Periodenverarbeitung Eine wiederholte endgültige Verarbeitung einer zurückliegenden nicht abgeschlossenen aber endgültig verarbeiteten Periode bewirkt, dass die darauf folgenden Kostenrechnungsperioden wieder bebuchbar sind.

110 104 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 PERIODE ABSCHLIESSEN BIS Tragen Sie hier die Kostenrechnungsperiode in Form von MM.JJJJ ein, bis zu der ein Periodenabschluss erfolgen soll. Vo ra us s e tz unge n für de n Pe rio de na bs chlus s : - Die voraus gehenden Perioden müssen endgültig verarbeitet sein. - Die aktuell zu verarbeitende Periode (Feld: Für Monat) kann nicht gleichzeitig abgeschlossen werden. - Abzuschließende Perioden dürfen nicht bereits abgeschlossen sein. - Die Periode muss sich im aktuellen Zeitraum befinden. Allgemeine Hinweise : Endgültige Periodenverarbeitung - Die Erfassungsdaten aller abgeschlossenen Perioden werden gelöscht. - Abgeschlossene Perioden können nicht mehr kostenrechnungsmäßig bebucht werden. Buchungen der Finanzbuchhaltung für abgeschlossene Kostenrechnungsperioden werden in die nächste bebuchbare Kostenrechnungsperiode gebucht. Ist die Kostenrechnungsperiode Dezember (12) bereits abgeschlossen, werden keine Kostenbuchungen mehr erzeugt. - Die aktuell verarbeitete Periode bleibt immer offen. - Der Periodenabschluss der Kostenrechnung ist unabhängig vom Periodenabschluss (Periodenversiegelung) der Finanzbuchhaltung. Tipp: Datenmenge Um die Datenmenge zu begrenzen, sollten die Kostenrechnungsperioden turnusmäßig abgeschlossen werden (z.b. in einem 3-Monatszyklus nach der letzten verarbeiteten Periode). Hinweis: Leistungssätze Vom Programm im Rahmen der Periodenverarbeitung errechnete Leistungssätze, sowie Umlagen werden ausschließlich mit den Daten, der zu verarbeiteten Periode, vorgenommen. Klicken Sie mit der Maus auf den Button <Periodenverarbeitung starten> um den Vorgang zu starten. Klicken Sie auf den Button <Verlassen> um das Fenster zu schließen, ohne die Periode zu verarbeiten. Treten Fehler auf, die zum Abbruch einer endgültigen Periodenverarbeitung führen, werden diese im Verarbeitungsfenster angezeigt Buchungen in der Finanzbuchhaltung mit Kostenstellen, Kostenträgern und Projekten Zu jeder Buchung in der Finanzbuchhaltung können Sie in der Buchungsmaske eine Kostenstelle, einen Kostenträger und ein Projekt erfassen. Es sind entsprechende Eingabefelder sowohl für den Hauptsatz (Konto) als auch für den Nebensatz (Gegenkonto) verfügbar.

111 Referenz 105 Eine Kostenstelle, einen Kostenträger oder ein Projekt zu einer Buchung kann nur erfasst werden, wenn im Sachkonto eine Kostenartennummer (?->Sachkontenstamm > Feld: Kostenart) eingetragen wurde. Somit ist zunächst sichergestellt, dass nur kostenrechnungsrelevante Buchungen in die Kostenrechnung einfließen. Je nach dem, ob ein Sachkonto mit einer Kostenart im Feld KONTO oder GEGENKONTO der Buchungsmaske eingetragen wird, kann eine Kostenstelle, ein Kostenträger oder ein Projekt entweder für das Konto oder das Gegenkonto erfasst werden. Beispiel 1: Geschäftsvorfall: Barkauf von Büromaterial Konto: 1000 (Kasse) Gegenkonto: 4930 (Büromaterial) Soll/Haben: H Die Felder KONTO Kostenstelle KONTO Kostenträger und KONTO Projekt bleiben auf Anzeige, da im Sachkonto 1000 (Kasse) richtigerweise keine Kostenart hinterlegt ist. In den Feldern GEGENKONTO KOSTENSTELLE GEGENKONTO KOSTENTRÄGER und GEGENKONTO PROJEKT können Sie die Kostenstelle, den Kostenträger und das Projekt erfassen, da im Sachkonto 4930 (Büromaterial) eine Kostenart hinterlegt wurde. Beispiel 2: Buchungsbeleg: Umbuchung von Konto 4930 (Büromaterial) auf 4940 (Zeitschriften / Bücher) Konto: 4940 (Zeitschriften / Bücher) Gegenkonto: 4930 (Büromaterial) Soll/Haben: S Die Felder KONTO KOSTENSTELLE KONTO KOSTENTRÄGER und KONTO PROJEKT sind frei zur Eingabe. Kostenstelle, Kostenträger und das Projekt können erfasst werden, da im Sachkonto 4940 (Zeitschriften / Bücher) eine Kostenart hinterlegt ist. Die Feldern GEGENKONTO KOSTENSTELLE GEGENKONTO KOSTENTRÄGER und GEGENKONTO PROJEKT sind ebenfalls frei zur Eingabe. Kostenstelle, Kostenträger und das Projekt können eingeben werden, da im Sachkonto 4930 (Büromaterial) eine Kostenart hinterlegt wurde. In diesem Beispiel findet gleichzeitig mit der Umbuchung in der Finanzbuchhaltung die Umbuchung für die Kostenrechnung statt.

112 106 Kosten- und Leistungsrechnung V Aufteilung einer Buchung auf mehrere Kostenstellen, Kostenträger und Projekte Bei der Eingabe einer Kostenstelle, eines Kostenträgers oder Projektes in der Buchungsmaske wird der komplette Betrag der Buchung auf die eingegebene Kostenstelle, den Kostenträger oder das Projekte gebucht. Soll eine Buchung auf mehrere Kostenstellen, Kostenträger oder Projekte aufgeteilt werden, so können Sie dies durch die Eingabe einer Kostenschablone (für Kostenstellen, Kostenträger oder Projekte) erreichen. So buchen Sie auf mehrere Kostenstellen: 1. Tragen Sie im Feld KOSTENSTELLE eine zutreffende Kostenstellenschablone ein. Um eine Kostenstellenschablone zu suchen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. Wählen Sie eine Kostenschablone aus und übernehmen Sie den Schlüssel in das Eingabefeld. 2. Speichern Sie die Buchung. Ist in der Kostenschablone eine Änderung der Aufteilung eingestellt, öffnet das Programm den folgenden Kostenaufteilungsdialog Der Kostenaufteilungsdialog Die Karteikarte "Allgemein" Hier können Sie die Kostenrechnungsperiode ändern und ggf. die Menge eintragen. Wenn Sie eine Menge eintragen, erfolgt die Eingabe der Aufteilungen nach Menge (z.b. Gesamtmenge 100 % -> Aufteilung erfolgt durch Eingabe der anteiligen Prozentwerte). Wenn Sie keine Menge eintragen, erfolgt die Aufteilung nach Betrag (z.b. Buchungsbetrag 1000 EUR -> Aufteilung erfolgt durch Eingabe der anteiligen Eurobeträge). Die Felder im einzelnen: PERIODE KORE Das Programm schlägt die Kostenrechnungsperiode anhand des Buchungsdatums vor. Die Periode kann von Ihnen geändert werden. Ist die Kostenrechnungsperiode, die sich aus dem Buchungsdatum ergibt, bereits verarbeitet oder abgeschlossen, wird die nächst höhere Periode vorgeschlagen. MENGE Tragen Sie hier die gesamt zu verteilende Menge gemäß der Bezugseinheit ein (z.b. 100 bei Bezugseinheit Prozent). Wenn Sie keine Menge eintragen, werden die Aufteilungen nach Betrag vorgenommen. Tipp: Sie können das Feld Menge einfach mit RETURN verlassen, das Programm wechselt automatisch in die Karteikarte "Aufteilungen". Die Karteikarte "Aufteilungen" In dieser Karteikarte tragen Sie die Kostenstellen mit der jeweils zu verteilenden Menge oder dem zu verteilenden Betrag ein. Die Spalten der Tabelle im Einzelnen: KOSTENSTELLE In dieser Tabellenspalte wird die Kostenstelle eingetragen, auf welche die Kostenbuchung erfolgen soll. Wenn die Kostenbuchung auf mehrere Kostenstellen

113 Referenz 107 verteilt werden soll, müssen Sie für jede Kostenstelle eine eigene Aufteilungsbuchung mit entsprechender Menge eingeben. MENGE Tragen Sie hier für jede Kostenaufteilung (Kostenstelle) die zu verteilende Menge ein. Soll der Gesamtbetrag einer Buchung nur auf eine Kostenstelle gebucht werden, tragen Sie als Menge die gesamte zu verteilende Größe ein (Feld: Bezugswert in der Kartei "Allgemein"). Bei einer Verteilung des Gesamtbetrags auf mehrere Kostenstellen, müssen Sie als Menge den Anteil an der gesamten zu verteilenden Größe eingeben. Die Mengen aller Aufteilungen müssen zusammen den in der Karteikarte "Allgemein" angegebenen Bezugswert ergeben. Beispiel: Möchten Sie eine prozentuale Aufteilung im Verhältnis 40:20:20:20 durchführen, müssen Sie 4 Aufteilungen eintragen. Dabei ist als Menge bei der ersten Aufteilung "40", bei der zweiten, dritten und vierten Aufteilung "20" anzugeben. Als gesamt zu verteilende Größe der Buchung muss "100" angegeben worden sein (Feld: Bezugswert in der Kartei "Allgemein"). Bei einer Verteilung der Kostenbuchung nach Quadratmeteranteilen an der Gesamtfläche, ist pro Aufteilung der jeweilige Anteil in Quadratmeter einzutragen. Als gesamt zu verteilende Größe der Buchung muss die Gesamtquadratmeteranzahl angegeben worden sein (Feld: Bezugswert in der Kartei "Allgemein"). Der Gesamtbetrag der Kostenbuchung wird bei Anwendung der Schablone auf die Teilbuchungen entsprechend ihrem Anteil an der Gesamtmenge umgelegt. EINHEIT Die Einheit wird aus dem gleichnamigen Feld der Karteikarte "Allgemein" übernommen und kann nicht geändert werden. BUCHUNGSTEXT Hier können Sie einen Text eintragen, den das Programm als Buchungstext verwendet. F Fix Über diese Spalte können Sie festlegen, ob die Teilbuchung als fix oder variabel behandelt werden soll. Folgende Stati sind möglich: Aktiv = Fix Deaktiv = Variabel Anmerkung: Fixe und variable Kosten Wird keine Unterscheidung in fixe und variable Kosten aufgrund der von Ihnen erworbenen Version (Compakt/Standard/Profi) angeboten, so werden alle erfassten Kosten intern als Fixkosten gekennzeichnet. BETRAG Haben Sie in der Karteikarte "Allgemein" keine Menge eingetragen, müssen Sie hier für jede Kostenaufteilung (Kostenstelle) den zu verteilenden Betrag in Euro eingeben. Soll der Gesamtbetrag einer Buchung nur auf eine Kostenstelle gebucht werden, tragen Sie als Betrag den gesamten Buchungsbetrag ein (Feld: Betrag in der Kartei "Allgemein").

114 108 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Ist die Gesamtmenge, der Gesamtbetrag aufgeteilt, kann der Buchungsdialog über eine Abfrage automatisch geschlossen werden. Sie kehren zur Buchungsmaske der Finanzbuchhaltung zurück. Hinweis: Kostenbuchungsdialog Wurde neben der Kostenstellenschablone auch eine Kostenträger- und/oder Projektschablone in der Buchungsmaske der Finanzbuchhaltung eingetragen, wird für die Aufteilung der Kostenträger ein Kostenbuchungsdialog und für die Aufteilung der Projekte ein Kostenbuchungsdialog geöffnet. 2.3 Die Standardauswertungen Die Kosten- und Leistungsrechnung bietet eine Reihe von Standardauswertungen, die wir Ihnen in diesem Kapitel vorstellen. Bitte beachten Sie, dass die Auswertungen keine Analyse der Kostenrechnungsdaten ermöglichen. Für diese Aufgabe steht optional die "Erfolgs-Analyse und Planung (kurz EAP) zur Verfügung - abgestimmt auf die Kostenund Leistungsrechnung. Hinweise: Bewegungsdaten (Buchungen, Kontoauszüge) Diese Listen berücksichtigen nur Buchungen von Perioden, die im Rahmen der Periodenverarbeitung vorläufig oder endgültig verarbeitet wurden. Saldenlisten Auch hier werden die Salden nur aus Buchungen ermittelt, die aus vorläufig oder endgültig verarbeiteten Perioden stammen. Periodenverarbeitung So rufen Sie die Auswertungen auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Druckauswertungen". Das Programm die vorgelagerte Auswahl der Listenausdrucke Kostenrechnung.

115 Referenz 109 Der Button <Auswertung drucken> oder [RETURN] auf die in der Tabelle markierte Auswertung öffnet zunächst den Dialog zur Selektierung Selektionen Wenn Sie eine Auswertung aufrufen, startet das Programm zunächst einen Dialog, in dem Sie Einschränkungen zur Auswahl der angezeigten Werte vornehmen können. Wenn für ein Einschränkungskriterium (z.b. "Von Kostenstelle") nichts eingegeben wird, bedeutet dies "keine Einschränkung". Es werden dann, um beim Beispiel zu bleiben, alle Kostenstellen gedruckt. Soll eine Einschränkung auf einen Wertebereich (z.b. Von Kostenstelle 1000 Bis Kostenstelle 5000) erfolgen, so müssen Sie diese Werte in den "Von..." "Bis..."Feldern eingeben. Soll die Ausgabe nur auf einen einzelnen Wert (z.b. nur die Kostenstelle 1000) eingeschränkt werden, dann ist der gewünschte Wert sowohl im "Von..." als auch im "Bis..."-Feld einzutragen (z.b. Von Kostenstelle 1000 Bis Kostenstelle 1000) Übersicht Auswertungen Folgende Auswertungen sind verfügbar: Kostenpläne (Stamm)

116 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Kostenstellen Kostenstellenbereiche Kostenträger Kostenträgerbereiche Projekte Projektbereiche Kostenarten Leistungsarten fmtkraus.000 fmtkraus.001 fmtkraus.002 fmtkraus.003 fmtkraus.004 fmtkraus.005 fmtkraus.006 fmtkraus.007 Kostenschablonen (Stamm) Kostenstellenschablonen Kostenträgerschablonen Projektschablonen fmtkraus.008 fmtkraus.009 fmtkraus.010 Budget/Planung/Prognose (Stamm) Kostenstellen Kostenträger Projekte Leistungen fmtkraus.011 fmtkraus.012 fmtkraus.013 fmtkraus.014 Kostenjournal (Bewegung) Kostenstellen Kostenträger Projekte fmtkraus.015 fmtkraus.016 fmtkraus.017 Buchungslisten (Bewegung) Nach Kostenart Kostenart/Kostenstelle Kostenstelle/Kostenart Kostenart/Kostenträger Kostenträger/Kostenart Kostenart/Projekt Projekt/Kostenart fmtkraus.018 fmtkraus.019 fmtkraus.020 fmtkraus.021 fmtkraus.022 fmtkraus.023 fmtkraus.024 Kontenblätter (Bewegungen) Kostenstellen Kostenträger Projekte Salden fmtkraus.025 fmtkraus.026 fmtkraus.027 fmtkraus.028 Kostenstellen Kostenträger Projekte Leistungen fmtkraus.029 fmtkraus.030 fmtkraus.031 Innerbetriebliche Leistungen Weiterverrechenbare Leistungen fmtkraus.032 Einstellungen in anderen Applikationen Finanzbuchhaltung Sachkontenstamm Karteikarte "Kostenrechnung" Für alle kostenrechnungsrelevanten Konten muss die Kostenartennummer eingetragen werden (Feld: KOSTENART). Kostenrechnungsrelevant sind alle Kosten- und Erlöskonten (G.u.V). Nicht in die Kostenrechnung fließen die neutralen Aufwendungen und Erträge. Für die Automatikkonten, die im Multi-OP Ausgleich angesprochen werden

117 Referenz 111 (z.b. Skonto), sollte eine Kostenschablone oder eine Hilfskostenstelle eingetragen werden Warenwirtschaft/PPS Warengruppenstamm Für jede Warengruppe sind folgende Eingaben notwendig: KOSTENSTELLE Wenn Sie die Kostenträger nicht verwenden, können Sie hier für jede Warengruppe eine Kostenstelle angeben. Um eine Kostenstelle zu suchen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In einer Tabelle können Sie eine Kostenstelle auswählen und die Kostenstellennummer in das Feld übernehmen. KOSTENTRÄGER Tragen Sie hier die Kostenträgernummer ein, wenn Sie die Kostenträger nach Warenoder Produktgruppen organisiert haben. Um einen Kostenträger zu suchen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In einer Tabelle können Sie einen Kostenträger auswählen und die Kostenträgernummer in das Feld übernehmen. Hinweis: Kostenträgernummer Im Artikelstamm können Sie ebenfalls eine Kostenträgernummer eintragen. Der dem Artikel zugeordnete Kostenträger hat Vorrang vor dem Kostenträger, welcher der Warengruppe zugeordnet wurde. KONTO WARENEINSATZ Tragen Sie hier ein Konto der Betriebsbuchhaltung ein, auf das der Wareneinsatz verbucht werden soll. Der Wareneinsatz wird nur dann an die Kostenrechnung übergeben, wenn Sie in den Grundeinstellungen der Kostenrechnung den Status des Feldes Wawi Kostenbuchungen getrennt übergeben aktiviert haben. Um das Sachkonto zu suchen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In einer Tabelle können Sie das zutreffende Sachkonto auswählen und die Kontonummer in das Feld übernehmen. Tipp: Wareneingangskonten Wenn Sie in der Finanzbuchhaltung die genauere Wareneinsatzmethode auch für betriebswirtschaftliche Auswertungen anwenden wollen, müssen Sie die Wareneingangskonten umschlüsseln (BWA-Gruppenzuordnung). Wareneingangskonten werden als Bestandskonten behandelt, das hier eingetragene Wareneinsatzkonto der Betriebsbuchhaltung fließt dann in die BWA. Hinweis: Wareneinsatzkonto Das Wareneinsatzkonto, als Konto der Betriebsbuchhaltung, ist in der G.u.V erfolgsneutral. KONTO WARENUMSATZ Tragen Sie hier ein Konto der Betriebsbuchhaltung ein, auf das die Warenumsätze verbucht werden sollen. Der Warenumsatz wird nur dann an die Kostenrechnung übergeben, wenn Sie in den Grundeinstellungen der Kostenrechnung den Status des

118 112 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 Feldes Wawi Kostenbuchungen getrennt übergeben aktiviert haben. Hinweis: Warenumsatzkonto Das Warenumsatzkonto, als Konto der Betriebsbuchhaltung, ist in der G.u.V erfolgsneutral Artikelstammdaten Für jeden Artikel kann die Zuordnung zu einem Kostenträger erfolgen. Karteikarte: "Optionen" KOSTENTRÄGER Tragen Sie hier die Kostenträgernummer ein, wenn Sie die Kostenträger nach Produkten organisiert haben. Um einen Kostenträger zu suchen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In einer Tabelle können Sie einen Kostenträger auswählen und die Kostenträgernummer in das Feld übernehmen. Hinweis: Kostenträger Der hier eingetragene Kostenträger hat Vorrang vor der Kostenträgernummer im Warengruppenstamm Lohnbuchhaltung Lohnarten Karteikarte "Besonderheit" SACHKONTO Tragen Sie hier die Sachkontonummer ein. Über die Sachkontonummer wird die Kostenart der Lohnart zugeordnet. Klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5], um ein Sachkonto zu suchen und die zutreffende Kontonummer in das Feld zu übernehmen. Hinweis: Die Übergabe an die Kostenrechnung berücksichtigt nur Lohnarten mit zugeordnetem Sachkonto! Die Sachkontenzuordnung steuert nicht die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung! Das Sachkonto wird auch nicht in der Kostenrechnung bebucht, es dient ausschließlich zur Bestimmung der Kostenart. KOSTENART Wurde ein Sachkonto eingetragen, wird automatisch die dem Sachkonto zugeordnete Kostenartennummer in dieses Feld übernommen. Eine Änderung ist nicht möglich. KENNZ. FIXKOSTEN Aktivieren Sie den Status dieses Feldes, wenn die Kosten dieser Lohnart in der Kostenrechnung als fix behandelt werden sollen. KENNZ. MENGE Aktivieren Sie den Status dieses Feldes, wenn die Stundenanzahl in der

119 Referenz 113 Kostenrechnung als Menge verbucht werden soll. Werden auch Leistungen an die Kostenrechnung übergeben, wird die Anzahl der Stunden generell als Menge verbucht unabhängig vom Status dieses Feldes Personalstamm Karteikarte "Lohn/Gehalt" KOSTENSTELLE Tragen Sie hier die Stammkostenstelle des Mitarbeiters ein. Um eine Kostenstelle zu suchen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In einer Tabelle können Sie die zutreffende Kostenstelle auswählen und die Kostenstellennummer in das Feld übernehmen. KOSTENTRÄGER Tragen Sie hier die Kostenträgernummer ein. Um einen Kostenträger zu suchen, klicken Sie mit der Maus auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. In einer Tabelle können Sie einen Kostenträger auswählen und die Kostenträgernummer in das Feld übernehmen. KST:WEITER VERRECHNEN Wenn Leistungen des Mitarbeiters für andere Kostenstellen im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung verbucht werden sollen, aktivieren Status dieses Feldes. 2.5 Sie den Perioden in der Kostenrechnung/Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung arbeitet mit Perioden von 01 bis 14. Diese Perioden sind identisch mit den Monaten, wenn das Geschäftsjahr das Kalenderjahr ist. Bei abweichenden Geschäftsjahren weicht die Periode vom tatsächlichen Monat ab Kostenrechnung Die Kostenrechnung arbeitet mit tatsächlichen Perioden von 01 bis 12, d.h. unabhängig vom Geschäftsjahr (Kalenderjahr oder abweichend) ist die Periode immer identisch mit dem Monat. 2.6 Budgetierung, Planung und Prognose Die Funktionen für Budgetierung, Planung und Prognose sind für Kostenstellen, Kostenträger und Projekte verfügbar. Für Bezugsgrößen und Leistungen bietet das Programm die Funktionen Planung und Prognose Budgetierung Die Budgetierung ermöglicht die Festlegung eines Budgets für Kostenstellen, Kostenträger und Projekte. Dabei wird für jede Kostenrechnungsperiode das Budget in Euro hinterlegt. Bei der Budgetierung wird nicht in fixe und variable Kosten unterschieden.

120 114 Kosten- und Leistungsrechnung V Planung Die Kostenplanung bietet die Möglichkeit, für jede Kostenrechnungsperiode Planzahlen zu hinterlegen. Planzahlen für Kostenstellen, Kostenträger und Projekte sind immer auf die Kostenart bezogen, Planzahlen für Bezugsgrößen und Leistungen auf die Kostenstelle. Planungsarten Das Programm unterscheidet folgende Planungsarten: - Kostenplanung Für Kostenstellen, Kostenträger und Projekte werden die Kostenarten betragsmäßig für jede Periode geplant. Die betragsmäßige Leistungsplanung erfolgt für jede Kostenstelle, welche die geplante Leistung empfängt. Fixe und variable Kosten werden getrennt geplant. - Planbezugsgröße Die mengenmäßige Planung von Bezugsgrößen erfolgt für jede Kostenstelle (z.b. Fertigungsstunden...). Hinweis: Planung Die Planung kann nicht mehr verändert werden, wenn die Plananpassungsfrist, die Sie in den Grundeinstellungen festgelegt haben, überschritten ist Prognose Die Prognose erfolgt analog zur Kosten- und Bezugsgrößenplanung. Sie kann, im Gegensatz zur Planung, auch nach Ablauf der Plananpassungsfrist verändert werden Einzelbudgetierung, Planung und Prognose Bei der Einzelbudgetierung, Planung und Prognose wird für einen einzelnen Stammsatz (z.b. eine Kostenstelle) ein Budget, eine Planung oder eine Prognose erstellt. So erstellen Sie ein Budget, eine Planung oder eine Prognose: 1. Wählen Sie die Stammdatenart aus, für die eine Budgetierung, eine Planung oder Prognose erstellt werden soll (z.b.: Stammdaten / Kostenstellen" im Menü der Kosten- und Leistungsrechnung). 2. In der vorgelagerten Auswahltabelle wählen Sie den zutreffenden Stammsatz (z. B. die Kostenstelle 1000/Vertrieb) aus. 3. Klicken Sie auf den Button <Bearbeiten>, um den Stammsatz zu öffnen. 4. Aktivieren Sie die Karteikarte "Budget" mit einem Mausklick, wenn Sie die Budgetierung erstellen wollen. Sollen Planzahlen für den Stammsatz erstellt werden, klicken Sie auf die Karteikarte "Planung". Um Prognosewerte zu erstellen, klicken Sie auf die Karteikarte "Prognose". Lesen Sie im nächsten Kapitel, wie Sie die Budgets, Planungen oder Prognosen mit der

121 Referenz 115 Funktion "Füllen" und "Übernehmen" erstellen können Arbeiten mit Budgets, Planungen und Prognosen Füllen Mit der Funktion "Füllen" können Sie die Budgetierung, Planung und Prognose bearbeiten. So arbeiten Sie mit der Funktion "Füllen": 1. Um die Budget-,Planungs- oder Prognosetabelle zu füllen, klicken Sie mit der Maus auf das Icon <Füllen> in der Symbolleiste im Erfassen-/Ändern Dialog des jeweiligen Stammsatzes. Das Programm öffnet einen Dialog mit folgenden Feldern: VERARBEITUNGSART Die Verarbeitungsart legt fest, wie die Tabelle mit Werten gefüllt werden soll. Eine Liste mit den möglichen Verarbeitungsarten erhalten Sie mit einem Klick auf die Pfeiltaste oder über die Funktionstaste [F5]. Wählen Sie eine der folgenden Verarbeitungsarten aus und übernehmen Sie die Schlüsselzahl in das Feld. 0 manuelle Planung Sie tragen die Werte manuell in die Tabelle ein. Die Funktion "Füllen" stellt lediglich die Kostenrechnungsperioden in der Tabelle zur Verfügung.

122 116 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 1 Entwicklung mit Start/Endwert Die Ermittlung der Werte für die einzelnen Perioden erfolgt linear vom Anfangswert bis zur Erreichung des Endwertes. Beispiel: Anfangswert: 1000 Endwert: 2000 Auft e ilung: Periode Monat Januar Februar März April Mai Luni Juli August September Oktober November Dezember Betrag EUR 1000, , , , , , , , , , , ,00 2 Entwicklung prozentual Die Ermittlung der Werte für die einzelnen Perioden erfolgt degressiv mit einem prozentualen Verlauf, der vom Anfangswert errechnet wird. Beispiel: Anfangswert: 1000 Prozent: 5 % Auft e ilung: Periode Monat Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Betrag EUR 1000, , , , , , , , , , , ,00 3 Entwicklung prozentual exponentiell Der Verlauf der degressiven Entwicklung (Option 2) kann hier zusätzlich exponentiell festgelegt werden. Beispiel: Anfangswert: 1000 Prozent: 5 %

123 Referenz Auft e ilung: Periode Monat Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Betrag EUR 1000, , , , , , , , , , , ,36 4 Verteilung Ein Gesamtbetrag wird gleichmäßig auf 12 Perioden verteilt. Beispiel: Gesamtwert: 1200 Auft e ilung: Periode Monat Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Betrag EUR 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 5 Kopieren Ein Gesamtbetrag wird auf alle 12 Perioden kopiert. Beispiel: Gesamtwert: 1200 Auft e ilung: Periode Monat Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober Betrag EUR 1200, , , , , , , , , ,00 117

124 118 Kosten- und Leistungsrechnung V November Dezember 1200, ,00 NUR KOSTENART Geben Sie in diesem Feld die Kostenart an, für die eine Planung oder Prognose erstellt werden soll, bezogen auf die aktuelle Kostenstelle. Dieses Feld ist nur für die Kostenplanung und Prognose innerhalb von Kostenstellen, Kostenträgern und Projekten verfügbar. Die Budgetierung erfolgt ohne Kostenartenbezug. VON PERIODE BIS PERIODE In diesen Feldern können Sie die Fibu-Perioden eingrenzen, für die eine Budgetierung oder eine Prognose erstellt werden soll. Diese Felder stehen für die Kostenplanung nicht zur Verfügung. Die Kostenplanung erfolgt immer für ein Jahr. STARTWERT FIX EUR Geben Sie hier den Startwert ein, wenn Sie im Feld Verarbeitungsart die Option 1,2 oder 3 gewählt haben. ENDWERT FIX EUR Geben Sie hier den Endwert ein, wenn Sie im Feld Verarbeitungsart die Option 1 gewählt haben. PROZENT FIX Geben Sie hier einen Prozentsatz ein, wenn Sie im Feld Verarbeitungsart die Option 2 oder 3 gewählt haben. GESAMTWERT FIX EUR Geben Sie hier den zu verteilenden oder zu kopierenden Gesamtwert ein, wenn Sie im Feld Verarbeitungsart die Option 4 oder 5 gewählt haben. Hinweis: - Aus der Fibu-Periode wird automatisch die Kostenrechnungsperiode ermittelt. - Die Planung und Prognose für fixe und variable Kosten erfolgt getrennt. Hinweis: Fixe und variable Kosten Bei der Übernahme von Plan-, Prognose- und Istkosten als Budget werden fixe und variable Kosten addiert, da innerhalb der Budgetierung keine Unterscheidung in fixe und variable Kosten erfolgt. Übernahme Mit der Funktion "Übernahme" können Sie für die aktuelle Budgetierung, Planung und Prognose Werte aus anderen Budgets, Planungen und Prognosen des gleichen Stammsatzes übernehmen. Auch die Übernahme von Istwerten ist möglich. Hinweis: Werteübernahme Die Werteübernahme erfolgt immer für den identischen Stammsatz. Es ist also beispielsweise nicht möglich, Planungswerte von einer anderen Kostenstelle zu übernehmen.

125 Referenz 119 So arbeiten Sie mit der Funktion "Übernahme": 1. Um Budget-,Planungs-, Prognose- oder Istwerte zu übernehmen, klicken Sie mit der Maus auf das Icon <Übernahme> in der Symbolleiste im Erfassen-/Ändern Dialog des jeweiligen Stammsatzes. Das Programm öffnet ein Pop-Up-Menü. 2. Wählen Sie im Pop-Up-Menü, welche Werte Sie übernehmen möchten. Ein Klick mit der Maus auf den zutreffenden Menüpunkt aktiviert den Übernahmedialog mit folgenden Feldern: KOSTENÜBERNAHME Wählen Sie hier, wie die Übernahme der Werte erfolgen soll. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: 0 ohne Gewichtung Die Werte werden 1:1 übernommen. 1 absolut gewichtet Die Werte werden mit einem absoluten Wert gewichtet. Beispiel: Übernahme Planwert 1000 EUR für Kostenrechnungsperiode (Februar 2002) Absolute Gewichtung: 50 EUR Übernommen werden 1050 EUR 2 prozentual gewichtet Die Werte werden mit einem Prozentwert gewichtet. Beispiel: Übernahme Planwert 1000 EUR für Kostenrechnungsperiode (Februar 2002) Prozentuale Gewichtung: 10 % Übernommen werden 1100 EUR ABSOLUTE GEWICHTUNG Tragen Sie hier den Wert für eine absolute Gewichtung ein, wenn Sie im Feld Kostenübernahme die Option 1 gewählt haben. PROZENTUALE GEWICHTUNG Tragen Sie hier den Prozentsatz für eine prozentuale Gewichtung ein, wenn Sie im Feld Kostenübernahme die Option 2 gewählt haben. NUR VORJAHRESSÄTZE Aktivieren Sie den Status dieses Feldes, wenn nur die Werte aus dem Vorjahr übernommen werden sollen. Dieses Feld steht in der Karteikarte "Planung" nicht zur Verfügung, da bei der Übernahme von Plan-, Prognose- und Istkosten als Plankosten generell nur Vorjahreswerte übernommen werden.

126 120 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 VON PERIODE BIS PERIODE In diesen Feldern können Sie die Fibu-Perioden eingrenzen, für die eine Budgetierung oder eine Prognose erstellt werden soll. Diese Felder stehen für die Kostenplanung nicht zur Verfügung. Die Kostenplanung erfolgt immer für ein Jahr. KOSTENART In diesem Feld können Sie die Kostenart angeben, für die eine Planung oder Prognose erstellt werden soll, bezogen auf die aktuelle Kostenstelle. Bleibt das Feld leer, werden alle Kostenarten berücksichtigt. Dieses Feld ist nur für die Kostenplanung und Prognose innerhalb von Kostenstellen, Kostenträgern und Projekten verfügbar. Die Budgetierung erfolgt ohne Kostenartenbezug. KOSTENSTELLE In diesem Feld können Sie die Kostenstelle eintragen, für die eine Planung oder Prognose erstellt werden soll, bezogen auf die aktuelle Leistungsart bzw. Bezugsgröße. Bleibt dieses Feld leer, werden alle Kostenstellen berücksichtigt. Dieses Feld ist nur für die Planung und Prognose innerhalb von Leistungen und Bezugsgrößen verfügbar. Eine Budgetierung wird hier generell nicht angeboten. Hinweise: - Aus der Fibu-Periode wird automatisch die Kostenrechnungsperiode ermittelt. - Die Planung und Prognose für fixe und variable Kosten erfolgt getrennt Budget-, Planungs- und Prognosetabellen für Kostenstellen, Kostenträger und Projekte Sämtliche Budget-, Planungs- und Prognosewerte werden in Tabellen dargestellt und bearbeitet. Es werden maximal 12 Kostenrechnungsperioden des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt. Nachfolgend erläutern wir Ihnen die einzelnen Tabellenspalten. Die Tabellenspalten der Karteikarte "Budget" FB Zeigt die Fibu-Periode an. PERIODE Zeigt die Kostenrechnungsperiode in Form von MM.JJJJ. Der Kostenrechnungsmonat ist identisch mit dem Kalendermonat - auch bei abweichenden Geschäftsjahren. MONAT Zeigt die Bezeichnung des Kalendermonats. BETRAG EUR Budget in Euro für die Kostenrechnungsperiode. Die Tabellenspalten der Karteikarte "Planung" FB Zeigt die Fibu-Periode an. PERIODE Zeigt die Kostenrechnungsperiode in Form von MM.JJJJ. Der Kostenrechnungsmonat ist identisch mit dem Kalendermonat - auch bei abweichenden Geschäftsjahren.

127 Referenz 121 MONAT Zeigt die Bezeichnung des Kalendermonats. KOSTENART Zeigt die Kostenart, für welche die Planung erstellt wurde. BEZEICHNUNG Zeigt die Bezeichnung der Kostenart. PLAN FIX Planwert fix in Euro. PLAN VARIABEL Planwert variabel in Euro. Die Tabellenspalten der Karteikarte "Prognose" FB Zeigt die Fibu-Periode an. PERIODE Zeigt die Kostenrechnungsperiode in Form von MM.JJJJ. Der Kostenrechnungsmonat ist identisch mit dem Kalendermonat - auch bei abweichenden Geschäftsjahren. MONAT Zeigt die Bezeichnung des Kalendermonats. KOSTENART Zeigt die Kostenart, für welche die Prognose erstellt wurde. BEZEICHNUNG Zeigt die Bezeichnung der Kostenart. PROGNOSE EUR FIX Prognosewert fix in Euro. PROGNOSE EUR VARIABEL Prognosewert variabel in Euro Budget-, Planungs- und Prognosetabellen für Leistungsarten Nachfolgend erläutern wir Ihnen die einzelnen Tabellenspalten für die Stammdatenart "Leistungen". Die Tabellenspalten der Karteikarte "Planung" FB Zeigt die Fibu-Periode an. PERIODE Zeigt die Kostenrechnungsperiode in Form von MM.JJJJ. Der Kostenrechnungsmonat ist identisch mit dem Kalendermonat - auch bei abweichenden Geschäftsjahren.

128 122 Kosten- und Leistungsrechnung V5.5 MONAT Zeigt die Bezeichnung des Kalendermonats. KOSTENSTELLE Zeigt die Kostenstelle, für welche die Planung erstellt wurde. BEZEICHNUNG Zeigt die Bezeichnung der Kostenstelle. PLAN FIX Planwert fix in Euro. PLAN VARIABEL Planwert variabel in Euro. Die Tabellenspalten der Karteikarte "Prognose" FB Zeigt die Fibu-Periode an. PERIODE Zeigt die Kostenrechnungsperiode in Form von MM.JJJJ. Der Kostenrechnungsmonat ist identisch mit dem Kalendermonat - auch bei abweichenden Geschäftsjahren. MONAT Zeigt die Bezeichnung des Kalendermonats. KOSTENSTELLE Zeigt die Kostenstelle, für welche die Prognose erstellt wurde. BEZEICHNUNG Zeigt die Bezeichnung der Kostenstelle. PROGNOSE FIX Prognosewert fix in Euro. PROGNOSE VARIABEL Prognosewert variabel in Euro Budget-, Planungs- und Prognosetabellen für Bezugsgrößen Nachfolgend erläutern wir Ihnen die einzelnen Tabellenspalten für die Stammdatenart "Bezugsgrößen". Die Tabellenspalten der Karteikarte "Planung" FB Zeigt die Fibu-Periode an. PRIODE Zeigt die Kostenrechnungsperiode in Form von MM.JJJJ. Der Kostenrechnungsmonat ist identisch mit dem Kalendermonat - auch bei abweichenden Geschäftsjahren. MONAT

129 Referenz 123 Zeigt die Bezeichnung des Kalendermonats. KOSTENSTELLE Zeigt die Kostenstelle, für welche die Planung erstellt wurde. BEZEICHNUNG Zeigt die Bezeichnung der Kostenstelle. PLAN MENGE Geplante Menge, bezogen auf die Einheit (z.b Fertigungsstunden). Die Tabellenspalten der Karteikarte "Prognose" FB Zeigt die Fibu-Periode an. PERIODE Zeigt die Kostenrechnungsperiode in Form von MM.JJJJ. Der Kostenrechnungsmonat ist identisch mit dem Kalendermonat - auch bei abweichenden Geschäftsjahren. MONAT Zeigt die Bezeichnung des Kalendermonats. KOSTENSTELLE Zeigt die Kostenstelle, für welche die Prognose erstellt wurde. BEZEICHNUNG Zeigt die Bezeichnung der Kostenstelle. PROGNOSE MENGE Prognose Menge, bezogen auf die Einheit (z.b Fertigungsstunden) Weitere Funktionen in allen Karteikarten <Vor> Klicken Sie auf das Symbol-Icon <Vor> um innerhalb von Kostenstellen, Kostenträger und Projekten eine Kostenart vor zu blättern. Das Programm zeigt die Planung oder Prognosewerte für die nächste Kostenart. Klicken Sie auf das Symbol-Icon <Vor> um innerhalb von Leistungen und Bezugsgrößen eine Kostenstelle vor zu blättern. Das Programm zeigt die Planung oder Prognosewerte für die nächste Kostenstelle. <Zurück> Klicken Sie auf das Symbol-Icon <Zurück> um innerhalb von Kostenstellen, Kostenträger und Projekten eine Kostenart zurück zu blättern. Das Programm zeigt die Planung oder Prognosewerte für die vorherige Kostenart. Klicken Sie auf das Symbol-Icon <Zurück> um innerhalb von Leistungen und Bezugsgrößen eine Kostenstelle zurück zu blättern. Das Programm zeigt die Planung oder Prognosewerte für die vorherige Kostenstelle.

130 124 Kosten- und Leistungsrechnung V Gesamtbudgetierung, Planung und Prognose Bei der Gesamtbudgetierung, Planung und Prognose werden die Budgets, die Planungen oder Prognosen immer für mehrere oder alle Stammsätze (z.b. alle Kostenstellen) erstellt. Hinweis: Bei der Gesamtbudgetierung, Planung und Prognose ist nur die Funktion "Übernahme" möglich. So erstellen Sie Budgets, Planungen oder Prognosen: 1. Wählen Sie die Stammdatenart aus, für die eine Budgetierung, eine Planung oder Prognose erstellt werden soll (z.b. Kostenstellen im Bearbeiten-Menü der Kosten- und Leistungsrechnung). Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der gewählten Stammdatenart. 2. Klicken Sie mit der Maus auf den Button <Bearbeiten> in der horizontalen Symbolleiste. Das Programm öffnet ein Pop-Up-Menü. 3. Entscheiden Sie zunächst, ob Sie ein Kostenbudget, eine Kostenplanung oder Kostenprognose erstellen wollen (Menüüberschriften). 4. Entscheiden Sie dann, welche Werte Sie für die Erstellung der Budgets, Planungen oder Prognosen übernehmen wollen (Menüpunkte). 5. Klicken Sie mit der Maus auf den zutreffenden Menüeintrag. Das Programm öffnet den entsprechenden Dialog. Die Eingaben, die Sie in diesen Dialogen vornehmen müssen, entsprechen grundsätzlich denen der Einzelbudgetierung, Planung und Prognose. In zwei zusätzlichen Feldern können Sie hier noch die Stammdatenart eingrenzen, für welche die Werte übernommen werden. VON KOSTENSTELLE BIS KOSTENSTELLE Budgets, Planungen und Prognosen werden für die hier eingegrenzten Kostenstellen erstellt. 2.7 Kostenjournal Bildschirm Das Kostenjournal Bildschirm listet alle verarbeiteten Kostenbuchungen ( Periodenverarbeitung) des aktuellen Geschäftsjahres nach Perioden geordnet auf. So rufen Sie das Kostenstellenjournal auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung/ Verarbeitete Buchungen / Kostenstellenbuchungen".

131 Referenz 125 Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Kostenstellenjournale (Auswahl Perioden/Kostenstellenbuchungen). 2. Um die Buchungen anzuzeigen, wählen Sie eine Periode aus und klicken Sie auf den Button <Bearbeiten>. So rufen Sie das Kostenträgerjournal auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung/ Verarbeitete Buchungen /Kostenträgerbuchungen". Das Programm öffnet die vorgelagerte Auswahltabelle der Kostenträgerjournale (Auswahl Perioden/Kostenträgerbuchungen). 2. Um die Buchungen anzuzeigen, wählen Sie eine Periode aus und klicken Sie auf den Button <Bearbeiten>. So rufen Sie das Projektjournal auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Kostenrechnung / Auswertungen / Projektbuchungen".