KUNDENINFORMATION: PRODUKTIONSGESTÜTZE ABRECHNUNG. DHL Paket

Größe: px

Ab Seite anzeigen:

Download "KUNDENINFORMATION: PRODUKTIONSGESTÜTZE ABRECHNUNG. DHL Paket"

Simon Brauer
vor 6 Jahren
Abrufe

1 KUNDENINFORMATION: PRODUKTIONSGESTÜTZE ABRECHNUNG DHL Paket

2 Unsere Rechnungsstellung wird transparenter und flexibler Wir erweitern unser Angebot an Rechnungsinformationen. Für Sie als Kunde ergeben sich daraus eine Reihe attraktiver Vorteile, die Ihnen die Rechnungsprüfung erleichtern: Mehr Transparenz und Flexibilität im Rahmen der Rechnungs- Stellung Vereinfachte Rechnungsprüfung durch neue, zusätzliche Informationen Flexible Darstellung aller Sendungen: einzelsendungsbezogen oder summarisch Auf den folgenden Seiten informieren wir Sie über unsere Neuerungen. 2

Die neue produktionsgestützte Abrechnung Wenn Sie heute bereits Ihre Aufträge zur Sendungsbeförderung an Deutsche Post DHL elektronisch per EDI übertragen oder diese Möglichkeit in Zukunft nutzen

3 Die neue produktionsgestützte Abrechnung Wenn Sie heute bereits Ihre Aufträge zur Sendungsbeförderung an Deutsche Post DHL elektronisch per EDI übertragen oder diese Möglichkeit in Zukunft nutzen möchten, werden Ihre Pakete künftig nicht nur auf Basis der übermittelten EDI-Daten abgerechnet, sondern zusätzlich mit den von Deutsche Post DHL erfassten Sendungsdaten abgeglichen und produktionsgestützt abgerechnet. + Die neue produktionsgestützte Abrechnung ist eine weiterentwickelte EDI-basierte Abrechnung. Die Sendungsinformationen aus den von Ihnen übermittelten EDI-Daten ( Soll-Daten ) bilden die Abrechnungsgrundlage. In unseren Paketzentren erfassen wir die entsprechenden Paketsendungsdaten ( Ist-Daten ). Soll-Daten und Ist-Daten gleichen wir miteinander ab. Im Rahmen dieses Soll-Ist-Abgleichs festgestellte Differenzen weisen wir separat in der Rechnung aus ( Festgestellte Abweichungen ). 3

4 Erweitertes Angebot an Rechnungsinformationen Rechnungs- Gruppierung Abrechnung verschiedener nationaler Produkte jeweils in einer gemeinsamen Rechnung Abrechnung pro Produkt oder pro Abrechnungsnummer Sendungs- Darstellung Einzelsendungs-Darstellung in der Rechnung Summarische Darstellung (Zusammenfassung aller Sendungen gleicher Gewichtsstufen pro Tag) Rechnungs- Informationen Darstellung nicht eingelieferter Sendungen Darstellung festgestellter Abweichungen zu Sendungsangaben (Soll- Ist-Abgleich) Zusatz- Informationen Elektronischer Einzelsendungsnachweis als Detaillierung zur Rechnung Erweiterte elektronische Rechnung 4

5 Rechnungsgruppierung Auf Wunsch können verschiedene Produkte auf derselben Rechnung dargestellt werden. DHL PAKET und DHL RETOURE können in derselben Rechnung dargestellt werden. DHL INFOPOST und DHL RETOURE mit Abholung und Label kommen zu einem späteren Zeitpunkt hinzu. Weiterhin möglich ist die Abrechnung pro Abrechnungsnummer (= pro Verfahren und Teilnahme ) sowie die Abrechnung pro Produkt (= pro Verfahren ). 5

6 Sendungsdarstellung: einzelsendungsbezogen Bei dieser Darstellungsart führen wir jede Sendung in der EINZELÜBERSICHT der Papier- Rechnung einzeln auf inklusive der Angabe des Sendungsempfängers 1. 1 Voraussetzung hierfür ist, dass der Empfänger in der EDI-Nachricht angegeben war. 6

7 Sendungsdarstellung: summarisch Bei summarischer Darstellung werden alle Sendungen pro Einlieferungstag zusammengefasst, die in die gleichen Gewichtsstufen fallen. 7

Rechnungsinformationen: Nicht angekündigte Sendungen (1/2) Wurden Sendungen in der EDI-Nachricht nicht angekündigt, aber in unseren Paketzentren festgestellt, sprechen wir von sogenannten Nicht

8 Rechnungsinformationen: Nicht angekündigte Sendungen (1/2) Wurden Sendungen in der EDI-Nachricht nicht angekündigt, aber in unseren Paketzentren festgestellt, sprechen wir von sogenannten Nicht angekündigten Sendungen. Wird für eine Sendung, zu der Einlieferungsinformationen aus unseren Paketzentren vorliegen, nicht innerhalb von 10 Tagen eine EDI-Nachricht übermittelt, wird die Sendung produktionsgestützt abgerechnet. 8

Rechnungsinformationen: Nicht angekündigte Sendungen (2/2) Nicht angekündigte Sendungen erkennen Sie in der EINZELÜBERSICHT an der Blattnummer 000.

9 Rechnungsinformationen: Nicht angekündigte Sendungen (2/2) Nicht angekündigte Sendungen erkennen Sie in der EINZELÜBERSICHT an der Blattnummer 000. Im Falle eines vertraglich vereinbarten Staffelpreises berechnen wir für solche Sendungen den Preis der höchsten Gewichtsstaffel, in folgendem Beispiel 31,5 kg. 9

Sind seit dem in der EDI-Nachricht angegebenen Einlieferungsdatum für eine Sendung mehr als 10 Tage vergangen ohne

10 Rechnungsinformationen: Nicht eingelieferte Sendungen Per EDI angekündigte, aber nicht eingelieferte Sendungen werden auf der Rechnung ausgewiesen in der Rubrik Nicht eingelieferte Sendungen. Sind seit dem in der EDI-Nachricht angegebenen Einlieferungsdatum für eine Sendung mehr als 10 Tage vergangen ohne dass die Sendung eingeliefert wurde, wird sie in unserem Auftragsbestand storniert. Sie müssen uns diese also zukünftig nicht mehr separat zur Stornierung mitteilen. 10

Rechnungsinformationen: Zeitpunkt der Abrechnung Die Einlieferung von Sendungen und die Voranmeldung der entsprechenden EDI-Daten erfolgen nicht

nicht angekündigte Sendungen systemische Wartefristen vorgesehen, nach deren Ablauf wir Sendungen abrechnen bzw.

11 Rechnungsinformationen: Zeitpunkt der Abrechnung Die Einlieferung von Sendungen und die Voranmeldung der entsprechenden EDI-Daten erfolgen nicht immer zwingend am gleichen Tag. Daher haben wir für nicht eingelieferte bzw. nicht angekündigte Sendungen systemische Wartefristen vorgesehen, nach deren Ablauf wir Sendungen abrechnen bzw. in unserem Auftragsbestand stornieren. Bei zeitversetzter Einlieferung kann sich somit der Zeitpunkt der Abrechnung in die nächste Abrechnungsperiode verschieben. Das heißt, diese Sendungen werden erst auf der nächsten Rechnung aufgeführt. 11

Elektronische Zusatzinformationen Auf Wunsch erhalten Sie ergänzende Informationen als elektronische Datei/en: Einzelsendungsnachweis (ESN): Zusammen mit der Rechnung erstellte Übersicht über die

12 Elektronische Zusatzinformationen Auf Wunsch erhalten Sie ergänzende Informationen als elektronische Datei/en: Einzelsendungsnachweis (ESN): Zusammen mit der Rechnung erstellte Übersicht über die fakturierten Sendungen (mit Rechnungsinformationen) Elektronische Rechnung: Unsere elektronischen Rechnungen haben wir um zusätzliche Felder zur Abbildung der Neuerungen der produktionsgestützten Abrechnung erweitert (z.b. für die Darstellung von Soll-Ist-Abweichungen). Damit Sie auch weiterhin unsere elektronischen Rechnungsdateien verarbeiten können, unterstützt Sie unserer technischer Kundenservice gerne bei den notwendigen Anpassungen. Die angepassten Spezifikationen zu den gängigen Rechnungsformaten 3D-FLATFILE, 3D-EDIFACT sowie INVLST2 stellen wir Ihnen im DHL Entwicklerportal unter zur Verfügung. 12

13 Überblick der Änderungen Merkmale Neue produktionsgestützte Abrechnung Altes Abrechnungsverfahren Sollabrechnung X X Elektronische Rechnung X X Elektronische Rechnung auf EKP-Basis X X Elektronischer ESN (Einzelsendungsnachweis) X X Soll- / Istabrechnung Einzelsendungsübersicht in der Papierrechnung Darstellung der festgestellten Abweichungen (Soll- / Istabgleich) Elektronische Rechnung mit Soll- / Istabgleich Elektronische Rechnung auf Basis der Abrechnungsnummer Signierte PDF- und GKP-Rechnung auf Einzelpositionsebene Keine Notwendigkeit Stornierung von Sendungen durch den Kunden Einzelsendungsübersicht des Leitcodierentgelts Einzelsendungsübersicht der Retouren 13

14 Änderungen durch die neue Abrechnung / Inhaltliche Erläuterung 1/3 Sollabrechnung: Alle per EDI und OCR gelieferten Sendungsmengen werden für die Abrechnung herangezogen. Abrechnung der festgestellten Abweichungen (Soll- / Istabrechnung): Alle EDI-Auftragsdaten werden mit dem Produktionseingang abgeglichen. Die Abweichungen zwischen EDI- und Produktionsdaten werden abgerechnet. Einzelsendungsübersicht in der Papierrechnung: Bei dieser Darstellungsart wird jede einzelne Sendung in der Einzelübersicht auf der Papierrechnung aufgeführt, inklusive der Angabe des Sendungsempfängers. Darstellung der festgestellten Abweichungen (Soll- / Istabgleich): Die in der Produktion festgestellten Abweichungen zu den vom Kunden gemeldeten Mengen werden in der Rechnung aufgeführt. Elektronische Rechnung: Die elektronische Rechnung kann sowohl über das neue System als auch über das alte System angeboten werden. Für das neue System wurden neue Formate eingeführt. 14

15 Änderungen durch die neue Abrechnung / Inhaltliche Erläuterung 2/3 Elektronische Rechnung mit Soll- / Istabgleich: Analog zu der Darstellung der festgestellten Abweichungen, wird bei dem Soll- / Istabgleich in der elektronischen Rechnung, die in der Produktion festgestellte Abweichung in einem der neuen Rechnungsformate summarisch dargestellt. Elektronische Rechnung auf Basis der Abrechnungsnummer: Bei dem neuen Abrechnungssystem lässt sich die elektronische Rechnung auch auf Ebene einer Abrechnungsnummer einrichten. Dies ist bei dem alten System nicht möglich ist. Signierte PDF- und GKP-Rechnung auf Einzelpositionsebene: Bei dieser Darstellungsart wird jede einzelne Sendung in der Einzelsendungsübersicht auf der Rechnung aufgeführt. 15

16 Änderungen durch die neue Abrechnung / Inhaltliche Erläuterung 3/3 Keine Stornierung von Sendungen durch den Kunden: Sendungen die der Kunde angekündigt aber tatsächlich nicht eingeliefert hat, werden vom neuen System erkannt und nicht abgerechnet. Der Kunde muss diese Sendungen nicht mehr aktiv stornieren. Einzelsendungsübersicht des Leitcodierentgelts: Beim neuen Abrechnungssystem wird das Leitcodierentgelt im Einzelsendungsnachweis und bei der elektronischen Rechnung mit der jeweiligen Sendungsnummer aufgeführt. Dies ist beim alten Abrechnungssystem nicht möglich. Einzelsendungsübersicht der Retouren: Retouren werden in einer Einzelsendungsübersicht dem Kunden zur Verfügung gestellt. 16

17 Rückfragen Mit dieser Präsentation haben wir Ihnen unsere Neuerungen im Rahmen der Rechnungsstellung vorgestellt. Für gegebenenfalls auftretende Rückfragen steht Ihnen die Sie betreuende Abrechnungsstelle gerne persönlich zur Verfügung. Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihr Unterstützung. Ihre DHL Paket GmbH 17

Ähnliche Dokumente

AM.Portal Handlingsbroschüre Rechnungen recherchieren und anzeigen

AM Elektronisches Auftragsmanagement AM.Portal Handlingsbroschüre Rechnungen recherchieren und anzeigen (Stand 12.2014) Unternehmensbereich Post ecommerce Parcel (PeP) Einführung Mit AM.portal können Sie