Tabellenkalkulation mit OpenOffice Calc 1

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1 Nachschlagewerk: Tabellenkalkulation mit OpenOffice Calc [Josef Hofer, KS Linz] Seite 1/6 Tabellenkalkulation mit OpenOffice Calc 1 Diese Unterlagen sollen Euch bei der Arbeit mit dem Tabellenkalkulationsprogramm OpenOffice Calc unterstützen. Sie sollten als Nachschlagewerk für die im Unterricht erlernten Techniken dienen und Euch so Eure Arbeit erleichtern. Viel Erfolg! Josef Hofer 1. Grundlagen 1.1 Installation und Arbeitsbereich Programm, Lizenz und Installation Das OpenOffice-Paket ist ein Parallelprodukt zum Microsoft Office Paket, jedoch OpenSource. Das heißt vereinfacht: Herunterladen, Installieren, Verwenden, Weitergeben erlaubt! OpenOffice enthält folgende Programme: Writer (Textverarbeitung), Calc (Tabellenkalkulation), Impress (Präsentationsprogramm), Base (Datenbank), Math (Mathematischer Formeleditor), Draw (Vektorgrafikprogramm) und kann unter heruntergeladen und anschließend mit einem Doppelklick installiert werden. Bei der Installation kann entschieden werden, ob Ms Office Dokumente standardmäßig mit OpenOffice geöffnet werden sollen. Nach dem ersten Neustart eines Openoffice-Programms kann in der Programmgruppe Autostart (oder beim OpenOffice Symbol in der Taskleiste rechts) der automatische Start von OpenOffice beim Windows-Start abgeschaltet werden. Arbeitsbereich Ein Tabellenkalkulationsprogramm bietet Tabellen an, die in Zeilen (nummeriert) und Spalten (mit Großbuchstaben versehen) organisiert sind. Eine Zelle wird als Kombination eines Buchstabens und einer Zahl angegeben zb. B4). Tabellen haben kein Papierformat, sondern sind horizontal und vertikal endlos. Eine Datei kann mehrere Arbeitsregister (Tabellenblätter) beinhalten, welche durch einen Rechtsklick auf einen Namen eines Tabellenblattes verwaltet werden können (neue Tabelle erstellen, umbenennen, löschen, verschieben,...) Ansichten einstellen Im Menue Ansicht können Symbol- und Menueleisten ein- und ausgeblendet werden, sowie der Zoomfaktor für die Ansichtsgröße des aktuellen Arbeitsregisters bestimmt werden. 1 Zum Zeitpunkt der Erstellung der Unterlagen lag OpenOffice in der Version 2.4 vor.

2 Nachschlagewerk: Tabellenkalkulation mit OpenOffice Calc [Josef Hofer, KS Linz] Seite 2/6 1.2 Grundlegende Tätigkeiten: Inhalte (Tabellendaten) eingeben, ändern, löschen Vorbemerkung: Es gilt klar zwischen den Zellinhalten (Werten) und ihren Formaten / Formatierungen zu unterscheiden. Um Daten in eine Zelle einzugeben, muss die Zelle zuvor mit der Maus ausgewählt werden. Solange die Zelle ausgewählt ist, erscheint der Inhalt sowohl in der Zelle als auch im Formelbereich (Rechenleiste) im oberen Teil des Programms. Texte werden (standardmäßig) linksbündig dargestellt. Daten mit denen gerechnet werden kann, (standardmäßig) rechtsbündig: Zahlen, Datums- und Uhrzeitangaben, Prozentwerte,... Formeln für Berechnungen können auf mehrere Arten angegeben werden siehe unten. Eine Zelle kann eine unbestimmte Menge an Zeichen enthalten, die, sofern die Nachbarzelle frei ist, über den Zellrand hinausragen oder abgeschnitten werden, wenn die Nachbarzelle auch Inhalte aufweist. Zellinhalte können entweder in der Zelle selbst (Doppelklick) oder nach der Auswahl der Zelle im Formelbereich geändert werden. Mit der Zwischenablage (Kopieren, Ausschneiden, Einfügen) können sowohl Zellinhalte als auch Formeln und Funktionen kopiert oder verschoben werden. Mit Bearbeiten > Inhalte einfügen, kann unter anderem entschieden werden, ob ein Wert oder eine Formel eingefügt werden sollte, dabei können auch Rechenoperationen zwischen dem Inhalt der Zwischenablage und der Ziel-Zelle angewendet werden (Multiplikation, Addition,...). Zellinhalte werden mit Hilfe der ENTF-Taste gelöscht - oder Bearbeiten > Inhalte löschen Ausfüllkästchen: Zellinhalte können automatisch vervielfältigt werden, wenn die Werte automatisch sinnvoll hochgerechnet werden können (zb. Zahlen, Monate, Buchstaben - Alphabet.). Sollte ein Intervall vorgegeben werden (z.b. 10,20,30,...) müssen die ersten zwei Werte eingegeben und entsprechend zwei Zellen markiert werden. Zellen auswählen / markieren Eine Zelle wird durch einen einfachen Linksklick mit der Maus ausgewählt, mehrere können durch Überfahren mit gedrückter linker Maustaste markiert werden. Linksklick-SHIFT-Linksklick auf eine entfernte Zelle markiert alle Zellen zwischen der Ausgangsund Endzelle. Mit STRG können einzelne (auch nicht benachbarte) Zellen ausgewählt werden. Analog dazu können im Spaltenkopf und im Zeilenkopf Auswahlen vorgenommen werden. Zellen einfügen, löschen, ausblenden, Größeneinstellungen Zeilen / Spalten: Rechte Maustaste (Zeilenkopf / Spaltenkopf) od. Menues Bearbeiten / Einfügen Zellen: rechte Maustaste oder Menue Bearbeiten / Einfügen, es folgt ein Dialog, wie Calc mit den übrigen Zellen umgehen soll (nach oben/links/rechts/unten verschieben,...) Zeilen- und Spaltengrößen können mit der Maus zwischen den Zeilen/Spalten (im Zeilen- /Spaltenkopf) eingestellt werden. Die optimale Breite (nach dem breitesten / höchsten Zellinhalt) wird mit einem Doppelklick an der selben Stelle eingestellt. Mit Format > Spalte/Zeile können auch Größenangaben in cm eingestellt werden. Grafiken einfügen Einfügen > Bild > Aus Datei. Die Größe der Grafiken kann an den Eck-Anfassern geändert werden. Proportionale Größenändernung: SHIFT-Taste verwenden Weitere Einstellungen für Grafiken (Position, Größe, Verankerung, Drehen, Beschriftung, Anordnungsreihenfolge, Gruppierung, Umrandung...) können mit der rechten Maustaste auf die Grafik getätigt werden.

3 Nachschlagewerk: Tabellenkalkulation mit OpenOffice Calc [Josef Hofer, KS Linz] Seite 3/6 2. Formatieren und Arbeiten mit Texten, Zahlen, Formeln, Funktionen 2.1 Formatierungen Zellenformate einstellen Die Symbolleiste Format bietet einige Einstellungen für die Formatierung von Zellen (Formatvorlagen, Schrifteinstellungen, Ausrichtung, Rahmen, Hintergrundfarbe, Textfarbe,...) Mit den Symbolen können einige Zellformate (Währung, Prozent, Standard- Zahlenformat, mehr oder weniger Nachkommastellen) eingestellt werden. Format > Zellen öffnet den Dialog für die umfangreichen Formatierungsoptionen von Zellen. Dabei gilt ein besonderes Augenmerk der Registerkarte Zahlen: hier können Formatierungen für Datumsangaben, Prozentrechnungen, Währungsangaben angegeben werden. Weiters ist es möglich benutzerdefinierte Formate einzustellen. Registerkarte Ausrichtung: Inhalte können horizontal und vertikal in Zellen ausgerichtet und mit einem Einzug versehen werden. Weiters kann eine Textorientierung gradgenau eingestellt werden. Es kann geregelt werden, was passiert, wenn der Zellinhalt über den Zellrand hinausragt (nichts, automatischer Zeilenumbruch oder automatische Zellvergrößerung) Die weiteren Registerkarten bieten u.a. Einstellungen für Textformatierungen, Rahmen und Hintergrundeinstellungen an. Formate übertragen: Zelle markieren, anklicken, Zielzelle markieren. Ein Doppelklick auf bewirkt, dass das Format so lange auf weitere Zellen übertragen werden kann, bis wieder auf das Symbol geklickt oder ESC gedrückt wird. Zellen verbinden Mit dem Symbol können Zellen verbunden werden (zb. für Überschriften). Die Einstellungen der Zelle gelten dann für den gesamten verbundenen Bereich. Die Verbindung der Zellen kann mit dem selben Symbol wieder aufgelöst werden. 2.2 Rechnen mit Zellen / Zellinhalten, absolute / relative Zellbezüge Formeln eingeben: Zum Eingeben von Formeln stellt man sich in das Zielfeld (wo das Ergebnis der Berechnung erscheinen soll) und dann wird die Formel mit einem Gleichheitszeichen (oder Symbol in der Rechenleiste) in díe Rechenleiste eingegeben. Die Variablen in den Formeln sind die Zellbezüge (Namen der Zellen) zb.: = A3 + A4 + A5. Durch Anklicken der gewünschten Zellen der Formel anstatt der Eingabe über die Tastatur lässt sich der Vorgang vereinfachen. Die Operatoren (zb. Addition (+), Subtraktion (-), Division (/), Multiplikation (*)) werden per Tastatur eingegeben. Für Formeln und Funktionen gilt: Ändert man nachträglich den Zellinhalt, dann wird auch das Rechenergebnis geändert, da die Formeln mit den Namen der Zellen (als Variablen ) rechnen.

4 Nachschlagewerk: Tabellenkalkulation mit OpenOffice Calc [Josef Hofer, KS Linz] Seite 4/6 Funktionen verwenden OpenOffice Calc stellt eine Vielzahl (weit über 350) fertiger Funktionen für Rechnungen mit Tabellenzellen zur Verfügung, welche teils über die Symbolleiste und größtenteils über Einfügen > Funktion oder (Rechenleiste)aufgerufen werden können. =SUMME() oder : Erstellt eine Summe über den angegebenen Bereich (zb.: =SUMME(B1:C6), der durch Überfahren mit der Maus oder Eingeben mit der Tastatur bekannt gegeben werden kann. =MAX() / =MIN() sucht das Maximum bzw. Minimum aus einer Anzahl von Zahlenwerten: Zuerst wird die Zelle ausgewählt, in die das Maximum bzw. Minimum geschrieben werden soll. Dann gibt man in die Funktionsleiste "=MAX(" ein und wählt den gewünschten Zahlenbereich aus, danach beendet man die Eingabe mit der ")"-Taste. =MITTELWERT () sucht den Mittelwert aus einer Anzahl von Zahlenwerten Formeln können aber auch aus mehreren Faktoren zusammengesetzt werden und auf Ereignisse reagieren: zb.: =WENN(Prüfung; Dann_Wert; Sonst_Wert) überprüft einen beliebigen Wert oder Ausdruck, der WAHR oder FALSCH sein kann. Der Dann_Wert (optional) ist das Ergebnis der Funktion, wenn die Wahrheitsprüfung WAHR ergibt. Der Sonst_Wert (optional) ist das Ergebnis der Funktion, wenn die Wahrheitsprüfung FALSCH ergibt. Getrennt sind die Bereiche der Funktion mit einem ;. Komplexere Funktionen können mit Hilfe des Funktionsassistent (oder Einfügen > Funktion) eingegeben werden: Ein Einfachklick auf eine Funktion im Funktionsassistent beschreibt diese, mit einem Doppelklick hilft der Assistent bei der Eingabe der Formel(teile). Zellbezüge Bei der Verwendung von Formeln und Funktionen arbeiten wir mit Zellbezügen (zb. = B6*1,2) Zellbezüge können auch über Arbeitsregister hinweg, bzw. sogar auf andere Dateien verweisen. Relative Zellbezüge Relative Zellbezüge (Standard) können mit der Zwischenablage (Bearbeiten > Kopieren oder Strg-C) kopiert werden, wenn sie für mehrere Zellen gelten, dabei werden die Bezüge automatisch adaptiert (zb. für die nächste Zeile in der Beispielgrafik: = B7*1,2). Zellbezüge können so auch über Zeilen hinweg übernommen werden. Nach unten ausfüllen: Das selbe Ergebnis kann erziehlt werden, wenn das kleine Quadrat in der Zellmarkierung (rechts unten) angeklickt und der Gültigkeitsbereich nach unten erweitert wird. Sollte sich innerhalb bestehender Funktionen (zb. Summen) die Anzahl der Zeilen / Spalten ändern, werden die Zellbezüge automatisch angepasst 2, wie auch alle anderen Formeln und Rechnungen, die von den Änderungen der Zeilen/Spaltenanzahl betroffen sind. Absolute Zellbezüge Im Gegensatz zur relativen Adressierung gibt es den absoluten Bezug, der auf folgende Weise geschrieben wird: $A$1. Vor jeder Angabe (Zeile und/oder Spalte), die absolut verwendet werden soll, steht also ein Dollarzeichen. In diesem Beispiel soll für alle Bruttopreise der selbe Zellbezug (Steuersatz) aus dem Feld B3 verwendet werden, deshalb wird $B$3 verwendet. 2 zb. werden in der Berechnung =SUMME(A3:A20) drei weitere Zeilen vor der Zeile 19 eingefügt, so wird die Formel automatisch zu =SUMME(A3:A23) korrigiert.

5 Nachschlagewerk: Tabellenkalkulation mit OpenOffice Calc [Josef Hofer, KS Linz] Seite 5/6 Mit SHIFT-F4 kann der Bezug, in dem der Cursor in der Eingabezeile/Rechenleiste steht, von relativ nach absolut und zurück umgeschrieben werden. 2.2 Sortieren und Filtern, Spezialitäten Sortieren Zellen können einfach aufsteigend und absteigend sortiert werden. Um Zellen präziser zu sortieren verwendet man Daten > Sortieren. Filtern und Teilergebnisse Daten > Filter ermöglicht eine Filterung großer Datenmengen nach bestimmten Kriterien Autofilter: Filtert automatisch den markierten Zellbereich und fügt am Tabellenbeginn einzeilige Listenfelder (DropDown-Menues) ein, aus welchen man die anzuzeigenden Elemente auswählen kann, sodass die Datensätze nach dem ausgewählten Kriterium (Wert) gefiltert sind. Standardfilter: Hier können die Filteroptionen manuell festgelegt werden. Spezialfilter: Erstellt einen Filter mit bis zu acht verschiedenen Filterkriterien Filter entfernen: Entfernt den Filter vom ausgewählten Zellbereich. Daten > Teilergebnisse 3 : Berechnet die Teilergebnisse für die ausgewählten Spalten nach bestimmten Kriterien (Zwischensummen, Stückzahlen,...) Tabellendaten ein- und ausblenden, Gruppieren Spalten/Zeilen können im Spalten-/Zeilenkopf mit der rechten Maustaste > Ausblenden ausgeblendet werden. Einblenden ist durch Markieren der beiden benachbarten Spalten / Zeilen und Rechtsklick im Spalten-/Zeilenkopf möglich (zb.: wenn C ausgeblendet ist, B-D markieren). Daten > Gruppierung und Gliederung: Definiert den markierten Zellbereich als Zeilen- oder Spaltengruppierung, damit kann das Tabellenblatt übersichtlicher gehalten werden und ausgeblendete Bereiche mit einem Klick wieder eingeblendet werden und umgekehrt. Schieberegler einfügen Symbolleiste Formularsteuerelemente einblenden, darauf achten, dass der Formular-Entwurfsmodus eingeschaltet ist, Symbol Bildlaufleiste auswählen und einen Schieberegler mit der Maus in gewünschter Größe, an gewünschte Stelle ziehen. Mit dem Symbol Kontrollfeld können die gewünschten Einstellungen in der Registerkarte Allgemein 4 vorgenommen werden. In der Registerkarte Daten wird die verknüpfte Zelle (in der der mit dem Schieberegler eingestellte Wert angezeigt werden soll) angegeben. Nach dem Beenden des Formular-Entwurfsmodus kann der Schieberegler eingesetzt werden. 3. Kurzüberblick Diagramme und Drucken 3.1 Diagramme Diagramme erstellen Um ein Diagramm zu erstellen, müssen alle Werte, die im Diagramm berücksichtigt werden sollen, ausgewählt werden. Einfügen > Diagramm öffnet den Assistenten zur Diagrammerstellung 3 Anwendungsbeispiel: So könnte man beispielsweise anhand von Daten aus einer Kundendatenbank eine Verkaufsübersicht für eine bestimmte Postleitzahl erstellen. 4 Min. Bildlaufwert, Max. Bildlaufwert, Standard-Bildlaufwert, Ausrichtung, Kleine Änderung, Große Änderung, Schrittverzögerung, Symbolfarbe, Sichtbare Größe

6 Nachschlagewerk: Tabellenkalkulation mit OpenOffice Calc [Josef Hofer, KS Linz] Seite 6/6 Im ersten Fenster wird abgefragt, ob der markierte Bereich dem gewünschten entspricht, ob die erste markierte Spalte/Zeile die Beschriftung enthält und auf welchem Arbeitsregister das Diagramm erstellt werden soll. Anschließend wird der Diagrammtyp ausgewählt und im nächsten Fenster die Variante des Typs (zb. 2D / 3D). Das folgende Fenster erlaubt Einstellungen an der Beschriftung. Diese können auch nachträglich noch geändert werden. Fertig. Diagramme bearbeiten Mit einem Rechtsklick auf die Diagrammfläche wird der Diagramm-Bearbeitungsmodus eingeschaltet. So können die Elemente eines Diagramms (Titel, Legende, Achse, Gitter, Diagrammfäche, Diagrammtyp) bearbeitet und formatiert werden. Mit einem Doppelklick auf das entsprechende Diagrammelement (Säule, Gitternetz,...) öffnen sich weitere Dialoge zur Formatierung von Diagrammen. Dabei können Diagramme nicht nur in ihrer Größe, ihren Farben und Beschriftungen verändert werden, sondern auch gedreht und gekippt, was ihre Anschaulichkeit und Aussagekraft entscheidend verbessern kann (besonders bei 3D-Diagrammen). 3.2 Seite einrichten, Drucken und die Erstellung von PDF-Dateien Tabellen auf Seiten ausrichten (u.a. für den Druck) Format > Seite ermöglicht neben dem Papierformat auch die Eingabe der Seitenränder und der Tabellenausrichtung auf der Seite. Die Registerkarte Kopf- und Fußzeile bietet weitere Möglichkeiten an: freie Texte, Seitenzahlen, Aktualisierungsdatum, Tabellenname,... (Menuepunkt Bearbeiten) Die Registerkarte Tabelle ermöglicht neben der Anordnung mehrerer Tabellen auf einer Seite die Anpassung einer Tabelle auf genau eine oder mehrere Seiten und weitere Einstellungen für den Druck anzugeben. Drucken Seitenansicht : Kontrolle des zu erwartenden Druckergebnisses, der Button Seitenformat ermöglicht einen schnellen Zugriff auf den Dialog (siehe Grafik oben) für weitere Einstellungen. Mit Datei > Drucken kann die gesamte Datei, ausgewählte Arbeitsregister oder markierte Bereiche gedruckt werden. Schnelldruck: PDF-Datei erstellen Datei > Exportieren als PDF (mit weiteren Einstellmöglichkeiten) oder im Schnellverfahren: