Informationsblatt zum Fachverfahren Einreichen von Prüfungsberichten

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1 Informationsblatt zum Fachverfahren Einreichen von Prüfungsberichten Version 1.1 (Inhaltliche Änderungen gegenüber der Vorgängerversion 1.0 sind in grüner Schrift gehalten.) Inhalt 1 Einleitung Registrieren am MVP-Portal Anmelden zum Fachverfahren Einreichen der Prüfungsberichte Vorbereitung Prüfungsberichte nach 26 KWG Prüfungsberichte nach 3 Abs. 5 KAPrüfbV Prüfungsberichte nach 3 Abs. 3 WpDPV Prüfungsberichte nach 17 ZAG Sonderprüfungsberichte nach 44 KWG Einlagensicherungsprüfungsberichte nach 53 EinSiG Einreichungen nach 27 PrüfbV Einreichen von Dateien Eingangsbestätigung Falsche Datei hochgeladen? Fachsupport Auswirkungen auf Ihre Berichtspflichten

2 1 Einleitung Mit dem Portal der Melde- und Veröffentlichungsplattform (MVP-Portal) bietet die BaFin externen Partnern die Möglichkeit, verschiedenste Informationen auf elektronischem Wege schnell, kostengünstig, sicher und nachweisbar einzureichen. Ein Fachverfahren im MVP-Portal ist das im Folgenden näher beschriebene Verfahren Einreichen von Prüfungsberichten. Es richtet sich an die Zielgruppe der Wirtschaftsprüfer und Prüfungsverbände und besteht aus inzwischen sieben Teilverfahren: a) Prüfungsberichte nach 26 KWG b) Prüfungsberichte nach 3 Abs. 5 KAPrüfbV c) Prüfungsberichte nach 3 Abs. 3 WpDPV d) Prüfungsberichte nach 17 ZAG e) Sonderprüfungsberichte nach 44 KWG f) Einlagensicherungsprüfungsberichte nach 53 EinSiG g) Einreichungen nach 27 PrüfbV Für die Nutzung des Fachverfahrens ist (1.) eine erfolgreiche Registrierung am MVP-Portal und (2.) eine Anmeldung zum Fachverfahren Einreichung von Prüfungsberichten notwendig, um (3.) eine Einreichung für eines der Teilverfahren tätigen zu dürfen. Registrieren am MVP-Portal Anmelden zum Fachverfahren Einreichen der Prüfungsberichte In den folgenden Abschnitten 2 bis 4 erläutern wir Ihnen diese drei Schritte. Abschnitt 4.4 enthält die Kontaktdaten der Stellen, an die Sie sich bei Fragen und Problemen wenden können. Abschnitt 6 erläutert die Auswirkungen der Nutzung dieses Fachverfahrens auf Ihre Berichtspflichten gegenüber der BaFin und der Deutschen Bundesbank. 2

3 2 Registrieren am MVP-Portal Zum MVP-Portal gelangen Sie über die BaFin-Webseite (Link: Sie finden es unter der Rubrik Die BaFin. Das dort hinterlegte Benutzerhandbuch (Link: beschreibt in Abschnitt 1.2.1, wie Sie sich für die Nutzung des MVP-Portals registrieren können. Bitte beachten Sie vorab, dass sich für das Fachverfahren Einreichen von Prüfungsberichten als Meldepflichtige keine natürlichen Personen anmelden können. Wählen Sie daher bitte beim Auswahlfeld Typ des Melders immer Ansprechpartner eines Unternehmens. Dies gilt auch für vereidigte Buchprüfer oder Einzelunternehmer, die als Wirtschaftsprüfer tätig sind. 3 Anmelden zum Fachverfahren Nach erfolgreicher Registrierung am MVP-Portal melden Sie sich beim MVP-Portal an (Benutzerhandbuch, Abschnitt 1.2.2) und beantragen dort über den Menüpunkt Fachverfahren beantragen die Nutzung des Fachverfahrens Einreichen von Prüfungsberichten. 1 Details hierzu sind in Abschnitt des Benutzerhandbuchs beschrieben. Für das Einsenden des unterschriebenen Anmeldeformulars stehen Ihnen folgende drei Möglichkeiten zur Auswahl: Original per Post an die aufgedruckte Adresse PDF-Scan per an Verfahrenszulassung-MVP-Pruefungsberichte@bafin.de Fax an die Rufnummer / Ergänzend möchten wir die Auswahl des Meldefalls anhand von Beispielen konkret für das Verfahren Einreichen von Prüfungsberichten erläutern. Es ist entscheidend, in welcher Funktion Sie die Prüfungsberichte einreichen werden: 1. Sind Sie Mitarbeiter einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder eines Prüfungsverbandes oder vereidigter Buchprüfer oder Einzelunternehmer, wählen Sie den Meldefall Direktmelder. 2. Reichen Sie hingegen Prüfungsberichte im Auftrag eines Direktmelders ein, wählen Sie den Meldefall Drittmelder für ein Unternehmen. Bitte beachten Sie, dass die Zulassung zum Verfahren einige Tage in Anspruch nehmen kann. Den Status Ihrer Anmeldung können Sie im Menüpunkt Antragsliste abrufen (Benutzerhandbuch, Abschnitt 1.2.4) nachverfolgen. 1 Sollte Ihnen diese Option vom System nicht angeboten werden, haben Sie sich vermutlich zuvor für das MVP-Portal als natürliche Person registriert. In diesem Fall bitten wir Sie, das Benutzerkonto über das Menü im MVP-Portal zu löschen und wie unter 2. beschrieben eine neues Benutzerkonto als Ansprechpartner eines Unternehmens anzulegen. 3

4 4 Einreichen der Pru fungsberichte 4.1 Vorbereitung Sobald Sie zum Fachverfahren Einreichen von Prüfungsberichten zugelassen sind (Status akzeptiert ), können Sie hierüber Prüfungsberichte einreichen. Soweit Ihnen der Prüfungsbericht noch nicht im PDF-Format vorliegt, wandeln Sie diesen bitte ins PDF-Format um. Achten Sie bitte darauf, dass die Datei kopierbar ist und Berichtsinhalte gesucht, markiert, kopiert und kommentiert werden können. Das erleichtert uns die weitere Bearbeitung. Die über dieses Fachverfahren eingereichten Berichte bedürfen weder einer Unterschrift noch einer elektronischen Signatur. Die materiellen Anforderungen an ggf. zusätzlich in Papier einzureichenden Berichten bleiben davon unberührt. Unabhängig vom Teilverfahren gelten beim Dateinamen für PDF- und ZIP-Dateien folgende Vorgaben: Erlaubt sind Buchstaben (a-z, A-Z), Ziffern (0-9), Punkte, Binde- und Unterstriche. Nicht erlaubt sind Umlaute (ä, ö, ü), Leerzeichen, Schrägstriche, Steuer- und Sonderzeichen. Abhängig vom Teilverfahren gelten zudem die unter bis genannten Vorgaben. Bei größeren Dateien empfehlen wir, diese zu komprimieren. Besteht ein Prüfungsbericht aus mehreren Dateien, kann die Einreichung als ZIP-Containerdatei vorgenommen werden. Dabei müssen sowohl ZIP-Dateien als auch darin enthaltene Dateien die Vorgaben an die Dateinamen erfüllen. Die Obergrenze für eine Einreichung liegt bei 200 MB. Nur das Einhalten dieser Vorgaben ermöglicht uns eine automatisierte Weiterleitung an die verschiedenen Fachreferate innerhalb der BaFin. Dateien, die diese Vorgaben nicht erfüllen, werden abgewiesen Pru fungsberichte nach 26 KWG Für diese Prüfungsberichte baut sich der Dateiname wie folgt auf: 26KWG_[BAKNR]_[Berichtsjahr]_[Freitext] Beispiel: 26KWG_123456_2015_Teil_1 BAKNR: 6 Stellen, numerisch Berichtsjahr: 4 Stellen, Jahr, in dem das Berichtsjahr endete Freitext: optional, max. 15 Stellen, alphanumerisch (z. B. Band_1 oder Vers._2 ) Sie finden die BAKNR als ID in der Unternehmensdatenbank auf der BaFin-Website ( unter Publikationen und Daten Datenbanken. Ein direkter Zugriff ist auch über möglich. 4

5 4.1.2 Pru fungsberichte nach 3 Abs. 5 KAPru fbv 2 Für diese Prüfungsberichte baut sich der Dateiname je nach Berichtstyp wie folgt auf: KVG-JPB_[BaFin-ID]_[Bilanzstichtag]_[Ziffer]_[Freitext] FONDS-JPB_[Fonds-ID]_[Datum Ende des Geschäftsjahres]_[Ziffer]_[Freitext] FONDS-ZPB_[Fonds-ID]_[Datum Ende des Geschäftsjahres]_[Ziffer]_[Freitext] FONDS-AUPB_[Fonds-ID]_[Datum Ende des Geschäftsjahres]_[Ziffer]_[Freitext] FONDS-ABPB_[Fonds-ID]_[Datum Ende des Geschäftsjahres]_[Ziffer]_[Freitext] Beispiel für den ersten Berichtstyp: KVG-JPB_ _ _1_Teil_1 Die Präfixe im Namen haben dabei die nachfolgende Bedeutung: KVG-JPB Jahresabschlussprüfungsbericht der Kapitalverwaltungsgesellschaft FONDS-JPB Prüfungsbericht zum Jahresbericht des Investmentvermögens FONDS-ZPB Prüfungsbericht zum Zwischenbericht des Investmentvermögens FONDS-AUPB Prüfungsbericht zum Auflösungsbericht des Investmentvermögens FONDS-ABPB Prüfungsbericht zum Abwicklungsbericht des Investmentvermögens BaFin-ID bzw. Fonds-ID: 8 Stellen, numerisch Bilanzstichtag, Prüfungsstichtag bzw. Datum Ende des Geschäftsjahres: 10 Stellen im Format JJJJ-MM-TT Ziffer: 1 oder 2 Stellen, numerisch; 1 bei Ersteinreichung, Ziffern 2 bis 99 für eventuelle Updates zu bereits eingereichten Berichten Freitext: optional, max. 15 Stellen, alphanumerisch (z. B. Band_1 oder Teil_A ) Sie finden die BaFin-ID und die Fonds-ID in der Investmentfonds-Datenbank auf der BaFin- Website ( unter Publikationen und Daten Datenbanken. Ein direkter Zugriff ist auch über möglich Pru fungsberichte nach 3 Abs. 3 WpDPV Für diese Prüfungsberichte baut sich der Dateiname wie folgt auf: WpDPV_[BAKNR]_[Freitext] Beispiel: WpDPV_123456_Teil_1 BAKNR: 6 Stellen, numerisch Freitext: optional, max. 15 Stellen, alphanumerisch (z. B. Band_1 oder Vers._2 ) Sie finden die BAKNR als ID in der Unternehmensdatenbank auf der BaFin-Website ( unter Publikationen und Daten, Einzelheiten unter Seit Version 1.1 des Fachverfahrens ist für Sonderprüfungsberichte der Kapitalverwaltungsgesellschaften das Teilverfahren Sonderprüfungsberichte nach 44 KWG zu nutzen (siehe Abschnitt 4.1.5). 5

6 4.1.4 Pru fungsberichte nach 17 ZAG Für diese Prüfungsberichte baut sich der Dateiname wie folgt auf: ZAG_[BAKNR]_[Berichtsjahr]_[Freitext] Beispiel: ZAG_123456_2015_Teil_1 BAKNR: 6 Stellen, numerisch Berichtsjahr: 4 Stellen, Jahr, in dem das Berichtsjahr endete Freitext: optional, max. 15 Stellen, alphanumerisch (z. B. Band_1 oder Vers._2 ) Soweit Ihnen die BAKNR aus der Korrespondenz mit dem Institut nicht bekannt sein sollte: Für Zahlungsinstitute finden Sie diese, indem Sie im Zahlungsinstitute-Register ( ein Zahlungsinstitut auswählen. Dort wird die BAKNR in der Adressleiste Ihres Browser ganz rechts als ID= angezeigt. Für E-Geld-Institute öffnen Sie bitte die PDF-Datei im E-Geld-Institutsregister ( Dort ist die BAKNR direkt aus der ersten Spalte ablesbar Sonderpru fungsberichte nach 44 KWG Für diese Prüfungsberichte baut sich der Dateiname wie folgt auf: 44KWG-[BaFin-Geschäftszeichen des Prüfungsauftrags]_[Freitext] Beispiel: 44KWG-BA_56_K_1234_123456_2017_0001_Teil_1 BaFin-Geschäftszeichen des Prüfungsauftrags: 25 bis 44 Stellen, alphanummerisch; beginnt mit Buchstaben; enthält u. a. eine BAKNR oder eine BaFin-ID; Schrägstriche, Bindestriche und Leerzeichen des Geschäftszeichens sind im Dateinamen vom Einreicher technisch bedingt durch Unterstriche zu ersetzen Freitext: optional, max. 25 Stellen, alphanumerisch (z. B. Band_1 oder Vers._2 ) Einlagensicherungspru fungsberichte nach 53 EinSiG Für diese Prüfungsberichte baut sich der Dateiname wie folgt auf: 53EinSiG_[BAKNR]_[Jahr der Auftragserteilung]_[Freitext] Beispiel: 53EinSiG_123456_2017_Teil_1 BAKNR: 6 Stellen, numerisch Jahr der Auftragserteilung: 4 Stellen Freitext: optional, max. 15 Stellen, alphanumerisch (z. B. Band_1 oder Vers._2 ) Sie finden die BAKNR als ID in der Unternehmensdatenbank auf der BaFin-Website ( unter Publikationen und Daten Datenbanken. Ein direkter Zugriff ist auch über möglich. 6

7 4.1.7 Einreichungen nach 27 Pru fbv Für diese Einreichungen baut sich der Dateiname je nach Berichtstyp wie folgt auf: 27PruefbV-Berichtsteil_[BAKNR]_[Datum Ende des Berichtsjahres]_[Freitext] 27PruefbV-Anlage5_[BAKNR]_[Datum Ende des Berichtsjahres]_[Freitext] Beispiel für den ersten Berichtstyp: 27PruefbV-Berichtsteil_123456_ _Teil_1 BAKNR: 6 Stellen, numerisch Datum Ende des Berichtsjahres: 10 Stellen im Format JJJJ-MM-TT Freitext: optional, max. 15 Stellen, alphanumerisch (z. B. Band_1 oder Vers._2 ) Sie finden die BAKNR als ID in der Unternehmensdatenbank auf der BaFin-Website ( unter Publikationen und Daten Datenbanken. Ein direkter Zugriff ist auch über möglich. 7

8 4.2 Einreichen von Dateien Nach erfolgreicher Freischaltung zum Fachverfahren können Sie nun die nach Abschnitt 4.1 vorbereiteten Dateien per Dateiupload über das MVP-Portal einreichen. Dazu melden Sie sich bitte zunächst unter Angabe Ihrer Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) am MVP-Portal an (Benutzerhandbuch, Abschnitt 1.2.2). Wählen Sie anschließend unter der Rubrik Fachverfahren den Punkt Meldung einreichen aus. Wählen Sie hier bitte aus: das Fachverfahren Einreichen von Prüfungsberichten, als Meldepflichtigen Ihre Person bzw. das Unternehmen, in dessen Auftrag Sie den Prüfungsbericht einreichen möchten, und unter Einreichung das betreffende Teilverfahren (vgl. Abschnitt 1). Ihre Eingaben bestätigen Sie durch Betätigen des Feldes Formular ausfüllen 3. Abbildung 1: Prüfungsbericht einreichen Danach erscheint ein Formular, in welchem Sie erst über die Schaltfläche Durchsuchen die gewünschte Datei auswählen. Sie stoßen die Einreichung der ausgewählten Datei anschließend über Betätigen der Schaltfläche Hochladen an. 3 Lassen Sie sich von der Bezeichnung der Schaltfläche nicht irritieren. Sie gelangen dadurch zum gewünschten Formular für das Hochladen. 8

9 4.3 Eingangsbesta tigung Nach dem Hochladen der Datei erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung. Beim Einreichen einer ZIP-Datei bestätigt diese Meldung allerdings nur die korrekte Übermittlung der Containerdatei. Erst im Anschluss erfolgt die Prüfung der in der Containerdatei enthaltenen PDF-Dateien. Diese Prüfung kann wenige Minuten dauern. Entsprechen die Inhalte nicht den unter 4.1 genannten Vorgaben, wird die Containerdatei abgelehnt. Überprüfen Sie in jedem Fall im Menüpunkt Protokoll einsehen, ob Ihre Meldung vom System akzeptiert wurde. Erst wenn der Status Meldung akzeptiert erscheint, haben Sie die Meldung erfolgreich an die BaFin übermittelt. Andernfalls erscheint die Anzeige Meldung fehlerhaft. Ihre Meldung gilt dann als nicht eingereicht und muss mit korrigiertem Dateinamen erneut hochgeladen werden. Abbildung 2: Status der Einreichung überprüfen. 4.4 Falsche Datei hochgeladen? Sollten Sie nach erfolgreichem Hochladen feststellen, dass Sie versehentlich eine falsche Datei (oder die korrekte Datei mit fehlerhafter Syntax) eingereicht haben, reicht es aus, danach die korrekte (bzw. korrekt bezeichnete) Datei hochzuladen. Ein Zurückziehen der fehlerhaften Datei ist nicht möglich, eine Information des Fachsupports (siehe 5.) nicht erforderlich. Dies gilt auch, wenn Sie eine korrekte Datei versehentlich doppelt hochgeladen haben sollten. 9

10 5 Fachsupport Fragen zum Verfahren Einreichen von Prüfungsberichten richten Sie bitte an: Fragen zu den verschiedenen Teilverfahren richten Sie bitte: bei Berichten nach 3 Abs. 5 KAPrüfbV Berichten nach 3 Abs. 3 WpDPV Berichten nach 17 ZAG allen übrigen Einreichungen an Fachsupport-MVP-Pruefungsberichte- KAPruefbV@BaFin.de Fachsupport-MVP-Pruefungsberichte- WpDPV@BaFin.de Fachsupport-MVP-Pruefungsberichte- ZAG@BaFin.de Fachsupport-MVP-Pruefungsberichte@BaFin.de Bei technischen Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an den technischen Support: MVP-Support@BaFin.de. 6 Auswirkungen auf Ihre Berichtspflichten Bitte beachten Sie bei Nutzung dieses Fachverfahrens folgende wichtigen Auswirkungen: Das Einreichen von Prüfungsberichten über das MVP-Portal ersetzt das früher übliche Einsenden elektronischer Datenträger auf dem Postweg. Bitte senden Sie uns bei Nutzung des MVP-Portals keine zusätzlichen CDs oder USB-Sticks. Soweit Ihrerseits auch eine Berichtspflicht gegenüber der Deutsche Bundesbank besteht, leiten wir die von Ihnen über das MVP-Portal eingereichten Prüfungsberichte an diese weiter. Bitten senden Sie in diesen Fällen auch keine CDs oder USB-Sticks mehr an die Deutsche Bundesbank. Allerdings besteht die Pflicht zum Einreichen von Papier-Exemplaren auch bei Nutzung dieses Fachverfahrens bis auf weiteres fort. Dies gilt sowohl gegenüber der BaFin als auch gegenüber der Deutschen Bundesbank. Stand: