Projekt Nachhaltige Verfahrensmodernisierung. Einheitliche Ämterstruktur der Bezirke unterstützen - Pro NVM - - Abschlussbericht -

Transkript

1 Projekt Nachhaltige Verfahrensmodernisierung. Einheitliche Ämterstruktur der Bezirke unterstützen - Pro NVM - - Abschlussbericht - Version 1.0 final - Mai 2012

2 Inhalt Inhalt Inhalt...2 Vorwort...3 Ausgangssituation...4 Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit...5 Nomenklatur...5 Zusammenfassung und Fazit...5 Zielerreichung bei Abschluss der Projektarbeit...6 Kritische Erfolgsfaktoren...9 Rahmenbedingungen/Schnittstellen...11 Ergebnisse der Projektarbeit...12 Projektdokumentation...12 Projektcontrolling...14 Personal- und weitere Ressourcen...14 Projektbudget...14 Weiteres Vorgehen - Empfehlungen an die Linienorganisation...15 Anlagen...19 Abschlussbericht Vers. 1.0 final 2 von 19

3 Vorwort Vorwort Mit diesem Dokument legt das Projekt den Abschlussbericht zum vor. Die Ergebnisse aus den Sitzungen der Abstimminstanz vom und der Entscheidungsinstanz vom sind eingearbeitet. Grundlage des Abschlussberichtes ist der Projektauftrag des Projektes Nachhaltige Verfahrensmodernisierung. Einheitliche Ämterstruktur der Bezirke unterstützen (Projekt NVM) in der aktuellen Version 1.0 Final. In diesem Bericht werden Inhalt und Verlauf des Projektes sowie die wesentlichen Ergebnisse dargestellt und bewertet. Neben dem Abgleich mit den dort genannten Zielsetzungen und Aufgabenstellungen enthält dieses Dokument auch konkrete Handlungsempfehlungen. An der Erstellung des Abschlussberichts waren beteiligt: - Frank Brockmann, SenInnSport, (Projektleiter) - Birgit Stapf-Finé, SenInnSport, (Teilprojektleiterin) - Karola Gaedtke, SenInnSport, (Teilprojektleiterin) - KnowLogy Solutions AG (Projektdienstleister): Dr. Andreas Giesenhagen, Jens Hirschmann, Peter Schmidt, Dr. Bernd Rindermann - City & Bits GmbH (Projektdienstleister): Jens Mofina, Florian Apel-Soetebeer Berlin, im Mai 2012 Abschlussbericht Vers. 1.0 final 3 von 19

4 Ausgangssituation Ausgangssituation Ergänzend zu den gesetzlichen Regelungen zur Aufbauorganisation im Bezirksverwaltungsgesetz (8. Gesetz zur Änderung des Bezirksverwaltungsgesetzes) hat das Berliner Abgeordnetenhaus mit Beschluss vom den Senat aufgefordert, gemeinsam mit den Bezirken ein Verfahren zu entwickeln, um die Vorbereitung auf eine einheitliche Ämterstruktur in den Bezirksverwaltungen mit einer nachhaltigen Modernisierung der Verwaltungsverfahren zu verbinden. Die einheitliche Ämterstruktur wurde damit als Chance gesehen, neben der Aufbauorganisation auch die Ablauforganisation stärker zu vereinheitlichen. Zudem nahm dieser Beschluss bereits die sich allgemein durchsetzende Erkenntnis in den Blick, dass E-Government nicht erst bei der technologischen Abbildung von Geschäftsprozessen, sondern bereits bei der Überprüfung und Gestaltung der Geschäftsprozesse ansetzen muss. Die strategische Projektzielsetzung wurde in Übereinstimmung mit dem aktuellen Stand der wissenschaftlichen Forschung und Lehre zur Verwaltungsorganisation auf folgende Kernaussage fokussiert: Ein wesentlicher Schlüssel zur nachhaltigen Verfahrensmodernisierung besteht in der Etablierung eines einheitlichen, verwaltungsübergreifenden Geschäftsprozessmanagements. Allen Beteiligten war bereits zu Beginn klar, dass mit diesem Projekt wesentliche Grundlagen für den weiteren Wandel der Zusammenarbeit der Beteiligten aus den 12 Bezirken und der Hauptverwaltung gelegt werden können, dabei aber nur ein wenn auch als wesentlich einzuschätzender- Meilenstein hin zu einer stärkeren Prozessorientierung der Berliner Verwaltung erreicht werden kann. Betrachtet man die Berliner Verwaltung nach dem Reifegradmodell der KGSt (KGSt- Bericht 4/2011 Von der Prozessoptimierung zum Prozessmanagement, Teil 2) ist sie mit ihren in der Regel einzelfallbezogenen und selektiven Prozessoptimierungen weitgehend noch auf Stufe 1 von 4 Stufen einzuordnen. Die 4. Stufe bildet dabei die integrierte, übergreifende und kontinuierliche Prozessgestaltung, -optimierung und steuerung, also den Zielzustand eines Geschäftsprozessmanagements, ab. Der Projektauftrag wurde im Frühjahr 2011 mit einer von den bezirklichen Steuerungsdienstleitungen benannten Kernarbeitsgruppe umfassend abgestimmt und dem Rat der Bürgermeister (RdB) zur Zustimmung vorgelegt. Der RdB hat dem Projektauftrag nach vorheriger Erörterung im RdB-Innenausschuss am 07. April 2011 zugestimmt. Abschlussbericht Vers. 1.0 final 4 von 19

5 Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit Nomenklatur In dem Projekt NVM sollten folgende Ziele erreicht werden. Der Status der Zielerreichung wird nachfolgend im direkten Kontext zu diesen Zielen dokumentiert. Zur besseren Übersicht wird folgende Nomenklatur verwandt: Ziel ist erreicht worden Ziel (noch) nicht vollständig erreicht Die Erreichung wird durch konkrete Maßnahmen im Anschluss an die Projektarbeit in der Linienorganisation sichergestellt Ziel ist nicht erreicht worden oder wird durch andere Aktivitäten erreicht Dieses Ziel konnte nicht erreicht werden oder wird im Rahmen anderer Aktivitäten (in der Linie oder in einem anderen Projekt) sichergestellt. Zusammenfassung und Fazit Die Ziele des Projektes sind weitestgehend erreicht worden. Das Projekt gliederte sich in drei Teilprojekte: 1. TOP 100: Die wichtigsten geschäftskritischen externen Geschäftsprozesse in den Berliner Bezirksverwaltungen (TOP 100) wurden identifiziert, priorisiert und ordnungssystematisch in ein Kernportfolio eingeordnet. Zu diesen TOP 100 Geschäftsprozessen wurden eine Beschreibung, eine Bewertung und Prozesssteckbriefe erarbeitet. Die schrittweise Identifizierung der Geschäftsprozesse der Verwaltung wurde aus dem vorhandenen Produktkatalog vorgenommen, um so den Produktkatalog um die Prozesssicht zu erweitern. Im Ergebnis des Teilprojektes TOP 100 stehen die Prozesse des Kernportfolios der Kommunalverwaltung. Das sind nicht alle Prozesse der Bezirksverwaltungen, sondern eine Auswahl von etwa 115 Geschäftsprozessen aus verschiedenen Fachgebieten. Die Prozesse des Kernportfolios sollen als Grundlage für die Entwicklungen in nachfolgenden Modernisierungsprojekten dienen. Berlin verfügt damit erstmals über einen umfangreichen Prozesskatalog. 2. Geschäftsprozessoptimierung: Ein Standardvorgehen zur Geschäftsprozessoptimierung (u.a. Vorgehensmodell, Modellierungsstandard) wurde entwickelt, vorgestellt und anhand von drei Geschäftsprozessen der Berliner Ordnungsämter sowie zwei Geschäftsprozessen der Berliner Jugendämter evaluiert. Unter der Abschlussbericht Vers. 1.0 final 5 von 19

6 Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit Zielsetzung der Optimierung von Geschäftsprozessen, die der Erstellung extern orientierter Dienstleistungen der Verwaltung dienen, wurden Sollkonzepte für die Organisation der Prozesse und die Infrastruktur der Berliner Ordnungsämter und Jugendämter entwickelt. Die Umsetzung dieser Sollkonzepte soll unter anderem die weitgehend medienbruchfreie Bearbeitung der Geschäftsprozesse ermöglichen. 3. Berliner Prozessbibliothek: Die zentrale Ablage für Geschäftsprozessinformationen spielt bei der Entwicklung eines einheitlichen bezirksübergreifenden Geschäftsprozessmanagements eine wesentliche Rolle. Dazu wurden grundlegende Vorgaben für den Aufbau einer berlinweiten Prozessbibliothek als Plattform und Grundlage für das einheitliche verwaltungsübergreifende Prozessmanagement beschrieben. Das Konzept wurde anhand einer prototypischen Lösung erprobt und evaluiert. Wesentliche Zielsetzungen waren dabei die Unterstützung der Organisationsentwicklung, die Nachnutzung und Wiederverwendung sowie eine breite Nutzung des Prozesswissens. Zielerreichung bei Abschluss der Projektarbeit Ziel 1: Top 100 Geschäftsprozesse Die wichtigsten externen Geschäftsprozesse in den Berliner Bezirksverwaltungen (TOP 100) sind identifziert und priorisiert (inkl. systematische Einordnung in den Produktkatalog und das aufzubauende Berliner Geschäftsprozessregister). Zu diesen TOP 100 Geschäftsprozessen liegen jeweils eine Beschreibung, Bewertung und Dokumentation vor (Prozesssteckbriefe). Insgesamt wurden 232 relevante Geschäftsprozesse (101 Produkte) identifiziert und in den Produktkatalog eingeordnet. Hiervon wurden 115 Geschäftsprozesse in das Kernportfolio aufgenommen. Zur Abbildung der Metadaten der Prozesse wurde ein Muster- Prozesssteckbriefe erstellt und, soweit die Daten im Projektverlauf erhebbar waren, für die Prozesse des Kernportfolios befüllt. Abschlussbericht Vers. 1.0 final 6 von 19

7 Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit Ziel 2: Prozessbibliothek Ein Konzept für den Aufbau einer berlinweiten Prozessbibliothek liegt vor. Das Konzept wurde anhand einer prototypischen Lösung erprobt; hierzu liegt ein Evaluationsbericht vor. Das Konzept zur Prozessbibliothek wurde erstellt. Der Prototyp wurde erprobt und in zwei Workshops evaluiert. Ziel 3: Standardkonzept zur Geschäftsprozessoptimierung Ein Standardkonzept zur Geschäftsprozessoptimierung (u.a. Vorgehensmodell, Modellierungsstandard) liegt vor und wurde anhand von drei untersuchten Geschäftsprozessen der Berliner Ordnungsämter (nach künftigem Aufgabenzuschnitt) sowie zwei Prozessen aus anderen Fachämtern evaluiert und im Bedarfsfall aufgrund dieser Erkenntnisse fortgeschrieben. Ein Standardvorgehen zur Geschäftsprozessoptimierung wurde erarbeitet und in einem gesonderten Workshop vorgestellt und abgestimmt. Es wurden drei Geschäftsprozesse der Berliner Ordnungsämter sowie zwei Geschäftsprozesse der Berliner Jugendämter nach dem Standardvorgehenskonzept untersucht. Die Praktikabilität des Konzepts hat sich dabei bestätigt. Ziel 4: Untersuchung von 5 exemplarischen Geschäftsprozessen Zu den im Rahmen von GPO untersuchten fünf Geschäftsprozessen liegen jeweils Grobkonzepte zur organisatorischen und ITtechnischen Umsetzung vor. 5 Geschäftsprozesse sind auf ihr Optimierungspotenzial untersucht worden. Für jeden Geschäftsprozess liegen Handlungsempfehlungen zur organisatorischen und IT-technischen Umsetzung vor. Die folgenden verfahrensübergreifenden Prozessbausteine wurden identifiziert und priorisiert: o Antragserarbeitung und einreichung auf Kundenseite (Unterstützung durch Einführung intelligenter Formularmanagementsysteme bzw. von Formular Assistenten als Teil von einem webbasierten und kunden -zentrierten Fallmanagements Abschlussbericht Vers. 1.0 final 7 von 19

8 Ziele und Aufgabenstellungen der Projektarbeit o Vorbereitung und Durchführung von Beteiligungsverfahren und Stellungnahmen (Einführung webbasierter Beteiligungskomponenten) Ziel 5: Etablierung eines Geschäftsprozessmanagements Ein Vorschlag mit den zur Etablierung eines Geschäftsprozessmanagements erforderlichen weiteren Schritten liegt vor. Siehe Abschnitt A unter Weiteres Vorgehen Empfehlungen an die Linienorganisation Abschlussbericht Vers. 1.0 final 8 von 19

9 Kritische Erfolgsfaktoren Kritische Erfolgsfaktoren Für das Projekt NVM galten insbesondere folgende kritische Erfolgsfaktoren: 1. Die Zielsetzung des Projektes/der Teilprojekte ist in Berlin akzeptiert. Anfangs zeigten sich erhebliche Akzeptanzschwierigkeiten, und zwar nicht nur auf Bezirksebene, sondern auch in Senatsverwaltungen. Im Projektverlauf konnte die Akzeptanz insbesondere in den bezirklichen Fachämtern deutlich gesteigert werden, vor allem in den Phasen, in denen der konkrete Bezug und Nutzen zu den eigenen Aufgaben hergestellt bzw. herausgearbeitet werden konnte. Die Nutzenerwartung und damit die Akzeptanz einer systematischen Sammlung und Bereitstellung von Geschäftsprozessinformationen in einer gemeinsamen elektronischen Bibliothek kann vor allem auf Senatsebene noch nicht flächendeckend festgestellt werden. 2. Die laufenden Vorhaben in den Bezirken und den Fachverwaltungen und das Projekt sind vereinbar. Wesentliche kritische Überschneidungen mit laufenden Vorhaben wurden im Projektverlauf nicht festgestellt. Es zeigten sich lediglich Schwierigkeiten, die Projekttermine in die laufende Facharbeit der Betroffenen einzutakten, was sich letztendlich verzögernd auf den Projektabschluss auswirkte. 3. Es erfolgt eine aktive Teilnahme aus allen Verwaltungsebenen (Bezirke und Hauptverwaltung). Es konnte eine aktive Teilnahme aller Verwaltungsebenen erreicht werden. Es gab aber einen hohen Initialisierungs- und Kommunikationsaufwand. Vorbehalte und Befürchtungen seitens der Bezirksverwaltungen waren auszuräumen. 4. Die notwendigen Ressourcen stehen zeitgerecht zur Verfügung. In Teilprojekt 1 konnte in den Fachämtern der Bezirke die Mitarbeit an der Bewertung der Prozesse nicht rechtzeitig organisiert Abschlussbericht Vers. 1.0 final 9 von 19

10 Kritische Erfolgsfaktoren werden. Dies führte zu erheblichen Verzögerungen im weiteren Projektverlauf. In Teilprojekt 2 konnte die Klärung der Ressourcen (unterbrechungsfreie Besetzung der Teilprojektleitung) nicht fristgerecht sichergestellt werden. Dadurch wurde der Projektverlauf verzögert. 5. Alle Vorhaben und Projekte im Bereich der Neuorganisation der Bezirke sind im Projekt abgebildet/integriert (siehe Projektschnittstellen). Die Vorhaben und Projekte im Bereich der Neuorganisation der Bezirke wurden an den jeweiligen Schnittstellen zu den Teilprojekten berücksichtigt. 6. Die Erfahrungen anderer Länder und insbesondere der KGSt im Bereich der Prozessbibliothek werden berücksichtigt. In den Teilprojekten 1 und 3 wurden die nachfolgenden Erfahrungen berücksichtigt - KGSt: Studie Effizientes E-Government - KGSt: Prozessbibliothek - Land Schleswig-Holstein: Prozessregister (Picture) - Studie des BMI / Land Hessen: Projekt 115 einheitliche Behördennummer TOP 100 Dienstleistungen 7. Für den Datenschutz betreffende Fragestellungen wird der Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Berlin frühzeitig eingebunden. Im Rahmen des Projekts traten keine den Datenschutz betreffenden Fragestellungen auf, so dass eine Einbindung des Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Berlin nicht notwendig war. Abschlussbericht Vers. 1.0 final 10 von 19

11 Rahmenbedingungen/Schnittstellen Rahmenbedingungen/Schnittstellen Für die Umsetzung bestanden Rahmenbedingungen, die den Erfolg der Projektarbeit beeinflussten: Projekt zur Weiterentwicklung prozessualer Geschäftsabläufe sowie deren IT-Umsetzung in den bezirklichen Ordnungsämtern (LABO, laufend). Im Ergebnis der Prozessanalysen in den Ordnungsämtern wurden gemeinsam mit den Leiter/innen der Ordnungsämter Projektansätze entwickelt und priorisiert. ProOrdOpt Umsetzung der neu entwickelten Strukturen und Prozesse für die zentralen Anlauf- und Beratungsstelle der Ordnungsämter (SenInnSport, BA Tempelhof-Schöneberg, laufend). Im Rahmen der Prozessanalysen wurden Handlungsempfehlungen für die stärkere Einbindung der ZAB als Front Office herausgearbeitet. Dabei besonders hervorzuheben ist der Gewerbebereich der Ordnungsämter. Weitere Projekte: D115 / EU-DLR / Modernisierungsprogramm ServiceStadtBerlin Die Prozessanalyse in den Ordnungsämtern (Ausnahmegenehmigung/Straßensondernutzung) wurde direkt mit einem Projekt von ServiceStadt Berlin (Tiefbauämter) abgestimmt. Eine aus dem Projekt entwickelte Handlungsempfehlung zur koordinierten Vorgehensweise der Ordnungsämter und Tiefbauämter bei der Einführung einer Genehmigungssoftware wurde mit der Initialisierung einer gemeinsamen Arbeitsgruppe direkt umgesetzt. Im Rahmen der Prozessanalysen wurden Handlungsempfehlungen für die Nachnutzung der Komponenten der EU-DLR herausgearbeitet. (Intelligentes Formular und Fallmanagement). Abschlussbericht Vers. 1.0 final 11 von 19

12 Ergebnisse der Projektarbeit Ergebnisse der Projektarbeit Projektdokumentation Im Rahmen der Projektarbeit wurden folgende Arten der Dokumentation erstellt: Planungs- und Berichtsdokumente - Planungs- und Berichtsdokumente dienten der Planung der Projektaufgaben und zur Dokumentation des Projektstandes. Sie werden mit dem Abschluss dieses Arbeitspaketes durch die Projektleitung archiviert. - Ergebnisdokumente repräsentieren die inhaltlichen Ergebnisse der Projektarbeit. Sie werden mit Abschluss der Projektarbeit an den Prozessverantwortlichen in der Linienorganisation übergeben und sind im Rahmen des kontinuierlichen Optimierungsprozesses (und bei IT - Projekten in Versionen und Releases) zu pflegen. Die Projektleitung stellt die Einstellung aller genannten Dokumente im landesweiten Projektportal unter en.htm sicher. Das Projekt übergibt mit Abschluss der Projektarbeit folgende Dokumente zur Archivierung bzw. zur Veröffentlichung im landesweiten Intranetangebot: Ergebnisdokumente - Projektauftrag Version 1.0 Final - Abschlussbericht (dieses Dokument) Version Statusbericht 1 ( ) Version Statusbericht 2 ( ) Version Statusbericht 3 ( ) Version 1.0 Final - Zwischenbericht (Präsentation) StD 1 ( ) Version 1.0 Final - Zwischenbericht (Präsentation) StD 2 ( ) Version 1.0 Final - Zwischenbericht (Präsentation) StD 3 ( ) Version 1.0 Final - Projektergebnispräsentation (TP 2) Mitarbeiter und Leiter Ordnungsämter Version 1.0 Final Das Projekt übergibt an die Linienverantwortlichen und, sobald für die fünf untersuchten Geschäftsprozesse die Prozessverantwortlichen Abschlussbericht Vers. 1.0 final 12 von 19

13 Ergebnisse der Projektarbeit festgelegt wurden auch an diese, folgende Dokumente zur Pflege im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses: Teilprojekt 1 - Ergebnisbericht zur Identifizierung der TOP-100 Prozesse - Version TOP-100 Prozesskatalog (als Tabelle) - Version Prozesssteckbriefe der TOP-100 in der Prozessbibliothek Teilprojekt 2 1. Standardvorgehen Geschäftsprozessoptimierung v Ergebnisbericht zum Prozess Verkehrsrechtliche Anordnungen im vereinfachten Verfahren Version Ergebnispräsentation Version Report Sollobjektmodell Version Report Sollprozessmodell Version Ergebnisbericht zum Prozess Ausnahmegenehmigung nach 46 StVO i.v.m. 13 BerlStrG Version Ergebnispräsentation Version Report Sollobjektmodell Version Report Sollprozessmodell Version Ergebnisbericht zum Prozess Gaststättenerlaubnis Version Report Ergebnispräsentation Version Report Sollobjektmodell Version Report Sollprozessmodell Version Ergebnisbericht zum Prozess Kita-Gutschein Version 1.0 Final - Ergebnispräsentation Version Report Sollobjektmodell Version Report Sollprozessmodell Version Ergebnisbericht zum Prozess Hortbetreuung Version 1.0 Final - Ergebnispräsentation Version Report Sollobjektmodell Version Report Sollprozessmodell Version 1.0 Teilprojekt 3 - Konzept zum Aufbau einer einheitlichen Prozessbibliothek für die Berliner Verwaltung - Version Prototyp Prozessbibliothek für die Berliner Verwaltung ( - Präsentation Evaluierungsworkshop - Version Protokoll Evaluierungsworkshop - Version 1.0 Abschlussbericht Vers. 1.0 final 13 von 19

14 Projektcontrolling Projektcontrolling Personal- und weitere Ressourcen Die zugesagten Personalressourcen konnten entsprechend der Planung im Wesentlichen termingerecht eingesetzt werden. Schwierig war die durchgängige personelle Unterstützung für die Teilprojekte 1 und 2. Im Teilprojekt 1 erfolgte die Onlinebewertung der identifizierten Geschäftsprozesse zeitlich und inhaltlich sehr unterschiedlich. In Teilprojekt 2 hat sich der Projektbeginn durch den Wechsel der Teilprojektleitung verzögert. Projektbudget Der Staatssekretärsauschuss zur Verwaltungsmodernisierung hat im Rahmen des Programms ServiceStadt Berlin zur Projektdurchführung Sachmittel von insgesamt bereitgestellt. Zum Redaktionsschluss des Abschlussberichts waren ,14 verausgabt und weitere ,52 vertraglich gebunden. Die weiteren vom StS-Ausschuss bereitgestellten Mittel von ,34 wurden vom Projekt nicht abgerufen (Minderbedarf). Abschlussbericht Vers. 1.0 final 14 von 19

15 Weiteres Vorgehen - Empfehlungen an die Linienorganisation Weiteres Vorgehen - Empfehlungen an die Linienorganisation Die nachfolgende Auflistung erläutert die Empfehlungen für das weitere Vorgehen und zeigt den Status bei Abschluss der Projektarbeit: Übergreifende Handlungsempfehlungen A. Entsprechend dem Projektauftrag wurden die nachfolgenden Handlungsempfehlungen insbesondere mit dem mittelfristigen Ziel, das Geschäftsprozessmanagement zu etablieren und nachhaltig zu unterstützen, herausgearbeitet. 1. Initiierung eines Beschlusses des Staatssekretärsausschusses zur Verwaltungsmodernisierung und des RdB im 2. Quartal 2012 durch die Senatsverwaltung für Inneres und Sport, mit dem: 1.1 die Senatsverwaltung für Inneres und Sport gemeinsam mit der AG Organisation der bezirklichen Steuerungsdienste und der Geschäftsstelle Produktkatalog der Berliner Bezirke beauftragt wird, ein eigenständiges Organisationsmodell für ein bezirkseinheitliches Geschäftsprozessmanagement zu erarbeiten. Die Amtsleitungsrunden/ Produktmentorengruppen der Bezirke sind in den Erarbeitungsprozess aktiv einzubinden. Die Schnittstellen zum Produktkatalog, zur Kostenrechnung und zur Budgetierung sind unter Einbeziehung der Senatsverwaltung für Finanzen zu bearbeiten. Das Organisationsmodell soll Antworten auf folgende Fragen bereitstellen: - Welche Akteure sollen welche Rollen im Prozessmanagement übernehmen? - Welches ist die Rolle der im konkreten Geschäftsprozess fachlich zuständigen Senatsverwaltung und wie soll der Abstimmungsprozess geregelt sein? - In welchem Zeitraum soll die Ersterfassung der Geschäftsprozesse des Kernportfolios erfolgen? - Wie soll das Prozessmanagement im Dauerbetrieb organisiert sein? - Welche Personal- und Sachmittel auch Honorarmittel für die Einführungsphase sind zur Ersterfassung und für den Dauerbetrieb erforderlich? - Beschreibung der Schnittstellen zur IT-Steuerung. Die Beschreibung des Organisationsmodells für ein bezirkseinheitliches Geschäftsprozessmanagements (vgl. Tz. 1.1) soll auch umfassen (Sitzung der Abstimminstanz vom ): Abschlussbericht Vers. 1.0 final 15 von 19

16 Weiteres Vorgehen - Empfehlungen an die Linienorganisation - Welche Rollen werden durch die Leitungen der Steuerungsdienste, die Produktmentorengruppen, die GStPK und die Hauptverwaltung besetzt? - Sind die Anforderungen an die Datenbasis für die Prozessbeschreibungen definiert? - Nach welchen Kriterien sollen Geschäftsprozesse ausgewählt werden, die zu beschreiben sind? - Wer wählt mit welcher Verbindlichkeit aus? - In welchem Rhythmus und in welchem Sachzusammenhang sollen die Prozesse fortgeschrieben werden? Das Arbeitsergebnis ist dem RdB bis Ende 2012 zur Entscheidung vorzulegen. 1.2 das Vorgehensmodell für Geschäftsprozessoptimierungen als verbindlich einzusetzen erklärt wird. 1.3 zur Verstetigung der Projektergebnisse gemeinsam mit den bezirklichen Steuerungsdiensten, der Geschäftsstelle Produktkatalog sowie den Produktmentoren Schritte eingeleitet werden, das Produkt und Prozessmanagement sukzessive zu verbinden. Die Erweiterung des bestehenden Produktkatalogs um die Prozessebene (evtl. schrittweise Substitution der Leistungsebene durch die Prozessebene) sollte technisch und organisatorisch erprobt werden. 1.4 die gemeinsame Entwicklung von Kriterien und Kennzahlen für die Steuerung von Prozessen (bezirkliche Steuerungsdienste und SenFin) angestoßen wird, die als erster Anwendungsfall in den Produkt-(Prozess)bereichen der Ordnungsämter erprobt werden sollten. 2. Im Rahmen der Vorlagen an den Staatssekretärsausschusses zur Verwaltungsmodernisierung und des RdB soll folgendes dargelegt werden (Sitzung der Abstimminstanz vom ): - Welche Effekte eines Geschäftprozessmanagements sind vorrangig realistisch und zu erreichen? - Wer trägt die Kosten der E-Governmentfolgen aus einer Prozessmodellierung? - Wie wird sichergestellt, dass Geschäftsprozesse in die zentral gesteuerten Großverfahren integriert werden? 3. Es wird nach Beschluss empfohlen, das Vorgehensmodell für Geschäftsprozessoptimierungen in einem GPO-Leitfaden zu veröffentlichen Abschlussbericht Vers. 1.0 final 16 von 19

17 Weiteres Vorgehen - Empfehlungen an die Linienorganisation B. Mit der Erarbeitung des Kernportfolios erfolgskritischer Geschäftsprozesse ( TOP 100 ) wurde erstmals eine umfassende und amtsübergreifende Analyse vorgenommen, die als führende Grundlage für die Priorisierung von Verfahrensmodernisierungen (auch IT-Verfahren) heranziehbar ist. 1. Das entwickelte Kernportfolio TOP 100 ist in der neuen Legislaturperiode zur führenden fachlichen Grundlage für die Entwicklung von Projekten der bezirklichen Verfahrensmodernisierung heranzuziehen und verbindet somit Geschäftsprozessmanagement und IT- Strategie. (Das strategische Projekt zu Einführung der elektronischen Akte könnte beispielsweise so mit den Modernisierungsanstrengungen im Bereich des Kernportfolios verbunden werden.) 2. Aus dem Kernportfolio der Geschäftsprozesse gilt es für die Fachämter eine bezirkseinheitliche egovernment- Strategie zu entwickeln. Zu diesem Zweck sind Kriterien zur Ermittlung des Modernisierungspotentials von (Kern-) Prozessen musterhaft zu entwickeln, exemplarisch anzuwenden und mittelfristig zielgerichtet in eine Berliner egovernment-strategie einzubinden. 3. Die bezirklichen Fachämter müssen in die Lage versetzt werden zu erkennen, ob für ihre (Kern-) Prozesse bzw. deren Prozessbausteine technische Angebote bereitstehen oder bereitgestellt werden müssen, die eine adäquate IT-seitige Unterstützung der Prozesse/ Prozessbausteine ermöglichen. Die bezirklichen Fachämter müssen in Folge den von ihnen bezirkseinheitlich erkannten IT- Modernisierungsbedarf adressieren können sowie frühzeitig und angemessen in die Erarbeitung der gemeinsamen fachlichen Anforderungen an die IT einbezogen werden. 4. Das entwickelte Kernportfolio TOP 100 bleibt dabei fortschreibungsfähig und ist in angemessenen Zeitabständen zu aktualisieren. C. Die Prozessbibliothek soll zur zentralen Informations- und Wissensbasis für das Geschäftsprozessmanagement werden, die neues Prozesswissen übergreifend verfügbar macht und vor allem bereits vorhandenes Wissen, z.b. in der IT-Bestands- und Planungsübersicht, im Produktkatalog etc. miteinander verknüpft. Entscheidungen zur Einführung und Modernisierung von IT-Verfahren können auf einer gemeinsam vorbereiteten Informationsplattform differenzierter - und vor allem besser untereinan- Abschlussbericht Vers. 1.0 final 17 von 19

18 Weiteres Vorgehen - Empfehlungen an die Linienorganisation der abgestimmt getroffen werden. 1. Die Prozessbibliothek soll schrittweise im Rahmen der vorgesehenen technischen und organisatorischen Umsetzung zur zentralen Informations- und Wissensbasis für das Geschäftsprozessmanagement werden. Dies erfordert u.a. die konsequente Einbeziehung der potenziellen Nutzer und v.a. den nutzerzentrierten Ausbau dieser Bibliothek. Die vorgesehene Erarbeitung eines Fachkonzeptes muss sich insbesondere hierauf konzentrieren. 2. Folgende Fragestellungen sind dabei zu bearbeiten (Abstimminstanz vom ): - Funktionsweise und Schnittstellen der Prozessbibliothek? - Wer kann auf die Prozessbibliothek zugreifen? - Welche Schnittstellen gibt es zum Produktkatalog, zur Dienstleistungsdatenbank, zum einheitlichen Leistungskatalog? - Sind Schnittstellen zu Beschäftigtenportalen möglich? - Wer trägt die Verantwortung für die Prozessbibliothek? - Wer trägt die Kosten für die Administration der Prozessbibliothek? - Welches Datenwerkzeug soll eingesetzt werden? Einzelprozessbezogene Handlungsempfehlungen Die Handlungsempfehlungen zu den exemplarisch untersuchten Geschäftsprozessen sind in den jeweiligen Ergebnisberichten enthalten. Die Handlungsempfehlungen zu den drei Ordnungsamtsprozessen wurden mit den Leiterinnen und Leitern der Ordnungsämter erörtert, einvernehmlich priorisiert und abgestimmt. Zu den beiden Jugendamtsprozesse sollen die Handlungsempfehlungen im April mit der Leiterin bzw. dem Leiter der beiden beteiligten Jugendämter abschließend abgestimmt und das Procedere der Abstimmung mit den übrigen Jugendämtern erörtert werden. Abschlussbericht Vers. 1.0 final 18 von 19

19 Anlagen: Anlagen: Als Anlagen sind diesem Dokument folgende Dokumente beigefügt: - Liste der erfolgskritischen TOP 100 Geschäftsprozesse - Exemplarischer Prozesssteckbrief Abschlussbericht Vers. 1.0 final 19 von 19