Rotary Club Linthebene. Bedienung der Rotary Home Page

Transkript

1 Bedienung der Rotary Home Page 1 Home Page starten Öffentliche Funktionen Willkommensseite Programm...4 Programm nach Excel exportieren...4 Programm nach Outlook exportieren...4 Programm drucken Clublokal Projekte...5 Detailinformationen zu einem Projekt abfragen Kontakt Infos Links Reservierte Funktionen für Mitglieder Programm...8 Programm als verschicken...8 Zusatzinformationen zu einem Anlass abfragen...8 Das Menü zu einem Anlass abfragen...8 Alternativwünsche zu Menü an Clublokal schicken...8 Für einen Anlass anmelden Apéroliste...11 Apéroliste anzeigen Bulletin...12 Archivierte Bulletins herunterladen Projekte Infos Mitglieder...13 Eigene Mitgliederdaten ändern...14 Mitgliederliste per verschicken...14 Mitgliederliste nach Excel exportieren...14 Mitgliederliste drucken...14 Kontakt nach Outlook exportieren...14 Erstellen privater Gruppen Mitteilungen...16 Mitteilungen verschicken...16 SMS verschicken Abmelden Reservierte Funktionen für den Vorstand Programmchef...17 Verwalten des Programms...17 Verwalten der Anmeldungen zu einem Anlass...21 Automatische Erinnerung konfigurieren...22 Einstellungen der Apéroliste konfigurieren Bulletinredaktor...23 Versenden und Archivieren von Bulletins...23 Bulletin ersetzen oder löschen...24 Verwalten von zusätzlichen Bulletinempfängern ausserhalb des Clubs Sekretär...25 Verwalten von Mitgliederdaten...25 Verwalten von Gruppen...25 Verwalten von Themen und Dokumenten...25 Aufschalten einer Fotogallerie Dienste: Gemeindienst, Berufsdienst, Jugenddienst...28 Verwalten von Projekten...28 Version: Seite 1/36

2 5 Funktionen für das Clublokal Aufschalten eines Menüs durch das Clublokal Rückmeldung zu Menü an Clublokal Administrative Funktionen Editieren der statischen Seiten Verwalten von Dateien im Upload-Verzeichnis Verwalten von verschickten s Datenbankschnittstelle...35 Backup der Datenbank Support...36 Version: Seite 2/36

3 1 Home Page starten Voraussetzungen: Moderner Internet-Browser, z.b. Microsoft Internet Explorer ab Version 6 oder Mozilla Firefox ab Version 2 Cookies und Javascript müssen für diese Adresse in den Sicherheitseinstellungen erlaubt sein, bei Problemen bitte Adresse zu den vertrauenswürdigen Adressen hinzufügen Starten Sie den Internet-Browser mit folgender Adresse Startseite 2 Öffentliche Funktionen Auf der linken Seite wird das Menü der Home Page angeboten. Die Funktionen sind aufgeteilt in zwei Kategorien: Öffentlich benutzbare Seiten oder Funktionen, die auch Nicht-Mitgliedern zur Verfügung stehen Geschützte Seiten, die nur Mitgliedern nach persönlicher Anmeldung zur Verfügung stehen Alle Menüs oberhalb Verwaltung sind frei zugänglich, während die geschützten Funktionen als zusätzliche Menüs unterhalb von Verwaltung erst nach erfolgter Anmeldung sichtbar werden. Das Menü Verwaltung selber dient dem Zugang zum geschützten Bereich. 2.1 Willkommensseite Nach Aufrufen der Home Page wird eine Willkommensseite mit Informationen zu den wöchentlichen Meetings angezeigt. Version: Seite 3/36

4 2.2 Programm Das Menü Programm erlaubt die Anzeige des aktuellen Programms: Auswahl des Datumsbereichs Nach Excel exportieren Liste drucken Nach Outlook exportieren Menü anzeigen Am Anlass wird ein Apéro angeboten Aktuelles Programm Programm nach Excel exportieren Durch Klick auf das Excel-Icon wird das dargestellte Programm nach Excel exportiert und heruntergeladen. Programm nach Outlook exportieren Durch Klick auf das Outlook-Icon wird das dargestellte Programm nach Outlook exportiert und heruntergeladen. Es wird empfohlen, die generierte Datei zuerst lokal auf dem Rechner zu speichern und anschliessend mit Microsoft Outlook zu importieren. Damit erscheinen die Anlässe im Outlook-Kalender. Die exportierten Kalenderdaten werden in einem Standardformat exportiert, das auch von anderen Programmen als Outlook importiert werden kann (z.b. Google-Kalender). Programm drucken Durch Klick auf das Drucker-Icon wird das Programm in einer für den Druck optimierten Darstellung angezeigt und der Druckdialog wird geöffnet. 2.3 Clublokal Diese Seite zeigt Details zum Clublokal und den wöchentlichen Meetings. Version: Seite 4/36

5 2.4 Projekte Diese Seite zeigt die aktuellen Projekte des Clubs an: Auswahl des Datumsbereichs Link zu Detailinformationen Projekte drucken Aktuelle Club-Projekte Detailinformationen zu einem Projekt abfragen Durch Klick auf den Titel werden alle Detailinformationen zum Projekt angezeigt: Detailinformationen zum Projekt Version: Seite 5/36

6 2.5 Kontakt Das Menü Kontakt bietet ein Formular zum Abschicken einer an den Vorstand. Die persönlichen Angaben wie Namen oder -Adressen werden dabei nicht offengelegt. Kontakt mit dem Club aufnehmen 2.6 Infos Dokumente, welche auf der Home Page abgelegt und als öffentlich markiert wurden, sind hier zugänglich und können heruntergeladen werden. 2.7 Links Hier sind einige wichtige Links zu Rotary aufgeführt. Version: Seite 6/36

7 3 Reservierte Funktionen für Mitglieder Mit dem Menü Verwaltung gelangt man zur Anmeldeseite für den geschützten Bereich der Home Page: Anmeldung für den geschützten Bereich Bitte geben Sie den Benutzernamen und das Passwort ein und drücken auf Anmelden. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie im unteren Eingabefeld den Benutzernamen eingeben und auf Passwort schicken drücken. Ihr Passwort wird Ihnen dann an Ihre registrierte - Adresse geschickt. Einstiegsseite nach erfolgter Anmeldung unter Menü Verwaltung Version: Seite 7/36

8 3.1 Programm Apéroliste anzeigen Programm verschicken Details wie Menü zum Anlass abrufen Menü zum Anlass anschauen Link zu Zusatzinformationen Beilage herunterladen Programmfunktionen für Mitglieder Programm als verschicken Durch Klick auf das Brief-Icon kann das Programm per verschickt werden. Zusatzinformationen zu einem Anlass abfragen Falls Zusatzinformationen zu einem Anlass zur Verfügung stehen, so können mit den Links Infos und Beilage entsprechende Internet-Seiten aufgerufen oder zum Anlass abgelegte Dokumente heruntergeladen werden. Das Menü zu einem Anlass abfragen Falls zu einem Anlass ein Menü aufgeschaltet wurde, so ist ein Icon mit Messer und Gabel zu sehen. Durch Klick auf dieses Icon oder auf das Datum des Anlasses werden die Detailinformationen zum Anlass mit dem Menü angezeigt: Alternativwünsche zu Menü an Clublokal schicken Falls Sie einen Alternativwunsch zum Menü anmelden möchten, dann können Sie bei der Anzeige des Menüs auf das Brief-Icon klicken und eine Mitteilung an das Clublokal schicken. Achtung: Diese Funktion wurde für die Kommunikation mit dem Al-Porto eingeführt und steht nur für Anlässe zur Verfügung, welche im Clublokal Al-Porto stattfinden! Version: Seite 8/36

9 an Clublokal schicken Anzeige des Menüs zum Anlass / schicken Für einen Anlass anmelden Falls ein Anlass als anmeldepflichtig deklariert wurde, dann erscheint im Programm ein Knopf Anmelden beim entsprechenden Anlass: Auf Anmelden klicken Anmeldepflichtigen Anlass wählen Version: Seite 9/36

10 Anzahl Personen eintragen Bemerkungen eintragen Anmeldung abschicken Anmeldungsliste verschicken Aktuelle Anmeldungen Anmeldung zu einem Anlass Bei einer Anmeldung muss mindestens die Anzahl teilnehmender Personen erfasst werden, wobei eine Abmeldung ebenfalls erfasst werden muss (d.h. das Mitglied kann nicht teilnehmen). Zusätzliche Begleitpersonen wie Partner etc. müssen bei der Anzahl Personen berücksichtigt und können bei Bedarf im Kommentar explizit erwähnt werden. Die Anmeldungsliste dient dem Programmchef und allenfalls dem Restaurant als Unterstützung bei der Organisation des Anlasses. Bereits erfasste Anmeldungen können später wieder geändert oder gelöscht werden. Sobald das Anmeldedatum abgelaufen ist, können die Anmeldungen aber nicht mehr bearbeitet werden. Version: Seite 10/36

11 3.2 Apéroliste Apéroliste anzeigen Mit Klick auf den Knopf Apéroliste anzeigen auf der Programmseite wird eine Liste der persönlich eingetragenen Apéros und eine Gesamtliste aller möglichen Apérotermine angezeigt: Nur Termine mit Apéro anzeigen Datumsbereich auswählen Apéroliste verschicken Persönliche Apéros Alle Apérotermine Apéroliste drucken Apéroliste nach Excel exportieren Eigenen Apéro löschen Apéro reservieren Zusätzlichen Apérotermin hinzufügen Apéroliste anzeigen Apéro reservieren Version: Seite 11/36

12 Die Apéroliste dient zur Koordination der Spender, die an einem bestimmten Termin den Apéro spendieren. Es können auch Termine bis 1 Jahr voraus reserviert werden, auch wenn noch kein Programm für diesen Zeitraum bekannt ist. Anhand der Einstellungen unter Menü Einstellung werden alle üblichen Apérotermine ermittelt und zur Reservation angeboten. Zusätzliche ausserordentliche Termine können ebenfalls erfasst werden. Fällt ein Apérotermin mit einem Anlass zusammen, dann wird er im Programm beim Anlass entsprechend angezeigt. Apérotermine ohne passenden Anlass werden im Programm nicht angezeigt, sondern nur in der Apéroliste. 3.3 Bulletin Archivierte Bulletins herunterladen Mit Klick auf das Menü Bulletin werden alle archivierten Bulletins mit Beilagen angezeigt und mit einem Klick auf die entsprechenden Links können die Dokumente heruntergeladen werden: Bulletin herunterladen 3.4 Projekte Archivierte Bulletins herunterladen Auf dieser Seite können Informationen über die Projekte des Clubs angeschaut werden. (Siehe 2.4) 3.5 Infos Hier werden Dokumente mit Informationen zu verschiedenen Club-Themen abgelegt und zur Verfügung gestellt, z.b. Präsenzlisten, Club-Statuten etc: Version: Seite 12/36

13 Darstellung von Themen und Dokumenten in Baumstruktur Auf Titel klicken um Dokumente abzurufen Neues Thema hinzufügen Anzeige von Status und Erfasser Informationen/Dokumente abfragen Jedes Clubmitglied kann selber neue Themen hinzufügen und Dokumente ablegen. Der Erfasser des Themas oder Dokuments wird jeweils angezeigt und kann die Informationen auch wieder ändern oder löschen. 3.6 Mitglieder Das Menü Mitglieder zeigt die Mitgliederliste des Clubs an: Gruppen bearbeiten Mitgliederliste verschicken Mitgliederliste drucken Nach Excel exportieren Links zu und Home Page Mitgliederliste Eigene Daten ändern Kontakt nach Outlook exportieren Die Mitgliederliste kann per verschickt oder nach Excel exportiert werden. Zusätzlich ist es möglich, Kontakte nach Outlook zu exportieren (Outlook kann aktuell nur einzelne Kontakte importieren). Version: Seite 13/36

14 Eigene Mitgliederdaten ändern Jedes Mitglied kann durch Klick auf den Knopf Ändern bei seinem eigenen Mitgliedereintrag seine Daten anpassen: Mitgliederdaten ändern Mitgliederliste per verschicken Mit Klick auf das Brief-Icon kann die Mitgliederliste als verschickt werden (siehe 3.7). Mitgliederliste nach Excel exportieren Mit Klick auf das Excel-Icon kann die Mitgliederliste nach Excel exportiert werden (siehe 3.7). Mitgliederliste drucken Mit Klick auf das Drucker-Icon kann die Mitgliederliste gedruckt werden. Kontakt nach Outlook exportieren Mit Klick auf das Kontakt-Icon kann ein einzelner Kontakt nach Outlook exportiert werden. Da ein standardisiertes Format für den Export verwendet wird (VCard-Standard), können Kontakte auch in andere Programme importiert werden. Erstellen privater Gruppen Durch Klick auf den Knopf Gruppen können Sie die bestehenden Gruppen ändern oder neue private Gruppen zusammenstellen. Eine private Gruppe ist nur für Sie persönlich sichtbar und steht in allen Formularen zum Verschicken von s als Empfängergruppe zur Verfügung. Zu einer Gruppe können auch externe -Adressen von Nicht-Mitgliedern hinzugefügt werden. Version: Seite 14/36

15 Private Gruppe hinzufügen Klick auf Namen um Gruppe anzuzeigen Gruppe ändern Gruppe löschen Gruppen bearbeiten Namen der Gruppe ändern Mitglieder zuordnen Externe - Adressen hinzufügen Externe Adressen löschen Private Gruppe bearbeiten Version: Seite 15/36

16 3.7 Mitteilungen Mitteilungen verschicken Durch Klick auf das Menü Mitteilungen gelangen Sie zum Formular zum Verschicken einer Titel und Mitteilung schreiben Beilagen hinzufügen Beilagen als Link schicken An externe - Adresse schicken Mitteilung verschicken Empfänger auswählen Der Mitteilung können bis zu 3 Beilagen angehängt werden, wobei die Beilagen entweder als normaler Anhang mit der verschickt werden, oder falls die Option Beilagen als Link verschicken ausgewählt wurde, nur als Link in der . In diesem Fall kann der Empfänger die Beilagen über den Link bei Bedarf herunterladen, die selber benötigt aber nur sehr wenig Speicherplatz. Dies ist vor allem bei grossen Dateien zu empfehlen. Die Empfänger der Mitteilung können in der unteren Liste ausgewählt werden. Auf der linken Seite stehen die Empfängergruppen und auf der rechten Seite einzelne Personen zur Auswahl. Falls die Mitteilung an eine externe -Adresse verschickt werden soll, dann kann der Empfänger im Feld Zusatzadresse eingetragen werden. Version: Seite 16/36

17 SMS verschicken Durch Klick auf den Knopf SMS gelangen Sie zum Formular zum Verschicken einer SMS via Mitteilung schreiben An externe - Adresse schicken Empfänger auswählen SMS verschicken Der Versand von SMS wird über ein -Gateway abgewickelt. Da der Versand von SMS im allgemeinen kostenpflichtig ist, wird für die Rotary-Home-Page ein privater -Account mit einer beschränkten Anzahl Gratis-SMS pro Monat mitbenutzt. Es wird deshalb empfohlen, nur in Ausnahmenfällen einzelne SMS zu verschicken, da ein erfolgreicher Empfang nicht garantiert werden kann. 3.8 Abmelden Durch Klick auf das Menü Abmelden verlassen Sie den geschützten Bereich der Rotary Home Page und haben nur noch Zugang zu den öffentlichen Seiten. 4 Reservierte Funktionen für den Vorstand 4.1 Programmchef Als Mitglied der Gruppe Programmchef hat der Programmchef die Berechtigung zur Verwaltung des Programms und der Anmeldungen zu den Anlässen. Verwalten des Programms Durch Klick auf das Menü Verwaltung/Programm erscheint das Programm mit den zusätzlichen Funktionen für den Programmchef: Version: Seite 17/36

18 Apéroliste bearbeiten Neuen Anlass erfassen Anlass löschen Anlass ändern Verwalten des Programms Folgende Funktionen stehen in dieser Maske zur Verfügung: Neuen Anlass erfassen: Die Eingabemaske für einen neuen Anlass erscheint Löschen: Ein Anlass wird gelöscht Ändern: Die Eingabemaske zum Ändern eines Anlasses erscheint Mit dem Knopf Apéros anzeigen kann ausserdem zur Maske für die Bearbeitung der Apéroliste gewechselt werden (siehe Beschreibung dazu in Abschnitt 3.2). Version: Seite 18/36

19 Bild hinzufügen Anlass als provisorisch markieren Anlass als anmeldepflichtig markieren Weitere Anmelde- Optionen erfassen Erfassen/ändern eines Anlasses Dokumente anhängen Internet-Link hinzufügen Menü erfassen Folgende Angaben zu einem Anlass können erfasst werden: Datum: Uhrzeit: Ort: Anlass: Referent: Bild: Beilagen 1-3: Internet-Link: Anlass provisorisch: Anmeldung nötig: Anmeldedatum: Erklärungen z. Anm.: Auswahl 1-2 z. Anm.: Optionen 1-2 z. Anm.: siehe Auswahl 1-2 Menü: Menü zum Anlass Datum des Anlasses Uhrzeit des Anlasses Treffpunkt Beschreibung des Anlasses Allfällige Referenten während dem Anlass Hier kann ein Bild zum Anlass eingefügt werden Zusätzliche Dokumente als Informationen zum Anlass Link auf eine Internet-Adresse mit Zusatzinformationen Falls ein Anlass noch nicht definitiv bestätigt ist, kann er provisorisch erfasst werden, damit das Datum bereits reserviert ist. Dies ist besonders nützlich, falls mehrere Programmverantwortliche das Programm gemeinsam organisieren. Die provisorischen Anlässe sind dann nur für diese sichtbar. Anmeldepflichtige Anlässe werden hier markiert. Letzter Tag der Anmeldefrist, nachher kann man sich nicht mehr zu diesem Anlass anmelden. Zusätzliche Erklärungen zur Anmeldung, vor allem nützlich, falls die Mitglieder weitere Angaben zur Anmeldung ausfüllen sollen (siehe Auswahl 1-2) Falls die Mitglieder neben der Teilnahme noch Angaben zur Teilnahme wie Menüwahl oder Anreisevariante etc. liefern sollen, dann wird in Feld "Auswahl" der Titel der Auswahlmöglichkeit erfasst und unter Feld "Optionen" wird eine Liste der Optionen erfasst (mit Semikolon ";" getrennt). Siehe dazu das Beispiel weiter unten. Version: Seite 19/36

20 Zusätzliche Optionen zur Anmeldung Das Anmeldeformular mit obigen Zusatzangaben sieht bei der Anmeldung nun wie folgt aus: Anmeldung mit Zusatzangaben wie Menü und Anreise Die Anmeldeliste enthält anschliessend die Zusammenfassung der gewählten Optionen: Anmeldeliste mit Zusatzangaben Version: Seite 20/36

21 Angaben zum Menü Die Texte der Eingabefelder Beschreibung, Referent Erklärungen zur Anmeldung und Menü können mit Hilfe der entsprechenden Knöpfe analog zu Microsoft Word formatiert werden. Verwalten der Anmeldungen zu einem Anlass Der Programmchef ist als Organisator eines Anlasses häufig darauf angewiesen, dass die Anzahl Teilnehmer abgeschätzt werden kann. Für diesen Zweck kann er einen Anlass als anmeldepflichtig deklarieren und von den Mitgliedern erwarten, dass sie sich an- oder abmelden. Liste der Anmeldungen verschicken Erinnerung für Anmeldung verschicken Bisherige Anmeldungen Anmeldungen drucken Anmeldungsliste oder Erinnerung verschicken Der Programmchef kann manuell eine Erinnerung per an Mitglieder schicken, welche sich noch nicht gemeldet haben. Dazu steht ihm in der Anmeldungsmaske des Anlasses der Knopf "Erinnerung schicken" zur Verfügung. Als Empfänger der werden nur diejenigen Mitglieder aufgelistet, die sich Version: Seite 21/36

22 noch nicht an- oder abgemeldet haben. Falls ein SMS-Gateway konfiguriert worden ist, kann auch ein Versand via SMS ausgewählt werden. Zusätzlich kann er sich oder z.b. dem Clublokal die Anmeldeliste per schicken mit dem Knopf "Anmeldungsliste schicken". Automatische Erinnerung konfigurieren Es ist für den Programmchef eine Erleichterung, wenn die Erinnerungs- s automatisch verschickt werden. Dazu kann er unter Verwaltung/Einstellung zwei Zeitperioden (in Anzahl Tagen) zur Erinnerung vor Ablauf der Anmeldefrist konfigurieren. Werden die Perioden z.b. mit 5 bzw. 1 Tag konfiguriert, so wird 5 Tage vor Ablauf der Anmeldefrist und 1 Tag davor nochmals eine Erinnerung an diejenigen Mitglieder verschickt, die sich noch nicht an- oder abgemeldet haben. Erste Erinnerung N Tage vor Ablauf der Anmeldefrist Zweite Erinnerung M Tage vor Ablauf der Anmeldefrist Einstellungen für automatische Erinnerung konfigurieren Einstellungen der Apéroliste konfigurieren Die Apéroliste wird über das aktuelle Programm hinaus ca. für ein Jahr in die Zukunft zur Reservation eines Apéros zur Verfügung gestellt. Damit die Termine korrekt ausgewählt werden, muss konfiguriert werden, an welchen Wochentagen im Monat jeweils Anlässe mit einem Apéro stattfinden. Dazu kann man unter Verwaltung/Einstellung die entsprechenden Wochentage einstellen. Soll jeweils am Montag der Wochen 2-5 ein Apéro stattfinden, dann muss der Wert 1@2;1@3;1@4;1@5 eingetragen werden (jeweils Paare Wochentag@Woche ). Version: Seite 22/36

23 Wochentage der Apéros einstellen Einstellungen für Apéroliste konfigurieren 4.2 Bulletinredaktor Versenden und Archivieren von Bulletins Der Bulletinredaktor kann als Mitglied der Gruppe Bulletin die Bulletins verwalten. Dazu verfügt er mit dem Menü Verwaltung/Bulletin über eine Maske zur Archivierung und zum Verschicken von Bulletins. Bereits archivierte Bulletins kann er ausserdem löschen oder ersetzen. Version: Seite 23/36

24 Bulletin auch an Mitglieder verschicken auch an Zusatzempfänger verschicken Anlass auswählen Bulletin auswählen Ev. Zusatztext für erfassen Bulletin und Beilagen als Link verschicken Beilagen auswählen Bulletin archivieren und verschicken Archiviertes Bulletin löschen Archivieren und Verschicken eines Bulletins Folgende Zusatzinformationen zu einem Bulletin können ergänzt werden: Per verschicken: Zusatzempfänger: Als Link verschicken: Zusatztext: Beilagen 1-3: Das Bulletin wird nach der Archivierung sogleich an alle Mitglieder der Gruppe Mitglied verschickt. Zusätzlich zu den Mitgliedern wird das Bulletin noch an externe Empfänger verschickt, welche unter Verwaltung/Einstellung konfiguriert oder als externe -Adressen der Gruppe Zusatzempfänger eingetragen sind. Das Bulletin und allfällige Beilagen werden nicht als normaler Anhang, sondern als Link verschickt, mit dem die Dateien heruntergeladen werden können. Bei grossen Dateien wird dieses Vorgehen empfohlen, da damit der Versand und der Empfang der wesentlich schneller ist. Hier kann ein zusätzlicher Text für die angegeben werden. Allfällige Beilagen zum Bulletin, diese werden ebenfalls archiviert. Bulletin ersetzen oder löschen Um ein Bulletin zu ersetzen, muss es mit dem Knopf Löschen zuerst gelöscht und anschliessend neu archiviert werden. Beim Archivieren sollten die Optionen Per verschicken und Zusatzempfänger ausgeschaltet sein, sonst wird das Bulletin gleich nochmals verschickt. Version: Seite 24/36

25 Verwalten von zusätzlichen Bulletinempfängern ausserhalb des Clubs Mit dem Menü Verwaltung/Einstellung können externe -Adressen verwaltet werden, an die das Bulletin ebenfalls verschickt wird. Dazu müssen die -Adressen (ohne Namen) mit Semikolon ; getrennt als Liste eingetragen werden: Zusatzempfänger für erfassen Zusatzempfänger des Bulletins konfigurieren 4.3 Sekretär Der Sekretär verfügt als Mitglied der Gruppe Sekretär über die Rechte zur Verwaltung von Mitgliederdaten und Gruppen, zum Ablegen von Dokumenten zu verschiedenen Sachthemen und zum Verwalten von Projekten. Verwalten von Mitgliederdaten Der Sekretär kann alle Mitgliederdaten ändern, siehe 3.6. Verwalten von Gruppen Der Sekretär kann ebenfalls alle Gruppen ändern, siehe 3.6. Verwalten von Themen und Dokumenten Mit dem Menü Verwaltung/Infos können Themen verwaltet und zugehörige Dokumente abgelegt werden, welche die Mitglieder bei Bedarf herunterladen können. Ein Thema oder ein Dokument kann als öffentlich markiert werden, sodass es auch durch Nicht-Mitglieder im ungeschützten Bereich unter Menü Infos heruntergeladen werden kann. Version: Seite 25/36

26 Neues Thema erfassen Thema und Dokumente ändern Anzeige von Themen und Dokumenten als Baumstruktur Autor und Status des Dokuments Themen und Dokumente verwalten Thema ändern Neues Dokument zu Thema ablegen Link um Dokument herunterzuladen Thema löschen Dokument herunterladen Fotogallerie erstellen Dokument ändern Dokument löschen Dokumente zu Thema verwalten Version: Seite 26/36

27 Aufschalten einer Fotogallerie Eine neue Fotogallerie kann erzeugt werden, indem eine ZIP-Datei mit den entsprechenden Fotos abgelegt wird und das Dokument als Fotogallerie markiert wird. Die Zip-Datei mit den Fotos wird dann automatisch ausgepackt und beim Klicken auf den Link zum Dokument als Fotogallerie dargestellt. Um eine Zip-Datei für die Fotogallerie zu erzeugen, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Kopieren Sie die Fotos in ein temporäres Verzeichnis, z.b. C:\TEMP 2. Verkleinern Sie alle Fotos auf eine geeignete Grösse (z.b. 640x480), sodass die Dateigrösse jeweils ca. 50k-100k beträgt. Dieser ist notwendig, damit später das Herunterladen und Anzeigen der Fotogallerie nicht zu lange dauert. Eine einfache Möglichkeit, alle Fotos miteinander zu verkleiner bietet das Programm ImageResizer von Microsoft, dieses können Sie hier herunterladen: Nach der Installation dieses Programms können Sie alle Fotos miteinander wie folgt verkleinern: Wählen Sie alle Fotos aus und klicken auf die rechte Maustaste und wählen das Kontextmenü Resize Pictures aus. Wählen Sie die Auflösung 640x480 und drücken Sie OK. Anschliessend werden alle Fotos als verkleinerte Kopie mit dem Namenszusatz (small) gespeichert. 3. Wählen Sie alle verkleinerten Fotos aus und klicken auf die rechte Maustaste und wählen das Kontextmenü Senden an / ZIP-komprimierten Order aus. 4. Ändern Sie den Namen der ZIP-Datei z.b. nach Fotogallerie1.zip 5. Speichern Sie nun die ZIP-Datei auf der Home-Page unter dem Thema Fotogallerie und vergessen Sie nicht, die Option Fotogallerie auszuwählen. Testen Sie nun Ihre Fotogallerie durch Klicken auf das entsprechende Dokument: Anzeige aktuelles Foto Nächstes Foto Anzeige und Auswahl von Miniaturbildern Anzeige einer Fotogallerie Version: Seite 27/36

28 4.4 Dienste: Gemeindienst, Berufsdienst, Jugenddienst Verwalten von Projekten Die Mitglieder, die für die verschiedenen rotarischen Dienste zuständig sind, können ihre Projekte mit dem Menü Verwaltung/Projekte erfassen und auf der Rotary Home Page veröffentlichen: Neues Projekt erfassen Projekt liste drucken Projekt ändern Projekt löschen Projekte verwalten Link um Projektdetails anzuzeigen Projektdetails erfassen Bild hinzufügen Dokument hinzufügen Zusam menfassung hinzufügen Bericht hinzufügen Projekt erfassen oder ändern Version: Seite 28/36

29 Zu einem Projekt können folgende Angaben erfasst werden: Titel: Anfang, Ende: Leitender Club/Organisation: Beteiligte Clubs/Organisationen: Projektleiter, Zielsetzung: Arbeitsleistung: Geldwert: Bild: Dokument: Zusammenfassung: Ausführlicher Bericht: Titel des Projekts Start und Ende des Projekts Leitender Club Weitere beteiligte Clubs oder z.b. Hilfswerke Name und des Projektleiters Ziel des Projekts Der Beitrag an Arbeitsleistung der Clubs Der finanzielle Beitrag der Clubs Ein Bild zur Illustration des Projekts Ein Dokument über das Projekt zum Herunterladen Eine kurze Zusammenfassung des Projekts Ein ausführlicher Bericht über das Projekt Die Zusammenfassung und der ausführliche Bericht können analog zu Microsoft Word formatiert werden, so können über die entsprechenden Knöpfe Texte hervorgehoben, Bilder und Links eingefügt und andere Formatierungen vorgenommen werden. 5 Funktionen für das Clublokal 5.1 Aufschalten eines Menüs durch das Clublokal Das Clublokal kann selber das Menü zu einem Anlass aufschalten. Dazu wählt man zuerst im Programm den entsprechenden Anlass aus und klickt auf das Datum: Link zu Anlass anklicken Anlass in Programm auswählen Anschliessend wird das Menü angezeigt, falls bereits vorhanden. Klicken Sie nun auf den Knopf Ändern : Version: Seite 29/36

30 Menü ändern anklicken Menü ändern wählen Als nächstes meldet man sich mit dem Benutzernamen und Passwort des Clublokals an: Mit Benutzername des Clublokals anmelden Als Clublokal anmelden Nach erfolgter Anmeldung erscheint die Maske zum Erfassen des Menüs. Tragen Sie hier den Text für das Menü des Anlasses ein und drücken Sie auf Speichern. Der Text kann analog zu Microsoft Word formatiert werden: Version: Seite 30/36

31 Menü erfassen und speichern Das Menü wurde nun zum Anlass gespeichert! 5.2 Rückmeldung zu Menü an Clublokal Menü zu Anlass erfassen Ein Clubmitglied kann einen persönlichen Änderungswunsch zum Menü eines Anlasses an das Clublokal schicken. Dazu wählt das Mitglied zuerst den Anlass aus. Ein Anlass mit aufgeschaltetem Menü wird mit dem Icon Messer und Gabel markiert. Menü zum Anlass anzeigen Anlass mit Menü auswählen Version: Seite 31/36

32 Ein Klick auf das Icon Messer und Gabel zeigt das Menü zum Anlass an: an Clublokal schicken Anzeige des Menüs zum Anlass Mit Klick auf das Brief-Icon kann nun eine an das Clublokal geschickt werden (wird zusätzlich als Kopie an den Programmchef geschickt): Rückmeldung via an Clublokal Version: Seite 32/36

33 6 Administrative Funktionen 6.1 Editieren der statischen Seiten Der Administrator kann über das Menü Verwaltung/Einstellung und Klick auf den Tab Seiten die Maske zum Editieren der statischen Seiten der Home-Page aufrufen. Aktuell können die Seiten Willkommen, Clublokal und Links direkt in dieser Maske geändert werden, dazu steht ein entsprechender Editor mit umfangreichen Funktionen zum Editieren von Web- Seiten zur Verfügung. Seite auswählen Seite ändern Änderungen speichern Editieren von statischen Seiten 6.2 Verwalten von Dateien im Upload-Verzeichnis Der Administrator kann über das Menü Verwaltung/Einstellung und Klick auf den Tab Dateien alle Dateien anzeigen, welche über die Home-Page in das Upload-Verzeichnis hochgeladen wurden. Dateien, welche über die Datenbank direkt referenziert werden, werden hervorgehoben, während alle anderen Dateien mit einer Checkbox versehen sind. Solche Dateien können selektiert und mit dem Knopf Auswahl löschen gelöscht werden. Achtung: Dateien, welche über als Anhang oder als Link verschickt wurden, werden nicht mehr von der Datenbank referenziert und können deshalb gelöscht werden. Falls das Upload-Verzeichnis aufgeräumt werden soll, ist deshalb darauf zu achten, wie alt die entsprechenden Dateien sind und ob sie allenfalls noch zum Download über eine verschickte angeboten werden sollen. In diesem Fall sollten sie (noch) nicht gelöscht werden. Dies betrifft archivierte Bulletins mit Anhängen, Beilagen zu Version: Seite 33/36

34 Anlässen oder Projekten oder unter einem Thema abgelegte Dateien nicht, da diese in der Datenbank eingetragen sind und nicht zum Löschen angeboten werden. Ausgewählte Dateien löschen Liste der Dateien im Upload- Verzeichnis Dateien auswählen Verwalten von Upload-Dateien 6.3 Verwalten von verschickten s Da es inzwischen zunehmend Probleme beim Verschicken von s gibt und es wegen Spam-Filtering nicht mehr garantiert werden kann, dass eine auch tatsächlich ankommt, werden s nun mit einer gewissen Verzögerung verschickt. Damit soll sichergestellt werden, dass der weiterleitende Mail- Server nicht bereits den Versand blockt, wenn eine an alle Mitglieder verschickt werden soll. Der Administrator kann über das Menü Verwaltung/Mitteilung und Klick auf den Tab anzeigen alle s anzeigen, welche über die Home-Page verschickt wurden. In der oberen Tabelle werden die noch pendenten s angezeigt, welche noch zu verschicken sind, während in der unteren Tabelle alle bereits verschickten s und deren Status angezeigt werden. Bereits verschickte s können nochmals verschickt oder gelöscht werden. Verschickte s, die älter als eine Woche sind, werden automatisch gelöscht. Version: Seite 34/36

35 Ansicht aktualisieren Pendente s Verschickte s Verschickte s löschen nochmals schicken löschen Verwalten von verschickten s 6.4 Datenbankschnittstelle Der Administrator kann über das Menü Verwaltung/Datenbank direkt auf die Datenbank zugreifen und auch einen Backup per verschicken: Backup ausführen SQL- Abfrage erfassen Ergebnisse der Abfrage Datenbankschnittstelle (SQL-Abfragen) Version: Seite 35/36

36 Backup der Datenbank Mit dem Knopf Backup wird eine an den Administrator mit einer Kopie der Datenbank verschickt, zusätzlich wird der Inhalt als Text angezeigt. 7 Support Falls es technische Schwierigkeiten gibt, bitte bei mir melden oder via Rotary Home Page eine Mitteilung an Administrator schicken (siehe 3.7): Dr. Rico Cozzio Rotary Club Linthebene cozzio@comexar.com, Tel. 079 / Version: Seite 36/36