informiert Anleitung zur Führung und Revision der Klassenkasse

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1 informiert KLASSENKASSE Anleitung zur Führung und Revision der Klassenkasse Jörg van der Heyde Version 3.0 August 2015

2 Inhaltsübersicht 1 Einleitung 2 Bankkonto und Online-Banking 2.1 Allgemeines und Kontakte 2.2 PDF-Belege über Posteinzahlungen 2.3 Bareinzahlungen von Eltern am Postschalter 2.4 Einzahlungsscheine 2.5 Bargeld 2.6 Maestro-Karten 2.7 Kontoführungsgebühren 2.8 Negativer Kontostand 3 Klassenkasse in Nesa führen 3.1 Mehrfachbuchungen 3.2 Einzelbuchung 3.3 Übersicht 3.4 Kontoauszug 3.5 Kontoauszüge im pdf-format 3.6 Bankkontoauszug 3.7 Benutzer zuordnen 4 Revision durch die Klassenlehrperson 4.1 Kontrolle im Januar (für 1. und 2. Stufe obligatorisch): 4.2 Kontrolle im Juli/August (für alle Klassen) 5 Fragen und Antworten Anleitung zur Führung und Revision der Klassenkasse Seite 1

3 1 Einleitung Diese Anleitung hilft Ihnen bei der Verwaltung der Klassenkasse. Sie benötigen: 1. Bankkonto mit Online-Zugriff 2. Zugang zu Nesa inkl. Berechtigung zur Führung der Klassenkasse Bei Fragen zum Sämtliche Einzahlungen durch die Eltern bzw. Schüler sollten bargeldlos auf das Bankkonto der Klassenkasse zu erfolgen. Bitte nehmen Sie kein Bargeld entgegen. Die Auszahlung von kleineren Beträgen kann in Bargeldform erfolgen. Es ist aber auch hier wenn immer möglich die bargeldlose Variante vorzuziehen. 2 Bankkonto und Online-Banking 2.1 Allgemeines und Kontakte Die KSS eröffnet für alle Klassen ein Bankkonto bei der St.Galler Kantonalbank. Vollmachten und die dazu notwendigen Formulare können über das Sekretariat der KSS (Frau Susanne Gmür) beschafft werden. Zuständig ist grundsätzlich die Filiale der St.Galler Kantonalbank in Sargans. Intern ist Frau Patrizia Grillo unsere Ansprechperson. Sie ist bestens vertraut mit unseren zahlreichen Konten. Auf Wunsch gibt sie gerne eine kurze Einführung in die Bedienung des Online-Bankings. Einfach bei ihr melden und einen Termin abmachen. Sie steht auch für alle weiteren Fragen gerne zur Verfügung. Frau Patrizia Grillo, patrizia.grillo@sgkb.ch, PDF-Belege über Posteinzahlungen PDF-Belege über Bareinzahlungen am Postschalter können nach etwas mehr als zwei Monaten im Onlinebanking nicht mehr eingesehen werden. Nach dieser Frist ist somit nicht mehr ersichtlich, von wem die Einzahlung stammt. Posteinzahlungen sollten deshalb spätestens nach zwei Monaten in Nesa verbucht werden. Der PDF Beleg wird am besten auf Papier ausgedruckt und im Ordner abgelegt. 2.3 Bareinzahlungen von Eltern am Postschalter Bareinzahlungen am Postschalter verursachen Spesen von Fr pro Einzahlung. Dieser Betrag wird am Jahresende dem Bankkonto belastet. Diese Gebühren sind dem jeweiligen Einzahler zu belasten. Am einfachsten in Nesa nach der Verbuchung der Einzahlung gleich einen zweiten Eintrag verbuchen: Auszahlung Fr Gebühr Posteinzahlung. 2.4 Einzahlungsscheine Geben Sie Ihren Mitschülern bei Bedarf Einzahlungsscheine für die Überweisung von weiteren Teilzahlungen ab. Rote Einzahlungsscheine können in der Onlinebanking unter Dienstleistungen bestellt werden. 2.5 Bargeld Bitte machen Sie keine Barbezüge von der Klassenkasse. Lehrpersonen und weitere Gläubiger sollen ein Bankkonto für eine Überweisung angeben. Es gibt keine Barauszahlungen. 2.6 Maestro-Karten Es gibt keine Maestro-Karten für dies Klassenkonten. Anleitung zur Führung und Revision der Klassenkasse Seite 2

4 2.7 Kontoführungsgebühren Es gibt keine pauschale Kontoführungsgebühren. Die St.Galler Kantonalbank erlässt uns die sonst üblichen Kontoführungsgebühren. Bareinzahlungen von Eltern am Postschalter verursachen jedoch eine Gebühr. 2.8 Negativer Kontostand Die Konten können nicht überzogen werden, d.h. es muss immer ein Guthaben vorhanden sein. Zahlungen, die zu einem negativen Kontostand führen würden, werden nicht ausgeführt. 3 Klassenkasse in Nesa führen In Nesa können Sie die Klassenkasse einfach verwalten. Dazu benötigen Sie eine entsprechende Berechtigung. 3.1 Mehrfachbuchungen Unter Mehrfachbuchungen können Sie Buchungen erfassen, welche mehrere Klassenkassen-Mitglieder betreffen. Dies können Ausgaben (Bücherkauf, Maturreise, etc.) oder Einnahmen (Einzahlungen der Eltern, etc.) mit identischen Beträgen pro Schüler sein. 3.2 Einzelbuchung Einzelbuchungen können Einzahlungen, Ausgaben oder Überträge sein, welche nur ein Mitglied der Klassenkasse betreffen. 3.3 Übersicht Zeigt die wichtigen Daten der Klassenkasse auf einer A4-Seite an. Tipp: Stellen Sie in Ihrem Browser unter Seite einrichten auf Landscape um. Von der Übersicht aus können direkt Einzahlungen erfasst und der Kontostand der einzelnen Schülerinnen und Schüler abgefragt werden. 3.4 Kontoauszug Für jeden Schüler und jede Schülerin kann ein Kontoauszug erstellt werden. Diesen können die Schüler auch direkt, d.h. wenn sie sich selbst am System anmelden, abfragen. 3.5 Kontoauszüge im pdf-format Durch Klicken auf den Knopf Auszüge erstellen werden alle Kontoauszüge in ein pdf- Dokument exportiert. Falls Sie das Feld Stichtag leer lassen, werden alle Buchungen berücksichtig. Bei einem Eintrag eines Stichtages werden alle Buchungen vor diesem Stichtag in einem Eintrag Übertrag zusammengefasst. Dies eignet sich vor allem für Situationen, in welchen Sie z.b. nur das 2. Schuljahr ausdrucken und den Kontoauszug von den Eltern unterschreiben lassen möchten. 3.6 Bankkontoauszug Den Bankkontoauszug können Sie direkt mit dem Auszug, welchen Sie von Ihrer Bank erhalten, vergleichen. Der Bankkontoauszug in Nesa wird aufgrund Ihrer Eingaben bei Einfach- und Mehrfachbuchungen erzeugt. 3.7 Benutzer zuordnen Unter diesem Menupunkt können Sie bzw. die Klassenlehrperson beliebige Benutzer von Nesa (Lehrpersonen und SchülerInnen) der Klassenkasse zuordnen. Somit ist es theoretisch möglich, die Klassenlehrperson in die Klassenkasse zu integrieren. Die Schülerinnen und Schüler bleiben auch nach Verlassen der Klasse in der Klassenkasse, bis sie von Hand gelöscht werden, wenn ihr Saldo ausgeglichen ist. Anleitung zur Führung und Revision der Klassenkasse Seite 3

5 4 Revision durch die Klassenlehrperson Mit der Kontrolle der Klassenkasse durch die Klassenlehrperson werden die Klassenkassiere von der Verantwortung ihrer Arbeit entlastet. 4.1 Kontrolle im Januar (für 1. und 2. Stufe obligatorisch): 1. Der Klassenkassier legt dem Klassenlehrer den Ordner der Klassenkasse vor. Im Ordner sind alle vorgesehenen Belege korrekt und vollständig abgelegt. 2. Kontrolle Ordner: Die Klassenlehrperson nimmt einige Stichproben im Ordner vor und überprüft, ob alle im Register aufgeführten Inhalte auch abgelegt wurden. 3. Kontrolle Nesa: Die Klassenlehrperson nimmt einige Stichproben zu den Verbuchungen vor: Stimmt der Beleg mit der Buchung in Nesa überein? 4. Kontrolle Bankkonto St.Galler Kantonalbank: Die Klassenlehrperson überprüft, ob das Guthaben gemäss Kontoauszug der St.Gallen Kantonalbank mindestens gleich hoch ist wie Aktueller Saldo des Bankkontos in Nesa. (Ein grösseres Guthaben bedeutet: Die Klasse hat ein privates Klassenvermögen auf dem Bankkonto. Die Differenz sollte erklärbar sein (z.b. Gewinnanteil Mischufe, Einnahmen Kuchenverkauf, etc.): Mit ihrer Unterschrift im vorgesehenen Feld bestätigt die Klassenlehrperson, dass die Kontrolle zu ihrer Zufriedenheit erfolgt ist. 4.2 Kontrolle im Juli/August (für alle Klassen) 1. Gleiche Kontrolle wie im Januar/Februar 2. Klassenkassier und Klassenlehrperson füllen gemeinsam das Formular Revisionsbericht an Schulleitung aus und leiten es an Jörg van der Heyde weiter. Abgabe spätestens Ende der ersten Schulwoche im neuen Semester. 5 Fragen und Antworten Die Klasse nimmt mit einem Kuchenverkauf am Elternabend Fr als Gewinn in die Klassenkasse ein. Wie soll dies verbucht werden? Das Geld kann auf das Bankkonto einbezahlt werden. In Nesa erfolgt kein Eintrag. Das Bankkonto der SGKB hat nun ein höheres Guthaben als es gemäss Klassenkasse in Nesa haben müsste. Die Differenz ist das private Vermögen der Klasse. Die Klasse beschliesst, ein gemeinsames Weihnachtsessen in einer Pizzeria durchzuführen. Können die Kosten dafür über die Klassenkasse beglichen werden? Als Klassenkassier dürfen Sie nur direkt mit der Schule bzw. Ausbildung zusammenhängende Ausgaben übernehmen. Das sind insbesondere Lehrbücher, Kopien und Exkursionen (inkl. Skilager). Auch wenn die Klasse (die Schüler!) einstimmig beschliessen sollten, dass die Kosten für das Weihnachtsessen über die Klassenkasse zu begleichen sind, dürfen Sie dies als Klassenkassier nicht tun. Sie übernehmen gegenüber den Eltern Ihrer Mitschüler die Verantwortung für die korrekte Verwendung der Gelder. Sie müssten somit die (schriftliche) Zustimmung sämtlicher Eltern einholen. Dies gilt auch dann, wenn die Schülerinnen und Schüler volljährig sind und die Einlage von den Eltern geleistet wurde. Bitte seien Sie strikt in diesem Punkt. Andernfalls könnten Sie von unzufriedenen Eltern haftbar gemacht werden. Anleitung zur Führung und Revision der Klassenkasse Seite 4

6 Aktueller Saldo des Bankkontos in Nesa stimmt nicht mit dem wirklichen Saldo des Bankkontos der St.Galler Kantonalbank überein. Es gibt zwei Möglichkeiten: Auf dem Bankkonto der Kantonalbank ist mehr Geld als gemäss Nesa eigentlich sein müsste: Die Differenz ist das private Vermögen der Klasse (z.b. Gewinn Mittelschulfest). Das ist in Ordnung. Die Differenz sollte erklärbar sein. Auf dem Bankkonto der Kantonalbank ist weniger Geld als gemäss Nesa eigentlich sein müsste: Es liegt ein Fehler vor. Die Sache muss zwingend sofort abgeklärt werden. Das private Vermögen der Klasse darf nie negativ sein. Die Klasse hat ein privates Vermögen in der Klassenkasse (z.b. aus Verkauf Kuchen). Sie möchte nun ein gemeinsames Glace-Essen daraus bezahlen. Wie kann dies gemacht werden? Der Klassenkassier bezahlt die Ausgabe am Kiosk für die ganze Klasse bar und überweist anschliessend den Betrag auf sein privates Bankkonto. Ein Schüler hat seit einiger Zeit einen negativen Saldo. Trotzt Aufforderung leistet er keine Einzahlung. Bitte wenden Sie sich an die Klassenlehrperson. Diese wird Ihnen bei der Mahnung behilflich sein. Oft hilft ein Telefonanruf der Klassenlehrperson bei den Eltern. Falls trotz mehrfacher Mahnung nicht bezahlt wird, ist die Schulleitung zu informieren. Die Bank verrechnet Spesen oder Kontoführungsgebühren. Wie sollen diese verbucht werden? Pauschale Kontoführungsspesen werden keine belastet. Belasten Sie deshalb wenn immer möglich die Spesen verursachergerecht. Wer beispielsweise am Postschalter einzahlt, übernimmt die Spesen die unserem Bankkonto belastet werden. Falls die Spesen von der ganzen Klasse übernommen werden müssen, gilt es eine entsprechende Belastung (Auszahlung) bei allen Schülern einzutragen. Wie sollen die Zinsen verbucht werden? Die allenfalls gutgeschriebenen Zinsen am Jahresende erhöhen das private Vermögen der Klasse. In Nesa erfolgt somit keine Verbuchung. Was geschieht am Schluss mit der Klassenkasse? Die Klassenkasse ist abzuschliessen und das Bankkonto ist spätestens per Ende Mai vom letzten Schuljahr an die Kantonsschule zurückzugeben. Das restliche Guthaben muss rechtzeitig an die Eltern zurückerstattet werden. Eine Rückerstattung an Schüler oder ein Barauszahlung ist nicht zulässig. Die Eltern können zugunsten des Kulturfonds der Kantonsschule Sargans auf die Rückerstattung von kleinen Restguthaben verzichten. Anleitung zur Führung und Revision der Klassenkasse Seite 5