Tagesabschluss Kasse 19.2

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1 Tagesabschluss Kasse Tagesabschluss Kasse Wenn Sie diesen Programmpunkt aufrufen, werden alle Abschlußbuchungen für Ihre Kassenterminals durchgeführt. Zusätzlich wird für jedes Kassenterminal das Kassenjournal ausgedruckt. Anhand dieses Journals haben Sie einen Überblick über die Umsätze an Ihren Kassen. Außerdem werden Daten für die Finanzbuchhaltung bereitgestellt, statistische Auswertungen fortgeschrieben und verkaufte Teile verbucht. Voraussetzungen Der Tagesabschluss wird nur für die Terminals durchgeführt, die in "Parameter Kasse" eingetragen wurden. Wichtige Hinweise Wenn Sie die Parameter in 19.2 verändern, so gelten diese Veränderungen nur für diesen einen Programmaufruf. Beim nächsten Aufruf sind die Parameter wieder wie in eingestellt. Programmablauf Nach Aufruf des Programms wird Ihnen eine Sicherheitsabfrage angezeigt. Wenn Sie das Programm starten wollen, geben Sie "JA" ein. Mit <CR> beenden Sie das Programm und kehren zum Menüverteiler zurück. Danach werden Sie nach dem Abschlußdatum gefragt. Mit <CR> können Sie das Tagesdatum übernehmen. Das eingegebene Datum ist ausschlaggebend dafür, welcher Abrechnungsperiode in der FiBu dieser Kassentagesabschluss zugerechnet wird. Danach werden Ihnen die eingestellten Parameter des Tagesabschlusses angezeigt. Die Parameter werden in "Parameter Kasse" verwaltet. Wenn Sie auf die folgende Abfrage "Parameter Korrekt? ein "N eingeben, können Sie die Parameter verändern: Terminals eingeben Hier können Sie aus den in " Kassenplatz anlegen hinterlegten Kassen diejenigen auswählen, für die der Kassenabschluß gemacht werden soll. Drucker eingeben Mit diesem Menüpunkt können Sie den Drucker auswählen, auf dem die Ergebnisse des Tagesabschlusses gedruckt werden sollen. Uhrzeit eingeben Hier können Sie die Startzeit für den Tagesabschluß hinterlegen. Ist keine Startzeit hinterlegt, wird der Tagesabschluß sofort gestartet. Haben Sie die Abfrage "Parameter Korrekt? mit "J" beantwortet oder die entsprechenden Parameter geändert, können Sie bei aktiviertem Modul "Spoolsystem" zunächst entscheiden, ob Sie über das Spoolsystem oder normal drucken wollen. Anschließend startet der eigentliche Kassenabschluß. Pro Kasse werden folgende Listen werden erstellt: Kassenjournal Liste Gesamtsummen : Veränderung des Kassenbestandes Tagesabschluss Kasse August 1999 Seite 1 von 9

2 Tagesabschluss Kasse 19.2 Aufstellung Kreditkarten (falls für die Kasse Kreditkartenkonten hinterlegt sind "Anlegen Kassenplatz ) Übersicht Kassenvorgänge Verkäuferumsätze nach Erlösgruppen Liste noch nicht abgerechneter Aufträge aus dem ETK Vgl. VI. Besondere Hinweise/ Beispiele und VII. Listen Rechnungsausgangs-Protokoll mit Erlösübersicht Vgl "Tagesabschluß Faktura Listen Achtung: Auf der Erlösübersicht erscheinen nur die Teileverbuchungen. Die Buchungssätze der Zahlungsvorgänge werden nur auf dem Buchungsjournal 11.3 dargestellt. Hierbei ist zu beachten, daß der Skontobetrag als OP-Text angezeigt wird. FiBu-Listen Kasse drucken? Hier können die Listen Liste steuerfrei und Summe pro Konto für die jeweilige Kasse gedruckt werden (vgl "Tagesabschluß Faktura Listen). Beim Druck über das Spoolsystem werden diese Listen unterdrückt. Über Menüpunkt 19.8 "Listen Tagesabschluß können diese Listen für einen beliebigen Zeitraum innerhalb der letzten 40 Tage für Kasse oder für Kasse (jedoch nicht für eine einzelne Kasse) und/oder Faktura nachgedruckt werden. Dies ist auch nach einem Kassenabschluß über den Spooler möglich. Besondere Hinweise/Beispiele Beim Tagesabschluß wird das Kassenjournal gedruckt. Wenn in "Anlegen Kassenplatz im Feld "Abschlußkennzeichen eine "0 eingetragen ist, werden beim Abschluß alle Einzelpositionen und die Summenzeilen ausgedruckt. Ist eine "1" eingetragen, dann werden nur die Summenzeilen ausgedruckt. Sollte es beim Kassenabschluß zu irgendeinem Fehler kommen, dann wenden Sie sich bitte umgehend an Ihre Hotline ohne irgendwelche weiteren Eingaben zu machen! Der Kassenabschluß darf weder abgebrochen werden, noch darf dieser ein weiteres mal nach einem Fehler angewählt werden. Ansonsten kann falsch verbucht werden! Beim Tagesabschluß werden folgende Buchungen durchgeführt: Daten für die Kundenstatistik werden fortgeschrieben. Diese Daten können in 7.3ausgedruckt werden. Diese Daten werden nur fortgeschrieben, wenn in das Feld "Kundenstatistik mindestens auf "1 steht. Daten für die Kassenpersonal-/Umsatzstatistik 1.13 werden fortgeschrieben, wenn in das Feld "Verk./Teilegruppen-stat. auf "J steht. Die Daten können in 7.11 ausgedruckt werden. Daten für die Teilestatistik werden fortgeschrieben. Diese Daten können in 7.1 ausgedruckt werden. Diese Daten werden nur fortgeschrieben, wenn in das Feld "Teilestatistik" mindestens auf "1" steht. Wenn in im Feld Finanzbuchhaltung mindestens eine "1 eingetragen ist, dann werden Daten aus den verarbeiteten Verkäufen in die Finanzbuchhaltung übergeben. Tagesabschluss Kasse August 1999 Seite 2 von 9

3 Tagesabschluss Kasse 19.2 Listen Nach dem Tagesabschluß Kasse werden Ihnen am Ende des Kassenprotokolls die Aufträge aufgelistet, die über den ETK an die Kasse gesendet und noch nicht abgerechnet wurden Manfred Kassentest D Müller-Wurz :27 32, Manfred Kassentest D Müller-Wurz :28 135, Manfred Kassentest D Rüstel-Schichow : , Manfred Kassentest D Rüstel-Schichow :26 106, Manfred Kassentest D Lobster :27 73,67 Folgende Informationen werden ausgedruckt Interne Übergabenummer aus dem ETK Kundennummer des betreffenden Kunden Name des Kunden Postleitzahl Name des Kassenverkäufers Datum und Uhrzeit der Übergabe vom ETK an die Kasse Offener Rechnungsbetrag Tagesabschluss Kasse August 1999 Seite 3 von 9

4 Protokoll automatischer Tagesabschluss Protokoll automatischer Tagesabschluss Mit diesem Programm kann die Protokolldatei, die während des automatischen Tagesabschlusses mitgeschrieben wird, am Bildschirm angezeigt werden. Dies gibt die Möglichkeit, eventuelle Fehler zu erkennen und an die Hotline zu melden. Der Speicherungszeitraum ist in 19.1 hinterlegt (Standard: 365 Tage / nur mit Check-In änderbar). Mit Aufruf des Menüpunktes wird dieses Protokoll direkt angezeigt. Die Sortierungsreihenfolge ist abhängig vom Betriebssystem : LINUX: die letzten (neuesten) Einträge werden zuerst angezeigt. Sonstige: die ältesten Einträge werden zuerst angezeigt (Sprung ans Ende mit <Strg> + <e> ) Die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten des Vor- und Zurückblätterns können mit <Strg> + <y> angezeigt werden. Angezeigt werden: Datum und Uhrzeit Programmname: ATAB = Automatischer Tagesabschluß Benutzerkürzel Programmmessage Protokolltext Fehler werden durch einen "Error"-Hinweis in der Message und im Protokolltext gekennzeichnet und sollten unverzüglich mit der CARDIS-Hotline geklärt werden. Protokoll automatischer Tagesabschluss März 2005 Seite 1 von 9

5 Protokoll automatischer Tagesabschluss 19.3 Beispiel eines normalen Durchlaufes: :18 ATAB BF END Tagesabschluß um 21:18 beendet! ³ :18 ATAB BF PARA Datensicherungsart : Autosicherung vor Tages³ :18 ATAB BF PARA allgemeines Differenzkonto: ³ :18 ATAB BF PARA Drucken Liste offene Aufträge: N ³ :18 ATAB BF PARA Drucken Lagerbewegungsprotokoll: J ³ :18 ATAB BF PARA Drucken Liste Unterschreitung Mindestbestand³ :18 ATAB BF PARA Lockzeit der KAKO: 20:45 ³ :18 ATAB BF PARA Speicherungszeitraum Protokolle: 365 Tage ³ :18 ATAB BF PARA Datei mit Datensicherungsprozedur: 01DSAT ³ :18 ATAB BF PARA Ausgabegerät: LP ³ :18 ATAB BF PARA Startzeit: 21:00 ³ :18 ATAB BF MSG KFI10I: Export Controller beendet! ³ :18 ATAB BF MSG KFI10C: Druck beendet! ³ :18 ATAB BF MSG KFI10B: Druck beendet! ³ :18 ATAB BF MSG Bei 33 Teilen wurde der Mindestbestand unter³ :18 ATAB BF MSG KFI109: Programm beendet! ³ :17 ATAB BF MSG KFI105: Druck beendet! ³ :17 ATAB BF MSG KFI102: Druck beendet! :17 ATAB BF START Tagesabschluß um 21:17 gestartet! (Countdown³ :17 ATAB BF DSE Datensicherung um 21:17 beendet! ³ :00 ATAB BF DSS Datensicherung um 21:00 gestartet! ³ :00 ATAB BF USER Keine Terminals beim Start aktiv!! ³ :00 ATAB BF MSG * Beispiel für Fehlermeldungen: :00 ATAB M.L. MSG * :00 ATAB M.L. USER T02010/U.H :00 ATAB M.L. ERR Fibusperre konnte nicht gesetzt werden! :00 ATAB M.L. MSG * Protoklierung eines manuell abgebrochenen TAB: :11 ATAB MA MSG_A automatischer Tagesabschluß (21:11/MA) abgeb1 Beispiel bei noch angemeldeten Benutzern: Anzeige des misslungenen Sperrversuches und der zum Startzeitpunkt noch angemeldeten Benutzer. Protokoll automatischer Tagesabschluss März 2005 Seite 2 von 9

6 Vorläufiger Tagesabschluß Kasse Vorläufiger Tagesabschluss Kasse Wenn Sie diesen Programmpunkt aufrufen, wird für jedes Kassenterminal das Kassenjournal ausgedruckt. Anhand dieses Journals haben Sie einen Überblick über die Umsätze Ihrer Kassen. Programmablauf Der Programmablauf entspricht dem des Menüpunktes 19.2 Tagesabschluss Kasse. Allerdings finden unter dem Menüpunkt 19.4 keine Verbuchungen statt. Die Bereitstellung von Daten für die Finanzbuchhaltung, Fortschreibung der statistischen Auswertungen und Verbuchung der verkauften Teile wird also nur nach Aufruf von 19.2 durchgeführt. Tagesabschluß Kasse Juni 1998 Seite 1 von 9

7 Bearbeitung nicht verbuchte Faktura-Übernahmen Bearbeitung nicht verbuchte Faktura-Übernahmen Damit der automatische Tagesabschluß durch Fehler in der Faktura-Übernahme zur FiBu nicht unterbrochen wird, werden fehlerhafte Sätze protokolliert. Mit der Funktion unter 19.7 können diese später manuell bearbeitet und verbucht werden. Wichtige Hinweise Fehler bei der Faktura-Übernahme können nur durch falsche Systemparameter bei der Anbindung der Fibu entstehen. Wenn in der Anlaufphase Ihres Systems solche Fehler auftreten, sollten Sie nach Rücksprache mit Ihrem Systemberater die Einstellungen korrigieren. Damit ist sichergestellt, daß keine weiteren Fehler auftreten können, solange Sie die Parameter für die Fibu-Übergabe nicht erneut ändern. Programmablauf Liegen keine nichtverbuchten Sätze für die Faktura-Übernahme vor, wird dies mit dem Hinweis "Es gibt keine unverarbeiteten Buchungen" angezeigt. In diesem Fall können Sie das Programm mit <CR> wieder verlassen. Andernfalls werden Sie zunächst gefragt, ob Sie fehlerhafte Sätze listen oder verbuchen wollen: L = Listen Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie den Drucker angeben, auf dem Sie die Liste der fehlerhaften Sätze ausdrucken möchten. Anschließend wird die Liste gedruckt. Korrigieren Sie anschließend Ihre Einstellungen für die FiBu, damit die fehlerhaften Sätze bei einem neuerlichen Buchungslauf richtig verbucht werden können. V = Verbuchen Zunächst erscheint noch einmal eine Sicherheitsabfrage: "Soll neuerliche Verbuchung laufen: N=Nein / J=Ja" Wenn Sie "N" eingeben, wird das Programm abgebrochen. Mit "J" können Sie einen erneuten Buchungslauf starten. Vorher sollten Sie die Einstellungen für die FiBu korrigiert haben, damit nicht wieder die gleichen Fehler auftreten. Faktura-Übernahmen März 1998 Seite 1 von 9

8 Listen Tagesabschluß Listen Tagesabschluss Dieses Programm ist ein reines Auswertungsprogramm. Die Listen werden anhand der im Tagesabschluss Faktura 19.1 für die FiBu bereitgestellten Buchungssätzen erstellt (auch bei nicht aktivierter Finanzbuchhaltung). Nachträgliche Änderungen an Stammdaten (z.b. Konten/Rückrechnungsfaktoren) haben keine Auswirkung auf den Listendruck! Im automatischen Tagesablauf kann der Ausdruck dieser Listen gesteuert werden: im manuellen TAB durch Einzelabfrage, im automatischen TAB durch dortigen Parameter 9 Drucken TA Auswertungen. Hier (in 19.8) können die Listen für einen Zeitraum innerhalb der letzten 40 Kalender- Tage (nach letzten TAB) nachgedruckt und dabei auch Datumsweise zusammengefasst werden. Dieser maximale Zeitraum wird in der Fußzeile angezeigt (unabhängig davon, ob zu dem ältesten Datum tatsächlich Druckdaten vorhanden sind oder nicht. TTMMJJ (verfügbarer Zeitraum: xx.xx.xxxx bis xx.xx.xxxx) Rechnungen (Kassenbons) steuerfrei Verkaufte Fahrzeuge (ohne Agenturfahrzeuge) - (nicht bei Kasse) Summenliste (Summen/Konto/KST/Kontenart/Mehrwertsteuersatz) Kennzahlen Der Aufbau und Inhalt der einzelnen Listen ist im Kapitel 19.1 ausführlich beschrieben. Auswertung Entspricht der Summenliste - zusätzlich kann nach Kunden eingegrenzt werden. Listen Tagesabschluß April 2005 Seite 1 von 9

9 Listen Tagesabschluß 19.8 Programmablauf Der Listendruck kann für Kassen- und Faktura-Abschlüsse getrennt oder zusammen erfolgen. Bei der Datumsabfrage wird jeweils das Datum des letzten Tagesabschlusses vorgeblendet und kann so mit <CR> bestätigt oder nach Bedarf überschrieben werden. Datum des letzten Tagesabschlusses Max. Zeitraum von 40 Kalendertagen Wurden an einem Tag evtl. mehrere Tagesabschlüsse durchgeführt, werden die Werte hier automatisch summiert. Listen Tagesabschluß April 2005 Seite 2 von 9