GO ON - VM (Vertragsmanagement) einfach. flexibel. überall. preiswert.

Transkript

1 Zentrale und revisionssichere Ablage! Einfaches Wiederfinden GO ON - VM (Vertragsmanagement) Einfache, praktische und preiswerte Lösung! Automatische Überwachung von Fristen! Frei definierbare Ablagestruktur! Workflow bis hin zu einem Genehmigungsverfahren Rechtegesteuerter Zugriff an jedem Ort zu jeder Uhrzeit! einfach. flexibel. überall. preiswert. Warnmeldungen per Mail! Frei definierbare Überwachungskriterien! Schnelle Kostenübersicht! Softwarelösungen für den Sozialbereich, Kommunen, Dienstleistungs- und Produktionsbereich

2 Mit GO ON - VM (Vertragsmanagement) werden Ihre Träume wahr! PROAKTIV Individuelle Erinnerungsfunktionen, automatische Fristenkontrolle und Wiedervorlage. TRANSPARENT Völlige Transparenz über alle Vertragsbedingungen und Vertragsinhalte. EFFIZIENT Datenüberwachung, Vertragscontrolling und absolute Revisionssicherheit. GO ON - VM: Unverzichtbar zur Verwaltung von Verträgen Verträge sind die Verbindung Ihres Unternehmens zu Ihren Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Kreditgebern und allen sonstigen Dienstleistern. Das betrifft Arbeits-, Wartungs-, Miet-, Leasing-, Versicherungs-, Strom-, Gesellschaftsverträge wie auch Satzungen, Bedienungsanleitungen, UVV-Verträge und vieles mehr Sie werden überrascht sein, wie viele Verträge es in Ihrem gesamten Unternehmen gibt. Unverzichtbar ist das Verwalten dieser Verträge. Das bloße Ablegen von Verträgen in Ordnern bzw. die statische Erfassung in Excel-Tabellen und ähnliche Techniken sind ineffizient, teuer und können gefährlich sein. Heutzutage benötigen Sie ein professionelles Vertragsmanagement (Contract-Management). Das professionelle Verwalten von Verträgen stellt die Weiterentwicklung in Richtung eines proaktiven, entscheidungs- und risikoorientierten Vertragsmanagements über alle Stadien eines Vertrages dar. So werden Sie z.b. proaktiv per Mail über Termine informiert. Dabei können Sie individuelle Erinnerungsfunktionen hinterlegen, wie z.b. die Vorwarnung, dass ein Vertrag demnächst gekündigt werden kann. Reagieren Sie nicht, verlängert sich der Vertrag automatisch und das Vorwarndatum wird für die nächste Kündigungsmöglichkeit neu berechnet. Sie erhalten mit nur einem Klick eine aktuelle Statistik der Vertragskosten. Das ist nur ein Beispiel, welches die Abwicklung, Verwaltung und Auswertung von Verträgen als zentralen Bestandteil der Geschäftstätigkeit und somit das Risikopotential eines Unternehmens aufzeigt. Schnell wird klar, dass das bloße Speichern von Verträgen nicht reicht. Entscheidend ist die strukturierte Darstellung der wesentlichen Inhalte von Verträgen auf einen Blick. Wichtig sind automatische Fristenkontrolle, Wiedervorlage und Datenüberwachung mit automatischer Rückmeldung. Erforderlich sind ferner die Sicherung von Vertraulichkeit und die Zuteilung individueller Eingabe-, Lese- und Schreibberechtigungen mit Zugangsrechteverwaltung sowie natürlich eine revisionssichere Archivierung. Dies und vieles mehr bietet GO ON - VM (Vertragsmanagement). Diese Software ist von erfahrenen Praktikern entwickelt, die sich seit über 20 Jahren wissenschaftlich und anwendungsorientiert mit Systemen für das Dokumentenmanagement beschäftigen. Im Zusammenspiel mit engagierten Programmierern und Kunden aus unterschiedlichen Branchen ist die Software zu dem gereift, was sie heute ist.

3 Funktionen von GO ON - VM Umfassende Rechteverwaltung Eine umfassende Mandanten- und Rechteverwaltung steuert die Zugriffe, so wie Sie es wünschen. Hinterlegte Mailadressen werden für Warnmeldungen benötigt. Unterschiedliche Rubriken von Vertragsarten Sie erstellen individuell Rubriken von Vertragsarten wie z.b. Arbeitsverträge. Zu den Rubriken laden Sie zentral die entsprechenden Verträge, wobei dies auch revisionssicher erfolgen kann. Verträge lassen sich natürlich auch direkt vom Scanner verknüpfen.

4 Funktionen von GO ON - VM Recherche durch Suchmaschine Eine Suchmaschine durchsucht alle Verträge nach Begriffen, so dass Sie sekundenschnell selbst bei Tausenden von Verträgen Ihren Vertrag finden einfach Stichwort eingeben und schon wird der Vertrag angezeigt. Beschreibung mit Metadaten Sie strukturieren die Verträge mit Hilfe von sogenannten Metadaten, die Sie bei Bedarf sogar individuell (Vertragsnummer, Bezeichnung, Gültigkeit, Kosten,...) konfigurieren können. Aufgrund dieser Metadaten können Sie später Auswertungen und Suchfunktionen nutzen.

5 Funktionen von GO ON - VM Automatische Fristenkontrolle und Wiedervorlage Die Software informiert aktiv über Zeitpunkte (Überwachung, Überprüfung, Ende usw. mit entsprechender Vorwarnung). Reagieren Sie nicht, verlängern sich die nächsten Überwachungszeiträume automatisch. Die Warnfunktionen laufen über Ihr Mailsystem. D.h. Sie erhalten als Warnmeldung eine Mail mit einem Link und werden direkt zu dem entsprechenden Vertrag geführt. Natürlich erhalten Sie auch im Programm direkt eine entsprechende Übersicht.

6 Funktionen von GO ON - VM Auswertung von Verträgen Sie erhalten Statistiken und Auswertungen über Kosten, Gebühren, Laufzeiten und vieles mehr. Zur weiteren Verarbeitung übertragen Sie die Auswertungen mit wenigen Klicks in Office-Produkte. So einfach kann eine Gesamtübersicht sein, um damit Entscheidungen und Entwicklungen aktiv zu steuern.

7 Vorteile von GO ON - VM Moderne Browserlösung Natürlich handelt es sich auch hier um eine moderne Browserlösung, wie alle unsere Lösungen. Sie benötigen lediglich ein internetfähiges Endgerät (alle üblichen Gerätetypen und Betriebssysteme) und schon kann es losgehen. Die Software kann auf IHREM Serversystem installiert werden oder als Cloud -Lösung in UNSEREM Rechenzentrum genutzt werden so wie Sie es wünschen. GO ON - VM (Vertragsmanagement): Vorteile auf einen Blick Reduzierung der Risiken aus Verträgen, da eine völlige Transparenz über alle Vertragsbedingungen gegeben ist. Archivfunktion sichert Zugriff auf aktuelle und beendete Verträge. Effizientes Vertragscontrolling und absolute Revisionssicherheit für die Bereiche. Suchmaschine reduziert die Zeiten für Vertragsrecherche und -analyse und führt so zu Einsparungen von Prozess-, Verwaltungs- und Datenhaltungskosten. Höchste Sicherheit und Vertraulichkeit durch ein Berechtigungskonzept. Schnelle Entscheidungsunterstützung aufgrund elektronisch verfügbarer Verträge und den dazugehörigen Analysen. Verkürzung der Durchlaufzeiten für die Vertragserstellung und Vertragsverwaltung. Verbessertes Genehmigungsverfahren und Qualitätsmanagement. Realisierung des vollen Ertragspotentials von Verträgen z.b. durch Identifikation von nicht mehr benötigten Leistungen in Lieferverträgen. Verhinderung der Verjährung von Ansprüchen. Vermehrung von Anspruchsgrundlagen durch Dokumentation der Vertragsverhandlungen. Individuelle Konfiguration, so dass Ihre Wünsche und Anforderungen berücksichtigt werden. Erfüllung aller Anforderungen von Governance und Compliance. Kostenlose Systemvoraussetzungen in Kombination mit günstigen Anschaffungspreisen machen die Software konkurrenzlos. Einfache Bedienung und geringer Schulungsaufwand. Installationen auf Kundenserversystem oder als Cloudlösung sind möglich. Verbesserung der Organisationsstruktur bedeutet Kostenreduktion von bis zu 80%!

8 GODO Systems GmbH Falkenweg 13, Neuss Tel / Fax / info@godo-systems.de GO ON ist eine modular aufgebaute Softwarefamilie, die sich ständig weiterentwickelt. Altenhilfe Ambulante Dienste Behinderten- / Suchthilfe Werkstätten f.m.m.b. KiTa Wohnungslosenhilfe Handel / Dienstleister Kommunen Was bieten wir noch: Verwaltung / Faktura stationär Verwaltung / Faktura /Einsatz- und Tourenplanung ambulant eplan / elektronische Stecktafel / Plantafel Digitales QM-Handbuch / Beschwerdemanagement Dokumentation (Pflege-, Hilfe-, Förderplanung) auch mit SIS Dienstplanung / Zeiterfassung Finanz- / Lohnbuchhaltung / Controlling Jugendhilfe Produktion Beratung / Schulung Hotline / Anwendertreffen Mehr Informationen unter oder rufen Sie uns an und vereinbaren einen unverbindlichen und kostenlosen Termin vor Ort. Erleben Sie GO ON live Tel.-Nr.: / Techn. Daten und sonstige Angaben können sich nach Drucklegung ändern. Die Prospektbeschreibungen sind nicht Gegenstand eines Vertrages. Inhalte sind keine Funktionsbeschreibungen, wir behalten uns Änderungen der Software gegenüber den Prospektbeschreibungen vor. Gewährleistungsansprüche sind ausgeschlossen GODO Systems GmbH