Verfahren zum Umstieg auf die Online- Versorgungsschnittstelle

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1 Spezifikation Verfahren zum Umstieg auf die Online- Versorgungsschnittstelle Version: 1.0 Zuletzt aktualisiert:

2 Kontakt Impressum 2007 Hochschulbibliothekszentrum Nordrhein-Westfalen (hbz) Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen Jülicher Straße Köln Postfach Köln Telefon: Telefax:

3 INHALT 1 Einführung Die Funktionsweise der Online-Versorgungsschnittstelle Der Download vom Verbund- in das Lokalsystem Der Upload vom Lokal- in das Verbundsystem Übersicht über das Migrationsverfahren Absprachen zwischen dem hbz und der Migrationsbibliothek Terminabsprachen Testabsprachen Absprachen zum Datenumfang Redaktionsschluss für die Migrationsbibliothek Erzeugung eines MAB-Grunddienstes durch das hbz Erzeugung eines MAB-Lokaldaten-Grunddienstes durch die Migrationsbibliothek Einspielung des MAB-Lokaldaten-Grunddienstes in die hbz-verbunddatenbank Produktionsaufnahme der Online-Versorgungsschnittstelle Stand: Seite 3 von 11

4 1 Einführung Über die Online-Versorgungsschnittstelle werden Nicht-Aleph-Lokalsysteme an das Aleph-System der hbz-verbunddatenbank angebunden. Dadurch wird der Online-Austausch von Daten zwischen Verbund- und Lokalsystem ermöglicht. Der offline eingespielte MAB-Dienst und von Hand angestoßene Übertragungstechniken wie der KAT-Download entfallen für Lokalsysteme, die über die Online-Versorgungsschnittstelle an das Verbundsystem angeschlossen sind. Das vorliegende Dokument beschreibt die Funktionsweise der Online-Versorgungsschnittstelle sowie das Verfahren und die einzelnen Schritte zur Migration eines Lokalsystems auf die Online- Versorgungsschnittstelle. 2 Die Funktionsweise der Online-Versorgungsschnittstelle Die Online-Versorgungsschnittstelle besteht aus zwei Komponenten berücksichtigend, dass der Ort der Primärkatalogisierung für Titel-, Norm- sowie ZDB-/EZB-Lokaldaten das Verbundsystem, für Exemplardaten dagegen das Lokalsystem ist: Über die Versorgungsschnittstelle werden die Lokalsysteme aus dem Verbundsystem mit Titel-, Norm- sowie ZDB-/EZB-Lokaldaten beliefert. Über die Upload-Schnittstelle werden die Lokal- und Exemplardaten aus dem Lokalsystem zu Nachweis- und Fernleihzwecken in das Verbundsystem repliziert. 2.1 Der Download vom Verbund- in das Lokalsystem Titel-, Norm- und ZDB-/EZB-Lokaldaten werden weiterhin primär in der hbz-verbunddatenbank gepflegt. Die Kommunikation zwischen Verbund- und Lokalsystem läuft über Auftragssätze, die das Verbundsystem bei allen relevanten Änderungen in der hbz-verbunddatenbank bereit stellt und die in regelmäßigen Intervallen vom Lokalsystem über die Versorgungsschnittstelle abgefragt werden. Die Übermittlung der Daten selbst erfolgt im MAB2-Format über die Z39.50-Schnittstelle. Bsp. eines Auftragssatzes: 02 z115_rec_key \ 03 request_number Auftragsnummer 02 z115_library...hbz01 Library (hier: Titellibrary HBZ01) 02 z115_own...m5001 Adressat (hier: Owner M5001 = FHB Münster) 02 z115_status...c Status (hier: C = Korrektur; desweiteren N = Neuaufnahme, D = Löschung) 02 z115_today_date Zeitstempel (Tagesdatum) 02 z115_today_time Zeitstempel (Uhrzeit) 02 z115_no_lines...01 Stand: Seite 4 von 11

5 02 z115_line[0]... HT ID des über Z39.50 zu übermittelnden Datensatzes Der Auftragszähler im Lokalsystem hat den Stand der zuletzt erfolgreich aus dem Verbundsystem übertragenen Auftragsnummer. Stellt das Lokalsystem fest, dass im Verbundsystem Aufträge mit höherer Nummer vorhanden sind, fragt das Lokalsystem diese Aufträge über die Versorgungsschnittstelle ab. Bei Erfolg wird der interne Auftragszähler entsprechend hochgesetzt. Die Bildung von Auftragssätzen erfolgt nach folgendem Schema: Neuaufnahme Korrektur Löschung Titelsatz kein Auftrag Monographien, Zeitschriften, Bände, Stücke, unselbst. Werke -> Korrekturauftrag an d. Besitzer Serien und MbW -> Korrekturauftrag an alle Lokalsysteme kein Auftrag Normdatensatz kein Auftrag Korrekturauftrag an alle kein Auftrag (Person, Körperschaft, Lokalsysteme Schlagwort) Lokalsatz Auftrag Neuaufnahme Korrekturauftrag an d. Löschauftrag an d. an d. Besitzer Besitzer Besitzer Besitznachweis (LOW- beim ersten Besitz- nicht vorgesehen beim letzten Besitz- Feld) nachweis für e. Lokal- nachweis für e. Lokal- system: Auftrag Titel- system: Löschauftrag neuaufnahme an d. an d. betroffene Lokal- betroffene Lokalsystem system Anmerkungen: Zeitschriften, online verfügbare Ressourcen sowie unselbständige Werke werden wie Monographien, Bände uns Stücke als bestandsfähig behandelt. Serien und Überordnungen mehrbd. begrenzter Werke gelten dagegen als bestandsunfähig und können nicht mit einem Besitznachweis versehen werden. Diese werden über die verknüpfte ID in Feld 010 bzw. 453ff. bei Neuaufnahme des Stückes/Bandes in das Lokalsystem übernommen bzw. bei Löschung des Stückes/Bandes wieder aus dem Lokalsystem gelöscht. Normdatensätze sind ebenfalls bestandsunfähig. Diese werden wie bestandsunfähige Titel (s.o.) über die verknüpfte ID im Titeldatensatz in das Lokalsystem übernommen bzw. aus diesem gelöscht. Für Lokalsätze werden für Neuaufnahmen, Korrekturen und Löschungen Aufträge erzeugt und über die Versorgungsschnittstelle an das Lokalsystem verschickt. Das Lokalsystem prüft anhand inhaltlicher Kriterien, ob es sich bei dem betroffenen Lokalsatz um einen ZDB/EZB-Lokalsatz handelt. Falls ja, wird der Lokalsatz in das Lokalsystem übernommen, wenn nicht, abgewiesen. Stand: Seite 5 von 11

6 Nähere Informationen zur Arbeit mit Besitznachweisen in der hbz-verbunddatenbank finden Sie in der Anleitung Besitznachweise (LOW-Felder) in der hbz-verbunddatenbank Mit Erzeugen eines Besitznachweises wird auf der lokalen Festplatte des Anwenders eine provisorische Titelaufnahme erzeugt. Ist die Kommunikation über die Versorgungsschnittstelle unterbunden, kann diese provisorische Titelaufnahme offline in das Lokalsystem übertragen werden. Nähere Informationen zur Bildung und Übernahme provisorischer Titelaufnahmen finden Sie ebenfalls in der Anleitung Besitznachweise (LOW-Felder) in der hbz-verbunddatenbank 2.2 Der Upload vom Lokal- in das Verbundsystem Exemplardaten (auch als Buchdaten in den Sisis-Sunrise-Systemen bezeichnet) werden primär im Lokalsystem gepflegt und über die Upload-Schnittstelle als Kopie in die Lokaldaten-Library (HBZ60) der hbz-verbunddatenbank repliziert. In der HBZ60 werden die Exemplardaten als sog. MEX-Felder als Bestandteil des Lokalsatzes gespeichert. Im Lokalsystem gibt es dagegen i.d.r. keine Lokalsätze. Daher wird beim erstmaligen Upload eines Exemplarsatzes vom Lokalsystem ein Lokalsatz als Container generiert und über die Upload-Schnittstelle in die hbz-verbunddatenbank geladen. Der hochgeladene Exemplarsatz wird sodann als Bestandteil dieses Container-Lokalsatzes in der hbz- Verbunddatenbank gespeichert. Die Lokal- und Exemplarsätze werden im MAB2-Format über die Upload-Schnittstelle transportiert. Der Container-Lokalsatz beinhaltet die für die Speicherung in der HBZ60 erforderlichen Pflichtdatenfelder: 001 (ID des Lokalsatzes) 012 (ID des Titeldatensatzes) 030 (Codierte Angaben zum Datensatz) 050 (Datenträger) 070 (Kennzeichen der katalogisierenden Institution) 071 (Kennzeichen der besitzenden Institution) Die ID des Lokalsatzes wird im Lokalsystem vergeben. Das Sigel aus Feld 071 in der HBZ60 zum Owner umgesetzt. Die Exemplarsätze werden derzeit mit folgenden Informationen geliefert: 001 (ID des Exemplarsatzes) 010 (ID des Lokalsatzes) 012 (ID des Titeldatensatzes) 071 (Kennzeichen der besitzenden Bibliothek) Stand: Seite 6 von 11

7 076a (Exemplarstatus) 100 (Signatur) 105 (Standort) 120 (Mediennummer) Der Exemplarstatus kann folgende Werte aufweisen: SisisSunrise-Lokalystem hbz-verbunddatenbank blank: uneingeschränkt entleihbar 02: Fernleihe (nur Ausleihe) X: nicht entleihbar 04: keine Fernleihe L: nur in den Lesesaal entleihbar 02: Fernleihe (nur Ausleihe) W: nur zur Wochenendausleihe 04: keine Fernleihe B: nur in besonderen Lesesaal 04: keine Fernleihe Der Standort wird in Form eines achtstelligen Codes geliefert und daher in der hbz-verbunddatenbank im Exemplardatenfeld Beschreibung gespeichert und als Standort indexiert. Eine Auflösung des Codes in eine sprechende Bezeichnung ist jedoch nicht möglich. Wird der letzte Exemplarsatz zu einem Titel über die Upload-Schnittstelle aus der hbz- Verbunddatenbank gelöscht, wird im Anschluss auch der Lokalsatz wieder gelöscht. 3 Übersicht über das Migrationsverfahren Der Anschluss einer Bibliothek an die Online-Versorgungsschnittstelle erfolgt über ein gesondertes Migrationsverfahren. Das Migrationsverfahren dient der Synchronisation des Exemplardatenbestandes zwischen Lokal- und Verbundsystem sowie der Ansigelung der Titeldaten, zu denen die Migrationsbibliothek Bestand besitzt, mit den Besitznachweisen (LOW-Feldern). Das Migrationsverfahren besteht aus den Schritten: Absprachen zwischen dem hbz und der Migrationsbibliothek Redaktionsschluss für die Migrationsbibliothek Erzeugung eines MAB-Grunddienstes durch das hbz Erzeugung eines MAB-Lokaldaten-Grunddienstes durch die Migrationsbibliothek Einspielung des MAB-Lokaldaten-Grunddienstes in die hbz-verbunddatenbank Produktionsaufnahme der Online-Versorgungsschnittstelle Die einzelnen Schritte werden folgend ausführlich beschrieben. Stand: Seite 7 von 11

8 3.1 Absprachen zwischen dem hbz und der Migrationsbibliothek Das hbz und die Migrationsbibliothek treffen rechtzeitig Termin-, Test- sowie Absprachen zum Datenumfang Terminabsprachen Das hbz wird Kontakt zu den Migrationsbibliotheken aufnehmen und Terminvorschläge für die Migration auf die Online-Versorgungsschnittstelle machen. Sollten Sie bereits selbst zeitliche Wünsche für einen Umstieg haben, können Sie uns diese gerne an die -Adresse mitteilen. Wir bemühen uns, Ihre Wünsche in unsere Planungen einfließen zu lassen. Leider ist nach derzeitigem Stand eine Migration und Produktion von Sisis-SunRise-Lokalsystemen, die mehr als einen Besitzer pro lokaler Datenbank führen, nicht möglich, da der Lokaldaten- Grunddienst und der Upload nicht in der Form erfolgen kann, wie es für die hbz-verbunddatenbank erforderlich wäre (pro Sigel ein eigener Lokalsatz). Die Entwicklung einer Erweiterung ist bei OCLC im Auftrag. Mit einer Umsetzung ist für Ende April zu rechnen. Das hbz erarbeitet für jede Migrationsbibliothek einen Migrationsplan, aus dem der zeitliche Ablauf der Migration sowie die notwendigen Informationen zur Anbindung an die hbz-verbunddatenbank ersichtlich werden. Die Migrationsbibliothek sollte sich rechtzeitig mit ihrem Lokalsystemhersteller in Verbindung setzen und klären, ob alle Voraussetzungen für einen Umstieg auf die Online- Versorgungsschnittstelle erfüllt sind und welche Setupanpassungen ggf. noch erforderlich sind Testabsprachen Verfügt die Migrationsbibliothek über ein lokales Testsystem, kann das komplette Migrationsverfahren vorab mit dem hbz getestet werden. Die Testphase wird in diesem Fall in den Terminabsprachen berücksichtigt. Hat die Migrationsbibliothek kein eigenes Testsystem, muss sie sich bei Bedarf eigenständig um entsprechende Ressourcen bemühen. Das hbz kann hier leider keine Unterstützung bieten. Durch die bereits erfolgten Migrationen wurden aber genügend Erfahrungen gesammelt, Migrationsbibliotheken auch ohne Test erfolgreich auf die Online-Versorgungsschnittstelle umzustellen. Das hbz bietet im Schulungssystem die Möglichkeit, den Workaround der Online- Versorgungsschnittstelle bereits vorab kennenzulernen. Bitte senden Sie eine an die Adresse falls Sie Interesse haben, mit der Online-Versorgungsschnittstelle im Schulungssystem zu arbeiten. Wir werden dann die nötigen Setupeinstellungen im Verbundsystem vornehmen und Ihnen die notwendigen Verbindungsparameter zukommen lassen. Stand: Seite 8 von 11

9 3.1.3 Absprachen zum Datenumfang Folgende Fragen zum Datenumfang sind vorab zwischen Migrationsbibliothek und hbz zu klären: Erhaltung von Informationen aus dem Lokalsatz Bei der Migration auf die Online-Versorgungsschnittstelle werden die Lokalsätze der Migrationsbibliothek aus der hbz-verbunddatenbank gelöscht. Dabei gehen alle Informationen verloren, die über den Umfang der Pflichtdatenfelder der Lokalsätze hinausgehen, die über den Lokaldaten-Grunddienst der Migrationsbibliothek in die hbz-verbunddatenbank zurückgespielt werden (s. Kapitel 2.2). Dies trifft insbesondere: lokale URLs (MAB2-Feld 655) Für Sisis-Sunrise-Lokalsysteme ist mit der Version V3.6 geplant, lokale URLs als Bestandteil des Lokalsatzes zu liefern. Bis zur Umsetzung dieser Lösung können lokale URLs weiterhin übergangsweise als Bestandteil der Lokalsätze direkt in der HBZ60 der hbz- Verbunddatenbank erfasst werden. Die Migrationsbibliothek kann dem hbz im Vorfeld Lokalsätze zu E-Ressourcen benennen, die bei der Migration in der hbz-verbunddatenbank erhalten bleiben sollen. Voraussetzung ist, dass diese Lokalsätze mit Hilfe der Aleph-Indizes (z.b. einem Selektionskennzeichen) in der HBZ01 und HBZ60 selektiert werden können. Lokalsätze, die diesem Muster nicht entsprechen, können ggf. von der Migrationsbibliothek mit dem Selektionskennzeichen (078b VST) versehen werden, um bei der Selektion berücksichtigt zu werden. lokale Klassifikationen (MAB2-Feld 700) Nach Absprache zwischen Migrationsbibliothek und hbz kann die Notation ggf. vorab vom Lokalsatz in den Titelsatz übernommen werden. DMP-Lokalsätze Falls vorhanden, gibt es folgende Optionen, wie DMP-Lokalsätze zu handhaben sind: Die DMP-Lokalsätze werden nicht in das Lokalsystem übernommen o und die DMP-Lokalsätze werden in der hbz-verbunddatenbank gelöscht. o und die DMP-Lokalsätze bleiben so lange in der hbz-verbunddatenbank erhalten, bis die Bibliothek die Sätze nicht mehr benötigt. Bei Titeln, zu denen die Bibliothek neben dem DMP-Lokalsatz bereits mind. einen weiteren Lokalsatz besitzt, kann der DMP- Lokalsatz ggf. sofort durch das hbz gelöscht werden. Die DMP-Lokalsätze werden in das Lokalsystem übernommen, in der hbz-verbunddatenbank gelöscht und ggf. über den Lokaldaten-Grunddienst in die hbz-verbunddatenbank zurückgeliefert. Lizenzfreie Zeitschriften Zu klären ist, ob die Migrationsbibliothek die lizenzfreien Zeitschriften über die Versorgungsschnittstelle in Ihr Lokalsystem übernehmen möchte. Falls ja, müssen die Zeitschriften vom hbz mit Besitznachweisen (LOW-Feldern) versehen werden. Stand: Seite 9 von 11

10 3.2 Redaktionsschluss für die Migrationsbibliothek Die Erzeugung des MAB-Grunddienstes für die Migrationsbibliothek (s. Punkt 3.3) erfolgt über ein Wochenende. Daher liegt der Redaktionsschluss, zu dem die Bibliothek Ihre Katalogisierungstätigkeit in der hbz-verbunddatenbank für die Dauer der Migration einstellt, auf dem vorangehenden Freitagabend. Der Katalogisierungsstopp gewährleistet einen identischen Stand der Lokal- und Exemplarsätze der Migrationsbibliothek in der hbz-verbunddatenbank zwischen dem Abzug für den MAB-Grunddienst und der Rückspielung des Lokaldaten-Grunddienstes und endet mit der Produktionsaufnahme der Online-Versorgungsschnittstelle durch die Migrationsbibliothek (Dauer etwa 8 10 Werktage). Das hbz versucht sicherzustellen, dass die für die Migrationsbibliothek relevanten Korrekturen in der hbz-verbunddatenbank während des Katalogisierungsstopps protokolliert werden und der Migrationsbibliothek, so gewünscht, in Form von Auftragssätzen bei Produktionsaufnahme der Online-Versorgungsschnittstelle nachträglich zur Übernahme über die Online- Versorgungsschnittstelle in das Lokalsystem bereitgestellt werden. 3.3 Erzeugung eines MAB-Grunddienstes durch das hbz Standardmäßig erzeugt das hbz einen MAB-Grunddienst und stellt diesen der Migrationsbibliothek im MAB-Verzeichnis auf dem ftp-server des hbz zur Verfügung (i.d.r. an einem Montag, da der MAB- Grunddienst über ein Wochenende produziert wird). Die Erzeugung des MAB-Grunddienstes ist erforderlich, weil an dieser Stelle bereits wichtige Informationen in der hbz-verbunddatenbank generiert werden, die bei der Rückspielung des Lokaldaten-Grunddienstes benötigt werden. Es bleibt der Migrationsbibliothek überlassen, ob und in welchem Umfang der MAB-Grunddienst in das Lokalsystem übernommen wird. Die Lokaldaten des MAB-Grunddienstes beinhalten auch die ZDB-/EZB-Lokalsätze und, nach Absprache (s. Kap ), die DMP-Lokalsätze. 3.4 Erzeugung eines MAB-Lokaldaten-Grunddienstes durch die Migrationsbibliothek Zur Rückspielung in die hbz-verbunddatenbank liefert die Migrationsbibliothek einen Lokaldaten- Grunddienst im MAB-Format zurück. Die notwendigen Parameter, z.b. die lokale Katalog-ID, werden der Migrationsbibliothek rechtzeitig vom hbz mitgeteilt. Der Lokaldaten-Grunddienst darf keine ZDB- /EZB-Lokalsätze enthalten, da diese weiterhin primär in der hbz-verbunddatenbank erfasst und gepflegt werden. Die Bildung von Lokalsätzen im Lokaldaten-Grunddienst ist i.d.r. an das Vorhandensein von Exemplarsätzen (Buchdaten) gekoppelt. Daher ist zu beachten, dass derzeit bei der Rückspielung des Lokaldaten-Grunddienstes in die hbz-verbunddatenbank leere Lokalsätze verloren gehen (v.a. zu Stand: Seite 10 von 11

11 Überordnungen). Inzwischen ist die Entwicklung einer Erweiterung bei OCLC im Auftrag, auch leere Lokalsätze zu Überordnungen zu generieren. Mit einer Umsetzung ist für Ende April zu rechnen. Der Lokaldaten-Grunddienst wird i.d.r. an einem Wochenende in die hbz-verbunddatenbank zurückgespielt. Daher ist der Grunddienst dem hbz spätestens bis zum Donnerstag nachmittag zur Verfügung zu stellen, da die Daten noch auf Ihre Korrektheit geprüft und für den Ladevorgang aufbereitet werden. Der Lokaldaten-Grunddienst kann im MAB-Verzeichnis der Migrationsbibliothek auf dem ftp-server des hbz bereitgestellt werden. 3.5 Einspielung des MAB-Lokaldaten-Grunddienstes in die hbz- Verbunddatenbank Der von der Migrationsbibliothek zurückgelieferte Lokaldaten-Grunddienst wird vom hbz auf Korrektheit der Daten geprüft. Entspricht die Datenqualität den Anforderungen werden die Daten aufbereitet und für den Ladevorgang vorbereitet. Kleinere Fehler, z.b. fehlerhafte Titelverknüpfungs- IDs in einzelnen Lokalsätzen, die keinen Hinderungsgrund für das Laden der Daten darstellen, werden vom hbz protokolliert und der Migrationsbibliothek ggf. zur nachträglichen manuellen Bereinigung gemeldet. Der Ladevorgang selbst umfasst folgende Schritte: Laden der Lokalsätze (inkl. MEX-Felder) aus dem Lokaldaten-Grunddienst Löschen der Lokalsätze aus der hbz-verbunddatenbank, die nicht über den Lokaldaten- Grunddienst zurückgeliefert wurden Erzeugung von Besitznachweisen (LOW-Feldern) an den verknüpften Titeldaten Aktualisierung der Indizes (HBZ60 / HBZ01) 3.6 Produktionsaufnahme der Online-Versorgungsschnittstelle Wurden der Lokaldaten-Grunddienst erfolgreich zurückgespielt, erhält die Migrationsbibliothek die Möglichkeit, die zurückgeladenen Lokaldaten in der hbz-verbunddatenbank zu begutachten. Bestehen keine Einwände von Seiten der Migrationsbibliothek, kann die Produktionsaufnahme der Online- Versorgungsschnittstelle mit Aktivierung der Auftragssätze durch das hbz und Öffnung der Schnittstelle durch das Lokalsystem aufgenommen werden. Die während des Katalogisierungsstopps protokollierten Änderungen in der hbz-verbunddatenbank, die den Bestand der Migrationsbibliothek betreffen, werden als Auftragssätze der Migrationsbibliothek über die Versorgungsschnittstelle zur Verfügung gestellt. Stand: Seite 11 von 11