Deutsche Gesellschaft für RuhestandsPlanung mbh. mcrm. my Customer Relationship Management Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen

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1 Deutsche Gesellschaft für RuhestandsPlanung mbh mcrm my Customer Relationship Management Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen Optimiert für Finanzdienstleister, Vermögensberater, Versicherungsmakler und vor allem Ruhestandsplaner. Eine professionelle Kunden-, Vertrags- und Dokumentenverwaltung, sowie ein Kampagnen- und Marketingsystem als Finder für Umsatzpotentiale. Handbuch Version 2.1 November 2014 Stand vom Basiert auf mcrm Version

2 Entwicklung von mcrm erfolgt über die Deutsche Gesellschaft für RuhestandsPlanung mbh Martin-Moser-Str Altötting Copyright Deutsche Gesellschaft für RuhestandsPlanung mbh und AVARIO Business Solution GmbH sind alle Rechte vorbehalten. Ohne die ausdrückliche Genehmigung der Deutsche Gesellschaft für RuhestandsPlanung mbh darf diese Anleitung weder als Ganzes noch in Teilen reproduziert, übertragen, umgeschrieben, in Datenerfassungssystemen gespeichert oder in andere bzw. Landes -. bzw. Computersprachen übersetzt werden. Das gilt für jede Form und jedes Mittel, sei es elektronisch, mechanisch, optisch, manuell oder auf andere Art und Weise. AVARIO ist ein Trademark der AVARIO mcrm Business Solution GmbH. Microsoft Internet Explorer, Microsoft Explorer, Microsoft SQL Server Management Studio sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Andere Produkt- und Markennamen können Warenzeichen der entsprechenden Hersteller sein. II

3 Inhalt 1 Erste Schritte Was ist mcrm Das Prinzip von mcrm Aufbau des Handbuches Starten von mcrm über Single Sign On Arbeiten mit der Oberfläche von mcrm Gruppieren Exportfunktion aus dem Grid Digitalisierte Dokumente verwalten Kategorie Arbeitsplatz Was beinhaltet der Ordner Aktivitäten Erstellen von Notizen Lesen und löschen einer Notiz Anlegen einer neuen Aufgabe Datensatz Aufruf in der Aufgabe Erledigte Aufgaben Erteilte Aufgaben Team Aufgaben Lesen und löschen einer Aufgabe Wiedervorlagen unzugeordnete Team Wiedervorlagen Was beinhaltet der Ordner Kalender Monats-, Wochen-, Tagesansicht Teamansicht Einen Termin anlegen und Zeitraum bestimmen Termin ändern Termin löschen Erinnerung an einen Termin Erinnerungsfenster News Was beinhaltet der Ordner Kontakt Kontakt (Kunden, Mitarbeiter, Produktgeber oder Interessenten) anlegen Mehrere Anschriften eingeben (alle Kontaktarten) Ansprechpartner (alle Kontaktarten) Bankverbindung (alle Kontaktarten) Kommunikation (alle Kontaktarten) Freistellung (Kontaktart Kunde) Agenturnummer (Kontaktart Mitarbeiter, Produktgeber) Finanzen eines Kunden Finanzstatus - Verträge neu anlegen oder bearbeiten Vermittlerwechsel Produkt / Tarif hinterlegen Mitarbeiterdaten III

4 Vorgesetztenhistorie Mitarbeiterrechte Strukturansicht Kontaktzusammenführung Kontakt suchen Kontaktsuche über Kontaktsuchfunktion Kontakt suchen über alphabetische Sortierung Vertragssuche Kategorie Berichte/Reports (Freigabe) Berichtsgrunddaten Spalten Filter und Sortierungen Gruppierungen Bericht ausführen Kategorie Einstellungen Versionsinformation Produktvorlagen Produkte/Tarifvorlagen Sparten Vertragsvorlagen Produkt/Tarifzuordnung Kategorie Stammdaten Teams Dokumentenvorlagen Neue Dokumentenvorlage hinzufügen Bestehende Dokumentenvorlage bearbeiten Dokumentenvorlage einer Gruppe hinzufügen Synchronisation mit Microsoft-Outlook Programm installieren Programm ausführen und mit Outlook synchronisieren IV

5 1 Erste Schritte Herzlich Willkommen im mcrm! mcrm steht für my Customer-Relationship-Management, also der Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen (Kunden-Beziehungs-Management). mcrm ist im Besonderen optimiert für Finanzdienstleister, Vermögensberater, Versicherungsmakler und vor allem Ruhestandsplaner. Mit mcrm steht Ihnen eine professionelle Kunden-, Vertrags- und Dokumentenverwaltung, sowie ein Kampagnen- und Marketingsystem als Finder für Umsatzpotentiale zur Verfügung. Mit mcrm arbeiten Sie mit einer nach Ihren Bedürfnissen maßgeschneiderten Software, die Ihre Effektivität im täglichen Unternehmensprozess maßgeblich steigert. Von der Verwaltung über Auswertung bis hin zur Unternehmenskommunikation erhalten Sie eine Lösung, die zu Ihnen passt. Das Gesamtkonzept der mcrm beruht auf dem Gedanken der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an Ihr Unternehmensprofil. Administratoren erhalten die Möglichkeit, durch die hier aufgeführten Konfigurationsparameter das System nach ihren Vorstellungen umzusetzen. 1.1 Was ist mcrm Im Wesentlichen ist mcrm eine Softwarelösung für all diejenigen, deren Tagesgeschäft darin besteht mit Kunden Verträge abzuschließen und Provision mit dem jeweiligen Auftraggeber dafür abzurechnen. mcrm hilft, sich selbst und alle relevanten Daten des täglichen Geschäfts zu organisieren. mcrm bietet Ihnen im Einzelnen die folgenden Funktionen: Kontaktverwaltung Vertragsverwaltung Mitarbeiterverwaltung Rechteverwaltung Provisionsabrechnung Textverarbeitung Dokumentenablage Auswertungen / Reporting Terminplanung / Wiedervorlageverwaltung 1.2 Das Prinzip von mcrm Sie haben die Möglichkeit die mcrm Verträge, die Sie abschließen, so abzubilden, dass Sie in einem Vertrag mehrere Produkte hinterlegen können. Dies dient der Übersichtlichkeit Ihrer Verträge und bietet eine sehr starke Variationsmöglichkeit von Produktkombinationen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z. B. Versicherungen mit mehreren Personen, wie Familien oder Firmen abschließen (Gruppenverträge). Oder Sie haben eine KFZ-Versicherung mit integrierter Unfallversicherung: Sie legen nur einen Vertrag an, hinterlegen dort ein Produkt mit der "normalen" KFZ-Versicherung und ein weiteres Produkt mit der Unfallversicherung. Durch die Benutzung von Vertragsvorlagen, Tarifvorlagen sowie globalen Provisionsdefinitionen und deren Verknüpfung miteinander ist es möglich, den Aufwand für Ihr Unternehmen zu reduzieren. 1

6 1.3 Aufbau des Handbuches In diesem Handbuch bekommen Sie einen Überblick über mcrm, dessen verschiedene Komponenten und Funktionen; erlernen den Umgang mit der Anwendung und machen sich mit der Arbeitsweise des Programms vertraut. Sie werden in diesem Handbuch auf besonders gekennzeichnete Textstellen treffen: Diese Hinweise machen Sie auf besondere Umstände oder Aktionen aufmerksam, die leicht vergessen oder übersehen werden können. An diesen Stellen finden Sie wichtige Informationen zu bestimmten Verfahren oder Abläufen. Sie sollten Ihnen besondere Beachtung schenken, um mögliche Probleme zu vermeiden. An diesen Textstellen gibt es Tricks und Tipps, die Ihnen das Arbeiten mit der Anwendung zusätzlich erleichtern. Grundkenntnisse in der Bedienung grafischer Oberflächen sind Voraussetzungen für das Erlernen der Handhabung von mcrm anhand dieses Handbuches. 2

7 1.4 Starten von mcrm über Single Sign On (Einmalanmeldung) 1) Gehen Sie über die Login-Seite von mcrm, in der das Kunden Login erscheint und geben dort Ihren Benutzernamen und Passwort ein, welches Sie von mcrm erhalten haben. 2) Es öffnet sich die mcrm Startseite in Ihrem Browser. Wenn vorhanden, werden Ihnen anstehende Termine, News und Aufgaben angezeigt. Alle aktuellen Tagesaufgaben werden farblich hervorgehoben. 3

8 1.5 Arbeiten mit der Oberfläche von mcrm mcrm besteht aus einer Vielzahl von Funktionen, die nach einem festen Schema organisiert sind. Um an eine bestimmte Funktion zu gelangen, müssen folgende Schritte durchlaufen werden: Auswahl einer Kategorie - Im Fenster oberhalb der Kategorien öffnen sich beim Anklicken einer Kategorie die jeweiligen Ordner mit Ansicht aller unter dem Ordner zur Verfügung stehenden Menüpunkten in der Hauptnavigation. Auswahl eines Menüpunktes im Hauptnavigationsfenster - Anklicken eines Menüpunktes in der Hauptnavigation öffnet die Unterpunkte in der Unternavigation. Auswahl eines Menüpunktes im Unternavigationsfenster - Klicken auf den Menüpunkt öffnet die jeweilige Seite im Hauptfenster. Hauptnavigation Toolbar Formular/Tabelle Kategorie Unternavigation Zusatzangaben Hauptfenster Nach der Ausführung des letzten Schrittes steht die gewünschte Funktionalität bereit. Hierbei kann es sich um ein Formular handeln, das im Hauptfenster angezeigt wird oder um eine Tabelle. Je nach angezeigtem Formular im Hauptfenster, gibt es die Möglichkeit unter Zusatzangaben Notizen, Aufgaben, Wiedervorlagen zu erstellen oder ein Dokument zu hinterlegen. Beim Bearbeiten von Datensätzen in einer Tabelle oder eines Formulars zur Aufnahme neuer Daten, hält die Toolbar wichtige Buttons bereit, die zum Speichern, Anlegen, Ändern und Löschen genutzt werden können. Die einzelnen Buttons stehen jedoch nur in der Toolbar zur Verfügung, wenn die Aktion, welche mit dieser ausgelöst wird, im Kontext mit der jeweiligen Tabelle oder dem jeweiligen Formular sinnvoll ist. Auch kann ein Button deaktiviert sein auf Grund von eingeschränkten Rechten für den jeweiligen Anwender. 4

9 Mögliche Elemente der Toolbar: Anlegen eines neuen Datensatzes Speichern der eingegebenen Daten Speichern und Schließen der Daten bzw. Maske Drucken-Dialog öffnen Löschen des Datensatzes Schließen des aktuellen Fensters Öffnen des Briefvorlageneditors erstellen Zusammenführen von zwei Kontakten Zur schnelleren Navigation der geöffneten Fenster nutzen Sie die Leiste am unteren Bildrand. Die angezeigten Elemente der Oberfläche können vom Berechtigungsstatus des jeweiligen Nutzers abhängen. Die Funktionalität der Oberfläche kann aus diesem Grund variieren. Verwechseln Sie nicht den -Button (Löschen) mit dem -Button (Schließen)! 5

10 1.5.1 Gruppieren Die Gruppieren-Funktionalität steht derzeit nicht zur Verfügung! Es besteht die Möglichkeit, Daten durch Gruppierung zu sortieren. Dies ist immer dann möglich, wenn Sie dieses Feld sehen: Ziehen Sie z. B. das Feld Postleitzahl" in das Gruppierungsfeld. Die Daten sind nun nach Postleitzahlen geordnet. Aufgehoben wird die Gruppierung durch das Zurückziehen des Postleitzahlenfeldes auf seinen Ausgangsplatz. Das Gruppieren ist auch mit mehreren Merkmalen möglich, so dass eine exakte Sortierung ermöglicht wird! 6

11 1.5.2 Exportfunktion der angezeigten Tabelle (Grid) Die Daten aus den einzelnen Tabellen (Grid = Gitternetz) können bei Bedarf exportiert werden. Im unteren Rand der Tabelle kann man die gewünschte Zielanwendung auswählen, dann durch den Export die Daten im gewünschten Format lokal speichern und weiterverwenden. Auswahl des Zielformats und Exportieren klicken Exportierte Tabelle auf dem eigenen PC speichern. 7

12 1.5.3 Digitalisierte Dokumente verwalten - Dokumentenablage In mcrm ist es möglich, digitale Dokumente bestimmten Datensätzen zuzuordnen. Dadurch können z. B. eingescannte Verträge dem jeweiligen Kundendatensatz beigefügt werden. So können über mcrm bei Bedarf alle Verträge eingesehen werden, die dieser Kunde besitzt. Digitale Dokumente können immer dann an Datensätze angehängt werden, wenn in der Unternavigation am unteren rechten Bildrand nebenstehendes Fenster verfügbar ist: Durch die Auswahl des Unterpunktes Dokumente (= Anhänge, Anlagen) wird ein weiteres Formular geöffnet, indem durch den Button "Neu" ein weiteres Dokument hinzugefügt werden oder ein schon hinterlegtes Dokument aufgerufen werden kann. Entweder auf den Neu-Button klicken oder die bestehende Datei auswählen Nach dem Betätigen des -Buttons öffnet sich ein Fenster, mit dem eine beliebige Datei (z. B. PDF, Word, Excel, ) ausgewählt und hochgeladen werden kann. Datei auswählen und auf öffnen klicken 8

13 Feld Kategorie und Dateiname befüllen. Unter Beschreibung kann eine kurze Erläuterung des Dokumentes hinterlegt werden. Nach dem Bestätigen des Buttons "Öffnen", wird das Dokument in der Übersichtstabelle angezeigt. Mit einem Klick auf ein vorhandenes Dokument, kann dieses geöffnet und bearbeitet werden. Es können nur solche Dokumente aus mcrm geöffnet werden, für die die Programme auf dem Rechner des Anwenders vorhanden sind. Wenn z. B. ein Microsoft Word-Dokument geöffnet werden soll, muss eine entsprechende Version von MS Word auf dem Rechner installiert sein. 9

14 2 Kategorie Arbeitsplatz In dieser Kategorie befindet sich die gesamte Funktionalität von mcrm, die man täglich zur Verwaltung der Geschäftsdaten, des Schriftverkehrs und zur Selbstorganisation benötigt. Wie alle anderen Kategorien, die in den folgenden Kapiteln noch beschrieben werden, sind alle Funktionalitäten in Kontaktverwaltung, Vertragsverwaltung und Aktivitäten organisiert. Nachfolgend werden die funktionalen Inhalte dieser Ordner beschrieben. Innerhalb der nachfolgenden Kapitel werden sich bestimmte Erklärungsschritte wiederholen, damit dieses Handbuch nicht nur zum Erlernen der wichtigsten Funktionalitäten in mcrm genutzt werden, sondern auch als Nachschlagewerk dienen kann. 2.1 Was beinhaltet der Unterordner Aktivitäten Hier finden Sie die Menübefehle , Aufgaben, Kalender, Wiedervorlagen, Notizen sowie News. Hier können s versendet werden. Beachten Sie, dass es keine Speicherung wie im Outlook gibt, d. h. es gibt keine Übersicht über gesendete s. Aufgaben Unter Aufgaben können Sie Aufgaben erteilen, die Sie sich selbst oder auch anderen Mitarbeitern bzw. Teams zuweisen. Kalender Mit dem Kalender können Sie Ihre Termine in verschiedenen zeitlichen Rahmen organisieren. Dies ist in Form von verschiedenen Sichten (Tag, Woche, Monat) organisiert. Wiedervorlagen Mit den Wiedervorlagen wird ein Arbeitsmittel bereitgestellt, das an Termine erinnert und individuell angepasste Erinnerungen bereitstellt. Notizen Notizen sind ein sinnvolles Mittel, um sich selbst zu organisieren. mcrm hilft Ihre Notizen zu verwalten, so dass keine Notizen verloren gehen und man zu jederzeit den Überblick behält. Die vorhandene Aufgabenliste ermöglicht es dem Benutzer, seine Aufgaben optimal zu organisieren. News Über News erhalten Sie Informationen, die von der Deutsche Gesellschaft für RuhestandsPlanung mbh bereitgestellt werden. Hier erfahren Sie beispielsweise, wann ein interessantes Seminar geplant ist oder welche aktuellen Neuigkeiten es über das mcrm-system gibt. Nachfolgend wird gezeigt, wie man mit Notizen, Wiedervorlagen und Aufgaben arbeiten kann. 10

15 2.1.1 Erstellen von Notizen Mit mcrm können Notizen digital verwaltet werden. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass Notizen übersichtlich organisiert sind, sondern auch durch das Zugriffsrechtesystem von mcrm geschützt sind. 1) Nach Auswahl der Kategorie Arbeitsplatz, in der Hauptnavigation wählen Sie unter Aktivitäten den Punkt Notizen aus. 2) In der Notizliste kann über den -Button eine neue Notiz erstellt werden oder eine schon angelegte Notiz zur Bearbeitung geöffnet werden. 3) Füllen Sie die Felder Bezeichnung und Beschreibung aus. Geben Sie ein Datum und den Grund für die Notiz ein. 4) Zum Schluss nur noch in der Toolbar den -Button drücken und die Notiz ist gesetzt. Um das Erfassungsfenster zu schließen, klicken Sie auf den -Button in der Toolbar. 11

16 2.1.2 Lesen und löschen einer Notiz Um eine Notiz zu lesen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im Feld Kategorie aus. Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Aktivitäten den Punkt Notizen aus. Öffnen Sie mit einem Mausklick eine beliebige Notiz. Klick mit der Maus Es öffnet sich ein Fenster, in dem der volle Text der Notiz zu lesen ist. 1) Um eine gelesene Notiz zu löschen, klicken Sie auf den -Button in der Toolbar. Bestätigen Sie, dass Sie die Notiz endgültig löschen möchten. Notizen, die unter Zusatzangaben angelegt werden sind auch in der Notizenübersicht sichtbar und stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung, die auf dieses Formular Zugriff haben 12

17 2.1.3 Anlegen einer neuen Aufgabe Um eine neue Aufgabe anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: 1) Wählen Sie im Feld die Kategorie aus. 2) Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Aktivitäten den Punkt Aufgaben aus. Wenn Aufgaben vorhanden sind, öffnet sich im Formularfenster eine Liste mit Aufgaben. Klicken Sie auf den anlegen können. -Button in der Toolbar. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die neue Aufgabe Tragen Sie alle relevanten Daten Ihrer Aufgabe in die Formularfelder ein und speichern Sie abschließend Ihre Angaben, indem Sie auf den -Button klicken. Speichern nicht vergessen! Um das Erfassungsfenster wieder zu schließen, klicken Sie auf den -Button. Im Formular Aufgabe bearbeiten können Sie die Wichtigkeit einer Aufgabe festlegen. Wenn Sie in der Hauptnavigation den Ordern Aufgaben Übersicht anklicken, sehen Sie eine Liste mit Aufgaben, die je nach Ihrer Einstufung in bestimmten Farben markiert sind. Die Aufgabe erscheint zum angegebenen Termin auf der Startseite von mcrm. 13

18 2.1.4 Datensatz Aufruf in der Aufgabe Werden die Aufgaben unter den Kontaktdaten oder den Vertragsdaten angelegt, können diese direkt aus der Aufgabe heraus aufgerufen werden. Befindet sich dieses Feld in der Unternavigation können Sie dort eine Aufgabe anlegen. Klicken Sie diese Aufgabe in der Aufgabenübersicht an, ist der Button aktiviert Wird eine Aufgabe an einem Vertrag oder an einem Kunden hinterlegt, kann man sich über Datensatz öffnen die Daten direkt anzeigen lassen. Man springt automatisch zu diesem Datensatz: Im Bereich Zusatzangaben ist erkennbar, ob es unerledigte Aufgaben gibt. In diesem Beispiel sind 0 Aufgaben unerledigt, von insgesamt 1 Aufgabe Erledigte Aufgaben Sie haben die Möglichkeit eine Aufgabe auf erledigt zu setzen. Sie können diese Aufgabe unter dem Menüpunkt "Erledigte Aufgaben" wieder aufrufen. Nach dem Anklicken erscheint eine Tabelle aller von Ihnen erledigten Aufgaben. 14

19 2.1.6 Erteilte Aufgaben / Aufgaben einem Mitarbeiter zuweisen Grundsätzlich können Sie jede Aufgabe, die Sie erstellen, einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Sobald dies geschieht, erscheint diese Aufgabe in der Aufgabenübersicht des ausgesuchten Mitarbeiters. Zuweisung einer Aufgabe an einen Mitarbeiter Sie können diese Aufgabe unter dem Menüpunkt Offene erteilte Aufgaben wieder aufrufen. Nach dem Anklicken erscheint eine Tabelle aller von Ihnen offenen erteilten Aufgaben. Wird die Aufgabe von dem Mitarbeiter auf erledigt gesetzt, sehen Sie dies unter Erledigte erteilte Aufgaben Team-Aufgaben Es besteht jetzt die Möglichkeit, eine Aufgabe einem Team (Anlegen eines Teams unter Punkt 5.4) zuzuweisen. Alle Mitarbeiter des Teams können nun diese Aufgabe sehen. Zuweisung einer Aufgabe an ein Team 15

20 Wenn die Aufgabe einem Team zugewiesen wurde, erscheint die Aufgabe in der Unternavigation unter dem Punkt Team Aufgaben. Sobald die Aufgabe einem Mitarbeiter zugewiesen wird, ist es keine Team Aufgabe mehr und wird in der Unternavigation unter Aufgaben oder unter Erteilte Aufgaben sichtbar Lesen und löschen einer Aufgabe Um eine Aufgabe lesen oder löschen zu können, gehen Sie wie folgt vor: 1) Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche die Kategorie 2) Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Aktivitäten den Unterpunkt Aufgaben aus. Wenn Aufgaben vorhanden sind, öffnet sich im Formularfenster eine Liste mit Aufgaben. Klicken Sie mit der Maus auf eine Aufgabe. Im Feld Beschreibung können Sie den Inhalt der Aufgabe einsehen. 3) Zum Löschen der Aufgabe bestätigen Sie den -Button in der Toolbar. Bestätigen Sie, dass Sie die Aufgabe wirklich löschen möchten. Unter der Leiste mit den Spaltennamen können Sie bei verschiedenen Tabellen in mcrm einen Abfragefilter setzen, mit dem die Anzeige eingegrenzt werden kann. Dies ist immer dann möglich, wenn unterhalb der Leiste mit den Spaltennamen weiße Felder existieren, die am rechten Rand einen blauen Trichter haben. 16

21 2.1.9 Wiedervorlagen In mcrm haben Sie die Möglichkeit Wiedervorlagen zu erstellen. Wiedervorlagen helfen dabei, an bestimmte Termine erinnert zu werden. In der Übersicht sehen Sie alle Wiedervorlagen, können eine Wiedervorlage aufrufen, diese ändern oder neu anlegen. Die Wiedervorlage kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden, was zur Folge hat, dass diese Wiedervorlage nur für diesen Mitarbeiter sichtbar ist. Zuweisung einer Wiedervorlage an einen Mitarbeiter Wiedervorlagen können auch unter Zusatzangaben angelegt werden und somit mit einem Datensatz verknüpft werden. Aktivierung des Buttons 17

22 Im Kalender sind die angelegten Wiedervorlagen-Termine ersichtlich. Die angelegte Wiedervorlage 18

23 Unzugeordnete Team Wiedervorlagen Es besteht die Möglichkeit, eine Wiedervorlage einem Team zuzuweisen (Anlegen eines Teams unter Punkt 5.4). Zuweisung einer Wiedervorlage an ein Team Diese Wiedervorlage wird in der Unternavigation unter unzugeordneten Team Wiedervorlagen solange angezeigt, bis sie einem Mitarbeiter zugewiesen wurde: Die Team-Wiedervorlage ist NUR für die Mitarbeiter sichtbar, die Mitglied eines Teams sind. 2.2 Was beinhaltet der Ordner Kalender Mit dem Kalender können Sie Ihre Termine in verschiedenen zeitlichen Rahmen organisieren. Dies ist in Form von verschiedenen Sichten (Tag, Woche, Monat) organisiert, die in den nachfolgenden Unterkapiteln kurz beschrieben werden. 19

24 2.2.1 Monats-, Wochen-, Tagesansicht Um Termine innerhalb eines Monats, Woche oder Tages einsehen zu können, sind folgende Schritte nötig: 1) Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche die Kategorie Arbeitsplatz aus. 2) Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Aktivitäten den Punkt Kalender aus. Wählen Sie im Kalender rechts oben aus, ob Sie die Monats-, Wochen-, oder Tagessicht sehen wollen. In der nachfolgenden Tabelle sind die drei Sichten kurz beschrieben: Sichten Beschreibung Monatsansicht: Dient dem schnellen Überblick über den gesamten Monat. Termine, die in der Monatsansicht angelegt werden, sind automatisch in der betreffenden Woche bzw. Tag in der Wochen- und Tagesansicht aufgeführt. Umgekehrt sind alle Termine in der Tages- und Wochenansicht auch in der entsprechenden Monatsansicht vorhanden. Wochenansicht: Dient dem Überblick über alle Termine im Rahmen einer Woche. Hierbei wird von einer Sieben-Tage- Woche ausgegangen, wodurch z. B. auch Kundenbesuche am Wochenende erfasst werden können. Tagesansicht: Hilft den Tag zu organisieren. Besonders bequem können bei dieser Ansicht die Terminzeiträume bestimmt werden. Bei einem bereits angelegten Termin (siehe hierzu Unterkapitel 2.2.3) kann durch einfaches Ziehen am unteren Rand des Zeitfensters die Zeitspanne festgelegt werden. 20

25 2.2.2 Team-Ansicht Die Team-Ansicht erlaubt es, sich alle Termine von Mitgliedern eines bestimmten Teams anzeigen zu lassen. Wie Teams zusammengestellt werden wird in Kapitel 5.4 beschrieben. Um Termine eines Teams zu betrachten sind folgende Schritte nötig: 1) Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche die Kategorie Arbeitsplatz aus. 2) Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Aktivitäten den Punkt Kalender. 3) Wählen Sie im Kalender oben rechts das gewünschte Team aus: Es werden die verschiedenen Termine aller Teammitglieder angezeigt, wodurch die wöchentliche Projektplanung und Überwachung der Termine stark vereinfacht werden kann Einen Termin anlegen und Zeitraum bestimmen Um einen Termin anzulegen, existiert bei allen Kalenderansichten ein Formular, das sich in einem separaten Fenster öffnet. Zum Öffnen dieses Formulars gibt es bei Monats-, Wochen-, Tag- und Teamansicht ein einheitliches Vorgehen. 21

26 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das graue bzw. gelbe Feld, das die Zeiteinheit repräsentiert, bei der ein Termin anfangen soll. Danach öffnet sich das Formular. Bei der Terminliste wird das Formular zum Erfassen der Termindaten mit Hilfe des Toolbar geöffnet. -Buttons in der Beim Ausfüllen des Formulars ist es dringend erforderlich das Betreff-Feld auszufüllen, da sonst der Termin nicht gespeichert und somit auch nicht in den Kalender aufgenommen werden kann. Zusätzlich ist es natürlich auch wichtig, den genauen Zeitraum für den Termin zu setzen. Beim Formular zur Erfassung der Termindaten wird zuerst das Beginn- und Ende-Datum gesetzt und anschließend die Beginnund Ende Uhrzeit. Nach Eingabe aller weiteren Daten klicken Sie auf Speichern. Der Termin wird dadurch in den Kalender übernommen. Das Speicherfenster wird mit dem -Button in der Toolbar geschlossen. Verwechseln Sie nicht den -Button zum Löschen des Termins, mit dem -Button zum Schließen des Erfassungsformulars. 22

27 2.2.4 Termin ändern Ändern und Anlegen eines Termins sind in der Vorgehensweise fast identisch. Befolgen Sie folgende Schritte: 1) Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche die Kategorie Arbeitsplatz aus. 2) Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Aktivitäten den Punkt Kalender. Wählen Sie eine Kalenderansicht (Tag, Woche, Monat) aus. 3) Wählen Sie per Klick mit der linken Maustaste einen Termin aus. Es öffnet sich das Formular zur Erfassung von Termindaten, in dem die bestehenden Termindaten geändert werden können. Nach Eingabe aller weiteren Daten klicken Sie auf. Der Termin wird dadurch in den Kalender übernommen. Schließen Sie das Erfassungsformular für die Termindaten mit dem -Button in der Toolbar Termin löschen 1) Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den Termin, es wird ein rotes Kreuz sichtbar. 2) Klicken Sie zum Löschen des Termins auf das X-Symbol. Es erscheint ein Hinweis, ob der Termin wirklich gelöscht werden soll. Dies mit OK bestätigen. 23

28 2.2.6 Erinnerung an einen Termin Jeder im Kalender vermerkte Termin wird beim Öffnen von mcrm am Tag der Fälligkeit auf der Startseite angezeigt. Voreingestellt ist "Keine Erinnerung", es können aber die unterschiedlichsten Erinnerungszeitpunkte ausgewählt werden. Zeitpunkt wählen Alle tagesaktuellen Termine werden Ihnen auf der Startseite in einer Übersicht angezeigt Terminart auswählen Bei Auswahl der Terminart "Wiedervorlage ist der Termin auch in der Wiedervorlagenübersicht zu sehen. 24

29 2.3 Erinnerungsfenster Haben Sie einen Zeitpunkt gewählt, an dem Sie an einen Termin erinnert werden wollen, erscheint folgendes Fenster: Fällige Aufgaben werden auch im Erinnerungsfenster angezeigt Sie haben die Möglichkeit, sich erneut an diese Termine/Aufgaben erinnern zu lassen. Wählen Sie dazu den Zeitpunkt aus, an dem Sie erneut erinnert werden möchten und klicken Sie auf Erneut erinnern. 25

30 2.4 News Unter News können Sie Nachrichten verfassen und diesen einen Gültigkeitszeitraum zuweisen. Um eine Nachricht neu anzulegen, wählt man unter der Kategorie Arbeitsplatz in der Hauptnavigation unter Aktivitäten den Punkt News, und klickt den - Button. Nach dem Speichern erscheint die Nachricht in der Übersichts-Tabelle auf der mcrm-startseite (Dashboard). Klickt man Zeigen an, wird die Nachricht mit dem Text angezeigt. Die News werden auf der Startseite angezeigt, solange das "Gültig bis Datum" nicht überschritten wurde. 2.5 Was beinhaltet der Ordner Kontakt Kontakte sind: Kunden Produktgeber (Gesellschaften) Mitarbeiter (Vertriebspartner, Untervermittler, angestellte Mitarbeiter) oder Interessenten (mögliche Kunden und andere Personengruppen). Die Kontaktverwaltung beinhaltet die folgenden Punkte: Erfassung und Verwaltung von Kontaktdaten Beliebige Verbindung von Kontakten (Kontaktbeziehungen, z. B. Ehepartner, Kinder) Beliebig viele Anschriften und Bankverbindungen Beliebige Zusatzinformationen (z. B. Finanzen, Familieninformationen, Firmendaten) Übersicht aller zum Kunden gehörenden Verträge - Finanzstatus Kontaktselektion/-suche unter Einbeziehung aller Felder und Folgereaktionen 26

31 2.5.1 Kontakt (Kunde, Produktgeber, Mitarbeiter, Interessent) anlegen Um einen neuen Kontakt anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche Arbeitsplatz aus Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Kontaktverwaltung den Punkt Alle Kontakte oder alternativ die Kontaktart (Kunden, Interessenten, ), welche Sie anlegen möchten. 1) Klicken Sie auf den -Button in der Toolbar Es öffnet sich ein Formular 2) Geben Sie die Daten ein und drücken Sie nach Eingabe der Daten auf den -Button. Neben dem Reiter Kontaktdaten gibt es weitere Reiter: Personendaten, Personendaten 2 oder mcrm in denen Sie weitere Daten eingeben können. Beispiel: Hier wird der Reiter mcrm angezeigt. Unter dem Punkt Datenherkunft können hinsichtlich der Kontaktaufnahme mit dem Kunden diverse relevante Daten hinterlegt werden. Eingabe von kundenspezifischen Daten 27

32 Vergessen Sie nicht, den Kontakt einer Gruppe zuzuordnen. Je nach Gruppe öffnen sich in der Unternavigation verschiedene Ordner und werden unterschiedliche Reiter unter den Kontaktdaten angezeigt. Ein Kontakt kann auch mehreren Gruppen zugeordnet werden, z. B. Kunde und Mitarbeiter. Ein Kontakt, der keiner Gruppe zugeordnet wird, findet sich unter alle Kontakte wieder Pflichtfelder sind Felder, die vom Nutzer ausgefüllt werden müssen, um Daten in einer Maske abspeichern zu können. Pflichtfelder sind durch eine dunkelblaue Unterlegung in den jeweiligen Masken markiert. Bei Drop-Down Feldern, die ein Pflichtfeld sind, wird dies gesondert durch den Eintrag "Bitte wählen" gekennzeichnet In der Unternavigation finden Sie je nach Zuordnung des Kontaktes verschiedene Ordner, deren Funktionen in den nachfolgen Kapiteln an geeigneter Stelle beschrieben wird Mehrere Anschriften eingeben (gilt für alle Kontaktarten) Sie haben die Möglichkeit unter dem Menüpunkt Anschriften mehrere Anschriften pro Kontakt einzugeben ( z. B. Privatanschrift, Geschäftsanschrift, Postfach ). Um eine oder mehrere Anschriften zu einem Kontakt anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: 1) Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche die Kategorie Arbeitsplatz. 2) Wählen Sie links oben in der Hauptnavigation unter Kontaktverwaltung den Punkt Alle Kontakte oder wählen Sie die Art des Kontaktes (Kunden, Interessenten, ) aus, für den Sie weitere Anschriften setzen möchten. 3) Selektieren Sie den Kontakt, dem eine zusätzliche Anschrift zugeordnet werden soll. Es öffnet sich ein Formular mit den Grunddaten des gewählten Kontaktes. 28

33 4) Klicken Sie rechts oben unter Kontaktdaten auf Anschriften. 5) Zur Eingabe einer neuen Anschrift klicken Sie in der Toolbar auf den -Button. Geben Sie im Formular im unteren Teil des Fensters die Anschrift ein und klicken Sie auf den -Button. Die neu eingegebene Anschrift erscheint nun auch in der Auflistung der Anschriften dieses Datensatzes. Durch Klicken auf eine Anschrift in der Auflistung sehen Sie die vollständige Anschrift im unteren Teil des Fensters. Sie löschen eine Anschrift, indem Sie die Anschrift, wie oben erwähnt, auswählen und dann auf den -Button klicken. Die Adresse, welche über die Kontaktdaten angelegt wird, wird als Hauptanschrift in den Anschriften hinterlegt. Es kann nur eine Hauptanschrift hinterlegt werden. Wird diese überschrieben (entweder in den Kontaktdaten oder in den Anschriften), erfolgt eine automatische Aktualisierung im jeweiligen Formular Ansprechpartner/Kontaktbeziehungen (alle Kontaktarten) Unter diesem Punkt ist es möglich, mehrere Ansprechpartner/Kontaktbeziehungen (Ehepartner, Kind, Geschwister, Arbeitgeber, Freunde, Empfehlung von, etc.) zum Kunden zu hinterlegen. Dieser kann aus den vorhandenen Kontakten ausgewählt oder neu angelegt werden. Vielfältige Hinterlegung weiterer Kontakte am Kunden 29

34 Bei Neuanlage des Kontaktes über Ansprechpartner wird dieser Kontakt ohne Kontaktart hinterlegt und ist in der Übersicht Alle Kontakte zu finden Bankverbindung (alle Kontaktarten) Zu jedem Geschäftskontakt gehört in der Regel eine Bankverbindung. Um eine Bankverbindung zu einem Kontakt anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: 1) Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche die Kategorie Arbeitsplatz. 2) Wählen Sie links oben in der Hauptnavigation unter Kontaktverwaltung den Punkt Alle Kontakte oder wählen Sie die Art des Kontaktes (Kunden, Interessenten, ) aus, für den Sie weitere Anschriften setzen möchten. 3) Selektieren Sie den Kontakt, dem eine zusätzliche Bankverbindung zugeordnet werden soll. Es öffnet sich ein Formular mit den Kontaktgrunddaten des gewählten Kontaktes. Klicken Sie rechts oben im Ordner Kontaktdaten auf Bankverbindungen. Wenn der Kontakt schon ein oder mehrere Bankverbindungen trägt, werden diese in einer Tabelle im Formularbereich angezeigt. Klicken Sie nun auf den -Button in der Toolbar. Es öffnet sich dadurch im Formularbereich ein Formular, das zur Erfassung der Bankdaten dient. Geben Sie BIC und IBAN ein. Der Ort und die Bank werden automatisch angezeigt. Abschließend speichern Sie die Bankverbindung durch. 30

35 Sie können beliebig viele Bankverbindungen zu einem Kontakt anlegen. Der Haken "Hauptkonto" muss gesetzt werden, wenn Sie ein Konto für die Ausgleichsbuchungen benötigen Kommunikation (alle Kontaktarten) Hier können weitere Daten über den Kunden hinsichtlich der Art und Weise, wie er am besten zu erreichen ist, hinterlegt werden Freistellungsaufträge für Kapitalerträge (Kontaktart Kunde) Sie haben hier die Möglichkeit, Freistellungaufträge für Kapitalerträge des Kunden zu hinterlegen. 31

36 Produktgeber-Agenturnummer und Mitarbeiter-Vermittleragentur-Nr. (Kontaktart Produktgeber und Mitarbeiter) Wenn man einen Datensatz aus der Übersichtstabelle Produktgeber bzw. Mitarbeiter auswählt, erscheint in der Unternavigation ein Menüpunkt für die Vermittleragenturnummer bei Mitarbeitern bzw. Agenturnummern bei Produktgebern Man kann über den -Button eine neue Nummer anlegen, die dann in der Übersichtstabelle erscheint. Schon angelegte Nummern sind durch Anklicken des Datensatzes in der Übersicht editierbar. Zudem kann bei mehreren Nummern eine Hauptnummer vergeben werden. Die Hauptagenturnummer wird mit einem Häkchen angezeigt. Man kann nur eine Hauptagenturnummer vergeben, wird diese mit dem dazugehörigen Datensatz gelöscht wird die Hauptagenturnummer beim nächsten Datensatz gesetzt - falls vorhanden Finanzen eines Kunden (Steuerliche Daten, Einnahmen, Ausgaben) Als Basis einer kompetenten Beratung benötigt der Berater die wichtigsten Finanzdaten des jeweiligen Kunden. mcrm hilft Ihnen dabei, diese Daten zu erfassen und zu verwalten. Die Erfassung und Verwaltung der Daten erfolgt mit Hilfe von Formularen, die weitestgehend selbsterklärend sind. In diesem Abschnitt wird kurz beschrieben, wie diese Formulare aufgerufen und Finanzdaten erfasst werden können. 32

37 1) Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche die Kategorie Arbeitsplatz aus. 2) Wählen Sie links oben in der Hauptnavigation unter Kontaktverwaltung den Punkt Kunden aus. 3) Wählen Sie den Kunden aus. Klicken Sie hierzu mit der Maus in der Tabelle mit den Kundendaten auf die Daten des jeweiligen Kunden, für den Sie Finanzdaten erfassen wollen. Wählen Sie in der Unternavigation den Punkt Finanzen aus. Dadurch öffnet sich im Formularbereich ein Formular, mit dem Sie die wichtigsten Finanzdaten des Kunden erfassen können. Zum Beispiel: Steuerliche Angaben, Wohnsituation, Einnahmen, Ausgaben. Füllen Sie das Formular mit den für Sie relevanten Daten. Um die Finanzdaten zu speichern, betätigen Sie den -Button Finanzstatus/Verträge eines Kunden (neu anlegen oder bearbeiten) Vertragsvorlagen und Tarife werden als Grundlage zum Anlegen eines Vertrages benötigt. Diese können unter der Kategorie Produktvorlagen angelegt werden (Beschreibung hierzu siehe Kapitel 6). Unter der Voraussetzung, dass Vertragsvorlagen und Tarife bereits angelegt wurden, können diese genutzt werden, um Verträge beim Kunden zu erfassen. Befolgen Sie hierzu folgende Schritte: 1) Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche die Kategorie Arbeitsplatz aus. 2) Wählen Sie links oben in der Hauptnavigation unter Kontaktverwaltung den Punkt Kunden aus. 3) Selektieren Sie den Kunden, für den Sie einen Vertrag anlegen möchten. Führen Sie hierzu einen Klick auf den gewünschten Kunden aus. 4) Mit Klicken auf den Punkt Finanzstatus erscheint eine Übersicht aller bisher abgeschlossenen Verträge für den Kunden. Folgende Vertragsarten werden im Finanzstatus angezeigt: Antrag Vertrag Fremdvertrag 33

38 5) Unter Finanzstatus die unterschiedlichen Vertragsgattungen. Klicken Sie eine davon an, öffnet sich eine Übersicht, in der Sie nicht nur neue Verträge anlegen, sondern auch aus den bereits vorhandenen Verträgen des Kunden einen Vertrag zur Bearbeitung öffnen können. Bei der Vertragsspartengattung Versicherungen werden die Verträge nach der jeweiligen Vertragsart nochmals unterschieden. Fremdverträge erscheinen unter Vers.-Verträge Bestätigen Sie in der Toolbar den -Button, wenn Sie einen neuen Vertrag anlegen wollen. Füllen Sie das Formular zum Anlegen eines Vertrages aus. Wenn z. B. bei der Vertragsbezeichnung bestimmte Verträge nicht angezeigt werden, fehlen die entsprechenden Vertragsvorlagen und müssen angelegt werden (sehen Sie hierzu Kapitel 6.3). Je nach ausgewählter Vertragsart erscheint ein Formular: Vertragsgrunddaten, welches im Aufbau gleich ist, aber unterschiedliche Felder - abhängig von der Vertragsgattung - enthält. Folgende Felder bleiben bei allen Vertragsarten gleich: - Vertragsbezeichnung - Vertragsart - Vermittler - Status - Statusgrund - Bearbeitungsstatus Sonstige Felder variieren je nach Vertragsgattung so finden Sie z. B in dem Auswahlmenü zur Darlehensbezeichnung nur die Vertragsvorlagen, bei welcher die Vertragsgattung Darlehen hinterlegt ist. Nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben, klicken Sie auf den -Button in der Toolbar. Ein Vertrag kann, so lange keine Provision gezahlt wurde, gelöscht werden. Zusätzlich ist es vor der ersten Provisionszahlung möglich die Vertragsvorlage (auszuwählen unter Vertragsbezeichnung) zu wechseln, ohne die Vertragsgrunddaten neu eingeben zu müssen. 34

39 Die Dauer eines Vertrages, der über mehrere Jahre bestehen soll, wird durch das Festlegen des Vertragsbeginns (A) und durch die Angabe der Laufzeitjahre (B) automatisch im Feld Ende (C) berechnet. Sollten Sie unterjährige Verträge zeitlich eingrenzen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor. Setzen Sie ein Häkchen beim Kästchen unterjährig (D). Setzen Sie den Vertragsbeginn (A) und das Vertragsende (C) hin. Im Feld Laufzeitjahre (B) wird dadurch die Vertragsdauer errechnet. A C D B Wird in dem Feld Verlängerung in Jahren eine Zahl eingeben, führt dies sobald das Enddatum des Vertrages erreicht ist zu einer automatischen Vertragsverlängerung Vermittlerwechsel In den Vertragsgrunddaten muss bei jedem Vertrag ein Vermittler hinterlegt werden. Da es öfters vorkommt, dass während der Laufzeit eines Vertrages dieser wechselt, ist es möglich einen Vermittlerwechsel am Vertrag zu hinterlegen. Gleichzeitig wird in der Tabelle des Formulars die Historie des Vermittlerwechsels hinterlegt. Nach dem Klicken auf Vermittlerwechsel öffnet sich ein neues Formular. Hier wird der neue Vermittler angelegt und eine Übersicht angezeigt. Sie können den Vermittler neu anlegen, ändern oder löschen. Vermittlerhistorie Eingabe des neuen Vermittlers Liegt der Vermittlerwechsel von heute aus gesehen noch in der Zukunft, wird dies in den Vertragsgrunddaten angezeigt, wenn man die Vertragsgrunddaten nochmals abspeichert. Setzt man den Haken nicht änderbar, können in dem Vermittlerwechsel-Formular die Einträge nicht geändert werden. 35

40 Produkt / Tarif hinterlegen In der Unternavigation der Vertragsgrunddaten können Sie ein Produkt oder einen Tarif hinterlegen. Der hinterlegte Tarif ist abhängig von der Vertragsart und wird - wie Sie hier sehen - unterschiedlich benannt. Der Einfachheit halber sprechen wir in den folgenden Schritten nur noch von einem Produkt. 1) Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche die Kategorie Produktvorlagen. 2) Wählen Sie links oben in der Hauptnavigation Produkt/Tarif Übersicht oder Vertragsvorlagen. Mit einem Klick auf einen der oben genannten Menüpunkte öffnet sich ein Formular, in dem Sie ein Produkt mit dem -Button anlegen können. In dem neuen Formular können Sie alle wichtigen Daten erfassen: Gattung, Sparte, Bezeichnung, etc. Nach Eingabe aller Informationen klicken Sie auf. Bei Vertragsvorlagen beispielsweise können Sie in der Unternavigation auf der rechten Seite bei Produkt- Tarifzuordnung einen neuen Tarif über die Lupe der Tarif noch nicht in der Liste, kann über den zuordnen. Hier erscheint eine Liste mit den Tarifen. Ist -Button ein neuer hinterlegt werden. 36

41 Das ausgewählte Produkt wird nach dem Anklicken mit den dazugehörigen Daten im unteren Formularbereich angezeigt. Hier können Sie die unterschiedlichsten Daten hinterlegen wiederum abhängig von der ausgewählten Tarifvorlage, eine Provisionsdefinition hinterlegen - falls diese noch nicht unter Tarifvorlagen (siehe Punkt 6.1) angelegt wurde - oder verändern, sowie die Zahlungsdaten hinterlegen, welche nach Speicherung automatisch in die Vertragsgrunddaten übernommen werden Mitarbeiterdaten In der Unternavigation erscheinen zusätzliche Menüpunkte zur Auswahl, die nur relevant sind, wenn Mitarbeiter vorhanden sind. Spezielle Mitarbeiterdaten betreffen folgende Bereiche: Mitarbeiter Rechte Strukturebene Strukturansicht Sonderprovision Sparte Sonderprovision Provisionsgeber Stornoreserve Tarif Stornoreserve Sparte Stornoreserve Provisionsgeber Sonderformeln Karriere Nachfolgend wird die Eingabe von Mitarbeiter Grunddaten beschrieben. Zusätzlich wird über das Aufrufen der zuvor aufgeführten Formulare eingegangen. Bei einem Kontakt, der im Ordner Mitarbeiter angelegt wurde, handelt es sich um einen Mitarbeiter. Zu diesem gehören Grunddaten, deren Eingabe im Folgenden beschrieben wird. 1) Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche die Kategorie Arbeitsplatz 2) Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Kontaktverwaltung den Punkt Mitarbeiter aus 3) Es öffnet sich eine Liste mit bereits vorhandenen Mitarbeitern Selektieren Sie einen Mitarbeiter, zu dem Sie Grunddaten eintragen wollen. Es öffnet sich ein Formular, in dem die Kontakt-Grunddaten stehen. ACHTUNG! Kontakt-Grunddaten sind keine Mitarbeiter-Grunddaten. Um Mitarbeiter-Grunddaten einzugeben, sind die folgenden Schritte notwendig. 37

42 Vorgesetztenhistorie Es ist möglich, einen Vorgesetztenwechsel zu hinterlegen. Klicken Sie auf. Dieser wird dann in einem Übersichtsgrid angezeigt Mitarbeiterrechte Mit mcrm können Sie für jeden Mitarbeiter festlegen, welche Rechte er im Applikationsumfeld besitzt und welche Komponenten der Anwendung diesem überhaupt angezeigt werden. Um für einen Mitarbeiter die Rechte zu setzen und zu bestimmen, auf welche Bereiche von mcrm dieser zugreifen darf, gehen Sie folgendermaßen vor: 1) Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche die Kategorie Arbeitsplatz 2) Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Kontaktverwaltung den Unterpunkt Mitarbeiter 3) Klicken Sie mit der Maus in der Tabelle im Formularbereich auf den Mitarbeiter, für den Sie die Zugriffsrechte und Sichten auf mcrm setzen möchten. 4) Wählen Sie in der Unternavigation unter Mitarbeiterdaten den Punkt Mitarbeiterrechte aus. 5) Bestimmen Sie unter Benutzergruppen, ob der Mitarbeiter als Administrator oder Mitarbeiter geführt werden soll. Wenn Sie Ihr eigenes Passwort ändern möchten, gehen sie wie oben beschrieben auf den Punkt Mitarbeiter Rechte. Dort können Sie unter Login Ihr Passwort ändern. Übernehmen Sie Ihre Änderungen anschließend mit dem -Button. 38

43 In mcrm können auch frei definierbare Gruppen mit bestimmten Rechten ausgestaltet werden (wenden Sie sich hierzu an Ihren mcrm Administrator). Nachdem Sie die Rechte für den Mitarbeiter gesetzt haben, legen Sie den Vorgesetzten des Mitarbeiters fest. Zusätzlich sollten Sie bestimmen, ob der Mitarbeiter nur die eigenen Kundendaten, eine spezielle Provisionsstruktur oder alle in der Datenbank geführten Kundendaten einsehen darf. Dies gilt auch für die Interessensicht. Optional kann eingestellt werden, auf welche Mitarbeiterdaten der Mitarbeiter zugreifen darf. Hierbei kann festgelegt werden, ob alle Daten zu Mitarbeitern, die in der Datenbank vorhanden sind, zugegriffen werden kann, keine oder nur auf Mitarbeiter, die im selben Team oder Provisionsstruktur vorhanden sind. Abschließend ist die Vergabe eines Kennworts für den Benutzer möglich. Nur ein Mandanten-Admin (d. h. ein Benutzer der Gruppe Mandanten-Admin ) kann weitere Benutzer anlegen. Es stehen 3 Benutzergruppen zur Auswahl: Mandanten-Admin, Mandanten-Mitarbeiter und Mandanten-Mitarbeiter Light (z. B. für Praktikanten mit eingeschränkten Rechten) Bestätigen Sie den -Button in der Toolbar Strukturansicht Hier finden Sie eine Übersicht in welcher Ebene des Strukturplans sich der von Ihnen ausgewählte Mitarbeiter befindet: Die Sicht zeigt ihm alle Mitarbeiter, die ihm in der Struktur untergeordnet sind und seinen direkten Vorgesetzten. 39

44 2.5.5 Kontaktzusammenführung Hier wird dem Benutzer ermöglicht, Kontakte verschiedener Art zusammenzuführen d. h. zu entscheiden, welche Daten des zu löschenden Kontaktes zu dem zu erhaltenden Kontakt übernommen und welche gelöscht werden sollen. Dies kann sinnvoll sein, wenn z. B. ein Kunde doppelt angelegt wurde, aus einem Interessent ein Kunde geworden ist oder ein Mitarbeiter auch als Kunde im mcrm vorhanden ist. Die folgende Auflistung gibt einen Überblick von allen Zusammenführungsmöglichkeiten der verschiedenen Kontaktarten: Zu löschender Kontakt Kunde Interessent Zu erhaltender Kontakt Kunde, Mitarbeiter Interessent Kunde Mitarbeiter Interessent Werden unterschiedliche Kontaktarten zusammengeführt, ist der Kontakt unter beiden Kontaktarten sichtbar! Beispiel: Wird ein Mitarbeiter mit einem Kunden zusammengeführt, kann man den Kontakt danach unter Mitarbeiter- und Kunden-Übersicht aufrufen. Um das Formular aufzurufen, stehen zwei Wege zur Verfügung: 1. Aufruf über die Unternavigation der Kontaktverwaltung 2. Aufruf über das Kontaktformular Kunde/Interessent/Mitarbeiter 40

45 Im ersten Schritt wählen Sie den zu löschenden Kontakt aus. Hier stehen Ihnen nur Kontakte der Kontaktart Interessent und Kunde zur Verfügung. Als nächstes setzen Sie unter Datenauswahl bei den Daten, die übernommen werden sollen, einen Haken. Es muss mindestens ein Haken in der Auswahl gesetzt sein. Bitte beachten Sie, dass bei einer hinterlegten Hauptanschrift oder Hauptbankverbindung, diese als solche übernommen wird, solange beim zu erhaltenden Kontakt keine Hauptanschrift oder Hauptbankverbindung hinterlegt ist. Ist eine solche im zu erhaltenden Kontakt vorhanden, werden diese als normale Anschrift und normale Bankverbindung hinterlegt. Jetzt entscheiden Sie, ob der Kontakt, der gelöscht werden soll, nach der Zusammenführung noch zur Verfügung stehen soll. Wenn der Haken gesetzt bleibt, wird der Kontakt gelöscht. Kontakte mit Verträgen können nur gelöscht werden, wenn die Verträge mit übernommen werden, also in der Datenauswahl der Haken bei Verträge gesetzt wurde. Kontaktdaten, Personendaten1, Personendaten2 und mcrm werden nicht übernommen. 41

46 -Button. Sie erhalten eine Erfolgsmel- Als letztes klicken Sie auf den dung und werden gebeten, die Zusammenführung zu überprüfen Kontakt suchen In den beiden nachfolgenden Unterkapiteln werden Ihnen zwei Möglichkeiten beschrieben, wie Sie nach Kontakten suchen können Kontaktsuche über Kontaktsuchfunktion Um einen Kontakt mit Hilfe der Kontaktsuchfunktion zu finden, gehen Sie folgendermaßen vor: 1) Wählen Sie im Feld Kategorie auf der Benutzeroberfläche die Kategorie Arbeitsplatz 2) Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Kontaktverwaltung den Unterpunkt Kontaktsuche Bestimmen Sie ein oder mehrere Kriterien, nach denen ein Kontakt gesucht werden soll (siehe im nachfolgenden Screenshot Buchstaben A ). Bestimmen Sie einen Operator (Buchstabe B ) und einen Wert (Buchstabe C ), mit dem das jeweilige Kriterium in Beziehung gesetzt werden kann. Wenn Sie z. B. eine Stadt als Kriterium, als Operator gleich und als Wert Berlin wählen, werden Ihnen alle Kontakte angezeigt, bei denen die Stadt Berlin vermerkt ist. Um sich die Liste anzeigen zu lassen, auf die die formulierte Bedingung zutrifft, bestätigen Sie den Button Kontakt suchen (im Screenshot Buchstabe C ). 42

47 Führen Sie einen Klick mit der Maus auf den gewünschten Kontakt in der Liste im oberen Formularbereich aus. Es öffnet sich ein Kontaktformular, bei dem Sie die Daten des Kontaktes bei Bedarf ändern können. Sollten Sie Kontaktdaten geändert haben, vergessen Sie nicht den -Button zu bestätigen. Wenn Sie den Kontakt einfach nur löschen möchten, bestätigen Sie mit dem -Button Kontakt suchen über alphabetische Sortierung Sie können einen Kontakt auch durch alphabetische Sortierung der Anfangsbuchstaben suchen. Klicken Sie hierzu auf Kontakt. Es erfolgt eine alphabetische Sortierung. Dieser Vorgang funktioniert ebenso mit anderen Attributen wie z. B. Strasse, PLZ, Stadt usw. 43

48 2.5.7 Vertragssuche Unter der Kategorie Arbeitsplatz unter Vertragsverwaltung findet man den Punkt Verträge. In diesem Grid werden alle Verträge, die sich im mcrm befinden, angezeigt. Sie haben auch hier die Möglichkeit, zu sortieren und Filter einzugeben, nach denen im Grid gesucht wird um die Anzeige dementsprechend einzugrenzen. Des Weiteren kann man den Vertrag direkt aus dem Grid heraus aufrufen (Klick auf den ausgewählten Datensatz) und die Vertragsgrunddaten werden angezeigt. 44

49 3 Kategorie Berichte/Reports (Freigabe) Die Werkzeuge in dieser Kategorie helfen Ihnen auf einfache Weise Reports zu generieren. Dies erspart Ihnen komplizierte Datenbankabfragen und erlaubt es, wichtige Informationen in einer repräsentativen Form auf unkomplizierte Art und Weise zu erhalten. Mit einem Bericht können beliebige Daten ausgewertet werden. Berichte erzeugen ein druckbares und exportierbares Ergebnis. Berichte können sortiert, gefiltert und gruppiert werden. Berichte stellen die Grundlage für Serienbriefe dar. Berichte können für das Anlegen von Sicherungen benutzt werden. Übersicht aller auszuführenden, hinterlegten Berichte Generieren neuer Berichte Berichte für Mitarbeiter freigeben Berichtstypen: eigene Berichte: meine eigenen Berichte nur für den Benutzer freigegebene Berichte: Berichte für bestimmte Benutzer öffentliche Berichte: Berichte für alle Benutzer 3.1 Berichtsgrunddaten Klicken Sie auf Bearbeiten & Erstellen generieren Sie über den Bericht. -Button in der Toolbar einen neuen Unter den Berichtsgrunddaten können Sie das Layout festlegen, bestimmen ob der Bericht allen zugänglich sein soll, die Datenquelle des Berichts festlegen und entscheiden, ob Details zusammengefasst werden sollen. Um den Bericht zu speichern und ihn gleichzeitig aufzurufen, klicken Sie bitte auf den -Button. Dies sollten Sie nach Änderungen in den Registerkarten wiederholen, um auch zu kontrollieren, ob der von Ihnen generierte Bericht zu einem Ergebnis führt. 45

50 Wenn Sie Datenaggregate verwenden möchten, muss bei Berichtsgrunddaten das Häkchen bei gesetzt sein. Mit Datenaggregate lassen sich Felder berechnen, z. B. die Anzahl der Zeilen in einer Spalte. Bitte beachten Sie, dass hierzu numerische Felder notwendig sind. Je nach ausgewählter Datenquelle stehen unterschiedliche Felder in der Spaltenauswahl zur Verfügung. Datengrundlage einer Dokumentenvorlage und des darunterliegenden Berichtes müssen identisch sein. 3.2 Spalten Hier wählen Sie die Felder aus, die im Bericht stehen sollen. Sie können die Tabellenspalten formatieren z. B bei Summen die Nachkommastellen anzeigen und diese über das Fußzeilenaggregat (z. B Anzeige von summierten Inhalten in der Fußzeile) zusammenfassen. Das Datenaggregat fasst innerhalb der Tabelle Datensätze zusammen (z. B. Provisionssummen eines Vermittlers). Die Datenaggregate werden nur bei Aktivierung des Feldes "Daten zusammenfassen" (Reiter Berichtsgrunddaten) berücksichtigt. 46

51 3.3 Filter und Sortierungen Die Filterfunktion bietet die Möglichkeit in der Kombination mit den Operatoren Daten zu filtern (z. B. Anrede des Kunden muss mit Frau beginnen). Die Sortierung ermöglicht den Bericht nach Ihren Vorstellungen anzupassen (z. B. Sortierung nach Vermittler oder Kundenummer). Bitte klicken Sie auf Sortierung oder Filter übernehmen, so dass diese beiden Kriterien im Bericht berücksichtigt werden können. 3.4 Gruppierungen Die Gruppierung erlaubt Ihnen den Bericht nochmals übersichtlicher zu gestalten z. B. Darstellung aller Kunden nach Vermittler gruppiert. Bitte klicken Sie auf Gruppierung übernehmen, so dass diese in den Bericht übernommen wird. 3.5 Bericht ausführen Nach dem Betätigen des -Button und Vorschau wird ein Bericht generiert, den Sie ausdrucken können und in verschiedene Formate exportieren können. Diese Vorschau dient auch dazu, zu kontrollieren, ob der Bericht das gewünschte Ergebnis erzeugt oder noch Änderungen vorgenommen werden müssen. Wird der Bericht nach Excel exportiert, werden hinterlegte Formatierungen übernommen. 47

52 4 Kategorie Einstellungen 4.1 Versionsinformation mcrm wird ständig an die Wünsche des Kunden angepasst, so dass verschiedene Versionen der Software vorliegen. Für eventuelle Rückfragen beim technischen Support ist es daher Grundvoraussetzung zu wissen, um welche Version es sich handelt. Um an die Versionsnummer, aber auch an die nötigen Kontaktdaten ihres Ansprechpartners bei technischen Fragen zu gelangen, gehen Sie folgendermaßen vor: Selektieren Sie die Kategorie. Wählen Sie in der Hauptnavigation den Punkt Versionsinformation aus. Im Formularbereich öffnet sich ein Fenster mit entsprechenden Informationen über die Versionsnummer. 48

53 5 Produktvorlagen In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie Verträge und Tarife (Produkte) anlegen und miteinander verknüpfen können, sowie Provisionsdefinitionen definieren und hinterlegen können. Zusätzlich hilft Ihnen mcrm dabei, Finanzprodukte zu kategorisieren. Das Kapitel Verträge und Produkte beinhaltet alle Werkzeuge ihre Finanzprodukte im Kontext von mcrm zu organisieren. Bei Auslieferung sind die wichtigsten Versicherungen und deren Finanzprodukte bereits im System enthalten. 5.1 Produkt-/Tarifvorlagen Ein Produkt/Tarif ist ein Finanzprodukt, das einem Vertrag zugeordnet ist. Einem Vertrag können mehrere Produkte oder Tarife zugeordnet sein. Ein Vertrag hat jedoch mindestens ein Produkt oder einen Tarif. Wie Sie dies definieren, entnehmen Sie der folgenden Anleitung: Selektieren Sie die Kategorie. Wählen Sie in der Hauptnavigation Produkt/Tarif Übersicht aus. Klicken Sie mit der Maus auf den -Button in der Toolbar. Im Formular können Sie einen Produktgeber auswählen, Gebühren und Währung hinterlegen, den Vertrag sperren und notwendige Informationen zum Produkt/Tarif hinterlegen 49

54 Bestätigen Sie den -Button in der Toolbar, um den neuen Tarif anzulegen. Der neu angelegte Tarif wird in der Tabelle im Übersichtsgrid angezeigt. Bei der Vertragsspartengattung "Versicherung" können Sie den Steuersatz hinterlegen, der bei der automatischen Netto/Brutto-Berechnung berücksichtigt wird! Produktsparten können mit der gleichen Bezeichnung in unterschiedlichen Vertragsspartengattungen, Produktarten und Produktgattungen angelegt werden 5.2 Sparten Finanzprodukte und insbesondere Versicherungsverträge lassen sich in Produktgruppen aufteilen, so genannten Sparten. Sollte eine Sparte, die Sie verwenden möchten, nicht in der Liste erscheinen, legen Sie diese neu an. Selektieren Sie die Kategorie. Wählen Sie in der Hauptnavigation unter dem Punkt Sparten die Spartenübersicht aus. Jede Produktsparte wird - auch beim Neuanlegen - einer Vertragsspartengattung der dazugehörigen Produktgattung sowie Produktart zugewiesen. 50

55 5.3 Vertragsvorlagen Vertragsvorlagen helfen bestimmte Informationen zu Verträgen und Tarifen wieder zu verwenden. Eine Vertragsvorlage stellt einen Mantel dar, dem verschiedene Finanzprodukte einer bestimmten Sparte zugeordnet werden können. Dies hat den Vorteil, dass das Anlegen neuer Verträge effizienter und strukturierter realisiert werden kann. Um eine Vertragsvorlage anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: Selektieren Sie die Kategorie. Wählen Sie in der Hauptnavigation den Punt Vertragsvorlagen aus. Sie haben die Möglichkeit die Vertragsvorlage zu sperren, diese steht dann nicht mehr als Vorlage zur Verfügung Produkt/Tarifzuordnung Sie können jeder Vertragsvorlage einen Tarif zuordnen und hinterlegen hiermit, die für diesen Tarif definierte Provisionsdefinition. Sie finden die Zuordnung auf der rechten Seite in der Unternavigation einer Vertragsvorlage 51

56 Wählen Sie aus dem Auswahlmenü den passenden Tarif aus und speichern Sie. 52

57 6 Kategorie Stammdaten 6.1 Teams In einem Unternehmen können der Vertrieb oder andere Abteilungen in unterschiedliche Gruppen unterteilt sein. Aus diesem Grund ist es in mcrm möglich, Mitarbeiter in Teams zusammen zu fassen. Um neue Teams in mcrm anlegen zu können, gehen Sie wie folgt vor: Selektieren Sie die Kategorie. Wählen Sie in der Hauptnavigation den Punkt Teams aus. Sie sehen das Übersichtsgrid mit allen angelegten Teams. Klicken Sie auf den -Button in der Toolbar, um ein neues Team hinzuzufügen. Geben Sie den Namen des Teams ein, das Sie neu anlegen möchten und verfassen bei Bedarf einen kurzen Text im Textfeld Beschreibung, das dieses Team charakterisiert. Bestätigen Sie den -Button in der Toolbar. Wählen Sie das neu angelegte Team aus dem Übersichtsgrid aus. Im Formularbereich können Sie nun verschiedene Mitarbeiter zu einem Team zusammenstellen. Selektieren Sie hierzu einen Mitarbeiter und bestätigen mit der Maus den oft, bis das Team zusammengestellt ist. -Button. Wiederholen Sie den Vorgang so 53

58 -Button. In der Tabelle im Formu- Nachdem Sie das Team zusammengestellt haben, bestätigen Sie den larbereich wird das neue Team aufgeführt. 6.2 Dokumentenvorlagen Neue Dokumentenvorlage hinzufügen Hier können Sie die Vorlagen für Serienbriefe erstellen. Selektieren Sie die Kategorie. Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Vorlagen den Unterpunkt Dokumentenvorlage aus. Über den -Button können Sie eine neue Vorlage anlegen. 54

59 Vergeben Sie einen Dateinamen, wählen Sie die Datengrundlage (z. B. bei Anschreiben: Kontakt), stellen Sie die Typzuordnung von Statisches Dokument auf Textvorlage, wählen entsprechende Quelldatei von Ihrem PC aus und klicken Sie auf den -Button. Die Vorlage wird nun in der Übersichtsseite der Dokumentenvorlagen angezeigt Bestehende Dokumentenvorlage bearbeiten Möchten Sie eine bereits vorhandene Dokumentenvorlage bearbeiten, klicken Sie Ihre Vorlage in der Liste mit der Maus an. Ändern Sie wenn gewünscht den Namen, wählen Sie eine neue Quelldatei aus, führen Sie den Upload, mit Klick auf aus und bestätigen Sie mit Speichern. 55

60 Allgemeines Wenn Sie nun einen Kunden aufrufen, können Sie über das -Symbol Ihre eben gespeicherte Vorlage auswählen. In diesem Fall finden Sie Ihr Dokument in der Gruppenzuordnung: ohne Gruppenzuordnung. Die Feldliste zur eigenen Erstellung eines Serienbriefs mit Serienbrieffelder finden Sie online auf -> Grundlagen in der Serienbrieferstellung werden vorausgesetzt! Sie können aber bereits vorhandene Vorlagen online auf beziehen. Hier finden Sie Anschreiben, Vertragsspiegel, Stammdaten usw.) Verwenden Sie diese Beispiele als Vorlage für Ihre Dokumentenvorlagen. Sie können diese natürlich individuell gestalten Dokumentenvorlage einer Gruppe hinzufügen Selektieren Sie die Kategorie. Wählen Sie in der Hauptnavigation unter Vorlagen den Unterpunkt Dokumentenvorlagen aus. Es erscheint rechts in der Unternavigation ein Menü, hier wählen Sie Dokumentengruppen. Über den -Button können Sie eine neue Gruppe anlegen z. B. Serienbriefe. 56

61 Wenn Sie auf Speichern geklickt haben, erscheint auf der rechten Seite ein neuer Punkt Dokumentengruppen, mit einem Klick auf die Lupe können Sie, all Ihre bereits erfassten Vorlagen, der gewünschten Gruppe hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass neu angelegte Vorlagen erst nach erneutem Aufruf des Vorlageneditors im Feld "Vorlage öffnen" zur Auswahl stehen. Um aus einem Bericht/Report heraus einen Serienbrief auszuwählen, darf dieser nicht ohne Gruppenzuordnung sondern in der Gruppe Serienbriefe gespeichert sein. 57

62 7 Synchronisation mit Microsoft Outlook 7.1 Programm installieren Mit folgenden Links können Sie das Programm für die Synchronisierung von mcrm mit Microsoft Outlook herunterladen. Prüfen Sie auf Ihrem Rechner welche Bit-Version Sie benötigen. Gehen Sie dafür in die Systemsteuerung Ihres PCs. Klicken Sie auf System 58

63 Unter Systemtyp finden Sie Ihre Bit-Version. Haben Sie ein 32 Bit-Betriebssystem, klicken Sie den ersten Link an: Bei einem 64 Bit-Betriebssystem, verwenden Sie den zweiten Link: Es öffnet sich der Internetexplorer und es erscheint ein Hinweisfenster mit der Frage, wie Sie mit dieser Datei verfahren wollen. Klicken Sie auf Datei öffnen. Das Programm wird nun heruntergeladen. Wurde der Download fertiggestellt, öffnet sich folgender Ordner Doppelklick auf OutlookSync32, danach führen Sie ebenfalls mit einem Doppelklick auf setup.exe die Anwendung aus. Hinweisfenster mit Ausführen bestätigen. 59

64 Bestätigen Sie alle kommenden Schritte mit Weiter. Es ist lediglich unter Anwendungspfad der Pfad für das mcrm einzugeben: Achten Sie auf korrekte Schreibweise, wenn Sie den Anwendungspfad: eintippen! 7.2 Programm ausführen und mit Microsoft-Outlook synchronisieren Ist das Programm erfolgreich heruntergeladen, finden Sie das Programm: unter im Ordner: Avario CRM. Mit Klick auf AvarioOutlookSync wird die Anwendung gestartet. 60

65 Für die Synchronisierung ist Ihr Profil anzulegen, geben Sie bitte Ihre mcrm Zugangsdaten ein. Im Programm selbst, wird Ihnen angezeigt, welche Daten synchrosiert wurden und welche nicht. Ausserdem sehen Sie das Datum, wann die letzte Synchronisierung stattgefunden hatte. Folgende Elemente stehen Ihnen nun zur Verfügung Das ausgewählte (blau markierte) Profil wird synchronisiert Einstellungen: Profil konfigurieren Die komplette Profilliste wird synchronisiert Je nachdem wie Sie Ihr Profil konfigurieren, können Kontakte und/oder Termine mit mcrm synchronisiert werden. Die Synchronisation können Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenn Sie das Programm beenden möchten, klicken Sie links oben auf Datei und Beenden. 61