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1 Titel : Authr : Kategrie : Geschäftsprzessmdellierung Fragenkatalg Nadja Vggenreiter Snstige-Skripte

2 1. Definieren Sie die Begriffe Geschäftsprzessptimierung und kntinuierliche Przessverbesserung, geben Sie deren gängige englischen Fachbezeichnungen an und grenzen Sie die Begriffe anhand der in der Tabelle angegebenen Merkmale vneinander ab. kntinuierliche Przessverbesserung (Cntinus prcess imprvement) - durch KVP sllen die ptimierten Przesse stets verbessert und den strategischen Zielen und dem permanenten Wandel der Märkte angepasst werden - Przessrganisatin, die die Aktivitäten innerhalb eines Przesses und zwischen den Przessen krdiniert, ist sehr hilfreich - Japanischer Ansatz: Kaizen ( Optimierung im Kleinen ) Geschäftsprzessptimierung (Business Prcess (Re-)Engineering) - Grundsätzliches Überdenken und Neuentwurf der Geschäftsprzesse - Kultureller Unterschied, d.h im englischen Sprachraum radikalerer Ansatz im deutschen ist BPR=GPO - Ziel: Erneuerung und Optimierung vn Aufbau- und Ablaufrganisatin nicht nur die Wirtschaftlichkeit und Effizienz, sndern auch die Flexibilität des Unternehmens zu verbessern Aspekt GPO KVP Effekt Verbesserungsumfang Revlutinär (Neugestaltung der Przesse auf grüner Wiese ) Radikal, massive Verbesserung in relativ kurzer Zeit Zeitlicher Rahmen Begrenzt, Prjektcharakter unbegrenzt Ksten hch gering Evlutinär (Bestehende Przesse ptimieren) Führt erst längerfristig zu erkennbaren Verbesserungseffekten Erflgschancen / Risik hch Überschaubar Rlle der IT Enabler Sekundär, ftmals nur Autmatisierung bestehender Abläufe Hauptbeteiligte Prjektteam, Führungskräfte Alle Mitarbeiter 2. Nennen Sie mindestens 4 strategische Unternehmensziele, die mit der Einführung und Frtführung eines integrierten Geschäftsprzessmanagements verflgt werden können. Neue Prduktlinie Neue Marktausrichtung Umsatzsteigerung Kstensenkung 2

3 3. Nennen Sie mindestens 6 Kenngrößen zur Beurteilung der Effizienz vn Przessen. Durchlaufzeiten Anteil der Liege-, Einarbeitungs- und Übertragungszeiten an der Durchlaufzeit Anzahl rganisatrischer Brüche Anzahl systemtechnischer Brüche (Schnittstellen innerhalb eines Anwendungssystems) Anzahl Medienwechsel Datenredundanzen Kapazitätsauslastung (Sind meine MA auch ausgelastet?) Ksten 4. Welche Möglichkeiten bieten Ihnen High-End Mdellierungswerkzeuge beim Einsatz in einem GPO-Prjekt? Beschreiben Sie wesentliche Funktinalitäten und deren Anwendung im Prjekt anhand des in der Übung kennen gelernten Werkzeuges ARIS-Tlset. ARIS verfügt über s genannte Beschreibungssichten und Beschreibungsebenen. Navigatinsmöglichkeiten über Hierarchiebenen meines Przessmdells Datenbankgestützte Verwaltung vn Objekten -> keine Redundanzen Durchführung vn Business-Case-Animatinen Zusatztls für Przesskstenrechnung Semantikchecks -> Strukturregeln, Existenzregeln, Beziehungsregeln Reprts -> z.b. zur Erstellung vn QM-Handbuch Analyse -> Orgbrüche, Systembrüche Mehrbenutzerfähgikeit Netzwerkfähigkeit Grßes Methdenangebt 5. Wrauf ist beim Einsatz slcher Werkzeuge zu achten? Vrgehensmdell Knventinen Metamdell (das ich mit dem Mdul auch das mdellieren kann, was ich mdellieren will) 6. Welche anderen Mdellierungswerkzeuge kennen Sie? Visi Prfessinal Prmetheus System Architect Bnapart 3

4 7. Nennen Sie die 6 Grundsätze rdnungsgemäßer Mdellierung und geben Sie jeweils ein kurzes Beispiel an. Wie werden diese in ARIS realisiert? Richtigkeit - Syntaktische (Vllständigkeit + Knsistenz) und semantische Krrektheit (Struktur) - Z.B. Namensknventinen, Nutzung der (min, max)-ntatin für Kardinalitäten Relevanz - Mdell sllte nicht mehr Infrmatinen als ntwendig enthalten - Nur das abbilden, was dem Mdellierungszweck entspricht - Z.B. Zerlegung der Funktinsbausteine in maximal drei Stufen Klarheit - Mdell muss für den Adressaten verständlich und verwendbar sein - Z.B. Anrdnung der Funktinen vn ben nach unten und vn links nach rechts Vergleichbarkeit - Knventinsgerechte Objektbenennung - Gleiche Mdellierungsknstrukte - Äquivalente Detaillierungsgrade - Z.B. Namensknventinen, Begriffsbausteine, Strukturbausteine Systematischer Aufbau - Fördert die Integratinsfähigkeit vn Mdellen, die in unterschiedlichen Sichten entwickelt wurden. - Z.B. Bezug zur Datensicht durch die Funktinsbenennung herstellen, Nutzung der (min, max)-ntatin für Kardinalitäten Wirtschaftlichkeit - Erstellungsaufwand des Mdells? - Nutzen des Mdells? - Verwendungsdauer des Mdells? - Z.B. Referenzmdelle, Tleinsatz 4

5 8. Nennen Sie 6 wesentliche Mdelltypen in ARIS und deren Verwendungszweck. Aus jeder ARIS- Sicht muss mindestens ein Mdelltyp beschrieben werden. Organisatinssicht - Organigramm Darstellungsart für Organisatinsstrukturen Bildet Verteilung der betrieblichen Aufgaben ab Datensicht - Fachbegriffsmdell Wegen Begriffsvielfalt in Unternehmen Erhöht eventuell die Akzeptanz der erhbenen Infs im Unternehmen Erlaubt Synnym-Verwaltung + Pflege der Beziehungen zwischen den Objekten der Datenmdelle und den erhbenen Fachbegriffen Fachbegriffe können miteinander in Beziehung stehen und hierarchisiert werden - eerm (erweitertes Entity-Relatinship-Mdell) - eerm-attributzurdnungsdiagramm Funktinssicht - Funktinsbaum (Hierarchiediagramm) Hierarchisierter Aufbau der Unternehmensfunktinen Zurdnung der Funktinen zu ihren Unterfunktinen kann in einem Baum Objekt- verrichtungs- der przessrientiert erflgen Darstellung als Funktinsbaum dient zur Reduzierung der Kmplexität, ist jedch statisch Verwendungszweck Definitin vn Zielen (Unternehmens-, Prjektziele,..) Hierarchisierung vn Zielen Unterstützung der Ziele durch Funktinen Quantifizieren der Zielerreichung durch Zurdnung vn Erflgsfaktren (Kennzahlendefinitin) - Zieldiagramm Welche Ziele verflge ich mit meiner Geschäftsprzessmdellierung? Definitin der Unternehmensziele + Hierarchisierung Kennzahlendefinitin zur Quantifizierung der Zielerreichung Objekte: Ziel, Erflgsfaktr, Funktin, Leistung - Y-Mdell Leistungssicht - Leistungsbaum Aus welchen Teilleistungen setzt sich eine Leistung zusammen? Statisches Mdell Darstellung der Beziehungen der Leistungen zu den Unternehmenszielen 5

6 Leistung ist Dienstleistung der Sachleistung (Prdukt) Steuerungssicht (Przesssicht) - Wertschöpfungskettendiagramm Welche Funktinen im Unternehmen sind direkt an der Wertschöpfung beteiligt? Funktinen werden in Frm einer Funktinsflge miteinander verbunden und bilden smit eine Wertschöpfungskette Funktinen können in Unterfunktinen zerlegt werden -> Hierarchisierung - eepk (erweiterte ereignisgesteuerte Przesskette) Ablaufrganisatin wird dargestellt Grundelemente Ereignis (passiv) -> kennzeichnet eine Situatin, einen bwl. Zustand und löst Funktin aus Funktin (aktiv) -> fachliche Aufgabe / Tätigkeit an einem Objekt zur Unterstützung vn Unternehmensziel(en) Verknüpfungsperatren (UND, ODER, XOR) -> stellt lgische Verbindung zwischen Funktinen und Ereignissen her - Vrgangskettendiagramm (VKD) bildet ereignisgesteuerte Przesskette ab übersichtliche, leicht lesbare Darstellung vn ganzheitlichen, abteilungsübergreifenden Przessketten einfaches Erkennen vn Schwachstellen Nachteil: Przesse mit vielen Verzweigungen und Schleifen sind aufgrund der Spaltenanrdnung schlecht darstellbar - Funktinszurdnungsdiagramm Zur Reduzierung der Kmplexität vn eepks -> übersichtlichere Darstellung der GP Stellt die Transfrmatin vn Input- zu Outputdaten einer Funktin dar Als Input-/Output-Daten können flgende Objekttypen verwendet werden: Cluster/Datenmdell Entitytyp Beziehungstyp und uminterpretierter Beziehungstyp ERM-Attribut Fachbegriff 6

7 9. Beschreiben Sie Aufbau und Funktinen eines QM-Handbuches. Aufbau 1. Einleitung 2. Anwendungsbereich 3. Nrmative Verweisungen 4. Begriffe 5. Qualitätsmanagement-System 6. Verantwrtung der Leitung 7. Management der Ressurcen 8. Prduktrealisierung 9. Messung, Analyse und Verbesserung Funktinen - Sicherung (durch Analyse der Przesse) - Wirtschaftlichkeit (durch Optimierung der Geschäftsprzesse) - Qualitätsbewusstsein (durch Einbeziehung aller Mitarbeiter) - Führung (durch Festlegung vn Gesamt- und Teilzielen) - Verkaufsförderung (als Marketing-Instrument) - Nachweis (für Prdukt- und Prduzentenhaftung) - Darstellung (Przesse / Prdukte auf neuestem Stand der Technik) 7

8 10. Wie führen Sie in einem GPO-Prjekt eine IST-Analyse durch? Welche Vraussetzungen müssen gegeben sein, welche Zielsetzung verflgen Sie, welche wesentlichen Aktivitäten müssen Sie ausführen, wrauf müssen Sie achten? Durchführung - Einzelinterviews / Gruppenwrkshps - Aufbereitung - Review - Präsentatin vr Prjektkernteam Aktivitäten - Tlknventinen definieren - Kerngeschäftsprzesse ermitteln - Organisatinsstrukturen, Funktinsmdelle, Kerngeschäftsprzesse und Kerndatenbereiche erheben - IV-Infrastruktur erheben - Analyse der Przesse - Schwachstellen pririsieren - Verbesserungsptentiale ermitteln - Präsentatin der Ergebnisse Zielsetzung - Identifizierung vn Schwachstellen - Lkalisierung vn Verbesserungsptentialen - IST-Analyse b und in welchem Umfang? Darauf ist zu achten! - Pririsierung der Przesse Erlöswirksame Kernprzesse Kstenintensive Supprtprzesse Przesse mit hhem Organisatinsaufwand Detaillierungsgrad definieren! - S detailliert wie nötig und nicht wie möglich (nur das auswählen, was ich auch brauch) Vraussetzungen - Prjektvrbereitung (Phase vrher)! - Interviewrichtlinien - Grundsatz der Relevanz (nichts erfassen, was nicht gebraucht wird) - Tls - GOM 8

9 - Knventinen festlegen 11. Welche Maßnahmen umfasst Geschäftsprzessmanagement? Welche wesentlichen Aktivitäten müssen dazu unternmmen werden? Maßnahmen - planerische, rganisatrische und kntrllierende Maßnahmen zur zielrientierten Steuerung der Wertschöpfungskette eines Unternehmens hinsichtlich Qualität, Ksten, Zeit und Kundenzufriedenheit. Aktivitäten - Strukturierung und Optimierung vn Przessen - Erkennen und Definieren vn Schnittstellen - Aufgabengerechtes Steuern vn Abläufen - Ermittlung vn Kennzahlen für die Erkennung vn Zielabweichungen 12. Nach welchen drei Hauptklassen können Unternehmensprzesse gegliedert werden? Geben Sie für jede Klasse ein Beispiel in Frm eines Hauptprzesses an. Kernprzess (Geschäftsprzess) - Przess, dessen Aktivitäten einen direkten Bezug zum Prdukt eines Unternehmens aufweisen und damit einen Beitrag zur Wertschöpfung leisten - Ist an bersten Zielen des Unternehmens ausgerichtet (Geschäftsziele) - Besitzt Schnittstellen zu Marktpartnern des Unternehmens (Kunden, Lieferanten) - Z. B. Kreditvergabe, Prduktentwicklung Supprtprzess - Przess, dessen Aktivitäten aus Kundensicht selbst nicht wertschöpfend ist, der aber ntwendig ist, um Kernprzess ausführen zu können - Z.B. Auftragsabwicklung 13. Was versteht man unter dem Begriff Simultaneus Engineering? Teilaufgaben eines Prduktentstehungsprzesses werden nahezu zeitgleich in Angriff genmmen 14. Mit ARIS wurde ein Architekturmdell zur Beschreibung vn Przessen in der Vrlesung detailliert besprchen. Nennen Sie 4 Ansätze vn Architekturmdellen. Zachman-Framewrk PROMET Ganzheitliche Infrmatinssystem-Architektur (ISA) Semantisches Objektmdell (SOM) 15. Was ist für den praktischen Nutzen slcher Architekturmdelle vn entscheidender Bedeutung? Integrierter Ansatz: Architektur + Methdenangebt + Werkzeugunterstützung 9

10 16. Nennen Sie die unterschiedlichen Arten vn Referenzmdellen, deren Sinn und geben Sie jeweils ein Beispiel an. IST-Mdell (= Abbild der realen Welt d.h. Mdell des IST-Przesses) SOLL-Mdell (= zukünftige, ptimale Möglichkeit, veränderte bwl. Realität) Referenzmdell (= wird an SOLL-Mdell angepasst; z.b. Unternehmens- und Branchenmdelle (R3 Referenzmdell)) 17. Welche wesentlichen Prbleme müssen bei der Einführung vn Standardsftware-Prdukten gemeistert werden? Qualifikatinsprbleme Standardisierungsprbleme Organisatinsprbleme 18. Beschreiben Sie anhand der nachflgenden Grafik die 3 Ebenen der Geschäftsprzessptimierung und deren Zusammenhänge. Strategische Unternehmensziele <-> Geschäftsprzesse <-> Sftware 10

11 19. Aus welchen Phasen besteht das Vrgehensmdell zur Geschäftsprzessptimierung? Welche wesentlichen Aktivitäten werden in den einzelnen Phasen ausgeführt? Wie lässt sich diese Thematik in den Rahmen Przessmanagement einrdnen? Vrbereitungsphase - Prblemstellung erfassen - Prjektphasen grb definieren - Vrgehensweise definieren - Methden definieren - Werkzeuge definieren - Prjektrganisatin definieren Strategische Planung - Analyse des Unternehmensumfelds - Bestimmung strategischer Geschäftsfelder - Festlegung strategischer Ziele - Aufnahme und Analyse der Unternehmensziele - Festlegung der Erflgsfaktren - Ermittlung Umsetzungsmöglichkeiten - Definitin Prjektziele IST-Analyse - Tlknventinen definieren - Kerngeschäftsprzesse ermitteln - Organisatinsstrukturen, Funktinsmdelle, Kerngeschäftsprzesse und Kerndatenbereiche erheben - IV-Infrastruktur erheben - Analyse der Przesse - Schwachstellen pririsieren - Verbesserungsptentiale ermitteln - Präsentatin der Ergebnisse Erstellung SOLL-Knzept - Alternative Sllabläufe definieren, bewerten und auswählen - Sll-Abläufe mit Hilfe vn Kenngrößen beurteilen - Erfrderliche Organisatinsstruktur festlegen - Stellenbeschreibung aus Przessen generieren - Quantitativen Persnalbedarf planen - Erfrderliche Lösungen für IV-Systeme festlegen - Qualifizierungsmaßnahmen beschließen 11

12 - Präsentatin Erstellung Realisierungsknzept - Einführungs- und Integratinsplan für Geschäftsprzesse, Aufbaurganisatin und IV- Systeme festlegen - Sftwareverwendung planen - SSW bewerten - Organisatrische Zuständigkeiten bestimmen - Maßnahmenkatalg erstellen - Übergangslösungen definieren - Schulungsknzept erstellen - Präsentatin der Ergebnisse Implementierung Realisierungsknzept - Schulung der Mitarbeiter - Umstellung auf Sllprzesse vrbereiten - Neue Aufbaurganisatin einsetzen - Sllabläufe testen - Implementierung der fachlichen Przesse - Przesse krrigieren - Sll-Ist-Vergleiche durchführen - Präsentatin der Ergebnisse Regelmäßige Erflgskntrlle - Marktbebachtung - Aktualisierung der Unternehmensziele überwachen - Überprüfung der Przesse (Ablauf) - Überprüfung der Kennzahlen für die Przesse 20. Was bedeutet ATS? Multiuserfähigkeit 21. Nennen Sie ARIS-Mdellierungsknventinen. Methdenfilter Beziehungstypen Attribute Bennenungen Grafische Darstellung Aufbau der Datenbank 12

13 22. Nennen Sie die 4 ARIS-Perspektiven. Datensicht - Zustände und Ereignisse Funktinssicht - auszuführende Funktinen (Vrgänge) swie ihre Zusammenhänge untereinander bilden dieses Sicht Organisatinssicht Hier werden die Bearbeiter und Organisatinseinheiten swie deren Beziehungen und Strukturen zusammengefasst Przesssicht (Steuerungssicht) - Mit der Zerlegung des Przesses in einzelne Sichten wird zwar die Kmplexität reduziert, allerdings gehen die Zusammenhänge der Przesselemente zwischen den Sichten verlren Steuerungssicht beschreibt die Verbindungen zwischen den Sichten Beziehungen können systematisch und redundanzfrei erfasst werden 23. Welche Arten vn Filtern kennen Sie? Gesamtfilter, Easy-Filter, prjektspezifische Filter, erweiterter Filter 24. W liegt der Unterschied zwischen Ausprägungsebene und Definitinsebene? Definitinsebene = DB-Ebene (Objekte liegen nur einmal in DB) Ausprägungsebene -> Objekte einmal in DB aber mehrmals als Instanzen in Mdellen verwendbar 25. Welche Kpiermdi gibt es unter ARIS? Ausprägungskpie Variantenkpie (Behandlung vn Ausnahmen + Unterscheidung vn IST- und SOLL-Mdell) Definitinskpie 26. Nennen Sie 5 ARIS-Knventinen. Grafikknventinen Namensknventinen Prjektknventinen Bereichs- und Themenspezifische Knventinen (Filter, vrknfigurierte Aris-DB) Mdellierungsmethden Gruppenhierarchie Unternehmensweite Mdellierungsgrundsätze (Przesslandschaft, Vrgehensmdell, Methdendkumentatin) 13

14 27. Nennen Sie die 6 Grundfunktinalitäten vn ARIS und deren Vrteile. Objektrientiert Semantikchecks Reprtmöglichkeiten Simulatin vn Abläufen Verifikatin vn Abläufen DB-Orientierung Layut-Funktinalitäten Multi-User-Funktinalität Filter 28. Definieren Sie den Begriff Hinterlegung. Funktinen in Übersichtsdarstellungen können durch Hinterlegungen im Detail beschrieben werden Ermöglicht Navigatin Detail-eEPK trägt den gleichen Namen wie grbe Funktin, der sie hinterlegt ist Detail-eEPK muss mit den gleichen Ereignissen beginnen und enden wie grbe Funktin 29. Definieren Sie den Begriff Mdellgenerierung. (Wzu dient die autmatische Mdellgenerierung?) aus bestehendem Mdell wird neues Mdell vn anderem Mdelltyp abgeleitet 30. Ordnen Sie das Thema Przessmdellierung im Zusammenhang mit TQM ein. Auf Basis der mdellierten Przesse lässt sich TQM einführen (-> demingsche Reaktinskette) 31. Wie können ISO/TQM durch ARIS-Tlset und QM-Scut unterstützt werden? Durchgängige Dkumentatin der Geschäftsprzesse Mdellierungshilfen durch Vrgehens- und Beispielmdelle Aufruf vn Dkumenten und Anwendungen direkt aus dem System Einfache Erstellung der QM-Dkumente durch Nutzung vn Reprts Przesse stehen durch die Multiuser- u. Netzwerkfähigkeit allen Beteiligten im Unternehmen zur Verfügung Elektrnische, papierlse Verfügbarkeit des QM-Systems, leichte Pflege, kein Verteiler, keine Lenkung Kntinuierliche Verbesserung der Przesse Gestaltung effizienter Przesse durch Przesskennzahlen, Benchmarking, Przesskstenrechnung und Simulatin Erweiterbarkeit zu einem Ttal Quality Management System 14

15 32. Nennen Sie Gefahren bei der Mdellierung. Steigende Kmplexität vn Przessmdellierung und Przessmdellen Zahlreiche Tls -> zahlreiche Methden Verschiedene Vrgehensmdelle für verschiedene Methdiken Steigende Zahl und Vielfalt vn Mdellerstellern Steigende Zahl und Vielfalt vn Mdellnutzern Steigende Zahl und Vielfalt vn Mdellierungsmethden 33. Was sind die wesentlichen Punkte, die man vr dem Einsatz des ARIS Tlset für ein Prjekt definieren sllte. Was will ich mdellieren? Wie will ich es mdellieren? Wer ist beteiligt, wer mdelliert? Knventinen - Mdellierungsebenen auswählen - Mdellierungsmethden auswählen - Gruppenhierarchei aufbauen - Benutzer anlegen undd verwalten - Namensknventinen - Grafikknventinen - DB Management 34. Nennen Sie 2 Beispiele für Semantikchecks. (Ist Mdellierung semantisch in Ordnung? / Ist kritisches Attribut immer gepflegt wrden?) Existenzregeln Beziehungsregeln 35. Nennen Sie die Ziele vn TQM (Demingsche Reaktinskette). Verbesserte Qualität führt zu Verbesserter Prduktivität Sinkenden Ksten Und damit wettbewerbsfähigeren Preisen Sichere Marktanteile Festigung des Unternehmens Sichere Arbeitsplätze -> Langfristiger wirtschaftlicher Erflg des Unternehmens! 15

16 36. W liegen Objekte in der ARIS-DB? Drt, w sie zuerst definiert wurden (Gruppe), falls sie nicht verschben wurde. 37. Wzu dient der ARIS-Webpublisher? Datenbankinhalte unabhängig vn Plattfrm und Betriebssystem kmmunizieren (über Intranet, Internet) Dadurch ist weltweiter Austausch vn Geschäftsprzessen möglich (-> Geld sparen) Mitarbeiter können schnell und unkmpliziert auf Unternehmensprzessmdelle zugreifen Mdelle lassen sich mit ARIS-Webdesigner bearbeiten Mdelle können heruntergeladen und anschließend in ARIS imprtiert und bearbeitet werden Einarbeitung neuer Mitarbeiter Lizenzksten sparen Feedback Möglichkeit 38. Nennen Sie 3 unterschiedliche Mdellierungsmethden. Petri-Netzen, IDEF0, IDEF1 16