Elektronisches Dokumentenmanagement. Änderungen ab 2002

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1 Elektronisches Dokumentenmanagement Änderungen ab 2002 Dr. Mathias Philipp Dortmund 24. Januar 2002

2 1. Einleitung 2. Datenzugriff durch die Finanzverwaltung 2.1 Rechtliche Änderungen 2.2 Auslegung der Finanzverwaltung durch die GDPdU 2.3 Folgen für den Steuerpflichtigen 2.4 Lösungsansätze zur Vorbereitung auf den Datenzugriff 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

3 3. Das Signaturgesetz vom Ziele, Funktion und Anwendungsgebiete des Signaturgesetztes 3.2 Formen der elektronischen Signatur 3.3 Voraussetzung zur Anwendung der Signatur 3.4 Konsequenzen 4. Handlungsbedarf 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

4 1. Einleitung Neue Herausforderungen Signaturgesetz vom Änderung der Abgabenordnung (Steuersenkungsgesetz) FAIT 1 und EPS KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

5 1. Einleitung Neue Herausforderungen => Erweitere Zugriffsrechte der BP => Erweitere Aufbewahrungspflichten des Steuerpflichtigen 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

6 1. Einleitung 2. Datenzugriff durch die Finanzverwaltung 2.1 Rechtliche Änderungen 2.2 Auslegung der Finanzverwaltung durch die GDPdU 2.3 Folgen für den Steuerpflichtigen 2.4 Lösungsansätze zur Vorbereitung auf den Datenzugriff 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

7 2. Datenzugriff durch die Finanzverwaltung 2.1 Rechtliche Änderungen: 146, 147, 200 AO Archivierungsanforderungen: Jederzeitige Verfügbarkeit der Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) Unverzügliche Lesbarkeit Maschinelle Auswertbarkeit Beispielsweise über DMS 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

8 Zugriff auf das DV-System durch die Finanzverwaltung gemäß 147 Abs. 6 AO Rechte der Finanzverwaltung: Einsicht in die gespeicherten Daten Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung und Auswertung Bereitstellung von Unterlagen und Aufzeichnungen auf einen maschinell verwertbaren Datenträger Beispielsweise über DMS oder über Standardsoftware 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

9 Unterstützung der Finanzverwaltung durch den Steuerpflichtigen gemäß 200 Abs. 1 AO Erläuterung und Hilfestellung bei Nutzung des EDV-Systems Fertigung maschineller Auswertungen Bereitstellung eines PC mit Zugangsbefugnis einschließlich Anleitung und Hilfestellung Die Kosten trägt der Steuerpflichtige gemäß 147 Abs. 6 AO 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

10 2.2 Auslegung durch die Finanzverwaltung BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 (GDPdU) Themengebiete: (1) Zugriffsmöglichkeiten bei der Betriebsprüfung (2) Archivierung digitaler Unterlagen (3) Übergangsregelung (4) Mitwirkungspflichten 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

11 (1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung Zugriff ausschließlich auf steuerlich relevante Daten Daten, welche für die Besteuerung von Bedeutung sind Primär steuerlich relevante Daten: => FiBu, Anlagen-, Lohnbuchhaltung Sekundär steuerlich relevante Daten: Auch darüber hinausgehende steuerlich relevante Bereiche 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

12 (1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung Arten des Zugriffs: Unmittelbarer Zugriff Mittelbarer Zugriff Datenträgerüberlassung Wahl des Zugriffs im Ermessen der Finanzverwaltung 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

13 (1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung Arten des Datenzugriffs: Unmittelbarer Zugriff: Betriebsprüfer nutzt DV-System des Steuerpflichtigen selbst Mittelbarer Zugriff: Auswertungen durch Steuerpflichtigen oder Dritten auf Anordnung des Betriebsprüfers Datenüberlassung: Aushändigung der Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern Beachte: Grundsatz der Verhältnismäßigkeit 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

14 (1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung Unmittelbarer Datenzugriff Nur in Räumlichkeiten des Stpfl. oder eines Dritten zulässig (keine Fernabfragen, Remote Access) Nur Lesezugriff: lesen, filtern, sortieren und auswerten Kein Herunterladen von Dateien durch Betriebsprüfer Auswertung anhand der vom Stpfl. eingesetzten Hard- und Software Kein Einspielen von Prüfsoftware durch Betriebsprüfer Steuerpflichtige ist für Datensicherheit selbst verantwortlich 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

15 (1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung Mittelbarer Zugriff Umfang des Zuganges wie bei unmittelbarem Zugriff (Nur-Lesezugriff, kein Einspielen von Prüfsoftware) Auswertungen durch Steuerpflichtigen oder von ihm beauftragten Dritten Auswertungen durch Dritte bei ausgelagerter Buchhaltung 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

16 (1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung Datenträgerüberlassung Überlassung von Daten auf Datenträgern Auswertung erfolgt im System der Betriebsprüfer Rückgabe- und Vernichtungsverpflichtung bzgl. der Datenträger bzw. den Daten durch die Betriebsprüfer (Organisation) ACL, WinIdea 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

17 (2) Archivierung digitaler Unterlagen Originär digitale Unterlagen sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu speichern Papier oder Microverfilmung nicht ausreichend pdf-, jpg-dateien nicht ausreichend 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

18 (2) Archivierung digitaler Unterlagen Originär digitale Unterlagen: In elektronischer Form eingehende Unterlagen (z.b. EDI-Eingangsrechnung) Im DV-System erzeugte Daten, die zur Weiterverarbeitung in einem DV-gestützten Buchführungssystem geeignet sind (pdf, Microfilm nicht ausreichend) Ausnahme: Elektronische Erzeugung aber nicht für Weiterverarbeitung geeignet (z.b. Textdokumente) Aber steuerlich relevante Migration aller Daten, bis zum Abschluss der Betriebsprüfung 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

19 (3) Übergangsregeln: Zugriff nur bei Betriebsprüfungen, die nach dem beginnen Vor dem archivierte Daten Keine Verpflichtung zur Einspeisung von Daten in DV-System bei unverhältnismäßig hohem Aufwand Ausnahme: 3. Variante des Zugriffs: Datenträgerüberlassung Rückwirkung auf alte Jahre möglich, sofern Daten im System vorhanden 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

20 (3) Übergangsregeln: DV-Systemwechsel nach Alte Hard- und Software ist nicht vorzuhalten, wenn Auswertung der Daten durch neues System gewährleistet ist. Datenvolumen bei Migrationsprojekten steigt KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

21 (4) Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen Zurverfügungstellung der Hard- und Software Einschulung des Betriebsprüfers in das System Abstellen von Personal bei Fragen Einrichtungen von Zugriffsbeschränkungen einschließlich Sicherstellung von Daten- und Systemschutz 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

22 1. Einleitung 2. Datenzugriff durch die Finanzverwaltung 2.1 Rechtliche Änderungen 2.2 Auslegung der Finanzverwaltung durch die GDPdU 2.3 Folgen für den Steuerpflichtigen 2.4 Lösungsansätze zur Vorbereitung auf den Datenzugriff 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

23 2.3 Folgen für den Steuerpflichtigen Risiken Identifizierung steuerlich relevanter Daten Belastungen durch umfassende Mitwirkungspflichten Folgen unterschiedlicher Auffassung von Steuerpflichtigem und Finanzverwaltung 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

24 Risiken Gefahr der Preisgabe geschützter Daten (z.b. Verrechnungspreise, personenbezogene Daten) Gefahr der Preisgabe von Betriebsgeheimnissen Gefahr des Zugriffs auf Daten außerhalb der Prüfungsanordnung (Jahre, Steuerarten) Keine Kontrollmöglichkeit hinsichtlich des Zugriffs Gefahr des grenzüberschreitenden Zugriffs bei entsprechender Verknüpfung der Systeme soweit Daten in AO-Bereich fallen. (auch bei -genehmigter- Verlagerung der Buchführung ins Ausland) Offene Frage: Haftung bei Beschädigung von Hardware, Software, Daten 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

25 Identifizierung steuerlich relevanter Daten Primär steuerlich relevante Daten (FiBu, Lohnbuchhaltung, Anlagenkartei) Zugriff möglich; evtl. Sperrung einzelner Bereiche Sekundär steuerlich relevante Daten Im Einzelfall steuerlich relevante (z.b. MaMi, Kosten- u. Leistungsrechnung) Zugriff vom Steuerpflichtigen gesondert zu gewähren Steuerlich nicht relevante Daten Kein Zugriff 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

26 Belastungen durch umfassende Mitwirkungspflichten Zurverfügungstellung der Hard- und Software Einschulung des Betriebsprüfers in das System Abstellen von Personal bei Fragen Einrichtungen von Zugriffsbeschränkungen Sicherstellung von Datenschutz und Systemschutz 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

27 Folgen unterschiedlicher Auffassungen Das Finanzamt kann Zwangsmittel androhen, festsetzen und vollziehen Besteuerungsgrundlagen schätzen 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

28 Folgen unterschiedlicher Auffassungen Der Steuerpflichtige kann, wenn der Zugriff noch nicht erfolgt ist: Einspruch einlegen Aussetzung der Vollziehung beantragen Ggf. Klage vor dem Finanzgericht erheben 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

29 Folgen unterschiedlicher Auffassungen Der Steuerpflichtige kann, wenn der Zugriff bereits erfolgt ist: Einspruch gegen Steuerbescheid einlegen Aussetzung der Vollziehung beantragen Ggf. Klage vor dem Finanzgericht erheben Gegen unberechtigten Zugriff Fortsetzungsfeststellungsklage erheben 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

30 1. Einleitung 2. Datenzugriff durch die Finanzverwaltung 2.1 Rechtliche Änderungen 2.2 Auslegung der Finanzverwaltung durch die GDPdU 2.3 Folgen für den Steuerpflichtigen 2.4 Lösungsansätze zur Vorbereitung auf den Datenzugriff 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

31 2.4 Lösungsansätze zur Vorbereitung auf den Datenzugriff Zugriffsbegrenzung der Finanzverwaltung auf die grundsätzlich steuerlich relevanten Daten (Sperrung des Zugriffs auf andere Daten) Identifizierung der steuerlich relevanten Daten Entwicklung Zugriffsschutz inkl. periodische Abgrenzung => spezielles BP-Zugriffsprofil Getrenntes System mit gesondertem Bestand der steuerlich relevanten Daten Untersuchung der Archivsysteme Lösungsansätze können nur unternehmensspezifisch entwickelt werden 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

32 3. Das Signaturgesetz vom Ziele, Funktion und Anwendungsgebiete des Signaturgesetztes 3.2 Formen der elektronischen Signatur 3.3 Voraussetzung zur Anwendung der Signatur 3.4 Konsequenzen 4. Handlungsbedarf 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

33 3. Das Signaturgesetz vom Ziele, Funktion und Anwendungsgebiete des Signaturgesetztes Ziele Funktion Anwendungsgebiete 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

34 Ziele: Der fortschreitenden Informationstechnologie gerecht werden Schutz vor Manipulationsmöglichkeiten wie: Veränderung gesendeter Nachrichten Empfänger kann Inhalt verändern Empfänger streitet Erhalt der Nachricht ab Absender kann das Absenden der Nachricht verleugnen 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

35 Funktion: Siegel für elektronische Daten Lässt den Absender (Authentizität) und die Unverfälschtheit (Integrität) der Daten erkennen Ist nicht zu verwechseln mit der Verschlüsselung von Daten 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

36 Signatur und Verschlüsselung 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

37 Anwendungsgebiete: Elektronische Abrechnungen Verwaltungsvorgänge: Abgabe von Angeboten nach Ausschreibungen Textverarbeitung: Versenden von autorisierten s oder Dokumenten Internet-Buchungen: Buchung von Flug- und Bahntickets 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

38 Anwendungsgebiete: Virtuelle Behördengänge: Ummelden des Wohnsitzes Gesundheitssektor: Autorisierter Zugang zu vertraulichen Dokumenten Zugriff auf Intranets: Abrufen und Ändern von Daten 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

39 3.2. Formen der elektronischen Signatur Einfache elektronische Signatur Lässt lediglich Absender erkennen Z.B. PGP Fortgeschrittene elektronische Signatur Verwendung von Smart Card und PIN Qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung Genehmigungsverfahren, Identitätskontrolle Zertifikat, auf der Signatur beruht, wurde von einem Zertifizierungsanbieter erstellt 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

40 3.3 Voraussetzungen zur Anwendung der elektronischen Signatur Absender: Signaturschlüsselpaar, bestehend aus einem geheimen privaten und dem dazugehörigen öffentlichen Schlüssel Computer mit Chipkartenlesegerät und entsprechender Software Empfänger: Computer mit der entsprechenden Software Öffentlichen Schlüssel des Absenders 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

41 3.4 Konsequenzen Ergänzung des 14 Abs. 4 UStG durch das Steuersenkungsgesetz 14 Absatz 4 Satz 2 UStG: Als Rechnung gilt auch eine mit einer digitalen Signatur nach dem Signaturgesetz vom 22. Juli 1997 (BGBl. I S. 1870, 1872) in der jeweils geltenden Fassung versehene elektronische Abrechnung. Tritt am 1. Januar 2002 in Kraft 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

42 3.4 Konsequenzen Kein Vorsteuerabzug für elektronische (Eingangs-) Rechnungen ohne elektronische Signatur - Einzel- oder Sammelrechnung bzw. Datenprotokoll noch möglich - Aber Archivierungspflicht wegen BP, da originär el. Dokument Vorsicht bei der Versendung einer elektronischen signierten Rechnung und zugleich einer Rechnung gleichen Inhalts per Briefsendung (Organisation) Archivierung der benötigten Schlüssel (Lesbarmachung) Archivierung aller (?) Konvertierungen der EDI-Nachrichten (Verschärfung ggü. FAMA 1/1995) Nur natürliche Personen erhalten eine elektronische Signatur 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

43 3.4 Steuerliche Konsequenzen Berechtigung zum Vorsteuerabzug nur, wenn Anbieter sich in Deutschland einem Genehmigungsverfahren unterzogen hat EU-Richtlinie sah Genehmigungsverfahren nicht vor Alleingang des deutschen Gesetzgebers Daher Vorsicht bei ausländischen Anbietern die ein entsprechendes Genehmigungsverfahren in ihrem Land nicht durchlaufen haben (Verlust des Vorsteuerabzugs) 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

44 3. Das Signaturgesetz vom Ziele, Funktion und Anwendungsgebiete des Signaturgesetztes 3.2 Formen der elektronischen Signatur 3.3 Voraussetzung zur Anwendung der Signatur 3.4 Konsequenzen 4. Handlungsbedarf 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

45 4 Handlungsbedarf Inhaltliche Vorbereitung auf BP-Prüfung - Ermittlung steuerlich relevanter Daten - Eskalationsverfahren / Organisation des Umgangs mit dem BP - Buchführung ins Ausland verlagert? - Andere Gesellschaften auf System Zufallsfunde - Auslandsgesellschaften betroffen? - Falls 14 UStG: Organisation der Schlüssel- und Dokumentenarchivierung Vorbereitung der BP-Prüfung - Zugriffsschutz angemessen? - Schutz personenbezogener Daten gegeben? - Schaffung der technischen Voraussetzungen für Datenüberlassung - Organisation der Datenüberlassung, des Datenzugriffs 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

46 Diplom-Wirtschaftsinformatiker Dr. Mathias Philipp Certified Information Systems Auditor Prokurist Information Risk Management Theodor-Heuss-Anlage 12 D Mannheim Tel. +49 (621) Fax +49 (621) Mobile +49 (172) KPMG Deutsche Treuhand-Gesellschaft Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft - Mitglied von KPMG International 2001 KPMG Dr. Mathias Philipp Elektronisches Dokumentenmanagement ab

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