Planung einer Messe. Checkliste. Marketing. Grundlagen

Transkript

1 Marketing Checkliste Planung einer Messe Grundlagen Planung sollten frühzeitig und gründlich geplant werden. Mit dieser Checkliste entgeht Ihnen nichts! Checkliste Einstieg Was wollen Sie mit der Veranstaltung erreichen? Was ist unsere Botschaft im kognitiven Bereich, im Verstandesbereich? Was erwartet der Markt von uns? Was erwartet der Markt vom Wettbewerb? Wie positionieren wir uns nachhaltig? Die Zielgruppe oder wer? Wer sind die Teilnehmer, wieviele sind es? Woher kommen sie? Welche Bedürfnisse haben sie? Welche Sprachen sprechen, aus welchen Kulturen kommen sie? Der Zeitpunkt und Zeitraum oder wann? Wann soll der Event stattfinden? Gibt es schon einen festgelegten Zeitpunkt? Wer konkurriert mit Ihrem Zeitetat? Geht es auch schneller? Die Destination und Location oder wo? Indoor oder Outdoor? Die Erreichbarkeit: An- und Abfahrt an einem Tag, bei jedem Wetter? Finden Sie die richtige Hotelkapazität mit Veranstaltungs- Know-how? Gibt es andere Grossveranstaltungen an diesem Tag? managertool.ch

2 Der Anlass oder was? Wer alle ansprechen will, erreicht niemanden! Haben Sie Mut zur Lücke! Der Anlass muss stimmig sein! Die Ziele oder wann? Nur wenn die Ziele eindeutig formuliert sind, ist später eine Kontrolle möglich, ob und wie sie erreicht wurden. Aus diesen Abweichungen können wir dann lernen. Die Idee oder wie? Wo liegt unsere Kernkompetenz? Wie lässt sie sich glaubhaft und nachhaltig vermitteln? Visualisieren wir? Welche Handlungsangebote sollen wie vermittelt werden? Das Budget oder wieviel? Wie hoch ist das Budget? Unser Ersatzbudget? Und auf welche andere Ressourcen können wir zurückgreifen? Wieviel eigenes und/oder externes Personal steht zur Verfügung? Der Schluss oder der Höhepunkt? Welche Einstellungen sollen verstärkt werden im affektiven Bereich, also im emotionellen Bereich? Ein Event ist kein Selbstzweck sondern eine Plattform für unsere (Nutzen-)Botschaften. Deshalb definieren wir zunächst den Schluss, dann den Anfang. Messe-Informationen Gebäude, Hallen Fachgebiete Aussteller-, Besucherzahlen Auswertung, Aussteller-, Besucherumfragen 2 managertool.ch

3 Angebot Produktesortiment Produktekenntnisse Neuheiten Demonstrationsgeräte, Prototypen Anwendungen, Verwendungszweck Vorteile, Nutzen Lieferzeiten Serviceleistungen Preise, Rabatte Referenzen Kontakt Kundenkategorien, VIPs (Ansprechpartner) Kontaktnahme, Besuchsablauf Gesprächsanbahnung, Gesprächsziele Verkaufsargumente Kundenberatung Einwände und Fragen Wünsche, Anregungen, Tipps Reklamationen, Kritik Hilfsmittel Besucher-, Umsatzstatistiken (Tagesjournal) Gesprächsberichte (Bestell-)Formulare Werbematerial, Prospekte Preislisten Visitenkarten Pressemappe Dia-, Videovorführung Briefkasten 3 managertool.ch

4 Aufgabenverteilung Einsatz- und Ablösungsplan Empfang Verkauf Beratung Bewirtung Büro, Telefon Auslandmessen Marktrecherchen Exportfähigkeit der eigenen Produkte Messeziele: Beeinflussung der Firmenimages Präsentation neuer Produkte Konkurrenzfähigkeit Neue Produkte Produkt- und Sortimentgestaltung Pflege bestehender Kontakte Schaffung neuer Kontakte Vertreterbesuche konkrete Verkaufsabschlüsse Auswahl einer Wirtschaftsregion Auswahl bestimmter Messen Information über: Markt Messen Fördermöglichkeiten (Wirtschaftsförderung) Messebudget Vorbereitung Bestimmen des Messekoordinators Anmeldung beim Veranstalter firmeninterne Vorbereitung für: Exponate 4 managertool.ch

5 Prospekte Werbemassnahmen Reiseplanung persönliche Vorbereitung Detailplanung Standplanung Standbau Standausstattung Standbesetzung Transport / Logistik Kontakte am Messestandort suchen (Botschaft, Handelsabteilungen) Besucherwerbung detaillierte Kostenplanung erstellen: Grundkosten (Standmiete, Energie, Anmeldegebühren) Standbau und -gestaltung (Grafik, Dekoration) Standservice und Kommunikation (Fremdpersonal, Bewirtung, Werbung, Katalog, Telefon, Telefax) Transport (Spedition, Versicherung, Verpackung) Personal- und Reisekosten Messevorbereitung und -nachbereitung Flug, Hotel, Visum, Impfungen Last Minute Planung überprüfen Sicherheitspaket zusammenstellen Kopien der wichtigsten Unterlagen anfertigen (Aufträge, Bestellungen, Rechnungen) Grafiken Prospekte Geschäftskarten Namensschilder Werbegeschenke Finanzen Formulare (Tagesberichte, Auftragsformulare) 5 managertool.ch

6 Reiseplanung im Unternehmen bekannt geben Standbetrieb vorbereiten (Personal, Bewirtung) Budget Vorbereitungsphase Kosten für Informationsbeschaffung Konzeption und Organisation Standkosten Platzmiete Stand-Entwurf, Konzept eventuell Modul-Stand Herstellung, Beschriftungen, Beleuchtung Ausstattung, Mobiliar, Dekoration Auf- und Abbau Reinigung Bewachung Materialeinlagerung Ausstellungsobjekte Modelle Spezialanfertigungen Demonstrationsgeräte Technische Installationen Wasser Elektrizität Telekommunikation zusätzliche Installationen (Dia, Video etc.) Transport Transport Zölle, Gebühren etc. 6 managertool.ch

7 Versicherungen Elementarschaden Diebstahl Transport Haftpflicht Diverses Animation (Künstler, Preise etc.) Parkplätze Blumen / Pflanzen Verbrauchsmaterial Büromaterial Werbung / PR Direct-Mailing(s) / Einladungen Gutscheine für Einkäufer, Gratiskarten Inserate in Tages- und Fachpresse Inserat im Messekatalog Obligatorischer Eintrag im Messekatalog Prospektmaterial Tragtaschen Korrespondenzkleber (Werbekleber für Geschäftsbriefe etc.) Give-aways Presse Mailing(s) Pressemappen Pressekonferenz (Raummiete, Bewirtung, Dolmetscher evtl. Reisespesen VIP-Journalisten etc.) Personal Bekleidung (Namensschilder etc.) Schulung Reise- und Aufenthaltsspesen Verpflegung eventuell temporäres Personal 7 managertool.ch

8 Bewirtung / Betreuung Getränke / Snacks (inkl. Geschirr, Gläser etc.) Non-Food (Erste-Hilfe-Kasten, Stadtpläne etc.) VIP-Betreuung / Kunden-Essen Übrige Durchführungskosten Follow-up-Phase Sicherung und Wertung der Resultate / Manöverkritik / Interner Schlussbericht / Schlussrechnung Auswertung der Messekontakte Nachbearbeitung durch den Verkauf und/oder durch separate Telefonmarketing-Aktion Sonstiges Eventuell messebegleitende Veranstaltungen (gemäss separatem Budget) Diverses / Unvorhergesehenes / Reserve Controlling Messepräsenz (im eigenen Urteil / im Urteil der Besucher) Plazierung Auftritt Standgestaltung, Standkonzept Angebot, Neuheiten Technische Hilfsmittel Dokumentations-, Werbematerial Personal / Verhalten Werbung und PR Statistische Auswertung Besucher (Kunden, Potentielle, Informanten) Verkäufe Verkaufsanbahnungen, Nach-Messegeschäft Umsatz Beratungen 8 managertool.ch

9 Ziel-Erreichung Zielpublikum Gesetzte Ziele Kosten / Nutzen Kostenabrechnung Budgetvergleich Kosten- / Nutzenanalyse Organisation Vorbereitungsphase Durchführungsphase am Stand Back-office Follow-up-Phase Was war gut? Was ist wie verbesserungswürdig? Urteile Geschäftsleitung, Marketingleitung Standpersonal Besucher Eventuell Messeleitung Geschäftsfreunde, Konkurrenten Medien-Echo Allgemeine Trendanalyse Marktlage (Chancen, Gefahren, neue Märkte) Neue Techniken, Innovationen Neue Anwendungsgebiete Ergebnisse der Konkurrenzbeobachtung 9 managertool.ch

10 Schlussfolgerungen für das Gesamtunternehmen (Unternehmenspolitik) für das Management (Unternehmensstrategie) für Marketing und Verkauf (Verkaufsstrategie) für den Aussendienst für die Entwicklungsabteilung auf das Sortiment bezüglich Werbung und Public Relations bezüglich betriebsinterner Abläufe bezüglich einer weiteren Messebeteiligung Internet von A Z Notwendige Ausrüstung PC Server Faxmodem Telefonanschluss Internet-Abonnement Kabel Stecker Info-Ressourcen Mitarbeiterinnen Kunden / Lieferanten Wettbewerber Realisation Abo-Provider Agenturen, Designer Verlage Einsatzmöglichkeiten lokal und global intern und extern 10 managertool.ch

11 Informationsmedium Ausbildung, Training Sales, Promotion, Werbung Kommunikations-Tool Kundendienst Datentransfer ( ) Marktrecherchen (Internet) Promotion Briefschaften Visitenkarten auf allen Werbeträgern Vorteile multimedial (Ton, Bild, Animation) kostengünstig multifunktional (siehe Einsatzmöglichkeiten) Breite des Angebots 24 Stunden-Öffnungszeiten lokaler und globaler Marktzutritt lokaler und globaler User Geschwindigkeit Breite des Angebots Nachteile eher anonym noch kaum dialogfähig rascher Wandel des Mediums Fülle des Angebots zeitraubendes Surfing Schwellenängste 11 managertool.ch

12 Kommunikation Werbemassnahmen Vorankündigung (Direct Mailing) Einladung (Direct Mailing) mit Beilage Einkaufsgutschein Eventuell weitere Direct Mailing(s) Besucher-Informations-Paket der Messe Faxwerbung Inserat(e) Beilage (Tageszeitung / Fachzeitschrift) Radio-, TV-Spot Hinweis auf allen Geschäftsdrucksachen Einschaltung des Aussendienstes Plakat(e) Eintrag, Inserat im Messekatalog Besucherprospekt der Veranstaltung Zusätzliche Werbemöglichkeiten während der Messe Miete von Werbefläche innerhalb des Messegeländes Imageprospekt verteilen, auflegen Geschäftsbericht Produkteprospekt(e) (technische Daten) Firmenperiodikum Spezieller Messeprospekt (z.b. Neuheiten) Katalog(e) Dia, Video, Film Give-aways Tragtaschen Werbemassnahmen nach der Messe Nachfass-Mailing(s) Inserat(e) Telefon-Marketing 12 managertool.ch

13 6 bis 3 Monate vor Messebeginn Kontakt mit Fachzeitschriften aufnehmen Neuheiten mit Informationen rund um unsere Firma und Ihre Tätigkeiten ankündigen Fachartikel über ein Tätigkeitsgebiet verfassen, auf das unsere Firma spezialisiert ist Ca. 3 Monate vor Messebeginn Durchführung einer Medienkonferenz diskutieren. Wenn ja, Thema und Termin bestimmen, Gastreferenten anfragen Ca. 2 Monate vor Messebeginn Festlegen, welche Redaktionen angeschrieben werden sollen (Adressen auf den neuesten Stand bringen): lokale Tageszeitungen überregionale Tageszeitungen Publikumszeitschriften Fachpresse (In- und Ausland) Wirtschaftspresse Radio, TV Nachrichtenagenturen Zeitschriften von Verbänden, Organisationen, Behörden etc. freie Journalisten Programm und Ort der Medienkonferenz fixieren Ca. 1 Monat vor Messebeginn Einladungen an Medien versenden (mit Antwortkarte) zur Medienkonferenz zum Besuch am Stand Ca. 10 bis 3 Tage vor Messebeginn Telefonische Nachfassen bei den wichtigsten Redaktionen Versand der Pressemappen an Abgemeldete am Vortag der Pressekonferenz Kontrolle aller organisatorischen Details am Veranstaltungsort der Medienkonferenz 13 managertool.ch

14 Interne Vorbereitung der Medienkonferenz (auch für unliebsame Journalistenfragen gewappnet sein) Während der Messe Genügend Pressemappen auflegen Besuche von Journalisten am Stand registrieren (Visitenkarten verlangen) Pressemappe als internes Informationsmaterial an Standpersonal verteilen Organisation Vorbereitung Projektleitung Standleitung Konzeption, Briefing Auftragsvergabe an Standgestalter Infrastruktur Elektrizität / Wasser / Druckluft Telekommunikation Standbau Herstellung Auf- und Abbau Ausstattung / Mobiliar Reinigung Angebot Produkte-Disposition Fertigstellung Neuheiten Sonderanfertigungen (Prototypen, Modelle etc.) Sonstiges Material Transporte / Versicherungen Animationen 14 managertool.ch

15 Personal Rekrutierung Ausbildung Betreuung Gäste, VIPs Einladung Betreuung Rahmenprogramm Organisatorisches Hotelreservation Parkplätze Bewirtung Blumen / Pflanzen Büromaterial Verbrauchsmaterial Back-Office während der Messe Messe-Nachbearbeitung Finanzen Budget Buchhaltung Abrechnung Weiteres Werbung Public Relations Flankierende Massnahmen 15 managertool.ch

16 Veranstalter, Messeplätze Messe Basel Postfach 4021 Basel Tel Fax Internet: BEA bern expo Mingerstr. 6, Postfach 3000 Bern 22 Tel Fax Internet: Orgexpo / Palexpo Case postale Grand-Saconnex Tel Fax Interriet: Comptoir Suisse Palais de Beaulieu Case Postale Lausanne 22 Tel Fax Olma Messen St. Gallen Splügenstr. 12, Postfach 9008 St. Gallen Tel Fax Internet: Messe Zürich AG für Internationale Fachmessen und Spezial-Ausstellungen, Schaffhauserstr Zürich 16 managertool.ch

17 Tel Fax lnternet: Private Veranstalter Ornaris Waldhöheweg Bern 25 Tel Fax lnternet: Lumag Luzerner Messe- und Ausstellungsgenossenschaft Horwerstr Luzern Tel Fax Mediag Messe-Dienst AG Obere Waidstr. 17 Postfach Zürich Tel Fax Reed Messen (Schweiz) AG Bruggacherstr Fällanden-Zürich Tel Fax lnternet: Wigra Expo AG Seestr Oberrieden Tel Fax ZT Zentralschweizer Fachmessen AG 17 managertool.ch

18 Luzern-Birmenstorf Postfach Birmenstorf AG Tel Fax lnternet: Verbände / Organisationen Verein Messen Schweiz VMS Postfach 9013 St. Gallen Tel Fax Internet: Schweizerische Zentrale für Handelsförderung Osec Stampfenbachstr Zürich Tel Fax Internet: Interessengemeinschaft Schweizer Standbau IGS Sekretariat Postfach Zürich Tel Fax Internet: FKM Suisse c/o Bea Bern Expo Mingerstr. 6, Postfach 3000 Bern 22 Tel Fax Schweizerische Landesausstellung Expo 2001 Place de la Gare 4 18 managertool.ch

19 2002 Neuchâtel Tel Fax Internet: Schweiz Tourismus Bellariastr. 38, 8027 Zürich Tel Fax Internet: M.C.Events Marketing-Allianz für Business Events Postfach Dübendorf 1 Tel Fax info@mcevents.ch Internet: Vertretungen von ausländischen Messeplätzen AMK, Ausstellungs-Messe Kongress GmbH., Berlin fairteam Messe PR + Promotion Viaduktstr Basel Tel Fax Messe Düsseldorf, Nowea International GmbH, Düsseldorf lntermess Dörgeloh AG Obere Zäune 16, 8001 Zürich Tel Fax Messe Frankfurt GmbH, Messe Frankfurt International Vertretung für die Schweiz und Liechtenstein Münchensteinerstrasse 274 A Postfach 4002 Basel 19 managertool.ch

20 Tel Fax Messe Friedrichshafen c/o Mercari AG Betriebsberatungen Schwerzenbachstrasse 10 Postfach, 8117 Fällanden Tel Fax Hamburg Messe c/o Handelskammer Deutschland-Schweiz Peter Burger Tödistrasse Zürich 20 managertool.ch