Prüfen und entscheiden statt heften und kopieren

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1 Prüfen und entscheiden statt heften und kopieren Prozessoptimierung durch elektronische Vorgangsbearbeitung Dr. Lars Algermissen Magdeburg, PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 1

2 Unnehmensprofil der PICTURE GmbH Prozessmanagement als Baustein der Verwaltungsmodernisierung Methoden- und Werkzeugunstützung der PICTURE GmbH Anwendungsbeispiele Fazit & Diskussion PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 2

3 Unnehmensprofil der PICTURE GmbH Prozessmanagement. Einfach. Machen Spin-off der WWU Müns (ERCIS) Idee: Übertragung anwendungsorientier Forschung in die Verwaltungspraxis Beratungs-, Qualifizierungs- und Softwareunnehmen Spezialisiert auf alle Ebenen der öffentlichen Verwaltung 30 Mitarbei am Standort Müns Enge Verzahnung zu Forschung und Wissenschaft (ERCIS) Unstützt und gefördert vom BMWi und der AFO Müns PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 3

4 Wir beraten deutschlandweit Organisationen aller Verwaltungsebenen mit Schwerpunkt auf Kommunen Beispielhafte Fragestellungen Prozessorientier Verwaltungsmodernisierung Identifikation von IT-Potenzialen Erstellung von Orga-Handbüchern Umsetzung der EU-DLR Prozessoptimierung Prozessbenchmarking Softwareeinführung Qualitäts- und Wissensmanagement Einführung E-Government PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 4

5 Unnehmensprofil der PICTURE GmbH Der Beitrag der PICTURE GmbH für ein erfolgreiches Prozessmanagement Methode Prozessplattform Inhalte Qualifizierungsansatz leich fachlicher Zugang 5-6x schneller als klassische Methoden konsistent, wiederverwendbar, vergleichbar, auswertbar angepasst auf den öffentlichen Sektor Technische Nutzbarmachung der PICTURE- Methode Komplett webbasiert Prozessmanagement für Anwender der Fachebene über 2000 Geschäftsprozesse aller Verwaltungsebenen Umfangreicher Katalog an Referenzprozessen Umfangreicher Katalog an Verbesserungspotenzialen Einbindung der Verwaltungsmitarbei Befähigung zur nachhaltigen Verwaltungsmodernisierung Multiplikatorenansatz PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 5

6 Unnehmensprofil der PICTURE GmbH Prozessmanagement als Baustein der Verwaltungsmodernisierung Methoden- und Werkzeugunstützung der PICTURE GmbH Anwendungsbeispiele Fazit & Diskussion PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 6

7 Prozessmanagement ist ein Kernbereich der Verwaltungsmodernisierung Treiber der Verwaltungsmodernisierung Mehr Aufgaben und Anforderungen durch Gesetzgeber, Bürger, Wirtschaft Einschränkung und Abbau von Leistungen ist politisch oft nicht gewollt Frage: Wie kann mit sinkenden Ressourcen das Leistungspotenzial erhöht bzw. gewahrt werden? Handlungsfelder der Verwaltungsmodernisierung Rechts- und Verwaltungswissenschaften Gestaltung der gesetzlichen Regelungen für das Verwaltungshandeln Politik Politische Gestaltung der Rahmenbedingungen (z. B. Föderalismusreform, Neugliederung von Verwaltungsebenen) BWL Übertragung betriebswirtschaftlicher Konzepte auf die Verwaltung Ansatz der PICTURE GmbH Organisatorische und technische Verbesserung von Verwaltungsprozessen als Modernisierungsansatz PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 7

8 Prozessorientierung schärft den Blick für das Ganze????? F E U E R?! E? U? E?!? PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 8

9 Die Verbesserung des Front-Office steigert die Servicequalität senkt aber keine Kosten Potenziale zu Effizienzsteigerungen liegen im Back-Office PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 9

10 Führungskräfte schrecken häufig vor verwaltungsweiten Modernisierungsansätzen zurück entscheidungsrelevante Informationen fehlen Fehlende Transparenz Fehlende Transparenz PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 10

11 Die PICTURE GmbH deckt Nutzenpotenziale von Modernisierungsansätzen auf und liefert Hinweise auf eine Einführungsstrategie PICTURE Reorganisationspotenzial Reorganisationsentscheidungen in Öffentlichen Verwaltungen mit PICTURE Entscheidungsträger Potenzieller Nutzen der Reorganisation PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 11

12 Unnehmensprofil der PICTURE GmbH Prozessmanagement als Baustein der Verwaltungsmodernisierung Methoden- und Werkzeugunstützung der PICTURE GmbH Anwendungsbeispiele Fazit & Diskussion PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 12

13 Durch ein dreistufiges Vorgehen identifizieren wir gezielt die erfolgversprechendsten Handlungsfelder für eine Kommune Die Prozesslandkarte erlaubt eine strategische Priorisierung der Handlungsfelder für die prozessorientierte DMS-Einführung Das Prozessregis enthält Basisinformationen zu allen Prozessen der selektierten Handlungsfelder und bildet die Basis eines nachhaltigen Einführungskonzeptes Die Prozessanalyse dient der Anforderungserhebung, der Potenzialabschätzung und der Prozessoptimierung im Vorfeld der DMS- Einführung PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 13

14 Eine Prozesslandkarte dient als Basis einer strukturierten strategischen Diskussion BEISPIEL s - g n ru h ü F e s e z r o p strategisch operativ Struktur Prozesse Leitbild Ziele Verwaltungsführung Controlling Berichtswesen Kennzahlen Anforderungen Aufgabentyp Prozesstypen & Beispiele Strukturierungsgrad Leistungen e s e z ro p rn e K Bürger Unnehmen Behörden Mittler strategische Planung operativer Vollzug Politische Grundsatzfragen Infrastrukturplanung Fördermaßnahmen Staatliche Transferleistungen Genehmigungs -/ Antragsverfahren Kontrollmaßnahmen Melde- und Anzeigeprozesse Strategien für Stadtentwicklung, Sicherheit, Umweltschutz (Hoch -)Schulen, Straßen, Kindergärten, Flächennutzung Familien, Jugend, Wirtschaft, Wohnungsbau Sozialhilfe, BAföG, Rente Bauen, Unnehmensansiedlung, Sondererlaubnisse, Befreiungen Bauordnung, Wohnraumkontrolle, Verkehrsüberwachung Einwohnerwesen, Statistik, Personenstand, Gewerbewesen unstrukturierte Einzelfälle teilstrukturierte Sachfälle strukturierte Routinefälle Bürger Unnehmen Behörden Mittler - e rt s o p z e u r o S p prozessbezogen prozessübergreifend Beschaffung Registratur Personalwesen EDV Justiziariat Kasse Archiv Kredit- und Finanzwirtschaft PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 14

15 Eine strategische Entscheidung für DMS kann z.b. darin bestehen, sich auf den Supportbereich und operative Kernprozesse zu konzentrieren BEISPIEL s - g n ru h ü F e s e z r o p strategisch operativ Struktur Prozesse Leitbild Ziele Verwaltungsführung Controlling Berichtswesen Kennzahlen Anforderungen Aufgabentyp Prozesstypen & Beispiele Strukturierungsgrad Leistungen e s e z ro p rn e K Bürger Unnehmen Behörden Mittler strategische Planung operativer Vollzug Politische Grundsatzfragen Infrastrukturplanung Fördermaßnahmen Staatliche Transferleistungen Genehmigungs -/ Antragsverfahren Kontrollmaßnahmen Melde- und Anzeigeprozesse Strategien für Stadtentwicklung, Sicherheit, Umweltschutz (Hoch -)Schulen, Straßen, Kindergärten, Flächennutzung Familien, Jugend, Wirtschaft, Wohnungsbau Sozialhilfe, BAföG, Rente Bauen, Unnehmensansiedlung, Sondererlaubnisse, Befreiungen Bauordnung, Wohnraumkontrolle, Verkehrsüberwachung Einwohnerwesen, Statistik, Personenstand, Gewerbewesen unstrukturierte Einzelfälle teilstrukturierte Sachfälle strukturierte Routinefälle Bürger Unnehmen Behörden Mittler - e rt s o p z e u r o S p prozessbezogen prozessübergreifend Beschaffung Registratur Personalwesen EDV Justiziariat Kasse Archiv Kredit- und Finanzwirtschaft PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 15

16 Von der PICTURE GmbH werden fertige Prozesslisten für fast alle Produktbereiche einer Verwaltungsorganisation bereitgestellt BEISPIEL PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 16

17 Zu jedem Prozess werden im Rahmen eines Prozessscreenings Attribute erhoben, die Hinweise auf Einsparungspotenziale liefern BEISPIEL Prozesssteckbrief PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 17

18 PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 18

19 Eine zielgerichtete Kombination von Entscheidungsregeln erlaubt eine transparente und sachlich fundierte Schwerpunktsetzung Prozessregis Strukturierte Prozesse Mit Bürgern als Kunden Und einer Fallzahl > 1000 p.a. Anzahl Prozesse: PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 19

20 Die PICTURE-Methode ist eine bewährte Methode zur Erhebung, Visualisierung und Auswertung kommunaler Geschäftsprozesse Grundidee: Stelle Verwaltungsprozesse mit fachlichen Prozessbausteinen ( Lego- Prinzip ) dar und erhebe bedarfsgerechte und projektbezogene Attribute Auf die öffentliche Verwaltung zugeschnittene Erhebungs-, Dokumentations- und Analysemethode für Prozesse Fokussiert auf die Abbildung des Geschäftsganges mit organisatorischen, rechtlichen und technischen Verbindungen Entwickelt in Zusammenarbeit mit dem EU-Forschungsprojekt PICTURE im 6. Rahmenprogramm (ICT) der Europäischen Kommission Prinzipien des PICTURE-Ansatzes: Erfasse Informationen bedarfsgerecht (Ökonomie des Ansatzes) Stelle die Ergebnisse einfach dar (Einfachheit des Ansatzes) Erhebe quantitative Daten prozessorientiert (Auswertbarkeit des Ansatzes) Integriere die Mitarbei (Akzeptanzförderung des Ansatzes) Gehe standardisiert vor (Vergleich- und Wiederverwendbarkeit) PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 20

21 Or.... Prozessablauf Input Output Führt aus & unstützt IT Fü... BEC_An trag ist bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrsmi ttel ist ÖPNV Ist beispi elswei se ein mehrwöchiges Prakti kum vorgesehen BEC_Bearbeite An trag ni ch t wei BEC_ Karte ist nicht zu te uer stelle BEC_Schülerjahreskarte ist wirtschaftl icher BEC_Prüfe, ob zu bestel lende Karte teurer a ls Erstattungsgr... BEC_Prü fe, o b Schule nächs t- gelegene Schule ist BEC_Schule ist nächstgel egene mögliche Schule BEC_Prüfe Ei nstiegs- und Ausstiegshalte- BEC_Ermittl e zu benutzenden Verkehrsträger BEC_Prü fe, o b Jahreskarte wirtschaftl icher BEC_Karte ist zu teu er BEC_Antragstell er kommt für zusätzl iche Kosten auf BEC_Prü fe, o b Antrags tell er für zusätzliche Koste... BEC_Schüle r- jahreskarte i st auszustel len üblich) BEC_Antragstel ler kommt nicht für zu sätzlich... BEC_Schüle r- jahreskarte i st nicht w irtschaftlicher BEC_Anspruch ist generell gegeben BEC_Antrag auf Schüle rfahrkosten i st elektronisc... BEC_Klasse li egt an angegebener Sch ule vor BEC_Prüfe, ob Anspruch für angegebene Klasse besteht Kein Anspruch für Be ru fsschüler BEC_Anspruchs voraussetzungen si nd erfüll t BEC_Ermi ttle gewünschtes Verkehrsmi ttel BEC_Schu le ist nicht nächs t- gelegene mögl iche Schule BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte ausgestell... BEC_Ers tatte Fa hrkarten nachträglich Bei elektronischen Anträgen sol lte die Voll ständigkeitsprüfung automatisi ert geschehen BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Schü lerjahreskarte ist nicht auszustel len BEC_Antrag is t oh ne Mitfahrer BEC_Veranl asse Schül erspezi alverkehr BEC_Länge ist ausreichend genau messbar BEC_ÖPNV ist ni cht verfü gbar BEC_Prüfe, ob Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Bewil lige Antrag (Schül erjahreskarte) BEC_Antragstellerdaten sind vali diert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben BEC_Anspruch ist nicht gegeben BEC_Ermittle Länge des verkehrsüblichen BEC_Schulwegl änge ist nicht bekannt BEC_Vermesse Länge des verkehrsübli chen Schulwegs BEC_Ergänze Weglängenli ste (verkehrs- BEC_Prüfe, ob Schülerspezialverkehr wirtschaftli ch er BEC_Prüfe, ob Antragstellerstammdaten BEC_Antragsteller ist bereits erfasst BEC_Gebe Anspruch ni cht statt BEC_Antrag ist vol lständi g BEC_Prüfe, ob Antragstel ler berei ts Antra g gestell t hat BEC_Antrag ist noch nicht gestell t worden BEC_Gl eiche Antragstellerdaten mi t Schülerdaten ab BEC_Länge ist ni cht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermessungsantra g BEC_Vermess - ungsdaten sind ei ngegangen BEC_Mitfa hre r sind i m Antrag mit ei ngeschlossen BEC_Klasse l iegt a n angegebener Sch ule ni ch t vor BEC_Benutzes Verkehrsmittel ist nicht Ö PNV Schulwegs zur BEC_Schul we g- länge i st bekannt BEC_Prüfe ob ÖPNV für dies e Strecke verfügbar BEC_ÖPNV i st n ich t zumutbar BEC_Lege Mi tfa hrer An träge zu Grunde BEC_Taxi bei voller Erstattung ist erforderl ich BEC_ Erstatte Beförderung in angemieteten Fahrzeugen erfasst si nd BEC_Schül erspezialverkehr ist wirtschaftlicher BEC_Schülerspezial verkehr ist nicht w irtschaftl icher BEC_Prüfe, ob außergewöhnliche Umstände Taxi einsat... BEC_Ermittle entstehende Kosten BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenersta t- tun g is... BEC_Prüfe Antra g auf Vollständigkeit BEC _Antragstell er ist noch nicht erfasst BEC_Erfass e/ Übernehme Antrags tellerdaten BEC_Taxi bei voll er Erstattung ist nicht erforderl ich BEC_Erstatte Beförderung mit eigenem Fahrzeug BEC_Bewi lli ge Antrag (Kostenerstattu ng) BEC_Pflege Bewi lligungsart und -höhe BEC_Schüle r- datens atz i st eingepflegt BEC_ Prüfe Existenz weier Anträge Doppelantragsstell er werden aufgespü rt BEC_Exportiere Bestelll isten pro Schule und Verkehrsträger BEC_Versende Bestellli ste(n) BEC_Bestelll iste(n) sind versandt BEC_Erstel le Auszahlun gsanordnung BEC_Au szahlungsanordnung ist erstel lt BEC_Leite Auszahlung s- anordnung an Stadtkass... BEC_Au szahlun gsanordnung ist wei geleitet BEC_Antragstel l erdaten sind ni ch t zu val idieren BEC_Fehlende Daten sind ermi ttel t BEC_ÖPNV ist ve rfügbar BEC_Prüfe Zumu tbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ist ohn e Mitfahrer BEC_Entstehende Kosten sind nicht höher al s ÖPNV-Ko sten BEC_Bestell ung ist ko rrekt BEC_Überwei s- ungen sind noch nicht eingegangen BEC_Halte zuzahlungspflichtig e Karte n zurück BEC_Überwei s- ung ist eingegangen BEC _Antrag i st unvoll ständig BEC_Halte Rücksprache mit Antra g- steller/schul e BEC_ÖPNV ist zumutbar BEC_Prüfe, ob Antrag Mitfahrer einschl ießt BEC_Vergleiche entstehende Kosten mit ÖPNV-Kosten BEC_Alle neuen Schülerdaten sind ei ngepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) BEC_Versende Ablehnungsbescheid(e) BEC_Abl ehnungsbeschei de sind versandt BEC_Sch ülerjahreskarte(n) ist(sind) eingegangen BEC_Glei che Kontrollbogen ab BEC_Prü fe Überweisung zuzahlungspfli ch tige... BEC_Versende Schül erj ahreskarte(n) an Schulen BEC_Sch ülerjahreskarte(n) sind versandt BEC_Anspruchs vorausse tzungen si nd nicht erfül lt BEC_Lege Mi tfah re r An träge zu Grunde BEC_Entstehe n- de Kosten sind höher als ÖPNV-Kosten BEC_ Mi tfahrer sind i m Antrag mit ei ngeschlossen BEC_Ablehnungsbescheid i st zu erstellen BEC_Lehne Antrag a b BEC_Überweisungen sind eingegangen BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) BEC_Versende Bewilligungsbescheid(e) BEC_ Erstattungsbeschei(e) sind versandt BEC_Fehlende Daten sin d nicht zu ermitteln BEC_Prüfe, ob Ablehn ung zu erstel len ist BEC_Bestellung ist ni cht ko rrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Nachbesserung i st veranlasst BEC_Ableh n- ungsbescheid ist ni cht zu erstel len BEC_Verwerfe Antrag BEC_Schülerfahrkosten ers tattu ng... BEC_Schülerfahrkosten ers tattu ng... BEC_Schülerfahrkosten ers tattu ng... BEC_Schülerdaten BEC_Schul angebotsliste BEC_Anspruchslisten BEC_Antragstellerstammdaten BEC_Antragstellerstammdaten BEC_Vermessungsantrag BEC_Antragstellerstammdaten BEC_Antragstellerstammdaten BEC_Antragstellerstammdaten BEC_Entfernungstabel le (verkehrsübli ch) BEC_Schul angebotsl iste BEC_Entfernungstabell e (verkehrsübli ch) BEC_ÖPNV-Preisli ste BEC_ÖPNV-Preisli ste BEC_ÖPNV-Preisli ste BEC_Schülerdaten satz BEC_Kostenaufstel lung BEC_Bestelll iste BEC_Ablehnungsbescheid BEC_Kontroll iste BEC_Bewill igungsbescheid BEC_Kontro lliste BEC_Auszahl ungsan ord nung BEC_Schülerstammdaten BEC_Antragstel lerstammd aten BEC_Bestell liste BEC_Antragstel lerstammd aten BEC_Antragstel lerstammd aten BEC_Entfernungstabelle (verkehrsübl ich) BEC_Vermessungsantrag BEC_Kostenaufstellung BEC_Schül erdatensatz BEC_Schül erdatensatz BEC_Bestellli ste BEC_Schülerjahreskarten-Bestell ung BEC_Abl ehnungsbescheid Versand sollte wenn mögli ch el ektroni sch erfolgen BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontroll iste BEC_Auszahlungsanordnun g BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüb lich) BEC_Routenpl aner/top ograp hieprogramm BEC_Busfahrpl äne BEC_Busfahrpl äne BEC_Schülerfahrkosten BEC_Schülerfahrkosten BEC_Schüle ers tattu ng... ers tattu ng... rfahrkostenerstattung... BEC_E-Mai l-p rogramm BEC_Routen pl aner/topograp hi eprogramm BEC_Routenp l aner/topograp hi eprogramm BEC_Haushalt skassensyste m BEC_Busfahrpläne Verwaltungsspezifische Prozessbausteine der PICTURE Methode verringern die Komplexität und vereinfachen die Prozessbeschreibung PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 21

22 PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Bearbeitungsunbrechung Dokument/Information versenden Drucken Daten in EDV übernehmen Kopieren Scannen Datenträger bespielen Vorgang z.d.a. Dokument/Information aussondern Rückfrage durchführen Dokument/Information bearbeiten Absprache/ Vereinbarung treffen Vorgang registrieren Recherche durchführen Berechnung durchführen Beratung durchführen Inhaltlich prüfen/ Entscheidung treffen Spezielle Tätigkeit durchführen Dokument/Information sichten Formell prüfen Ein-/Auszahlung durchführen Arbeitsort wechseln Dokument/Information entgegennehmen Dokument/Information erstellen 24 Prozessbausteine sorgen für Verständlichkeit, Konsistenz und Auswertbarkeit von Prozessbeschreibungen in der Breite Seite 22

23 Unnehmensprofil der PICTURE GmbH Prozessmanagement als Baustein der Verwaltungsmodernisierung Methoden- und Werkzeugunstützung der PICTURE GmbH Anwendungsbeispiele Fazit & Diskussion PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 23

24 Die Darstellung von Prozessen als Bausteine erlaubt einen schnellen Zugang zu den fachlichen Modernisierungsansätzen BEISPIEL Eingangsrechnungen bearbeiten Rechnungsprüfung im Fachamt Rechnung geht ein Kontierungsfahne zeichnen Prüfung auf Zuständigkeit Rechnung und Kontierungsfahn e an GBH senden Sachliche/ rechnerische Richtigkeit prüfen Vorgang zu den Akten Kontierungsfahne erstellen Kontierungsfahne drucken Rechnung kopieren PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Eingangsrechnungen bearbeiten Rechnungsprüfung im Fachamt Benachrichtigung vom DMS geht ein Prüfung auf Zuständigkeit Sachliche/ rechnerische Richtigkeit prüfen Kontierungsdaten eintragen Geschäftsgang auf erledigt setzen Seite 24

25 Klassische Prozessunsuchungen können mit der PICTURE-Methode schnell und verständlich für die Mitarbei durchgeführt werden Teil-strukturierte Tandeminviews 2 Methodenexperten & 2 Aufwand pro MA ca. 90 Min. pro Prozess Erhebung durch elektr. Inviewleitfäden Rahmenbedingungen erfassen Beteiligungen und Dokumente Fachliche Besonderheiten abfragen Prozessablauf erfassen Benennung von Problemfeldern und Handlungsalnativen Direkte Aufnahme von Problemfeldern Lösungsvorschläge und Roadmaps entwickeln Umsetzungsaufwand abschätzen Datenübernahme Qualitätssicherung Datenübernahme in die PICTURE Prozessplattform PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 25

26 In einem Landratsamt wurden innerhalb von 9 Werktagen 40 Prozesse erhoben und über 90 Verbesserungsvorschläge identifiziert Pro Prozess liegt vor Prozessbeschreibung Probleme (insb. in Zusammenhang mit DMS) Verbesserungsvorschläge im Vorfeld der DMS- Einführung Pro Verbesserungsvorschlag liegt vor Quelle Bezeichnung Wirkungsbereich Umsetzungsnutzen (Zeit, Kosten, Qualität) Umsetzungsaufwand (organisatorisch, technisch, finanziell) Maßnahme Auftragskopie bereits an Anlagebuchhaltung senden Prozess Eingangsrechnungen Bearbeiten Verknüpfung mit Prozess Investitionen / Eingangsrechnungen Bearbeiten Vermögenserwerb Kein Druck von Sollbuchblattliste bei Rechenläufen aus Ausgangsrechnungen Vorverfahren Annahmeanordnung erst bei Bedarf unzeichnen Kommunikation sicherstellen Alle Aufträge über die Anlagenbuchhaltung laufen lassen Fachäm über Anlagebuchhaltung informieren Anlagenummer mit an das Fachamt übermitteln Schulen sollten ein Inventarbuch führen Schenkungen standardisieren Mahnbescheide sortiert drucken Karteikarte elektronisch abbilden Exne Amtshilfeersuchen sollten auch in mpsnf erfasst werden Ausgangsrechnungen Investitionen / Vermögenserwerb Investitionen / Vermögenserwerb Investitionen / Vermögenserwerb Investitionen / Vermögenserwerb Investitionen / Vermögenserwerb Investitionen / Vermögenserwerb Mahnung und Vollstreckung Mahnung und Vollstreckung Mahnung und Vollstreckung Niederschlagungen in der Stadtkasse statt im Fachamt Stundung, Erlass, Niederschlagung Automatische Hundeabmeldung bei Wegzug Kontrolle der Spielautomaten zur Festsetzung der Vergnügungssteuer Einsatz von LOGA Deadlines sind einzuhalten Strichcodes zur Inventarisierung verwenden Inventarverwaltung von mpsnf nutzen Veranlagung von Sonstigen Steuern Veranlagung von Sonstigen Steuern Mittelanforderungen Haushaltsplanung Inventur Inventur Zeit Nutzen Kosten Qualität BEISPIEL Aufwand Organ. technisch finanziell Verhältnis Neuanschaffungen direkt inventarisieren Inventur PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 26

27 PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Bearbeitungsunbrechung Dokument/Information versenden Drucken Daten in EDV übernehmen Kopieren Scannen Datenträger bespielen Vorgang z.d.a. Dokument/Information aussondern Rückfrage durchführen Dokument/Information bearbeiten Absprache/ Vereinbarung treffen Vorgang registrieren Recherche durchführen Berechnung durchführen Beratung durchführen Inhaltlich prüfen/ Entscheidung treffen Spezielle Tätigkeit durchführen Dokument/Information sichten Formell prüfen Ein-/Auszahlung durchführen Arbeitsort wechseln Dokument/Information entgegennehmen Dokument/Information erstellen Potenziale für Prozessverbesserungen durch elektronische Vorgangsbearbeitung lassen sich konkret an einzelnen Bausteinen festmachen Seite 27

28 Durch DMS-Systeme können Informationsflüsse beschleunigt werden. Prozess Annahme ca. 4 Stunden Postweg pro Informationsfluss Informationsflüsse je Prozess Informationsflüsse im Jahr Eingangsrechnungen Bearbeiten Ausgangsrechnungen Auftragsvergabe ab Stundung, Erlass, Niederschlagung Mahnung und Vollstreckung Veranlagung Grundsteuer Veranlagung Gewerbesteuer Sonstige Steuern 1 25 Veranlagung Grundbesitzabgaben 4 4 Mittelanforderungen 3 3 Haushaltsplanung 3 3 Inventur Mitteldisposition 2 2 Summe Einsparpotenzial BEISPIEL Pro Jahr können ca. 100 Jahre Postlaufzeit eingespart werden PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 28

29 Durch DMS-Systeme lassen sich Recherchen beschleunigen Prozess Fallzahl Grund der Recherche Stundung/Niederschlagung/Erlass 1000 Prüfung des Falles Geldeinnahme Begleichung von Rechnungen Vollstreckung Summe der Recherchen im Unsuchungsbeispiel "Häufig": Annahme: 10% aller Fälle: mindestens Fälle Annahme: Ähnlich der Fallzahl investiver Rechnungen: Fälle Annahme mindestens ein Recherchevorgang pro Fall (mehr ist realistisch): Unklare Geldeingänge Bei Unklarheiten; In jedem Fall bei einer Begutachtung durch das Rechnungsprüfungsamt Nahezu jeder Fall beinhaltet mindestens eine Überprüfung und Suche im Aktenbestand, da durch die hohe Fallzahl eine Vielzahl von Fällen offen sind, was einen entsprechend hohen Rechercheaufwand bedeutet. Einsparpotenzial BEISPIEL Recherche manuell: 3 min Recherche DMS: 1 min Zeisparnis bei Recherchen: min bzw. 83 Arbeitstage Kostenersparnis Personalaufwand Euro pro Jahr (nach KGST - TVöD 2) Quelle: Fraunhofer-Unsuchung»Schwachstellen- und Potenzialanalyse Dokumenten- und Workflow-Management«PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 29

30 Durch DMS-Systeme lassen sich Archivierungsvorgänge beschleunigen Prozess Anzahl der Archivierungen Tagesabschluss 250 Stundung/Niederschlagung/Erlass Stadt als Steuerschuldner 5 Mahnung Vollstreckung (Mindestens) Liquiditätssicherung 30 Summe im Unsuchungsbereich Einsparpotenzial BEISPIEL Archivierung manuell: 2 min Archivierung DMS: 12 sek. Zeisparnis bei Archivierungen: min bzw. 39 Arbeitstage Kostenersparnis Personalaufwand 6.801,60 Euro pro Jahr (nach KGST - TVöD 2) Quelle: Fraunhofer-Unsuchung»Schwachstellen- und Potenzialanalyse Dokumenten- und Workflow-Management«PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 30

31 Unser Ansatz der Geschäftsprozessoptimierung schafft Freiräume für strategisches Handeln Struktur der Verwaltungsprozesse (Vorher) Struktur der Verwaltungsabläufe (Nachher) Inhaltliche Verwaltungsarbeit Koordination Informationsflüsse Koordination Informationsflüsse Inhaltliche Verwaltungsarbeit Medienwechsel Verschriftlichung/ Dokumentation Medienwechsel Verschriftlichung/ Dokumentation PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 31

32 Die PICTURE Prozessplattform ist ein mächtiges Werkzeug zur Erhebung, Darstellung und Analyse entscheidungsrelevan Daten zur DMS-Einführung PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 32

33 Auf Basis eines Prozessregiss können über vorgefertigte Abfragen die Bereiche mit hohem DMS-Potenzial identifiziert werden PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 33

34 Unnehmensprofil der PICTURE GmbH Prozessmanagement als Baustein der Verwaltungsmodernisierung Methoden- und Werkzeugunstützung der PICTURE GmbH Anwendungsbeispiele Fazit & Diskussion PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 34

35 Fazit & Diskussion Ein methodisches Vorgehen schafft eine nachhaltige Basis zur prozessorientierten Verwaltungsmodernisierung Die Prozesslandkarte erlaubt eine strategische Priorisierung der Handlungsfelder für Modernisierungsprojekte Das Prozessregis enthält Basisinformationen zu allen Prozessen der selektierten Handlungsfelder und bildet die Basis einer systematischen Handlungslinie Die Prozessanalyse dient der Anforderungserhebung, der Potenzialabschätzung und der Prozessoptimierung zur Effizienzsteigerung PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 35

36 Prozessoptimierung sollte die Basis jeder DMS-Einführung sein Prozessoptimierung sollte in drei Schritten erfolgen Steigerung der Effektivität durch Weglassen von Aufgaben Steigerung der Effizienz durch organisatorisches Vereinfachen Steigerung der Effizienz durch technische Unstützung Wenn Unsinn automatisiert wird, wird es automatisier Unsinn, aber es bleibt Unsinn Daher: Erst Prozessoptimierung, dann DMS-Einführung PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 36

37 Für Fragen und Diskussionen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung Dr. Lars Algermissen Geschäftsführender Gesellschaf PICTURE GmbH (+49) (0) 251/ PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 37