Schritt 1: Mitarbeitergespräche

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1 Schritt 1: Mitarbeitergespräche vorbereiten Schritt 1: Mitarbeitergespräche vorbereiten Mitarbeitergespräche sollten gut vorbereitet sein. Dies betrifft den Vorgesetzten, aber auch den Mitarbeiter. Eine gute Vorbereitung spart während des Gesprächs Zeit und schützt vor Missverständnissen. Diese Vorbereitung umfasst organisatorische Fragen inhaltliche Gesichtspunkte. Auch für Mitarbeitergespräche gilt die Regel: Gute Vorbereitung schützt vor Überraschungen. Vorbereitung des Vorgesetzten Vereinbarung Gesprächstermin und Ort Durchführung des Zielvereinbarungsgesprächs Nachbereitung des Gesprächs Vorbereitung des Mitarbeiters Gespräche organisatorisch vorbereiten Das Mitarbeitergespräch findet mindestens einmal im Jahr statt, bei Bedarf öfter losgelöst vom aktuellen Tagesgeschehen. An erster Stelle bei der organisatorischen Vorbereitung steht die Schaffung günstiger Rahmenbedingungen. Wichtigste Rahmenbedingungen eines Mitarbeitergesprächs sind ausreichend Zeit und ein Ort, der ein ungestörtes Gespräch zulässt. Auf keinen Fall sollte solch ein Gespräch unter Zeitdruck stattfinden. Als Dauer für das Gespräch sind mindestens ein bis anderthalb Stunden einzuplanen. Termin und Ort sind frühzeitig mit dem Mitarbeiter abzustimmen. Keine engen Termine nach einem solchen Gespräch setzen. Der Gesprächstermin sollte mindestens zwei Wochen vorab bekannt sein, damit die Gesprächspartner ausreichend Zeit haben, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Aus Führen von Mitarbeitergesprächen, Rolf Meier ISBN: Preis: / CHF

2 Schritt 1: Mitarbeitergespräche vorbereiten 1. Termin abstimmen 2. Zeit reservieren 3. Raum festlegen 4. Störungen ausschließen Organisatorische Vorbereitung Bei der Wahl des Gesprächsortes ist darauf zu achten, dass Störungen ausgeschlossen werden eine angenehme Gesprächsatmosphäre geschaffen werden kann. Hängen Sie ein Schild an die Tür mit der Bitte, nicht gestört zu werden. Stellen Sie Ihr Telefon um. Falls Sie in Ihrem Büro trotz dieser Maßnahmen Störungen befürchten, hilft vielleicht, in einen anderen Raum auszuweichen. Mitarbeitergespräche nie am Schreibtisch, immer am Besprechungstisch durchführen. Gespräche inhaltlich vorbereiten Bei der inhaltlichen Vorbereitung sollten Sie sich die Arbeit des Mitarbeiters und die Zusammenarbeit mit Kollegen und mit Ihnen innerhalb der letzten Monate einmal kritisch Revue passieren lassen. Ziehen Sie auch wichtige und typische Vorgänge und Unterlagen heran, die Ihre Wertung stützen. Hat es in der Vergangenheit ein Mitarbeitergespräch gegeben, sehen Sie sich bitte auch das Ergebnisprotokoll mit den Zielvereinbarungen an. Analysieren Sie, in welchem Umfang und in welcher Qualität die Ziele erreicht wurden. Eigentlich fängt die Vorbereitung bereits früher an. Die beste Basis ist eine kontinuierliche Beobachtung der Leistung und des Verhaltens. Je ernster Sie dies nehmen, je genauer Ihre Aufzeichnungen sind, desto einfacher wird Ihnen eine Einschätzung fallen und desto einfacher wird es sein, im Mitarbeitergespräch Ihre Einschätzung zu belegen. Inhaltliche Vorbereitung 1. Unterlagen zur Vorbereitung durchsehen 2. Gesprächsziele und Gesprächsinhalte überlegen 3. Ablauf des Gesprächs vorplanen Anschließend sollten Sie sich Gedanken über die Ziele des Gesprächs, über Inhalte und Ablauf machen. Mitarbeitergespräche haben drei Zielebenen. Dies sind: die Verbesserung der Aufgabenerledigung, die Verbesserung der Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter sowie die Förderung des einzelnen Mitarbeiters.

3 Schritt 1: Mitarbeitergespräche vorbereiten Diese drei Zielebenen sind in den Mitarbeitergesprächen parallel zu verfolgen. Nur eine Vorgehensweise, welche die Sachebene der Arbeit, die Interaktion der Beteiligten und die individuelle Mitarbeiterförderung gleichermaßen berücksichtigt und wertschätzt, ist erfolgversprechend. Die Zielebenen des Mitarbeitergesprächs Aufgabenerledigung Verbesserung der Zusammenarbeit Vorgesetzter Mitarbeiterförderung Mitarbeiter Die Mitarbeiterförderung muss allerdings nicht unbedingt Bestandteil des Mitarbeitergesprächs sein. Gibt es bei bestimmten Zielgruppen andere Personalentwicklungsmaßnahmen mit dem Ziel der Mitarbeiterförderung, etwa gesonderte Potenzialentwicklungsverfahren, kann dieser Gesprächsteil entfallen. Aus diesen Zielebenen ergeben sich die hauptsächlichen Inhalte des Mitarbeitergesprächs.

4 Schritt 1: Mitarbeitergespräche vorbereiten Inhalte des Mitarbeitergesprächs Aufgabenerledigung Aufgaben des Mitarbeiters Arbeitsfelder Kommende Aufgaben und Veränderungen bei Aufgaben Würdigung der erbrachten Leistungen Leistungsstärken und besonders gute Ergebnisse Ermittlung von Leistungsdefiziten und deren Ursachen Leistungsschwächen und deren Ursachen Probleme in der Organisation (z. B. Informationsfluss, Sachmittel, Vollmachten) Gemeinsame Suche nach Problemlösungen Verbesserung der Zusammenarbeit Würdigung der Zusammenarbeit Probleme mit Mitarbeitern, Zusammenarbeit, Unterstützung Verbesserung der Zusammenarbeit Mitarbeiterförderung Wünsche und Vorstellungen Ziele der Mitarbeiterförderung Möglichkeiten der Mitarbeiterförderung Zielvereinbarungen Neue Zielvereinbarungen Abstimmungen von Maßnahmen und Rahmenbedingungen Festlegung von Zwischen- und Endkontrollen Planung von Unterstützungsmaßnahmen Erforderliche Bildungsmaßnahmen Wünschenswerte Fördermaßnahmen Sollten bereits in früheren Mitarbeitergesprächen Ziele vereinbart worden sein, wird das Gespräch angereichert durch die Feststellung der Zielerreichung des letzten Gesprächs: Arbeitsleistungen des Mitarbeiters Ausmaß der Aufgabenerfüllung Individuelle Stärken und Schwächen Probleme bei der Zielerreichung Besondere Umstände, förderliche und hinderliche Stand der Zielerreichung. Aus Führen von Mitarbeitergesprächen, Rolf Meier ISBN: Preis: / CHF

5 Umsetzungshilfe Als inhaltliche Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch können die Vereinbarungen aus dem letzten Gespräch, aber auch Arbeitsplatzbeschreibungen und Anforderungsprofile herangezogen werden. Falls ein Leitbild, Ziele der Behörde oder der Abteilung vorliegen, sollten sie ebenfalls als Gesprächsgrundlage dienen. Vorgesetzter und Mitarbeiter sollten sich vorab bereits ihre Gedanken über ihre persönlichen Zielvorstellungen machen. An erster Stelle stehen Fragen zur Arbeitserledigung. Fragen zur Arbeitserledigung Arbeitsaufgaben, Qualifikation und Interessen Welche Aufgaben hat der Mitarbeiter? Sind sie klar genug definiert? Welche Ziele stehen im Mittelpunkt seiner Arbeit? Welche aktuellen Probleme gibt es bei der Arbeit? Welche Fähigkeiten und Kenntnisse besitzt der Mitarbeiter? Welche Interessen herrschen bei ihm vor? Wie schätzt er seine Leistungen ein? Welche Stärken und Schwächen des Mitarbeiters beeinflussen die Leistung? Stimmen Fähigkeiten, Kenntnisse und Interessen mit den Aufgaben überein? Welche Veränderungen betreffen den Arbeitsplatz? Was folgt daraus für die Aufgaben und für die Qualifikation? Verantwortlichkeiten und Befugnisse Welche Verantwortlichkeiten und Befugnisse hat der Mitarbeiter? Reichen sie für die Arbeitserfüllung aus? Werden sie von ihm genutzt? Arbeitssituation Wie zufrieden ist der Mitarbeiter mit seiner Arbeitssituation? Welche Arbeitsbedingungen wirken sich positiv auf die Arbeitserledigung auf? Welche Arbeitsbedingungen hemmen die Arbeit? Wie ließe sich der Informationsfluss optimieren? Wie stark ist die Arbeitsbelastung, besteht Über- oder Unterforderung? Leistungen Wie sind die Leistungen des Mitarbeiters einzuschätzen? Bei welchen Aufgaben sind die Leistungen unterdurchschnittlich, bei welchen durchschnittlich, bei welchen überdurchschnittlich? Woran liegt das? In welchen Bereichen sind Leistungssteigerungen erkennbar, in welchen eine Abnahme der Leistungen? Welche Gründe sind dafür verantwortlich? Es schließen sich Fragen zur Zusammenarbeit an, der Zusammenarbeit in der Arbeitsgruppe und der Zusammenarbeit mit Ihnen.

6 Umsetzungshilfe Fragen zur Verbesserung der Zusammenarbeit Zusammenarbeit mit Ihnen Wie war die Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter aus Ihrer Sicht? Was hat gut geklappt? Wo gibt es Reibungsverluste? Worin liegen die Gründe? Wie ließen sich diese Probleme aus dem Weg räumen? Wie sieht der Mitarbeiter wahrscheinlich die Zusammenarbeit mit Ihnen? Wie könnte die Zusammenarbeit noch weiter verbessert werden? Wie gut ist die gegenseitige Information und Kommunikation? Was ließe sich verbessern? Zusammenarbeit im Team Wie gut klappt die Zusammenarbeit mit Kollegen und Mitarbeitern? Wie gut ist die gegenseitige Information und Kommunikation? Was ließe sich verbessern? Wie gut ist die Arbeitsverteilung im Team organisiert? Welche Möglichkeiten der Verbesserung gibt es? Als dritter Punkt kann die Mitarbeiterförderung thematisiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass überhaupt Fördermöglichkeiten innerhalb der Arbeitsgruppe oder darüber hinaus vorhanden sind. Fragen zur Mitarbeiterförderung Welche persönlichen Interessen können bei den derzeitigen Aufgaben verwirklicht werden? Welche nicht? Welche Fähigkeiten können besser genutzt werden? Welche Fähigkeiten könnten ausgebaut werden? Welche Vorstellungen hat der Mitarbeiter bezüglich seines beruflichen Fortkommens? Wie realistisch sind diese Vorstellungen? Welche Arbeiten und Funktionen entsprechen am besten seinen persönlichen Stärken? Welche Vorstellungen haben Sie zur Förderung? Wo existieren Entwicklungspotenziale? Wie können diese Entwicklungspotenziale gefördert werden? Was sind die Ziele dieser Förderung? Welche Maßnahmen sind dafür vorzusehen? Diese Situationsanalyse und Überlegungen zu Verbesserungsmöglichkeiten münden im Gespräch in die Vereinbarung neuer Ziele und in die Festlegung von Umsetzungsmaßnahmen.

7 Umsetzungshilfe Auch zu der Vereinbarung neuer Ziele und möglicher Umsetzungsmaßnahmen sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken machen. Allerdings kann das nicht vorgegeben werden, sondern ist gemeinsam im Gespräch zu erarbeiten. Nur bei einer guten Identifikation mit den Zielen wird der Mitarbeiter ausreichend motiviert sein, die Ziele auch umzusetzen. Ziele und Umsetzungsmaßnahmen Vereinbarung neuer Ziele Welche Ziele bleiben für die nächsten Monate bestehen? Wo müssen bestehende Ziele verändert werden? Welche Ziele kommen neu hinzu? Stehen die Ziele in einer Reihe mit den übergeordneten Zielen der Arbeitsgruppe, der Abteilung und der Behörde? Welche Ziele haben welche Priorität? Wie lassen sich die Ziele so formulieren, dass sie kontrollierbar sind? Planung von Unterstützungsmaßnahmen Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden, damit die Ziele zu erreichen sind? Welche Gestaltungsspielräume sind zu schaffen, welche Kompetenzen einzuräumen? Welche Unterstützung ist von Seiten des Vorgesetzten notwendig? Welche Qualifizierungsmaßnahmen sind einzuplanen? Bis wann sollen sie erfolgt sein? Bei Folgegesprächen stehen Fragen nach der Zielerreichung am Anfang des Gesprächs. Fragen zur Zielerreichung und Aufgabenerfüllung Welche Ziele wurden erreicht? Wurden die Ziele zur Zufriedenheit von Mitarbeiter und Vorgesetztem erreicht? Was hat die Zielerreichung gefördert? Welche Ziele konnten nicht erreicht werden? Worin liegen die Gründe? Wie lassen sich diese Hemmnisse aus dem Weg räumen? Lassen sich die Ziele danach erreichen oder sollten sie aufgegeben werden? Wo gab es Zielveränderungen? Worin lagen die Gründe? Diese Fragen können auch zur Vorbereitung genutzt werden. Aus den Fragen wird bereits deutlich, dass die Aufgabe eines Mitarbeitergesprächs nicht nur ist, Ziele für den Mitarbeiter zu finden. Es geht auch darum, den Mitarbeiter zu motivieren und ihm Feedback zu geben Informationen über seine Wünsche und Vorstellungen zu erhalten die Wahrnehmung des Vorgesetzten über den Leistungsstand des Mitarbeiters, seine Stärken und Schwächen mit denen des Mitarbeiters zu vergleichen Lösungen für Probleme gemeinsam zu suchen gemeinsam Entwicklungsmöglichkeiten für den Mitarbeiter zu erarbeiten und abzustimmen.

8 Umsetzungshilfe Information, Lösungsideen Motivation, Information, Lösungsideen Vorgesetzter Mitarbeiter Ein Mitarbeitergespräch wird nur gelingen, wenn es sich um einen echten Dialog handelt, der von Interesse und Wertschätzung geprägt wird. Zusammenfassung Bereiten Sie sich sorgfältig auf Mitarbeitergespräche vor. Planen Sie ausreichend Zeit ein. Sorgen Sie für eine ruhige und angenehme Gesprächsatmosphäre. Machen Sie sich anhand Ihrer Aufzeichnungen ein Bild von den Leistungen und dem Verhalten des Mitarbeiters. Überprüfen Sie bei Folgegesprächen den Stand der Zielerreichung. Was wollen Sie von den Hinweisen in diesem Kapitel umsetzen? Schreiben Sie sich bitte alle wichtigen Punkte auf. Nutzen Sie dazu die Umsetzungshilfe am Ende dieses Selbstlernkurses.