Projektmanagement Aus- und Weiterbildung bei AEB GmbH. Tinka Meier Leiterin Project Management Office

Transkript

1 Projektmanagement Aus- und Weiterbildung bei AEB GmbH Tinka Meier Leiterin Project Management Office

2 Überblick Ausgangslage Warum eine PM-Ausbildung? Das Pilotprojekt Rollout in andere Unternehmensbereiche Benefits, Leitlinien

3 Ausgangslage AEB GmbH ein mittelständisches Unternehmen in Stuttgart Ca. 60 MA im Bereich Kundenprojekte an 4 Standorten in Deutschland, mehrere hundert Kundenprojekte im Jahr Auch: Produktentwicklungsprojekte, Organisationsprojekte Institutionalisiertes Projektmanagement Seit mehreren Jahren definiert und gelebt Kontinuierlich aktualisiertes PM-Handbuch ( Project Guide ) ist verbindlich für alle Projekte in der AEB QM Projekte mit Führungsperson aus Kundenprojektbereich Definierte Rollen im Projektbereich Projektabwickler, -entwickler, Projektleiter, Projektmanager Begleitende PM-Ausbildung Interne Schulungen, Wissensaustausch ( Projekttage ), Lessons Learned Zentrales und etabliertes Tool zur Projektverwaltung vorhanden

4 Nachdenken Anlässe für PM-Schulung Sind das eigentlich alles Projekte, was wir machen? Warum gelingt es uns so selten, große Projekte erfolgreich abzuschließen? Von Kundenseite werden verstärkt große, auch internationale Projekte und Vorhaben an uns herangetragen Erwartungshaltung = Professionelles Projektmanagement Sind wir fit für große Projekte? Ist unser Handwerkszeug ausreichend? Nachdenken auch über ein Karrieremodell Projektmanagement Ggf. Zertifizierung (intern oder GPM) für bestimmte Mitarbeiter? Studienarbeit von Dr. Karen Dittmann zum Thema Schulungskonzept IT-Projektmanagement für AEB Im Rahmen der Zertifizierung zur Senior Projektmanagerin IPMA Level B

5 an mehreren Stellen im Unternehmen Weiterentwicklung Methoden PM QM-Projekte Unternehmens-QM Projektmanager, QM Projekte, Mitarbeiter Ziel: Besser werden, sich mit Höchstleistung am Markt behaupten GL, Team MB, Mitarbeiter

6 Pilotprojekt: Kundenprojektbereich PM Qualifizierung Senior PM Bestandsaufnahme Sensibilisierung Workshop PM mit K. Hoffmann Schulungs- Konzept Konzepterstellung Organisationsprojekt! Schulung PM Basis Schulung PM PL/PM Pilotierung Schulung Evaluierung, Optimierung Etablierung Sep 2008 Jan 2009 Nov 2009 Jan 2010 Jul 2009 Jan 2011 Stand heute

7 Phase 1: Bestandsaufnahme 1 Bestandsaufnahme Studienarbeit Karen Dittmann Schulungskonzept IT- Projektmanagement für die AEB Mitarbeitergespräche im Team Kundenprojekte Durch Personalverantwortliche, z.t. auch GL Ziele der Mitarbeiter für ihre persönliche Karriere? Fortbildungswünsche der Mitarbeiter? Runde der Projektmanager Was haben wir bisher gut/nicht so gut gemacht? Aufarbeiten (auch seelisches) abgeschlossener Projekte

8 Ergebnisse der Bestandsaufnahme Zu starke Konzentration auf Verwaltung der Projekte Projektplan wenn erstellt verschwindet in der Schublade anstatt für die Steuerung des Projektes genutzt zu werden Wir organisieren noch zu oft die Auslieferung von Software Anstatt IT-Projekte zu machen Uns fehlt PM-Wissen Z.B. Unterscheidung Pflichtenheft und Konfigurationsdoku Methoden wie z.b. Teamuhr nach Tuckman völlig unbekannt Projektleitung wird nicht als Führungsaufgabe angesehen Ingenieurs-, fachlich-technisches Wissen ist wichtig, PL handelt zu oft noch als solcher Wir brauchen Manager UND Ingenieure in den Projekten Die reine Management-Fähigkeit wird kaum anerkannt Wir müssen Aufgaben von Projekten trennen, um zielgenauer handeln zu können

9 Phasen 2, 3: Sensibilisierung, Konzeption 2 3 Sensibilisierung Konzepterstellung Phase 2: Sensibilisierung Thematisierung der Probleme im gesamten Bereich Kundenprojekte GL, Mitarbeiter, Projektmanager, QM Beispiele für Vorgehensweisen Versuchsballons mit neuen Methoden in laufenden Projekten Aufhängen des Projektatlas GPM (DinA0) im Bereich Kaffee-Gespräche im Bistro Phase 3: Konzepterstellung Input von außen! 3 Tage Klausur der Projektmanager unter Anleitung eines externen PM-Beraters 2 Tage Ideensammeln entlang aller PM-Themen, 1 Tag Bewertung und Auswahl der Themen, die für AEB-Kundenprojekte wichtig sind Arbeitskreis PM-Schulungskonzept 3 Mitarbeiter mit vertieftem IT-PM-Wissen und Erfahrung arbeiten das Schulungskonzept aus

10 Phasen 4, 5, 6 Phase 4: Pilotierung Pilotierung Schulung 4 3x 2-tägige Basisschulung mit externem Referenten alle Projektmitarbeiter, incl. PL, PM 2x 1-tägige Aufbauschulung (PM1) für Projektmitarbeiter 2x 2-tägige Aufbauschulung (PM2) für Projektleiter von mittleren und großen Projekten Evaluierung Phase 5: Evaluierung Entwicklung eines Fragebogens für alle Mitarbeiter im Kundenprojektbereich Kombination aus Wissensprüfung und Anwendung des Gelernten 5 Phase 6: Etablierung 6 Etablierung Schulungskonzept als fester Bestandteil der Ausbildung von Projektmitarbeitern Aufnahme in den Schulungskanon für alle neuen Mitarbeiter, die im Unternehmen in Projekten arbeiten

11 Ausgangslage Rollout PM-Schulungen Weitere Projektarten im Unternehmen: Produktentwicklungsprojekte Organisationsprojekte Unternehmensbereiche unterschiedlich organisiert Divergierende Auffassungen von Projektmanagement Rollen Kunde / Auftraggeber Rolle des Projektleiters bzgl. Verantwortungen und Kompetenzen Vorgaben der Bereichsleitung Abweichende Standards, Vorgehensweisen, Vorlagen... Andere Rahmenbedingungen: Projektmanagement-Verständnis weniger stark entwickelt Gleichzeitig: großes Interesse an Weiterbildung in Projektmanagement

12 Rollout PM-Schulung Produktprojekte heute Bestandsaufnahme Sensibilisierung Workshop PM mit K. Hoffmann Schulungs- Konzept Konzepterstellung Schulung PM Basis Schulung PM PL/PM Pilotierung Schulung Evaluierung, Optimierung Etablierung Sep 2008 Jan 2009 Nov 2009 Jan 2010 Jul 2009 Jan 2011 Workshop PortM mit K. Hoffmann Bestandsaufnahme / Sensibilisierung 1 2 Konzepterstellung 2x 1-tägig Basis B1 2x 2-tägig Basis B2 2x 2-tägig PM2 Aufbau Schulung Basis Schulung PL/PM Evaluierung, Optimierung Schulung Etablierung 3 4 5

13 Roadmap Gesamtvorhaben Pilot: PM Schulung Kundenprojekte Mitarbeiter Kundenprojekte AEB Sep PM-Schulung Produktprojekte Mitarbeiter Produktbereich PM-Schulung Servicebereich MA AFI, Servicebereich, Nachzügler PM-Schulung Organisationsprojekte MA alle U-Bereiche, Acc, HR,

14 Schulungskonzept nach Pilotierung Basisschulung für alle Im Produktbereich B1 für Projektmitarbeiter, B2 für Projektleiter und Projektmanager Aufbauschulung für alle Projektleiter von mittleren und großen Projekten und für Projektmanager Theorie und angewandte Praxis bei AEB (incl. Transfer) Jeweils angepasst an den Bedarf: nach Projektart und Unternehmensbereich 1 Tag Zielgruppenorientierung PM1 Aufbau 1x pro Jahr? Nach Projektart? PM2 Aufbau 2 Tage Vorgehensmodelle Risikoanalyse Projektstart Projektende B1 Basis B2 Basis 1 Tag 2 Tage Einzelbausteine nach Bedarf

15 Benefits aus den PM-Schulungen Trennung Aufgabe Projekt, Projekt-Charakterisierung: klein, mittel, groß Kriterienkatalog Checkliste für PM-Methoden und Umfang derselben Angemessenheit! Produktbereich: Rolle Auftraggeber geklärt und etabliert im Vorfeld mit Management definiert und Konzept in die Schulung integriert Festigung/Einübung durch Coaching-Angebote im Anschluss Erfahrungsgewinn in der Vorbereitung für die Organisationsprojekt-Schulung Produktbereich: Lust am neuen Wissen Nachfrage nach Coaching ist groß Rollendefinition erweist sich als hilfreich und wird angenommen Verständnis: Projekt / Linie auf breitere Füße gestellt Mehr Effizienz Klarere Orientierung für Mitarbeiter Einzelne MA besuchen aktuell Qualifizierungskurse und zertifizieren sich als Projektfachmann oder Projektmanager (IPMA, Level D, C)

16 Unsere Leitlinien für ein PM-Schulungskonzept Die Weiterentwicklung eines für die AEB angepassten und institutionalisierten Projektmanagements Weiterentwicklung von Projektmanagement kann nur funktionieren, wenn es im Unternehmenskontext eingebunden ist Wir führen ein Organisationsprojekt durch, das entsprechend behandelt und unterstützt werden muss