BFG-Tool. Benutzerhandbuch. HR Services Dienststelle Personal Hirschengraben 36, 6002 Luzern. Autor. Version

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1 BFG-Tool Benutzerhandbuch Autor Version HR Services Dienststelle Personal Hirschengraben 36, 6002 Luzern

2 Inhalt 1 Anmeldung / Login Startseite Filterleiste BFG-Formular BFG aufrufen mittels Funktion "Übersicht" (Mitarbeiterübersicht) BFG aufrufen mittels Funktion "BFG" Ziele der aktuellen Beurteilungsperiode bearbeiten Erstellen BFG-Formular Kompetenz- und Leistungsbeurteilung (BFG-Formular Schritt 1) Zielerreichung/Gesamtbeurteilung (BFG-Formular Schritt 2) Zielvereinbarung neue Beurteilungsperiode (BFG-Formular Schritt 3) Förder- und Entwicklungsmassnahmen (BFG-Formular Schritt 4) Feedback Mitarbeitende / Abschluss, Visum (BFG-Formular Schritt 5) Spezifische Fragen (BFG-Formular - Schritt 5) - nicht Standard BFG-Formular drucken Inhalt der BFG-Übersicht ins Excel exportieren BFG-Auswertung Kennwort ändern Abmelden / Logout Hilfe / Benutzerhandbuch Support Dienststelle Personal des Kantons Luzern 2 Version:

3 1 Anmeldung / Login Das BFG-Tool, als integrierter Bestandteil der HR-Plattform, kann auf zwei verschiedene Arten aufgerufen werden: 1) Auf der Homepage unter dem Vermerk HR-Plattform finden Sie den Link Login HR-Plattform 2) Durch die direkte Eingabe des Links Hinweis: Achtung: Der Benutzername ist Ihre adresse. Das Kennwort kann bei den für Sie zuständigen HR-BeraterInnen beantragt werden. Ihr Benutzerkonto wird nach drei erfolglosen Anmeldeversuchen gesperrt. Bitte melden Sie sich bei den für Sie zuständigen HR-BeraterInnen. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 3 Version:

4 2 Startseite Nach erfolgter Anmeldung gelangen Sie zur Startseite: Im oberen Bereich finden Sie die Hauptnavigation. Die Bearbeitung des BFG kann mittels der Funktion "Übersicht" oder der Funktion "BFG" gestartet werden. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 4 Version:

5 3 Filterleiste Die Filterleiste in der BFG-Übersicht erlaubt Ihnen Daten, innerhalb ihres Zuständigkeitsbereiches, selektiv auszuwählen. Jahr: Org. Einheit: Beurteilungsjahr Zugeordnete Organisationseinheit (OE). Mittels Klick auf die Bezeichnung werden die darunterliegenden OE angezeigt. Durch einen Klick auf die Checkbox wird die entsprechende OE und alle darunterliegenden OE selektiert. Ein erneuter Klick auf die Checkbox markiert nur diese OE. Nur Direktunterstellte: Standardmässig werden nur die Ihnen direkt unterstellten Mitarbeitenden angezeigt. Wichtig: Deaktivieren Sie diese Standardeinstellung, so werden alle Ihre unterstellten Mitarbeitenden angezeigt. Nur BFG relevante: Name / Persnr.: Anwenden: Standardmässig werden nur Personen, für welche eine individuelle Lohnanpassung vorgesehen ist, angezeigt. Wichtig: Deaktivieren Sie diese Standardeinstellung, so werden alle Ihre unterstellten Mitarbeitenden angezeigt. Um gezielt einzelne Mitarbeitende aufzurufen, kann die Personalnummer oder der Name eingegeben werden. Die gewünschte Datenselektion wird ausgeführt. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 5 Version:

6 4 BFG-Formular Sie können auf zwei verschiedene Arten auf die BFG-Formulare Ihrer Mitarbeitenden zugreifen: 1) Mittels der Funktion "Übersicht": Gehen Sie direkt auf den gewünschten Mitarbeitenden und klicken Sie auf "BFG" - siehe Kapitel ) Mittels der Funktion "BFG": Sie gelangen direkt ins BFG-Tool und erhalten eine aktuelle Status-Übersicht aller für Sie berechtigten Mitarbeitenden. Durch Klick auf das entsprechende Statussymbol kann das gewünschte BFG-Formular bearbeitet werden - siehe Kapitel 4.2. Wichtig: Nicht für alle Mitarbeitende ist die Erfassung eines BFG vorgesehen. Aus diesem Grund werden bei der Auswahl der Funktion "BFG" (BFG-Tool) nicht dieselben Mitarbeitenden angezeigt, wie bei der Auswahl der Funktion "Übersicht". 4.1 BFG aufrufen mittels Funktion "Übersicht" (Mitarbeiterübersicht) Auf der Übersicht werden alle Mitarbeitenden in Ihrem Zuständigkeitsbereich angezeigt. Erklärung der Spalteninhalte: Eintritt: Jahrgang: Org.-Einheit: Funktion: Tätigkeit: HR-Tools: Eintrittsdatum der Anstellung Geburts-Jahrgang Kürzel der zugeordneten Organisationseinheit. Wenn Sie mit der Maus über das Info-Symbol fahren, wird die vollständige Bezeichnung angezeigt. Funktion gemäss Besoldungsverordnung (BVO) Tätigkeit gemäss Anstellungsvertrag Anzeige der Tools, für welche Sie berechtigt sind: INFO: SteBe: BFG: Abfrage von Personalinformationen Verwalten von Stellenbeschreibungen Beurteilungs- und Fördergespräch Dienststelle Personal des Kantons Luzern 6 Version:

7 Wenn Sie auf den Link "BFG" klicken, gelangen Sie auf die BFG-Historie der gewählten Person. Es werden das aktuelle sowie alle bisher erstellten BFG-Formulare angezeigt. Mittels Klick auf den blauen Info-Button können die Detailinformationen zur entsprechenden Person/ Anstellung ein- und ausgeblendet werden Übersicht der verschiedenen Stati des BFG-Prozesses: In Bearbeitung: Das BFG ist in Bearbeitung, wurde jedoch noch nicht besprochen und visiert. Nicht abgeschlossen: Das BFG wurde archiviert (= in der BFG Historie abgelegt), jedoch zum Abschlusstermin (Ende der Beurteilungsperiode) nicht als "besprochen und visiert" markiert. Visiert: Neu: Das BFG wurde besprochen und visiert, d.h. die Erstellung ist abgeschlossen. Es wurde noch kein BFG in dieser Periode eröffnet. Mit einem Klick auf das Status-Symbol gelangen Sie auf BFG-Formular. Je nach Status kann das BFG bearbeitet oder nur gelesen werden. Über einen Klick auf das "Print" Symbol können Sie das Formular als PDF drucken. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 7 Version:

8 4.2 BFG aufrufen mittels Funktion "BFG" Wenn Sie die Funktion "BFG" wählen, gelangen Sie auf die BFG-Übersicht Ihrer zugriffsberechtigten Mitarbeitenden. Mit Klick auf das Symbol in der Spalte "Status" wird das BFG-Formular aufgerufen und kann bearbeitet werden. Die Übersicht der verschiedenen Stati finden Sie auf Seite Ziele der aktuellen Beurteilungsperiode bearbeiten Mit Klick auf das Symbol in der Spalte "Ziele. bearbeiten" können die aus dem Vorjahr vereinbarten Ziele im aktuellen Jahr, falls nötig, angepasst werden. Hinweis: Bei Personen ohne BFG beziehungsweise ohne Ziele aus dem Vorjahr gelangen Sie direkt auf die leere Maske zur Erfassung der Ziele. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 8 Version:

9 Wurden die Ziele bereits einmal visiert, so klicken Sie auf den Button "Bearbeiten": Mit Klick auf das Symbol "Bearbeiten" kann ein einzelnes Ziel angepasst werden: Der alte Text wird durchstrichen dargestellt und kann in der darunterliegenden Zeile angepasst werden: Alle vorgenommenen Änderungen, werden durch Anklicken der Checkbox "Änderungsverlauf anzeigen" ersichtlich. Wichtig: Die Änderungen müssen mit dem Button "Besprochen/Visum" bestätigt werden, damit sie im BFG-Formular (Zielerreichung) ersichtlich und bewertet werden können. 4.4 Erstellen BFG-Formular Detailinformationen Prozessschritte Das Ausfüllen des BFG-Formulars ist in fünf Prozessschritte aufgeteilt. Mittels Klick auf die einzelnen Prozessschritte kann das Formular schrittweise erstellt werden. Die eingegebenen Daten werden sofort gespeichert, d.h. es gibt keine eigentliche "Speicherfunktion". Mit einem Klick auf den blauen Info-Button können die Detailinformationen zur Person/Anstellung ein- und ausgeblendet werden. Mittels des Buttons "Zur BFG-Übersicht" gelangen Sie zurück auf die Übersichtsseite des BFG- Tools. Über den Button "Drucken" kann das BFG-Formular ausgedruckt werden. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 9 Version:

10 4.4.1 Kompetenz- und Leistungsbeurteilung (BFG-Formular Schritt 1) Kompetenzbeurteilung Wird in der Kompetenzbeurteilung die Führung als "nicht relevant" markiert, erscheint die Führungsleistung/ -wirkung in der Rubrik "Leistungsbeurteilung" ebenfalls automatisch als "nicht relevant". Soll-Ausprägung der Kompetenzen Die Sollausprägungen (A-D) werden aus dem SteBe-Tool übernommen. Wenn keine Stellenbeschreibung vorhanden ist, werden keine Werte angezeigt. Durch einen Klick auf den blauen Info-Button werden die einzelnen Beobachtungsmerkmale der einzelnen Ausprägungen der gewählten Fachkompetenz angezeigt. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 10 Version:

11 Erläuterung zum Erfüllungsgrad Wenn Sie mit der Maus über die einzelnen Erfüllungsgrade (I-V) fahren, so erscheint die entsprechende Erläuterung (gilt auch für die Leistungsbeurteilung). Leistungsbeurteilung Es wird zwischen allgemeinen und tätigkeitsbezogenen Messgrössen unterschieden. Mittels Klick auf den blauen Info-Button wird der Inhalt der allgemein hinterlegten Messgrössen angezeigt. Zusätzlich können tätigkeitsbezogene Messgrössen individuell erfasst werden. Klicken Sie auf das Symbol zur Erfassung oder Änderung des Textes. Sobald ein Text erfasst wurde, erscheint das Symbol in grün. Wenn Sie mit der Maus über das grüne Symbol fahren, wird der Inhalt des Feldes automatisch angezeigt. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 11 Version:

12 4.4.2 Zielerreichung/Gesamtbeurteilung (BFG-Formular Schritt 2) Die zu bewertenden Ziele werden automatisch aus der Zielvereinbarung des vergangenen Jahres übernommen. (Ausnahme: Start BFG 2012) Die übernommenen Ziele können zudem im laufenden Jahr mittels der Funktion "Ziele '.' überarbeiten" auf der BFG-Übersicht angepasst werden. Hinweis: Beachten Sie dazu auch das Kapitel "Ziele der aktuellen Beurteilungsperiode bearbeiten" auf Seite Zielvereinbarung neue Beurteilungsperiode (BFG-Formular Schritt 3) Hier können die Ziele für die neue Beurteilungsperiode vereinbart werden. Diese definierten Ziele werden im Folgejahr automatisch in der Zielerreichung aufgeführt und können dadurch bewertet werden. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 12 Version:

13 4.4.4 Förder- und Entwicklungsmassnahmen (BFG-Formular Schritt 4) Förder- und Entwicklungsmassnahmen sowie weitere Bemerkungen/Vereinbarungen können hier festgehalten werden. Ist die Stellenbeschreibung nicht aktuell, wird automatisch im SteBe-Tool die entsprechende Stellenbeschreibung dieser Person auf "Pendent" gesetzt. Die Angabe des Termins ist rein informativ Feedback Mitarbeitende / Abschluss, Visum (BFG-Formular Schritt 5) Das Feedback des Mitarbeitenden kann hier festgehalten werden. Mit der Funktion "BFG Abschluss/Visum" wird das BFG abgeschlossen. Wichtig: Nach Abschluss des BFG kann das Dokument nicht mehr verändert werden. Über den Button "Drucken" kann das BFG-Formular ausgedruckt werden. Via den Button "Zur BFG-Übersicht" gelangen Sie zurück auf die Übersichtsseite. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 13 Version:

14 4.4.6 Spezifische Fragen (BFG-Formular) - nicht Standard "Spezifische Fragen" können pro Organisationseinheit (z.b. Dienststelle) definiert und nur für diese auch angezeigt werden. Die Fragen erscheinen als Prozessschritt 5. Via die zuständigen HR-BeraterInnen können "Spezifischen Fragen" eingerichtet werden. 5 BFG-Formular drucken Das BFG-Formular kann für einen einzelnen, für mehrere selektiv ausgewählte oder für alle Mitarbeitende gleichzeitig ausgedruckt werden. Durch einen Klick auf "Alle" können Sie alle Mitarbeitende gleichzeitig auswählen. Durch die wiederholte Auswahl wird die Selektion wiederum gelöscht. Mittels der Funktion "Ausgewählte drucken" werden die BFG-Formulare der selektierten Mitarbeitenden leer oder mit dem entsprechenden Inhalt ausgedruckt. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 14 Version:

15 6 Inhalt der BFG-Übersicht ins Excel exportieren Die Daten der BFG-Übersicht können Sie nach Excel exportieren: Durch einen Klick auf "Alle nach Excel exportieren" wird eine Excel-Tabelle mit allen angezeigten Personen erstellt. Je nach Einstellung Ihres Browsers müssen Sie eine Sicherheitsabfrage bestätigen, bevor die Tabelle geöffnet wird. Achtung: Beachten Sie, dass diese Daten nach dem Export nicht mehr durch das BFG-Tool geschützt sind. 7 BFG-Auswertung In der Menüleiste kann die Funktion "Verteilung der Beurteilungswerte" gewählt werden, um eine grafische Auswertung der Verteilung der Beurteilungswerte zu erhalten. Über die Filterleiste kann der Auswertungsbereich eingegrenzt werden. Über den Button "Als PDF speichern" kann die Grafik zum Drucken aufbereitet werden. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 15 Version:

16 8 Kennwort ändern Das Kennwort ändern Sie mit dem Link Kennwort ändern. Durch Eingabe des aktuellen Kennworts und zweimaliger Eingabe des neuen Kennworts können Sie die Änderung vornehmen. Minimalanforderungen an das Kennwort: 8stellig, davon Gross-/Kleinbuchstaben und Zahlen oder Sonderzeichen. Wir empfehlen Ihnen, das Kennwort regelmässig zu ändern. Beachten Sie hierfür bitte auch die für Sie geltenden Weisungen zur Benutzung von Informatikmitteln am Arbeitsplatz. Die Bestätigung, dass das neue Kennwort akzeptiert wurde, erhalten Sie im darauffolgenden Bild: Wichtig: Es findet keine Kennwort-Synchronisation mit anderen Systemen statt. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 16 Version:

17 9 Abmelden / Logout Wichtig: Bitte melden Sie sich nach Ihrer Arbeit aus Sicherheitsgründen immer über den Link ab. 10 Hilfe / Benutzerhandbuch Dieses Benutzerhandbuch kann über den Link ausgedruckt werden. jederzeit als PDF aufgerufen und bei Bedarf 11 Support Bei Fragen und/oder Instruktionen stehen Ihnen die zuständigen HR BeraterInnen jederzeit gerne zur Verfügung. Dienststelle Personal des Kantons Luzern 17 Version: