Logistik der Verträge

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1 Logistik der Verträge Compliance Anforderungen an das Vertragsmanagement in Unternehmen der Logistikbranche

2 Was ist Compliance Die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organe (GF/Vorstand) und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf gesetzliche Ge- und Verbote begründet. Außerdem soll die Übereinstimmung des unternehmerischen Handelns mit Moral und Ethik sichergestellt sein.

3 Warum Compliance im Mittelstand? Bundesgerichtshof: Nur die Anwendung strafrechtlicher Zwangsmaßnahmen kann das Bewusstsein dafür schärfen, dass sich strafbare Geschäfte nicht lohnen und es wirtschaftlich sinnvoller ist, wirksame Kontrollmechanismen zur Verhinderung von Straftaten einzurichten ( 1. Strafsenat des BGH vom ) Untersuchung von Euler Hermes aus November 2008: Mittelständische Unternehmen werden häufiger Opfer von Wirtschaftskriminalität als Großkonzerne. Der Gesamtschaden dürfte 4 Milliarden Euro jährlich übersteigen

4 Beispiele aus der Anwaltspraxis I. Verstoß eines Unternehmers gegen das Heimarbeitsgesetz Rf: Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern von ,00. Einleitung eines Strafverfahrens gegen den Geschäftsführer a StGB Veruntreuung von Arbeitsentgelt Einstellung gegen Zahlung von ,00 2. Steuerstrafverfahren: Einstellung gegen Zahlung weiterer ,00

5 Beispiele aus der Anwaltspraxis II. III. Verstoß gegen das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz 1. Verstoß gegen 16 I Nr. 1 AÜG ,00 (Entleiher/ Verleiher) 2. Verstoß gegen 16 Abs. 1 Nr. 1 AÜG Beschäftigung von Mitarbeitern ohne Aufenthaltserlaubnis bis ,00 Verstoß gegen Mindestlohn im Bau 1. Einleitung eins Strafverfahrens

6 Warum Vertragsmanagement und Compliance im Mittelstand? Heutiges Vertragsmanagement in Unternehmen Mehr als 70 % der für ein Unternehmen wichtigen Informationen aus Verträgen, Vertragsbedingungen und Dokumenten etc. liegen heute nur in unstrukturierten Texten vor. Die Suche nach für die tägliche Arbeit erforderlichen wichtigen Informationen nimmt pro Arbeitsplatz zw % der Arbeitszeit in Anspruch.

7 Herausforderungen Keine Datensicherung Lange Transport- und Liegezeiten Medienbrüche/ Papierwege Keine Transparenz Mehrarbeit durch mehrfache Datenhaltung Insellösungen/ Eingeschränkte Kommunikation Viele nicht aufeinander abgestimmte Prozesse Unübersichtliche Strukturen und Datenablage Inkonsistente Daten

8 Verträge sind Grundlage für das betriebswirtschaftliche und rechtliche Handeln in des Unternehmens Immobilien Miete Unternehmen Einkauf Arbeitnehmer Leiharbeiter Gesellschafter Buchführung IT Organisation Recht Vertrieb Behörden

9 Gesetzliche Anforderungen an das Vertragsmanagement 1. Basel II Eigenkapitalrichtlinien der Banken als Voraussetzung der Kreditvergabe 2. Handelsgesetzbuch ( HGB): 238, 239 ( Buchführungspflicht) ( Vorlagepflicht der Handelsbücher im Rechtsstreit) 3. Steuerrecht 147 AO, ESTG, GewSTG, GOB/GoBS 4. (GDPdU( Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) 5. Zivilrecht: Vorlage von Verträgen zu Beweiszwecken 6. Güterkraftverkehrsgesetz 7. Zollbestimmungen 8. Fernmeldegesetz und Bundesdatenschutzgesetz (Private nutzung ) 9. Sozialgesetzbuch

10 Risiken beim fehlendem Vertragsmanagement Verstoß gegen gesetzlichen Vorschriften Unterschiedliche Informationsstände bei Mitarbeitern Schwieriges Auffinden von Verträgen, Akten und Vorgängen Fehlende Kenntnis von Vertragsinhalten Verlust von Verträgen/ Vertragsbestandteilen Versäumnis von Fristen( Kündigung von Dauerschuldverhältnissen). Mangelhafter Bearbeitungsprozess Nicht immer transparenter Genehmigungs-/ Freigabeprozess Mißbrauchsgefahren durch kriminelle Mitarbeiter Keine historischen Daten verfügbar Bilanz- und Revisionssicherheit eingeschränkt

11 Lösungsansätze für ein Vertragsmanagement Arbeiten auf der Basis rechtlich geprüfter Vertragsmuster Frachtvertrag Darlehensvertrag Beratervertrag Wartungsvertrag Konsignationslagervertrag Rahmenvertrag Mietvertrag Einzelvertrag Übereignungsvertrag Arbeitsvertrag Leasingvertrag Versicherungsvertrag Lizenzvertrag

12 Lifecyclemanagement von Verträgen Wie erzielen Sie qualitative und quantitative Verbesserungen im Umgang mit Ihren Verträgen! Ggfs. Vertragsverlängerung und - Ergänzung Vertragserstellung aktualisieren Vertragsunterzeichung

13 Vertragsmanagement im Unternehmensprozess Ablauforganisation Vertragscontrolling Lieferanten Kunden Händler Berater Partner Vertragstypen und -arten Rahmen- und Einzelverträge; Prozess Automation & Optimierung Marketing Vertrieb Einkauf SupplyChain Recht Controlling Erstellen & Vertrags- Vertrags- Vertrags- Vertrags- verhandeln Genehmigung Erfüllung Controlling Ende Vertragsarchivierung nach GoBS und GDPdU

14 Vertragsmanagement Aufgaben einer Abteilung Recht Erstellung und Verwaltung der Unternehmensverträge Vertragserstellung und Verwaltung Verträgen an Hand von Vertragsmustern Verwaltung von Vertragsakten und Vorgängen (Versicherungsakte, Schadensakte, etc.) Identifizierung von z. B. Prozessrisiken, Versicherungsrisiken, etc. Überwachung von Vertragsklauseln auf ihre Rechtmäßigkeit (AGB-Rechtsprechung) vertragliche Haftung Leistungsverpflichtung vertragliche Gewährleistung Vertragscontrolling (Analyse, Bewertung, Reporting an die Geschäftsführung) Abklärung offener Fragen mit externen Rechts- und Steuerberatern

15 Vertragsmanagement ist Risikomanagement Risiken identifizieren und dokumentieren Risiken analysieren Risiken steuern & - überwachen

16 Vorteile für die Geschäftsführung Real-Time Informationen für die Geschäftsführung zu folgenden Punkten: Welche Verträge muss das Unternehmen verlängern, ändern, kündigen Wer sind die Top Lieferanten (ABC-Analyse), welches Volumen kaufen wir ein bei welchen Abnahmeverpflichtungen? Welche Rückstellungen müssen wir bilden Risiko, Haftung, Gewährleistung? Wie hoch ist die Rate der Vertragsverlängerungen? Wie hoch sind meine Miet- und Leasingverpflichtungen? Wie hoch sind meine Kosten auf der Basis geschlossener Verträge? Versorgungsverträge und Kosten auf der Basis geschlossener Verträge? Gewährleisten wir Bilanz- und Revisionssicherheit (Vertragshistorie)?

17 Vertragsmanagement - Nutzenpotentiale Anwendungs- und Prozesskosten Zeiten für Vertragsverhandlungen Auslösung von falschen Zahlungen Vertragsrisiken Transparenz und Aktualität der Daten Handlungsoptionen aus Vertragsverlängerungen Bilanz- und Revisionssicherheit

18 Einrichtung eines Organisations- und Vertragshandbuches I. Definition: Das Vertragshandbuch ist ein Vorgehensmodell, in welcher die Arbeitsweise eines Unternehmens für die Erstellung, Verwaltung und Risikobeurteilung von Verträgen + Vertragspartnern beschreiben wird.

19 Voraussetzung für ein Organisationshandbuch I. Risikosensibilisierung Identifikation und Analyse rechtlicher Risiken Kenntnisse über rechtliche Rahmenbedingungen des unternehmerischen Handelns II. III. Interne Informationen Erstellung von und Informationen über Unternehmensrichtlinien Kommunikationsstruktur Festlegung von Kommunikation Definition der Kommunikationswege (Meldesysteme)

20 Voraussetzungen für ein Organisationshandbuch V. Kompetenz und Aufgabenzuordnung Definition der Verantwortlichkeiten über Hierarchieebenen Definition einer Rückkopplungsverantwortung über erkannte Risiken Dokumentation der Aufgabenzuordnung

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

22 Anhang

23 Statistik der Sicherheitsverstöße in der IT Art de r Siche rhe itsv e rstöße /Angriffsme thode n, v on de ne n de utsche Unte rne hme n be troffe n sind Webscriping-Sprachen manipuliert (auf Basis von Java oder Active-X-basierend) 8 6,2 Missbrauch gültiger Benutzerkonten 7 10,5 Versenden/Kopieren vertraulicher Daten 6 13,8 Externe Denial-of-Service-Attacken 5 15,4 Phishing 4 20,2 Missbrauch von -Adresse 3 35,9 Unbeabsichtigte Fehlkonfiguration/ menschliches Versehen 2 44,9 Computervirus/Würmer/ Trojanische Pferde/ Spam 1 63,

24 -nutzung, -Speicherung Datenschutz am Arbeitsplatz: Rechtliche Grundlagen Recht auf informationelle Selbstbestimmung, Art. 2 GG - Anwendung bei ausfüllungsbedürftigen Normen des Arbeitsrechts, z.b. 75 Abs. 2 BetrVG (Schutz und Förderung der freien Entfaltung der Persönlichkeit des Arbeitnehmers Fürsorgepflicht des Arbeitgebers aus 611, 242 BGB - Schutz der persönlichen Integrität einschließlich Privat- und Intimsphäre

25 -nutzung, -Speicherung Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) - Einwilligung des Betroffenen erforderlich, wenn der Arbeitgeber personenbezogene Daten erheben, speichern, verarbeiten und/oder sonst nutzen möchte - im übrigen zulässig im Rahmen der Zweckbestimmung des Vertragsverhältnisses oder zum Zwecke des ordnungsgemäßen DV- Betriebes / Datensicherung

26 -nutzung, -Speicherung Telekommunikationsanbieter Bei ausdrücklicher oder konkludenter Erlaubnis der privaten - oder Internetnutzung wird der Arbeitgeber zum Telekommunikationsanbieter - geschäftsmäßiges Erbringen von Telekommunikationsdiensten - nachhaltiges Angebot von Telekommunkation für Dritte ( 3 Nr. 5 TKG)

27 -nutzung, -Speicherung und die datenschutzrechtlichen Folgen Wahrung des Telekommunikationsgeheimnisses - grundsätzlich keine Befugnis, den Inhalt einer Nachricht oder die angewählte Adresse einzusehen oder zu speichern - sofern Speicherung aus betrieblichen Gründen erfolgen soll, setzt dies Einwilligung des Betroffenen voraus Einsatz technischer Schutzvorkehrungen ( 87 TKG) - Schutz vor unberechtigtem Zugriff durch Dritte Datenschutz nach TKG ( 89 Abs. 3 5 TKG) - keine Öffnungsklausel: Änderung durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung nicht zulässig

28 -nutzung, -Speicherung Kontrollbefugnisse des Arbeitgebers?! Wenn die private Nutzung untersagt ist - darf der ArbG die nur dienstlichen s lesen und kontrollieren Wenn die private Nutzung erlaubt ist - dann ist das Kontrollrecht beschränkt auf die, die zweifelsfrei dienstlich sind, ansonsten str. Lösung: - Einwilligung in die Erfassung und Speicherung der Daten - evt. Betriebsvereinbarung über die Nutzung von

29 Aufbewahrungspflichten Dokumententyp Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlagen Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernberichte Anhang zum Jahresabschluss Jeder Kaufmann und alle Buchführungspflichtigen: 10 Jahre, beginnend mit Schluss des Kalenderjahres (in dem letzte Eintragung gemacht / Bilanz aufgestellt wurde) Pflicht für alle Kapitalgesellschaften: 10 Jahre 257 Abs. 1, 4, 5 HGB; 147 Abs. 1 Nr. 1 u. 4, Abs. 2 AO 264 HGB Buchungsbelege, d.h. Dokumente Jeder Kaufmann und alle 257 Abs. 1, 4, 5 HGB über die einzeln zu erfassenden Vorgänge des Kaufmannes als Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen: Grundlage der Buchführung gem. 10 Jahre, 238 Abs. 1 HGB, Bilanz sowie GuVbeginnend mit dem Schluss des Rechnung Kalenderjahres der Entstehung Bilanz 10 Jahre

30 Aufbewahrungspflichten Dokumententyp Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlagen Datenträger von Handelsbüchern, Inventaren usw., Buchungsbelegen Datenträger von Handelsbriefen Jeder Kaufmann und alle Buchführungsund Aufzeichnungspflichtigen; 10 Jahre, beginnend mit Schluss des Kalenderjahres der Dokument- Entstehung Jeder Kaufmann und alle Buchführungsund Aufzeichnungspflichtigen; 6 Jahre, beginnend Schluss des Kalenderjahres der Dokument-Entstehung 257 Abs. 1, 4, 5 HGB; 147 Abs. 1 Nr. 1 u. 4, Abs. 2 AO 257 Abs. 1, 4, 5 HGB; 147 Abs. 1 Nr. 1 u. 4, Abs. 2 AO Eröffnungsbilanz Jeder Kaufmann: 257 Abs. 1, 4, 5 HGB 10 Jahre, beginnend mit Schluss des Jahres der Feststellung Gewinn- und Verlustrechnung Jeder Kaufmann und alle Buchführungspflichtigen: 10 Jahre, beginnend mit dem Schluss des Jahres der Aufstellung 242 Abs. 2 HGB

31 Aufbewahrungspflichten Dokumententyp Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlagen Handelsbücher: Grund-, Haupt- und Jeder Kaufmann und alle Buchführungs- 257 Abs. 1, 4, 5 HGB Nebenbücher, Karteien. Listen, Schriftstücke einer Offenen-Posten- Buchführung ( 238 f. HGB) und Aufzeichnungspflichtigen; 10 Jahre, beginnend mit dem Kalenderjahr der letzten Eintragung Handelsbriefe: empfangene und abgesandte, Handelsgeschäfte i.s.d. 343 ff. HGB betreffend Inventare ( 240 HGB) Jahresabschluss und Kontenpläne / Kontenplanänderungen Jeder Kaufmann und alle Buchführungsund Aufzeichnungspflichtigen; 6 Jahre, beginnend mit Schluss des Kalenderjahres des Absendens oder Empfangs Jeder Kaufmann und alle Buchführungsund Aufzeichnungspflichtigen; 10 Jahre, beginnend Schluss des Kalenderjahres der Aufstellung Jeder Kaufmann und alle Buchführungsund Aufzeichnungspflichtigen; 10 Jahre, beginnend Schluss des Kalenderjahres der Feststellung 257 Abs. 1, 4, 5 HGB 257 Abs. 1, 4, 5 HGB 257 Abs. 1, 4, 5 HGB

32 Aufbewahrungspflichten Dokumententyp Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlagen Journale und Kassenbücher Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte ( 290, 350 HGB) Lagebericht, d.h. Darstellung des Geschäftsverlaufs und der Lage der Kapitalgesellschaft ( 289 HGB) Organisationsunterlagen zu Handelsbücher, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen usw. Jeder Kaufmann und alle Buchführungsund Aufzeichnungspflichtigen; 10 Jahre, beginnend mit Schluss des Kalenderjahres letzten Eintragung Pflicht für Kapitalgesellschaften: 10 Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres der Aufstellung Pflicht für Kapitalgesellschaften: 10 Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres der Aufstellung Jeder Kaufmann: 10 Jahre, beginnend mit dem Schluss des betreffenden Kalenderjahres 257 Abs. 1, 4, 5 HGB 257 Abs. 1, 4, 5 HGB 257 Abs. 1, 4, 5 HGB 257 Abs. 1, 4, 5 HGB

33 Aufbewahrungspflichten Dokumententyp Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlagen Schreiben im Rahmen des Unternehmens Steuererklärungen, Steuerbescheide Grds. keine Aufbewahrungspflicht, es sei denn es handelt sich um Handelsbriefe i. S. d. 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO Jeder Kaufmann und alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen; 10 Jahre, beginnend mit Schluss des Kalenderjahres der Entstehung 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO 257 Abs. 1, 4, 5 HGB; 147 Abs. 1 Nr. 1 u. 4, Abs. 2 AO Zwischenabschlüsse Alle Buchführungs- und 147 Abs. 1 Nr. 5 AO Aufzeichnungspflichtigen; 6 Jahre Unterlagen von Bedeutung für die Besteuerung Alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen; 6 Jahre 147 Abs. 1 Nr. 1 u. 4, Abs. 2 AO