Agilität. Business Solutions l Management l Administration l Development. PROJECT INSIGHTS Agiles Projektmanagement mit SP

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1 l Management l Administration l Development Kompendium Agilität PROJECT INSIGHTS Agiles Projektmanagement mit SP AGILE DEVELOPMENT Von der Anforderung zum Testing PRODUCT KNOWLEDGE Produktinformationsmanagement mit SP-Board-Mitteln Mirko Schrempp (Hg.)

2 Durch Onboard-Mittel zum vollwertigen Produktinformationsmanagement? PIM mit Share- Point 2013 Jens Gäbeler und Arno Hitzges Seit Mitte der neunziger Jahre werden für die Verwaltung von marketingrelevanten Informationen zu den eigenen Produkten zunehmend PIM-Systeme auf Basis von proprietären Drittanbietern verwendet. Für die Mitarbeiter bedeutet das eine Eingewöhnung in eine neue Oberfläche, für Administratoren bedeutet es, neue Architekturen und Software zu erlernen. Die Verwendung eines neuen Systems verursacht somit größere Kosten, als ein bestehendes zu erweitern. Auf den folgenden Seiten wird daher analysiert inwieweit mit SharePoint-Standardmitteln ein PIM-System aufgebaut werden kann. Mit mehreren Dutzend Lösungen am Markt gibt es bereits eine große Anzahl an eigenständigen PIM-Plattformen. Einen guten Überblick gibt es auf der Internetseite [1]. Auch gibt es bereits Lösungen, die eine Anbindung zu SharePoint realisiert haben. Allerdings werden dabei die meisten Funktionalitäten aus dem eigenem System verwendet und nicht aus SharePoint. Zusätzliche Systeme bedeuten außerdem immer einen höheren Aufwand und höhere Kosten, und es stellt sich die Frage, ob durch Anpassungen ein bereits im Unternehmen vorhandenes SharePoint verwendet und ein ähnliches Ergebnis erreicht werden kann. 28

3 Produktinformationsmanagement-Systeme In einem PIM-System laufen Produktinformationen aus allen betrieblichen und analytischen Bereichen eines Unternehmens zusammen. Die Informationen können unabhängig von ihrer Herkunft in diesem System abgerufen werden. Die zu den Produkten gehörenden Informationen können dabei entweder direkt im PIM-System gespeichert werden, auf die Quelle referenzieren oder als eine Kombination der beiden Arten vorkommen [2]. Ein PIM-System kann als Konsolidierung verschiedener anderer Managementsysteme verstanden werden. Je nach Komplexität besteht ein PIM-System mitunter aus den folgenden Systemen: Dokumentenmanagement und/oder Media Asset Management für die Verwaltung von Dateien, wie z. B. Dokumentationen, technische Zeichnungen, Bilder oder Videos Content-Management für die Erstellung und Verwaltung von Onlinepublikationen wie z. B. Webshops Rechteverwaltung für die Erstellung von Benutzerprofilen und deren Berechtigungen Vorteile einer Nutzung eines PIM-Systems sind die zentrale Datenhaltung, die Generierung von Mehrinformationen (Metadaten) und die unkomplizierte Ausgabe in unterschiedliche Medien. Anforderungen an ein PIM-System Existierende PIM-Systeme besitzen in den meisten Fällen diese Funktionalitäten: Eine Weboberfläche für die Editierung der Produktdetails Workflows für Freigaben und Benachrichtigungen Eine flexible Rechteverwaltung für eine feine Unterscheidung der verschiedenen Nutzer, besonders in Bezug auf Daten-/Informationsfreigabe Eine performante Suche und die Möglichkeit, Datensätze zu filtern Versionierung zur Änderungskontrolle der Produktinformationen und der Wiederherstellung fehlerhaft bearbeiteter Daten Verwaltung von Metadaten und Produktkategorien Verwaltung von Mediadateien zu den Produkten (Asset Management) 29

4 SharePoint als PIM-System SharePoint als Enterprise-Content-Management-System deckt die Anforderungen an ein PIM-System (Kasten Produktinformationsmanagement-Systeme ) von Grund auf ab, es ist bei einem Teil der Funktionalitäten sogar marktführend. So zum Beispiel mit der SharePoint-Suche, die die Informationen aus den unterschiedlichsten Datentypen und deren Metadaten erfassen kann. Die einzelnen Informationen können verknüpft werden und mit dem Content-Search Web Part auf gewünschte Art angezeigt werden. Suchergebnisse lassen sich mit den Refiners außerdem webshopähnlich filtern (nach Preis, Hersteller usw.) und mithilfe des Term Store Managers ist es zusätzlich möglich, automatisch eine Navigation aus den taxonomisch gespeicherten Informationen zu generieren. Die Rechteverwaltung in SharePoint erlaubt eine Steuerung der Zugriffe für Benutzer und Benutzergruppen bzw. Rollen. Dabei können die Berechtigungen von websiteweit bis elementgenau eingestellt werden, die Unterbrechungen von Berechtigungsvererbungen sind ebenfalls einstellbar, feiner als es in gängigen PIM-Systemen möglich ist. Ebenfalls sehr gut funktionieren die Workflows. Sie können bereits vorgefertigt verwendet werden oder mithilfe des SharePoint Designers auf einfache Weise erstellt werden. Zusätzlich ist in SharePoint die geforderte Weboberfläche gegeben, die durch verschiedene Site-Collection-Templates, wie die Team-Site oder die Publishing-Site, an die eigenen Anforderungen angepasst werden kann. Weitere Funktionalitäten wie die Versionierung und die Verwaltung von Metadaten sind in SharePoint ebenfalls gegeben. Zu unterscheiden sind allerdings die Ansätze, wie das PIM-System in SharePoint aufgebaut werden soll. Hier gibt es prinzipiell zwei Vorgehensweisen: den Weg über das in SharePoint 2013 neue Feature Produktkatalog oder über die schon länger vorhandene Datei-/ Datenbankverbindung (XML/SQL). In Tabelle 1 und den folgenden Tabellen werden bereits evaluierte PIM-Systeme mit diesen beiden Ansätzen verglichen. Sie sind ähnlich umfangreich wie die PIM-Systeme, der Produktkatalog bietet sogar mehr Funktionalitäten. Einschränkungen gibt es bei der Datei-/Datenbankverbindung (XML/SQL), hier sind die Funktionalitäten Versionierung und Terminologieverwaltung nicht vorhanden. Auch Workflows können bei diesem Ansatz nur eingeschränkt verwendet werden. 30

5 Systemanforderungen Weboberfl äche Evaluierte PIM- Systeme SP Produktkatalog SP2013- Datei-/Datenbankverbindung Workfl ows ü Rechteverwaltung Suche Versionierung û ü û Mediaverwaltung Terminologieverwaltung ü û Tabelle 1: Vergleich der Systemanforderungen von PIM-Systemen und SharePoint 2013 Legende: ü vorhanden, teilweise/eingeschränkt vorhanden, û nicht vorhanden Zusätzlich zu den technischen Anforderungen einer Plattform soll ein PIM-System bestimmte Funktionalitäten für die Benutzung besitzen. Diese lassen sich, wie in Abbildung 1 zu sehen, in die Bereiche Import, Pflege und Export aufteilen und bestimmen auch die Abschnitte im weiteren Text. Es werden in den Abschnitten jeweils zu Beginn die Funktionen bestehender PIM-Systeme beschrieben und im Anschluss die Möglichkeiten in Microsoft SharePoint dargestellt. Abb. 1: Übersicht über die Nutzungsanforderungen eines PIM-Systems [3] 31

6 Import In bestehenden PIM-Systemen ist der Import von Produktdaten mit den Formaten XML (insb. dem Austauschformat BMEcat) und CSV möglich oder erfolgt aus SQL-Datenbanken. In wenigen Fällen geschieht dies allerdings in einer komfortablen Weboberfläche. Auch in SharePoint sind diese Importschnittstellen standardmäßig nicht verfügbar, ein Import über die Weboberfläche ist so nicht möglich. Der Import kann aber je nach gegebenem Datenformat entweder über eine Datenbank- bzw. Dateiverbindung oder über das Produktkatalogtemplate erfolgen. Bei XML- und SQL-Daten kann der Import mithilfe des SharePoint Designers realisiert werden. Nach dem Erstellen der jeweiligen Verbindung ist es möglich, eine Auswahl zu treffen und die Daten durch XSLT-Befehle bzw. SQL-Abfragen umzuwandeln. Nachteilig wirkt sich aus, dass die Informationen nicht in SharePoint-Listen eingepflegt, sondern in SharePoint als eigenständige Web Parts eingebunden werden und somit in der Datenpflege auf Funktionalitäten verzichtet werden muss. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist die PIM-übliche zentrale Datenhaltung, da hier die Originaldaten verwendet werden und keine Kopie. Der Import von CSV-Dateien kann über PowerShell Scripting erfolgen. Es ist hier nötig, Zugriff auf den SharePoint Server zu besitzen. Die Produktinformationen können bei dieser Vorgehensweise direkt in einen Produktkatalog eingepflegt werden. Es ist dadurch beispielsweise möglich die Spalte Bild anzulegen und die als Text vorliegenden Links in Verknüpfungen zu den abgelegten Bildern umzuwandeln. Zusätzlich kann die Taxonomie des Katalogs direkt in den SharePoint Term Store importiert und mit den einzelnen Produkten verknüpft werden. Anforderungen an den Import Evaluierte PIM- Systeme SharePoint Produktkatalog SP2013-Datenbank-/Dateiverbindung Formate CSV, XML CSV XML, SQL Auswahl Transformation ü û ü Tabelle 2: Vergleich der Anforderungen an den Import Legende: ü unterstützt, û nicht unterstützt 32

7 Wie Tabelle 2 zeigt, ist ein einfacher, bei unterschiedlichen Formaten gleicher Importvorgang mit SharePoint-Standardmitteln nicht realisierbar. Für das Format CSV erfolgt der Import direkt auf dem SharePoint Server. Der Import der Formate XML oder SQL funktioniert per Share- Point Designer. Eine Konvertierung von CSV zu XML und umgekehrt kann mit XSLT bewerkstelligt werden. Wünschenswert wären hier eine einheitliche Oberfläche zum Hochladen einer Importdatei und die darauffolgende Anpassung der Produkte in der Weboberfläche. Die Bedingung dafür sind zusätzliche Schnittstellen für XML-Dateien und SQL Server, die bisher nur durch kostenpflichtige Add-ons erworben werden können. Datenpflege Bei der Datenpflege ist es für die Bearbeiter wichtig, die benötigten Funktionalitäten in einer einfachen Oberfläche zur Verfügung gestellt zu bekommen. Bestehende PIM-Systeme zeichnen sich zudem dahingehend aus, dass sie in einer Onlineumgebung liegen und somit einen ortsunabhängigen Zugriff erlauben. Eine einfach zu bedienende Formularmaske erleichtert die Erstellung von neuen Produkten, die Bearbeitung bereits bestehender Einzelprodukte und die gleichzeitige Bearbeitung von mehreren Produkten. Die Massenpflege wird durch die Möglichkeit, die Produktliste zu filtern und zu sortieren, unterstützt. Um Fehler im Datenbestand zu minimieren, ist es üblich, Plausibilitätsprüfungen direkt bei der Eingabe durchzuführen. Auch die Funktionalitäten zum Entfernen und Wiederherstellen (Papierkorb) von einzelnen Produkten sind in bestehenden PIM-Systemen durchgehend vorhanden. Des Weiteren ist in einem PIM-System die Forderung, eine Produkthierarchie anlegen und pflegen zu können. Vererbung und Varianten von Produkten verringern sowohl den Bearbeitungsaufwand als auch den Speicherbedarf. Durch Verknüpfungen mit weiterführendem Zubehör zum Produkt ist es möglich einen komplexen, aber in sich geschlossenen Produktkatalog zu schaffen. Auch Bilder und andere Mediendateien können wiederverwendet werden. In SharePoint unterscheiden sich die gegebenen Funktionalitäten in Abhängigkeit vom beim Import gewählten Ansatz. Für eine umfangreiche Datenpflege mit vielen Features sollte der Produktkatalog verwendet werden. Bei einem Import über die Datenbank- oder Dateiverbindung werden die Daten nicht in SharePoint-Listen eingepflegt. Dadurch kön- 33

8 nen viele Funktionalitäten von SharePoint nicht verwendet werden und müssen auf andere Weise realisiert werden. Abb. 2: Produktliste mit Suche und Mehrfachbearbeitung (Datenblattansicht) erstellt mit Produktkatalog Anlegen, Bearbeiten, Löschen und auch die Massenpflege sind in Share- Point-Listen sehr komfortabel über die Datenblattansicht möglich (Abb. 2). SharePoint-Listen sind mit bis zu 30 Mio. möglichen Elementen auch für sehr große Kataloge gewappnet. Begrenzend ist hierbei eher die Maximalzahl der Spalten. So ist die Verwendung des Typs Eine Textzeile auf eine maximale Anzahl von 276 begrenzt [4]. Die Funktionen Anlegen, Bearbeiten usw. sind bei der Datenverbindung zwar ebenfalls möglich, für jede Ansicht auf die Daten müssen allerdings separate Webparts im Share- Point Designer erstellt werden. Die einfache Erstellung von Ansichten wie in SharePoint-Listen ist nicht gegeben. Für die Web-Part-Erstellung sind sowohl ASPX- als auch erweiterte XHTML- und XSLT-/SQL-Kenntnisse erforderlich. Über jeder SharePoint-Liste befindet sich, wie ebenfalls in Abbildung 2 zu sehen ist, ein Suchfeld, mit dem die Liste nach diesem Wert gefiltert werden kann. Die Anbindung eines Suchfelds an das Produktformular ist für den Weg der Datenbank-/Dateiverbindung (Abb. 3) ebenfalls möglich, indem mit dem SharePoint Designer eine Verknüpfung der Datenverbindung mit einem HTML-Form-Web-Part erstellt wird. Abb. 3: Produktliste mit Suche und Mehrfachbearbeitung, erstellt mit XML-Dateiverbindung 34

9 Mit der Produktkatalogvorlage erstellten Katalogen ist es möglich, einzelne oder mehrere Datensätze auf einfache Weise in einen Papierkorb zu verschieben. Diese können bei Bedarf wiederhergestellt werden. Bei Datenverbindungen ist das Löschen ebenfalls möglich, die Wiederherstellung kann jedoch nur durch eine Versionierung der verwendeten XML-Datei erstellt werden. Durch den in SharePoint integrierten Term Store ist es möglich, eine Produkttaxonomie zu erstellen. Die erstellte Taxonomie kann dann für die Navigation eines Webshops verwendet werden. Zubehör ist durch den Spaltentyp Lookup möglich, das Zubehör kann dabei entweder in der gleichen oder in einer anderen Liste gespeichert sein. Zusätzlich ist es möglich, eine Spalte vom Typ Related Items zu erstellen. Dadurch kann jede Art von Quelle in SharePoint mit einem Artikel verbunden werden (Bibliothekselemente, Listenelemente, Seiten usw.). Weitere Spalten bei der Datenbank-/Dateiverbindung zu erstellen, ist wieder einmal nur mit dem SharePoint Designer möglich und nicht so einfach wie in SharePoint-Listen in einer Weboberfläche. Anforderungen an die Produkt daten pflege Evaluierte PIM-Systeme SharePoint Produktkatalog SP2013- Daten bank-/ Datei verbindung Erstellung und Bearbeitung Massenbearbeitung ü ü Löschen Wiederherstellen ü ü û Vererbung ü ü û Zubehör ü û Plausibilitätsprüfung bei Eingabe ü ü û Tabelle 3: Vergleich der Anforderungen an die Datenpflege Legende: ü unterstützt, teilweise/eingeschränkt unterstützt, û nicht unterstützt 35

10 Export Für die Ausgabe ist es in bestehenden Systemen möglich, eine Auswahl für den Export zu bestimmen. Dies funktioniert durch Filterung nach Metadaten, Kategorien oder auch ID-Ranges. Eine Anbindung der Produktlisten an eine Suche ist dabei von Vorteil. Ebenfalls kann in PIM- Systemen ausgewählt werden, welche Einzelinformationen der Produkte exportiert werden sollen und welche Bilder (bzw. in welcher Auflösung) verwendet werden sollen. Zusätzlich kann vor dem eigentlichen Export eine Voransicht des zu produzierenden Mediums im PDF-Format erstellt werden. Für die spätere Verwendung kann zwischen verschiedenen Exportmöglichkeiten gewählt werden. In derzeitigen PIM-Systemen wird der Export in die Standardformate XML, CSV und SQL, teilweise auch in die softwarespezifischen Formate wie InDesign und QuarkX- Press unterstützt. In Ausgabemedien unterschieden, ist der Export zu Printkatalogen, Preislisten, Flyern, aber auch Webshops oder Mobile- Apps gegeben. In SharePoint ist die Erstellung von Artikelauswahlen in beiden Vorgehensweisen (Produktkatalog und Datenbank-/Dateiverbindung) möglich. Beim Produktkatalog wird eine Spalte des Typs Checkbox erstellt. Durch manuelles Anstoßen eines Workflows können dann alle markierten Artikel in eine neue Liste kopiert werden und von dort für den Export weiterverwendet werden. Durch die in der Datenpflege bereits erwähnten Such- und Filtermöglichkeiten ist eine komfortable Auswahl vorhanden. Die Auswahl von Produkten bei der XML-Dateiverbindung kann durch die bereits in BMEcat für den Import der Artikel in einen Produktkatalog vorhandene Spalte mode erfolgen. Die DTD muss dafür allerdings um die Werte true und false erweitert werden, um eine valide XML-Datei zu erhalten. Die Auswahl wird in der originalen BMEcat- Datei gespeichert; der Export der Auswahl beinhaltet deswegen auch die Produkte, die nicht in der Auswahl aufgenommen sind, und resultiert in einer nicht in dieser Größe nötigen Exportdatei. Die Erstellung einer PDF-Voransicht oder einer druckfertigen PDF-Datei ist in SharePoint mit Onboard-Mitteln nicht erreichbar. Schnittstellen zu externen Lösungen wie z. B. InBetween sind hierfür nötig. Ebenfalls ist es nicht möglich, editierbare InDesign-, QuarkXPress- oder Word-Dateien aus den Produktdaten zu erstellen. 36

11 Anforderungen an den Export Formate Evaluierte PIM-Systeme CSV, Excel, XML SharePoint Produkt katalog Excel, XML SP2013- Datenbank-/ Datei verbindung Wie Importformat Auswahl für Publikationen Freigabe für Veröffentlichung ü ü û Voransicht JPG, PDF û û PDF-Erstellung Mit InBetween û û Web-, Mobile-Export Tabelle 4: Vergleich der Anforderungen für den Export Legende: ü unterstützt, teilweise/eingeschränkt unterstützt, û nicht unterstützt Fazit Beide Out-of-the-box-Alternativen in SharePoint bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile. Bei der Verwendung des SharePoint-Produktkatalogs ist es möglich, Versionierung, die performante Suche und Workflows einzusetzen, allerdings auf Kosten von umständlichen Import- und Exportmöglichkeiten. Dieser Weg kann eingesetzt werden, wenn eine neue Produktdatenbank erstellt wird, die sich hauptsächlich auf Webshops konzentriert. Der Import würde bei dieser Lösung entfallen, und der Export in einen digitalen Produktkatalog ist gegeben. Der Import über die Datenbank-/Dateiverbindung erlaubt einen komfortablen Import bzw. eine Synchronisation mit XML- oder SQL-Daten. Die Pflege dieser Daten verhält sich allerdings schwieriger. Dieser Weg sollte eingesetzt werden, wenn die Daten bereits in strukturierter Form vorliegen und der Schwerpunkt auf konsistente Daten gelegt wird. Durch einen höheren Zeit- und Arbeitsaufwand ist es möglich, die jeweilige Lösung durch einzelne Forderungen zu ergänzen. Der Wunsch, beide Formate in gleichem Umfang nutzen zu können, ist bedauerlicherweise nicht gegeben. 37

12 Jens Gäbeler ist wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Hochschule der Medien in Stuttgart im Schwerpunkt Digital Publishing. Er beschäftigt sich mit der Erstellung und Pflege von virtuellen Maschinen und im Besonderen mit der Administration der Studiengangsintranetfarm auf Basis von SharePoint. Er ist Allrounder für die Themen Cross-Media, ECM- und PIM-Systeme und hat Vorträge auf mehreren SharePoint-Konferenzen gehalten. Arno Hitzges ist Professor für Content-Management-Systeme an der Hochschule der Medien in Stuttgart. Er war in führenden Positionen bei verschiedenen Microsoft-Gold- Partnern aktiv und begleitet mehr als hundert Projekte im Bereich Content Management. Er ist Mitveranstalter des Stuttgarter SharePointForums, der zentralen SharePoint-Anwenderkonferenz im süddeutschen Raum. Links & Literatur [1] [2] White, Andrew: Magic Quadrant for Product Information Management, 2005 [3] Teilweise angelehnt an Kirchner, Gerhard: Praktische Anwendung des Produktinformations- Management im Single-Source-Publishing, 2010 [4] 38