Stand zu Evaluierung und Ausbau IT-gestützter mobiler Dienste in der Berliner Verwaltung

Transkript

1 Stand zu Evaluierung und Ausbau IT-gestützter mobiler Dienste in der Berliner Verwaltung Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin - Organisationsprojekte und Weiterentwicklung der Bürger- und Ordnungsangelegenheiten IT-Projekte der Berliner Verwaltung, 30. August 2011, Berlin

2 Das Konzept aufsuchender Verwaltung - Wir kommen Ihnen entgegen Ortsunabhängige, flexible Abgabe von Verwaltungsleistungen unter Nutzung moderner IT Ergänzung der stationären Leistungsabgabe (Bürgeramt) oder von Telefon- /Onlineangeboten der Verwaltung Ziel: gesteigerter Bürgerservices Nutzen für Kundinnen und Kunden: - Weg- und Zeitersparnis - Barrierefreier Zugang zu Verwaltungsleistungen (für immobile Menschen) - persönliche Beratung durch qualifiziete(n) Mitarbeiter/in (wie im stationären Amt) + Nutzen für die Verwaltung: - adäquater Umgang mit (vorhersehbaren/ unvorhersehbaren) Nachfragespitzen - ggf. Entlastung stationärer Ämter - Angebot eines abwechslungsreichen Arbeitsplatzes - Beibehaltung des persönlichen Kontaktes etwa zu immobilen Menschen Das Konzept der aufsuchenden Verwaltung beschreibt einen modernen Zugangsweg zu Dienstleistungen der Verwaltung und ist Bestandteil der Berliner Verwaltungsmodernisierung. (Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin, Beschluss des Abgeordnetenhauses v. Berlin v ) 2

3 Mobile Bürgerdienste im Land Berlin Mobile Bürgerdienste sind seit 2008 das entscheidende Mittel, um die "aufsuchende Verwaltung" in Berlin zu realisieren und dienen der temporären Bereitstellung von Bürgerservices an bestimmten Standorten. Spandau 3 Standorte Servicegedanke: Alle Dienstleistungen der Bürgerämter werden zu festgelegten Zeiten an externen Standorten angeboten. Reinickendorf 5 Standorte Mitte 3 Standorte in Planung Lichtenberg 4 Standorte Einsatzorte: Öffentliche Einrichtungen wie Bibliotheken und Seniorenfreizeiteinrichtungen sowie wichtige Reiseknotenpunkte (Flughafen Tegel). Neukölln 2 Standorte, 1er in Planung 3

4 Mobile Bürgerdienste im Land Berlin - Verwaltung aus dem Koffer Die gesteigerte Mobilität der Verwaltungsmitarbeitenden wird durch die Verwendung eines speziellen Koffers ermöglicht, der die gesamte Technik enthält. In der neuen Variante wiegt der Koffer lediglich 16 Kg. 4

5 Mobile Bürgerdienste im Land Berlin - Verwaltung aus dem Koffer Inhalt des Koffers: Standardkomponenten wie Desktopbox, Notebook, Drucker und Scanner Zusatzkomponenten wie Änderungsterminal, Unterschriften- und Signatur-Pad. Hinzu kommen Dokumente, Büromaterial, Fotokamera und ggf. ein EC Cash Gerät. 5

6 Mobile Bürgerdienste im Land Berlin - Verwaltung aus dem Koffer Gemeinsam mit dem Heinrich Hertz Institut, dem ITDZ, der Bundesdruckerei und Vertretern/innen aus den Bürgerämtern wurden die Komponenten des bisherigen Koffers weiterentwickelt. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport stellt in diesem Jahr im Rahmen des Modernisierungsprogramms ServiceStadt Berlin 12 gewichtsreduzierte Koffer für die Pilotbezirke zur Verfügung. 6

7 Mobile Bürgerdienste im Land Berlin - Verwaltung aus dem Koffer Angebotsportfolio der Mobilen Bürgerdienste: Wohnsitz anmelden, abmelden oder ummelden neuen Personalausweis, Reisepass und Kinderausweis beantragen Führerschein beantragen, Fahrerlaubnis in einen EU-Führerschein umtauschen Änderungen in den Fahrzeugpapieren vornehmen, Fahrzeug stilllegen lassen Lohnsteuerkarte ausstellen oder Änderungen darin vornehmen Führungszeugnis beantragen Informationen zu Anträgen verschiedener Fachämter erhalten (z.b. Kindergeld, Tagesbetreuung von Kindern, Sozialhilfe, usw.) Beratungen zu Wohngeld/Lastenzuschuss, Wohnberechtigungsschein (WBS), Rundfunkgebührenbefreiung, Erziehungsgeld usw. Die Mobilen Bürgerdienste übernehmen dabei - wie ein stationäres Bürgeramt alle Serviceleistungen von der Beratung über die Antragstellung bis zur Änderung von Dokumenten oder der Aushändigung neuer Dokumente (Pass, Personalausweis, usw.). 7

8 Evaluierung der Mobilen Bürgerdienste Der bisherige Einsatzes der mobilen Dienste in den Pilotbezirken wird derzeit hinsichtlich Kundeneffizienz und Wirtschaftlichkeit in einer verwaltungsübergreifenden Arbeitsgruppe evaluiert. Positive Erkenntnisse: - gesteigertes 2010 bezirkliches Interesse am Einsatz Mobiler Bürgerdienste - positive Rückmeldungen seitens der Kundinnen und Kunden - MoBüD-Arbeitsplatz wird als attraktiv seitens der Beschäftigten wahrgenommen Optimierungsbereiche: - Technik (Größe u. Gewicht des Koffers, Antwort-Zeit-Verhalten) - Erarbeitung eines Geschäfts- und Betreibermodells - Landesweites Personaleinsatzkonzept - Verstärkung der Öffentlichkeitsarbeit - Wirtschaftlichkeit 8

9 Evaluierung der Mobilen Bürgerdienste weiteres Vorgehen: Die AG erarbeitet derzeit ein Geschäfts- und Betreibermodell mit klaren Rollenverhältnissen. Zusammen mit dem HPR und den örtlichen Beschäftigtenvertretungen wird eine Rahmendienstvereinbarung erarbeitet. Die Ergebnisse der Evaluierung fließen in ein Konzept mit konkreten Handlungs- und Umsetzungsmaßnahmen ein. laufende Informationen finden Sie auf der MoBüD-Internetseite: 9

10 Ausbau IT-gestützter mobiler Dienste in der Berliner Verwaltung kurzfristig Ausdehnung des Angebotes der Mobilen Bürgerdienste: zu Semesterbeginn an Universitäten auf ausgewählten Messen, z.b. Moderner Staat, ITB, IFA Aktionstage zum Tag der Offenen Tür, z.b. Bundesbehörden, Feuerwehr, Polizei Hausbesuche und Termine bei Unternehmen auf Anfrage gegen Entrichtung einer Servicegebühr (Antrag zur Einrichtung eines neuen Gebührentatbestandes in der VwGebO ist an die Senatsverwaltung für Finanzen gestellt) 10

11 Ausbau IT-gestützter mobiler Dienste in der Berliner Verwaltung langfristig - mögliche Zukunftsperspektive kurzfristig Mobile und temporäre Dienste als wichtiger Vertriebsweg von Verwaltungsleistungen und maßgebliche Säule einer One-Stop-City Berlin. Gemeinsame Anlaufstellen lebenslagenorientierte Bündelung von Verwaltungsleistungen gleichberechtigte Bereitstellung aller Zugangkanäle zu diesen Leistungen Trennung von Front- und Back-Office-Bereichen der Verwaltung konzentrierte Abgabe von Verwaltungsleistungen sozialraumorientierte Abgabe von Verwaltungsleistungen mobile und temporäre Abgabe von Verwaltungsleistungen Hintergrundinformationen zu ProGA: 11

12 Ausbau IT-gestützter mobiler Dienste in der Berliner Verwaltung Mobile und temporäre Dienste in der Berliner Verwaltung kurzfristig das Konzept Ergänzung des mobilen, kofferbasierten Angebotes um IT-Standardarbeitsplätze, die temporär an Orten des öffentlichen Lebens eingerichtet werden könnten (Krankenhäuser, Bibilotheken, etc.) Erweiterung des Angebotsportfolios um TOP-Dienstleistungen für die Wirtschaft, Familien, etc. gleichwertige Anbindung der mobilen und temporären Dienste an IT-Anwendungen der stationären Arbeitsplätze (Wissensmanagement, Kunden-Fallmanagement, ect.) 12

13 Ausbau IT-gestützter mobiler Dienste in der Berliner Verwaltung Auf Grundlage der Difu-Studie und der Machbarkeitsstudie ProGA sollen die Rahmenbedingungen kurzfristig eines adäquaten Ausbaus IT-gestützter mobiler Dienste in der Berliner Verwaltung bis II. Quartal 2012 in einer Studie untersucht werden. Erkenntnisinteresse der Studie (Auswahl): Zielgruppen- Bedarfanalyse angesichts der parallelen Ausweitung von Onlineund Telefondienstleistungen der Berliner Verwaltung Angebotsportfolio u. Einsatzorte mobiler Dienste Anpassungen mobiler Dienste an Anforderungen der Beschäftigten und Kunden Anwendungsbeispiele im nationalen und internationalen Kontext Bewertung der Wirtschaftlichkeit des Einsatzes Identifizierung der ergonomischen u. technischen Erfordernisse IT-gestütze mobile Dienste als Substitute für stationäre Angebote Vorschlag für ein Geschäfts- und Betreibermodell 13

14 Kontakt Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Klosterstr Berlin Organisationsprojekte und Weiterentwicklung der Bürger- und Ordnungsangelegenheiten - ZS C 3 Telefon: (030) Marlies.Meunier@seninnsport.berlin.de