Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister

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1 Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister Input für die Diskussion Forum II. Facility Management im Wettbewerb 6. FM-Nutzerkongress, Düsseldorf 2005 Dr. Sigrid Odin Dr. Odin Unternehmensberatung GmbH, Hamburg 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 1

2 Inhalt * Arbeitsteilung zwischen Kerngeschäft und Sekundärgeschäft quo vadis Das Produkt Facility Management Wettbewerbsfähigkeit Vergleichen um jeden Preis FM als Stückkosten der Fertigung ein Produkt und ein Preis 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 2

3 Die Rolle der Immobilie für das Kerngeschäft der Unternehmen Quelle: FAZ CB Richard Ellis GmbH Befragung von Unternehmen Nur 32% haben ihre Immobilien in eine separate Beistzgesellschaft ausgegliedert Ziele des Immobilienmanagements Kostenziele Mitarbeiter- und Kundenorientierte Ziele Disponible Immobilien (Büro-, Lageflächen) befinden bei 55 % der befragten Unternehmen im Eigentum Die Bedeutung der Immobilie für den Unternehmenswert wird strategisch unzureichend umgesetzt. Es wird noch zu wenig berücksichtigt, dass das Immobilien-Geschäft einen eigenen Markt und Wettbewerb hat neben dem Kerngeschäft des Immobilien-Nutzers 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 3

4 Trends im Facility Management 1 Die konzerninternen FM-Abteilungen sind die größten Wettbewerber der externen FM-Dienstleister im harten Kampf um Marktanteile 2 FM-Dienstleister sind noch nicht in der Lage, einen wesentlichen Mehrwert gegenüber den internen Dienstleistern zu schaffen 3 Der FM-Vertrieb ist ineffizient Gründe sind ineffizientes Vertriebsmanagement und ungenutzte Hebel der Effizienzsteigerung 4 Vertragliche Verankerungen partnerschaftlicher Zusammenarbeit ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Etablierung innovativer Produkte 5 Leistungssteigerung im personalintensiven FM-Geschäft nur über verbesserte Mitarbeitermotivation möglich Quelle: GEFMA / Roland Berger Strategy Consultans Im FM-Markt geht es darum, wer schafft dem Kunden zusätzlichen Mehrwert und zeigt durch Innovation in der Leistungsentwicklung weitere Möglichkeiten der Effizienzsteigerung. 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 4

5 Facilities als eigenständiger Teil des Sekundärgeschäftes Der Immobilien-Nutzer im Kerngeschäft bestimmt die Eigenschaften und den Wert des notwendigen Arbeitsplatzes Input vom Kernprozess Strategische Planung Qualitätssicherung. Buchhaltung Controlling Personal- Entwickl. Output zum Kernprozess Sekundärprozesse Input vom Markt Beschaffung Entwicklung Fertigung Vermarktung Service Output zum Kunden Kernprozess Input vom Kernprozess Idee/ Konzept Integrale Bauausführung Finanzierung Integrale Planung Nutzung und Bewirtschaftung Rückbau/ Neue Idee Output zum Kernprozess Arbeitsplatz Unternehmensprozess Die Kunden-Lieferanten-Beziehung zwischen Immobiliennutzer und Facility Manager erzeugt die Voraussetzungen für Markt, Wettbewerb und Produktidentität beim Lieferanten. 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 5 C 2002 Dr. Odin GmbH

6 Inhalt Arbeitsteilung zwischen Kerngeschäft und Sekundärgeschäft quo vadis * Das Produkt Facility Management Wettbewerbsfähigkeit Vergleichen um jeden Preis FM als Stückkosten der Fertigung ein Produkt und ein Preis 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 6

7 Arbeitsplätze liefern ist mehr als Gebäudemanagement Weite Bereiche des Sekundärprozesses des Unternehmens werden verantwortet Betriebstechnik Gebäudebewirtschaftung Zusätzliche Dienstleistungen für den Mitarbeiter (Verpflegung, Fuhrpark, Reisekosten etc.) Enge Verzahnung mit dem Kerngeschäft sichert geringsten Ressourceneinsatz und minimale Redundanzen Erlöse GM-Leistung Erlöse Arbeitsplatz - Material -Material - Lstg. Dritter - Lstg. Dritter - Personal - Personal - sonst.betr.aufwand - sonst.betr.aufwand - Abschreibungen - Abschreibungen - Finanzergebnis -Finanzergebnis Profit Profit Die Anforderungen an interne Dienstleister sind System-Dienstleistungen im FM vergleichbar. 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 7 C 2003 Dr. Odin GmbH

8 Wertschöpfung und Verantwortung über den Betrieb hinaus Kosten Beeinflussbarkeit Idee/ Konzept Integrale Bauausführung Finanzierung Integrale Planung Nutzung und Bewirtschaftung Rückbau/ Neue Idee Zeit Eine Optimierung über den Lebenszyklus der Immobilie ist nur dann realisierbar, wenn der gesamte Lebenszyklus in den Verantwortungsbereich des Produktinhabers gehört. 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 8

9 Das Geheimnis liegt in der Prozess-Kenntnis Für geforderte Einspareffekte von ca. 20 % der Betriebskosten müssen Redundanzen über alle Teilprozesse beseitigen und tief in die Einzelleistungen verantwortlich eingriffen werden. EDV Horizontale Prozessverantwortung input Raumklima Fuhrpark vertikale Prozessverantwortung output Flächen Büroausstattung Wesentliches Know-how-Kriterium für Effizienz und Effektivität ist das Wissen um Optimierungspotenziale innerhalb und zwischen den Teilprozessen und zum FM-Nutzer. 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 9 C 2003 Dr. Odin GmbH

10 Dienstleistung beginnt mit Kopfarbeit Chipfabriken Flughäfen/Bahnhöfe Engineering (Konzepte, Abläufe, Produktionsstätten Instandsetzungsstrategien, Investitionsentscheidungen) über alle Fachbereiche und gewerke Krankenhäuser, Kliniken Notwendige Zulassungen Hotels, Restaurants und Konzessionen (bis hin zur Anlagenverantwortung) Verwaltungsgebäude Tätigkeitsbeschreibung der operativen Leistung Einzelhandelsgebäude Qualitätssicherung Pflegeheime, betreutes der Wohnen operativen... Leistung, Qualifizierungsnachweis Mehrfamilienhäuser/Wohnungsbau Prozesshoheit und -gestaltung Einfamilienhäuser Die System-Dienstleistung ist Engineering und Management mit handwerklicher Umsetzung. 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 10

11 Ein Planbarkeit der Aufwendungen - der Trend im FM Betreibermodelle* Contracting-Angebote* Gesamtverantwortung für Bau und Bewirtschaftung *finanziellen und investiven Verantwortung Planbarer Festpreis, bestehend aus Grund- und Arbeitspreis für: Engineering-Leistung (detaillierte Bestandsaufnahme der Ist-Situation beim Kunden und Konzept der Optimierung) Reparatur- und Instandhaltungsaufwand Investitionsaufwendungen für Werterhalt Investitionsaufwand für Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit über die Laufzeit (z.b. Ersatzinvestition) Im Trend liegen verursachergerechte Kosten FM als Stückkosten für das Kerngeschäft. 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 11

12 Verantwortung des Dienstleisters gegenüber dem Kunden Rechtliche = technische Vorschriften und Regeln + Organisationsverantwortung Wirtschaftliche Technische = Budget-Einhaltung, Schadensregelung = Funktionsfähigkeit der Anlagen und Ausrüstungen Verpflichtung und Berechtigung, zum Zwecke der Erfüllung einer Aufgabe oder in einem eingegrenzten Funktionsbereich selbständig zu handeln. Mit der Chance zum selbständigen Handeln verknüpft sich das Einstehenmüssen für Erfolg und Misserfolg gegenüber derjenigen Instanz, von der die Kompetenz für Aufgabe oder Funktionsbereich erteilt wurde. Arbeitsplatz Verantwortung an der Schnittstelle zum Kerngeschäft Gabler Wirtschaftslexikon 2000, S Verantwortung heißt selbstständiges Entscheiden und Handeln mit allen Konsequenzen 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 12

13 Vom Cost-Center zum Profit Center oder Unternehmen Erlös Material / Leistg. Dritter Personalkosten Sonst. betr. Aufwand Ertrag Kernprozess des Unternehmens Sekundärprozess Facility Management Kernprozess Sekundärprozess Erlös Material / Leistg. Dritter Personalkosten Sonst. betr. Aufwand Ertrag Unternehmerische Strukturen bilden die Voraussetzung für das Tragen von Verantwortung und ermöglichen betriebswirtschaftliche und bilanzielle Regelkreise für das Produkt Arbeitsplatz. 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 13 C 2002 Dr. Odin GmbH

14 Noch ein Grund für die Unternehmensstruktur des FM-Dienstleisters Investitionen in Immobilien und Anlagen werden durch pay for use Modelle finanziert und in die Betriebsaufwendungen des Kunden verschoben. Kapital wird freigesetzt, der Unternehmenswert überproportional gesteigert, nicht nur Kosten gespart! BILANZ GuV Sachanlagen Immobilien Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattungen Materialaufwand Aufwdg.. für bezogene Leistg. Personalaufwand Sonstige betriebl. Aufwendg. Zinsen und ähnliche Aufwendg. Das Kapital des Kunden freisetzen Mehrwert für das Kerngeschäft 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 14 C 2002 Dr. Odin GmbH

15 Inhalt Arbeitsteilung zwischen Kerngeschäft und Sekundärgeschäft quo vadis Das Produkt Facility Management * Wettbewerbsfähigkeit Vergleichen um jeden Preis FM als Stückkosten der Fertigung ein Produkt und ein Preis 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 15

16 Was der Kunde wirklich braucht Verlässlichkeit seiner Sekundärleistenden Verfügbarkeit seiner Prozesse, Anlagen und Ausrüstungen, die er für sein Kerngeschäft benötigt Erreichung von Qualitäten in der Dienstleistungen, die seinen Anforderungen im Kernprozess entsprechen Planungssicherheit in den Betriebsaufwendungen Planungssicherheit in den investiven Aufwendungen Bewertungssicherheit in der Entscheidung von Neu- und Ersatzinvestitionen Bereitschaft zur gemeinsamen Lösungsfindung bei widersprechenden Teilzielen (Flexibilität und Aufwand, Verfügbarkeit und Investitionsstau etc.) Der Kunde erwartet Leistungen, die nicht als FM-Kosten messbar sind 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 16

17 Wie vergleichbar sind Ihre Leistungen? Verlässlichkeit seiner Sekundärleistenden Verfügbarkeit seiner Prozesse, Anlagen und Ausrüstungen, die er für sein Kerngeschäft benötigt Erreichung von Qualitäten in der Dienstleistungen, die seinen Anforderungen im Kernprozess entsprechen Planungssicherheit in den Betriebsaufwendungen Planungssicherheit in den investiven Aufwendungen Bewertungssicherheit in der Entscheidung von Neuund Ersatzinvestitionen Bereitschaft zur gemeinsamen Lösungsfindung bei widersprechenden Teilzielen (Flexibilität und Aufwand, Verfügbarkeit und Investitionsstau etc.) Gesamtzielerreichung Ausfallzeiten Zielerreichung Budgetseinhaltung fachkundige Planung Entscheidungsgrundlagen Kommunikationsbereitschaft Sachkompetenz Die Vergleichbarkeit der Leistung ist komplexer als ein Preis. 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 17

18 Welche Ziele haben Sie mit Ihrem FM-Kunden vereinbart? EDV-Anlagen Heizung Lüftung Kälte Reinigung Postdienste Energieversorgung Konferenzdienste abc 357 nop 678 adf 033 xpq 043 xyz 123 rst 479 yza 450 xas 123 präzise Zustands- und Ergebnisbeschreibungen vereinbart Zustand/Ergebnis ist Grundlage der Vollkosten- Kalkulation Völlig offene Kalkulation, Wagnis und Gewinn separat ausgewiesen Veränderungen in den Anforderungen des AG während der Laufzeit werden gemeinsam kalkulatorisch bewertet und verabredet (nach oben und nach unten) Gemeinsamer Nutzen an Optimierungsergebnissen Ergebnisse sind messbar, wenn sie konkret formuliert und vereinbart sind. 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 18

19 Inhalt Arbeitsteilung zwischen Kerngeschäft und Sekundärgeschäft quo vadis Das Produkt Facility Management Wettbewerbsfähigkeit Vergleichen um jeden Preis * FM als Stückkosten der Fertigung ein Produkt und ein Preis 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 19

20 FM als Stückkosten des Kerngeschäfts - Bsp. Lagergebäude Forschung und Entwicklung Einkauf Labor Produktion Distribution Kunden-Lieferanten -Beziehung Idee/ Konzept Rückbau Finanzierung Planung Erstellung Bewirtschaftung Neues Lager für erweiterte Fertigung Szenario 1: Bestandsgebäude Miete incl. NK + Lagerplatz + Shuttle vom und zum Lager Szenario 2: Szenario 3: Neubau Investor Dritte Neubau Eigen - Investition Grundstück + Bauinvestition + Lagerplatz + Shuttle vom und zum Lager Die Szenarien beinhalten unterschiedliche Aufwendungen. Welches ist das richtige? 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 20

21 FM-Kosten eines Lagers als Stückkosten pro Palette Neues Lager (Optimierungsziel): Die Logistik-Kosten pro WE-und FW-einheit sollen const. bleiben Personalkosten PL Zusatzaufwand GMP WE+FW Shuttle zum Labor WE-Shuttle zur Produktion Anmietung Fläche incl. NK Beistellen Lagerplatz je Palette Handling WE Handling FW FW-Shuttle zum Lager Aufwand pro m² Preis je Verpackungseinheit Preis je Verpackungseinheit Preis pro m² Preis pro Platz Preis je Verpackungseinheit Preis je Verpackungseinheit Gegenwärtig erfasste Logistik-Kosten eines Dienstleisters Zusatzaufwand über bisherigen Lagerstandard hinaus Vorhandene aber nicht transparente bisherige Lagerkosten Das Optimierungsziel bestimmt die Entscheidung für ein Szenario 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 21

22 Welches sind die Benchmarks für den FM-Lieferanten? Abschreibung Grundstückspreis Abschreibung Bauinvestition Hochrechnung Nebenkosten Verbräuche Heizung, Lüftung Wasser/Abwasser Strom/Notstrom Reinigung Gebäudeeigentümer Produktion Abschreibung Regale Instandsetzung Regale Abschreibung o. Miete Stapler/Maschinen Wartung/Reparatur/Betriebsstoffe Stapler/Maschinen Shuttle-Kosten Fertigwaren zum Labor Shuttle-Kosten Fertigwaren zum Lager Shuttle-Kosten Rohstoffe zum Labor Shuttle-Kosten Rohstoffe zur Fertigung Handling-Kosten Rohstoffe Handling-Kosten Fertigwaren Personal Sonderarbeiten gewerbliche werktags Sonderarbeiten gewerbliche Sonn-und Feiertags Sonderarbeiten admin. werktags Sonderarbeiten admin. Sonn-und Feiertags 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 22 Lagerhaltung

23 Die Produkte des Kerngeschäfts Krankenhaus Medizinische Versorgung Unterbringung und Verpflegung Auch im Krankenhaus gibt es nicht DAS FM-Produkt oder gibt es DAS Krankenhaus? 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 23

24 bestimmen die FM-Produkte im Krankenhaus Leistungen pro Patient gemäß Diagnose + Leistungen pro Funktionsraum für den jeweiligen Patienten zugeordnet nach Zeitdauer der Inanspruchnahme Leistungen pro Bettenraum für den Patienten zugeordnet über die gesamte Verweildauer Für das Kernprodukt bzw. den Kernkunden im Krankenhaus gibt es sogar 2 FM-Produkte 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 24

25 FM-Kosten am Blindarm bestimmen auch das DL-Produkt Hauptdiagnose Nebendiagnose Nebendiagnose Summe Erlöse Med. Personal Pers.Verwaltung Overhead Med. Personal Pflegepersonal Unterbringung Verpflegung Pers.Verwaltung Overhead Pflegepersonal Pflegepersonal Med. Gerätenutzung Medicalprodukte Nutzung Therapieräume Unterbringung Verpflegung Medicalprodukte Medicalprodukte Nutzung Therapieräume Unterbringung Verpflegung Pers.Verwaltung Overhead Summe Kosten 6. FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 25

26 Kontakt Dr. Odin Unternehmensberatung GmbH Langenstücken 36a Hamburg Tel Fax FM-Nutzerkongress 2005 / Forum II: Wettbewerbsfähigkeit interner Dienstleister /Dr. S. Odin/ Dr. Odin GmbH Hamburg / Folie 26