Zukunftsfähigkeit sichern durch konsequente Optimierung der Arbeitsorganisation! Impulstage für Einzelfertiger

Transkript

1 Zukunftsfähigkeit sichern durch konsequente Optimierung der Arbeitsorganisation! Impulstage für Einzelfertiger JH

2 1

3 Arbeit der Zukunft? 2

4 überall arbeiten. 3

5 Arbeitsprozesse digitalisiert. Zugriff von überall. 4

6 Neue Rolle von Büros 5

7 Digitale Kollaboration. Projektmanagement-SW. Filesharing. Social. Collaboration. Meeting-SW. 6

8 47 % 40 % 35 % 25 % 47 % 7

9 Alte Kultur Präsenzkultur Hierarchische Entscheidungsstrukturen, Kultur der Effizienzmaximierung Wissens-Silos und klassische Workflows Neue Kultur Mobiles Arbeiten, offene Bürolandschaften Forderung nach Empowerment und Versuche der Selbstorganisation Dezentrale Tools, agile Arbeitsweisen Hybrid Ständige Ablenkung, Always-On Paralyse Frustration Beschäftigung mit Strukturen statt Inhalten, Verwaltung statt Innovation 8

10 Lean Arbeit fließt 9

11 Die Arten der Verschwendung im Büro Überproduktion Doppelarbeit Ungenutztes Potential Transport Warten Bestände Unnötige Bewegung Fehler, Ausschuss und Nacharbeit Unnötige Arbeitsschritte 10

12 Die Arten der Verschwendung im Büro Keine klaren Verantwortlichkeiten. Keine klaren Ziele. Mehrere Realitäten. Entscheidungen wieder in Frage stellen. Diskussionen. Doppelerfassungen. Fehlende Problemlösungsfähigkeit. Störungen. Zu viele Aufgaben / keine Transparenz. Zu großer -Verteiler. Überaktivität / Mitmischen (der GF) Spezialisierung. Keine gemeinsame Ablagestruktur. Über- oder Unterqualifikation von Mitarbeitern. Keine Auftragsklärung / fehlende Informationen. Fehlende Hilfskultur. Fehlende Sorgfalt. Intuitives Handeln. Keine Wiederverwendung bestehender Arbeitsergebnisse. Keine Tagesplanung. Kein Denken in Alternativen. Nicht passende Prozesse. Exakte Planung. Lange Wege. Reisetätigkeiten. Übermäßige Zerlegung von Aufgaben. Nicht zielgerichtete Meetings. Man müsste mal Weitergabe von Aufgaben, die man selber machen könnte. Verdeckte Engpässe. Fehlende Kapazitätsflexibilität. Fehlende Dokumentation von Zwischenergebnissen. Kein Full Set. Suchaufwand infolge Unordnung. Zu geringe Rechnerleistung. Verdeckte Konflikte. 11

13 Ein Arbeitsvorrat! 12

14 Bestände senken: reduzieren, was reinkommt Pull vs. Push 13

15 FullSet! 14

16 Fokussiertes Arbeiten! Multitasking aus! 15

17 Kalenderplanung! 16

18 Den Tag planen nach Lean Prinzipien z.b. System Feste Termine: max % im Schnitt Für Aufgaben oder Treffen. Routineaufgaben: Zeiten reservieren (Tagesplanung / -bearbeitung / Wochenplanung / Pausen) z.b. Kanban-Board Freie Blocker: für überraschende und private Aufgaben. 17

19 Erfolgreiche Kommunikation Funkdisziplin Feuerwehrdienstvorschrift FwDV810: Der Fernmeldeverkehr ist diszipliniert und so kurz wie möglich abzuwickeln. 18

20 Zufrieden

21 Leistungsbarometer Survival-Zone ungeduldig nervös frustriert wütend defensiv ängstlich besorgt beunruhigt Hoch Performance-Zone ruhig optimistisch herausgefordert unabkömmlich gestärkt Ziel Negativ Burnout-Zone erschöpft leer deprimiert traurig hoffnungslos Regenerationsbereich sorgenfrei friedlich erleichtert aufnahmefähig Positiv Stressvolumen Ziel: Bewusstsein des persönlichen Befindens schaffen, um Produktivität am Arbeitsplatz dauerhaft zu erhalten! Niedrig Arbeitsvolumen 20

22 Die vier Grundprinzipien des Lean Office Ein Arbeitsvorrat Full Set Begrenzung der Bestände/Multitasking aus! Auslastung begrenzen und Orientierung am Maximum. 21

23 einfach.effizient. GmbH & Co. KG Technologie- und Gründerzentrum TGO Marie-Curie-Straße Oldenburg Tel.: Fax: kontakt@einfacheffizient-beratung.de Vielen Dank! 22