17.8 Verzeichnisse aller Art

Transkript

1 chen Kommentar auf der Registerkarte Drucken im Dialogfeld Optionen (Befehl Extras/Optionen) an Verzeichnisse aller Art Word ist in der Lage mit ein wenig Vorarbeit von Ihnen alle Verzeichnisse automatisch zu erstellen, die Sie sich nur wünschen können; vom gebräuchlichen Inhaltsverzeichnis über das Stichwort- bis zum Tabellen- und Abbildungsverzeichnis. Diese Verzeichnisse werden als Felder angelegt und können dadurch automatisch aktualisiert werden, wenn Änderungen am Dokument vorgenommen werden. Ein Dokument kann dabei mehrere Verzeichnisse enthalten. Ein Inhaltsverzeichnis erstellen Das zumeist am Anfang von Dokumenten plazierte Inhaltsverzeichnis bietet einen schnellen Zugriff auf die Kapitel des Dokuments. Damit ist es ein unverzichtbarer Bestandteil von wissenschaftlichen Arbeiten, aber auch von Büchern und längeren Berichten. Die einfachste, schnellste und auch gängigste Methode zur Erstelllung eines Inhaltsverzeichnisses basiert auf der Formatierung der aufzunehmenden Überschriften mit den automatischen Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 usw. 1 Stellen Sie sicher, daß die in das Verzeichnis aufzunehmenden Überschriften mit den automatischen Überschrifts-Formatvorlagen gestaltet sind. 2 Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen wollen. 884

2 3 Wählen Sie den Befehl Einfügen/Index und Verzeichnisse. Es öffnet sich das Dialogfeld Index und Verzeichnisse. Seitenzahlen anzeigen Ohne Seitenzahlen macht das Verzeichnis wohl meistens nicht so viel Sinn. Seitenzahlen rechtsbündig Die Seitenzahlen werden rechtsbündig oder gleich hinter die Überschrift gesetzt. Füllzeichen Empfehlenswert: Wählen Sie Füllzeichen zwischen Seitennummer und Verzeichniseintrag. Ebenen anzeigen Bis zu welcher Gliederungsebene sollen die Überschriften für das Verzeichnis berücksichtigt werden? Formate Wählen Sie für die Gestaltung des Verzeichnisses zwischen mehreren vordefinierten Formaten. Mit Von Vorlage können Sie das Format selber definieren. Optionen Andere als die automatischen Überschriftsformate zur Generierung des Verzeichnisses heranziehen. Bearbeiten Nur anwählbar, wenn Von Vorlage aktiviert wurde; öffnet Dialogfeld zur Modifizierung der Verzeichnis- Formatvorlagen. 4 Holen Sie falls notwendig die Registerkarte Inhaltsverzeichnis in den Vordergrund und nehmen Sie das folgende Mindestmaß an Einstellungen vor: Wählen Sie im Feld Formate die Art der Gestaltung (hier: Elegant) und bestimmen Sie im Listenfeld Ebenen anzeigen die Zahl der zu berücksichtigenden Überschriftsebenen (hier: 3). 5 Nach dem Klick auf OK beginnt Word mit der Arbeit. Ein Seitenumbruch wird durchgeführt, das Dokument nach den vorgegebenen Überschriften durchsucht und schließlich das Inhaltsverzeichnis an der Position der Einfügemarke erzeugt. Das neu erstellte Inhaltsverzeichnis 6 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Verzeichnis-Feld und wählen Sie den Befehl Felder aktualisieren. Schließlich ist Ihr Text durch das 885

3 vorangestellte Verzeichnis länger geworden, und die ursprünglich ermittelten Seitenzahlen stimmen zwangsläufig nicht mehr. Es öffnet sich daraufhin das Dialogfeld Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Dialogfeld beim Aktualisieren von Inhaltsverzeichnissen 7 Wählen Sie in diesem Fall die Optionsschaltfläche Nur Seitenzahlen aktualisieren und bestätigen Sie mit einem Klick auf OK. Tip Das Inhaltsverzeichnis formatieren Word gestaltet das Inhaltsverzeichnis mit den automatischen Formatvorlagen Verzeichnis 1, Verzeichnis 2 usw. Diese Vorlagen sind wie üblich modifizierbar, wenn Sie das nicht schon direkt im Dialogfeld Index und Verzeichnisse mit der Befehlsschaltfläche Bearbeiten erledigen wollen. Einige Tips zum Umgang mit dem Verzeichnis Ein langes Verzeichnis am Dokumentanfang bremst Word vor allem beim Seitenumbruch. Überlegen Sie, ob Sie das Verzeichnis nicht während der weiteren Arbeit vorübergehend an das Dokumentende verschieben. Die Einträge im Inhaltsverzeichnis werden in Form von Hyperlinks realisiert. Das hat einen großen Vorteil: Um im Text eine bestimmte Überschrift anzuspringen, reicht es, auf den entsprechenden Eintrag im Inhaltsverzeichnis zu klicken. Der Nachteil: Sie können nicht einfach mit der Maus in das Verzeichnis klicken, um z. B. eine Änderung an Text o- der Gestaltung vorzunehmen. Bewegen Sie sich statt dessen mit der Tastatur dorthin. Wenn Sie die Überschrift für das Inhaltsverzeichnis schon vor der Generierung eingeben, sollten Sie überlegen, ob diese in das Verzeichnis mit aufgenommen werden soll. Falls nicht, gestalten Sie sie mit einer anderen Formatvorlage als die übrigen Überschriften. Alternativen bei der Verzeichnisgenerierung Inhaltsverzeichnis auf der Basis beliebiger Formatvorlagen Zur Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses sind Sie nicht auf die automatischen Überschrifts-Formatvorlagen angewiesen. Wenn Sie Ihre Überschriften mit selbstdefinierten Vorlagen wie Titel 1, Titel 2, Titel 3 usw. gestaltet haben, können Sie auch auf dieser Basis ein Verzeichnis generieren. 886

4 Im übrigen ist diese Methode für die Erstellung aller Arten von chronologischen Verzeichnissen tauglich. 1 Öffnen Sie das Dialogfeld Index und Verzeichnisse (Befehl Einfügen/Index und Verzeichnisse) und nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor. 2 Klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche Optionen. Es öffnet sich das verantwortliche Dialogfeld Optionen für Inhaltsverzeichnis. Dialogfeld Optionen für Inhaltsverzeichnis 3 Schalten Sie das Kontrollkästchen Formatvorlagen ein. Im Listenfeld Verfügbare Formatvorlagen werden Ihnen sämtliche im Dokument gespeicherten Vorlagen angezeigt. 4 Blättern Sie bis zu den gewünschten Vorlagen und geben Sie in den rechts daneben stehenden Eingabefeldern die jeweilige Überschriftenebene ein. Beachten Sie: Durchblättern Sie sorgfältig die Formatvorlagen-Liste und entfernen Sie die alten Ebeneneinträge bei anderen Überschriftsformaten. Ansonsten werden Sie z. B. für die erste Verzeichnisebene Einträge von zwei verschiedenen Überschriftsformaten erhalten, und das entspricht wahrscheinlich nicht Ihren Vorstellungen. 5 Schließen Sie beide Dialogfelder mit einem Klick auf OK. Inhaltsverzeichnis ganz ohne Überschriften Zusätzlich zur Überschrift (oder auch anstelle wie in folgendem Beispiel) können Sie beliebige Textbereiche in das Verzeichnis aufnehmen. Das kann z. B. nötig werden, wenn Sie den Zugriff auf Textbereiche ermöglichen wollen, die nicht als Überschrift gestaltet sind. Um diese Art eines Verzeichnisses erstellen zu können, muß jeder Absatz, der im Inhaltsverzeichnis erscheinen soll, zuerst in ein Inhaltsfeld eingetragen werden. 1 Markieren Sie den Textbereich, den Sie in ein Inhaltsverzeichnis aufnehmen wollen, und drücken Sie die Tastenkombination [Alt]+[Umschalt]+[O]. Das Dialogfeld Eintrag für Inhaltsverzeichnis festlegen wird eingeblendet. 887

5 Der markierte Textbereich wird als Verzeichniseintrag präpariert 2 Weisen Sie dem Verzeichniseintrag bei Bedarf eine andere Verzeichnisebene zu und klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche Festlegen. Der Verzeichniseintrag wird als verborgenes Feld dem zugehörigen Textbereich angefügt und angezeigt. Verzeichniseintrag als verborgenes Feld Tip Bleiben Sie möglichst beim Erkennungszeichen C! Wählen Sie hier ein anderes Zeichen, hat das zwar den Vorteil, daß so ein weiteres Verzeichnis erzeugt werden kann; nachteilig ist, daß solche Verzeichnisse anders generiert werden müssen. Die Erzeugung erfolgt so wie die von Abbildungs- und Tabellenverzeichnissen. Im entsprechenden Dialogfeld müssen Sie dann das Erkennungszeichen eintragen. 3 Legen Sie nacheinander so viele Verzeichnisfelder fest, wie Sie wollen. Erst ein Klick auf die Befehlsschaltfläche Schließen beendet die Arbeit mit dem Dialogfeld Eintrag für Inhaltsverzeichnis festlegen. 4 Stellen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der das Verzeichnis positioniert werden soll. 5 Wählen Sie den Befehl Einfügen/Index und Verzeichnisse und klicken Sie auf der Registerkarte Inhaltsverzeichnis auf die Befehlsschaltfläche Optionen. Schalten Sie dort das Kontrollkästchen Verzeichniseintragsfeldern ein. Wollen Sie das Inhaltsverzeichnis ausschließlich aus diesen Verzeichniseinträgen zusammenstellen (wie im aktuellen Beispiel), deaktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Formatvorlagen. Einstellungen für die Generierung eines Inhaltverzeichnisses ausschließlich aus Verzeichniseinträgen 7 Nach dem Schließen sämtlicher Dialogfelder wird das Verzeichnis an der Position der Einfügemarke in das Dokument eingefügt; das dahinter steckende Feld heißt {Verzeichnis \f}. 888

6 Beachten Sie: Um die Verzeichniseinträge zu einem späteren Zeitpunkt im Dokument sehen zu können, muß die Symbolschaltfläche einblenden/ausblenden aus der Standardsymbolleiste aktiv sein, damit der verborgene Text angezeigt wird. Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse erstellen Verzeichnisse für Abbildungen und Tabellen sind separat erstellbar. In einer wissenschaftlichen Arbeit gehören solche Verzeichnisse normalerweise an das Ende des Dokuments. Das Abbildungsverzeichnis kann entgegen seinem Namen auch für die Erstellung beliebiger anderer Verzeichnisse benutzt werden: Tabellen, Gleichungen, Diagramme usw. Das gilt erst einmal nur für die Elemente, denen Sie mit der dafür vorgesehenen Word-Funktion (Befehl Einfügen/Beschriftung) eine Beschriftung zugewiesen haben. Die Ausnahme: Sie arbeiten mit den im folgenden ebenfalls beschriebenen Verzeichniseintragfeldern. Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse einfügen 1 Stellen Sie sicher, daß die Elemente, die Sie in das Verzeichnis aufnehmen wollen, mit der entsprechenden Word-Funktion beschriftet wurden. 2 Legen Sie die Einfügenposition des zu erstellenden Verzeichnisses fest. 3 Wählen Sie den Befehl Einfügen/Index und Verzeichnisse und aktivieren Sie die Registerkarte Abbildungsverzeichnis im Dialogfeld Index und Verzeichnisse. Seitenzahlen anzeigen Verzeichnis mit oder ohne Seitenzahlen erstellen. Seitenzahlen rechtsbündig Die Seitenzahlen werden rechtsbündig oder gleich hinter den Eintrag gesetzt. Füllzeichen Sind die Seitenzahlen rechtsbündig gesetzt, sollten Sie hier eine Füllzeichenart einstellen. Formate Bestimmen Sie, welches Aussehen das Verzeichnis haben soll. Wählen Sie Von Vorlage, um nach einem Klick auf die Schaltfläche Bearbeiten die Formatvorlage selbst modifizieren zu können. Beschriftungskategorie Wählen Sie die Kategorie aus, für die das Verzeichnis erstellt werden soll. Kategorie und Nummer Wollen Sie die Einträge ohne Kategorie und Nummer einfügen, deaktivieren Sie diese Option. 889

7 Beachten Sie: Im Listenfeld Beschriftungskategorie werden Ihnen auch die Kategorien angezeigt, die Sie selbst erstellt haben. 4 Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, schließen Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf OK. Das Verzeichnis wird nun erstellt. Das erstellte Abbildungsverzeichnis Hinweis Zur Überschrift des Abbildungs- /Tabellenverzeichnisses Sie sollten die Überschrift des Abbildungs- oder Tabellenverzeichnisses mit einer automatischen Überschrifts-Formatvorlage gestalten. Bei der automatischen Erstellung des Inhaltsverzeichnisses wird diese Überschrift dann gleich mit aufgenommen. Optionen für Abbildungsverzeichnisse festlegen Wählen Sie Optionen auf der Registerkarte Abbildungsverzeichnis im Dialogfeld Index und Verzeichnisse, wenn Sie das Abbildungsverzeichnis aus Einträgen zusammenstellen wollen, die mit einer einheitlichen Formatvorlage gestaltet sind. Markieren Sie im zugehörigen Listenfeld den Namen der Formatvorlage, mit der Sie die Verzeichniseinträge gestaltet haben, und schließen Sie das Dialogfeld mit einen Klick auf OK. Außerdem können Sie im Dialogfeld Optionen für Abbildungsverzeichnis das Erkennungszeichen festlegen, falls Sie ein beliebiges chronologisches Verzeichnis auf der Basis von Verzeichniseintragsfeldern erzeugen wollen. Stichwortverzeichnis erstellen Das Stichwortverzeichnis bietet einen Zugriff auf Informationen, die zu speziell sind, um im Inhaltsverzeichnis zu erscheinen. So ein Verzeichnis auch Index genannt befindet sich immer am Ende des Dokuments. Die Begriffe im Index werden (im Gegensatz zu den anderen, chronologischen Verzeichnisssen) alphabetisch sortiert und ebenfalls mit den dazugehörigen Seitenzahlen ausgestattet. 890

8 Für das Erstellen eines Indexes sind (wie auch bei den anderen Verzeichnissen) zwei grundlegende Arbeitsschritte nötig: Sie müssen zuerst die Begriffe markieren, die in das Verzeichnis aufgenommen werden sollen, und dann können Sie erst das Verzeichnis erstellen. Einen Begriff in die Indexverwaltung aufnehmen Den ersten Indexeintrag festlegen 1 Markieren Sie den Text, der als Indexeintrag in Betracht kommt, und drücken Sie auf [Alt]+[Umschalt]+[X]. Der zukünftige Indexeintrag Alternativ können Sie auch den Befehl Einfügen/Index und Verzeichnisse wählen, im dann erscheinenden Dialogfeld die Registerkarte Index aktivieren und auf die Befehlsschaltfläche Eintrag festlegen klicken. Geben Sie Untereinträge ein, wenn Sie das Hauptthema weiter präzisieren möchten. Solche Einträge müssen grundsätzlich manuell vorgenommen werden. Haupteintrag Der markierte Text wurde als Haupteintrag übernommen. Untereintrag Tragen Sie bei Bedarf einen Untereintrag ein. Optionen Querverweis statt Seitenzahl. Beispiel: "Siehe auch Zeilenendezeichen". Format der Seitenzahlen Die Seitenzahl des jeweiligen Eintrages kann fett bzw. kursiv hervorgehoben werden. 2 Sind Sie mit den Einstellungen für diesen Indexeintrag zufrieden, klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche Festlegen. Der Eintrag wird in die Indexverwaltung aufgenommen und als verborgenes Feld eingefügt; Hauptund Untereintrag (falls vorhanden) sind dabei durch einen Doppelpunkt getrennt. Das Dialogfeld Indexeintrag festlegen bleibt weiterhin geöffnet. Der Indexeintrag als verborgenes Feld 891

9 Hinweis Übertragung von direkten Zeichenformatierungen Enthält der Indexeintrag eine direkte Zeichenformatierung (kursiv, fett o. ä.), überträgt sich diese Formatierung auch auf den entsprechenden Eintrag im generierten Verzeichnis. Weitere Indexeinträge festlegen 3 Wenn Sie gleich noch mehr Begriffe indizieren wollen, klicken Sie in den Text, bewegen sich zum nächsten Begriff, markieren ihn und klicken dann wieder in das Dialogfeld Indexeintrag festlegen. Der neue Begriff steht jetzt korrekt übernommen im Eingabefeld Haupteintrag. 4 Klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche Schließen, wenn Sie das Festlegen von Indexeinträgen beenden wollen. Beachten Sie: Um die eingefügten, verborgen formatierten Indexeinträge zu einem späteren Zeitpunkt im Dokument sehen zu können, müssen Sie die Symbolschaltfläche einblenden/ausblenden aus der Standardsymbolleiste einschalten. Tip Was tun ein Stichwort kommt im Text nicht vor? Wenn Sie nichts im Text markiert haben, können Sie im Dialogfeld Indexeintrag festlegen auch im Eingabefeld Haupteintrag individuell einen Eintrag hineinschreiben. Das ist dann sinnvoll, wenn der Begriff, der das Thema kennzeichnet, im Text nicht vorkommt. Aber auch, wenn der Haupteintrag auf einer markierten Textstelle basiert, können Sie ihn beliebig editieren. Varianten für den Index Häufig möchte man bei einem wichtigen Begriff im Index angeben, auf wie vielen aufeinanderfolgenden Seiten das betreffende Stichwort behandelt wird: Gitternetzlinien Markieren Sie den betreffenden Textabschnitt, wählen Sie den Befehl Einfügen/Textmarke und vergeben Sie im entsprechenden Listenfeld einen Textmarkennamen (hier: Gitternetzlinien). Klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche Hinzufügen. 2 Wenn Sie wollen, können Sie die Markierung jetzt wieder auflösen. Wählen Sie dann den Befehl Einfügen/Index und Verzeichnisse. Klicken Sie auf der Registerkarte Index auf die 892

10 Befehlsschaltfläche Eintrag festlegen. 3 Es öffnet sich das Dialogfeld Indexeintrag festlegen. Im Eingabefeld Haupteintrag können Sie jetzt den Begriff eingeben, unter dem der Textmarkenbereich im generierten Verzeichnis zu finden sein soll. 4 Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Seitenbereich, um das zugehörige Listenfeld Textmarke zu aktivieren. 5 Öffnen Sie das Listenfeld und wählen Sie die zugehörige Textmarke aus. 6 Schließen Sie die Operation mit einem Klick auf die Befehlsschaltfläche Festlegen ab. Zusammenstellung des Indexes Wenn Sie alle Indexeinträge gekennzeichnet haben, können Sie daraus einen Index zusammenstellen. 1 Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der der Index erscheinen soll in der Regel am Ende des Dokuments. 2 Wählen Sie den Befehl Einfügen/Index und Verzeichnisse und aktivieren Sie im Dialogfeld Index und Verzeichnisse die Registerkarte Index. 893

11 Typ Die Untereinträge werden unter den Haupteintrag mit einem Einzug oder in derselben Zeile gesetzt. Spalten Der Index kann maximal vierspaltig gesetzt werden. Seitenzahlen rechtsbündig Die Seitenzahlen werden rechtsbündig oder direkt hinter den Eintrag gesetzt. Formate Wählen Sie eine Gestaltungsvariante. Die Option Von Vorlage aktiviert die Befehlsschaltfläche Bearbeiten, mit der Sie die Formatvorlage selbst definieren können. Füllzeichen Wenn die Seitenzahlen rechtsbündig orientiert sind, können Sie hier die Füllzeichen bestimmen. 3 Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie auf OK. Word umbricht das ganze Dokument und generiert den Index. Ein Beispiel erstelltes Stichwortverzeichnis Indexeintrag löschen Wollen Sie einen Indexeintrag im Dokument löschen, markieren Sie den gesamten Text samt Klammern und drücken die [Entf]-Taste. Verzeichnisse aktualisieren Wenn Sie nachträglich noch Änderungen in Ihrem Dokument vornehmen Text einfügen, Überschriften neu strukturieren oder neu benennen -, müssen Sie das Verzeichnis (oder die Verzeichnisse) aktualisieren. Es bestehen die folgenden zwei Möglichkeiten: Aktualisieren mit der [F9]-Taste: 894

12 Klicken Sie dazu in das entsprechende Verzeichnis (bzw. markieren Sie es im Fall des Inhaltsverzeichnisses mit den Richtungs- und [Umschalt]- Tasten) und drücken Sie auf die [F9]-Taste. Aktualisieren mit dem Kontextmenübefehl Felder aktualisieren: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das entsprechende Verzeichnis und wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den Befehl Felder aktualisieren. Kontextmenü eines Verzeichnisses Ist das zu aktualisierende Verzeichnis ein Inhaltsverzeichnis, öffnet sich das Dialogfeld Inhaltsverzeichnis aktualisieren (siehe S. 886). Verzeichnisse bearbeiten Entdecken Sie z. B. im Index einen fehlerhaften Eintrag, können Sie diesen direkt im Verzeichnisfeld korrigieren; allerdings wird die Korrektur beim nächsten Aktualisieren wieder aufgehoben. Suchen Sie deshalb den entsprechenden Indexeintrag mit Hilfe des Befehls Bearbeiten/Suchen direkt im Dokument auf und nehmen Sie die Korrektur dort vor. Aber vergessen Sie nicht, sich verborgenen Text anzeigen zu lassen: Schalten Sie die Symbolschaltfläche einblenden/ausblenden aus der Standardsymbolleiste ein. Ändern Sie dabei nur den Text in Anführungszeichen. Das gleiche gilt in leicht abgewandelter Form für alle Verzeichnisse: Korrigieren Sie nicht in den Verzeichnissen selbst, sondern an den entsprechenden Stellen im Dokument. Index-Feld WORKSHOP Mehr als eine Alternative Index durch Felder erstellen Mit den Feldfunktionen können Sie das Einfügen eines Indexes sehr genau steuern. 895