Dynamics NAV Finanzbuchhaltung

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1 Seite 1 von 10 Vorstellung des Moduls BM Abgrenzungsbuchung zur Microsoft Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind nur dann in der Monatsbetrachtung tung und im Monatsvergleich aussagefähig, wenn Aufwendungen oder Erträge, die sich auf mehrere Monate beziehen, gleichmäßig auf diese Monate verteilt werden. Deswegen sollten Abgrenzungsbuchungen nicht nur aus Jahres- Bilanzsicht und damit einmal jährlich erfolgen. Es sollte einee monatliche Abgrenzung angestrebt werden, d.h. Kosten und Erlöse sollten auf die zugehörigen Monate verteilt werden. Der Standard des Microsoft Dynamics NAV wird durch unsere Zusatzprogrammierung aufgewertet. Sie erleichtert die monatsgenaue Verteilung des Aufwandes. Unsere Programmierung wird hier beispielhaft erläutert mit folgendem Buchungsvorfall: Wir erhalten eine Eingangsrechnung von einem Dienstleister über die jährliche Wartungsgebühr für den Zeitraum Juni 2012 bis Mai Der Nettobetrag beträgt 1200,13 zuzüglich Umsatzsteuer 228,02,, dies ergibt den Bruttobetrag von 1428,15.

2 Im Einkaufsbuchblatt geschieht die Einbuchung der Eingangsrechnung wie folgt: Seite 2 von 10 Über die Tastenkombination STRG+G (alternativ über die Schaltfläche che Funktion) öffnet sich ein Unterbuchblatt, welches verschiedene Möglichkeiten der Abgrenzungsaufteilung bietet.

3 Erläuterungen: Anzahl Abgrenzungen: Anzahl der Monate, auf die verteilt werden soll Startdatum: Eingabe eines Startdatums der Abgrenzung Rundungsdifferenzen: In welchem Zeitraum zu erfassen? Erster oder Letzter? Neuer Buchungstext: Der Buchungstext der Abgrenzungsbuchungen wird hier einheitlich für alle vorbelegt. Zusatz Buchungstext: Wählbar sind verschiedene Datumsformate aus Kalender-Jahr und Kalender-Monat, mit denen der Buchungstext je Monatszeile ergänzt werden kann. Seite 3 von 10 Abgr. Gegenkonto Nr.: Hier das G+V Aufwandskonto erfassen Zusätzliche Registerkarten in den Einstellungen: Es kann mit Dimensionen gebucht werden (z.b. Kostenstellen)

4 BÜRO MAYER GmbH & Co. KG Emil Emil--Kemmer Kemmer Str. Erläuterung des Moduls BM BM- Abgrenzungsbuchung zur zu Microsoft Microsoft Seite 4 von 10 Werden die Felder entsprechend belegt und die Schaltfläche Erstellen mit der Enter-/Eingabe Enter /Eingabe/Eingabe Taste ausgelöst, wird in dem Unterbuchblatt Abgrenzungsbuchungen der Betrag monatsgerecht aufgeteilt (siehe unten) Die Rundungsdifferenz wird in den ersten Abgrenzungszeitraum gestellt Das Datumsfo Datumsformat rmat JJJJ/MMM wird aufgelöst in 2013/Jan. 2013/Jan Das Startdatum wird in jedem der 11 folgenden Abgrenzungszeiträume als jeweils Monatsletzter fortgeschrieben. In diesem Unterbuchblatt können KEINE Daten verändert werden Mit der Eingabe Taste gehen Sie weiter auf die Schaltfläche OK OK:: Das Unterbuchblatt wird geschlossen und die Abgrenzungsbuchungen werden in das normale B Buchblatt uchblatt übernommen. Korrekturmöglichkeit: Sollen die Aufteilungen verworfen werden, dann entweder die Einstellungen oben ändern und mit der Schaltfläche Erstellen neue Korrekturmöglichkeit: Aufteilungsbuchungen erzeugen oder mit Abbrechen das Unterbuchblatt verlassen und neu die Funktion aufrufen.

5 BÜRO MAYER GmbH & Co. KG Emil Emil--Kemmer Kemmer Str. Erläuterung des Moduls BM BM- Abgrenzungsbuchung zur zu Microsoft Microsoft Seite 5 von 10 In diesem Standard Buchblatt de dess Einkaufs könnten die Buchungen, falls gewünscht, geändert werden. Achtung: Achtung: Nach einer manuellen Änderung findet keine Prüfung statt für z.b. - die Korrektheit Korrekthe einer möglichen Betragsänderungen - ob der Gesamtbetrag der Abgrenzung Abgrenzungen vollständig in der Zukunft aufgelöst wird. Sie verbuchen wie gewohnt. Automatische Korrekturmöglichkeit: Sollen die erstellten Abgrenzungsbuchungen verworfen und neu erstellt werden, rufen Sie die Funktion erneut auf mit Strg + G. G Jetzt können Sie die ermittelten Abgrenzungen löschen und anschließend neu erstellen.

6 Seite 6 von 10 Empfehlenswert ist es, das Konto 0980 als abstimmbar einzustellen, und den Saldo vor Verbuchen im Testbericht zu kontrollieren. Kontrolle des Saldos im Fibu Buch. Blatt- Test: In der Spalte Bewegung im Buchblatt wird 0,00 angezeigt: Ein und Ausbuchung (Einstellung und Auflösung) dieser Abgrenzung saldieren sich auf 0,00 In der Spalte Saldo nach Buchung wird 0,00 angezeigt: Auf dem Konto sind keine anderen offenen (noch nicht aufgelösten) Abgrenzungen enthalten. (Ein hier angezeigter Positiver Saldo würde durch manuelle Einstellungsbuchungen erzeugt werden, die noch nicht aufgelöst wurden) Ziel sollte es sein, den Saldo des Abgrenzungskontos immer auf 0,- zu halten, d.h. jede Einstellung in das Abgrenzungskonto sofort wieder aufzulösen. Dies ist mit dem Einsatz unseres Zusatzmoduls gewährleistet. Ebenfalls empfehlenswert ist es, jeden einzelnen Abgrenzungsvorgang sofort zu buchen und damit zu journalisieren. Vorteil: Falls doch eine Buchung falsch wäre, kann über die Navision-Stornofunktion das gesamte - relativ kleine - Journal storniert werden. Anderenfalls müsste jede Monatsbuchung einzeln storniert werden.

7 Seite 7 von 10 Kontrolle der Abgrenzungsbuchungen und des Endsaldos auf 0980 Im Auskunftsfenster zu den Buchungen auf dem Konto 0980 lassen sich zwei Funktionen aufrufen. 1. Abgrenzungsbuchungen - Tastaturbefehl: Strg+G Wenn ein Buchungssatz eines Abgrenzungsvorgangs (Die Selektion erfolgt nach der Abgrenzungs- bzw. Belegnummer) ausgewählt wird, werden für diesen Abgrenzungsvorgang die Einstellungsbuchung und die dazugehörigen Auflösungsbuchungen angezeigt.

8 Seite 8 von Abgrenzungskontoblatt - Tastaturbefehl: Strg+H Es kann ein Sachkonto Kontoblatt Abgrenzungsbuchungen zum Stichtag gedruckt werden, dass abhängig von dem Datumsbereich - den Saldo zum Stichtag hier Beginn der Buchhaltung bis und - die bis zum Stichtag erfolgten Buchungen mit Abgrenzungsnummer zeigt: Manuelle ( und noch nicht aufgelöste Abgrenzungsbuchungen ) hier der Betrag von 5000,- - erhöhen den Stichtags Endsaldo per und werden als noch abzugrenzender Saldo angezeigt. Automatische Abgrenzungsbuchungen, die mit dem BM Zusatzmodul Abgrenzungsbuchungen eingestellt UND gleichzeitig aufgelöst wurden, werden angezeigt, wenn sie in dem gewählten Zeitraum liegen. Im Stichtags- Endsaldo wird der Saldo zu Stichtag = Bilanzjahresende (hier der ) angezeigt. Wie der Saldo gebildet wird bzw. aus welchen Positionen er sich zusammensetzt und wann und wie die jeweilige Abgrenzung aufgelöst wird, ist leicht zu erkennen.

9 Seite 9 von 10 Abbildung von Aufteilungsbuchungen: Enthält eine Rechnung mehrere Positionen, die sich hinsichtlich Ihrer Art unterscheiden in einem sachlichen Merkmal (z.b. Wartung für unterschiedliche Softwaremodule) und/ oder die auf unterschiedliche Dimensionen / Kostenstellen gebucht werden sollen, kann die Rechnung aufgeteilt werden. Es wird mit einseitigen Buchungssätzen gearbeitet. Dimension und Buchungstext werden der Anzahl der Aufteilung entsprechend vervielfältigt: Hier liegt vor: Eine Lieferantenrechnung mit zwei Rechnungspositionen z.b.: unterschiedliche Wartungsverträge. Es kann differenziert erfasst werden, und es könnte- falls gewünscht - auf unterschiedliche Dimensionen gebucht werden. Denkbar wäre es damit ebenfalls, eine Rechnungsposition auf verschiedene Dimensionen/ Kostenstelle aufzuteilen.

10 Seite 10 von 10 Zusammenfassung: Vorteile des Moduls BM Abgrenzungsbuchung zur Microsoft. Abgrenzungsbuchung lassen sich nach Einstellung in die Abgrenzung - erleichtert über den Abgrenzungszeitraum wieder auflösen. Weil dies sofort erfolgt, ist der Saldo des Abgrenzungskontos stets auch zukünftig- aktuell. Monatsabschlussarbeiten verkürzen sich, da bestehende Abgrenzungen aus Vormonaten aktuell aufgelöst sind. Arbeiten zum Bilanzstichtag werden laufend unterjährig geleistet. Monatliche BWAs lassen sich zuverlässig mit monatlich abgegrenztem Aufwand erstellen. Dimensionen (z.b. Kostenstellen) werden mit angesteuert. Aufteilung der Abgrenzung hinsichtlich eines Sachkriteriums und / oder der zu buchenden Dimension(en) / Kostenstelle(n) ist möglich. Die Auswertung Sachkonto Kontoblatt Abgrenzungsbuchungen zum Stichtag zeigt die Zusammensetzung des offenen Saldos auf dem Abgrenzungskonto und bietet damit eine bilanzsichere Auswertung. Hier ist nur der Einsatz bei Abgrenzung von Aufwandskonten beschrieben. Jedoch läßt sich das Modul auch zur Abgrenzung von OPs nutzen (Beispiel: Inkasso einer Kundenforderung in monatlichen Raten. Dazu würden mehrere OPs gebildet werden, die dann in sich wiederholenden Lastschriftläufen eingezogen werden).