Frau Heydi Fischer. 02 Entscheidung über eventuelle Einwendungen gegen die Niederschrift über den öffentlichen Teil der letzten Sitzung vom

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1 Stadt Mittenwalde Vergabeausschuss NIEDERSCHRIFT über die 3. Sitzung des Vergabeausschusses am Tagungsort: Konferenzraum - Paul-Gerhardt-Haus - Rathausstraße 8, Mittenwalde Beginn der Sitzung: 19:00 Uhr Ende der Sitzung: 20:55 Uhr Anzahl der Mitglieder: 5 Anwesenheit der stimmberechtigten Mitglieder anwesend entschuldigt unentschuldigt Herr Wolfgang Kroll Herr Werner Hannig Herr Lothar Pehla Herr Dirk Neubert Frau Heydi Fischer Anwesenheit der Verwaltungsvertreter und Gäste: Frau Katrin Thinius - Hauptamt, Frau Ines Grüneberg - Bauamt, Herr Marek Kleemann - Bauamtsleiter Es kam folgende Tagesordnung zur Beratung: I. Öffentlicher Teil: TOP Betreff 01 Eröffnung der Sitzung Vorlagen-Nr. 02 Entscheidung über eventuelle Einwendungen gegen die Niederschrift über den öffentlichen Teil der letzten Sitzung vom Änderungsanträge zur Tagesordnung, Feststellung der Tagesordnung 04 Bericht der Vorsitzenden 05 Anhörung der Ortsbeiräte 06 Einwohneranhörung 07 Behandlung der Anfragen von Mitgliedern des Ausschusses 08 Kontrolle zu Arbeitsunterlagen aus der Verwaltung - Auflistung der Satzungen sowie Ergänzungen zu Auflistungen Neuabschlüsse Wartungsverträge 09 Diskussion zur Prüfung von Nutzungsvereinbarungen im Zusammenhang mit Neuverträgen 10 Ein Vergabeverfahren bestimmen 11 Diskussion zur Prüfung von Nutzungsvereinbarungen altes Wasserwerk Seite 1

2 12 Verschiedenes II. Nichtöffentlicher Teil: TOP Betreff 01 Behandlung von Anfragen der Ausschussmitglieder Vorlagen-Nr. 02 Verschiedenes 03 Schließung der Sitzung I. Öffentlicher Teil TOP 01: Eröffnung der Sitzung Herr Kroll, als Stellvertreter der Vorsitzenden, eröffnet die Sitzung und begrüßt die Anwesenden. TOP 02: Entscheidung über eventuelle Einwendungen gegen die Niederschrift über den öffentlichen Teil der letzten Sitzung vom Herr Neubert hinterfragt die Aussage mit Beispiel von Herrn Hannig zu TOP 04. Herr Hannig erläutert dazu: Herr Hannig präzisiert seine Aussage Das aufgeführte Beispiel ist die Ausnahme. In diesem Fall sollte ohne Ausschreibung verfahren werden. Keine weiteren Wortmeldungen. TOP 03: Änderungsanträge zur Tagesordnung, Feststellung der Tagesordnung Herr Pehla bittet TOP 11 im nichtöffentlichen Teil der Sitzung zu behandeln. Dem steht nichts entgegen und somit wird die Diskussion unter TOP 2 im nichtöffentlichen Teil stattfinden. Herrn Hannigs Bitte um Aufnahme der Themenvorschau für künftige Sitzungen wird entsprochen und unter dem jetzigen TOP 11 Verschiedenes behandelt. Die Tagesordnung wurde festgestellt. TOP 04: Bericht der Vorsitzenden Die Vorsitzende ist zur heutigen Sitzung entschuldigt. Herr Kroll merkt an: die noch fehlenden und geforderten Unterlagen wurden recht umfangreich zugearbeitet und werden im entsprechenden TOP behandelt. Keine weiteren Wortmeldungen. TOP 05: Anhörung der Ortsbeiräte Keine Wortmeldungen. TOP 06: Einwohneranhörung Keine Einwohner anwesend. TOP 07: Behandlung der Anfragen von Mitgliedern des Ausschusses Herr Hannig erbittet zur nächsten Sitzung Informationen, was die Beschaffung des Fahrzeuges des Stadtwehrführers anbetrifft. Seite 2

3 Wie geht eine solche Anschaffung von statten? Beschaffungsvorgang erläutern: Ausschreibung? Funktion/Ausstattung des Fahrzeugs? Keine weiteren Anfragen. TOP 08: Kontrolle zu Arbeitsunterlagen aus der Verwaltung - Auflistung der Satzungen sowie Ergänzungen zu Auflistungen Neuabschlüsse Wartungsverträge Herrn Kroll fiel auf, dass die Satzungen zu Amt I zum größten Teil 2017/18 überarbeitet werden müssen. Daraus ergibt sich die Frage an die Verwaltung: gibt es Regelungen/Richtlinien in welchen Abständen Satzungen überprüft oder erneuert werden müssen? Frau Grüneberg erläutert, nur wenn Satzungen geprüft werden und eine rechtliche Wertung vorgenommen wird, dann muss diese Wertung eingearbeitet werden und somit ist eine Überarbeitung notwendig. Herr Neubert hinterfragt die laufende Nummerierung der Satzungen in den einzelnen Ämtern warum ist diese nicht fortlaufend? Herr Kleemann sagt, dass für künftig neu anzulegende Satzungen Platz gelassen wurde. Im nachfolgenden Gespräch über die Auflistungen der Wartungs-/Pflegeverträge im Haupt- und Bauamt kam es zu Fragen bzgl. der Ausschreibungen, z. B. - einige sehr lange Laufzeiten warum? - gibt es preiswertere Anbieter für vorhandene Software? Herr Hannig erachtet es als wichtig und richtig, dass die Auflistungen (sowohl Satzungen als auch Wartungsverträge) zusammengestellt wurden und empfiehlt, dass (in einem gewissen Rhythmus der festzulegen wäre) Aktualisierungen dieser Listen erfolgen und dem Ausschuss zur Kenntnis gegeben werden sollen. Auf die EDV-Verträge sollt generell ein Blick gerichtet sein um herauszufinden, wie viele man da vereinheitlichen kann, um die Zahl der Wartungsfirmen zu minimieren. Am Ende der Diskussion wurde von Herrn Kroll auf die Erläuterung der Verwaltung aufmerksam gemacht, in der die aufgeworfenen Fragen in einer AG IT bereits überprüft werden: Die Pflege-, Lizenz-, Wartungs-, Dienstleistungsverträgen werden jedes Jahr automatisch verlängert, wenn nicht eine Partei den Vertrag kündigt. Im IT Bereich sind die aufgeführten Software in den Fachverfahren der einzelnen Sachgebiete so eingebunden, dass hier nicht einfach der Vertrag gekündigt werden kann. Im Moment haben wir eine AG IT die unsere Software und Hardware überprüft. Diese AG muss auf Grund von neuen europäischen Datenschutzbestimmungen, alten Netzwerkstrukturen und auslaufende Garantieverträgen - Konzepte für neue Netzwerkstrukturen, eventuelle neue Software und Hardware erstellen. Wenn uns diese Konzepte vorliegen, werden die Ausschreibungen erfolgen für die Soft- und Hardware. In der Ausschreibung werden dann die Wartungs-/Pflege-/Dienstleistungs-/Lizenzverträge enthalten sein. Herr Neubert sagt, dass wäre schon ein Punkt den man sich für dieses Jahr vornehmen kann. Wenn die AG IT fertig ist, sollen dem Ausschuss die Ergebnisse mitgeteilt werden. Herr Kroll möchte zu den Serviceverträgen vom Bauamt, die teilweise nicht in diesem Jahr ausgeschrieben werden, wissen, ob diese früher nicht ausgeschrieben wurden z. B. Elektro Kita Gallun oder Mittenwalde. Es steht nicht dabei von wann diese Verträge sind. Herr Hannig ergänzt, dass dies aus der letzten Sitzung eigentlich eine Nachfrage an die Verwaltung war. TOP 09: Diskussion zur Prüfung von Nutzungsvereinbarungen im Zusammenhang mit Neuverträgen Herr Hannig sagt, es gibt jetzt einen Entwurf Mustervertrag Sportvereine, der auch schon in verschiedenen Fachausschüssen auf der Tagesordnung war. Grundsätzlich ist zunächst zu klären, wie mit kommunalen Einrichtungen zu verfahren ist: Seite 3

4 wer ist der Eigentümer was hat er für Pflichten was ist delegierbar/was nicht was soll an den Nutzer weitergegeben werden wo wird kostenlose Nutzung gewährt. Anhand des vorliegenden Mustervertrages sollen diese Dinge ausdiskutiert werden um zu sehen, ob noch andere Musterverträge benötigt werden oder ob dieser eine angepasst werden kann. In der nächsten Woche gibt es ein Arbeitsgespräch zu diesem Musternutzungsvertrag, an dem Herr Hannig teilnimmt. Er ist der Meinung, der Vergabeausschuss sollte sich den Hut aufsetzen für die Entwicklung einer solchen Nutzungsvereinbarung. Herr Pehla informiert, dass aus den Vereinen die Kritik kam, dass sich schon seit 1 ½ Jahren mit den Verträgen befasst wird. Andererseits wurde vor Jahren beantragt, dass die Vereine ihre Zahlen offenlegen. Die Vereine möchten gefördert werden, dazu sind aber auch deren Einnahmen und Ausgaben von Bedeutung. Finanzielle Unterstützung erhalten sie schon durch Ortsbeiratsmittel, obwohl sich Vereine selbst tragen sollen. Herr Pehla befürwortet den Vorschlag von Herrn Hannig, dass der Ausschuss hierbei die Federführung übernehmen sollte. Herr Kroll ist der Meinung, dass für die Vertragserarbeitung im Vorfeld auch noch zu klären ist was sind Kleinreparaturen in welchem Wertumfang sind sie einzugrenzen? Es müsste sicherlich auch die Größe der Sportgebäude betrachtet werden. Die aktuell herrschenden Situationen sollten auch berücksichtigt werden. In Absprache mit Frau Fischer werden Herr Hannig und Herr Pehla den Termin zum Arbeitsgespräch wahrnehmen. TOP 10: Ein Vergabeverfahren bestimmen Aus der vorliegenden Bearbeitungsübersicht Investitionen 2017 soll ein Verfahren ausgesucht werden, welches der Vergabeausschuss begleiten möchte. Frau Grüneberg erinnert, dass durch das Rechtsamt geprüft werden sollte, inwieweit Abgeordnete an Submissionen teilnehmen dürfen. Sie teilt den Ausschussmitgliedern mit, dass die Submissionen für die geplanten Bauvorhaben bereits gelaufen sind bzw. eine in der kommenden Woche stattfindet. Herr Hannig berichtigt, dass der Ausschuss sich entschied den Blick auf einen Vorgang zu richten, ob dieser von Beginn bis Ende ordnungsgemäß durchgeführt wird. Dies soll für ein zukünftiges Vorhaben geschehen, evtl. Wassertourismus oder kleinere Leistungen. Herr Kleemann regt an, das Thema Kitabau zu fokussieren. Die Ausschussmitglieder befürworten den Vorschlag und vertagen den TOP bis zur Entscheidung dieses Vorhabens durch die SVV. TOP 11: Verschiedenes Unter diesem TOP wird auch die gewünschte Prüfung der Baumaßnahme Krummensee Gehwegebau und Befestigung des Sommerweges behandelt. Der durch Frau Grüneberg zugearbeitete zeitliche Ablauf zur Baumaßnahme ist eindeutig und bedarf keiner weiteren Erläuterung. Frau Grüneberg ergänzt, dass Straßenbaumaßnahmen immer öffentlich ausgeschrieben wurden. Sie erläutert den generellen Ablauf einer Ausschreibung und beantwortet auftretende Fragen. Seite 4

5 Herr Hannig schlägt als Themen für die künftigen Sitzungen vor: Wiedervorlage aktualisierte Übersicht Satzungen (im November) Wiedervorlage aktualisierte Übersicht Wartungsverträge 1 Beispiel für Beschaffung aussuchen 1 Beispiel für Vergabe einer Leistung aussuchen Nutzungsverträge EDV-Verträge Die Ausschussmitglieder befürworten die Präzisierung der Arbeitsplanung für das Jahr Ende des öffentlichen Teils. Hinweis: Die Niederschrift ist noch vorläufig bis zur Entscheidung über gegebenenfalls bestehende Einwendungen in der darauffolgenden Sitzung. Seite 5