PROXESS Dokumenten Management System Weniger Papier, mehr Leistung

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1 Herzlich Willkommen PROXESS Dokumenten Management System Weniger Papier, mehr Leistung

2 Die PROXESS Historie PROXESS 5 Sicheres DMS PROXESS 5+ kmpl. Neuer Client + Benutzer-Oberfläche 2009 Akzentum erwirbt die Rechte an PROXESS 2001 Übernahme der Vermarktungs- und Entwicklungsrechte durch Akzentum 1999 EASY SOFTWARE AG erwirbt PROXESS 1997 eigenständige Vermarktung von PROXESS 1995 Roll-out von PROXESS als Archivierungsmodul der ERP-Lösung MHS (SHD)

3 Akzentum im Jahr 2012 Mitglied im VOI - Verband Organisationsund Informationssysteme e.v. Ein TÜV-zertifiziertes Unternehmen nach ISO Norm 9001: Firmengründung: Rengsdorf/Westerwald 22 (+5) Mitarbeiter Service-Büro bei München und bei Hannover Entwicklung von lösungsorientierter Standardsoftware 760 PROXESS Installationen Anwender arbeiten täglich mit PROXESS mit PROXESS archivierte Dokumente GoBS-/GDPdU-Prüfung gem. IDW : Ordnungsmäßigkeit und Revisionssicherheit

4 Integration Unternehmensabläufe Das Dokument wir zum Integrationsmedium für Unternehmensabläufe! Wo und wie findet heute die Dokumentenerstellung im Unternehmen statt?

5 Unterschiedlichste Informationsquellen Herausforderung Immer größere Datenflut Komplexere Datenstruktur Ziel Informationen strukturiert managen und nutzen Wettbewerbsvorteile schaffen Einhaltung Compliance Content systematisch bündeln und in Geschäftsprozesse einbinden

6 Was macht Akzentum? Ganzheitliche Strategien und Lösungen für ein erfolgreiches DMS Dokumentenlogistik und Document Lifecycle Management Workflowmanagement und Automatisierung von Dokumentenprozessen Integration von DMS in die bestehende IT-Landschaft Compliance, Berechtigungskonzepte und die elektronische Archivierung Beratung und Umsetzung der erarbeiteten Kundenanforderung

7 Die PROXESS Produkte PROXESS 5: einfach sicher! Die 5 Sicherheitsfaktoren von PROXESS: Supervisor-Zugang über Smartcard und PIN Delegation von Zugriffsrechten Ernennung von Bereichsadministratoren Technischer Administrator ohne Zugriffsrecht auf sensible Dokumente Doppelte Verschlüsselung von Datenbankinhalten und Dokumenten nach internationalem AES- Standard

8 PROXESS digitale Personalakte Die PROXESS Digitale Personalakte ist eine umfassende Lösung für die Personalverwaltung und die Steuerung des Personaleinsatzes in Unternehmen und Organisationen Die Vorteile der digitalen Personalakte Schneller, standortunabhängiger Zugriff Einhaltung gesetzlicher Regelungen und betrieblicher Vereinbarungen Lückenlose Dokumentation von Vorgängen Verbesserte Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter Unterstützung bei administrativen Aufgaben Automatische Wiedervorlage Vermeidung mehrfacher Aktenhaltung Einsparung von Lagerplatz und -kosten Erstellung von Auswertungen

9 PROXESS Archiv Ihre geschäftsrelevanten s sollen automatisch und gesetzeskonform unter Berücksichtigung des Datenschutzes archiviert werden? Sie möchten zudem Ihre -Server entlasten? Intelligente Lösung zur Erweiterung eines bestehenden PROXESS- Archivs. Zusätzlich zur Archivierung geschäftsrelevanter s erhalten Sie komfortable Suchfunktionen auf alle eingegangenen s und deren Anhänge und zudem die Möglichkeit s vorgangsbezogen in PROXESS abzulegen.

10 PROXESS Xtract Mit dem neuen Beleglesemodul PROXESS Xtract kann der Gesamtprozess der Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen weitestgehend automatisiert werden. Dadurch eröffnen sich für Sie enorme Kostensenkungspotentiale. PROXESS Xtract liefert schnelle und genaue Leseergebnisse mit einem geringen Trainings- und Einrichtungsaufwand. Alle relevanten Belegdaten werden positionsgenau extrahiert und als Daten den Systemen (Workflow, ERP) zur Verfügung gestellt. Hierdurch werden Verarbeitungsprozesse beschleunigt.

11 PROXESS Contract Modernes, webbasiertes System zur zentralen Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen. Alle Dokumente, Informationen sowie weitere Anlagen sind für alle Beteiligten schnell auffindbar, wobei ein einheitlicher, aktueller Informationsstand gewährleistet ist. - Komfortable Such- und Filtermöglichkeiten Workflow von Vertragserstellung- bis Abschluß - Einheitlicher Fristenkalender mit Überwachung - Sicherer Umgang mit vertraulichen Daten - Standardisierte Vertragsvorlagen - Umfangreiche Controllingtools - DMS-Funktionen mit Versionierungs- Möglichkeit

12 PROXESS Documents Webbasierte Workflow-Lösung. Mit PROXESS Documents können Sie zahlreiche Lösungen wie digitale Postbearbeitung, Rechnungsprüfung, oder Supportabwicklung realisieren.

13 PROXESS DMS Basis für alles PROXESS ist ein echtes Archiv und Dokumenten Management System mit Ad-hoc Workflow Wesentliche Funktionalitäten sind bereits im Standard enthalten: Versionierung Check-in / Check-out Optische Zeichen Erkennung, OCR, im Standard-Client Scan-Funktionen direkt im Standard-Client Office-Integration, archivieren von Word und Excel Explorer-Integration, archivieren aus dem Filesystem API s, zur Integration Führender Applikationen Schnellsuche aus allen Windows-Applikationen mit PROXESS 5 ein einmaliges Sicherheitssystem

14 PROXESS AS/400 Link PROXESS Outlook Link PROXESS Notes Link PROXESS Navision Link PROXESS ERP-Gateway / API Integrationen in führende Applikationen: SAP R/3 Archive-Link MS Dynamics NAV-Link MS Dynamics AX-Link Baan-Link Notes-Link M-Archiv/400 weitere ERP-Systeme, sowie individuelle auf Basis der PROXESS-API Windows Enterprise Applications AS/400 PROXESS

15 Recherche aus allen Lebenslagen WINDOWS Client für Power-User: Index/Schlagwort Volltextsuche Erweiterte Suche Über Intranet/Extranet Windows 7 Minianwendung Direkt aus den führenden Systemen Recherche Client via Web-Browser Direkt aus beliebigen WINDOWS Applikationen

16 Die Findemaschine Trefferanzeige und Office Ribbon-bar

17 Erfolgreicher Projektablauf als Erfolgsfaktor Lösung

18 Erfolgreicher Projektablauf als Erfolgsfaktor Lösung Hoher Belegaustausch zwischen den Standorten Sicherstellung der internen Abläufe nach den gesetzlichen Vorgaben mit Nachweis der ordnungsgemäßen Mittelverwendung Mitarbeiter, über ehrenamtlich Aktive 40 Außenstellen kommunizieren mit der Zentrale in München Hilfsorganisation und Spitzenverband der freien Wohlfahrts- und Gesundheitspflege Belege scannen, mit ERP-Daten verknüpfen und Beleganzeige direkt aus dem ERP-System (hier: Wilken) > Belege auf Knopfdruck verfügbar Zuletzt Einführung eines Bildarchivs

19 Erfolgreicher Projektablauf als Erfolgsfaktor Lösung

20 Erfolgreicher Projektablauf als Erfolgsfaktor Lösung Standortunabhängiger Zugriff auf Dokumente für Kunden und Lieferanten via Web-Client Beste Performance auch bei hohen Zugriffsfrequenzen und intelligente Lastverteilung Paralleler Zugriff auf die weltweiten, verteilten Archive Entwicklung und Herstellung von elektronischen Sensoren und Komponenten (ISO 9001 zertifiziert) weltweit Mitarbeiter Produktionsstandorte in Deutschland, den USA, Singapur, Ungarn, Indonesien und Vietnam Integration in das CRM mit Anzeige der Kundendokumentation Projektstart bereits 1997, heute PROXESS Anwender > 5 Mio. Dokumente Dokumente/Tag

21 Erfolgreicher Projektablauf als Erfolgsfaktor Lösung

22 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Noch Fragen? Christian zur Hausen Geschäftsführer Akzentum GmbH Westerwaldstraße Rengsdorf Telefon: +49 (0) / Telefax: +49 (0) / Mobil: +49 (0) c.zurhausen@akzentum.de