Vorlesung Projektmanagement 2012

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1 Vorlesung Projektmanagement 2012 Professor Dr. Jürgen Fischer & Dina Wollnik Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl 1 Inhalt 1) Definition Projekt 2) Projektmanagement 3) Akteure 4) Projektphase - Definition 5) Projektphase - Planung 6) Projektphase - Durchführung 7) Projektphase - Abschluss

2 Projekt Was ist ein Projekt? DIN-Norm 69901: Vorhaben, das "im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.b. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation. 3 Projekt Was ist ein Projekt? Merkmale: Einmaligkeit Zielvorgabe Umstände Organisation Begrenzung Aufgabe Zeitraum Personal Finanzen Komplexität übergreifend innovativ risikoreich 4 2

3 Projekt Was ist ein Projekt? Erfolgsfaktoren Fachqualifikation Aufbauorganisation Ablauforganisation personelle Ressourcen finanzielle Ressourcen materielle Ressourcen ZIELE ERFOLG Motivation Führungsstil Teamfähigkeit Kommunikation 5 Projektmanagement DIN 69901: Gesamtheit von Führungsaufgaben, - organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes Projektmanagement ist die Kunst, den Projekterfolg herbeizuschaffen. 6 3

4 Projektmanagement Das "magische Dreieck" Die 3 zentralen Ziele des Projektmanagements Leistung/Qualität ERFOLG Projektendtermin Projektkosten Planung Steuerung Überwachung 7 Projektmanagement Prinzipien Ist-Zustand PM Soll- Zustand Planung & Realisierung vom Groben zum Detail 8 4

5 Projektmanagement Prinzipien Deming-Cycle 4. Act 3. Check 1. Plan 2. Do Pro Projekt / Produkt Teilprojekt Zwischenergebnis Aktivität 9 Projektmanagement Dimensionen des Projektmanagements fachlicher Teil psychologischer Teil administrativer Teil 10 5

6 Projektmanagement Woran Projekte scheitern diffuse Ziele unklare Zuständigkeiten unnötiger Druck unzureichende Projektleitung ausgeblendete Risiken mangelhafte Dokumentation 11 Akteure Lenkungsausschuss Projekt-Office Projektleiter Teammitglieder Fachausschuss 12 6

7 Akteure 13 Lenkungsausschuss oberstes Entscheidungsgremium - auch Entscheiderkreis oder Steering Commitee genannt - oft Initiator eines Projektes Mitglieder: Auftraggeber betroffene Ressortleiter, Fachbereichsleiter wichtig: Entscheidungsfindung von Anfang an festlegen Akteure Lenkungsausschuss Aufgaben: Definition Projektziel Ernennung und Unterstützung des Projektleiters Genehmigung der Projektplanung - Kosten, Zeit, Umfang, Qualität Freigabe von Projektphasen Überwachung des Projektablaufs 14 7

8 Akteure Lenkungsausschuss Aufgaben: Entscheidung über den Projektfortschritt Freigabe von finanziellen Mitteln und sonstigen Ressourcen Unterstützung des Projektleiters Entscheidung über Maßnahmen bei Abweichungen 15 Akteure Projekttutor auch Projektpate oder Sponsor genannt: Mitglied des Lenkungsausschusses Ansprechpartner des Projektleiters außerhalb der Sitzungen des Lenkungsausschusses Unterstützungsfunktion Machtpromoter 16 8

9 Akteure Projektleiter Aufgaben Formulierung des Projektauftrags Klärung der Projektzielsetzung Erstellung und Abstimmung der Projektpläne Koordination des Projektablaufs Steuerung und Kontrolle der Projekttermine, Projektkosten und des Projektfortschritts 17 Akteure 18 Projektleiter Aufgaben: frühzeitiges Erkennen von Soll-/Ist- Abweichungen Projektdokumentation Einberufung und Moderation von Sitzungen Repräsentation des Projektes nach außen projektbezogene Aufbau- und Ablauforganisation 9

10 Akteure Teammitglieder werden ganz oder teilweise für ein Projekt freigestellt sind für das Ergebnis zugeordneter Arbeiten verantwortlich mögliche Teammitglieder: - interne Spezialisten - externe Spezialisten optimale Teamgröße: fünf bis sieben Personen 19 Akteure auch Projektunterstützer oder Beratungsgremium genannt Projekt-Office unterstützt den Projektleiter Der Projektleiter kann sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren. sinnvoll bei großen Projekten mit mehr als 10 Beteiligten circa 5-10% der Gesamtprojektkosten für das Projektoffice einplanen 20 10

11 Akteure 21 Projekt-Office Aufgaben werden i.d.r. vom Projektleiter delegiert Das Projekt-Office kann auch eine Coaching-Funktion übernehmen Projektplanung und -controlling Projektdokumentation Projektassistenz (Organisation von Meetings, Protokolle ) Lösungsvorschläge bei Problemen Personalaufgaben innerhalb des Projekts Akteure 22 Fachausschuss überwiegend beratendes und unterstützendes Gremium oft Nutzer der Projektergebnisse Teilnehmer: Führungskräfte der Fachabteilungen; vom Lenkungsausschuss ernannt Aufgaben: Weitergabe fachlicher Informationen Informationsaustausch zwischen Fachabteilungen und Projektteam Unterstützung bei Planung, Realisierung und Kontrolle 11

12 Akteure Stakeholder = Projektinteressenten informieren und möglichst an Entscheidungen beteiligen interne Stakeholder: arbeiten direkt im Projekt mit oder sind direkt vom Projekt betroffen (z.b. Kunden) externe Stakeholder sind von den Auswirkungen eines Projektes nur indirekt betroffen 23 Akteure Stakeholder = Projektinteressenten informieren und möglichst an Entscheidungen beteiligen zu klärende Fragestellungen: a) Wer sind die Stakeholder? b) Welche Erwartungen haben sie an das Projekt? c) Wie stehen sie zu dem Projekt? d) Wie ist ihre Bedeutung + Macht? 24 12

13 Aktivitäten und Ressourcen Beteiligte Phasen Projektphasen Grobziele Feinziele Verbindliche Ziele Idee 1. Projektdefinition 2. Projektplanung 3. Projektdurchführung Projektantrag Projektauftrag - Lastenheft START Projektfreigabe - Pflichtenheft 4. Projektabschluss 25 Projektphasen Überblick Projekt- Idee/ -Anstoß Projektdefinition Projektauftrag Projektstart Projektplanung Projektdurchführung Projektabschluss jeder Mitarbeiter Projektleiter Projektteam Lenkungsausschuss Lenkungsausschuss Durchführung Planung Ende Vorarbeiten 26 13

14 Projektdefinition - Idee Idee 1.1 Situationsanalyse 1.2 Zielfindung 1.3 Grobplanung 1.4 Projektorganisation 1.5 Machbarkeit 1.6 Projektauftrag 27 Projektdefinition - Idee Projektidee Am Anfang eines Projektes steht ein Gedanke, eine Idee. Management Mitarbeiter 28 Kunden, Wettbewerber, Lieferanten, Gesetze 14

15 strategische Bedeutung niedrig hoch Projektdefinition - Idee Projektidee Vorauswahl +? ++ + niedrig hoch wirtschaftliche Bedeutung 29 Projektdefinition - Situationsanalyse Unternehmensumfeld Lieferanten Kunden Partner Wettbewerber Unternehmensstrategie Projektlandschaft Kapitalgeber Gesetze Verbände AN-Vertreter Projekt FB FB FB Fachbereiche 30 Technologie Technik Verfahren 15

16 Projektdefinition - Situationsanalyse 31 Ausgangspunkt der Projektarbeit Aufgabenstellung Chancen Ist-Situation Einflussfaktoren Schnittstellen (Abteilungen/andere Projekte) Analyse Stakeholder Probleme frühzeitig erkennen; Basis für Zieldefinition Projektdefinition - Zielfindung Ziel = gedanklich vorweggenommener, zukünftiger Zustand Anforderungen S - spezifisch M - messbar A - anspruchsvoll R - realistisch T - terminiert = was? = wie viel? wie gemessen? = wann? 32 schriftlich fixieren! Zielzustand beschreiben; nicht den Weg dorthin! 16

17 Projektdefinition - Zielfindung Inhalt/Qualität Kosten Ressourcen Zeit Projektdefinition - Zielfindung Funktionen von Projektzielen: Steuerungsfunktion Erfolgskriterium Entscheidungshilfe psychologische Hilfe RICHTZIELE = Richter für den Erfolg 34 17

18 Projektdefinition - Zielfindung Zielhierarchie Richtziele Grobziele Grobziele Feinziele Feinziele 35 Projektdefinition - Grobplanung Planung des groben Projektablaufs wichtigste Projektphasen Projektverlauf "Meilensteine" grobe Projektstruktur Steuerungsmechanismen 36 18

19 Projektdefinition - Grobplanung Grobplanung Projektphasen Vorteile: schafft Übersicht liefert Entscheidungspunkte ermöglicht systematische Arbeitsweise erleichtert Detailplanung minimiert Risiken 37 wichtig: Phasen benennen jede Phase sollte ein Ergebnis definieren eventuell bestehende Phasenmodelle verwenden Projektdefinition - Grobplanung Grobplanung Projektphasen Planung des groben Projektaufbaus /-ablaufs Meilenstein: DIN : "Ereignis besonderer Bedeutung Meilensteine definieren die Zwischenetappen auf dem Weg zum Projektziel

20 Projektdefinition - Grobplanung Beispiele Phasenmodelle Initialisierung Voranalyse Grobkonzept Detailentwurf Realisierung Implementierung Stabilisierung Informationsplanung Projektinitialisierung Anforderungsdefinition Systemdesign Systemrealisierung Systemeinführung Systembetrieb Vorstudie Hauptstudie Detailstudie Systembau Einführung Abschluss 39 Erfolgskontrolle Projektdefinition - Projektorganisation Auswahl der Mitwirkenden Berufliche Handlungskompetenz Profile für PL und Team Fachkompetenz Methodenkompetenz Sozialkompetenz Personale Kompetenz Einstellungen, Werterhaltungen, Interessen, Ziele 40 20

21 Projektdefinition - Projektorganisation Auswahl der Mitwirkenden Teamrollen beachten 41 Sammler Kreative Denker Macher Projektdefinition - Projektorganisation Organisationsform definieren PL PL Reine Projektorganisation Stabs-Projektorganisation 42 21

22 Projektdefinition - Projektorganisation Organisationsform definieren PL Immer ein Organigramm erstellen! Matrix- Projektorganisation 43 Projektdefinition - Machbarkeit Machbarkeitsstudie = Projektstudie Ressourcen Risiken Wirtschaftlichkeit technische Machbarkeit zeitliche Umsetzung rechtliche Aspekte PRÜFUNG POSITIV NEGATIV GO STOP 44 22

23 Projektdefinition - Projektauftrag Projektauftrag Lastenheft DIN Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen des Auftragnehmers Was ist wofür zu erarbeiten. Projektfreigabe - Pflichtenheft DIN Die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des Lastenheftes Wie und womit werden die Forderungen verwirklicht. 45 Projektdefinition - Projektauftrag Projektauftrag (Lastenheft) Anforderungen des Auftraggebers Projektleiter Zielsetzung Aufgabenstellung Ergebnisse beteiligte Fachstellen Ressourcen Randbedingungen Termine, Meilensteine Auftraggeber 46 23

24 Projektphasen Überblick Idee 1. Projektdefinition 2. Projektplanung PL + Team 3. Projektdurchführung 4. Projektabschluss 47 Projektplanung Planung des groben Projektaufbaus /-ablaufs Zielerreichung Basis für die spätere Detailplanung effizienter Einsatz der Ressourcen Vorgaben für das Team Grundlage für Projektkontrolle und steuerung 48 24

25 Projektplanung 2.1 Strukturplanung 2.2 Ablaufplanung 2.3 Qualitätsplanung 2.4 Terminplanung 2.5 Ressourcenplanung 2.6 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung 2.7 Analyse von Risiken, Notfallstrategie 2.8 Information und Kommunikation 49 Projektplanung - Strukturplan Grundlage für die Verteilung von Aufgaben Ausgangsbasis für Ablauf- und Terminplanung und Terminüberwachung Basis für die Schätzung der Projektkosten und die Kostenkontrolle Mittel zur Strukturierung von Projektsitzungen 50 25

26 Projektplanung - Strukturplan Projektstrukturplan = Plan der Pläne Funktionen des Projektstrukturplanes zerlegt die Gesamtaufgabe in Teilaufgaben und Arbeitspakete fixiert eine logische Reihenfolge zeigt technische Abhängigkeiten auf erstellt eine Vorgangsliste 51 Projektplanung - Strukturplan Projekt 1. Ebene AP TA TA AP AP AP TA 2. Ebene 3. Ebene TA = Teilaufgabe AP = Arbeitspaket AP AP 4. Ebene 52 26

27 Projektplanung - Strukturplan Arbeitspakete: zu erfüllende Teilaufgaben eines Projektes, die im Projektstrukturplan nicht weiter untergliedert werden genaue Beschreibung der Arbeitspakete, sofern es keine Routineaufgaben sind für jedes Arbeitspaket nur einen Verantwortlichen benennen 53 Projektplanung - Strukturplan 54 Teilprojekt: Pos. Nr.: Lösungswege und Tätigkeiten: Voraussetzungen: Probleme und Risiken: Arbeitspaket-Beschreibung Arbeitspaketverantwortlicher: Geplante Kosten: Geplante Termine: Beginntermin Endtermin 54 27

28 Projektplanung - Strukturplan Projektstrukturplan/Gliederungsprinzipien objektorientierte Gliederung Zerlegung eines Gegenstandes in einzelne Komponenten, Baugruppen und Einzelteile funktionsorientierte Gliederung Strukturierung nach Funktionen Beschaffung, Fertigung, Projektplanung - Strukturplan Strukturplan (objektorientiert und funktionsorientiert) Bsp.: Kundenzeitschrift Vertrieb Konzept/Redaktion Herstellung Verteilung Fotos Inhalt Layout Satz und Belichtung Druck Recherchen Artikel 56 28

29 Projektplanung AUFGABENSTELLUNG & ZIELSETZUNG 1 2 Projektphasen Strukturplan TA TA Top down oder Buttom up objektorientiert funktionsorientiert gemischt AP beschreiben AP Beschreibung AP AP AP AP AP AP 57 3 Prüfung Strukturplan & Freigabe Projektplanung 4 5 Arbeitspaketliste Aufwandsschätzung (Aufwand & Dauer) 6 Ablaufplan 7 Qualitätsplanung 8 Terminplanung 58 9 Ressourcenplan, Wirtschaftlichkeitsplan 29

30 Projektplanung - Terminplan a) Terminliste Nummer Arbeitspaket Verantwortlich Termin von Termin bis 1.1 Herr Fleißig Projektplanung - Terminplan b) Balkendiagramm Beispiel: Projekt Büro renovieren Zeit Tage Aktivität Ausräumen Zimmers 2. Abdecken Teppichboden 3. Abreißen/Entsorgen alte Tapeten 4. Abwaschen Decke 5. Streichen Decke 6. Tapezieren Zimmer 7. Entsorgen Abdeckung Parallele Vorgänge kritischer Pfad kritischer Pfad = kein Puffer Jede Verzögerung wirkt sich auf den Endtermin aus

31 Projektplanung - Terminplan c) Netzplantechnik - Beispiel Idee 1 A Groblayout 7 A Text 7 A Final Layout 12 A Projektplanung - Ressourcenplan Ressourcenplan auf AP- Ebene Kapazitätsplan Personelle Ressourcen externes Personal internes Personal Sonstige Ressourcen Maschinen Material Kostenplan Projektkosten planen Projektkostenrechnung Materialkosten Personalkosten Werkzeugkosten Schulungskosten sonstige Kosten (Reisen, Mieten, ) 62 31

32 Projektplanung - Ressourcenplan Kosten-/Ressourcenplan Fachprojekt Termin Soll Ressourcen / Kosten Soll Arbeitspaket Teilprojekt Verantwortlich Mitarbeiter Start Ende Stunden Stundensatz Personalkosten Sonstige Kosten Summe Kosten 63 Projektplanung - Wirtschaftlichkeitsplan Monetär bewerteter Projektnutzen wird dem mit der Umsetzung verbunden Aufwand gegenübergestellt. zu klären: gewünschter Detaillierungsgrad Erfolgskennzahlen Darstellungsweise

33 Projektplanung - Wirtschaftlichkeitsplan 65 Kuster, Jörg, Handbuch Projektmanagement, 2008 Projektplanung - Wirtschaftlichkeitsplan Bezeichnung Testmarkt (geschätzt) 2014 (geschätzt) 2015 (geschätzt) Volumen des Gesamtmarktes 8700 Stück Stück Stück Stück Marktanteil in % 14% 14% 17% 16% Marktanteil in Stück (Absatzvolumen) 1218 Stück 5320 Stück 6460 Stück 6080 Stück Durchschn. Verbraucherpries/Stück 4.300, , , ,00 Umsatz % Handelsspanne Herstellerumsatz Alle zurechenbaren Kosten (50%) DB I Werbeaufwendungen DB II DB II kumuliert

34 Projektplanung - Risikoanalyse Risikoanalyse Risikoidentifizierung: Mit welchen Risiken ist mein Projekt konfrontiert? Risikobewertung: Welche Risiken treten mit welcher Wahrscheinlichkeit ein? Risikomanagement: Ursachenidentifikation und Maßnahmenplanung Wird über die gesamte Projektzeit ergänzt und aktualisiert. 67 Projektplanung Information & Kommunikation Ziele positives Image bei allen Betroffenen schaffen Team, Lenkungsausschuss, externe Stakeholder 68 schnelle Verfügbarkeit über den aktuellen Projektstand guter Überblick schnelles Gegensteuern bei Abweichungen 68 34

35 Projektplanung Information & Kommunikation Tipps: Berichtswesen festlegen: Projektantrag; Projektauftrag Protokoll der Kick-off-Sitzung Projektstandsberichte Projektpläne Sitzungsprotokolle Controllingberichte Abschlussbericht Erfahrungsberichte nach der Umsetzung Vorlagen verwenden! 69 Projektakte erstellen: schneller Zugriff gute Dokumentation Projektplanung Information & Kommunikation

36 Projektplanung Information & Kommunikation Projektstatusmeeting Termine vorher planen Wer: Wie oft: oder Warum: Projektleiter & Team je nach Phase des Projektes 1 x pro Woche 14-tägig typische Agenda-Punkte: 71 Status jedes Arbeitspaketes/Teilprojektes - Termine - Budget - Milestones/Arbeitspakete - Probleme, Risiken - Entscheidungen Projektplanung Information & Kommunikation Lenkungsausschusssitzung Termine vorher planen Wer: Wie oft: Warum: Projektleiter & Lenkungsausschuss Wenn Entscheidungen anstehen/zu den Meilensteinen (Meilensteinsitzung) typische Agenda-Punkte: - Vorstellung Status des Gesamtprojektes - Vorstellung von Entscheidungsvorlagen und Herbeiführung von Entscheidungen Meetings: Checklisten entwickeln (siehe Anlage) Vorlagen für Protokolle verwenden 72 36

37 Projektphasen Überblick Idee 1. Projektdefinition 2. Projektplanung 3. Projektdurchführung 4. Projektabschluss 73 Projektdurchführung Die einzelnen Arbeitspakete werden bearbeitet und abgeschlossen! kommunizieren informieren motivieren Risiken/Probleme/Konflikte erkennen kontrollieren Soll-/Ist-Vergleiche (sämtliche Pläne vs. Ist) anstellen und Abweichungen erkennen Projektsteuerun g eventuell Projektziel anpassen Korrekturmaßnahmen einleiten planen steuern Strategie/Ziele im Auge behalten 74 37

38 Projektdurchführung Rollierende Planung Phasen Anstoß/Idee Vorstudie Hauptstudie Teilstudien Realisierung Implementierung Erhaltung A C P D Detailplanung vor jeder Phase. 75 Projektdurchführung 3.1 Informationsaustausch 3.2 Arbeitssitzungen 3.3 Überprüfungen 76 38

39 Projektdurchführung - Überprüfungen Soll-/Ist-Vergleich Planvorgaben und Ist-Daten realistisch vollständig prüfbar Leistung/Qualität Termine Kosten Vorgehen 1. Ist-Situation ermitteln 2. Soll-/Ist-Abweichungen durchführen 3. Gründe für Abweichungen feststellen 77 Projektdurchführung - Überprüfungen Statusbericht - Renovierung Stand Owner: Max Müller Progress & Achievements: Headline Activity Anzeigen Malergeschäfte und Umzugsfirmen gelesen und sortiert Kontakte vereinbart Kämmereiräume ausgemessen Plans for Next Period Maler Angebote einholen Umzugsfirma Angebote einholen Time Budget Issues Risks Activity Schedule Milestone A G A A R A G Baseline Last Plan Actual Plan Delay Last Base Plan Anzeigen lesen und sortieren G Angebotstermine vereinbaren G Angebote sichten G Auftragnehmer gefunden G Renovierung abgeschlossen G Umzug G Key Workstream Issues / Risks / Dependencies Issues Maler gefunden, Umzugsfirma nicht gefunden Areas for Management Attention Budget überwachen, da es sehr knapp bemessen ist Risks Hand anlegen der Mitarbeiter gefordert Dependencies Haushaltsplanung im Dezember darf nicht beeinträchtigt werden

40 Projektphasen Überblick Idee 1. Projektdefinition 2. Projektplanung 3. Projektdurchführung 4. Projektabschluss Projektabnahme 4.2 Erfahrungssicherung Projektabschluss - Projektabnahme zu klärende Fragen: Wurde der Projektauftrag vollständig ausgeführt? Wurden die Zielvorgaben (Qualität, Kosten, Termine) erreicht? Wo ergaben sich Probleme während dem Projektverlauf? Wie sah die Zusammenarbeit der Projektbeteiligten aus und wo/wodurch entstanden Konflikte? 80 40

41 Projektabschluss - Projektabnahme Projektabschlussbericht anfertigen: Beendet das Projekt offiziell! Ziele Projektorganisation, -struktur Beschreibung der Leistung wichtige Ereignisse / kritische Probleme Projektkosten Änderungen während des Projekts Projektabnahme durch Projektleiter Lenkungsausschuss/Auftraggeber 81 Projektabschluss - Erfahrungssicherung Feedback einholen: Zielerreichung Rollen Kommunikation Ressourcen Verbesserungsmaßnahmen 82 für künftige Projektarbeit 41

42 Projektabschluss kleines Fest in entspannter Atmosphäre offizielle Abschlussfeier 83 Projektphasen

43 Checkliste PM-Prozess Projektdefinition 85 Quelle: Startup euroregio Management 85 Viele erfolgreiche Projekte 86 43