Unterstützung der standardisierten DATEV-Schnittstellenformate. Diamant /3 DATEV Integration

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1 Unterstützung der standardisierten DATEV-Schnittstellenformate Diamant /3 DATEV Integration

2 1 Herausforderung Datenaustausch Die Einrichtung und Pflege von individuellen Schnittstellen zum Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Softwareprogrammen stellt alle Projektbeteiligten vor technische und organisatorische Herausforderungen. Stattdessen sollten standardisierte Schnittstellenformate verwendet werden, um aufwendige Individualanpassungen zu vermeiden und einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen. Mit den Schnittstellenformaten der DATEV steht ein anerkannter Standard zur Verfügung, der neben dem Einsatz in DATEV-Programmen auch von vielen Rechnungswesen-, Lohn-, Warenwirtschaft-, Faktura- und sonstigen betriebswirtschaftlichen Programmen unterstützt wird. 1.1 Unterstützte Formate Über die beiden Module DATEV Integration Output und DATEV Integration Input können Sie Daten sehr komfortabel aus Ihrem Rechnungswesen zur Weiterverarbeitung in Fremdsystemen exportieren und/oder aus Vorsystemen in Ihr Rechnungswesen importieren. Folgende Datenformate werden unterstützt: DATEV-Postversandformate (OBE und KNE) DATEV-Format (ASCII) DATEV bezeichnet ihr aktuelles Standardformat mit dem Begriff DATEV-Format. Die Module DATEV Integration Output und DATEV Integration Input unterstützen ASCII- Dateien ausschließlich in diesem standardisierten DATEV-Format. Daneben existiert ein weiteres DATEV ASCII-Format, dessen Datei- und Satzaufbau individuell verändert und zwischen den beteiligten Im- und Exportpartnern vereinbart werden kann. Dieses freie DATEV ASCII-Format wird nicht durch die Diamant/3 Module verarbeitet. 1.2 Einheitliche Organisation der Stammdaten Für einen erfolgreichen und reibungslosen Datenaustausch sollten in den beteiligten Programmen möglichst alle Sachkonten (Kontenrahmen), Personenkonten, Kostenstellen und Kostenträger identische Nummern und Bezeichnungen aufweisen. Die verwendeten Steuerschlüssel müssen aufeinander gemappt werden und inhaltlich dieselben umsatzsteuerlichen Tatbestände abbilden. Bei der Einrichtung der Stammdaten in den beteiligten Programmen sollte daher frühzeitig, möglichst schon im Rahmen der Ersteinrichtung, den Anforderungen von Schnittstellen Rechnung getragen werden. Spätere Anpassungen sind meist realisierbar, erfordern aber häufig aufwendige organisatorische Anpassungen und verursachen zusätzliche Kosten. Bei der Neuanlage von Mandanten stellt Diamant Software Ihnen zwei eng an den DATEV-Standard angepasste Vorlagemandanten zur Verfügung. Diese basieren auf Grundlage der DATEV-Kontenrahmen SKR03 bzw. SKR04.

3 2 DATEV Integration Viele mittelständische Unternehmen buchen ihre Geschäftsvorfälle selbst, überlassen die Monats- oder Jahresabschlüsse jedoch dem Steuerberater. 2.1 DATEV Integration Output Daten aus dem Rechnungswesen exportieren Das Modul DATEV Integration Output vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern, indem es Daten aus dem Diamant/3 Rechnungswesen im DATEV-Format exportiert. Die Datenausgabe erfolgt wahlweise für: Einzelbuchungen oder Sachkontensalden mit Verkehrszahlen. Die Bereitstellung von Kontenstammdaten ist ebenfalls möglich. Grafik: Darstellung Datenaustausch per DATEV Integration Output. Durch die Unterstützung der DATEV-Postversandformate (OBE und KNE) und des DATEV-Formats (ASCII) ist die Kompatibilität zu den gängigen DATEV- Softwareprodukten und diversen anderen Steuerberater-/Wirtschaftsprüfer- Programmen sichergestellt. Bei jedem Exportvorgang bestimmen Sie die für einen Export benötigten allgemeinen Parameter und entscheiden über Art, Umfang und Zeitraum der auszugebenden Daten. So ist der spätere Import der Daten in das Fremdsystem einfach und problemlos möglich.

4 2.2 DATEV Integration Input Daten in das Rechnungswesen importieren Sie wollen ohne manuellen Aufwand Daten aus einem Lohnprogramm, einem Warenwirtschaftssystem oder einer Faktura in Ihr Rechnungswesen übernehmen? Oder die Abschlussbuchungen Ihres Steuerberaters vom letzten Jahresabschluss einspielen? Hierfür steht Ihnen das Modul DATEV Integration Input zur Verfügung, das die komfortable Übernahme externer Daten im DATEV-Format in Ihr Rechnungswesen ermöglicht. Grafik: Darstellung Datenaustausch per DATEV Integration Input. Stammdaten-Import Bei Bedarf können Sie neben Buchungsdaten auch Stammdaten einspielen. So ist die Neuanlage von Sach- und Personenkonten problemlos möglich. Durch die Unterstützung der DATEV-Postversandformate (OBE und KNE) und des DATEV-Formats (ASCII) stellen wir die einfache Integration vieler vorgelagerter Systeme sicher. Vielfältige Verarbeitungsvarianten Bei jedem Importvorgang bestimmen Sie, ob sich die Buchungsperiode aus den importierten Buchungsdaten ermittelt oder in eine bestimmte Periode erfolgen soll. Des Weiteren können Sie zwischen folgenden Verarbeitungsvarianten wählen: 1. Alle Buchungen mit identischer Belegnummer zusammenfassen und in einem Beleg buchen 2. Alle Buchungen (auch solche mit identischer Belegnummer) einzeln als separaten Beleg interpretieren und buchen 3. Alle aufeinander folgenden Buchungen mit identischer Belegnummer und identischem Personenkonto auf dem beteiligten Personenkonto

5 zusammenfassen und in einem Beleg buchen (alle anderen Buchungen mit identischer Belegnummer nicht zusammenfassen) Über die geeignete Auswahl stellen Sie sicher, dass z. B. Informationen aus Lohnbelegen nicht verloren gehen (Variante 2) oder auf mehrere Erlöskonten aufgeteilte Ausgangsrechnungen in einem Beleg verarbeitet werden (Variante 3). 2.3 Organisatorische Voraussetzungen Folgende organisatorische Voraussetzungen sind für einen erfolgreichen Einsatz der Schnittstellen sicherzustellen: Stammdatum Export Import Personenkonten Stellenanzahl Bereiche nebst Sammelkonten Im DATEV-SKR 03 und SKR 04 sind Personenkontenbereiche fest definiert: Debitoren Kreditoren Sachkonten Stellenanzahl Sachverhalt Mapping möglich Kontenlänge Sach-/Personenkonto Personenkonten müssen in DATEV eine Stelle mehr als Sachkonten aufweisen. Folgende Konstellationen sind zulässig: 4-stellige Sach-/ 5-stellige PersKto bis maximal 8-stellige Sach-/ 9-stellige PersKto Verhältnis muss nicht zwingend beachtet werden, da Sachkontenmapping möglich Verhältnis muss zwingend beachtet werden Kostenstellen/Kostenträger Stellenanzahl Sachverhalt Steuerschlüssel Stellenanzahl Sachverhalt Mapping immer erforderlich Mapping immer erforderlich Bitte beachten Sie: Sofern Sie mit dem gleichen Austauschpartner Exporte und Importe durchführen möchten, so gelten die strengeren Voraussetzungen der Spalte Import.

6 In den Stammdaten der Steuerschlüssel und Sachkonten können Sie die ggf. notwendigen Anpassungen und das Mapping vornehmen. Bei Bedarf können Sie Details zur Datei- und Satzbeschreibung dem DATEV-Dokument Schnittstellen-Entwicklungsleitfaden für das DATEV-Format entnehmen. Aus Gründen des Urheberrechtsschutzes fordern Sie bitte das Dokument falls erforderlich direkt bei DATEV an. Für den geplanten Datenaustausch mit Ihrem Steuerberater empfehlen wir Ihnen zur Abstimmung der notwendigen Voraussetzungen und Anpassungen ein Organisationsgespräch mit Ihrem Steuerberater. Sie haben weitere Fragen zur Diamant/3 DATEV Integration? Gern stehen wir Ihnen für weitere Informationen zur Verfügung. Kommen Sie einfach auf uns zu und wir klären Ihre individuellen Fragen. Kontaktdaten: Telefon:

7 Impressum Alle Rechte bei: Diamant Software GmbH & Co. KG Bielefeld Diamant ist eine eingetragene Marke der Diamant Software. Ohne besondere schriftliche Genehmigung der Diamant Software GmbH & Co. KG dürfen keine Teile dieser Dokumentation verarbeitet, vervielfältigt oder an Dritte verbreitet werden. Disclaimer Den in diesem Dokument enthaltenen Informationen liegt der zum Erstellzeitpunkt aktuelle Programmstand zugrunde. Sie können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Verkäufers dar. Diamant Software haftet nicht für inhaltliche oder drucktechnische Fehler in diesem Dokument. Die Beschreibungen in diesem Dokument stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Bitte beachten Sie die aktuell geltenden Systemvoraussetzungen. Stand: 01/2016

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