IKT-Grundlagen Tabellenkalkulation NKSA RUN/KOC

Transkript

1 Lernziele Daten in Zellen eingeben, Datenreihen automatisch vervollständigen Daten auswählen, kopieren, verschieben und löschen Grössere Tabellen zielgerichtet sortieren und filtern Arbeitsblätter kopieren, verschieben, löschen und umbenennen Zeilen und Spalten in einem Arbeitsblatt bearbeiten, anpassen, einfügen,... Zellformate verstehen und zielführend einsetzen, inkl. Datums- und benutzerdefinierte Formate. Bezüge (relativ, absolut, gemischt, benannt) verstehen und effizient einsetzen Übliche Formeln und Funktionen zielführend einsetzen. Mit Standardfehlermeldungen umgehen, Fehler zielgerichtet korrigieren Diagramme interpretieren, geeignete Diagramme für gegebene Daten auswählen Diagramme erstellen, formatieren und anpassen können, um Informationen wirkungsvoll zu visualisieren Konzepte Adressen Tabellenkalkulationsprogramme (wie z.b. Excel) arbeiten mit zweidimensional angeordneten Zellen, in die Daten oder Rechnungen eingetragen werden können. Jede Zelle hat eine Adresse, durch die sie eindeutig identifiziert werden kann Buchstaben bezeichnen Spalten (A XFD) Zahlen bezeichnen Zeilen (1-1'048'576) Fakultativ kann der Name eines (anderen) Arbeitsblatts gefolgt von einem Ausrufezeichen vorangestellt werden Zellen: angeben wie auf einem Stadtplan, z.b. B7 für die zweite Spalte / siebte Zeile Zellbereiche: obere linke und untere rechte Zelle angeben, Doppelpunkt dazwischen, z.b. B7:D12 (lies: von B7 bis D12) Namen: Zellen oder Zellbereiche können vom Benutzer mit einem beliebigen Namen versehen werden, dieser Name fungiert dann als alternative Adresse, bzw. Bezug Bezüge: Man kann die Adresse benutzen, um sich auf den Inhalt einer Zelle zu beziehen. Schreibt man beispielsweise =B1 in die Zelle A1, dann erscheint der Inhalt von B1 in A1 Arbeitsblätter: Eine Datei (=Arbeitsmappe) kann verschiedene Arbeitsblätter enthalten. Auf Adressen in anderen Arbeitsblättern kann man Bezug nehmen, indem man den Namen des entsprechenden Arbeitsblatts, gefolgt von einem Ausrufezeichen vor der restlichen Adresse angibt, so verweist bspw. =Tabelle1!A1 auf die Zelle ganz oben links im Arbeitsblatt namens Tabelle1.

2 Werte & Datentypen Eine Zelle enthält immer genau einen Wert. Es gibt drei verschiedene Arten von Werten (=Datentyp), man erkennt den Typ an der Ausrichtung innerhalb der Zelle: Buchstaben (links ausgerichtet) Zahlen (rechts ausgerichtet) Wahrheitswerte (WAHR oder FALSCH, zentral ausgerichtet) Sonderfall: Wenn in einer Zelle eine Formel oder Funktion steht (beginnt mit einem Gleichheitszeichen!), dann wird sie ausgerechnet und das Resultat wird in die Zelle geschrieben. Das Resultat muss wieder einem der drei oben aufgeführten Datentypen entsprechen - esseidenn es ist eine Fehlermeldung. Datentypen zu unterscheiden ist wichtig, weil man mit unterschiedlichen Typen sehr verschiedene Dinge anfangen (~berechnen) kann. So können beispielsweise zwei Zahlen addiert werden, für zwei Buchstaben macht das weniger Sinn. Aus diesem Grund können Datentypen in einer Zelle niemals gemischt auftreten! Wenn es so aussieht, als ob (z.b. wenn in einer Zelle 25 kg steht), dann ist das in Wirklichkeit entweder eine (links ausgerichtete) Buchstabenfolge - man kann eine Zahl ja auch als Buchstaben betrachten, nur kann man dann nicht mehr mit ihr rechnen - oder es steckt ein angepasstes Zellformat dahinter. Formate (besser Darstellungsoptionen ) Es ist wichtig, den Inhalt einer Zelle von ihrem Format zu unterscheiden. Die Formatierung einer Zelle ändert niemals den eigentlichen Inhalt, bzw. Wert. Die Darstellung der Zelle bzw. des Inhalts kann aber, je nach Formatierung, sehr anders sein. Viele Formate ändern nur das Layout der Zelle (z.b. Schriftgrösse & Farbe, Rahmen, Hintergrund, etc.), andere ändern die Darstellung des Inhalts (z.b. Nachkommastellen, Währungszeichen, Interpretation als Datum, etc.). Wenn man beispielsweise 0.73 als Prozentzahl formatiert, dann ändert sich die Darstellung zu 73% der Inhalt der Zelle ist aber weiterhin die Zahl Entsprechend führt eine Formatierung von 0.73 als Uhrzeit zur Darstellung 17:31:12, weil das 73% von den 24 Stunden eines Tages entspricht. Datumsformate: Eine Datums- oder Zeitangabe ist in der Tabellenkalkulation schlicht ein numerischer Wert, der Tage ab einem bestimmten Nullpunkt zählt. In den meisten Programmen (z.b. Excel) ist der Nullpunkt festgelegt auf den (nicht existierenden) 0. Januar 1900 um 0:00 Uhr. Dementsprechend ergibt bspw. der Wert 2.5, entsprechend formatiert, das Datum :00:00 eben zweieinhalb Tage nach dem Nullpunkt. Der Versuch, den Wert -10 als Datum zu formatieren, ergibt einen Fehler Excel kann mit Daten vor dem Nullpunkt nicht umgehen. Benutzerdefinierte Zellformate: Die üblichen Formate finden sich im Register Start, alle Formatierungsoptionen erreicht man am schnellsten über das Kontextmenü (Rechts-Klick). Neben den vordefinierten Darstellungsoptionen kann man sich hier auch eigene, benutzerdefinierte Zellformate zusammenstellen, z.b. mit der Angabe TTTT nur den Wochentag (ausgeschrieben) anzeigen lassen, oder mit Standard "kg" die Masseinheit kg hinter dem Zahlenwert der Zelle anzeigen lassen. So wird beispielsweise der Zahlenwert 25 als 25 kg dargestellt, man kann aber immer noch damit rechnen. Die An-

3 führungszeichen sind hier wichtig, ohne sie werden die Buchstaben ggf. interpretiert (z.b. T für Tag, s. oben) Hinweis: Wie in Word kann man übrigens auch in Excel Formate (unabhängig von Inhalten) mit dem Formatpinsel übertragen. Formeln und Funktionen Was Tabellenkalkulationsprogramme besonders gut können, ist rechnen; was mit einem Gleichheitszeichen beginnt, wird ausgerechnet. Formeln/Funktionen gibt man in der Zelle ein, in der das Resultat erscheinen soll! Einfache Formeln lassen sich zusammenstellen, indem man übliche Operatoren (+, -, *, /, ^, etc.) mit Zahlen oder Zellbezügen kombiniert: =2*A2 der Inhalt von A2 wird verdoppelt Für kompliziertere Rechnungen kann man sich viel Arbeit ersparen, indem man auf vordefinierte Funktionen zurückgreift. Funktionen haben immer einen Namen, gefolgt von Klammern. In den Klammern werden 0 bis n Argumente (= Zusatzinformationen, getrennt mit Semikolon) angegeben, die so bestimmten Informationen werden an die Funktion übergeben, so dass sie ihre Arbeit tun kann. Das Ergebnis der Berechnung, also der resultierende Wert, wird direkt in die Zelle geschrieben, in der die Funktion steht: =SUMME(A1:B3) alle Zahlen im Bereich A1 bis B3 werden zusammengezählt Wie viele Argumente welchen Typs benötigt werden, hängt von der Funktion ab. Im Zweifel sollte man auf die Tooltip-Informationen achten, die bei der Eingabe einer Funktion automatisch angezeigt werden. Falls das nicht genügt, sollte man die Hilfe zu Rat ziehen oder den Funktionsassistenten benutzen. Oftmals finden sich in der Hilfe Beispiele sowie Hinweise auf ähnliche (evtl. besser passende) Funktionen. Autovervollständigung Ist eine Zelle oder ein Bereich markiert, wird in der unteren rechten Ecke der Markierung ein kleines Quadrat angezeigt. Durch Ziehen an diesem Quadrätchen wird die Autovervollständigung aktiviert, der Bereich in der erweiterten Markierung wird automatisch mit Werten gefüllt. Dabei versucht das Programm, auf der Grundlage der markierten Zellen eine Datenreihe fortzusetzen. Allerdings ist diese Aufgabe oft nicht klar definiert: Markiert man beispielsweise eine Zelle, die den Wert 1 enthält, könnte die Nuller-Reihe (1,1,1,1,..., also kopieren) gemeint sein, oder die Einer-Reihe (1,2,3,4,...), oder auch die Zweier-Reihe rückwärts (1,-1,-3,-5,...). Ein einfacher Trick hilft beim Einsatz der ja durchaus sehr praktischen Autovervollständigung: Man markiert mehrere Werte, so dass die fortzusetzende Reihe klar definiert ist. Sind es beispielsweise zwei Einser, dann soll wohl kopiert werden, während der Beginn -1,-2 schon nahelegt, dass in Einer-Schritten rückwärts gezählt werden soll. Da, wie oben beschrieben, Datumsangaben auch nur Zahlenwerte sind (die mithilfe eines Zellformats

4 etwas anders dargestellt werden), funktioniert die Fortsetzung von Reihen genauso mit Wochentagen oder Uhrzeiten. Sortieren Sortiert wird immer zeilenweise, innerhalb des markierten Bereichs. Wenn sonst nichts angegeben wird, richtet sich die Sortierung nach den Werten in der linkesten Spalte des Bereichs. Wenn sich die Reihenfolge der Zeilen nach dem Wert einer anderen als der linkesten Spalte richten soll, kann diese mit benutzerdefiniertem Sortieren als primäres Kriterium festgelegt werden. Werden hier noch weitere Spalten angegeben (sekundäres, tertiäres,... Kriterium), dann haben diese nur dort einen Einfluss auf die Sortierung der Zeilen, wo die Werte für die vorhergehenden Kriterien gleich sind. Markiert werden sollten immer alle zu sortierenden Daten, andernfalls wird nur die markierte Spalte sortiert und der Zusammenhang der Daten mit weiteren Spalten kann verloren gehen z.b. erhält man alphabetisch geordnete Vornamen in Spalte A, die aber nicht mehr zu den Nachnamen in Spalte B passen. Filtern Mit Filtern kann man interaktiv festlegen, welche Auswahl von Daten angezeigt wird. Für ausgefilterte Daten wird jeweils die ganze Zeile ausgeblendet! Achtung ist geboten beim Rechnen mit gefilterten Bereichen; die meisten Funktionen beziehen ausgeblendete Werte in die Rechnung mit ein! Möchte man die Rechnung nur auf die gerade angezeigten Werte beziehen, sollte man mit der Funktion Teilergebnis arbeiten. Fehlerarten Falsche Formeln/Funktion: Wenn man bei der Eingabe einer Funktion einen Fehler macht (z.b. den Namen falsch schreibt, sich in Anzahl oder Typ von Argumenten vertut oder Argumente nicht mit Semikolons trennt), wird man von einem Pop-Up-Fenster zur Korrektur aufgefordert. Falsche Bezüge: Erscheint in einer Zelle #NAME?, dann ist das üblicherweise ein Hinweis darauf, dass man einen ungültige Bezug verwendet bspw. eine Adresse ohne Zeilenangabe, mit den Dollarzeichen an der falsche Stelle, o.ä. Zu wenig Platz: Erscheint ######## in einer Zelle, dann ist das üblicherweise ein Hinweis darauf, dass ein Zahlenwert zu gross ist, um in der Zelle ganz angezeigt zu werden. So sollen tragische Fehler verhindert werden, bspw. dass jemand denkt, der angebotene Ferrari koste nur 300 Franken, weil die restlichen Stellen des Kaufpreises in der zu schmalen Zelle abgeschnitten wurden. Für eine korrekte Anzeige des Wertes muss man einfach die Zelle breiter machen. Logische Fehler: Es gibt keine Fehlermeldung, aber das Ergebnis ist falsch diese Fehler sind die gefährlichsten und die am schwersten zu korrigierenden. Da hilft nur, die ganze Rechnung erneut zu überprüfen. Bezüge Bei Zellinhalten, bei Bestandteilen von Formeln, aber auch bei Argumenten für Funktionen kann man anstatt konkreter Werte (also Zahlen, Buchstaben oder Wahrheitswerte)

5 immer auch Bezüge eintragen. Ein Bezug ist ein Verweis auf einen oder mehrere Wert(e), die in einer anderen Zelle oder einem Zellbereich stehen. In Formeln und Funktionen sollte man fast immer versuchen, mit Bezügen zu arbeiten. Auf diese Weise kann man die Rechnung auch auf andere Daten anwenden, z.b. indem man sie in die nächste Zeile kopiert. Normale Bezüge zeigen beim Kopieren ein eigenartiges Verhalten: wenn man eine Rechnung, die den Bezug B3 beinhaltet, eine Zeile nach unten kopiert, dann heisst dieser Bezug plötzlich B4; kopiert man stattdessen in die folgende Spalte, ändert sich der Bezug von B3 zu C3. Man kann sich das vorstellen wie einen Pfeil aus der Rechnung auf die Zelle B3, und wenn die Rechnung verschoben wird, dann rutscht der Pfeil mit. Solche relativen Bezüge sind in vielen Fällen nützlich, beispielsweise wenn man in einer Zelle mit anderen Inhalten aus derselben Spalte etwas errechnet, und diese Rechnung dann auf alle anderen Spalten übertragen will (geht natürlich auch zeilenweise). Hinweis: In Excel lassen sich diese Pfeile anzeigen; unter Formeln mit Spur zum Vorgänger. Manchmal will man aber, dass sich ein Element einer Rechnung immer auf den Inhalt einer ganz bestimmten Zelle bezieht, egal wohin die Rechnung kopiert wird. Will man verhindern, dass sich ein Bezug beim Kopieren verändert, kann man einen beliebigen Teil der Adresse mithilfe eines vorangestellten Dollarzeichen fixieren; der absolute Bezug $B$3, beispielsweise, verweist immer auf genau dieselbe Zelle, auch wenn man ihn an eine andere Stelle kopiert. Auch gemischte Bezüge sind möglich, bei B$3 beispielsweise kann sich die Spalte verändern (nur beim Kopieren in eine andere Spalte), die Zeile aber nicht. Auf dieselbe Weise lassen sich auch Verweise auf ganze Zellbereiche manipulieren, so wäre beim Bereich $B$3:C7 die obere linke Ecke des Bereichs fixiert, wohingegen die untere rechte Ecke des Bereichs beim Kopieren mitrutschen würde. Relativer Bezug (z.b. A1): Keine Dollarzeichen, die Adresse ändert sich beim Kopieren, die relative Beziehung zwischen der Zelle, in der die Formel steht und der Zelle, auf die verwiesen wird, bleib also erhalten. (Es entstehen lauter zueinander parallele, gleich lange Pfeile.) Absoluter Bezug (z.b. $A$1): Dollarzeichen vor allen Spalten- oder Zeilenangaben, die Adresse ändert sich also nicht beim Kopieren. (Alle Pfeile starten bei der gleichen Zelle.) Gemischter Bezug (z.b. $A1 oder A$1): Nur ein Teil der Adresse wird durch Dollarzeichen fixiert, beim Kopieren kann sich also beispielsweise die Zeile ändern, nicht aber die Spalte. (Alle Pfeile starten in der gleichen Spalte, resp. der gleichen Zeile.) Hinweis: Um das Setzen der Dollarzeichen zu erleichtern, kann man mit der F4-Taste durch die verschiedenen Varianten zirkulieren, wenn der Bezug in der Adressleiste markiert ist. Diagramme Diagramme sind eine gute Möglichkeit, um Daten übersichtlich darzustellen. Diesen Zweck kann ein Diagramm aber nur dann erfüllen, wenn der folgende Grundsatz eingehalten wird: Der Betrachter muss alle nötigen Informationen zur korrekten Interpretation des Diagramms angezeigt bekommt.

6 Dazu gehört üblicherweise mindestens die Beschriftung von Achsen und die Angabe von Masseinheiten, oft (und abhängig von der Art des verwendeten Diagramms) aber noch weitere Informationen (z.b. Datenwerte, Legenden,...). Bei der Entscheidung für einen bestimmten Typ von Diagramm sollte die Art der darzustellenden Daten den Ausschlag geben, bzw. was genau man mit den Daten zeigen will. Ein paar Beispiele: Geht es um den Vergleich von Zahlenwerten in einer Datenreihe, bietet sich ein Kreisdiagramm an. Will man dagegen einen Trend in einer Datenreihe zeigen, sollte man eher ein Linien- oder Flächendiagramm benutzen. Um mehrere Datenreihen zu vergleichen bieten sich Säulendiagramme an. Der korrekten und sinnvollen Beschriftung von Diagrammen kommt eine grosse Bedeutung zu nur so kann der Betrachter die dargestellten Zahlenwerte richtig verstehen. Dazu gehört auch, dass man bei der Erstellung oder Anpassung von Diagrammen unterscheiden muss, welche Zellwerte tatsächlich darzustellende Daten enthalten und welche vielleicht zur Beschriftung einer Achse dienen. Ebenfalls zu beachten ist, dass Diagramme mit mehreren Datenreihen zwingend eine Legende benötigen, um anzugeben, wofür welche Datenreihe steht das ist bei Diagrammen mit nur einer Datenreihe unnötig.

7 Anhang Die folgenden Zusammenstellungen beziehen sich auf Excel, sie sollten jedoch in den meisten anderen Tabellenkalkulationsprogrammen auch funktionieren. Nützliche Shortcuts Werte oder Formeln in markierten Zellen ausschneiden: CTRL X Werte oder Formeln in markierten Zellen kopieren: CTRL C Werte oder Formeln einfügen: CTRL V Autovervollständigung nach unten / nach rechts: CTRL U / CTRL R Zum Ende des Datenbereichs springen: CTRL Pfeiltasten Zur letzten vollen Zelle im Worksheet springen: CTRL END Bis zur letzten vollen Zelle alles markieren: CTRL SHIFT END Aneinander angrenzende Zellen oder Bereiche markieren: SHIFT Zelle anklicken Nicht aneinander angrenzende Zellen oder Bereiche markieren: CTRL Zelle anklicken Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle: Alt - Enter Hinweis: Auf dem Mac benutzt man (wie üblich) die CMD-Taste ( ) anstatt CTRL (Strg). Wichtige Funktionen SUMME() berechnet die Gesamtsumme der Zahlenwerte eines Bereiches MITTELWERT() berechnet den Durchschnitt der Werte eines Bereiches MIN() liefert den kleinsten Zahlenwert eines Bereiches MAX() liefert den grössten Zahlenwert eines Bereiches ANZAHL() liefert die Anzahl der mit Zahlenwerten gefüllten Zellen ANZAHL2() liefert die Anzahl der mit Werten (beliebiger Typ, also nicht leer) gefüllten Zellen ZÄHLENWENN() zählt Zellen eines Bereiches, für die ein Suchkriterium zutrifft SUMMEWENN() summiert Zellen eines Bereiches, für die ein Suchkriterium zutrifft RUNDEN() rundet Zahl auf eine bestimmte Anzahl Dezimalstellen VRUNDEN() rundet Zahl auf ein Vielfaches eines Wertes, z.b. auf Halbe oder Viertel RANG() bestimmt den Rang innerhalb einer sortierten Liste VERKETTEN() Fügt Buchstaben (genauer: Zeichenketten) zusammen WENN() Aufgrund des Wahrheitswerts einer Bedingung wird entweder der Dann_Wert oder der Sonst_Wert (berechnet und) eingetragen UND() ist nur dann WAHR, wenn alle Argumente WAHR sind ODER() ist dann WAHR, wenn mindestens ein Argument WAHR ist NICHT() kehrt den Wahrheitswert des Arguments um SVERWEIS() Sucht nach einem Wert innerhalb eines Bereiches und liefert den zugehörigen Spaltenwert zurück HEUTE() das aktuelle Datum; Achtung: keine Argumente JAHR() liefert den Wert des Jahrs aus einem gültigen Datum MONAT() liefert den Wert des Monats aus einem gültigen Datum TAG() liefert den Wert des Tags aus einem gültigen Datum TEILERGEBNIS() kann ausgeblendete Werte ignorieren