MANAGEMENTSYSTEME KLEIN UND FEIN NUR DAS NÖTIGSTE!

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1 MANAGEMENTSYSTEME KLEIN UND FEIN NUR DAS NÖTIGSTE! Branche Tourismus, Hotellerie, Lebensmittelindustrie Kernkompetenzen - Aufbau & Weiterentwicklung QMS - Audit / Assessment -Coaching -Firmenspezifische Schulungen Standort Sempach 1

2 Schlank und trotzdem effektiv?? Hallo werte Mitbadende, ich habe ein Problem, bei dem Sie mir bitte mög- lichst zügig zur Hand gehen sollten, da ich sonst in diesem Baggersee unterzugehen drohe. Hilfe! Perfekt schreiben, Pocket Power, Hanser Verlag Was macht ein Unternehmen erfolgreich? Vision Strategie Kultur Struktur 2

3 Wer stellt welche Anforderungen? Wer Kunde z.b. Lieferbereitschaft, etc. Mitarbeiter Transparenz Partner Treue GL / Kader Führungsinstrument Norm / Gesetz Konformität? Voraussetzungen für ein schlankes und trotzdem wirksames Managementsystem? Klare Orientierung / Strategie Effiziente Organisation Stufengerechte Verantwortlichkeit und Kompetenzen Kompetente Mitarbeiter Nur ein Managementsystem als Führungsinstrument 3

4 Systemaufbau Was ist beim Aufbau eines Managementsystems zu beachten, um einen Beitrag für ein schlankes schlankes Managementsystem zu leisten?? Ist-Analyse Kenntnis über Kernkompetenzen des Unternehmens Kenntnis über die strategische Ausrichtung / KPI Kritische Erfolgsfaktoren KEF Organisationsstruktur Führungsstil Wissen darüber, was funktioniert im Alltag bereits gut und was weniger gut > Erfahrungen Prozessführung über IT-Lösungen (Datenworkflow) Fachliches h Know how / Fachkompetenzen 4

5 Projektorganisation Bildquelle: saq-qualicon AG, Kirchberg Beitrag für ein schlankes Managementsystem Commitment zum MS als Führungsinstrument Durchgängigkeit sicherstellen Prozesslandkarte abgestimmt auf das Geschäftsmodell Projektkompetenz (Projektleiter und Projektteams) sicherstellen Betroffene zu Beteiligten machen Anforderungen an die Dokumentenlenkung festlegen Das QM-Handbuch vor Augen 5

6 Kick off Commitment durch die Leitung / GL wird deutlich Spielraum der Norm (ISO 9001) aufzeigen Chancen/Nutzen und Gefahren aufzeigen Fokussierung auf das Wesentliche durch jeden Einzelnen einfordern Projektmarketing / Projektname schlank und fit Konzept / Prozesse Anforderungen unter Berücksichtigung der Strategie und des Geschäftsmodells definieren Art der Darstellung festlegen > was passt zu uns Prozessorientierter Ansatz steht im Zentrum Mut zur Lücke soviel wie nötig Keine Sonderfälle beschreiben Potential zur Unternehmensentwicklung nicht verkennen > Nutzen generieren Einbezug der Betroffenen 6

7 Prozesse beschreiben Integration / Anschlussdokumente Stimmen aus der Praxis / Umfrage bei Anwendern im Hotel Seedamm Plaza, Pfäffikon SZ Felder mit Informationen sollten eine dynamisch wachsende Grösse haben Sinn und Zweck jedes Dokumentes sind klar Einfache und klar verständliche Handhabung Formulare müssen immer in der Praxis getestet werden Augenfreundliche Schriftart Grosse Schrift Schneller Download (geeignetes Dateiformat) 7

8 Integration / Anschlussdokumente Klare und knappe Formulierungen Einfache und verständliche Sprache / Vorsicht vor Abkürzungen Selbsterklärend Einladend, grafisch gestaltet Auf einer Seite Leicht auffindbar, aktuell Keine Doppelbeschreibungen Pilotphasen > Dokumente in der Praxis testen t Mit Bildern Text reduzieren Fenster sauber? Vorhangsleiter eingehängt? Hängen die Vorhänge gerade? Gästeamenities aufgefüllt? Sessel richtig platziert? Kissen aufgeschüttelt? Teppich gesaugt? Boden gereinigt? Teppichfransen gezogen? 8

9 Prozessintegration Bildquelle: saq-qualicon AG, Kirchberg Prozess Anwenderschulung Aus den Lernzielen: die Mitarbeiter... können prozessorientiert denken und handeln wissen, welche Dokumente vorhanden und für sie relevant sind finden die gesuchten Dokumente schnell sind in der Lage die Dokumente effizient und korrekt anzuwenden 9

10 (Vor)Audit Normforderungen erfüllt Umsetzung / Anwendung in der Praxis Projektziel erreicht Umsetzungsprobleme aufnehmen (zuhören) Optimierungsinput sammeln Positive Beispiele sammeln Excellent Management Bewertung Wirksamkeit des Managementsystems mit den richtigen Messgrössen (Bezug zu KEF, KPI) überwachen Integration der Management Bewertung in die regelmässigen betrieblichen Reportings / Berichterstattung Passende Methoden bezüglich KVP einführen und anwenden Erfüllungsgrad der Anforderungen seitens der Anspruchsgruppen 10

11 Fazit Fokus auf das Wesentliche 1. Wissen was Wesentlich ist > Strategie 2. Fokussierung auf das Kerngeschäft / Kompetenzen 3. Normanforderung kennen und verstehen 4. Führungskräfte die FÜHREN 5. Stufengerechte Wahrnehmung der Verantwortung 6. Begeisterter Anwender und Vertreter des internen Managementsystems 7. Zeit und Ausdauer um schlank zu werden (Prozessintegration) DANKE FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT 11