Organisationslehre. Rainer von Arx, Hägendorf

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1 Organisationslehre Rainer von Arx, Hägendorf

2 Rainer von Arx, Hägendorf Leiter Personalentwicklung CSS Versicherungen ab Leiter Ausbildungs- und Lernzentrum Ammann Langenthal 130 Lehrlinge in 11 Berufen, Mitarbeiter Schulungen, Produktion Fachverantw. für Informatiker, Logistikassistenten, Kaufleute, Experte Automatiker Nachdiplomstudium in Betriebswirtschaft und Personalführung, FHS Baden. Executive MBA General Management Det.Chef Führungskomm. ZIKA (Zentrum Information&Kommunikation der Armee) Experte Eidg. Fachprüfungen für Betriebsausbilder HFP Einzelfirma next-step.ch / Mitglied der Erlebniswerkstatt Olten Ausbilder an der Swissmem Kaderschule Winterthur Ehrenamtl. Engagement in Jugendarbeit und Kunst Interesse an: Klettern, Bike, Badminton, Natur, Kultur, Fasnacht

3 Koordinaten Rainer von Arx Eigasse 14 / 4614 Hägendorf rainer.vonarx@next-step.ch 079 /

4 Organisationslehre Grundlagen und Begriffe Prozess des Organisierens Prozessorganisation / Gestaltungsinstrumente Organisatorische Techniken und Instrumente Besonderheiten von Organisationen Grundlagen organisatorischer Wandel Grundlagen Projektmanagement Gemäss TK-Reglement

5 Organisationslehre - Aufbau 22. August Sept Sept. 07 Grundlagen Grundbegriffe Sichtweisen Gestaltungsaspekte Organisatorische Aufgaben Organisatorische Aufgaben Aufbauorganisation -Stellenbildung -Organigramme -Organisationsformen Prozessorganisation 19. September fällt aus Kompensation am Sa Prüfung

6 Organisationslehre - Aufbau 27. Okt Nov Dez Organisatorische Techniken und Instrumente Besonderheiten von Organisationen Grundlagen organisatorischer Wandel

7 Organisationslehre - Aufbau Grundlagen Projektmanagement

8 Der Begriff Organisation ist eine bewusste Lebenseinheit aus bewussten Teilen (Plenge 1919) ist die planmässige Zusammenfassung von Menschen und Sachen im Hinblick auf ein bestimmtes Ziel (Hoffmann 1976) besteht aus einem System von Regeln, das die Aufgabenerfüllung der Unternehmung zielgerichtet und dauerhaft ordnet (Grochla 1978) eines Betriebes oder einer Behörde usw. stellt den Ordnungsrahmen für das betriebliche Geschehen dar (REFA 1985) ist ein zielgerichtetes Sozialsystem, das Informationen gewinnt und verarbeitet (Heinen 1968) ist ein zielorientiertes, psychosoziales und technologisches System (Kast, Rosenzweig 1974) bezeichnet sowohl die Tätigkeit der zielorientierten Steuerung von Aktivitäten in einem sozialen System mit mehreren Mitgliedern (funktionaler Organisationsbegriff) als auch das soziale Gebilde selbst (institutionaler Sozialbegriff) (Laux, Liermann 1987) lassen sich definieren als organisatorische Gestaltungshaltung, die darin besteht, eine Struktur, Prozesse und eine systembezogene Ordnung zu schaffen (Probst 1992) ist die Gesamtheit aller generellen expliziten Regelungen zur Gestaltung von Aufbau- und Ablaufstrukturen in der Unternehmung (Bleicher 1991)

9 Drei Sichtweisen der Organisation im Unternehmen Das Unternehmen ist eine Organisation, hat eine Organisation und wird organisiert

10 Drei Sichtweisen der Organisation im Unternehmen Das Unternehmen wird organisiert. Komplexes sozio-technisches System. Zusammenwirken von technischen und menschlichen Leistungen Offenes, dynamisches System Ziel: Funktionstüchtig und somit überlebensfähig Das Unternehmen ist eine Organisation. Verschiedene Menschen arbeiten mit einem gemeinsamen Ziel zusammen: Zielorientiertes soziales System - Denk- und Handlungsweisen - Identität und Kultur - Führung Führungsinstrument Das Unternehmen hat eine Organisation. Organisation bedeutet Gesamtheit formaler Regelungen zur Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe.

11 Sichtweise der Organisation im Unternehmen Unter Organisation sind alle Aktivitäten zu verstehen, die erstens darauf ausgerichtet sind, in einem soziotechnischen System Prozesse einzurichten, die dauerhaft und zielgerichtet ablaufen und die zweitens durch den Aufbau von Lenkungsstrukturen sicherstellen dass die Prozesse effektiv und effizient ablaufen

12 Beziehungen in Unternehmen Formale Beziehungen Sind offizielle Regelungen und sind explizit dokumentiert. Analyse und Gestaltung der Unternehmensstruktur Beispiele? Prozessbeschriebe, Verträge, Reglemente Informale Beziehungen Entwickeln sich selbst und sind Teil der Unternehmenskultur. Reale Beziehungen zwischen Menschen Meist unausgesprochen und dennoch sehr wirksam, möglicherweise höchst effizient. Beispiele? Pausengespräche, cc-mails, Netzwerke

13 Unternehmensorganisation Abläufe und Aufgaben Unternehmensgrösse Die Organisation eines Unternehmens kann verschieden ausgeprägt sein. Anteil Organisation Faktor für die Ausprägung der Organisation Besonders bei grossen Firmen wird im Laufe des Wachstums nach und nach Strukturen und Regelwerke geschaffen, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen neu verteilt. i.d.r. verfügen sie über klare Richtlinien für alle Beteiligten Unternehmenszweck

14 Unternehmensorganisation Abläufe und Aufgaben An das Organisieren von Aufgaben und Abläufen zur effizienten Zielerreichung werden drei zentrale Forderungen gestellt Wie lässt sich die Gesamtaufgabe des U. in sinnvolle, logische Teilaufgaben zerlegen? Wie werden Teilaufgaben abgestimmt und Arbeitsabläufe zweckmässig gestaltet Ziel Gesamtleistung ist möglichst hoch. Welche Struktur im Unternehmen und in Abläufen garantiert dass die Gesamtleistung möglichst dauerhaft erbracht wird

15 Unternehmensorganisation Organisationsgrad Die einzige Konstante bei uns ist der Wandel... Die Dynamik in der Wirtschaft und Verwaltung steigt: - Lebenszyklen von Produkten verkürzt sich - Technik schreitet schnell voran - Gesetzliche Rahmenbedingungen verändern sich öfters Der Organisationsgrad = zeitliche Dauer und Stabilität organisatorischer Regelungen.

16 Unternehmensorganisation Organisationsgrad Organisationsgrad Hoch organsisiert Mittel Improvisiert Tief Dispositiv Definition und Beschreibung Dauerhaft gültige Ordnung: Hoher Organisationsgrad = es sind viele Regelungen (Weisungen, Reglemente) Diese sind stark verankert und werden auch täglich angewendet. Vorläufig gültige Ordnung: Regelungen mit vorläufigem oder zeitlich befristetem Charakter werden als Improvisation bezeichnet. Einmalig gültige Ordnung: Eine Disposition beinhaltet Regelungen für Einzelfälle. Ist im Gegensatz zur Organisation dynamischer und beinhaltet mehr Handlungsspielraum für einzelne Personen innerhalb organisatorischer Grenzen.

17 Unternehmensorganisation Organisationsgrad Ausgeprägte Strukturen und Regelungen Vorteile Arbeiten effizient erledigen Entlastung, festgelegte Arbeitsabläufe nicht immer wieder neu überlegen Stabilere Organisation Nachteile Kreativität ersticken Unflexibilität Hoher Aufwand bis zur Erstellung

18 Unternehmensorganisation Stabilität - Elastizität Je höher der Organisationsgrad desto stabiler das Unternehmen => agiert immer gleich oder ähnlich in vergleichbarer Situationen Je tiefer der Organisationsgrad desto elastischer ist das Unternehmen => kann flexibel auf die ändernden Bedingungen reagieren Definition Elastizität: Nachhaltige Fähigkeit eines Systems, auf unterschiedliche Impulse auch differenziert reagieren zu können

19 Unternehmensorganisation Stabilität - Elastizität Ausgewogenes Verhältnis von Stabilität und Elastizität: - Organisatorische Regelungen als Rahmenentscheidungen - In kurzen Abständen überprüfen ob Regelungen noch sinnvoll sind - Befristete Regelungen treffen bewusste Improvisation eingehen - Mitarbeiter in Verbesserungsmanagement der Organisation einbeziehen

20 Einführung in die Begriffe - Organisation Organisation im Gesamtzusammenhang Organisationen und Verwaltungen sind dazu da, bestimmte Leistungen für den Markt zu erbringen. Strategie Um die primären Aufgaben zu erledigen, sind weitere sekundäre Aufgaben notwendig. Organisatorische Regelungen haben das Ziel die primären und die abgeleiteten Aufgaben wirkungsvoll und kostengünstig zu erledigen Struktur Technik Kultur

21 Einführung in die Begriffe - Organisation Organisation im Gesamtzusammenhang Strategie: Ist die Gesamtheit aller Entscheidungen über wichtige Erfolgsfaktoren der Unternehmung (Produkte, Märkte, Qualität, Marktanteile, Vertrieb etc. Kultur: Ist die Gesamtheit von Normen, Wertvorstellungen und Denkhaltungen, die das Verhalten der Mitarbeiter auf allen Stufen und Hierarchien prägt Struktur Strategie Technik Kultur Struktur: Ist ein Sammelbegriff für aufbau- und ablauforganisatorische Regelungen Technik: Ist ein Sammelbegriff für Sachmittel, die im Rahmen organisatorischer Lösungen eingesetzt werden.

22 Einführung in die Begriffe - Organisation Organisation im Gesamtzusammenhang Strategie: Ist Die die Qualität Gesamtheit organisatorischer aller Entscheidungen Lösungen über kann wichtige nur daran beurteilt werden, wie gut die Erfolgsfaktoren Organisation beiträgt der Unternehmung die Aufgaben (Produkte, und Strategie Märkte, zu unterstützen. Qualität, Effizienz: Marktanteile, Dinge richtig Vertrieb machen etc. / Effektivität: die richtigen Dinge tun Kultur: => hat an Bedeutung gewonnen Ist Gemeinsam die Gesamtheit gelebte von Normen, und Wertvorstellungen wirken sich auf Strategie und und Organisation Denkhaltungen, aus. zb. die Wert: das hohe Verhalten Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter lässt die Schaffung von ProfitCentern zu auf oder allen zu Stufen dezentralen und Hierarchien Lösungen. prägt In anderen Werten kann das unmöglich sein. Struktur: Ist Die ein Struktur Sammelbegriff folgt meist für der aufbau- Strategie. und Es sind aber auch umgekehrte Wirkungen möglich, ablauforganisatorische wenn bspw. eine Struktur Regelungen Anstösse zur Strategie gibt => Gliederung des Vertriebs nach Kunden weckt neue Bedürfnisse und somit Leistungen = weitere Strategie Technik: Ist Als ein Begriff Sammelbegriff der Sachmittel für Sachmittel, und Verfahren. die im Neue Rahmen Kommunikationsmittel ermöglichen organisatorischer dezentrale Lösungen Lösungen oder eingesetzt dezentrale werden. Lösungen erfordern Einsatz mobiler Endgeräte Grundsatz: Organisation steuert Technik => Organisation vor Technik Quelle: ibo Schriftenreihe 3 Götz Schmidt

23 Wer macht Organisation? Quelle: ibo Schriftenreihe 3 Götz Schmidt

24 Wer macht Organisation? Aktuelle Trends Dezentralisation der Organisationsarbeit: Zentrale Einheiten werden verkleinert aufgrund Spezialisten vor Ort Auflösung von Organisationsabteilungen und Verlagerung von Organisationsaufgaben in die Fachabteilungen zurück. Unter dem Wort Lean Organisation wird unter anderem verstanden, grundsätzlich möglichst wenig Stäbe zu haben. Wird dieser Grundsatz konsequent umgesetzt, bedeutet dies, dass die Fachabteilungen selbst für ihre Organisation sorgen müssen. Integration der Organisationsarbeit in so genannte Inhouse-Consulting Einheiten, die umfassende Beratungsdienstleistungen erbringen und für Organisation zuständig sind. Organisation durch ad hoc gebildete Projektgruppen, die sich aus Mitarbeitern der Fachabteilungen und internen/externen Spezialisten zusammensetzen. Zuvor abgeschaffte zentrale Organisationsabteilungen werden neu eingerichtet Quelle: ibo Schriftenreihe 3 Götz Schmidt

25 Organisation durch den Fachbereich Meist ist kombinierte Lösung sinnvoll: Fachbereiche übernehmen die Gesamtverantwortung und werden von Spezialisten unterstützt. Zentrale Spezialisten kümmern sich um zentrale, bereichsübergreifende Projekte. Ebenfalls um Projekte die gegen den Wunsch der Abteilungen durchgesetzt werden zb. Rationalisierungsvorhaben Quelle: ibo Schriftenreihe 3 Götz Schmidt

26 Auslöser für organisatorische Vorhaben Hauptproblem Knappe Ressourcen : Meist stehen mehr Vorhaben an als Ressourcen. Priorität hängt von Machtposition derjenigen ab, welche die Vorhaben umsetzen wollen und meist auch vom Projektantragsverfahren. Quelle: ibo Schriftenreihe 3 Götz Schmidt

27 Auslöser für organisatorische Vorhaben Organisationsarbeit ist ein begrenztes Vorhaben = Projektarbeit Eine Organisationsanpassung soll als Projekt mit Start und Endtermin angesehen werden. Ausnahme: kontinuierliche Organisationsarbeit zb. Wenn Fachleute sich regelmässig wieder zusammensetzen um organisatorische Verbesserungsmöglichkeiten zu diskutieren Diese Philosophie wird auch als Qualitätszirkel oder Kaizen (kont. Verbesserungsprozess) bezeichnet Quelle: ibo Schriftenreihe 3 Götz Schmidt

28 Organisationslehre Vorbereitung auf nächsten Unterricht Bitte folgende Arbeiten erledigen: - Repetieren der Inhalte im Buch inkl. Repetitionsfragen - Durchlesen Kap. Porter Modell - Mitnehmen eines Organigramms der Geschäftsleitung und der eigenen Abteilung auf Folie - Mitnehmen der eigenen Stellenbeschreibung exkl. vertrauliche Angaben