Tätigkeitsbericht des Personalrats für das Technische-, Bibliotheks- und Verwaltungspersonal

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1 Tätigkeitsbericht des Personalrats für das Technische-, Bibliotheks- und Verwaltungspersonal für den 01. September 2015 bis 31. August 2016 vorgelegt zur Personalversammlung am 15. September 2016

2 Liebe Kolleginnen und Kollegen, seit der letzten Personalversammlung im November 2015 ist nun schon fast wieder ein Jahr vergangen, in dem der TVPR sich mit vielen Fragen, Themen und Problemen am Arbeitsplatz beschäftigt hat. Dabei zeigte sich wieder, dass der Bedarf an Einzelberatung nach wir vor sehr hoch ist. Zunehmende Arbeitsverdichtung, die Komplexität von Arbeitsvorgängen, Umorganisationen, andere Teamzusammensetzungen, veränderte Aufgabenstellungen und Wechsel bei den Führungskräften werfen bei den Kolleginnen und Kollegen Fragen auf und verlaufen nicht überall geräuschlos. Dienstliche Belange und persönliche Interessen in angemessenem Einklang zu bringen ist unsere tägliche Herausforderung. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Dienststelle und den Führungskräften ist dabei eine wichtige Voraussetzung. Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen umfassende Informationen über unsere Arbeit in den vergangenen 12 Monaten vor. Ihr TVPR Stand:

3 Geschäftsführung des TVPR Der TVPR besteht aus 15 Mitgliedern. 13 Mitglieder gehören zum Bereich der Tarifbeschäftigten, zwei Mitglieder zum Bereich des verbeamteten Personals (Kontaktdaten siehe im Anhang). Das Büro des TVPR befindet sich im Mittelweg 177, Südflügel (Anbau Würfel), im vierten Stock. Es ist regelhaft besetzt von Montag bis Donnerstag von 8 Uhr bis 16:30 Uhr und am Freitag von 8 Uhr bis 14 Uhr. Telefonisch ist der TVPR unter erreichbar, per Mail unter universitaet.tvpr@verw.uni-hamburg.de Homepage: Der TVPR tagt wöchentlich mittwochs ab 9 Uhr in seinen Räumen im Mittelweg 177, vierter Stock, Raum S4028. Die Vertrauensperson für die schwerbehinderten Menschen, Dennis Basler, nimmt regelmäßig an den Sitzungen des TVPR teil, ebenso ein Mitglied der Jugend- und Auszubildendenvertretung. Mitbestimmungspflichtige Personalmaßnahmen Im September 2015 August 2016 lagen dem TVPR Anträge und Maßnahmen zur Mitbestimmung vor. Art der Vorlage Sep 15 bis Aug 16 Sep 14 bis Aug 15 Einstellungen inkl. Stud. Ang. und Azubi Weiterbeschäftigungen inkl. Stud. Ang Einsatz Leiharbeiter Stufenfestsetzungen Versetzungen Höhergruppierungen/Zulagen Dienstzeitfestsetzungen Sabbatical Anträge zu Fortbildungsmaßnahmen Überstunden/Mehrarbeit Urlaub/Sonderurlaub 8 6 Gesamt

4 Anträge auf Ausschreibungsverzicht Regelhaft sind zu besetzende Stellen mindestens universitätsintern den Beschäftigten zur Kenntnis zu geben (Ausschreibung). In Ausnahmefällen kann ein Antrag auf Ausschreibungsverzicht gestellt werden, der dem TVPR zur Zustimmung vorgelegt wird. 223 Anträge auf Ausschreibungsverzicht wurden dem TVPR im vorgelegt. Der TVPR hat einige Anträge auf Ausschreibungsverzicht abgelehnt, weil der TVPR annehmen musste, dass noch weitere potentielle Bewerberinnen und Bewerber in der UHH ein Interesse an der Position haben und durch eine Nichtausschreibung in ihrem Bemühen um Weiterqualifizierung benachteiligt werden könnten. Zur Optimierung der Verfahrensdauer bei Stellenbesetzungen haben Dienststelle und TVPR Ausnahmetatbestände definiert, bei denen eine Zustimmung zum Antrag auf Ausschreibungsverzicht unter bestimmten Voraussetzungen als erteilt gilt und darüber eine Vereinbarung geschlossen. Entsprechend dieser Vereinbarung wurde die Zustimmung zu weiteren 124 Fällen erteilt, davon entfallen 76 Anträge für Studierende Angestellte. Einstellungen/Weiterbeschäftigungen Einen Arbeitsschwerpunkt des TVPR im bildeten erneut die befristeten Verträge. Der TVPR setzt sich vehement für unbefristete Beschäftigungsverhältnisse ein und für die Entfristung von bereits bestehenden befristeten Beschäftigungsverhältnissen. Es ist erfreulich, dass es auch im aktuellen zu einem Anstieg von unbefristeten Verträgen bei Neueinstellungen, leider aber auch zu einem leichten Anstieg der sachgrundlos befristeten Verträge gekommen ist. Erfreulicherweise konnten 15 Beschäftigte mehr aus einem befristeten Beschäftigungsverhältnis entfristet werden, als im des Vorjahres. Auch gab es einen Rückgang bei den mit Sachgrund befristeten Verträgen (Mutterschutz, Elternzeit-, Krankenvertretungen, Beschäftigungen finanziert aus Drittmittelprojekten, etc.). Art der Vorlage Sep 15 bis Aug 16 Sep 14 bis Aug 15 Einstellungen, unbefristet, davon: in der Zentralverwaltung in den Fakultäten Einstellungen sachgrundlos befristet, davon: in der Zentralverwaltung in den Fakultäten Einstellungen befristet mit Sachgrund, davon: in der Zentralverwaltung in den Fakultäten Weiterbeschäftigungen unbefristet, davon: in der Zentralverwaltung in den Fakultäten

5 Beschäftigung von Studierenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Der TVPR kümmert sich auch um die Belange der Studierenden Beschäftigten. Studierende werden in der Universität als Studentische Hilfskräfte (Einsatzbereich in Forschung und Lehre) und als Studierende Angestellte (Einsatzbereich in Verwaltung, in der IT und in Bibliotheken) beschäftigt. Die Verträge für die Studierenden Angestellten unterliegen den Regeln des Tarifvertrags der Länder (TV-L). Der TVPR konnte durchsetzen, dass für jede Einstellung eine bewertete Stellenbeschreibung vorliegt. Er setzt sich weiterhin dafür ein, dass die Befristung der Verträge für die Studierenden Angestellten grundsätzlich an den Status des Studierenden gebunden wird. Das hat den Vorteil, dass nicht semesterweise Verlängerungsverträge geschlossen werden müssen und gibt den Studierenden eine Planungssicherheit. Auch reduziert sich der Aufwand in den Beschäftigungsstellen und beim Personalservice. Im Ergebnis hatten wir eine leicht steigende Fallzahl bei den Weiterbeschäftigungsanträgen für Studierende Angestellte. Art der Vorlage Sep 15 bis Aug 16 Sep 14 bis Aug 15 Einstellungen Stud. Ang mit insgesamt Wochenstunden 2.467, ,50 in Vollzeitäquivalente 63,28 48,17 Weiterbeschäftigungen Stud. Ang mit insgesamt Wochenstunden 1.701, ,25 in Vollzeitäquivalente 43,63 38,19 Der TVPR hat sich verstärkt für eine Umstellung der Verträge mit Studierenden in den Bibliotheken von studentischen Hilfskräften auf studierende Angestellte eingesetzt. Mittlerweile ist die Umstellung zum Wintersemester 2016/17 angelaufen, was sich in einer Zunahme von Einstellungen ausdrückt. Fortbildung Im wurden dem TVPR 973 Anträge zur Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen vorgelegt, darin enthalten waren 12 Ablehnungen durch die Führungskräfte oder die Dienststelle. Bei allen abgelehnten Anträgen konnte der TVPR erreichen, dass den betreffenden Beschäftigten ein Ersatztermin oder eine Ersatzveranstaltung angeboten wurde. Der TVPR kann aber nicht ausschließen, dass weitere Fortbildungswünsche durch Führungskräfte abgelehnt wurden, die der Dienststelle und dem TVPR nicht als Vorlage eingereicht wurden. 5

6 Auszubildende Die Universität hat nur noch 52 Auszubildende (Stand 2015) in unterschiedlichen Berufsfeldern beschäftigt, von derzeit 71 Stellen für Auszubildende. Die Ausbildung an der Universität hat eine sehr hohe Qualität und nicht selten gehören unsere Absolventen zu den Landesbesten der jeweiligen Ausbildungsjahrgänge. Im wurden 16 Auszubildende neu eingestellt. Der TVPR setzt sich für eine Ausweitung der Ausbildung ein und steht darüber in Verhandlung mit der Dienststelle. Weitere Maßnahmen, bei denen der TVPR beteiligt wurde Nicht in allen Angelegenheiten hat der TVPR eine umfassende Mitbestimmung. Er ist jedoch bei vielen Maßnahmen zu beteiligen und die Dienststelle muss dem TVPR rechtzeitig vor Durchführung einer Maßnahme die Gelegenheit zur Stellungnahme geben. Das lief im nicht immer reibungslos. Eine frühzeitige Beteiligung mit der Möglichkeit, eine Maßnahme vor ihrer Durchführung noch wesentlich beeinflussen zu können, war aus Sicht des TVPR auch in diesem nicht immer gegeben. Bei folgenden Organisationsveränderungen hat der TVPR von der Dienststelle eine Vorlage mit der Möglichkeit zur Stellungnahme (nach Beschlussfassung im Präsidium) erhalten: - Stabsstelle Flächenmanagement - MIN-Fakultät, Reorganisation: Fachbereichsreferenten/innen - Universitätsarchiv Hamburg - Abteilung Gebäudemanagement - Zentrum für wissenschaftliche Weiterbildung - Berufsausbildung an der UHH - Neuorganisation Referenten im Präsidialbereich Art der Vorlage Sep 15 bis Aug 16 Sep 14 bis Aug 15 Änderung der Arbeitszeit Umsetzungen/Abordnungen/davon: Umsetzungen Abordnungen 5 5 Beendigung von Dienst-/Arbeitsverhältnissen 0 8 durch: vorzeitige Versetzung in den Ruhestand 0 2 Kündigung durch den Arbeitgeber in der Probezeit 0 6 außerordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber 0 0 An der rückläufigen der Umsetzungen lässt sich erkennen, dass die Reorganisationsmaßnahmen nahezu abgeschlossen sind. 6

7 Arbeitsgruppen des TVPR Die Arbeitsgruppe Arbeitssicherheit und Bau beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit den Baumaßnahmen an der Universität (z.b. der Neubau MIN-Campus oder die Sanierung VMP 5) und mit Fragen der Arbeitssicherheit (z.b. Beeinträchtigungen am Arbeitsplatz durch Lärm oder sehr hohe oder sehr niedrige Temperaturen). Anstehende Baumaßnahmen werden von Mitgliedern der Arbeitsgruppe mit der Bauabteilung beraten und auf die Belange der Beschäftigten wird durch die TVPR-Vertreter verstärkt hingewiesen. Ebenso steht die Arbeitsgruppe in einem engen Austausch mit der Stabsstelle Arbeitssicherheit und Umweltschutz und hat begonnen, verschiedene Projekte (z.b. Durchführung der Gefährdungsbeurteilung) zu besprechen. Daneben nehmen Vertreter aus der AG regelmäßig an den Sitzungen des Arbeitssicherheitsausschusses und des Zentralen Arbeitskreises für Sicherheitsbeauftragte teil. Die Arbeitsgruppe Daten und Technik hat ihre Arbeitsschwerpunkte im Arbeitnehmerdatenschutz, der Einführung von neuen Arbeitsmethoden durch EDV-Systeme, Schließ-, Sicherheits- und Überwachungstechnologien, etc. Im hat sich die Arbeitsgruppe vornehmlich mit dem Schutz von personenbezogenen Daten in bestehenden EDV-Fachverfahren beschäftigt und eine Vervollständigung der Übersicht über die Fachverfahren und deren Verfahrensbeschreibungen von der Dienststelle gefordert. In der Arbeitsgruppe Gesundheit und Soziales wurde im intensiv der Entwurf der überarbeiteten Dienstvereinbarung für das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) und ein Entwurf für eine (neue) Verfahrensbeschreibung zu Überlastanzeigen beraten. Der Dienststelle wurden Anmerkungen und Änderungswünsche zurück gemeldet. Vertreter der AG nehmen an den Sitzungen des AK Gesundheitsmanagement teil. In der Arbeitsgruppe Organisation und Entwicklung wurde der Entwurf der Dienststelle zur neuen Gleitzeitordnung intensiv bearbeitet. Der Dienststelle wurden zahlreiche Anmerkungen und Änderungswünsche zurück gemeldet. Daneben werden in dieser Arbeitsgruppe für den TVPR die Stellungnahmen zu Organisationsveränderungen vorbereitet. Die Arbeitsgruppe Öffentlichkeitsarbeit beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit der Vorbereitung und Erstellung der TVPR Infos und weiteren Veröffentlichungen. Das TVPR Info wurde in Zusammenarbeit mit Abteilung 2 an das Corporate Design der Universität Hamburg angepasst. Mit der Druckerei wurde ein geeignetes Umweltpapier ausgesucht. Im hat der TVPR fünf Informationshefte herausgegeben. Inhaltlich wurden vornehmlich arbeits- und personalrechtliche Themen behandelt. Ebenso wurden auch Gastbeiträge aus unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen veröffentlicht. Zusätzlich zu dem Versand per werden die Hefte in einer Printfassung gedruckt und verteilt, da nicht alle Beschäftigten regelmäßig Zugang zu einem Rechner haben. Der TVPR verfügt nicht über die technischen und organisatorischen Möglichkeiten für eine bedarfsorientierte Verteilung. Auch musste der TVPR feststellen, dass eine größere an TVPR Infos aufgrund falscher Adressdaten nicht zugestellt werden konnte. Dieses Problem wurde an die Personalabteilung weitergeleitet. Die Glasschaukästen des TVPR an den verschiedenen Standorten wurden mit Informationen aktualisiert. Die Arbeitsgruppe arbeitet z.z. an der Erstellung eines Flyers und der Umgestaltung der Homepage des TVPR. 7

8 Regelmäßige Jour fixe In regelmäßigen Dienststellengesprächen mit dem Kanzler besprach der TVPR vornehmlich Fragen zur Organisation, Arbeitssicherheit, zu Gebäudeangelegenheiten, Raumfragen, Ausbildung, zur finanziellen Situation. Dabei standen die Organisationsveränderungen häufig im Vordergrund. Mit dem Präsidenten finden Quartalsgespräche über grundsätzliche Angelegenheiten, die das TVP betreffen wie Mitarbeiterzufriedenheit, Stärkung der Ausbildung an der UHH, Hochschulautonomiebestrebungen, Planung der Personalversammlung u. ä. statt. In einmal monatlich stattfindenden Gesprächen mit der Leiterin der Personalabteilung hat der TVPR die Möglichkeit, einzelne Personalfälle, individuelle Probleme, Hinweise und Anfragen der Beschäftigten, die an den TVPR herangetragen wurden, zu besprechen bzw. zu klären. Daneben führt der TVPR auch regelmäßig Gespräche mit den Verwaltungsleitungen der Fakultäten und dem Direktor des Regionalen Rechenzentrums. Neu in diesem sind regelmäßige Gespräche mit den Fachbereichen Chemie und Physik und unregelmäßig mit dem Direktor des CeNAK. Jour fixe Gespräche Sep 15 bis Aug 16 Sep 14 bis Aug 15 mit dem Präsidenten 3 4 mit dem Kanzler mit der Leiterin der Personalabteilung mit den Fakultäten/RRZ/FB/CeNak Gesamt Stellenausschreibungen und Auswahlverfahren Im haben 217 Auswahlverfahren stattgefunden. Nicht an allen Verfahren konnte der TVPR entweder aus Kapazitätsgründen oder aus Gründen der Termindoppelungen teilnehmen. Auswahlverfahren mit universitätsinternen Bewerberinnen/Bewerbern werden bevorzugt begleitet. An 158 Auswahlverfahren hat der TVPR mit einer/einem Vertreterin/Vertreter die Auswahlkommissionen beratend unterstützt und auf eine Gleichbehandlung der Bewerberinnen und Bewerber geachtet. 208 Ausschreibungstexte sind dem TVPR vor Veröffentlichung zur Stellungnahme vorgelegt worden. Davon waren 19 für eine ausschließlich universitätsinterne Ausschreibung bestimmt. 8

9 Den TVPR erreichten im 66 Unfallmeldungen, davon 25 Arbeitsunfälle 41 Wegeunfälle Beratung und Unterstützung von Beschäftigten Einen großen Teil der Personalratsarbeit nehmen die Beratungsgespräche mit Beschäftigten ein. Hierbei geht es unter anderem um Fragen des Tarif- und Arbeitsrechts, z.b. Dienstzeitfestsetzungen, Urlaub und Sonderurlaub, Stufenzuordnungen, Eingruppierungsfragen, Fragen zu befristeten Beschäftigungsverhältnissen, aber auch um räumliche Unterbringung und um den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Häufig treten jedoch auch Probleme im zwischenmenschlichen Bereich im Umgang mit Kolleginnen/ Kollegen oder mit Führungskräften auf. Auf Wunsch der Beschäftigten haben wir sie bei schwierigen Gesprächen im Arbeitsbereich oder in der Personalabteilung begleitet. Im haben die Freigestellten im TVPR Beratungen durchgeführt, eine Steigerung zum Vorjahreszeitraum um 13%. Die Beratungen erfolgen entweder in persönlichen Gesprächen, telefonisch oder durch die Beantwortung von anfragen. 9

10 Änderung im Vorstand des TVPR Ende Juli 2016 hat Achim Schäpermeier aus gesundheitlichen Gründen sein Amt als stellvertretender Vorsitzender und Vorstandsmitglied niedergelegt und seine Freistellung zurück gegeben. Der TVPR hat Stefan Möller zum stellvertretenden Vorsitzenden und Ursula Rust in den Vorstand gewählt. Ursula Rust ist mit 75 % ihrer Arbeitszeit für die Vorstandsarbeit freigestellt. Klausurtagung Vom 12. bis 14. April 2016 zog sich der TVPR zu einer Klausurtagung zurück. Thematisch behandelt wurden der Entwurf einer neuen Gleitzeitvereinbarung, die Zusammenarbeit im Gremium, Besetzung der Arbeitsgruppen mit thematischer Schwerpunktbildung und die Öffentlichkeitsarbeit des TVPR Jugend und Auszubildendenvertretung (JAV) Die JAV nimmt regelmäßig an den Sitzungen des TVPR teil, um die Interessen der Auszubildenden zu vertreten. Sofern Themen der Auszubildenden betroffen sind, nimmt die JAV auch an den Gesprächen mit der Dienststelle teil. Die Jugend und Auszubildendenversammlung wurde am durchgeführt. Weitere Aktivitäten Im hat der TVPR zusammen mit dem WIPR zwei Teilpersonalversammlungen im Zentrum für Holzwirtschaft durchgeführt. Thematisiert wurden die Sparmaßnahmen im Fachbereich Biologie und die damit verbundene drohende Schließung des Zentrums für Holzwirtschaft. Vertreter des TVPR haben an dem Treffen der Personalräte der Hamburger Hochschulen mit der Senatorin teilgenommen, wurden im Rahmen der Begutachtung der MINT-Fächer und der Geistes und Sozialwissenschaften von den Vertretern des Wissenschaftsrats befragt, haben an den Hausversammlungen im RRZ, an einer Mitarbeiterversammlung im Fachbereich Geowissenschaften und im Botanischen Garten teilgenommen. Des Weiteren hat der TVPR sich mit einigen Beratungsstellen getroffen und sich über deren Aktivitäten informiert und Möglichkeiten einer Zusammenarbeit besprochen. Auch haben Vertreter des TVPR auf Anforderung an Beurteilungsgesprächen und Personalgesprächen teilgenommen. Vertreter des TVPR nehmen regelmäßig an den Sitzungen des Arbeitssicherheitsausschusses, diverse Lenkungsausschüsse und der Arbeitsgruppe zur Erstellung des Gleichstellungsplanes für das TVP teil. 10

11 Ausblick auf das Jahr 2017 In den folgenden Monaten wird der TVPR sich neben seinem Tagesgeschäft vermehrt mit der Neufassung und Änderung von Dienstvereinbarungen (DV) beschäftigen. Die Neufassung der DV Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) befindet sich bereits im Abstimmungsprozess mit der Dienststelle, ebenso ein Entwurf für eine DV zu Gleitzeit und Funktionszeiten und eine Prozessbeschreibung für Überlastanzeigen. Die Arbeitsgruppen werden die Zusammenarbeit mit den Abteilungen und Stabsstellen intensivieren. Das TVPR Info wird verstärkt arbeits und personalrechtliche Fragestellungen behandeln, um Rechtsunsicherheiten bei Beschäftigten und Führungskräften abzubauen und zur Gleichbehandlung beizutragen. Auch wird der TVPR einen eigenen Flyer herausgeben. Zu Beginn des Wintersemesters wird es eine weitere Teilpersonalversammlung im Zentrum für Holzwirtschaft geben. Im Vorstand des TVPR wird es Veränderungen geben, da die Vorsitzende, Doris Lewerenz, zum Jahresende in den Ruhestand geht. Die Amtszeit der JAV endet am , eine neue JAV muss im Frühjahr 2017 gewählt werden. Die Versammlung der Jugend und Auszubildenden findet zum Jahresende 2016 statt. Für den TVPR gez. Doris Lewerenz Vorsitzende Hamburg, den TVPR-Tätigkeitsbericht Herausgeber: Personalrat für das Technische,-Bibliotheksund Verwaltungspersonal der Universität Hamburg (ohne UKE), Mittelweg 177 Zugang auch über Klein Fontenay Hamburg Geschäftszimmer: Eszter Pätzke Tel: FAX V.i.S.d.P.: Personalrat (TVPR) der Universität Hamburg Druck : Universitätsdruckerei 11

12 Anhang TVPR Tätigkeitsbericht Kontaktdaten der Hauptmitglieder des TVPR/JAV: Arbeitnehmer Elke Aden Achim Schäpermeier / MIN-Fak (FB Geowiss.) + TVPR-Büro/ WiSO-Fak (IT) Petra Adolphs Bernd Schubert petra.adolphs@verw.uni-hamburg.de bernd.schubert@verw.uni-hamburg.de TVPR-Büro + RRZ Ingo Desombre Dagmar Vierck ingo.desombre@verw.uni-hamburg.de dagmar.vierck@verw.uni-hamburg.de Präs.V. (Abt.4) + Präs.V. (Abt.4) Marion Dohr Beamte marion.dohr@uni-hamburg.de Doris Lewerenz + MIN-Fak (FB Geowiss.) doris.lewerenz@verw.uni-hamburg.de Wulf Engels wulf.engels@verw.uni-hamburg.de + TVPR-Büro Stabst. AU Ursula Rust ursula.rust@verw.uni-hamburg.de Jens Gesche / 4441 jens.gesche@uni-hamburg.de + TVPR Büro/Präs.V. (Abt.7) PB-Fak (FB Psych.) Anja Kruse anja.kruse@verw.uni-hamburg.de jav@uni-hamburg.de / TVPR-Büro/ MIN-Fak (FB Physik) Nicole Adler MIN-Fak (FB Chemie) Stefan Möller Jörn Fabarius stefan.moeller@verw.uni-hamburg.de Hochschulsport Don Tengeler + TVPR-Büro Botanischer Garten Björn Pamperien bjoern.pamperien@verw.uni-hamburg.de / TVPR-Büro/WiSo-Fak (FB VWL) Leopoldo Ramirez leopoldo.ramirez@uni-hamburg.de Präs.V. (Abt.2) Jugend-und Auszubildendenvertretung (JAV) 12