Skript zum Kurs Literaturverwaltung mit Endnote Aufbaukurs

Transkript

1 Skript zum Kurs Literaturverwaltung mit Endnote Aufbaukurs Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 International Lizenz. 1 / 40

2 Inhalt 1 Inhalte des EndNote Basiskurses PDF Handling in EndNote PDFs annotieren Ordner mit PDFs importieren Auto Import Folder PDF Namen ersetzen Find Full Texts Literatur in EndNote organisieren und finden Angezeigte Spalten Bewertung & Gelesen/Ungelesen-Status Groups Group Sets Custom Groups Smart Groups Combo Groups Keywords Term Lists Wie geht EndNote mit Dubletten um? Suche innerhalb EndNotes Quick Search & Search Panel Suchen speichern oder in Smart Groups umwandeln In mehreren EndNote Libraries suchen EndNote - Schreiben mit dem Word-Add-In CWYW (Cite While You Write) Quellen einfügen Fußnoten hinzufügen Seitenangaben hinzufügen Literaturlisten formatieren Zitationsstile wechseln Die Travelling Library Wo sehe ich in EndNote, welche Quellen ich in meinem Word-Dokument bereits zitiert habe? Geschwindigkeit in Word Instant Formatting Literaturlisten nach Schlagworten, Autoren oder Jahren erstellen Zitationsstil ändern und erstellen Die Zitation im Text bzw. in der Fußnote Die Angabe im Literaturverzeichnis Groß-/Kleinschreibung im Literaturverzeichnis Groß-/Kleinschreibung für einzelne Felder Groß-/Kleinschreibung von Titeln Groß-/Kleinschreibung von Autoren- und Herausgebernamen Kollaboration und Synchronisation mit EndNote Web EndNote Web aktivieren Synchronisation zwischen EndNote Desktop und EndNote Web Eine Group teilen Eine EndNote Library teilen / 40

3 7.5 CWYW für EndNote Web Kollaborative Nutzung der EndNote Library mit der Desktopversion Kompatibilität mit Programmen wie Evernote, Scrivener etc Manuscript Matcher Wie finde ich das passende Journal für meinen Artikel? Weitere Importmöglichkeiten EndNote Capture Bookmarklet Import aus Google Scholar Kontakt und Support Hilfe durch EndNote Hilfe an der TUM Sonstiges Wir freuen uns über Ihr Feedback. Dieses Skript wird regelmäßig aktualisiert. Sollten Sie dennoch feststellen, dass die genannten Informationen nicht mehr aktuell sind oder haben Sie Verbesserungsvorschläge, freuen wir uns über eine an workshop@ub.tum.de. Die jeweils aktuelle Version dieses Skriptes finden Sie immer unter folgendem Link: 3 / 40

4 1 Inhalte des EndNote Basiskurses Im EndNote Basiskurs wurden folgende Themen behandelt, die für den EndNote Aufbaukurs vorausgesetzt werden: Titel in Endnote aufnehmen (manuelle Eingabe, Import aus dem Online-Katalog der TUM, Import aus einer Datenbank, Literatur über die Online-Search-Funktion in EndNote aufnehmen) Grundkenntnisse, wie man Literatur in EndNote in Gruppen organisiert und Literatur in der eigenen Library über die Suchfunktion in EndNote findet Arbeiten mit dem Word-Add-In (Quellennachweise in Word einfügen und Literaturlisten im gewählten Zitationsstil formatieren lassen) Das aktuelle EndNote Basiskurs Skript finden Sie hier: 2 PDF Handling in EndNote In EndNotes integriertem PDF-Viewer können Sie PDFs lesen und annotieren. Sie können dem PDF Kommentare hinzufügen, die Sie später über die Suchfunktion in EndNote gezielt durchsuchen können. Und Sie können die oft nichtssagenden Dateinamen heruntergelandener PDFs in sprechende Namen umändern. Außerdem bietet Ihnen EndNote eine Funktion, um im Internet nach frei verfügbaren Volltexten zu suchen oder PDFs, die schon auf Ihrem Rechner gespeichert sind, in EndNote zu importieren PDFs annotieren 2 3 Im Vorschaubereich wird Ihnen im PDF-Tab (1) Ihr PDF-Dokument angezeigt. Über den Button Open PDF (2) öffnet sich das PDF in einem neuen Fenster. Sowohl im Vorschaubereich als auch in der Vollanzeige können Sie in Ihrem PDF Kommentare und Markierungen hinzufügen (3). Markierungen (Highlight Text Textmarkerfunktion), Unterstreichungen (Underline Text), Durchstreichungen (Strikeout Text) und Kommentare (Sticky Note - Notizzettelfunktion), die Sie im PDF-Reader in EndNote vornehmen, werden Ihnen auch angezeigt, wenn Sie das Dokument im Adobe Acrobat Reader öffnen. Nehmen Sie über den Acrobat Reader weitere Änderungen vor, achten Sie beim Speichern darauf, die bestehende verlinkte Datei zu erset- Abbildung 1: PDF-Viewer in EndNote 4 / 40

5 zen. Andernfalls wird eine Kopie der Datei angelegt, die nicht mit dem Datensatz in EndNote verknüpft ist. Kommentare und Markierungen werden bei der Synchronisation mit EndNote Web übernommen; ab EndNote X7.1 auch auf die ipad-app. Innerhalb von EndNote bieten die Suchkategorien Any Field + PDF, PDF with Notes, PDF und PDF-Notes die Möglichkeit, sowohl nach den eigenen Kommentaren zu suchen als auch den PDF- Volltext zu durchsuchen. Dies gilt nur für PDF-Dokumente, die maschinenlesbar sind. Texte, die eingescannt und nicht mit OCR-Erkennung bearbeitet wurden, können nicht durchsucht werden. 2.2 Ordner mit PDFs importieren In EndNote haben Sie die Möglichkeit, einen ganzen Ordner inklusive Unterordnern mit enthaltenen PDFs zu importieren. Wählen Sie im Menü File => Import => Folder. Es öffnet sich das Import Folder-Dialogfenster. Im Feld Import Folder wählen Sie den gewünschten Ordner auf Ihrem Rechner aus. Wählen Sie im Feld Duplicates, wie mit Dubletten umgegangen werden soll. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Unterordner einzubeziehen und sich ein Group Set für diesen Ordner anlegen zu lassen. Sofern Ihr gewählter Ordner Unterordner enthält, werden diese als Custom Groups übernommen. Nach dem Import wird Ihnen - sofern Sie diese Option gewählt haben - der importierte Ordner als Group Set in der Navigation Ihrer Local Library angezeigt. Eventuelle Unterordner werden als Custom Groups übernommen. Anderenfalls erscheinen die PDFs im Ordner Imported References. Abbildung 2: Dialogfenster für den PDF-Import Sie werden vielleicht feststellen, dass EndNote beim Import nicht für alle PDFs die richtigen Titeldaten übernimmt. EndNote sucht im PDF zunächst nach einer DOI und recherchiert die entsprechenden Titeldaten im Internet. Enthält das PDF jedoch keine DOI oder handelt es sich um ein gescanntes, nicht maschinenlesbares PDF, verwendet EndNote die Metadaten des Dokumentes als Titeldaten. In vielen Fällen ist hier nur der Name der Datei vorhanden (s. Abb. 3). 5 / 40

6 Abbildung 3: Titelliste importierter PDFs In diesem Fall bedarf es einer Nachbearbeitung der Daten. Sehen Sie sich das PDF in der Vorschau an. Wissen Sie die DOI des Artikels, tragen Sie diese in das entsprechende Feld ein und wählen im Menü References die Funktion Find Reference Updates. Ist keine DOI bekannt, tragen Sie von Hand Autor, Titel und Jahr in die entsprechenden Felder und wählen ebenfalls die Funktion Find Reference Updates. Prüfen Sie bei allen Datensätzen, ob die gefundenen Angaben korrekt sind auch bei denen, die EndNote automatisch ergänzt hat. 2.3 Auto Import Folder Neben dem manuellen Import von PDFs oder Ordnern können Sie auch einen Ordner festlegen, aus dem neue PDFs automatisch in EndNote importiert werden. D.h. jedes Mal, wenn Sie EndNote öffnen, prüft EndNote, ob dem ausgewählten Ordner neue PDFs hinzugefügt wurden und importiert diese dann automatisch. Gehen Sie dazu im Menü Edit auf Preferences und dann in den Bereich PDF Handling. Dort können Sie im Bereich PDF Auto Import Folder einen Ordner festlegen, aus dem PDFs automatisch importiert werden. Sind im ausgewählten Ordner Unterordner enthalten, können die PDFs (anders als beim normalen Import) nicht aus diesen Unterordnern importiert werden. 6 / 40

7 Abbildung 4: Auto-Import-Folder einrichten 2.4 PDF Namen ersetzen Häufig haben PDF-Dokumente, die Sie sich aus Datenbanken herunterladen, kryptische, wenig aussagekräftige Namen. EndNote bietet die Möglichkeit, diese nach einem von Ihnen festgelegten Schema neu zu benennen. Zum Beispiel durch das Schema Autor Jahr Titel. Stellen Sie dies im Menü Edit => Preferences => PDF Handling => PDF Auto Renaming Options ein. Abbildung 5: PDF-Namen ersetzen 7 / 40

8 2.5 Find Full Texts Mit dem Befehl Find Full Text im Menü References sucht EndNote automatisch nach frei verfügbaren Volltexten. Diese Funktion finden Sie auch im Kontextmenü (Rechtsklick). Markieren Sie dafür alle Referenzen, die in der Volltextsuche berücksichtigt werden sollen. EndNote kann bei einer Suche nach maximal 150 Titeln suchen. Abbildung 6: Die Find-Full-Text-Suche starten Um immer eine Kopie der Datei in der EndNote Library zu speichern, wählen Sie im Menü Edit den Befehl Preferences. Unter dem Punkt URLs und Links setzen Sie dazu das Häkchen bei Copy new file attachments to the default file attachment folder and create a relative link. So haben Sie die Daten auch dann zur Hand, wenn Sie Dateien verschieben und EndNote eine Datei nicht mehr am ursprünglichen Speicherort findet. Um über die Funktion Find Full Text auch von der TUM lizenzierte Volltexte abrufen zu können, fügen Sie im Menü Edit => Preferences => Find Full Text unter dem Punkt Open URL-Path folgende URL ein: Wenn Sie sich nicht im Campus-Netz befinden oder per VPN-Client eingeloggt sind, fügen Sie unter dem Punkt Authenticate with die URL ein. So können Sie außerhalb des Campus-Netzes nach von der TUM lizenzierten Volltexten suchen. 8 / 40

9 Abbildung 7: Den OpenURL Path eintragen In diesem Fall werden Sie, wenn Sie die Find-Full-Text-Funktion aufrufen, zunächst auf die eaccess-log-in-seite der TUM geleitet. Authentifizieren Sie sich hier mit Ihrer TUM-Kennung (TUM-E- Mailadresse + Passwort), klicken Sie auf Log-In und anschließend auf Continue. Beachten Sie, dass Sie nicht alle an der TUM verfügbaren, lizenzierten elektronischen Volltexte finden werden. Ergibt die Find-Full-Text-Suche keine Ergebnisse, ist es daher sinnvoll, noch einmal selber in den lizenzierten Datenbanken an der TUM zu recherchieren (Zugang über DBIS). Suchen Sie nach lizenzierten Volltexten, kann es außerdem zu längeren Suchzeiten kommen. Wollen Sie die Volltextsuche abbrechen, klicken in der Navigation unter dem Punkt Find Full Text per Linksklick auf den Status Searching. Pausieren Sie die Suche oder brechen Sie diese ab. Abbildung 8: Volltextsuche pausieren oder abbrechen 9 / 40

10 Volltexte in EndNote Web / Online Volltexte können entweder direkt in EndNote Web gespeichert oder über die Synchronisationsfunktion hinzugefügt und mit anderen Geräten synchronisiert werden. Während Sie Ihre Referenzen über EndNote Web mit anderen EndNote Web Nutzern teilen können, ist dies für Volltexte bis einschließlich Version X7.1 nicht möglich. Erst Version X7.2 bietet diese Option an. 3 Literatur in EndNote organisieren und finden Welche Möglichkeiten haben Sie, Ihre Literatur in EndNote zu sortieren? Entscheiden Sie, welche Informationen Sie in welcher Reihenfolge im Inhaltsfenster angezeigt bekommen wollen. Ordnen Sie Ihre Literatur in Custom, Combo und Smart Groups. Bewerten Sie Ihre Literatur und behalten Sie die Übersicht, welche Literatur Sie bereits gelesen haben und welche noch nicht. Verwenden Sie Keywords, um schnell Titel zu einem Thema wieder zu finden, und halten Sie Ihre Daten mit Hilfe von Term Lists und Dublettensuche konsistent. 3.1 Angezeigte Spalten Per Linksklick auf eine der Spaltenüberschriften (Author, Title, etc.) werden Ihre Einträge alphabetisch bzw. nach Größe sortiert. Die Reihenfolge der Spalten können Sie über einfaches Drag-and- Drop verändern. A - Z Z - A Abbildung 9: Spalten sortieren und verschieben 10 / 40

11 Per Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift wählen Sie, welche Informationen angezeigt werden sollen und welche nicht. 3.2 Bewertung & Gelesen/Ungelesen-Status Im Feld Rating bewerten Sie Ihre Literatur mittels eines 5-Sternesystems. Nach Literatur mit einem bestimmten Rating lässt sich auch gezielt suchen. Ihre Bewertung können Sie auch als Kriterium für eine neue Smart Group verwenden. Um im Blick zu behalten, welche Literatur Sie bereits gelesen haben und welche noch nicht, bietet EndNote die Read/Unread-Kategorie. Ungelesene Referenzen werden fett dargestellt und tragen in der Read/Unread-Kategorie einen kleinen grauen Punkt, bereits gelesene werden in Normalschrift dargestellt und mit einem kleinen weißen Punkt gekennzeichnet. 3.3 Groups EndNote ermöglicht die Untergliederung der Daten in Gruppen (sog. Groups) und unterscheidet hier Custom Groups, Smart Groups und Combo (= combined) Groups (S. Abb. 11). Den Custom Groups ordnen Sie Datensätze per Hand zu. Die Smart Groups beruhen auf einer von Ihnen erstellten Suchanfrage und werden automatisch aktualisiert. Die Combo Groups (From Groups) führen die Titel mehrerer Custom und Smart Groups zusammen. Auch sie werden automatisch aktualisiert. Inhaltlich zusammengehörende Gruppen können durch Group Sets gebündelt werden. Group Sets sind Überschriften, die mehrere Gruppen bündeln, sie selbst enthalten keine Referenzen. Custom Group Smart Group Combo Group/ From Groups Abbildung 10: Angezeigte Spalten Group Set Abbildung 11: Die verschiedenen Gruppen in EndNote Group Sets So erstellen Sie ein Group Set: 1. Wählen Sie aus dem Menü Groups den Befehl Create Group Set. 11 / 40

12 2. Vergeben Sie für das neue Group Set einen Namen Custom Groups So erstellen Sie eine Custom Group: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Group Set, in dem die Custom Group erstellt werden soll. 2. Wählen Sie aus dem geöffneten Kontextmenü den Befehl Create Group aus. 3. Vergeben Sie für die neue Custom Group einen Namen. So fügen Sie Daten in eine Custom Group ein: 1. Markieren Sie die Datensätze in der Übersicht. 2. Ziehen Sie die Datensätze per Drag & Drop in die gewünschte Gruppe oder markieren Sie die gewünschten Datensätze und wählen Sie im Kontextmenü > Add References To > und wählen dann die gewünschte Custom Group aus Smart Groups So erstellen Sie eine Smart Group: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Group Set, in dem die Smart Group erstellt werden soll. 2. Wählen Sie aus dem geöffneten Kontextmenü den Befehl Create Smart Group aus. 3. Vergeben Sie für die neue Smart Group einen Namen. 4. Geben Sie in der geöffneten Suchmaske Ihre Suchstrategie für die Smart Group ein und klicken Sie auf den Button Create. Hier können Sie beliebige Kriterien miteinander verknüpfen; unter anderem auch Keywords, Rating, Year etc Combo Groups So erstellen Sie eine Combo Group: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Group Set, in dem die Combo Group erstellt werden soll. 2. Wählen Sie aus dem geöffneten Kontextmenü den Befehl Create From Groups aus. 3. Vergeben Sie für die neue Combo Group einen Namen. 4. Geben Sie an, aus welchen Custom und/oder Smart Groups Sie Titel in Ihrer neuen Combo Group zusammenführen wollen. 5. Wollen Sie die Suchanfrage der Smart Group noch einmal verändern, klicken Sie auf die Smart Group und wählen im Kontextmenü Edit Group. ACHTUNG Ein Datensatz kann mehreren Gruppen angehören, ist aber dennoch nur einmal in der Datenbank gespeichert. Wird ein Datensatz aus der Custom Group entfernt, wird er nicht komplett aus der EndNote Library, sondern nur aus der Custom Group gelöscht. 12 / 40

13 Löschen Sie dagegen einen Titel aus einer Smart Group oder einer Combo Group, wird dieser ohne Warnung vollständig aus der Datenbank/Library gelöscht! Bis Sie EndNote schließen, finden Sie die gelöschten Datensätze noch im Trash Ordner. Woher weiß ich, welchen Groups eine Referenz zugeordnet ist? Markieren Sie die gewünschte Referenz und wählen Sie im Kontextmenü Record Summary. Es werden alle Gruppen, denen diese Referenz zugeordnet ist, angezeigt. Dabei wird nicht unterschieden zwischen Custom und Smart Groups. 3.4 Keywords Um Ihre Literatur zu einem bestimmten Thema immer schnell bei der Hand zu haben, bietet es sich an, inhaltsbeschreibende Begriffe zu vergeben sogenannte Keywords. Nach diesen Keywords können Sie in EndNote suchen, so dass Sie Ihre Referenzen auch dann finden, wenn das Thema im Titel anders benannt ist oder im Titel gar nicht auftaucht. Sie können sie als Kriterium für Smart Groups verwenden und Literaturlisten dazu erstellen. Einem Datensatz lassen sich beliebig viele Keywords zuordnen. Geben Sie die Keywords im Feld Keyword jeweils in eine neue Zeile ein. EndNote sammelt alle Keywords in einer Term List. Über die Term List haben Sie immer einen guten Überblick, welche Keywords Sie bereits verwendet haben. Die Term List lässt sich über die Tastenkombination Strg + 1 öffnen, wenn der Cursor im Keyword- Feld steht oder über das Menü Tools => Open Term Lists => Keywords Term List. 3.5 Term Lists Für die Felder Author, Journal und Keyword pflegt EndNote automatisch Listen. D.h. jeder in diesem Feld eingegebene Eintrag wird in der entsprechenden Liste gespeichert. Dies dient der Vereinheitlichung von Bezeichnungen. So kommt es zum Beispiel häufig vor, dass ein Autor, von dem aus verschiedenen Datenbanken Literatur importiert wird, unterschiedlich benannt ist. Einmal wird der Vorname ausgeschrieben, ein anderes Mal werden nur die Initialen genannt. Über die Term Lists stellen Sie sicher, dass ein Autor, von dem Sie verschiedene Werke zitieren, in Ihrem Literaturverzeichnis immer gleich benannt ist. Term Lists werden automatisch mit dem ersten Eintrag angelegt (im Programm erkennen Sie einen Neueintrag an der roten Schriftfarbe). Sie können diese aber auch gezielt selber erstellen oder fertige Term Lists von EndNote importieren. Insbesondere für die Journals Term Lists lohnt es sich die angebotenen Listen von EndNote zu importieren, da hier unterschiedliche Abkürzungsvarianten eines Zeitschriftentitels hinterlegt sind. Die Listen werden von EndNote für unterschiedliche Fachbereiche mitgeliefert und sind im Ordner Terms Lists abgelegt. 13 / 40

14 Über das Menü Tools => Open Term Lists lassen sich die einzelnen Term Lists öffnen. Im Tab Terms sehen Sie alle in der Term List enthaltenen Begriffe. Im Tab Lists wechseln Sie zwischen den Listen und im- oder exportieren Ihre Term Lists. Abbildung 12: Die Journals Term List in EndNote Für Journals: Wenn Sie schon Journals in Ihrer Library gesammelt haben, löschen Sie zunächst alle Titel im Tab Terms. Importieren Sie dann im Tab Lists die gewünschten Listen und ergänzen anschließend die importierte Liste mit Ihren schon vorhandenen Terms über den Button Update List. 3.6 Wie geht EndNote mit Dubletten um? In den EndNote Preferences stellen Sie ein, ob und wie EndNote Ihre Library auf Dubletten überprüft. Gehen Sie dazu im Menü Edit auf => Preferences => Duplicates. Entscheiden Sie, welche Felder für eine Dublettenkontrolle überprüft werden sollen und wie mit Dubletten umgegangen wird. EndNote prüft nun beim Import von Datensätzen, ob diese bereits in der geöffneten Library vorhanden sind. Datensätzen, die per Direktimport in die Library aufgenommen werden, werden dabei nicht überprüft. Möchten Sie alle Datensätze in Ihrer Library auf Dubletten hin untersuchen, wählen Sie die Funktion Find Duplicates im Menü References. 3.7 Suche innerhalb EndNotes Sie haben in EndNote zwei Möglichkeiten, innerhalb Ihrer Referenzen zu suchen. Die Quick Search und die Erweiterte Suche im Search panel. 14 / 40

15 3.7.1 Quick Search & Search Panel Die Quick Search finden Sie in der Symbolleiste (1), das Search Panel öffnen Sie über den Button Show Search Panel (2) in der Symbolleiste oder über die Tastenkombination Strg + F. 1 2 Abbildung 13: Suchoptionen in EndNote Die Quick Search durchsucht alle Felder der Library inklusive PDF-Volltext und PDF-Kommentare. Der gesuchte Begriff wird in der Trefferliste farbig hervorgehoben. Geben Sie einen oder mehrere Begriffe in das Quick Search Feld ein und drücken Sie die Enter-Taste. Geben Sie mehrere Begriffe ein, werden diese durch UND verknüpft. Diese Suche ist gut geeignet für schnelle, allgemeine Suchen. Über das Search Panel führen Sie spezielle Suchen durch. Dazu stehen Ihnen beliebig viele Suchfelder zur Verfügung, mit denen Sie jeweils ein bestimmtes Feld durchsuchen, wie z.b. Author, Title, Keyword etc. Diese Suchfelder lassen sich beliebig mit AND, OR oder NOT verknüpfen. Über den +-Button rechts neben dem Suchschlitz lassen sich weitere Suchfelder hinzufügen. Auch hier ist eine Suche in der gesamten Library inklusive Volltexten und PDF-Kommentaren möglich. Abbildung 14: Suchfelder in EndNote Suchen speichern oder in Smart Groups umwandeln Diese Suchen können Sie über den Button Options speichern oder zu einer Smart Group umwandeln In mehreren EndNote Libraries suchen Wenn Sie Suchen innerhalb von EndNote durchführen, wird immer nur die geöffnete Library durchsucht. Die einzige Möglichkeit, eine Suche über mehrere EndNote Libraries hinweg durchzuführen, führt über die Insert Citations-Funktion in Word. Haben Sie das EndNote-Plug-In für Word CWYW (Cite while you write) installiert, suchen Sie während des Schreibens über diese Funktion nach Ihren Quellen. Diese Funktion sucht über alle geöffneten EndNote Libraries auf Ihrem Rechner hinweg. 15 / 40

16 In der Statusleiste des Suchfensters wird angezeigt, in welcher EndNote Library der gesuchte Titel gespeichert ist. Abbildung 15: Libraryübergreifende Suche über die Insert-Citation-Funktion in Word 4 EndNote - Schreiben mit dem Word-Add-In CWYW (Cite While You Write) Mit dem EndNote Word-Add-In lassen sich Quellenangaben schnell und einfach in den Text einfügen. Mit der ersten Referenz, die Sie in Ihren Text einfügen, erstellt EndNote Ihnen automatisch das Literaturverzeichnis. Während Sie an Ihrem Text arbeiten, wird dieses ständig im gewählten Zitationsstil aktualisiert und ergänzt. 4.1 Quellen einfügen 1. Starten Sie Microsoft Word und öffnen Sie ein neues Dokument. 2. Öffnen Sie in Word im Menü EndNote X7 die EndNote-Befehle. 3. Platzieren Sie Ihren Cursor an der Stelle im Text, an der Sie eine Quellenangabe einfügen möchten, und wählen Sie Insert Citation aus. 4. Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe (z.b. den Autor, ein Keyword oder einen Begriff aus dem Titel der Quelle, die Sie zitieren möchten) in das sich öffnende Suchfenster ein und klicken Sie auf den Button Find. Alle Referenzen, die Ihre Suchkriterien erfüllen, werden angezeigt. Diese Funktion sucht in allen geöffneten EndNote Libraries. Dies ist die einzige Möglichkeit, Ihre Literatur library-übergreifend zu suchen. Wollen Sie sich alle Referenzen, die Sie in 16 / 40

17 Ihrer EndNote Library gespeichert haben, anzeigen lassen, fügen Sie in das Suchfeld ein * ein. 5. Markieren Sie die Referenz(en), die Sie in den Text einfügen möchten, und klicken Sie auf den Button Insert. 6. EndNote fügt die Referenz(en) in Ihr Dokument ein und erstellt den dazugehörigen Eintrag im Literaturverzeichnis im ausgewählten Zitationsstil (Output Style). Abbildung 16: EndNote-Menü in Word Auch für den Open Office Writer unter Windows und Apple Pages steht CWYW zur Verfügung. 4.2 Fußnoten hinzufügen Wollen Sie einen Fußnotenstil verwenden, setzten Sie zunächst über die Wordfunktion Fußnote einfügen im Menü Verweise eine Fußnote. Setzen Sie dann den Cursor in die Fußnote und wählen Sie Ihre Quellenangabe aus, wie in den Punkten 4.1., 2-6 beschrieben. 4.3 Seitenangaben hinzufügen Über den Button Edit & Manage Citation(s) werden zusätzliche Angaben wie beispielsweise Seitenangaben der zitierten Quelle hinzugefügt. Würden Sie diese Angaben von Hand in die Quellenangabe im Text einfügen, würden Ihre Ergänzungen bei der nächsten Aktualisierung des Dokumentes von EndNote überschrieben, da es sich bei der Quellenangabe um eine Feldunktion handelt, die automatisch mit der EndNote Library abgeglichen wird. 4.4 Literaturlisten formatieren Zitationsstile wechseln Sobald Sie über das EndNote Word-Add-In die erste Quellenangabe in Ihren Text einbinden, erstellt EndNote automatisch am Ende des Textdokumentes ein Literaturverzeichnis, das laufend aktualisiert wird. Über das Drop-down-Menü Style wählen Sie den gewünschten Zitationsstil. Hier werden Ihnen die am häufigsten verwendeten Zitationsstile angezeigt. Über den Button Select another style können Sie unter allen in EndNote installierten Zitationsstilen wählen. Zusätzlich zu den in EndNote installierten Zitationsstilen lassen sich über die EndNote Website zahlreiche weitere Stile hinzufügen. Um einen neuen Zitationsstil hinzuzufügen, speichern Sie den neuen Stil im Ordner Styles (C:\Program Files (x86)\endnote X8\Styles). Über den Button Bibliography (auch Configure Bibliography oder Bibliography Settings) bestimmen Sie Layout und Überschrift der Literaturliste. 17 / 40

18 4.5 Die Travelling Library Eine Travelling Library wird angelegt, sobald in einem Textdokument mit EndNote die erste Quelle eingefügt wird. Die Travelling Library enthält die bibliographischen Daten aller in diesem Word-Dokument zitierten Quellen mit Ausnahme der Felder Notes, Abstract und Research Notes. Eine Travelling Library kann von anderen EndNote-Usern aus dem Word-Dokument nach EndNote exportiert werden. Werden diese Datensätze dann in EndNote verändert, werden die Änderungen auch in Word angezeigt. Voraussetzung für alle Aktualisierungen in Word ist immer, dass die verwendete(n) EndNote Libraries geöffnet ist / sind. Andernfalls werden die in der Travelling Library hinterlegten Daten zur Aktualisierung verwendet. Beim Import einer Travelling Library werden die Datensätze auf Dubletten hin kontrolliert. 4.6 Wo sehe ich in EndNote, welche Quellen ich in meinem Word-Dokument bereits zitiert habe? In EndNote wird ein temporärer Ordner mit dem Namen der Word-Datei angelegt. Dieser ist nur so lange zu sehen, wie das Word-Dokument geöffnet ist und enthält alle schon zitierten Quellen. 4.7 Geschwindigkeit in Word Instant Formatting Abbildung 17: Liste zitierter Referenzen Stellen Sie fest, dass es in Word besonders lange dauert, bis neue Referenzen eingefügt werden, deaktivieren Sie die Funktion Instant Formatting vorübergehend, während Sie am Dokument arbeiten. Wählen Sie im EndNote-Menü in Word den Button Instant Formatting is On und stellen Sie die permanente Formatierung aus. Weitere Einstellungen zum Instant Formatting können Sie in den EndNote Preferences in Word unter Preferences > Tab General vornehmen. Um zu einem späteren Zeitpunkt Zitationen und Literaturverzeichnis zu formatieren, aktivieren Sie diese Funktion wieder. 18 / 40

19 5 Literaturlisten nach Schlagworten, Autoren oder Jahren erstellen Um eine Literaturliste nach bestimmten Kriterien wie z.b. Schlagwort, Autor oder Jahr zu erstellen, wählen Sie im Menü Tools => Subject Bibliography. Abbildung 18: Literaturlisten nach Schlagworten, Autoren oder Jahren erstellen Wählen Sie im Dialogfeld Subject Fiels das Kriterium oder die Kriterien, nach denen die Liste sortiert werden soll. Wollen Sie eine nach Autoren sortierte Liste, gibt es die Möglichkeit, sich jeden Autor einzeln anzeigen zu lassen (List each author seperately). Dies bedeutet, dass Werke, die von mehreren Autoren stammen, unter jedem Autorennamen und damit mehrfach in der Liste aufgeführt sind. Klicken Sie anschließend auf OK. Im nun folgenden Dialogfenster werden Ihnen alle Einträge eines Kriteriums aufgelistet und es wird angezeigt, wie viele Referenzen jeweils gefunden wurden. 19 / 40

20 Wählen Sie z.b. eine Liste, die nach Schlagworten sortiert sein soll, werden hier alle Schlagworte mit der entsprechenden Titelanzahl aufgelistet. Abbildung 19: Schlagworte für Literaturlisten auswählen Wählen Sie hier alle (Select All), wenn Sie eine vollständige Liste möchten, oder markieren Sie per Mausklick alle Begriffe, die Sie übernehmen wollen. Klicken Sie anschließend auf OK. Ihre Literaturliste wird erstellt und in einem Vorschaufenster angezeigt. 20 / 40

21 Abbildung 20: Vorschau der Literaturliste nach Schlagworten Pro Keyword wird Ihnen in Klammern angegeben, wie viele Titel in Ihrer Library dazu vorhanden sind. Anschließend folgt die Nennung des Titels. Im Drop-down-Menü Output Style wählen Sie, in welchem Zitationsstil Ihnen die Liste ausgegeben werden soll. Über den Button Layout können Sie noch einige Änderungen am Layout vornehmen oder über den Button Terms noch einmal Schlagworte ausblenden oder zusätzlich einblenden lassen. Entscheiden Sie, ob Sie die Liste drucken oder speichern wollen. 6 Zitationsstil ändern und erstellen EndNote bietet Ihnen eine Vielzahl unterschiedlicher Zitationsstile (Output Styles). Diese finden Sie in EndNote über das Menü Edit > Output Styles > Open Style Manager. Dort finden Sie eine Auswahl aller verfügbaren Stile, die EndNote anbietet. Weitere Stile finden Sie unter: Im Style Manager finden Sie unten ein Vorschaufenster, in dem der markierten Zitationsstils angezeigt wird (Abb. 21, 1). Ggf. müssen Sie die Ansicht über den Button Style Info / Preview (2) auf die Vorschauansicht umstellen. 21 / 40

22 1 2 3 Abbildung 21: Output Style Manger Finden Sie weder hier noch auf der EndNote-Seite einen passenden Stil, gibt es die Möglichkeit, einen vorhandenen Stil anzupassen oder einen Stil selbst zu erstellen. Wir empfehlen einen möglichst ähnlichen Stil auszuwählen und diesen anzupassen, da es viel Arbeit kostet, einen eigenen Stil zu erstellen. Wollen Sie einen Stil anpassen, wählen Sie diesen im Style Manager aus und klicken auf Edit, um ihn zu verändern (3). Es öffnet sich der Style Editor (Abb. 22). Der Zitationsstil definiert, wie eine Zitation im Text (Citation, 2) oder in der Fußnote (Footnotes, 4) aussehen soll und wie die Referenz im Literaturverzeichnis dargestellt wird (Bibliography, 3). Je nachdem, ob es sich um einen Fußnotenstil handelt oder einen Autor-Jahr-Stil, machen Sie die Einstellungen entweder unter 2 oder unter 4. Der Bereich 1 enthält allgemeine Angaben, z.b. wie Seitenzahlen und Zeitschriftentitel angegeben werden und ob ein Literaturverzeichnis pro Kapitel oder eines für das gesamte Dokument erstellt wird. Im Bereich 5 (Figures & Tables) wird festgelegt, wie Abbildungen und Tabellen angegeben werden. Da diese Funktion von EndNote nicht mehr gepflegt wird, empfehlen wir diese nicht zu verwenden, sondern stattdessen die originären Word-Funktionen zu nutzen. 22 / 40

23 Abbildung 22: Output Style Editor 6.1 Die Zitation im Text bzw. in der Fußnote Wählen Sie links in der Navigation im Bereich Citations (2) bzw. Footnotes (4) den Punkt Templates, um die Angabe im Text bzw. in der Fußnote festzulegen. Im Zitationsstil können alle Felder, die in EndNote zur Verfügung stehen, verwendet werden, wie z.b. die Felder Author, Title, Year etc. Neben den Inhalten der Datenbankfelder können Satzzeichen, Buchstaben sowie spezielle Abbildung 23: Zitation im Text anpassen 23 / 40

24 Operatoren verwendet werden. Datenbankfelder und Operatoren finden Sie über den Button Insert Field (Abb. 23). Fügen Sie über die Insert-Field-Funktion z.b. das Feld Author ein, wird nicht das Wort Author, sondern der Inhalt dieses Datenbankfeldes in der Zitation angegeben. Satzzeichen, die die einzelnen Informationen voneinander trennen, werden von Hand eingegeben. Dabei ist es wichtig zu berücksichtigen, dass es vorkommen kann, dass ein Feld keinen Inhalt hat. Das könnte dazu führen, dass zwei Satzzeichen aufeinander folgen oder ein Text wie z.b. p. für die Seitenangaben ohne eine darauffolgende Seitenangabe dargestellt wird. Um das zu verhindern gibt es spezielle Operatoren, mit denen Textelemente mit einem Feldinhalt verknüpft werden können. Angaben wie p. oder vorangestellte Satzzeichen sollen nur dann ausgegeben werden, wenn auch eine Seitenangabe vorhanden ist. Link-Adjacent-Text-Operator Mit Hilfe des Operators Link Adjacent Text werden Textelemente und Feldinhalte verknüpft. Das Textelement wird nur dann dargestellt, wenn auch das Datenbankfeld einen Inhalt hat. In Abb. 23 wird dieser Operator durch ein Karo-ähnliches Symbol dargestellt. Ebenso verknüpft man Satzzeichen mit ihren Folgeelementen. Ein Link-Adjacent-Text-Operator setzt immer automatisch ein Leerzeichen. Den Link-Adjacent-Text-Operator finden Sie z.b. zwischen der Angabe pp. und dem Feld Cited Pages. Leerzeichen werden durch einen einfachen Punkt auf der Mitte der Zeilenhöhe dargestellt (folgt z.b. dem Komma nach der Autorenangabe). Forced-Separation-Operator Fehlt ein Feldinhalt, gibt es Text und Zeichen im direkten Umfeld dieser Angabe, die ebenfalls nicht dargestellt werden sollen, während alle anderen Informationen normal angegeben werden sollen. In einer Definition für eine Zitation im Text gibt es demnach eine Unterteilung in Sinnabschnitte. Um EndNote diese Sinnabschnitte zu zeigen, wird den Operator Forced Separation (senkrechter Strich) verwendet. Abbildung 24: Operatoren zur Definition von Zitationsstilen Trifft EndNote nun beim Lesen dieser Definition auf einen Forced Separator, prüft es zunächst, ob das folgende Datenbankfeld einen Inhalt hat. Ist dies der Fall, wird die Zitation weitergeschrieben, ohne die Operatoren darzustellen. Ist das Datenbankfeld leer, überspringt EndNote alle Angaben 24 / 40

25 bis zum nächsten Forced Separator und schreibt erst nach diesem weiter. Um beim Beispiel der Seitenangabe aus Abb. 23 zu bleiben, würde bei leerem Cited-Pages-Feld der gesamte Inhalt zwischen dem vorangehenden Forced Separator und dem folgenden Forced Separator außer Acht gelassen, während die Schließende Klammer nach dem Forced Separator wieder dargestellt würde. Singular/Plural-Operator Unerklärt geblieben ist bisher die Angabe p.ᶺpp. Dies ist eine Funktion, mit der unterschiedliche textliche Angaben für Singular und Plural gemachen werden können. Je nachdem, ob der verknüpfte Datenbankinhalt eine oder mehrere Informationen enthält, wird entweder die Singular- o- der die Pluralvariante ausgegeben. Dies wird besonders in englischen Zitationsstilen für die Herausgeberangaben und Seitenangaben genutzt. Handelt es sich um einen einzelnen Herausgeber, wird dies häufig mit (Ed.) gekennzeichnet. Sind es mehrere, wird dies mit (Eds.) angegeben. Dabei steht die Singularvariante jeweils vor dem Singular/Plural-Operator (Hütchen), während die Pluralvariante dahintersteht. Formatierung Soll eine Angabe eine bestimmte Formatierung erhalten, z.b. kursiv gedruckt werden, markieren Sie den betreffenden Bereich und klicken oben auf das entsprechende Formatierungssymbol (Abb. 24) Im Bereich Citation > Author Lists geben Sie an, wie bei mehreren Autoren vorgegangen werden soll. Sollen alle oder nur die ersten x Autoren genannt werden? Und durch welche Satzzeichen sollen mehrere Autorennamen voneinander getrennt werden? Im Bereich Citation > Author Name geben Sie an, wie die Autorennamen angegeben werden sollen. Sollen Vor- und Mittelnamen genannt werden? Sollen diese ausgeschrieben oder mit Initialen abgekürzt werden? Und in welcher Reihenfolge sollen diese genannt werden? Im Bereich Citation > Sort Order geben Sie an, in welcher Reihenfolge die Quellen genannt werden, wenn Sie an einer Stelle mehrere Quellen nennen. 6.2 Die Angabe im Literaturverzeichnis Wählen Sie im Abschnitt Bibliography den Punkt Templates, um die Quellenangabe im Literaturverzeichnis zu definieren (Abb. 25, 1). Definieren Sie alle Dokumenttypen (Reference Types), die Sie in Ihrer Arbeit verwenden. Um einen Dokumenttyp zu definieren, wählen Sie diesen im Feld Reference Types aus (2). Ein leeres Feld für den gewählten Dokumenttyp wird angezeigt. 25 / 40

26 2 1 Abbildung 25: Den Eintrag im Literaturverzeichnis für verschiedene Dokumenttypen definieren Über das Feld Insert Field (rechts oben) fügen Sie alle Felder ein, die Sie benötigen. Erstellen Sie Ihre Definition entsprechend der Beschreibung aus Kapitel 6.1. Auch für das Literaturverzeichnis haben Sie weitere Optionen, in denen Sie festlegen, wie Autorenund Herausgebernamen dargestellt werden sollen, wie das Literaturverzeichnis sortiert werden soll u.ä. 6.3 Groß-/Kleinschreibung im Literaturverzeichnis Sie haben vielleicht schon festgestellt, dass es Datenbanken gibt, bei denen Titel oder Autoren in Großbuchstaben importiert wird. Wollen Sie die Titel und Autoren in Ihrem Literaturverzeichnis einheitlich haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten, dies zu erreichen Groß-/Kleinschreibung für einzelne Felder Über die Change-Case-Funktion ändern Sie die Groß-/Kleinschreibung für einen einzelnen Datensatz. Gehen Sie dazu in den Datensatz, markieren Sie den Titel oder Autor und wählen Sie über das Drop-down-Menü Aa, wie der Titel angezeigt werden soll (s. Abb. 26). Abbildung 26: Change-Case- Funktion 26 / 40

27 6.3.2 Groß-/Kleinschreibung von Titeln Diese Funktion ändert die Groß-/Kleinschreibung des Titels für alle zitierten Referenzen. Sie wirkt sich nicht auf die Ansicht in EndNote aus, sondern nur auf die Ausgabe im Literaturverzeichnis. Bearbeiten Sie dazu Ihren Zitationsstil > Menü Edit > Output Style > Open Style Manager. Wählen Sie Ihren Zitationsstil und klicken Sie auf Edit, um ihn zu bearbeiten. Unter der Überschrift Bibliography finden Sie den Punkt Title Capitalization. Wählen Sie, ob der Titel im Literaturverzeichnis so angegeben werden soll, wie er in EndNote eingegeben wurde, im Headline style (alle Worte groß geschrieben außer Artikel und Präpositionen) o- der im Sentence style (erstes Wort großgeschrieben, sonst nur Substantive großgeschrieben) Groß-/Kleinschreibung von Autoren- und Herausgebernamen Abbildung 27: Title Capitalization im Zitationsstil Für Autoren- und Herausgebernamen geben Sie direkt im Zitationsstil an, wie diese dargestellt werden sollen. Bearbeiten Sie dazu Ihren Zitationsstil > Menü Edit > Output Style > Open Style Manager. Wählen Sie Ihren Zitationsstil und klicken Sie auf Edit um ihn zu bearbeiten. Unter den Überschriften Citations, Bibliography, und Footnotes finden Sie jeweils die Punkte Author Name und Editor Name. Über das Capitalization-Drop-Down-Menü wählen Sie, wie die Namen im Literaturverzeichnis, im Text oder in der Fußnote angezeigt werden sollen (s. Abb. 28). 27 / 40

28 Abbildung 28: Groß-/Kleinschreibung von Autorennamen bestimmen 7 Kollaboration und Synchronisation mit EndNote Web EndNote Web ist ein webbasiertes Literaturverwaltungsprogramm, welches das orts- und rechnerunabhängige Arbeiten sowie das Arbeiten im Team ermöglicht. Angehörige der TUM können End- Note Web sowohl in Verbindung mit EndNote Desktop als auch ohne Desktop-Version nutzen. 7.1 EndNote Web aktivieren Wenn Sie EndNote Desktop bereits installiert haben, können Sie, sofern Sie mit dem Internet verbunden sind, Ihren EndNote Web Account direkt aus EndNote Desktop heraus anlegen. Gehen Sie dazu im Menü Edit auf den Punkt Preferences und klicken Sie unter Sync auf den Button Enable Sync. Folgen Sie den weiteren Anweisungen. Legen Sie Ihren Account mit Ihrer TUM-E- Mailadresse an. In EndNote Web haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, sich das EndNote Web Plug-In herunterzuladen, das Ihnen beim schnellen Erfassen von Webseiten hilft. Sollten Sie bei der Installation von EndNote Desktop bereits einen EndNote Web Account haben, können Sie diesen an dieser Stelle ebenfalls direkt einbinden. 28 / 40

29 Um EndNote Web ohne EndNote Desktop zu nutzen, folgen Sie in der Datenbank Web of Science dem Link zu EndNote im Menü My Tools und legen sich mit Hilfe Ihrer TUM- adresse einen EndNote Web-Account an. Abbildung 29: Link zu EndNote Web im Web of Science 7.2 Synchronisation zwischen EndNote Desktop und EndNote Web Sie können Daten sowohl von Ihrem Rechner auf Ihren EndNote Web Account transferieren als auch umgekehrt von Ihrem EndNote Web Account auf Ihren Rechner holen. Möchten Sie Daten zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren, läuft die Synchronisation immer über EndNote Web. Ausgelöst wird der Datentransfer vom jeweiligen Endgerät aus. Es werden alle Referenzen inklusive Volltexten, Group Sets und allen Groups synchronisiert. Group Sets, Smart und Combined Groups werden in EndNote Web allerdings nicht angezeigt, nach der Synchronisation auf ein anderes Endgerät erscheinen diese wieder in EndNote. Da bei einer Synchronisation immer alles übertragen wird, ist es ratsam, insgesamt nur eine einzige EndNote Library anzulegen. Arbeitet man an mehreren Projekten, ist es sinnvoll, die Projekte über Group Sets und Groups zu gliedern. 29 / 40

30 7.3 Eine Group teilen Entsprechend der Custom Groups in EndNote Desktop können Sie auch hier Gruppen (Groups) anlegen. Diese können Sie mit bis zu 1000 anderen EndNote Web-Nutzern teilen, denen Sie individuell entweder nur Lese- oder Lese- und Schreibrechte zuweisen. Um eine Gruppe für andere freizugeben, 1. gehen Sie im Menüpunkt Organisieren auf Eigene Gruppen verwalten, 2. legen Sie eine neue Gruppe an oder wählen Sie eine bereits bestehende Gruppe aus, deren Einträge Sie teilen möchten, und gehen Sie auf den Button Freigabe verwalten. 3. Fügen Sie nun Mitglieder hinzu und verteilen die gewünschten Bearbeitungsrechte. Um Mitglieder hinzuzufügen benötigen Sie die adresse, mit der die Person Ihren EndNote Web Account angelegt hat. Beachten Sie jedoch, dass Sie Dateianhänge (z.b. PDFs) nicht teilen können. Während eine geteilte Library beim Gegenüber als neue Library erscheint, werden geteilte Groups nach der Synchronisation in der eigenen Library als geteilte Gruppen angezeigt (s. Abb. 30). Abbildung 30. Anzeige geteilter Gruppen in EndNote Desktop 7.4 Eine EndNote Library teilen Ihre gesamte EndNote Library können Sie mit bis zu 100 anderen EndNote Web-Usern teilen. Es werden dabei Referenzen, Volltexte und Gruppen geteilt. Alle Mitglieder haben volle Bearbeitungsrechte. Um andere einzuladen, Ihre Library zu teilen, öffnen Sie die Library in Ihrer Desktop-Version und klicken im Menü File auf Share. Im folgenden Dialogfenster geben Sie die adressen von allen Personen ein, mit denen Sie Ihre Library teilen wollen. Dies muss nicht die adresse sein, mit der die jeweilige Person Ihren EndNote Web-Account angelegt hat. Die eingeladenen Personen bekommen per eine Einladung, die Sie akzeptieren müssen, bevor Sie Zugriff auf Ihre Library haben. Solange die Einladung noch nicht akzeptiert wurde, wird der Status als Pending angegeben, sobald die Einladung angenommen wurde als Member. Abbildung 31: Andere EndNote-User zu einer Shared Library einladen 30 / 40

31 Sie können eine eigene Library teilen, aber beliebig viele andere Libraries, zu denen Sie von anderen eingeladen wurden, mitnutzen. Um eine fremde Library zu bearbeiten, wählen Sie in EndNote im Menü File den Befehl Open Shared Library. Sie können die Library nun wie gewohnt lesen und bearbeiten. Libraries, die andere mit Ihnen teilen, sehen Sie nur in Ihrer Desktop-Version, nicht in Ihrem End- Note Web-Account. Änderungen, die in einer geteilten Library gemacht werden können Sie über die den Activity Feed nachvollziehen (s. Abb. 32). Es werden die letzten 500 Änderungen angezeigt. Abbildung 32: Activity Feed 7.5 CWYW für EndNote Web In den Cite While You Write Preferences wählen Sie, ob CWYW auf EndNote Desktop oder Ihre EndNote Web Library zugreifen soll. Wählen Sie im Tab Application => EndNote online statt End- Note aus und bestätigen Sie dies mit OK. Abbildung 33: Cite While You Write Preferences in Word 7.6 Kollaborative Nutzung der EndNote Library mit der Desktopversion Eine EndNote Library ist nicht dazu ausgelegt, von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet zu werden. Auch wenn die Datei auf einem gemeinsamen Laufwerk liegt, kann sie immer nur von einer Person bearbeitet werden. Für alle anderen ist die Datei gesperrt. Es ist in diesem Fall ebenfalls nicht möglich, eine schreibgeschützte Kopie zu öffnen. 31 / 40

32 Folgende Lösung wäre jedoch denkbar: Es gibt im Team einen Bearbeiter, der die EndNote Library lokal auf seinem Rechner oder seinem Laufwerk gespeichert hat und pflegt. Er speichert eine schreibgeschützte Kopie der Library auf dem gemeinsamen Laufwerk zur Ansicht für alle Kollegen und ersetzt diese regelmäßig durch die aktualisierte Datei. Die Teammitglieder können die schreibgeschützte Datei parallel öffnen, darin suchen, Literaturlisten erstellen, Datensätze herauskopieren und in Word zitieren. 7.7 Kompatibilität mit Programmen wie Evernote, Scrivener etc... Im Gegensatz zu Microsoft Word und unter Windows auch für OpenOffice Writer gibt es für andere Programme kein Cite While You Write Plug-In (CWYW). Arbeiten Sie mit einem anderen Programm wie beispielsweise Scrivener haben Sie folgende Möglichkeiten: Möchten Sie in Ihrem Text eine Quelle hinzufügen, markieren Sie den entsprechenden Eintrag in EndNote und kopieren diesen über Strg+C/Strg+V in Ihren Text. In Ihrem Textverarbeitungsprogramm wird die Zitation dann folgendermaßen aussehen: {Autornachname, Jahr #EndNote ID}. Haben Sie Ihre Arbeit fertig geschrieben und alle Quellen eingefügt, speichern Sie Ihren Text als.rtf- oder.odt-datei. Diese lesen Sie anschließend in EndNote über das Menü Tools => Format Paper ein. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Ihnen EndNote alle Zitationen anzeigt, die es zuordnen kann. Über das Abbildung 34: Zitation und Literaturverzeichnisse in.rtf- oder. odt-dateien formatieren 32 / 40

33 Dropdown-Menü Output Style legen Sie fest, in welchem Zitierstil Zitationen und Literaturverzeichnis formatiert werden. Klicken Sie anschließend auf Format und wählen Sie Speicherort, Dateiformat und Dateinamen aus. Die vorläufigen Zitationen in geschweiften Klammern werden ersetzt und das Literaturverzeichnis erstellt. Anders als in Word wird dieses Literaturverzeichnis beim Einfügen eines neuen Quellennachweises nicht automatisch aktualisiert, da es sich hier um statischen Text handelt und nicht um aktive Feldfunktionen. Wollen Sie nachträglich noch Zitationen hinzufügen oder verändern, verwenden Sie bitte Ihren Ursprungstext, der noch die Zitationen in geschweiften Klammern enthält, sonst wird Ihnen beim neuerlichen Formatieren ein zweites Literaturverzeichnis erstellt. Passen Sie diesen Text an und formatieren Sie das Dokument erneut. 8 Manuscript Matcher Wie finde ich das passende Journal für meinen Artikel? Über den EndNote Web Account bietet EndNote die Möglichkeit, nach Journals zu suchen, in denen Sie Ihren eigenen Artikel inhaltlich sinnvoll platzieren können. Diese Funktion nennt sich Manuscript Matcher. Sie finden die Funktion in Ihrem EndNote Web Account über das Menü Übereinstimmung. Abbildung 35: Manuscript Matcher in EndNote Web Dort geben Sie Titel und Abstract Ihres Artikels ein. Ihre Referenzen sind nicht zwingend notwendig, ermöglichen jedoch ein sehr viel besseres Suchergebnis. Wenn sie Ihre Referenzen in einem Ordner in EndNote Web gesammelt haben, wählen Sie diesen Ordner im Feld Referenzen aus (Abb. 36). Anhand des Titels, des Abstract- und ggf. der Quellen sucht der Manuscript Matcher im Web of Science nach Journals, in denen inhaltlich ähnliche Artikel veröffentlicht werden. Das Resultat kann z.b. so aussehen (s. Abb. 37): 33 / 40

34 Abbildung 36: Manuscript Matcher - Informationen zum Artikel eintragen Sie erhalten bis zu zehn Vorschläge. Für jedes Journal sehen Sie, welche Begriffe inhaltlich wie stark mit den dort diskutierten Themen übereinstimmen (1), den Impact Factor (2) und in welchem Fachbereich dieses Journal zu verorten ist (3). Sie erhalten Informationen über den Herausgeber der Zeitschrift (4), einen Link zur Homepage, auf der Sie sich weiter informieren können (5) und einen direkten Link, über den Sie Ihren Artikel bei der jeweiligen Zeitschrift einreichen können (6). In Abb. 37 können Sie außerdem sehen, dass Open Access Zeitschriften als solche gekennzeichnet sind (7). Ein Video zum Manuscript Matcher finden Sie hier: 34 / 40

35 Bitte beachten Sie, dass dies keine Garantie darstellt, dass Ihr Artikel auch akzeptiert wird Abbildung 37: Journal-Empfehlung durch den Manuscript Matcher 9 Weitere Importmöglichkeiten Neben den bereits im EndNote Basiskurs vorgestellten Möglichkeiten, Literatur in EndNote aufzunehmen (manuell, Export aus dem Online-Katalog, Export aus Datenbanken, Online Search aus EndNote heraus), gibt es weitere Möglichkeiten des Imports. So bietet Endnote z.b. eine Bookmarklet an, um Internetquellen schnell zu übernehmen, während Google Scholar einen speziellen Downloadlink für den Import in Endnote zur Verfügung stellt. 35 / 40

36 9.1 EndNote Capture Bookmarklet Mithilfe des EndNote Capture Bookmarklets lassen sich Internetquellen aufnehmen. Das Bookmarklet finden Sie in Ihrem Endnote Web Account im Menü Herunterladen. Ziehen Sie das Bookmarklet Referenz erfassen per Drag-and-Drop in die Symbolleiste Ihres Browsers. Abbildung 38: EndNote Capture Bookmarklet einrichten Wollen Sie bspw. eine Internetseite als Referenz speichern, klicken Sie auf das Bookmarklet in Ihrem Browser. Es öffnet sich folgendes Fenster: Abbildung 39: Speichern einer Internetseite mit dem EndNote Capture Bookmarklet 36 / 40

37 EndNote übernimmt die Daten, die es zur Referenz finden kann. Gerade bei Webseiten sind diese Informationen häufig unvollständig und fehlerhaft. Prüfen und ergänzen Sie die Daten daher besonders sorgfältig. Anschließend wählen Sie, ob Sie die Referenz in Endnote (Desktop) oder direkt in Ihrem EndNote Web Account (my.endnote.com) speichern wollen. Klicken Sie auf Ort, um die Referenz zu speichern. 9.2 Import aus Google Scholar In Google Scholar haben Sie die Möglichkeit, sich einen direkten Link zum Import von Referenzen in Endnote anzeigen zu lassen (s. Abb.38). Abbildung 40: EndNote-Import-Link in Google Scholar Dazu gehen Sie in Google Scholar in die Einstellungen und dort in den Tab Suchergebnisse. Dort wählen Sie unter dem Punkt Bibliographie-Manager aus, dass Ihnen die Links zum Import von Literaturverweisen in EndNote angezeigt werden (Abb. 41). Wählen Sie EndNote aus dem Drop- Down-Menü aus. Speichern Sie die geänderten Einstellungen. Bei Ihrer nächsten Recherche wird Ihnen für jeden Titel ein Link zum direkten Import in EndNote angezeigt. Importieren Sie die Daten wie beim Import aus Datenbanken oder Katalogen über den Direktimport, indem Sie die Importdatei direkt mit Endnote öffnen. 37 / 40