ELO Archive Link for PDS Vollautomatische Belegverarbeitung

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1 Leistungsmerkmale Diese Schnittstelle bietet eine tiefe Integration zwischen der ERP-Applikation von PDS und der DMS-Software ELO. Der besondere Vorteil liegt darin, dass nicht nur ein- und ausgehende Belege archiviert, sondern komplette betriebliche Abläufe in elektronische Standardprozesse umgesetzt werden. Durch die Vielzahl der Funktionen und einer ganzheitlichen Betrachtung der Unternehmensbereiche können bereits mit einer einfachen Standardinstallation Betriebsabläufe wesentlich rationeller gestaltet werden. PDS Vertrieb DIS Vollautomatische Archivierung selbsterzeugter Belege Die Belegarten Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung inkl. aller Rechnungsarten wie Regie- oder Projektrechnungen und Gutschrift werden im Bereich DIS von PDS wie gewohnt ausgedruckt. Die Archivierung in ELO erfolgt auf Basis der von PDS für die Archivierung bereitgestellten TIF- und XML- Daten vollautomatisch. Bei der Archivierung können den Ausdrucken je Belegart unterschiedliche Firmen-Briefbögen zugemischt werden. Sogar die Zumischung unterschiedlicher Hintergrund Formulare für Erst-, Zwischen- und Schlussseite innerhalb einer Belegart ist möglich. Das lästige, manuelle Ablegen der Belege entfällt damit komplett! Kundendienst/Wartung Die Belegarten Rechnung/Gutschrift aus dem PDS- Modul Kundendienst/Wartung werden in PDS wie gewohnt gedruckt und wie die Rechnungen/ Gutschriften aus DIS vollautomatisch in ELO abgelegt. Die Optionen der Mischfunktionalität von Briefbögen entspricht denen der DIS-Belege. Integration Ihrer Geschäftsprozesse Die Schnittstelle beinhaltet eine Businesslogik, die echten Mehrwert in Ihr Unternehmen bringt. So legen Angebote und Auftragsbestätigungen Interessentenund Projektakten an, sofern diese noch nicht existieren. Weitere Unterregister innerhalb der Projektakte können Sie auf Wunsch selbst gestalten. Logische Kopie: Neben der automatischen Ablage einer Rechnung/ Gutschrift im Bereich Buchhaltung wird eine logische Kopie in der Projekt- bzw. Objektakte erzeugt. Physisch ist der Beleg jedoch nur einmal im Dateisystem gespeichert. Intelligente Ablage: Ein geändertes PDS-Suchwort führt bei Ablage bestimmter selbsterzeugter Belegarten zu einem automatischen Update in der Projekt/Objektakte. Lieferschein, Kundenanfrage, Kundenbestellung, Schriftverkehr Vertrieb: Einfache Projekt/Objekt-Zuordnung und Datenabgleich auf Aktenbasis. Kundennr., Suchwort, Kostenträgernr. etc. werden vollautomatisch ergänzt.

2 Nachvollziehbare Historisierung Alle Belege werden jeweils mit zum Zeitpunkt der Archivierung gültigen Rahmeninformationen wie Briefbogen und Indexwerten gespeichert. Damit werden auch Änderungen z. B. des Kundennamens historisiert und bleiben damit nachvollziehbar. Verschlagwortung Bereits vordefinierte Belegarten sind als Auswahlliste in die Maske integriert und müssen bei manueller Ablage nur noch ausgewählt werden. Die Verschlagwortung/Indizierung erfolgt einheitlich über die ELO-Ablagemaske PDS Belege. Abb. 1: Vordefinierte Belegarten Abb. 2: Ablagemaske PDS Belege

3 Vordefinierte Aktenstrukturen einfach und frei konfigurierbar! Aufgrund der Belegarten-Auswahl erfolgt die Zuordnung in die korrekte Archivstruktur automatisch. Abb. 3: Angebot in Interessentenakte Abb. 5: Rechnung in Projektakte Abb. 4: Service-Rechnung in Objektakte Abb. 6: Rechnung in Debitorenakte/Buchhaltung

4 PDS Einkauf Eigenbelege PDS-Bestellwesen Der Druck von Bestellung oder Preisänderungsprotokoll erfolgt aus der Druckvorschau per ELO-Standard- Drucker wahlweise als TIF oder PDF direkt in den ELO -Posteingang. Minimal vorverschlagwortet wird die Lieferantenakte automatisch angelegt, falls noch nicht vorhanden. Hat sich das Suchwort des Lieferanten in PDS geändert, so wird dieses auf Aktenebene automatisch aktualisiert. Auch die Abbildung projektbezogener Einkaufsvorgänge ist problemlos möglich: Wird eine Projektnummer vorgegeben, so wird automatisch eine logischen Kopie in der Projektakte angelegt. Fehlende Daten wie z. B. Angebotsnummer, Kostenträgernummer werden dabei aus der Projektakte automatisch an das Dokument übergeben. Weitere Belegarten Einkauf Mit entsprechend vordefinierter Business-Logik versehene weitere Belegarten sind fertig eingerichtet: - Anfrage an Lieferant - Anfrage von Lieferant - Angebot von Lieferant - Auftragsbestätigung von Lieferant - Schriftverkehr Einkauf Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich bei dem abzulegenden Dokument um - Standard-Grafikformate wie JPG, TIF, BMP - Standard-CAD-Formate - Fax - Papier-Scan - Outlook - MS Word, MS Excel, MS PowerPoint etc. handelt: Der Ablauf ist stets einheitlich und durchgängig, so dass kein unnötiger Medienbruch entsteht. Ablagelogik, automatische Prüfung auf existierende Lieferanten-/Projektakte sowie Datenübergabe aus existierender Akte an das Dokument sind voll integriert. Die Zuordnung zur Akte erfolgt dabei problemlos mittels einfacher Eingabe der Projektnummer. Abb. 7: Bestellung in Lieferantenakte Abb. 8: mit Referenzierung in Projektakte

5 Rechnungseingang mit Workflow Die Eingangsrechnung wird mit Barcode-Label versehen und eingescannt. Als Barcode können wahlweisefertig vorbereitete Labels von der Rolle oder selbsterzeugte Etiketten verwendet werden. Die Barcode-Erkennung speichert die Barcodenummer in ELO und ordnet diese der Buchung in der PDS-Fibu entsprechend zu. Die Verschlagwortung und Ablage erfolgt automatisch. Dynamischer Workflow: Der Bau-/Projektleiter wird auf Basis des Gliederungs- Schlüssels lt. Kostenträger PDS automatisch ermittelt oder manuell vorgegeben. Damit erhält der Verantwortliche den Rechnungsbeleg und kann diesen im ELO-Workflow freigeben. Optional kann zusätzlich eine abweichende, belegindividuelle Workflow-Laufzeit vorgegeben werden. Der Workflow kann mittels ELO-Funktionalität beliebig auf kundenspezifische Anforderungen angepasst werden. Abb. 10: Eingangsrechnung mit Barcode Sie haben die Freiheit, den gewünschten Ablauf flexibel von Rechnung zu Rechnung frei zu wählen. Je nachdem, ob der Rechnungsbeleg erst gebucht und dann freigegeben, oder erst die Freigabe erteilt und dann gebucht werden soll. Beide Varianten könnten bequem im Stapel auch parallel zueinander gewählt werden. Abb. 11: Ablagemaske Rechnungseingang Abb. 9: Workflow-Schema Rechnungsprüfung Jeder Bearbeitungsschritt - z. B. welcher Mitarbeiter hat wann welchen Beleg bearbeitet und genehmigt - wird protokolliert. Es kann jederzeit auch nach Jahren noch nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter mit dem Dokument gearbeitet und Freigaben erteilt hat. Abb. 12: Historie erledigter Workflows

6 Frühes Buchen Spätes Buchen Abb. 13: Ablauf Frühes Buchen Abb. 14: Ablauf Spätes Buchen

7 PDS Personalwesen Der Druck eines Personalstammblatts erfolgt aus PDS über die Druckvorschau direkt in den Posteingang von ELO. Je nach Auswahl des ELO-Standard-Druckers erfolgt die Archivierung wahlweise im TIF- oder PDF- Format. Durch minimale Eingaben wird die Personalakte automatisch angelegt, falls noch nicht vorhanden. Beispiele: Abteilungsumzug, Namensänderung, Kosten- Stellen-Änderung. So bleiben die Personalakten stets up to date. Als weitere Belegart ist die Lohnabrechnung vorgesehen. Nach Eingabe der Personalnummer wird sie automatisch zur entsprechenden Personalakte archiviert. Zur Sicherheit können sämtliche Personal-Dokumente ohne Mehraufwand verschlüsselt werden. Abb. 16: Ablagemaske Personal Abb. 15: Archivstruktur Personalakte Bei wiederholter Ablage eines Personalstammblatts werden alle relevanten Zusatzdaten lt. PDS- Personalstamm vollautomatisch aktualisiert. Archivierung sonstiger Belege Weitere Belege wie Journale, Kontenblätter, Auswertungen können statt auf Papier ganz einfach in ELO archiviert werden. Je nach Auswahl des ELO-Standard- Druckers wahlweise im TIF- oder PDF-Format. Kontoauszüge werden gescannt und per ELO Standard- Funktionalität archiviert. Es können beliebig weitere Belegarten konfiguriert werden. Das spart Zeit, Platz und Geld! GoB + GdPDU Mailarchivierung ELO ist in der Lage, alle Anforderungen der Finanzverwaltungen an die revisionssichere Archivierung zu erfüllen. Mailempfänger, Mailabsender sowie der Mailbetreff als Kurzbezeichnung werden automatisch mitgespeichert. Durch die Integration Ihrer Businesslogik wird die geforderte vorgangsbezogene archivierung ermöglicht.

8 Bequeme Belegrecherche dank Click & View-Technologie! Hier bietet die Schnittstelle gleich mehrere Möglichkeiten, äußerst schnell und bequem auf alle archivierten Belege und Vorgänge zuzugreifen. 1. Direkt aus der PDS-Lösung heraus mittels F-Tasten Beispiel 1: Anzeige aller Vorgänge betreffend Kundennummer Beispiel 2: Anzeige des Angebots mit der Belegnummer Abb. 17: Kundenauswahl in PDS-CRM Abb. 20: Angebots-Auswahl in PDS-CRM Abb. 18: F4 Archiv-Anzeige Abb. 21: F4 Archivanzeige Angebot Abb. 19: Trefferliste in ELO Abb. 22: Angebot wird in ELO angezeigt 2. Über die Suchfunktionen in ELO Nach allen vom Anwender konfigurierten Merkmalen kann gesucht werden. Zwei Beispiele: - Eingabe der Belegnummer 4711 in der Suchmaske zeigt den dazugehörigen Beleg - Eingabe Debitoren-Name BMW in der Suchmaske zeigt alle Belege zur Firma BMW Natürlich kann die Suche auch per Datumseingabe zeitlich eingegrenzt werden. 3. Volltextsuche Mittels der in ELOprofessional integrierten OCR-Erkennung und Volltextsuche ist sogar das Auffinden der Belege anhand von beliebigen Textinhalten innerhalb eines Dokuments möglich. Die Volltext-Funktionalität unterstützt alle gängigen Dateiformate, so dass stets optimale Suchergebnisse erzielt werden.

9 Voraussetzungen In jeweils aktueller Version: PDS mit Fibu + Bebu optional mit PDS-Modulen Personal und Kd.-Dienst/ Wartung ODBC-Datenquelle PDS32 für Zugriff auf die PDS- Datenbank Nutzung von ELOworkflow ist nur i.v.m. ELOprofessional und ELOenterprise möglich. ELO Client auf Server Bei Einsatz von fortlaufenden Barcode-Etiketten von der Rolle ist kein Barcode-Drucker erforderlich. MS-Access für Altdatenübernahme Version auf Anfrage ELOoffice 8, ELOprofessional / ELOenterprise Version 6 und 7 Highlights Mandantenfähigkeit *) Intelligente Dokumenten-Ablage durch direkten Datenabgleich mit PDS-Daten an den Schlüsselstellen z. B. automatisches Update bei geändertem Suchwort. Individuelle Template-Definition einer Projektakte durch den Anwender möglich. Vereinfachter DMS-Ein-/Umstieg durch Modus Altdatenübernahme *) Dynamischer ELO-Workflow auf Basis des Verantwortlichen lt. PDS-Gliederungsschlüssel **) Im Rahmen der laufenden Softwarepflege werden die Funktionen stetig weiterentwickelt und die Software an die jeweiligen Versionsstände von PDS und ELO angepasst. *) Abb. 23: Konfiguration eines PDS-Mandanten in ELO **) Abb. 24: Zahlungsfreigabe-Empfänger = PDS-Bauleiter Basis-Installation zum Festpreis SoftMate bietet eine Basis-Installation zum Festpreis. Datenübernahme aus bestehenden PDS-Archiven ist grundsätzlich möglich. Im Rahmen der Basisinstallation unterbreiten wir gerne ein individuelles Angebot. Stand: Juni 2015 by SoftMate GmbH Bildquelle: SoftMate GmbH