Kurzübersicht. Anlage 8. Aktenzeichen: T 025/99

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1 Anlage 8 Aktenzeichen: T 025/99 Referat/Eigenbetrieb: Dienststelle: Baureferat Hauptabteilung Hochbau Gegenstand der Prüfung und erfasster Zeitraum: Generalinstandsetzung der Schule am Gotzinger Platz; Prüfung der Baumeisterarbeiten und der Architekten- und Ingenieurleistungen (HJ ) Kurzübersicht Feststellungen des Rechnungsprüfungsausschusses Empfehlungen/ Anregungen des Rechnungsprüfungsausschusses Erledigung durch die geprüfte Stelle Gewerk Baumeisterarbeiten: 3 Lose Mengenansätze und Leistungsbeschreibung Unberücksichtigte Bieterbemerkungen Die Verdingungsunterlagen hatten erkennbar fehlerhafte Mengenansätze in allen 3 Losen. Das Baureferat wertete Mengenabweichungen nicht aus. Der Baubestand wurde nicht gezielt anhand der Erkenntnisse auf die zu erbringenden Leistungen nachfolgender Lose untersucht. Es erfolgte eine Änderung der Verdingungsunterlagen eines Bieters durch Korrektur eines Ausschreibungsfehlers nach Rücksprache mit dem Architekten. Das Baureferat und die anderen Bieter wurden davon nicht informiert. Die Leistungen Externer und die Ermittlung der Mengenansätze sind sorgfältiger zu kontrollieren Werden einem Bewerber wichtige Aufklärungen über die Grundlagen der Preisermittlung gegeben, so sind auch die anderen Bewerber zu informieren ( 17, Nr. 7, Absatz 2 VOB/A) Änderung von Einheitspreisen Es wurden mit einem Bieter in einem Bietergespräch 4 Einheitspreise aus seinem Angebot neu vereinbart. Dadurch wurde eine korrekte Wertung unmöglich. Es wurde gegen tragende Wettbewerbsbedingungen verstoßen. Verhandlungen über Preise und Änderungen der Angebote sind unstatthaft. Das gesamte Vergabeverfahren der EU-weiten Ausschreibung wurde gefährdet. Über neue Preise eines Angebots darf grundsätzlich nicht verhandelt werden, sondern nur zur Aufklärung des Angebotsinhalts ( 24, Nr. 3 VOB/A) Fehlender Einheitspreis Ein fehlender Einheitspreis in einem Angebot wurde mit dem Betrag Null vom Baureferat gewertet. Der tatsächliche Preis war ermittelbar. Die Wertung war falsch. Ist ein fehlender Preis durch Differenzbildung eindeutig ermittelbar, so ist dieser Preis zu werten (Kommentar 23 Nr. 3, Rdn. 10 VOB/A)

2 Seite 2 T 025/99 Baustelleneinrichtungspreis Der Bieter 1, der in allen 3 Losen den Zuschlag erhielt, bot extrem hohe Baustelleneinrichtungspreise an. Der daraus resultierende schnelle Geldrückfluss zu Beginn einer Maßnahme mit der Vergütung der 1. Abschlagszahlung stellt eine De-facto-Überzahlung dar. Der Wert der erbrachten Leistungen bleibt hinter dem Wert der geleisteten Zahlungen zurück. Es wird empfohlen, Zahlungsbarrieren einbauen, um Überzahlungen zu vermeiden. In die Wertung sind Zinsverluste des Auftraggebers einzubeziehen. Zusammenfassende Wertung der Leistungsbeschreibung Spekulative Preise Von 634 ausgeschriebenen Positionen im Los 2 wurden 189 Positionen nicht abgerechnet. Dies entspricht 30% der ausgeschriebenen Leistung. Innerhalb der Positionen kam es zu wesentlichen Mengenänderungen. Die Ausschreibung war mangelhaft. Diese Tendenz war bereits im Los 1 erkennbar und setzte sich abgeschwächter im Los 3 fort. Die mangelhafte Ausschreibung und die Kenntnisse aus Los 1 (Informationsvorsprung des Bieters) hat der Bieter 1 in Los 2 und Los 3 erfolgreich zur Spekulation genutzt. Es wurden die für den Bieter erkennbaren Schwachstellen der Ausschreibung ausführlich im Bericht aufgezeigt. Die Leistungen von Externen sind vom Baureferat in qualifizierten Stichproben zu prüfen. Die mit der Wertung von Angeboten betroffenen Sachbearbeiter sind durch das Kennen und Erkennen von Schwachstellen und der damit verbundenen Spekulationsmöglichkeit zu sensibilisieren. Zusage des Baureferats: Besonders gründliche Erarbeitung der Leistungsbeschreibungen und Mengenermittlungen bei Ausschreibungen in mehreren Losen Finanzielle Auswirkungen der Spekulation Der Vergleich der ersten 2 Bieter auf der Grundlage des Abrechnungsspiegels ergab in Los 2 und Los 3 eine Umkehrung der Bieterfolge und einen finanziellen Schaden in Höhe von: ,- DM brutto in Los 1 und ,- DM brutto in Los 3 Die mit der Wertung von Angeboten betroffenen Sachbearbeiter sind zum Thema Spekulationsangebote zu sensibilisieren Skonto/Nachlass Bürgschaften Überschneidung der Lose Gewerbeabfallentsorgung Bieter 1 bot im Los 1 bei Einhaltung der VOB- Fristen zur Rechnungsprüfung ein Skonto in Höhe von 2 % auf sämtliche Zahlungen an. Bei sämtlichen Zahlungen wurde das Skonto nicht abgezogen. Durch die Nichtbeachtung des Skontos entstand der Stadt ein Schaden von ca ,- DM brutto. Das Skonto im Los 3 wurde fehlerhaft zuungunsten des Bieters berechnet und ist zu korrigieren. Es wurden vom Baureferat von dem Bieter 1 in allen 3 Losen die nach den besonderen Vertragsbedingungen zu leistenden Sicherheiten nicht eingefordert. Es kam zu Überzahlungen infolge der Überschneidungen der Lose und der damit ersparten Aufwendungen in Höhe von mindestens ca ,- DM brutto. Durch fehlerhafte Abrechnung, die Nichteinhaltung der Gewerbeabfallentsorgungssatzung, die nicht durchgeführte Gewerbemülltrennung und fehlerhafte Nachtragsvereinbarungen entstand ein Schaden in Höhe von ca.: 3.000,- DM brutto in Los ,- DM brutto in Los 2 375,- DM brutto in Los 3 Vom Baureferat ist zu überprüfen, inwieweit Rückforderungen bei Einhaltung der Rechnungsprüfungsfristen möglich

3 T 025/99 Seite 3 Abrechnung von LV-Positionen Durch fehlerhafte Abrechnung in den LV-Positionen entstand ein Schaden in Höhe von ca ,- DM brutto in Los ,- DM brutto in Los ,- DM brutto in Los 3 Stundenlohnarbeiten Die Abrechnung der Stundenlohnarbeiten war sehr unübersichtlich. Es wurden u.a. Leistungen anderer Baustellen abgerechnet, oder Leistungen, die unter einer LV-Position zu erbringen gewesen wären. Es wurden Überzahlungen in Höhe von mindestens rund 1.900,- DM im Los 1 festgestellt. Nachträge Um Manipulationen und Überzahlungen auszuschließen, sind Preise zukünftig VOBgemäß anhand der Mehr- oder Minderkosten bzw. auf Basis des Hauptangebotes zu ermitteln. Zusammenfassung Baumeisterarbeiten Es wurden im Gewerk Baumeisterarbeiten als Ergebnis der mangelhaften Ausschreibung Nachträge in Höhe von ,- DM vereinbart, die nicht dem Wettbewerb unterstellt wurden. Bei den Nachträgen wurden zum Teil sehr hohe Preise akzeptiert. Fehlerhaft vereinbarte Nachträge führten zu folgenden vermeidbaren Mehrkosten: ,- DM in Los ,- DM in Los 2 Es wurden Überzahlungen bzw. vermeidbare Mehrkosten i. H. von rund ,- DM brutto festgestellt Vertrag Objektplanung Gebäude (planender Architekt) Architekten- und Ingenieurleistungen Vertrag Objektplanung für Gebäude Per Vertrag wurden HOAI-widrig 2 Honorarzonen für ein Objekt vereinbart. Die Ermittlung der 2 Honorarzonen erfolgte nach Objektliste und nicht mittels Feinbewertung. Die Vereinbarung ist anfechtbar. Die Gründe für die Reduzierung der Prozentsätze der Grundleistungen sind nicht dokumentiert und daher nicht nachvollziehbar. (Abweichende) Festlegungen im Vertrag, die den Honoraranspruch begründen, sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Nachtragsvereinbarung 1 Fehlerhafte Vereinbarungen zu Lasten der Stadt sind zu vermeiden. Die Verträge sind nach den Vorschriften der HOAI rechtlich korrekt abzuschließen. Abweichungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Nachtragsvereinbarung 2 Es wurden mit dem planenden Architekten 2 Nachtragsvereinbarungen zur Vergütung getroffen. Die Vergütung für besondere Leistungen der Leistungsphase 2 und 3 wurden zum Teil überhöht vereinbart. Der Nachweis der gerechtfertigten Vergütung in Höhe von ca ,- DM brutto (davon ca ,- DM Überzahlung) konnte vom Baureferat nicht erbracht werden. In der Leistungsphase 5 wurden besondere Leistungen vereinbart, die vermeidbare Mehrkosten i. H. von ca ,-DM brutto (davon ca ,- DM Überzahlung) zur Folge hatten. Der Von-Bis-Satz wurde nachträglich erhöht, obwohl dieser bei Auftragserteilung vereinbart sein muss. Die nachträgliche Erhöhung ist anfechtbar. Mehr als 4 Jahre später wurde der Von-Bis- Satz auf den Mindestsatz reduziert. Die Leistungsphase 5 wurde mit 25% statt bisher 20 % bewertet. Dies wurde mit der Nichtbeauftragung der Leistungsphase 8 begründet. Die Nachtragsvereinbarung ist nicht HOAI-konform. Die gerechtfertigte Vergütungserhöhung konnte mangels Dokumentation nicht nachgewiesen Fehlerhafte Vereinbarungen zu Lasten der Stadt sind zu vermeiden. Die Verträge sind nach den Vorschriften der HOAI rechtlich korrekt abzuschließen und nachvollziehbar zu

4 Seite 4 T 025/99 werden. dokumentieren. Umbauzuschlag und Bestandbeurteilung Zeitliche Trennung der Ausführung Das Baureferat vereinbarte einen erhöhten Umbauzuschlag, ohne die Gründe zu dokumentieren. Die außerhalb des Vertrages beauftragte und zusätzlich vergütete Bestandsbeurteilung als Vorleistung greift in die verschiedenen Leistungsphasen bei der Beurteilung der Bausubstanz ein. Auch im Umbauzuschlag ist die Erkundung der Substanz inhaltlich enthalten. Die gerechtfertigte Vergütung von rund ,- DM brutto konnte nicht nachgewiesen werden. Die zeitliche Trennung der Ausführung führte zu Mehrkosten, obwohl der Vertrag eine abschnittsweise Beauftragung ohne Anspruch auf Erhöhung des Honorars ermöglichte. Die vermeidbaren Mehrkosten betragen ,- DM brutto. Vereinbarungen, die von den Mindestsätzen abweichen, sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Vertraglich vereinbarte Möglichkeiten der Beauftragung sind vollständig auszuschöpfen. Abrechnung Leistungsphase 2-6 Vertrag Objektplanung Gebäude (ausführender Architekt) Die Schlussrechnung lag bis dato nicht vor. Es wurden u.a. Zeithonorare in Höhe von ,- DM für Urlaubsvertretung für Mitarbeiter des Baureferats und für Baustellen Jour Fixe in der Lph 8 abgerechnet. Diese zusätzlichen Mehrkosten entstanden u.a. durch die Trennung von Planung und Ausführung wegen notwendiger Abstimmungen zwischen Planer und ausführenden Architekten. Die inhaltlich zu erbringenden Leistungen wurden nicht dokumentiert. Es wurden HOAI-widrig für ein Gebäude 2 Honorarzonen bei den jeweiligen Losen festgelegt. Die Festlegungen unterschiedlicher Von-Bis- Sätze konnte nicht nachvollziehbar begründet werden. Das Gebäude wurde honorarmäßig wie 3 Einzelgebäude abgerechnet. Die Mehrkosten zu Lasten der Stadt betragen rund ,- DM brutto. Mehrkosten bei der Trennung von Planung und Ausführung auszuschließen. Fehlerhafte Vereinbarungen zu Lasten der Stadt sind zu vermeiden. Die Verträge sind nach den Vorschriften der HOAI rechtlich korrekt abzuschließen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Permanente Präsenz Das bauausführende Büro war im Rahmen der Objektüberwachung nach eigenem Ermessen auf der Baustelle. Zusätzlich wurde eine tägliche 8-stündige permanente Präsens für die Probleme des Schulbetriebs während der Bauphase vergütet. Diese Leistungen als Ansprechpartner hätten vom Baureferat erbracht werden müssen. Die vermeidbaren Mehrkosten zu Lasten der Stadt betragen rund ,- DM brutto Bauherrenaufgaben sind nicht an Externe zu delegieren. Einarbeitung Leistungsphase 8 Dem bauausführenden Architekten wurde für die Einarbeitung in eine zu übernehmende bereits laufende Maßnahme als Einarbeitungsaufwand zusätzlich ,- DM brutto vergütet. Die gerechtfertigte Vergütung konnte nicht nachgewiesen werden. Vom Baureferat im Rahmen der Objektüberwa- Mehrkosten, die nicht nachvollziehbar begründet werden können, auszuschließen.

5 T 025/99 Seite 5 chung erbrachte Leistungen wurden vom Honorar des Externen nicht abgezogen. Die Überzahlung beträgt rund ,- DM brutto. Vergütung von Zeithonoraren Leistungsphase 9 Mehrkosten auszuschließen. Mitzuverarbeitende Bausubstanz Da die vom Revisionsamt zur Prüfung benötigten Unterlagen nicht beim Baureferat vorlagen, wurden dem beauftragten Externen für die Zusammenstellung der Abrechnungsunterlagen rund 3.200,- DM brutto vergütet. Das Baureferat ist der in der Leistungsphase 9 zu erbringenden Grundleistung Zusammenstellung der Unterlagen als vereinbarte Eigenleistung nicht nachgekommen. Es wurden für die 2 externen Büros (Trennung von Planung und Ausführung) in den jeweiligen Verträgen unterschiedliche anrechenbare Kosten der mitzuverarbeitenden Bausubstanz für dasselbe Objekt vereinbart, die zu unterschiedlich hohen Kosten führen. Es liegen keine nachvollziehbaren Ermittlungen der Berechnungsmethoden der Vertragspartner vor, so dass die Angemessenheit nicht überprüft werden kann. Unterlagen, die Grundlagen der Rechnungslegung sind, sind einzufordern und als Nachweise aufzubewahren. Termin- und Kostenplaner Ermittlung der Honorarzone Zusammenfassung Architekten- und Ingenieurleistungen Bei Einschaltung eines Kosten- und Terminplaners werden die nicht zu erbringenden Teilleistungen des Architekten nach beim Baureferat festgelegten Regularien reduziert. Die Reduzierung erfolgte um 1 % geringer als beim Baureferat vorgegeben. Die Abweichung konnte nicht nachvollziehbar begründet werden. Die Mehrkosten betragen rund ,- DM brutto. Die Einordnung des Objekts hinsichtlich des technischen Schwierigkeitsgrades erfolgte falsch. Es wurde nach Objektliste die Honorarzonen III/IV zur Hälfte bis IV vereinbart. Die nachträgliche Feinbewertung ergab die Honorarzone III. Die Überzahlung aller überhöht abgerechneten Rechnungen ist vom Baureferat eigenständig zu ermitteln. Die stichprobenartige Prüfung hat ergeben, dass Mehrkosten in einer Größenordnung von mehr als ,- DM und Überzahlungen in Höhe von ,- DM vermeidbar gewesen wären. Mehrkosten, die nicht nachvollziehbar begründet werden können, auszuschließen. Künftig sind alle Abweichungen von Baureferatsinternen Regelungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Das Baureferat prüft, inwieweit Rückforderungen möglich Fazit Der Stadt sind bei 1 geprüften Gewerk und den ausschließlich geprüften Verträgen zur Objektplanung Gebäude mindestens Mehrkosten/Überzahlungen bzw. nicht nachvollziehbare Kosten (deren gerechtfertigte Vergütung nicht nachgewiesen werden konnte) in Höhe von ,- DM (= ca ,- ) entstanden. Bei der Auswahl der Externen werden strengere Maßstäbe angelegt. Das Baureferat führte zu den Fragen im HOAI Bereich einen Workshop durch. Zu den VOB- Themen finden lau-

6 Seite 6 T 025/99 fend Fortbildungsveranstaltungen statt. Eine neu aufgebaute digitale Hochbaubibliothek steht jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Es wurde ein Leitfaden für Projektmanagement entwickelt. Die Prüfungsfeststellungen wurden vom Rechnungsprüfungsausschuss in der Sitzung am mit der Ergänzung übernommen, dass das Baureferat aufgefordert wird, intern weitere Gewerke bzw. Lose auf eventuell mögliche Rückforderungen zu überprüfen.