HOAI-Berechnung im SAP -Projektsystem auf Basis HOAI 2013

Transkript

1 SONDERDRUCK JANUAR 2014 INFORMATIONSTECHNOLOGIE UND Immobilien HOAI-Berechnung im SAP -Projektsystem auf Basis HOAI 2013 Auf der Basis der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure in der Fassung vom 10. Juli 2013 (HOAI 2013) erfolgt die Entgeltberechnung für die in dieser Verordnung geregelten Leistungen von Architekten und Ingenieuren. Der Rechner wurde so erweitert, dass in der Standardauslieferung PROMOS.GT alle Leistungsbilder der HOAI mitgeliefert werden. 1. Begriffe und Funktionen der HOAI-Berechnung Die einzelnen von Architekten und Ingenieuren erbrachten Leistungen werden in Leistungsbildern zusammengefasst, z. B. 34 Leistungsbild Gebäude und Innenräume bei der Objektplanung. Sie gliedern sich in verschiedene Leistungsphasen, wie z. B. Grundlagenermittlung, Vorplanung usw. Die einzelnen Leistungsphasen (LPH) sind ihrerseits nochmals unterteilt. So werden beispielsweise bei Leistungsphase 1 Grundlagenermittlung die Grundleistungen (z. B. Klären der Aufgabenstellung) von den besonderen Leistungen (z. B. Bestandsaufnahme) unterschieden (weitere in [1]). Die Leistungsbilder werden mit Honorartafeln hinterlegt, welche über eine Kennzahl das Honorar für Honorarzonen mit einem Mindest- und Höchstsatz vorgeben. Über die Zwischenstufen, z. B. der anrechenbaren Kosten, wird linear interpoliert. Die Honorarzone wird über vorgegebene Bewertungsmerkmale bzw. über Objektlisten bestimmt, z. B. HOAI 2013 Anlage 10 Nummer 10.2 Objektliste für Gebäude Wohnhäuser und Hausgruppen in verdichteter Bauweise: Honorarzone 3 oder 4. Abbildung 1: HOAI-Berechnung nach Kostenschätzung, Reiter Leistungsphasen Abbildung 2: HOAI-Berechnung Berechnungsergebnis Neben der Ermittlung über Honorartafeln können nach HOAI auch Zeithonorare als Fest- oder Höchstbetrag mit einem Stundensatz vereinbart werden. Für Umbauten und Modernisierungen oder Instandhaltung und Instandsetzung gibt es Zuschläge, die sich nach dem Schwierigkeitsgrad der Leistung richten und in die Berechnung mit eingehen. Leistungen zur Projektsteuerung laufen in der HOAI unter Zusätzliche Leistungen. Die Leistungen und das Honorar können nach HOAI frei vereinbart werden. Detaillierte Leistungsbilder und auch die Honorierung finden sich in den Schriftreihen der DVP/AHO (Ausschuss der Verbände und Kammer der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung) wieder. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, weitere Leistungsbilder zur Verfügung zu stellen. Bezüglich der Berechnung sind individuelle Anforderungen, die sich aus dem Verhandlungsspielraum ergeben, in der Honorarberechnung zu berücksichtigen. Für eine Vielzahl der Leistungsbilder wird die Kostenermittlung nach DIN 276 in der Fassung vom Dezember 2008 mit ihren Stufen Kostenschätzung und Kostenberechnung zu Grunde gelegt. Die Kostenwerte IT UND IMMOBILIEN JANUAR

2 der DIN-Kostengruppen bilden die Grundlage für die Ermittlung der anrechenbaren Kosten. Ausgehend von der Stufe Kostenschätzung kann die Honorarberechnung in der Stufe Kostenberechnung fortgeführt werden. Liegen zum Zeitpunkt der Beauftragung noch keine Planungen vor, kann das Honorar auf Grundlage einer Baukostenvereinbarung berechnet und gesichert werden. Für die Kostengliederung der DIN 276 werden, sofern in der HOAI nach 4 auf die DIN 276 Bezug genommen wird, die Kostengruppen der DIN 276, in diesem Falle 2008, benötigt (DIN 276-1: ). An dieser Stelle sei auf die einschlägige Literatur zu dem Thema der Ermittlung der anrechenbaren Kosten und der Erstellung einer prüffähigen Honorarrechnung verwiesen. Die Planung oder Ausschreibung sowie Rechnungslegung/-prüfung nach den Kostengliederungen sind komplexe Vorgänge. Die Phasen Angebotsverhandlung, Vertragsabschluss bis hin zur Projektnachkalkulation sind entscheidende Prozesse. Fehler, die am Anfang begangen werden, können am Ende schwer wieder ausgemerzt werden. Da Projekte sich naturgemäß durch Einmaligkeit und Neuartigkeit auszeichnen, stoßen Automatismen schnell an ihre Grenzen. Weitere Argumente liefert hier die DIN HOAI-Rechner neue Leistungsbilder und Berechnungsverfahren Der HOAI-Rechner muss nun die Leistungsbilder und die in der HOAI vorgegebenen Berechnungsschritte für die Honorarermittlung abdecken. Der Rechner wurde so erweitert, dass in der Standardauslieferung PROMOS.GT alle Leistungsbilder der HOAI mitgeliefert werden. Abbildung 3: Leistungsbilder HOAI-Rechner Im Rahmen der Einführung bei PROMOS- Kunden in der städtischen oder kommunalen Gebäudewirtschaft wurden die folgenden weiteren Anforderungen gestellt und umgesetzt: eigene Leistungsbilder und Honorartafeln, die eigenverantwortlich gepflegt werden können; individuelle Berechnungsverfahren für besondere Leistungen bzw. Zusatzleistungen, z. B. Prozentsatz von anrechenbaren Kosten, Prozentsatz von Bruttokosten, Prozentsatz von 100% HOAI Grundleistung, Prozentsatz von Honorar einer Leistungsphase; spezifische Leistungsbilder mit Berechnung über Fremdhonorar, Zeithonorar als Prozentsatz und eigenen Leistungsphasen; Darstellung des vereinbarten Honorars und der 100 Prozent HOAI Grundleistung. Die Bedienung wurde durch die Einführung einer Kopierfunktion für HOAI-Berechnungen gleicher Leistungsbilder zwischen Projekten erleichtert. Die erfassten Berechnungen können über einen Einstiegsreport, z. B. gefiltert nach Projekt oder Erfasser, als Liste ausgewiesen werden. Ein Absprung in die Berechnung ist möglich. 3. Ermittlung der anrechenbaren Kosten Bei vielen Kundengesprächen und Präsentationen wurde der Wunsch geäußert, die für die Honorarermittlung notwendigen anrechenbaren Kosten automatisch aus dem SAP -Projektsystem zu ermitteln. Einige Rahmenbedingungen bzw. Prämissen müssen hierzu gelten, damit über die Systemeinstellungen eine Unterstützung und korrekte Berechnung im SAP -Projektsystem gegeben ist: Stufen der Kostenermittlung: Es werden die Werte jeweils im SAP -System vorgehalten: Kostenschätzung und Kostenplanung im Projektsystem sowie Kostenberechnung als Kostenplanung oder als Bestellanforderung (BANF). Es wird die DIN 276, in diesem Falle 2008, in der Projektstruktur genutzt. Bei einer Kostenermittlung über Bestellanforderungen müssen diese gleichermaßen nach den Kostengruppen 2 IT UND IMMOBILIEN JANUAR 2014

3 im SAP -System differenziert werden. Für die Projekte gibt es Vorlagen, sodass bei kleineren Maßnahmen eine Mindestgliederung gewährleistet wird. Optionale Kostengruppen und zusätzliche Informationen: DIN-Kostengruppen die optional sind, also je nach Vertragsverhandlung in die Ermittlung der anrechenbaren Kosten einfließen sollen, müssen manuell ausgewählt werden, zudem müssen ggf. die für die Berechnung notwendigen Zusatzinformationen erfasst werden, z. B. 4 Abs. 3 Anrechnung der Mitverarbeitung vorhandener Bausubstanz. Abbildung 4: Auswahl optionaler Kostengruppen oder Berechnungsverfahren Abbildung 5: 4(3) mitzuverarbeitende Bausubstanz berücksichtigen Abbildung 6: Berechnung der anrechenbaren Kosten IT UND IMMOBILIEN JANUAR

4 Abbildung 7: Übernahme der anrechenbaren Kosten in die HOAI Berechnung 4. Leistungsstand Erfassen und Abrechnen Für die Abrechnung und das Honorarmanagement werden zusätzlich zu der Honorarberechnung auch folgende Werte benötigt: Sollstunden: Über das beauftragte Honorar der HOAI-Berechnung werden mit Hilfe von Ressourcen und der Zeit/Tarif-Zuordnung im SAP -Controlling über den Honorarrechner automatisch Sollstunden kalkuliert. Die Ressourcen können für die planenden Ingenieure und Architekten, sowie für Gruppen oder Abteilungen aggregiert vorgegeben werden. Iststunden: Mit der Stundenerfassung auf Projektstrukturen der Honorare werden einerseits die eigenen Leistungen als Kosten im Projekt dargestellt und andererseits können Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt werden. Die Stundenerfassung selbst wird als Leistungsverrechnung abgebildet. Das heißt, dass eine Kostenstelle Leistungen für ein Projekt erbringt. Die Stundenerfassung im SAP -Standard stellt weiterhin sicher, dass Projektelemente (Honorare) und Budget integriert und überwacht werden können. Leistungsstände: Es werden Leistungsstände erfasst und chronologisch fortgeschrieben. Der Leistungsstand kann nominal, als Prozentwert oder in Stunden erfasst werden. Grundlage für den Leistungsstand ist das Honorar der aktuellen Honorarberechnung. Abbildung 8: Leistungsstand Stunden Abrechnung: Es existieren Abrechnungen als Abschlagszahlung bzw. als Teil- oder Schlussrechnung zum Projekt. Es wird der aktuelle Leistungsstand herangezogen. Die Rechnungsart wird vorgegeben. Die Abrechnung erfolgt zu einem kompletten Projekt. Über eine Kopierfunktion können die kompletten Leistungsstände in die Abrechnung übernommen werden. Buchung der Abrechnung: Mit einer eigenen Buchungsfunktion (kann auch als Batch aufgerufen werden) können die abgerechneten Werte verbucht werden. Die Buchungslogik wird über einen Funktionsbaustein im Customizing des Leistungsbildes eingestellt. Über diese Funktion können individuelle Anforderungen an die Verbuchung abgebildet werden. Möglich sind beispielsweise die Prozesse Leistungsverrechnung (mit zusätzlicher Erfassung von Personalnummer, Kostenstelle, Leistungsart) oder Ausgangsrechnung. 4 IT UND IMMOBILIEN JANUAR 2014

5 5. Auswertungen und Planungstool Die Berechnung des Honorars sowie die Erfassung der Leistungsstände und Abrechnungswerte können über separate Reports ausgewertet werden. Die Integration in das Projektsystem wird über Zuordnung der Projektplanungselemente in der Berechnung realisiert. Somit stehen diese Informationen für direkte Auswertungen und auch für die Übernahme in das SAP -Projektcontrolling zur Verfügung. In den Auswertungen und über eine logische Datenbank hier können die SAP -Queries genutzt werden stehen die folgenden Werte aus der Honorarberechnung, Stundenerfassung, Leistungserfassung sowie Abrechnung zur Verfügung: Honorare der Berechnungen Soll- und Ist-Stunden als Kosten und Stunden Leistungsstände als Nominal- und Prozentwert sowie in Stunden umgerechnet Abrechnungsstand als Nominal- und Prozentwert sowie in Stunden umgerechnet Abbildung 9: Beispiel einer Auswertung Die Werte lassen sich automatisiert in die SAP -Projektplanung übertragen. So kann in einem Planungstool z. B. das Honorar als Planwert auf das Projekt fortgeschrieben werden. Optional können die Werte überschrieben oder addiert bzw. mit einem Faktor versehen werden. Für die Ausgabe von Korrespondenzen wird die SAP -Druckworkbench genutzt. Über eine Formularklasse werden standardisiert Daten zum Projekt sowie zu den Honorarberechnungen, Leistungsständen und Abrechnungen bereitgestellt. Es werden Formulare als Smart- Forms ausgeliefert, die durch Kopieren und individuelle Anpassung einfach erweitert und ergänzt werden können. Kundenreferenzen für den Einsatz der HOAI-Berechnung im SAP -Projektsystem auf Basis HOAI: Gebäudewirtschaft Stadt Köln Gebäudemanagement Stadt Braunschweig Weiterführende Literatur: [1] HOAI 2013 Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, Textausgabe mit Interpolationstabellen,5. aktualisierte Auflage 2013, Rainer Eich, Verlagsgesellschaft Rudolf Müller GmbH & Co. KG, Köln [2] Projektmanagement Leistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft, Nr. 9, AHO-Fachkommission, Bundesanzeiger, 2. Auflage, Januar [3] Honorarmanagement bei Architekten- und Ingenieurverträgen, Dr. Lederer/ Dipl. Ing. Heymann, Bauwerk Verlag GmbH, Berlin 2005 IT UND IMMOBILIEN JANUAR

6 Leistungsumfang HOAI-Rechner Honorarberechnung, Honorartafeln Ermittlung der anrechenbaren Kosten Leistungsstand/Abrechnung neue/eigene Leistungsbilder, alle Leistungsbilder der HOAI Berechnungsverfahren, z. B. Prozent-Wert von anrechenbaren Kosten Vereinfachung der Berechnung: Kopierfunktion, Einstiegsliste Gruppen und Werte aus SAP -Projektplanung über Customizing Sollstunden, Iststunden, Honorar, Leistungsstand, Rechnungsstand Auswertungen und Korrespondenz Planungstool und Integration in das Controlling/Projektsystem eigene logische Datenbank Korrespondenz über SmartForms IMPRESSUM Herausgeber Jens Kramer Redaktion und Anzeigen Julia Franz Layout und Produktion Gabriele Keller Anschrift PROMOS PRESS Rungestraße Berlin-Mitte Repro und Druck X-Press Grafik & Druck GmbH IT&I erscheint halbjährlich im Frühjahr und im Herbst. PROMOS PRESS, 2014 Nachdrucke nur mit Genehmigung des Herausgebers. Die Zeitschrift erscheint als Beilage zu Fachzeitschriften bzw. wird direkt versandt. Darüber hinaus können Sie IT&I auch im Abonnenten-Service direkt beziehen. Die Porto- und Abwicklungsgebühr beträgt pro Ausgabe 4,50 Euro bzw. 8,50 Euro im Ausland. ISSN