Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin 10702 Berlin (Postanschrift) GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) IPV 11 Bearbeiter(in) Frau Schwierkus Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz 1 10707 Berlin Zimmer 1045 Telefon (030) 9012-5487 interne Vorwahl (912) Vermittlung (030) 90-0 Fax (030) 9012-3102 E-Mail Adresse e.schwierkus@lvwa.verwalt-berlin.de (email-adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum 17.05.2004 2. NEUFASSUNG! 2. NEUFASSUNG! 2. NEUFASSUNG! (ersetzt die Fassung vom 03.05.2004) Empfänger gem. Verteiler Änderungen sind durch Seitenstrich kenntlich gemacht. IPV Rundschreiben Nr. 09/2004 Betr.: Versetzungen zum Zentralen Personalüberhangmanagement - ZeP - Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: http://www.lvwa.verwalt-berlin.de T-Online:*Berlin# Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer 58-100 9 919 260 800 0 990 007 600 10 001 520 Bankleitzahl 100 100 10 100 200 00 100 500 00 100 000 00
- 2 - Übersicht der Themenkomplexe Betrifft 1 Allgemeines 1. 1 Anmeldung zur Datennachpflege BS/TF 1. 2 Muster der Druckausgaben BS/TF 2 Vorbereitungen durch die abgebenden Behörden 2. 1 Eingabe der Datumsart ZS Zentraler Stellenpool BS/TF 2. 2 Meldung der abgebenden Behörde BS/TF 3 Datennachpflege für ZeP durch abgebende Behörde 3. 1 Datenübernahme- und Nachpflegeprotokoll BS/TF 3.1.1 Infotypen 0000 Maßnahmen und 0001 Organisatorische Zuordnung BS/TF 3.1.2 Infotyp 0003 Abrechnungsstatus BS/TF 3.1.3 Infotyp 0007 Sollarbeitszeit BS/TF 3.1.4 Infotyp 0008 Basisbezüge BS 3.1.5 Infotyp 0013 Sozialversicherung und Auswirkungen auf die DEÜV TF 3.1.6 Infotyp 0029 Berufsgenossenschaft TF 3.1.7 Infotyp 0032 Betriebsinterne Daten BS/TF 3.1.8 Infotyp 0051 VBL/ZVE-Daten TF 3.1.9 Infotypen 0118 Kindergeldberechtigung, 0119 Festsetzung Kindergeld und 0232 Kindergeld BS/TF 3.1.10 Infotypen 0230 Zusatz zu P0008 PSG und 0231 Zusatz zu P0001 PSG BS/TF 3.1.11 Infotyp 0265 Sonderregelungen BS/TF 3.1.12 Zeitdaten BS/TF 3.1.12.1 Infotyp 2006 Abwesenheitskontingente BS/TF 3.1.12.2 Infotyp 2001 Abwesenheiten BSTF 3.1.12.3 Infotyp 0080 Mutterschutz/Elternzeit BS/TF 3. 2 Vorarbeitgeberdaten BS/TF 3.2.1 Urlaubs- / Krankenlohnaufschlag im Teilbereich Vergütung TF 3.2.2 Urlaubs- / Krankenlohnaufschlag im Teilbereich Lohn TF 3.2.3 Angaben zu Korrekturlohnarten für die Urlaubsaufschlagsberechnung im Teilbereich Lohn TF 3. 3 Simulation der Personalabrechnung BS/TF 4 Abschlussarbeiten in der abgebenden Behörde BS/TF 4. 1 Austritt BS/TF 4.1.1 Maßnahmenart/Maßnahmengrund BS/TF 4.1.2 Abmeldegrund im Infotyp 0051 VBL/ZVE-Daten TF 4. 2 Nachberechnungen BS/TF 4. 3 Löschen einer Personalnummer BS/TF 5 Übernahme des Personalfalls durch ZeP BS/TF 5. 1 Mitteilung über erfolgte Datenübernahme BSTF 5. 2 Löschen einer Personalnummer BS/TF 5. 3 Erste Personalabrechnung durch ZeP BS/TF 5.4 Änderung des Kennzeichens Sachbearbeiter Personal BS/TF
- 3-1 Allgemeines 1.1 Anmeldung zur Datennachpflege Zur Datennachpflege melden Sie sich bitte an Ihrem Rechner sowohl zu Ihrem eigenen Buchungskreis als auch zum Buchungskreis 3910 - ZeP - mit der jeweiligen Nutzerkennung an und rufen jeweils den versetzten / übernommenen Personalfall auf. Die im Buchungskreis 3910 vergebene Personalnummer entnehmen Sie bitte dem Datenübernahme- und Nachpflegeprotokoll. Wir empfehlen, die Bildschirme so einzustellen, dass in der Statusleiste (unterer Bildrand, rechtsbündig) die jeweilige Nutzerkennung angezeigt wird: Anklicken mit linker Maustaste, folgendes Menü öffnet sich: Zeile Benutzer mit linker Maustaste anklicken, Anzeige der Nutzerkennung in der Statuszeile: 1.2 Muster der Druckausgaben Bei der maschinellen Datenübernahme werden verschiedene Druckausgaben erstellt. Muster dieser Druckausgaben können aus technischen Gründen nur in Papierform ausgegeben werden. Sollten Sie dieses Rundschreiben auf elektronischem Weg erhalten, fehlen diese Muster daher. 2 Vorbereitungen durch die abgebenden Behörden 2.1 Eingabe der Datumsart ZS Zentraler Stellenpool Für die maschinelle Datenübernahme durch das SSC ist es erforderlich, dass die abgebende Behörde in den betroffenen Personalfällen im Infotyp 0041 Datumsangaben die Datumsart ZS Zentraler Stellenpool pflegt. Zu der Datumsart ist in jedem Fall als Datum der Erste des Monats anzugeben, zu dem die maschinelle Datenübernahme erfolgen soll (= Stichtag), siehe auch Schreiben der Senatsverwaltung für Finanzen vom 10.12.2003. Dabei ist zu beachten,
- 4 - dass die Datenübernahmen nur zu einem in der Zukunft liegenden Termin durchgeführt werden können. Die maschinelle Datenübernahme erfolgt unmittelbar nachdem alle Behörden die jeweilige Personalabrechnung / Folgeaktivitäten beendet haben. Um die maschinelle Datenübernahme zum gewünschten Termin sicherzustellen, ist die Datumsart ZS spätestens am letzten Tag des unmittelbar vor dem Stichtag liegenden Änderungsdienstes einzupflegen. Beispiel: Die maschinelle Datenübernahme für einen Angestellten soll zum Stichtag 01.06.2004 durchgeführt werden. Letzter Tag des Änderungsdienstes: 30.04.2004 = letzter Tag für die Eingabe der Datumsart ZS Maschinelle Datenübernahme unmittelbar nach der Personalabrechung / Folgeaktivitäten Tarif 05/04 2.2 Meldung der abgebenden Behörden Die abgebenden Behörden melden spätestens am ersten Tag der Personalabrechnung dem SSC per E-Mail, ob und wieviel Personalfälle übernommen werden sollen. Des weiteren ist die Nutzerkennung anzugeben, der die Spools (Druckausgaben aus der Datenübernahme) zugeordnet werden sollen. 3 Datennachpflege für ZeP durch abgebende Behörde Die Datennachpflege ist in Einzelbildpflege durchzuführen. Die nachfolgenden Hinweise sind aus Sicht des SSC zusammengestellt und enthalten Hinweise für die Daten, für die Besonderheiten - unabhängig vom einzelnen Personalfall - zu beachten sind. Beachten Sie bitte auch die Verfahrenshinweise, die die Senatsverwaltung für Finanzen (ZeP) mit Schreiben vom 10.12.2003 gegeben hat. 3.1 Datenübernahme- und Nachpflegeprotokoll Die Daten des zum Zentralen Personalüberhangsmanagement versetzten Personalfalls werden teilweise maschinell übernommen. Als Dokumentation der Datenübernahme wird das Datenübernahme- und Nachpflegeprotokoll (Anlage 1) ausgegeben. Aus dem Protokoll ist ersichtlich, welche Infotypen für den jeweiligen Personalfall maschinell übernommen wurden. Prüfen Sie bitte, ob die Übernahme korrekt erfolgte und bestätigen Sie dies durch Sichtvermerk auf dem Protokoll. Aus dem Protokoll sind auch die Infotypen ersichtlich, die zum Zeitpunkt der Datenübernahme zur alten Personalnummer zwar vorhanden waren, deren Übernahme maschinell jedoch nicht möglich war. Prüfen Sie bitte für diese nicht übernommenen Infotypen, ob ein Anlegen zur neuen Personalnummer erforderlich ist und legen Sie diese ggf. an. Bestätigen Sie die erfolgte Prüfung / Nacherfassung bitte ebenfalls mit Sichtvermerk auf dem Protokoll. Wurde bei der maschinellen Datenübernahme festgestellt, dass in den einzelnen Infotypen Datensätze vorhanden sind, deren Beginndatum nach dem Stichtag liegt, wurden diese entweder ebenfalls übernommen oder es wurde im Protokoll das Vorhandensein vermerkt. Auch hier ist wie oben beschrieben zu verfahren.
- 5-3.1.1 Infotypen 0000 Maßnahmen und 0001 Organisatorische Zuordnung In diesen Infotypen sind die Feldinhalte folgender Felder nicht übernommen, sondern mit Werten gefüllt bzw. ohne Wert angelegt worden (Änderungen werden hier vom Personalservice im ZeP vorgenommen!): Feld: Neu: Bemerkung: Personalbereich BMxx xx steht für die Kennzahl des bisherigen Abrechnungskreises Beispiel: AbrKs alt 04 u. 54 neu BM04 Ausnahme: AbrKs alt 03 u. 51 neu BM01 Personalteilbereich W001 bzw. O001 abhängig von der bisherigen Zuordnung zum Abrechnungsverband West oder Ost Finanzstelle 2809/xxxxx ggf. anders lautendes Kapitel wurde maschinell ersetzt, Unterkonten nicht übernommen und sind auch nicht nachzupflegen SB-Kennz. Personal Pxx immer SB-Kennz. Zeiterf./Geschäftsz. A00 immer Dienstart/Unterdienstart 00 immer Block Organisationsstruktur ohne Wert BuKr 3910 noch nicht integrativ Der Feldinhalt zum Internen Verteiler wurde aus den Daten der alten Personalnummer übernommen, da so die Verteilung der in der Personalabrechnung erzeugten Unterlagen (z.b. Entgeltnachweise) für ZeP erleichtert wird. Hinterlegen Sie bitte bei der neuen Personalnummer im Infotyp 0001 Organisatorische Zuordnung mit der Funktion Text pflegen (Menü Bearbeiten Text pflegen oder Tastatur F9-Taste) Namen und Telefonnummer der Sachbearbeiter aus Ihrem Personalservice, die für ZeP bei Rückfragen zu diesem Personalfall als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. 3.1.2 Infotyp 0003 Abrechnungsstatus Dieser Infotyp ist zweimal protokolliert: Der im abgegebenen Personalfall vorhandene Datensatz wird maschinell nicht übernommen. Für den neuen Personalfall wurde der Infotyp bei der maschinellen Datenübernahme (= Eintritt) neu angelegt (Kennzeichen vorhanden ). In beiden Datensätzen ist zu prüfen, ob ggf. vorhandene Einträge geändert werden müssen. 3.1.3 Infotyp 0007 Sollarbeitszeit Wird ein Personalfall aus dem Buchungskreis 3310 - Polizeipräsident in Berlin - bzw. 3320 - Berliner Feuerwehr - zum Zentralen Personalüberhangsmanagement versetzt, ist folgendes zu beachten: Eine Arbeitszeitplanregel, die einen Schichtplan der Polizei bzw. Feuerwehr abbildet (XXXXPXXX bzw. XXXXSXXX), ist durch eine allgemeingültige Arbeitszeitplanregel zu ersetzen, die die gleichmäßige Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit auf fünf Tage abbildet.
- 6 - Im Feld Status Zeitwirtschaft ist die Kennzahl 0 = Keine Zeitauswertung zu hinterlegen. Besteht weiterhin der Anspruch auf eine Schichtzulage bzw. Wechselschichtzulage, ist diese manuell im Infotyp 2010 Entgeltbelege zu hinterlegen. Die Änderungen / Eingaben sind zu dokumentieren und bei Aktenabgabe an ZeP weiterzuleiten. 3.1.4 Infotyp 0008 Basisbezüge Bereich Besoldung: Ist bei Datenübernahme im Infotyp 0008 Basisbezüge zur Lohnart 1300 Überleitungszulage noch ein Wert > 0,00 vorhanden, wird dieser maschinell nicht übernommen. Der Wert ist manuell zu erfassen. Es erfolgt keine weitere maschinelle Abschmelzung der Überleitungszulage. Für den Personalservice ZeP ist ein entsprechender Hinweis in die bei Aktenabgabe mitzugebenden Unterlagen aufzunehmen. Ist bei der Datenübernahme im Infotyp 0008 Basisbezüge die Lohnart 1300 Überleitungszulage mit einem Wert = 0,00 vorhanden, wird die Lohnart maschinell nicht übernommen. Eine Lohnart, die im alten Personalfall unterhalb der Überleitungszulage vorhanden ist, rückt bei der Datenübernahme an deren Stelle auf. Achtung: Aus technischen Gründen kann es ggf. vorkommen, dass diese Lohnart - obwohl sie im Datensatz vorhanden ist - nicht zahlbar gemacht wird. Sollte dies zutreffen, ist die Lohnart zu löschen und erneut einzupflegen. 3.1.5 Infotyp 0013 Sozialversicherung und Auswirkungen auf die DEÜV Tarif Wurden Personalfälle ohne laufendes Entgelt versetzt, ist zu unterscheiden zwischen Personen mit Unterbrechungsmeldung und Personen mit einer endgültigen Abmeldung. Unterbrechungsmeldung (Ende der Lohnfortzahlung) mit anschliessender Abmeldung in der abgebenden Behörde liegt vor. Bei Pflege der Maßnahmenart Austritt wird systemseitig eine Abmeldung gefertigt. Da die Anmeldung zur Sozialversicherung im IPV-System erst bei Begrenzung der Abwesenheit rückwirkend ab Eintrittsdatum erfolgt, ist dem ZeP mitzuteilen, dass dort bei dieser Fallkonstellation eine manuelle SV-Anmeldung sofort zum Eintrittsdatum zu fertigen ist. Nach Rücksprache mit der AOK hat die Abgabe einer SV-Anmeldung auf die laufende Lohnersatzleistung der Krankenkasse keine negativen Auswirkungen. Eine doppelte SV-Anmeldung, die bei der Dienstaufnahme nachträglich systemseitig erzeugt werden wird, kann hingenommen werden. Am Infotyp 0013 Sozialversicherung ist nichts zu veranlassen. Abmeldung (Sonderurlaub > 12 Monate) in der abgebenden Behörde liegt vor. Alle Beitragsmerkmale im Infotyp 0013 Sozialversicherung sind auf 0 zu setzen. ZeP ist darauf hinzuweisen, dass erst bei tatsächlicher Dienstaufnahme die Beitragsmerkmale zu reaktivieren sind: mit dem tatsächlichen Dienstantrittsdatum ist ein neuer Datensatz im Infotyp 0013 Sozialversicherung anzulegen. Somit wird korrekterweise erst zum Dienstantritt eine SV-Anmeldung systemseitig erstellt. 3.1.6 Infotyp 0029 Berufsgenossenschaft Eine Änderung ist bei der Datennachpflege nicht vorzunehmen.
- 7 - Das ZeP sollte mit der Berufsgenossenschaft fachlich noch abklären, wie die Personalfälle zu versichern sind. 3.1.7 Infotyp 0032 Betriebsinterne Daten Im Feld Alte Personalnummer wurde die Personalnummer der bisherigen Beschäftigungsbehörde maschinell hinterlegt. Diese wird für die Schnittstelle zum Beihilfeverfahren benötigt. Wurden in der abgebenden Behörde ggf. weitere Informationen in diesem Infotypen abgelegt, wurden diese nicht übernommen und sind auch nicht nachzupflegen. 3.1.8 Infotyp 0051 VBL/ZVE-Daten Für den Buchungskreis 3910 werden zum Feld abweichende ZVE insgesamt folgende ZVE- IDs zur Auswahl angeboten: Neben den bereits bekannt gegebenen gültigen ZVE-IDs SA, SB und SC sind weitere ZVE- IDs wie folgt zu beachten: Die ZVE-ID SD ist nicht mehr relevant, da die Personalfälle, die im Abrechnungsverband Ost außerhalb Berlins tätig sind, für die DATÜV-ZVE nicht mehr mit einer besonderen Versicherungsart zu melden sind. Für diesen Personenkreis ist daher ebenfalls die ZVE-ID SB auszuwählen. Die ZVE-IDs SE und SF wurden für den Buchungskreis 3910 nicht aktiviert, sodass diese nicht auswählbar sind. Die ZVE-ID SG ist auszuwählen, wenn der laut Aussage der Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur einzige noch existierende VBLU-Fall im Abrechnungsverband West von der Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur zum ZeP versetzt werden wird. Im Abrechnungsverband Ost existiert kein VBLU-Fall mehr, sodass die ZVE-ID SH nicht mehr relevant ist. Die ZVE-ID SI ist für die angestellten Lehrkräfte im Abrechnungsverband Ost (ohne Sonderkontonummer), bei denen die Beitragslast zur VBL ausschliesslich dem Arbeitgeber auferlegt wird, auszuwählen (Personalabrechnung/Folgeaktivitäten erfolgen für diesen Personenkreis im Abrechnungskreis LM (weiterhin Zahltag der 15. eines Monats)). 3.1.9 Infotypen 0118 Kindergeldberechtigung, 0119 Festsetzung Kindergeld und 0232 Kindergeld Die für die Zahlung von Kindergeld relevanten Infotypen wurden maschinell nur übernommen, wenn die Endedaten der einzelnen Datensätze übereinstimmten. Wurden diese Infotypen maschinell nicht übernommen, sind sie ggf. manuell anzulegen. 3.1.10 Infotypen 0230 Zusatz zu P0008 PSG und 0231 Zusatz zu P0001 PSG Beide Infotypen werden indirekt bei Pflege des Infotypen 0008 Basisbezüge bzw. 0001 Organisatorische Zuordnung angelegt und können nicht explizit aufgerufen / geprüft werden.
- 8-3.1.11 Infotyp 0265 Sonderregelungen Besoldung: Es ist ein Datensatz mit dem Subtyp 01 Sonderzuwendung anzulegen, damit die jährliche Sonderzahlung im Dezember in voller Höhe zahlbar gemacht wird. Tarif: Es ist ein Datensatz mit dem Subtyp 01 Sonderzuwendung anzulegen, damit die Zuwendung im November in voller Höhe zahlbar gemacht wird. Ggf. ist ein Datensatz mit dem Subtyp 02 Urlaubsgeld anzulegen. 3.1.12 Zeitdaten Alle Infotypen aus diesem Bereich (Infotyp 2001 Abwesenheiten ff.) wurden nicht übernommen. Relevante Datensätze sind in der Datennachpflege mit dem Beginndatum Tag der Versetzung anzulegen. 3.1.12.1 Infotyp 2006 Abwesenheitskontingente Mit dem Anlegen dieser Datensätze ist zu beginnen, da diese ggf. für die Eingabe von Abwesenheiten erforderlich sind. Beim Anlegen der erforderlichen Datensätze ist der Restanspruch zu übernehmen. Wird ein Personalfall aus dem Buchungskreis 3310 - Polizeipräsident in Berlin - bzw. 3320 - Berliner Feuerwehr - zum Zentralen Personalüberhangsmanagement versetzt, ist folgendes zu beachten: Abwesenheitskontingente, die aufgrund der maschinellen Zeitauswertung bisher maschinell ermittelt wurden, sind jetzt außerhalb des IPV-Systems zu bearbeiten. Bei Inanspruchnahme dieser Zeitkontingente sind die daraus resultierenden Bezügebestandteile über die Pflege des Infotypen 2010 Entgeltbelege zahlbar zu machen. 3.1.12.2 Infotyp 2001 Abwesenheiten Beginnt eine Abwesenheit bereits vor dem Versetzungstermin und dauert über den Versetzungstermin an, legen Sie bitte den Datensatz mit dem Ersten des Versetzungsmonats und dem (voraussichtlichen) Endedatum an. Ist eine Erkrankung zu übernehmen, ist die Lohnfortzahlungsfrist manuell einzutragen. Wird ein Personalfall aus dem Buchungskreis 3310 - Polizeipräsident in Berlin - bzw. 3320 - Berliner Feuerwehr - zum Zentralen Personalüberhangsmanagement versetzt und hat dieser Personalfall bisher an der maschinellen Zeitauswertung teilgenommen, werden zu einem späteren Zeitpunkt besondere Pflegehinweise gegeben. 3.1.12.3 Infotyp 0080 Mutterschutz / Elternzeit Ein ggf. erforderlicher Datensatz ist mit den tatsächlichen Daten anzulegen (Diese können vor dem Versetzungstermin liegen!). Im Infotyp 2001 Abwesenheiten ist das Beginndatum der jeweiligen Abwesenheit auf den Ersten des Versetzungsmonats zu korrigieren. Ein Zuschuss zum Mutterschaftsgeld kann maschinell erst ab dem vierten Monat nach der Versetzung erfolgen. Der monatliche Zuschuss ist daher ggf. manuell zu berechnen und im Infotyp 0015 Ergänzende Zahlung zur Lohnart 3780 Zuschuss Mutterschaftsgeld zu erfassen.
- 9-3.2 Vorarbeitgeberdaten In der weiteren Druckausgabe Vorarbeitgeber / SV-Lüfte / Url.Krankenlohnaufschlag (Anlage 2) erhalten Sie die für eine ordnungsgemäße Personalabrechnung erforderlichen Daten aus dem bisherigen Beschäftigungsverhältnis. Neben den steuerrechtlichen Daten werden hier ggf. auch die SV-Lüfte sowie die Werte für die manuelle Vorgabe des Urlaubs- / Krankenlohnaufschlags ausgegeben. Die in der Druckausgabe enthaltene Angabe der Anzahl der SV-Tage ist rein informatorisch und nicht nachzupflegen. Pflegen Sie diese Werte bitte zur neuen Personalnummer im Infotyp 0093 Vorarbeitgeber bzw. mit den im Protokoll genannten Lohnarten im Infotyp 0014 Wiederkehrende Be/Abzüge bzw. Infotyp 0015 Ergänzende Zahlung und vermerken Sie die Datenerfassung auf der Druckausgabe. Die Druckausgabe ist bei Aktenabgabe mit an d. ZeP abzugeben. 3.2.1 Urlaubs- / Krankenlohnaufschlag im Teilbereich Vergütung Für das laufende Kalenderjahr ist der Urlaubs- / Krankenlohnaufschlag im Infotyp 0014 Wiederkehrende zur Lohnart 3090 zu erfassen. Sind bei Datenübernahme im Einzelfall Informationen vorhanden, die zwar zur Datennachpflege nicht relevant sind, die aber ggf. zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden, werden diese auf dem gesonderten Blatt Angaben zur Aufschlagsberechnung (Anlage 3) ausgegeben. Dieses Blatt ist bei Abgabe der Personalakte mit an d. ZeP zu übergeben. 3.2.2 Urlaubs- / Krankenlohnaufschlag im Teilbereich Lohn Für das laufende Kalenderjahr ist der Urlaubs- / Krankenlohnaufschlag im Infotyp 0014 Wiederkehrende zur Lohnart 3190 zu erfassen. Sind bei Datenübernahme im Einzelfall Informationen vorhanden, die zwar zur Datennachpflege nicht relevant sind, die aber ggf. zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden, werden diese auf dem gesonderten Blatt Angaben zur Aufschlagsberechnung (Anlage 3) ausgegeben. Dieses Blatt ist bei Abgabe der Personalakte mit an d. ZeP zu übergeben. Die Druckausgabe enthält ggf. auch eine Aufstellung der Werte, die in den sog. Aufschlags- Töpfen vorhanden sind und die bei der Ermittlung des Prozentsatzes für die Urlaubsaufschlagsberechnung berücksichtigt werden müssen bzw. die für die Prüfung der sog. Drei- Monats-Frist von Bedeutung sind (s. dazu auch Tz. 1.6 des IPV-Rundschreibens Nr. 31/2002 vom 25.11.2002). Auch diese Aufstellung ist an d. ZeP abzugeben. 3.2.3 Wechsel von nichtständigen zu ständigen Zuschlägen im Teilbereich Lohn Ständige Lohnzuschläge im Sinne des 67 Nr. 40 Abs. 1 BMT-G / BMT-GO sind Lohnzuschläge, die der Arbeiter mindestens drei Monate bis zu Beginn des Urlaubs für jede Arbeitsstunde, in der er tatsächlich gearbeitet hat, in derselben Höhe erhalten hat. Wird die betragliche Höhe unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist neu. Bei der Übernahme von Arbeitern zum Zentralen Personalüberhangsmanagement ist zu prüfen, ob Lohnzuschläge drei Monate gezahlt wurden und damit zu ständigen Lohnzuschlägen werden. Um darauf aufmerksam zu machen, dass in den vier Monaten vor der Versetzung Lohnzuschläge gezahlt wurden, bei denen die sog. Drei-Monats-Frist zu berücksichtigen ist, wird ggf. die Druckausgabe Lohnzuschläge im IT 0015 innerhalb der Drei-Monats-Frist (Anlage 5) erstellt. Bei Vorliegen dieser Druckausgabe mit entsprechenden Einträgen, ist von Ihnen zu prüfen, ob ein Lohnzuschlag ggf. zum ständigen Lohnzuschlag wird und manuell eingegeben
- 10 - werden muss. Auch diese Druckausgabe ist an d. ZeP abzugeben (ggf. mit einem Hinweis auf erneute / erforderliche Prüfung durch ZeP). 3.3 Simulation der Personalabrechnung Prüfen Sie bitte nach erfolgter Datennachpflege anhand einer Simulation, ob das Ergebnis der ersten Personalabrechnung im Buchungskreis 3910 mit dem Ergebnis der letzten Personalabrechnung im bisherigen Buchungskreis übereinstimmt und nehmen Sie ggf. Korrekturen vor. Abweichungen sind zu erwarten und zulässig, wenn es sich um unständige Bezügebestandteile handelt. 4 Abschlussarbeiten in der abgebenden Behörde 4.1 Austritt 4.1.1 Maßnahmenart/Maßnahmengrund Unmittelbar nach Beendigung der Datennachpflege ist für den versetzten Personalfall die Maßnahmenart 10 Austritt Maßnahmengrund 20 Versetzung ZeP durchzuführen, um sicherzustellen, dass dieser in der kommenden Personalabrechung nicht sowohl in der abgebenden als auch in der aufnehmenden Behörde (ZeP) abgerechnet wird. Sollten Maßnahmen mit einem nach dem Stichtag (= Austrittsdatum) liegenden Beginndatum vorhanden sein, wird folgende Meldung in der Infozeile gegeben: Zunächst müssen daher für die Zukunft angelegte Maßnahmen gelöscht werden. Eine Übersicht der von der / den Maßnahme/n betroffenen Infotypen kann wie folgt erstellt werden: Der Infotyp 0000 Maßnahmen ist mit der Schaltfläche Überblick pflegen (Umschalt + F8) aufzurufen. Der Datensatz der zu löschenden Maßnahmenart ist zu markieren und die Schaltfläche Ändern (F6) auszuwählen. In dem nachfolgenden Bild ist die Schaltfläche Infogruppe ändern auszuwählen und mit dem grünen Haken oder der Entertaste zu bestätigen. Die Standard-Abfolge der Infotypen der entsprechenden Maßnahmenart wird angezeigt. Mit der Schaltfläche Abbrechen (F12) ist bis zum Anfangsbild Personalstammdaten pflegen zurückzugehen und anschließend die zu der / den Maßnahme/n entsprechenden Infotypen einzeln in der Übersicht aufzurufen, die zu löschenden Datensätze auszuwählen und durch Betätigen der Schaltfläche Löschen (Umsch+F2) zu entfernen. Im Anschluss daran kann die Maßnahmenart Austritt Maßnahmengrund 20 durchgeführt werden. 4.1.2 Abmeldegrund im Infotyp 0051 VBL/ZVE-Daten Im Block Versicherungsdaten ist gem. den Richtlinien für das Melde- und Abrechnungsverfahren (RIMA) der Abmeldegrund mit der Kennzahl 20 (Abrechnung unter einer neuen Kontonummer, ohne dass der Arbeitgeber gewechselt wurde) zu belegen. 4.2 Löschen einer Personalnummer
- 11 - Wird nach der maschinellen Datenübernahme festgestellt, dass ein Personalfall doch nicht zum Zentralen Personalüberhangmanagement versetzt wird, ist wie folgt vorzugehen: Der neue Personalfall ist für die nächste Personalabrechnung / Folgeaktivitäten zu sperren. Dazu ist im Infotyp 0003 Abrechnungsstatus das Feld Personalnummer gesperrt zu pflegen. Da nur der Personalservice ZeP die Berechtigung hat, noch nicht abgerechnete Personalnummern im Buchungskreis 3910 zu löschen, ist ZeP unverzüglich zu informieren, dass und warum der maschinell übernommene Personalfall XXXXXXXX zu löschen ist. 4.3 Nachberechnungen Erfolgen für den an d. ZeP abgegebenen Personalfall nach dem Versetzungstermin Nachberechnungen für die Zeit vor Versetzung, die zu einer Änderung der Vorarbeitgeberdaten führen, sind die Druckausgaben Vorarbeitgeberdaten, ggf. Angaben zur Aufschlagsberechnung sowie Lohnzuschläge im IT 0015 innerhalb der Drei-Monats-Frist von Ihnen erneut zu erstellen und an ZeP zu übersenden. Der entsprechende Report zur Erstellung der o.g. Druckausgaben kann von den Personalsachbearbeitern wie folgt aufgerufen werden: Infosysteme Auswertungen Versetzungen Aufschlagsberechng + Vorarbeitgeberdaten Folgende Bildschirmmaske wird angeboten: Auszufüllen sind die Felder Abrechnungskreis ggf. ist der Button andere Periode auszuwählen die Personalnummern sind einzugeben der Buchungskreis ist auszuwählen und der Versetzungstermin ist zu pflegen. Der Report wird über den Button Ausführen F8 gestartet.
- 12-5 Übernahme des Personalfalls durch ZeP 5.1 Mitteilung über erfolgte Datenübernahme ZeP erhält vom SSC eine Mitteilung, sobald die jeweilige maschinelle Datenübernahme abgeschlossen ist, sodass eine Übersicht über die aktuell versetzten / übernommenen Personalfälle erstellt und dahingehend kontrolliert werden kann, ob die Unterlagen aller versetzten / übernommenen Personalfälle von den abgebenden Behörden übersandt werden. Mit Übergabe der Personalakte erhalten Sie die für die weitere Bearbeitung des Personalfalls erforderlichen Druckausgaben aus der Datenübernahme. Beachten Sie dabei insbesondere die unter Tz. 2.2 gegebenen Hinweise. 5.2 Löschen einer Personalnummer Erhalten Sie von einer Behörde die Mitteilung, dass der Personalfall XXXXXXXX zu löschen ist, gehen Sie bitte wie folgt vor (Anmeldung mit dem besonderen Profil Personalnummer Löschen erforderlich!): Im Bild Personalstammdaten pflegen Eingabe der zu löschenden Personalnummer Menü Hilfsmittel Personalnummer löschen anklicken Schaltfläche Alle markieren (Strg + F9) anklicken Schaltfläche Löschen (Umschalt + F2) zweimal anklicken Ergebnis: Der Personalfall wurde erfolgreich gelöscht. 5.3 Erste Personalabrechnung durch ZeP Aufgrund des zwischen ZeP und den abgebenden Behörden vereinbarten Verfahrens ist die folgende Personalabrechnung / Folgeaktivitäten für die versetzten / übernommenen Personalfälle bereits von ZeP durchzuführen. In den abgebenden Behörden kann - aufgrund des inzwischen eingegebenen Austritts ab Versetzungstermin - keine Zahlbarmachung von Bezügen für diese Personalfälle mehr erfolgen. Es wird daher empfohlen, daß zeitnah vor jeder Durchführung der Personalabrechnung / Folgeaktivitäten seitens ZeP überprüft wird, ob für alle zu diesem Termin versetzten Personalfälle die Datennachpflege abgeschlossen ist (Meldung der abgebenden Behörde liegt vor) und die Änderung des Kennzeichens Sachbearbeiter Personal im ZeP durchgeführt wurde. 5.4 Änderung des Kennzeichens Sachbearbeiter Personal Durch Änderung des Kennzeichens Sachbearbeiter Personal wird der Personalfall auch für die Bereiche Personaladministration und Zeitwirtschaft in die Zuständigkeit des Zentralen Personalüberhangsmanagements übernommen und die Zugriffsmöglichkeit der abgebenden Behörde beendet. Im Auftrag Rührmund Beglaubigt Schwierkus
Verteiler für das IPV Rundschreiben Nr.: 09/2004 An die Bezirksämter von Berlin Charlottenburg-Wilmersdorf SE Pers370, Friedrichshain-Kreuzberg PS-L, PS-Ansy, PS 37, Mitte PersAL, Pers 300, Pers 320, Neukölln SEP-FB Pers III, Treptow-Köpenick P, PIPV Reinickendorf PS L, Dir BA, PS 36, PS-ASB, Steglitz-Zehlendorf PS L, PS 2, PS 216, PS 15, Tempelhof-Schöneberg Pers IPV, PA III 1, Marzahn-Hellersdorf HPV L, PB 5, HPVL 3, Pankow PA L, PA 5, PA ABR 1, PA 52-ASB, Lichtenberg PS F, PAS 1, PAS, Spandau PA I, PA II ABR, PA II ASB, An die Senatsverwaltungen für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz ZS B, ZS D14, ZS B16, Inneres ZD Pers Ltr, SE Pers Kr., QF 34, Wirtschaft, Arbeit und Frauen IA 3, IA 37, Finanzen ZS A 15, ZS A 16, Stadtentwicklung SP 01, SP B 15, SP A, Justiz JVwA - AL -, I B 3, JVwA B II 1, JVwA - B I 1 -, Wissenschaft, Forschung und Kultur SE B, SE B 15, SE B 21, Bildung, Jugend und Sport SE P Ltr, SE P Vw, SE P C 11, SE C ASB1, An weitere Behörden Berliner Feuerwehr PS L, FI ORG, PS 33, PS ASB, Landesverwaltungsamt Berlin SB BL, II E, II E 5, SB Fin 2, Landespolizeiverwaltungsamt LPVA I B 4, LPVA I B 43, LPVA I B 44, Oberfinanzdirektion Berlin ST 28, ST 277d, ST 277, Rechnungshof von Berlin PA Verw 13, Hochschule für Musik "Hanns Eisler" I, Hochschule für Schaupielkunst Büroleitung, Kunsthochschule Berlin-Weißensee Büroleitung, Landeseinwohneramt Berlin P/F L, P/F 1 Lo, P/F1 Ne, Zentraler Stellenpool St-P 110, St-P 651, nachrichtlich an Landesbetrieb für Informationstechnik GB VI 3 Senatsverwaltung für Inneres QA 1 Hauptpersonalrat SSC Intern AG Betreuung IPV 14, IPV 141, IPV 142, IPV 143 AG Fachorganisation IPV 44/45/46, IPV 47/48/49, IPV 40A/B/C TP Stellenwirtschaft IPV 6 ZASB