Stadt Mittenwalde Vergabeausschuss NIEDERSCHRIFT über die 2. Sitzung des Vergabeausschusses am 14.03.2017. 20.03.2017 Tagungsort: Konferenzraum - Paul-Gerhardt-Haus - Rathausstraße 8, 15749 Mittenwalde Beginn der Sitzung: 19:00 Uhr Ende der Sitzung: 20:53 Uhr Anzahl der Mitglieder: 5 Anwesenheit der stimmberechtigten Mitglieder anwesend entschuldigt unentschuldigt Frau Heydi Fischer Herr Wolfgang Kroll Herr Werner Hannig Herr Dirk Neubert Herr Lothar Pehla Anwesenheit der Verwaltungsvertreter und Gäste: Frau Stiegmann - Protokollantin Es kam folgende Tagesordnung zur Beratung: I. Öffentlicher Teil: TOP Betreff 01 Eröffnung der Sitzung Vorlagen-Nr. 02 Entscheidung über eventuelle Einwendungen gegen die Niederschrift über den öffentlichen Teil der letzten Sitzung vom 24.01.2017 03 Änderungsanträge zur Tagesordnung, Feststellung der Tagesordnung 04 Bericht der Vorsitzenden 05 Anhörung der Ortsbeiräte 06 Einwohneranhörung 07 Behandlung der Anfragen von Mitgliedern des Ausschusses 08 Kontrolle zu Arbeitsunterlagen aus der Verwaltung 09 Befassung mit Auftragsvergaben der Stadt - ausgewählte Vergabeverfahren 09 a Diskussion zur Prüfung von Nutzungsvereinbarungen 09 b Diskussion zur Festlegung von Wertgrenzen zur wahrnehmenden Verantwortung bzw. Untersuchung erfolgter Leistungen 10 Verschiedenes Seite 1
II. Nichtöffentlicher Teil: TOP Betreff 01 Behandlung von Anfragen der Ausschussmitglieder Vorlagen-Nr. 02 Verschiedenes 03 Schließung der Sitzung I. Öffentlicher Teil TOP 01: Eröffnung der Sitzung Frau Fischer eröffnet die Sitzung und begrüßt alle Anwesenden. TOP 02: Entscheidung über eventuelle Einwendungen gegen die Niederschrift über den öffentlichen Teil der letzten Sitzung vom 24.01.2017 Keine Einwendungen Abstimmungsergebnisse anwesend ja nein Enthaltung ausgeschl.* 4 4 0 0 0 * Verfahrensvermerk: Mitwirkungsverbot Aufgrund des 22 KVerfBbg TOP 03: Änderungsanträge zur Tagesordnung, Feststellung der Tagesordnung Die Tagesordnung wird ohne Änderungen festgestellt. Abstimmungsergebnisse anwesend ja nein Enthaltung ausgeschl.* 4 4 0 0 0 * Verfahrensvermerk: Mitwirkungsverbot Aufgrund des 22 KVerfBbg TOP 04: Bericht der Vorsitzenden Frau Fischer informiert: Die Auskunft der Kommunalauftischt zwecks eines Immobilienverkaufes von kommunalen Grundstücken ist, dass diese Grundstücke nicht ausgeschrieben werden müssen. Herr Hannig Wir sind gut beraten, es zu tun Die Grundstücke sollten ausgeschrieben werden. Frau Fischer Dieser Schritt ist vorteilhaft für die Kommune somit erhält niemand einen Vorteil. Herr Hannig präzediert seine Aussage im Allgemeinen sollten der Immobilienverkauf von kommunalen Grundstücken ausgeschrieben werden. Bsp.: Oma Pachtvertrag Enkel wollen Grundstück Frau Fischer wird einen Bericht vorbereiten für die SVV TOP 05: Anhörung der Ortsbeiräte Keine. Seite 2
TOP 06: Einwohneranhörung Keine Einwohner anwesend. TOP 07: Behandlung der Anfragen von Mitgliedern der Ausschüsse Keine Anfragen der Ausschussmitglieder. TOP 08: Kontrolle zu Arbeitsunterlagen aus der Verwaltung Frau Fischer informiert, dass sie eine E-Mail von Frau Buße am 24.02.2017 erhalten hat. Sie verliest diese E- Mail zur Information der Ausschussmitglieder. In dem Protokoll vom 28.11.2016 wurden folgende Aufgaben an die Verwaltung gestellt: 1. Ablauf einer Ausschreibung, Submission, Vergabe Erledigung durch Frau Thinius am 12.12.2016 2. Überprüfung der Entscheidungskompetenz im Hinblick auf die Mitwirkung des Ausschusses Erledigung durch unseren Ausschuss eventuell im Rahmen einer SVV 3. Übersicht der bestehenden Nutzungsvereinbarungen Es wurde eine Liste vom SG Liegenschaften erarbeitet betreffend Vereine Sollte es Nutzungsvereinbarungen außer mit Vereinen geben, möchte der Vergabeausschuss diese zur Kenntnis Bsp: Schulen, Jugendclubs etc. 4. Übersicht der bestehenden Wartungsverträge Aus dem SG Bauamt und Hauptamt wurde mit Datum vom 12.01.2017 eine Liste erarbeitet. Gibt es weitere Wartungsverträge? In der Übersicht fehlen entsprechend dem Protokoll vom 24.01.2017 von wann die Wartungsverträge sind- wie lange die Laufzeit ist und wann die Wartungsverträge wieder neu ausgeschrieben werden. Die Ergänzung der Übersicht Wartungsverträge um diese drei Spalten bitte ergänzen. Die ständigen Aktualisierungen sind dem Ausschuss vorzulegen. 5. Übersicht der bestehenden Satzungen Diese Übersicht ist nicht vollständig Info Frau Buße E-Mail 24.02.17 Satzungen sind auf der Homepage zu finden. Bsp.: Kita-Satzung wurde nicht gefunden Fortlaufend ist diese Übersicht auf den neusten Stand zu bringen und dem Ausschuss zur Verfügung zu stellen. Übersicht soll ergänzt werden mit der Spalte Wann überarbeitet Monat/Jahr 6. Übersicht der Berechtigung für Vergaben bzw. Auftragserteilungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 7. Dienstanweisung zur Vergabe der Stadt Mittenwalde 8. Vergabeordnung Seite 3
TOP 09: Befassung mit Auftragsvergaben der Stadt - ausgewählte Vergabeverfahren a.) Auflistung Bearbeitungsübersicht Investitionen 2017 Spalte - Art der Vergabe- soll ergänzt werden, um welche Vergabeart es sich handelt - entsprechend der DAW Vergabeordnung der Stadt Mittenwalde vom 25.06.2014 einschließlich der Anlagen. b.) Erläuterung des Unterschiedes Bauleistungen (VOB) / Dienstleistungen (VOL) TOP 09 a: Diskussion zur Prüfung von Nutzungsvereinbarungen Aufgabenerfüllung entsprechend TOP 08 Punkt 3. Der Ausschuss hat sich vorgenommen, nachdem die o. g. Zuarbeit erfolgt ist, aus der Übersicht eine Nutzungsvereinbarung als Beispiel zu prüfen.. Des Weiteren ist anzumerken, dass die Forderung besteht einen Musternutzungsvertrag für Vereine vorzulegen. vom Sozialausschuss wird ein Musternutzungsvertrag für Vereine, Senioren etc. seit ca. 4 Monaten angefordert. Der vorgelegte Nutzungsvertrag - inhaltlich für Gewerbetreibende - ist nicht geeignet. Prinzipien müssen aufgestellt werden die Verwaltung muss diese Prinzipien definieren Gleichbehandlung aller Vereine der Stadt Mittenwalde Fazit: Mustervertrag für Vereine soll von der Verwaltung vorgelegt werden Schriftlich bis 20.04.2017 an die Ausschussmitglieder übermitteln TOP 09 b: Diskussion zur Festlegung von Wertgrenzen zur wahrnehmenden Verantwortung bzw. Untersuchung erfolgter Leistungen Wir werden keine weiteren Wertgrenzen erfinden geregelt in der Vergabeordnung und in der Hauptsatzung. Laut der DAW Vergabeordnung der Stadt Mittenwalde vom 25.06.2014 sind diese Wertgrenzen einzuhalten und entsprechend ist zu handeln. Herr Kroll/Herr Neubert: Schließen sich dem Vorschlag von Herrn Hannig an. Findet den Vorschlag von Herrn Hannig in Ordnung. Bei Submissionsterminen legen wir als Ausschuss selber fest, wann ein Ausschussmitglied teilnimmt. Wir sollten uns 2 Investitionsvorgänge und 1 Beschaffungsvorgang raussuchen und die entsprechenden Verwaltungsmitarbeiter sollten über den Vergabevorgang berichten. Ein protokollierter Vergabevorgang sollte uns vorgelegt werden. Vergabeausschuss = Kontrollinstanz Wir möchten gerne in der nächsten Sitzung 09.05.2017 an einem Beispiel Straßenbau Krummenseeer Straße in die Vergabeakte (Ausschreibungsunterlagen, Submission, Vergabeprotokoll) einsehen und eventuelle Fragen beantwortet haben. Seite 4
Festlegungen und TOP für die nächste Sitzung am 09.05.2017: 1. Nachreichung der Unterlagen siehe TOP 08, 09, 09a und 09b Aufstellungen Nutzungsvereinbarungen, Satzungen, Wartungsverträge = Ergänzungen, Auswertungen 2. Musternutzungsvertrag für Vereine 3. Kontrolle und Diskussion der Arbeitsunterlagen aus der Verwaltung 4. Vergabeakte Straßenbau Krummenseeer Straße (bitte vorlegen und erläutern) TOP 10: Verschiedenes Vorausschau für die zukünftigen Sitzungen Arbeitsplanung 2017 1. Prüfung einer Maßnahme aus 2016 Straßenbau Krummenseeer Str. 2. Vergabemaßnahme aus 2017 3. Wartungsvertrag 4. Beschaffungsvorgänge 5. Nutzungsvereinbarungen Ende des öffentlichen Teils 21:50 Uhr. Hinweis: Die Niederschrift ist noch vorläufig bis zur Entscheidung über gegebenenfalls bestehende Einwendungen in der darauffolgenden Sitzung. Seite 5