Syscon SBS - Rechnungswesen Benutzerhandbuch 1. Mai 2008 Provisorische Version - Unvollständig Petra Schneider
Syscon SBS - Rechnungswesen: Benutzerhandbuch 1. Mai 2008 Provisorische Version - Unvollständig Copyright 2008
Syscon SBS - Rechnungswesen Inhaltsverzeichnis Kapitel 1. Syscon SBS - Rechnungswesen............................................ 1 1.1. Einleitung................................................................. 1 1.2. Übersicht................................................................. 1 Kapitel 2. Buchführung.............................................................. 3 2.1. Buchungen erfassen....................................................... 3 2.1.1. Buchungskreise..................................................... 3 2.1.2. Buchen - Hauptbuch................................................ 3 2.1.3. Buchen - OP erfassen............................................... 4 2.2. Buchungskreiskontrolle..................................................... 5 2.3. Buchungstexte............................................................ 5 2.4. Belegkreise............................................................... 5 2.5. Interfib................................................................... 6 2.5.1. Buchungen importieren.............................................. 6 2.5.2. Kontrolljournal...................................................... 6 2.5.3. Ausstehender Interfibübertrag........................................ 6 2.6. ESR-Zahlungen........................................................... 6 2.6.1. Zahlungen importieren............................................... 6 2.6.2. Listen.............................................................. 7 2.7. Eröffnung und Abschluss................................................... 7 2.7.1. Buchungsjahr eröffnen............................................... 7 2.7.2. Saldovortrag Bilanzkonti............................................. 8 2.7.3. Journal Saldovortrag................................................ 8 Kapitel 3. Hauptbuch............................................................... 9 3.1. Buchungsjournal........................................................... 9 3.2. Kontoblätter............................................................... 9 3.3. Auswertungen............................................................. 9 3.3.1. Saldoliste Hauptbuch................................................ 9 3.3.2. Saldoliste Debitoren / Kreditoren...................................... 9 3.3.3. Wechselkurse für die Bilanz.......................................... 9 3.3.4. Bilanz und Erfolgsrechnung......................................... 10 3.3.5. Mehrwertsteuer.................................................... 10 Kapitel 4. OP-Buchhaltung......................................................... 13 4.1. Offene-Posten Liste...................................................... 13 4.2. Mahnung Debitoren....................................................... 13 4.2.1. Mahnvorschau..................................................... 13 4.2.2. OP-Mutation Debitoren............................................. 13 4.2.3. Mahnungen....................................................... 13 4.2.4. Mahnlisten........................................................ 14 4.2.5. Kontoauszug...................................................... 14 4.2.6. Mahntexte........................................................ 14 4.3. Zahlung Kreditoren....................................................... 14 4.3.1. Zahlungsvorschlag................................................. 14 4.3.2. Zahlungen bestimmen.............................................. 15 4.3.3. Zahlungen - Kontrolle.............................................. 16 4.3.4. Zahlungen ausführen............................................... 16 4.3.5. Zahlungskonti..................................................... 17 Kapitel 5. Kostenrechnung......................................................... 19 5.1. Kontrolljournal........................................................... 19 5.2. Buchungsjournal......................................................... 19 5.3. Kontoblätter............................................................. 19 Kapitel 6. Stammdaten............................................................. 21 6.1. Konti.................................................................... 21 6.1.1. Hauptbuchkonti.................................................... 21 6.1.2. Debitorenkonti..................................................... 21 6.1.3. Kreditorenkonti.................................................... 22 Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 v
Syscon SBS - Rechnungswesen 6.1.4. Kostenrechnung................................................... 23 6.2. Andere Definitionen....................................................... 24 6.2.1. ESR-Konti........................................................ 24 6.2.2. Rundungen....................................................... 24 6.2.3. Währungen und Kurse.............................................. 24 6.2.4. Zahlstellen........................................................ 26 6.3. Auftragsnachkalkulation????.............................................. 26 vi Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008
Syscon SBS - Rechnungswesen Kapitel 1. Syscon SBS - Rechnungswesen 1.1. Einleitung Mit Syscon SBS - Lohn bieten wir Ihnen eine einfache und effiziente Lösung für die Verwaltung und Verarbeitung Ihrer Lohnzahlungen. Wir sind überzeugt, dass Ihnen unsere Software bei richtigem Einsatz lange und gute Dienste leisten wird. Dieses Handbuch soll Sie sowohl beim Beginn der Arbeiten, als auch bei der späteren täglichen Arbeit mit unserem Programm unterstützen. Anmerkung Eine Einführung in die Arbeit mit Syscon SBS sowie eine detaillierte Erläuterung zu der allgemeinen Stammdatenverwaltung finden Sie im separaten Handbuch "Syscon SBS - Einführung und Stammdatenverwaltung". 1.2. Übersicht Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 1
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Syscon SBS - Rechnungswesen Kapitel 2. Buchführung 2.1. Buchungen erfassen 2.1.1. Buchungskreise Buchhaltung Datum Beleg Belegkreis Zahlung Steuerart Datum Buchungskreis Status Abschluss 2.1.2. Buchen - Hauptbuch Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 3
Kapitel 2. Buchführung Konto / Währung Steuer Betrag Soll MwSt / Vst Text Beginn Ende Folge Automat Kontrolle 2.1.3. Buchen - OP erfassen Konto / Währung Zahlstelle Kontonummer IBAN Rechnung Betrag Soll 4 Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008
Kapitel 2. Buchführung Status Zahlung diverse Text ESR Ref. 2.2. Buchungskreiskontrolle 2.3. Buchungstexte Firma Kürzel Text 2.4. Belegkreise Firma Kürzel Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 5
Kapitel 2. Buchführung Belegkreis Zahlung Steuerart 2.5. Interfib 2.5.1. Buchungen importieren 2.5.2. Kontrolljournal 2.5.3. Ausstehender Interfibübertrag 2.6. ESR-Zahlungen 2.6.1. Zahlungen importieren Buchhaltung Belegkreis Belegnummer 6 Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008
Kapitel 2. Buchführung Dateiname Bildschirm 2.6.2. Listen ESR-Journal Differenzen Nachforschungen Journal der ESR-Totale 2.7. Eröffnung und Abschluss 2.7.1. Buchungsjahr eröffnen Firma Buchhaltung Beginn Ende Status Eröffnungsbilanz / Hilfskonto / Erlösminderungen / Debitorenverluste / Aufwandsminderungen OP Debitoren OP Kreditoren Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 7
Kapitel 2. Buchführung Kore Kalkulation Abweichung Toleranz Tage 1. M / 2. M / 3. M / Betr. 2.7.2. Saldovortrag Bilanzkonti 2.7.3. Journal Saldovortrag 8 Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008
Syscon SBS - Rechnungswesen Kapitel 3. Hauptbuch 3.1. Buchungsjournal 3.2. Kontoblätter 3.3. Auswertungen 3.3.1. Saldoliste Hauptbuch 3.3.2. Saldoliste Debitoren / Kreditoren 3.3.3. Wechselkurse für die Bilanz Firma Währung Einheit Kurs Datum Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 9
Kapitel 3. Hauptbuch 3.3.4. Bilanz und Erfolgsrechnung 3.3.5. Mehrwertsteuer 3.3.5.1. Mwst-Abrechnung - Kontrolle 3.3.5.2. Mwst-Abrechnung 3.3.5.3. Mehrwertsteuer Hier werden die Bezeichnungen der Mehrwertsteuer-Sätze unterhalten. Die Mehrwertsteuer-Ansätze werden in der nachfolgenden Maske unterhalten. Kürzel Hier erscheint das Kürzel der Firma, in der sie arbeiten. Landcode Den Landcode können Sie mittels Subtab "Länder" einfügen. inaktiv Wenn Sie einen Mehrwertsteuersatz nicht mehr benötigen, können Sie ihn hier inaktiv setzen. Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung des Satzes ein. Deklaration Wählen Sie hier eine Deklarationsart des MwSt-Ansatzes aus. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: keine Deklaration Mehrwertsteuer Vorsteuer (M+D) Vorsteuer (I+B) MwSt-Konto Hier definieren Sie das Konto zur Rückstellung der geschuldeten Mehrwertsteuer. Das Konto kann mittels Subtab "MwSt-Konto" selektiert werden. Vst-Konto Hier wird das Konto für die Steuerguthaben gemäss den Vorsteuerbelastungen definiert. Das Konto kann mittels Subtab "Vst-Konto" selektiert werden. 10 Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008
Kapitel 3. Hauptbuch Mittels Button "MwSt-Ansatz" im Fortsetzungsbereich gelangen Sie auf die folgende Maske, in der Sie die Ansätze erfassen können. Mehrwersteuer-Ansatz In dieser Maske werden die Mehrwertsteueransätze unterhalten. Kürzel / Landcode / Bezeichnung Diese Felder werden von der vorhergehenden Maske übernommen und werden hier als Information angezeigt. Prozent Geben Sie hier den Ansatz in Prozenten ein. Datum Hier kommt das "Gültig ab"-datum. Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 11
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Syscon SBS - Rechnungswesen Kapitel 4. OP-Buchhaltung 4.1. Offene-Posten Liste 4.2. Mahnung Debitoren 4.2.1. Mahnvorschau 4.2.2. OP-Mutation Debitoren 4.2.3. Mahnungen Datum Zahlungen Bildschirm Debitorenkonto Sachbearbeiter / Telefon Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 13
Kapitel 4. OP-Buchhaltung 4.2.4. Mahnlisten 4.2.5. Kontoauszug 4.2.6. Mahntexte Firma Mahnung Sprache Hinweis Einleitung Schluss 4.3. Zahlung Kreditoren 4.3.1. Zahlungsvorschlag Zahlungsdatum Skontofrist - Skontofrist + 14 Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008
Kapitel 4. OP-Buchhaltung Bildschirm Währung Name (von) / Name (bis) Kreditorenkonto 4.3.2. Zahlungen bestimmen Zahlungsmodus Zahlungsdatum Keine Zahlung PID Zahlungstyp IBAN Bankspesen Kreditor Datum Rechnung Betrag Zahlungsbetrag Ausgleich Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 15
Kapitel 4. OP-Buchhaltung Kurs Einheit Zahlstelle Kontonummer Zahlstelle IBAN Kontonummer Begünstigter Mitteilung 1 / Mitteilung 2 ESR 4.3.3. Zahlungen - Kontrolle 4.3.4. Zahlungen ausführen Zahlungsdatum Zahlungsmodus Zahlungskonto Bildschirm Buchhaltung Belegkreis Belegnummer Währung 16 Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008
Kapitel 4. OP-Buchhaltung 4.3.5. Zahlungskonti Firma Zahlstelle Währung inaktiv Bezeichnung Nummer IBAN Hauptbuchkonti Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 17
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Syscon SBS - Rechnungswesen Kapitel 5. Kostenrechnung 5.1. Kontrolljournal 5.2. Buchungsjournal 5.3. Kontoblätter Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 19
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Syscon SBS - Rechnungswesen Kapitel 6. Stammdaten 6.1. Konti 6.1.1. Hauptbuchkonti Hier können Sie die Hauptbuchkonti Ihrer Buchhaltung verwalten (Aktiven, Passiven, Aufwand, Ertrag). Klasse Wählen Sie hier die Klasse des Kontis aus. Es stehen Aktiven, Passiven, Aufwand und Ertrag zur Verfügung. inaktiv Wird das Konto nicht mehr verwendet, können Sie es hier inaktiv setzen. Nummer Geben Sie hier eine eindeutige Kontonummer ein. Bezeichnung Geben Sie hier eine Kontobezeichnung ein. 6.1.2. Debitorenkonti Hier können Sie die Debitorenkonti verwalten. Ein Debitorenkonto ist notwendig um im Verkauf Kundendaten zu erfassen. Um ein Debitorenkonto zu eröffnen, müssen Sie vorgängig folgende Informationen bereits in der Applikation erfasst haben: Adressdaten des Kunden Währung Die Maske Debitorenkonti umfasst folgende Felder: Name Hier wird der Name des Kunden angezeigt. Bei einer Neuerfassung eines Debitorenkonti können Sie den Namen mittels dem Subtab "Adressen" selektieren. Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 21
Kapitel 6. Stammdaten Nummer Hier können Sie eine eindeutige Kontonummer des Kunden eingeben. Bezeichnung Hier können Sie eine Bezeichnung des Kontis eingeben. Währung Hier geben Sie die Währung des Kontos ein. Wird ein Kunde mit mehreren Währungen geführt, so muss für jede ein Konto eröffnet werden. Zahlstelle Hier erscheint die Zahlstelle des Kunden. Bei einer Neuerfassung eines Debitorenkonti können Sie die Zahlstelle mittels dem Subtab "Zahlstellen" selektieren. Ist die Zahlstelle noch nicht vorhanden, müssen Sie diese vorgängig eröffnen. Kontonummer Hier geben Sie die Kontonummer des Kunden bei der vorgegebenen Zahlstelle ein. inaktiv Wird das Debitorenkonto nicht mehr verwendet, können Sie es hier inaktiv setzen. 6.1.3. Kreditorenkonti Hier können Sie die Kreditorenkonti verwalten. Ein Kreditorenkonto ist notwendig um im Einkauf Lieferantendaten zu erfassen. Um ein Kreditorenkonto zu eröffnen, müssen Sie vorgängig folgende Informationen bereits in der Applikation erfasst haben: Adressdaten des Lieferanten Währung Zahlstelle Die Maske Kreditorenkonti umfasst folgende Felder: Name Hier wird der Name des Lieferanten angezeigt. Bei einer Neuerfassung eines Kreditorenkonti können Sie den Namen mittels dem Subtab "Adressen" selektieren. MwSt Geben Sie hier die Mehrwertsteuernummer des Lieferanten ein. Nummer Hier können Sie eine eindeutige Kontonummer des Lieferanten eingeben. Bezeichnung 22 Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008
Kapitel 6. Stammdaten Hier können Sie eine Bezeichnung des Kontis eingeben. Währung Hier geben Sie die Währung des Kontos ein. Wird ein Lieferant mit mehreren Währungen geführt, so muss für jede ein Konto eröffnet werden. Zahlstelle Hier erscheint die Zahlstelle des Lieferanten ein. Bei einer Neuerfassung eines Kreditorenkonti können Sie die Zahlstelle mittels dem Subtab "Zahlstellen" selektieren. Ist die Zahlstelle noch nicht vorhanden, müssen Sie diese vorgängig eröffnen. Kontonummer Hier geben Sie die Kontonummer des Lieferanten bei der vorgegebenen Zahlstelle ein. inaktiv Wird das Kreditorenkonto nicht mehr verwendet, können Sie es hier inaktiv setzen. 6.1.4. Kostenrechnung 6.1.4.1. Kostenkonti Hier werden die Konti der Kostenrechnung unterhalten. Nummer Geben Sie hier eine eindeutige Kontonummer ein. Bezeichnung Geben Sie hier eine Kontobezeichnung ein. inaktiv Wird das Konto nicht mehr verwendet, können Sie es hier inaktiv setzen. 6.1.4.2. Kostenstellen Hier werden die Kostenstellen unterhalten. Nummer Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 23
Kapitel 6. Stammdaten Geben Sie hier eine eindeutige Nummer der Kostenstelle ein. Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung der Kostenstelle ein. inaktiv Wird die Kostenstelle nicht mehr verwendet, können Sie sie hier inaktiv setzen. 6.1.4.3. Habu- / Korekonto-Verbindung 6.2. Andere Definitionen 6.2.1. ESR-Konti 6.2.2. Rundungen 6.2.3. Währungen und Kurse In dieser Maske werden die Währungen unterhalten. Wrg Geben Sie hier das Kürzel der Währung ein (USD, EUR, CHF, etc.). 24 Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008
Kapitel 6. Stammdaten Währung Hier geben Sie die Währungsbezeichnung ein. Zeichen Bei Bedarf können Sie hier ein Währungszeichen eingeben ($,, etc.). Dezimalen Hier definieren sie die Anzahl der Dezimalstellen. Mittels Button "Kurse" im Fortsetzungsbereich gelangen Sie auf die folgende Maske, in der Sie die Wechselkurse unterhalten können. 6.2.3.1. Wechselkurse Die Wechselkurse werden firmenspezifisch verwaltet. Die Kurseingabe erfolgt in der Firmenwährung. Sie bezieht sich auf eine, 10, 100 oder 1000 Einheiten der fremden Währung. Für jede fremde Währung müssen auch verschiedene Konti für die Buchhaltung definiert werden. Firma Hier erscheint das Kürzel der Firma, für die Wechselkurse und Kontodefinitionen gelten. Währung Wählen Sie hier die fremde Währung aus, wofür die Kurs und Konti definieren. Einheit Wählen Sie hier die Anzahl Einheiten (1, 10, 100, 1000) der fremden Währung, welche der Kurseingabe in der Firmenwährung entsprechen. Kurs Hier geben Sie den Kurs in der Firmenwährung für die gewählte Anzahl Einheiten der fremden Währung ein. inaktiv Eine nicht mehr verwendete Fremdwährung setzen Sie hier inaktiv. Debitoren SKR Geben Sie hier das Debitoren-Sammelkonto für Rechnungen ein, das Sie für diese Währung verwenden. Es muss in dieser Währung bestehen. Kreditoren SKR Geben Sie hier das Kreditoren-Sammelkonto für Rechnungen ein, das Sie für diese Währung verwenden. Es muss in dieser Währung bestehen. Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 25
Kapitel 6. Stammdaten Valuta-Ausgleich Definieren Sie hier das Valuta-Ausgleichskonto, das für diese Währung verwendet wird. Es muss in der Firmenwährung bestehen. Fremdwährungsbuchungen werden nach dem Valuta-Ausgleichsprinzip durchgeführt: Betrag in Fremdwährung an Betrag in Firmenwährung mit Ausgleich der Soll-Haben-Differenz im Valuta-Ausgleichskonto. Debitoren SKV Geben Sie hier das Debitoren-Sammelkonto für Vorauszahlungen ein, das Sie für diese Währung verwenden. Es muss in dieser Währung bestehen. Kreditoren SKV Geben Sie hier das Kreditoren-Sammelkonto für Vorauszahlungen ein, das Sie für diese Währung verwenden. Es muss in dieser Währung bestehen. Datum Geben Sie hier zu Dokumentationszwecken das Datum ein, ab wann dieser Kurs in der Buchhaltung verwendet wird. Es sollte nicht in der Zukunft liegen. 6.2.4. Zahlstellen Hier werden die Zahlstellen unterhalten die Sie in SBS verwenden. Die Zahlstellen werden hauptsächlich bei den Kreditoren- und Debitorenkonti sowie den Personaldaten verwendet. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie die Zahlstellen hier eröffnen, um einen Datenverlust bei einem Bankenclearingupdate zu verhindern. Wenn Sie eine neue Zahlstelle eröffnen wollen, können Sie im Subtab "Clearingbanken" die gewünschte Bank selektieren. Es werden sämtliche relevanten Informationen in die Tabelle Zahlstelle geschrieben, Sie müssen keine weiteren Information hinzufügen. 6.3. Auftragsnachkalkulation???? Hier werden die Konti der Auftragsnachkalkulation unterhalten. Nummer Geben Sie hier eine eindeutige Kontonummer ein. Bezeichnung 26 Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008
Kapitel 6. Stammdaten Geben Sie hier eine Kontobezeichnung ein. inaktiv Wird das Konto nicht mehr verwendet, können Sie es hier inaktiv setzen. Syscon SBS - Benutzerhandbuch Rechnungswesen - Mai 2008 27
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