Meldegründe Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1686 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 3. Details 3.1. Kalenderschlüssel, die keine Meldung auslösen 3.2. Wartezeit unterdrücken 3.3. Meldefristen 3.4. Meldungen für Kalendertage während des laufenden Monats erstellen 3.5. Vereinfachungsregel für die Übernahme von Auszubildenden in Festanstellung während eines laufenden Monats 3.6. Meldegründe 70, 71 und 72 3.7. Krankenkassenwechsel 4. Wichtige Informationen 2 3 8 8 8 9 10 11 11 12 12
Seite 2 1. Ziel Das Info für Anwender informiert Sie über alle Meldegründe. Die nach der Monatsberechnung erzeugten Meldungen stehen im Auswertungsexplorer zur Verfügung:»Auswertungen I Allgemeine Auswertungen I Zeitraum: aktueller Monat«. Hinweise 1. Einzelne Meldungen setzen eine bestimmte Fehlzeit voraus Einzelne Meldungen setzen eine bestimmte Dauer der Fehlzeit voraus: entweder länger als 30 Sozialversicherungstage oder mindestens einen vollen Kalendermonat. Diese Meldungen werden erst erstellt, wenn diese Zeiträume überschritten sind. 2. Niedrigste Schlüsselzahl Treffen für einen meldepflichtigen Sachverhalt mehrere Abgabegründe zu, ist stets der Abgabegrund mit der niedrigeren Schlüsselzahl anzugeben. Ausnahme Meldung 57 (Gesonderte Meldung) gilt vorrangig vor Meldung 50 (Jahresmeldung). 3. Keine gesonderte Meldung personenbezogener Daten mehr Seit dem 01.11.2009 entfällt die Verpflichtung des Arbeitgebers, die Änderung personenbezogener Daten an die Einzugsstelle gesondert zu übermitteln. Namens- oder Anschriftenänderungen werden von den Meldebehörden an die Rentenversicherung gemeldet. Somit entfallen die Sozialversicherungsmeldungen mit den Meldegründen 60, 61 und 63. Die geänderten Daten des Mitarbeiters werden ohne weiteren Hinweis bei der nächsten Sozialversicherungsmeldung (z. B. Jahresmeldung, Unterbrechungsmeldung) mit aufgenommen. 4. Häufige Fragen zum Thema Jahresmeldungen Wo finde ich die Jahresmeldung der Mitarbeiter? Wieso erhalte ich für einen Arbeitnehmer keine Jahresmeldung? Wie erfasst man nachträglich die Sozialversicherungsnummer bei fehlender Jahresmeldung? Informationen zu Fehlzeitenarten Nr. 1624 Fehlzeiten. Informationen zur Bedienung des Kalenders Nr. 1649 Kalender in Agenda LOHN.
Seite 3 2. Vorgehensweise Meldegrund 10 Anmeldung wegen Beginn einer Beschäftigung Auslöser in AGENDA»Stammdaten Personaldaten Register: Adresse«: Eintrittsdatum. Bei Verwendung des Kalenderschlüssels 012 Krank ab Eintritt ohne Entgeltfortzahlung (Wartezeit) wird die Anmeldung 10 erst zum tatsächlichen ersten Arbeitstag erstellt. Die Wartezeit kann unterdrückt werden 8 (siehe Details ). Automatisch nach Ende des Kalenderschlüssels 021 Pflegezeit (einzutragen für Pflegezeit über 10 Tage). Automatisch nach Ende des Kalenderschlüssels 029 Freistellung OHNE Fortzahlung des Arbeitsentgelts 11 Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel 12 Anmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel 13 Anmeldung wegen sonstiger Gründe/Änderungen im Beschäftigungsverhältnis Automatisch mit Meldung Grund 31. siehe Krankenkassenwechsel 12. Automatisch mit Meldung Grund 32. Anmeldung nach unbezahltem Urlaub oder Streik von länger als einem Monat nach 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV automatisch nach Ende der Fehlzeit mit Meldung Grund 34. Anmeldung wegen Rechtskreiswechsel automatisch mit Meldung Grund 33. Anmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems automatisch, wenn das Eintrittsdatum älter ist als der Beginn der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Agenda LOHN. Anmeldung wegen Änderung des Personengruppenschlüssels automatisch mit Meldung Grund 33. 20 Sofortmeldung bei Aufnahme einer Beschäftigung nach 28a Abs. 4 SGB IV 30 Abmeldung wegen Ende einer Beschäftigung»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: SV«: Sofortmeldungen aktiviert + Neuanlage eines Arbeitnehmers. Nr. 1685 Sofortmeldung.»Stammdaten Personaldaten Register: Adresse«: Austritt eintragen. Kalenderschlüssel 021 Pflegezeit (nur einzutragen für Pflegezeit über 10 Tage). Anmeldung bei Wiederaufnahme mit Grund 10 erfolgt automatisch. Kalenderschlüssel 029 Freistellung OHNE Fortzahlung des Arbeitsentgelts Anmeldung mit Grund 10 bei Ende der Fehlzeit erfolgt automatisch.
Seite 4 Meldegrund 31 Abmeldung wegen Krankenkassenwechsel 32 Abmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel 33 Abmeldung wegen sonstiger Gründe/Änderungen im Beschäftigungsverhältnis 34 Abmeldung wegen Ende einer sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung bei einer Unterbrechung von länger als einem Monat Auslöser in AGENDA»Stammdaten Personaldaten Register: SV«: Krankenkasse ändern. siehe Krankenkassenwechsel 12.»Stammdaten Personaldaten Register: SV«: Beitragsgruppe ändern. Wechsel des Rechtskreises:»Stammdaten Personaldaten Register: Meldewesen«: Rechtskreis ändern. Änderung des Personengruppenschlüssels»Stammdaten Personaldaten Register: Meldewesen«: Personengruppenschlüssel ändern. Folgende Kalenderschlüssel, die für mehr als 30 SV-Tage eingetragen sind: 004 Ende Lohnfortzahlung bei privater Krankenversicherung ohne Krankentagegeld 005 Ende Lohnfortzahlung bei geringfügiger Beschäftigung/voller Erwerbsminderung oder Altersvollrente 011 Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt und ohne Kranken(tage)geld 018 Einstellung Krankengeld wegen voller Erwerbsminderungsrente 022 Unbezahlter Urlaub 023 Unbezahlte Fehlzeit (unentschuldigtes Fehlen, Arbeitsbummelei) 024 Unrechtmäßiger Streik. Anmeldung bei Wiederaufnahme mit Grund 13 erfolgt automatisch. Das Bis-Datum der Abmeldung wird automatisch um einen Monat erhöht. 34 Abmeldung wegen Ende einer sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung aufgrund einer Aussteuerung Wird eine Beschäftigung nach Krankengeldbezug nicht wieder aufgenommen, ist zum Ablauf eines zusätzlichen Zeitmonats (30 SV-Tage) die Abmeldung 34 zu erstellen. Eintrag im Kalender: Tragen Sie am ersten Tag nach dem Ende des Krankengeldbezugs den Kalenderschlüssel 019 Krankengeldende (Austeuerung) ein. Der Kalenderschlüssel 019 wird automatisch bis zum letzten Tag des Folgemonats eingetragen. Das Austrittsdatum wird automatisch für den letzten Tag des Folgemonats eingetragen. Zeitraum auf der Meldung: Der»Meldezeitraum bis«auf der Meldung 34 entspricht nicht dem Eintrag des Kalenderschlüssels 19.
Seite 5 Meldegrund Auslöser in AGENDA Die Meldung 34 wird für das Datum»Ende Krankengeld«+ 1 Zeitmonat (30 SV-Tage) erstellt. 35 Abmeldung wegen Arbeitskampf von länger als einem Monat Folgende Kalenderschlüssel, die für mehr als 30 Sozialversicherungstage eingetragen sind: 025 Rechtmäßiger Streik 026 Aussperrung Anmeldung bei Wiederaufnahme mit Grund 13 erfolgt automatisch. Das Bis-Datum der Abmeldung wird automatisch um einen Monat erhöht. 36 Abmeldung wegen Änderung des Abrechnungssystems (optional) 40 Gleichzeitige An- und Abmeldung einer Beschäftigung 49 Abmeldung wegen Tod»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: SV«: Abmeldung Systemwechsel.»Stammdaten Personaldaten Register: Adresse«: Eintrittsdatum + Austrittsdatum im selben Monat. Kalenderschlüssel 052 Tod des Arbeitnehmers am Todestag und zusätzlich als Austrittsdatum den Todestag eintragen. Wenn der Tod auf eine Krankheit folgt (im Kalender ist bereits ein Kalenderschlüssel für Krankheit eingetragen), erfassen Sie den Kalenderschlüssel 052 zusätzlich (Tag markieren, über rechte Maustaste das Kontextmenü öffnen und wählen). Muss die Meldung storniert werden, entfernen Sie den Kalenderschlüssel (rechte Maustaste und ) sowie das Austrittsdatum. 50 Jahresmeldung Monatsberechnung Januar Bei Nachberechnungen des Vorjahres wird die erste Jahresmeldung storniert und eine neue Jahresmeldung erstellt. Die Stornierung und die neue Jahresmeldung finden Sie in den Meldungen des aktuellen Monats. Nicht bei Nachberechnungen durch Märzklausel. Hier wird eine Meldung 54 erstellt. Nr. 1684 Märzklausel.
Seite 6 Meldegrund 51 Unterbrechungsmeldung wegen Bezug von bzw. Anspruch auf Entgeltersatzleistungen Auslöser in AGENDA Folgende Kalenderschlüssel, die für mindestens einen vollen Kalendermonat eingetragen sind: 002 Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung mit Krankengeld 003 Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung mit Krankentagegeld bei privater Krankenversicherung 006 Mutterschaftsgeld 007 Verletztengeld 008 Übergangsgeld 009 Versorgungskrankengeld Eine Anmeldung bei Wiederaufnahme hat nicht zu erfolgen. 52 Unterbrechungsmeldung wegen Elternzeit Kalenderschlüssel 013 Elternzeit für mindestens einen vollen Kalendermonat. Nur bei Elternzeit ohne unmittelbar vorherige Mutterschutzfrist. Eine Anmeldung bei Wiederaufnahme hat nicht zu erfolgen. 53 Unterbrechungsmeldung wegen gesetzlicher Dienstpflicht Folgende Kalenderschlüssel, die für mindestens einen vollen Kalendermonat eingetragen sind: 014 Wehrübung 54 Meldung eines einmalig gezahlten Arbeitsentgelts (Sondermeldung) 015 Wehrdienst 016 Zivildienst 017 Eignungsübung Eine Anmeldung bei Wiederaufnahme hat nicht zu erfolgen. Mitarbeiter ist in einer Fehlzeit ohne Entgeltfortzahlung und erhält eine Einmalzahlung. Märzklausel (Einmalzahlung im Januar, Februar oder März, die im Vorjahr verbeitragt wird). 55 Meldung von nicht vereinbarungsgemäß verwendetem Wertguthaben (Störfall) 56 Meldung des Unterschiedsbetrags bei Entgeltersatzleistungen während Altersteilzeitarbeit Lohnart STOE (Altersteilzeit). Lohnart IRUV (Altersteilzeit).
Seite 7 Meldegrund 57 Gesonderte Meldung nach 194 Abs. 1 SGB VI Auslöser in AGENDA Kalenderschlüssel 050 Rentenantrag 051 Versorgungsausgleich Hinweis für Kalender Tragen Sie diesen Schlüssel nur an dem Tag ein, für den die Meldung von der Rentenversicherung angefordert wurde. Meldung 57 gilt vor Meldung 50: Wurde der Renteneintritt zum 31.12. eingetragen, wird die Meldung 57 (Gesonderte Meldung) erstellt und ersetzt damit die Meldung 50 (Jahresmeldung). Wurde die Meldung 50 (Jahresmeldung) bereits erstellt, versendet und nachträglich der Kalenderschlüssel 050 oder 051 erfasst, wird die Meldung 50 (Jahresmeldung) storniert und die Meldung 57 (Gesonderte Meldung) erzeugt. 58 GKV-Monatsmeldung (ab 01.01.2015) GKV-Monatsmeldungen sind nur noch nach Anforderung der Krankenkasse zu erstellen. Eine manuelle Abgabe ist nicht mehr möglich Siehe Nr. 1647 Qualifizierter Meldedialog.
Seite 8 3. 3.1. Details Kalenderschlüssel, die keine Meldung auslösen Folgende Kalenderschlüssel lösen keine Meldung aus: 001 Krankheit mit Lohnfortzahlung (bis maximal 42 Arbeitstage anzuwenden). Schlüssel für weniger als ein Kalendermonat: 002, 003 009, 008, 007, 006, 015, 016, 014, und 017. 010 Pflege eines kranken Kindes. Schlüssel für weniger als 30 Sozialversicherungstage: 011, 005, 004, 018, 022, 023, 024, 025 und 026. Schlüssel 013 Elternzeit, bei vorhergehender Mutterschutzfrist (im Kalender wurde die Mutterschutzfrist durch Kalenderschlüssel 006 Mutterschaftsgeld eingetragen). Schlüssel 020 Kurzzeitpflege (bis maximal 10 Arbeitstage anzuwenden). 3.2. Wartezeit unterdrücken Die Wartezeit kann unterdrückt werden. Gehen Sie wie folgt vor: Wartezeit unterdrücken 1. Kalender öffnen und einmal in den Kalender klicken, um diesen zu aktivieren. 2. Tastenkombination + +. 3. Haken bei Option <keine Wartezeit>.
Seite 9 3.3. Meldefristen Agenda LOHN erzeugt die Meldung bei der Monatsberechnung. Sämtliche Fristen werden dadurch eingehalten. Meldung Frist 10 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Beginn der Beschäftigung. 11 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Meldesachverhalt 12 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Meldesachverhalt. 13 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Meldesachverhalt. 20 Es gilt 7 DEÜV: Der Tag des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses ist in den in 28a Abs. 4 Satz 1 bis 3 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen spätestens bei Beschäftigungsaufnahme an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung zu melden. 30 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach ihrem Ende. 31 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Wechsel. 32 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Wechsel. 33 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Meldetatbestand 34 Zwei Wochen nach Ablauf des ersten Kalendermonats der Unterbrechung 35 Spätestens innerhalb von 6 Wochen 36 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Wechsel. 40 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Ende der Beschäftigung 49 Spätestens 6 Wochen nach Ende der Beschäftigung 50 Spätestens bis zum 15.02. des Folgejahres 51 2 Wochen nach Ablauf des ersten Kalendermonats der Unterbrechung. 52 2 Wochen nach Ablauf des ersten Kalendermonats der Unterbrechung. 53 2 Wochen nach Ablauf des ersten Kalendermonats der Unterbrechung. 54 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Zahlung. 55 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Zahlung. 56 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Zahlung.
Seite 10 57 Erfolgt nur nach Aufforderung durch die Versicherten. Auf Verlangen des Rentenantragsstellers ist eine»gesonderte Meldung«über die beitragspflichtigen Einnahmen frühestens drei Monate vor Rentenbeginn zu erstatten. 58 Nach Anforderung der Krankenkasse. 91 Spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Zahlung. 3.4. Meldungen für Kalendertage während des laufenden Monats erstellen Arbeitnehmer sind grundsätzlich nur unter einer Personalnummer abzurechnen, auch wenn sich beispielsweise Personengruppenschlüssel, Beitragsgruppenschlüssel oder Krankenkasse ändert. Nur in besonderen Fällen darf eine zweite Personalnummer für den Arbeitnehmer angelegt werden. Nr. 1612 Ein Arbeitnehmer auf zwei Personalnummern? Sofern eine zweite Personalnummer verwendet wird, um ein Beschäftigungsverhältnis fortzuführen (bisheriges Beschäftigungsverhältnis ändert sich), sind die beiden Personalnummern zu verbinden (verknüpfen). Damit ist sichergestellt, dass zukünftige ELStAM auf der richtigen Personalnummer angewendet werden. Die Verknüpfung erstellen Sie durch die Felder»Personalnr. Alt«und»Personalnr. Neu«im Register»Adresse«. Sofern zwei Personalnummern parallel geführt werden, dürfen bei einer Personalnummer keine ELStAM angewendet werden. Diese Konstellation ist im ELStAM-Verfahren nicht vorgesehen. Entfernen Sie bei einem der Beschäftigungsverhältnisse die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers und hinterlegen Sie die Lohnsteuerklasse 6.
Seite 11 3.5. Vereinfachungsregel für die Übernahme von Auszubildenden in Festanstellung während eines laufenden Monats Der Gesetzgeber hat eine Vereinfachungsregelung geschaffen für den Fall, wenn ein Auszubildender in eine Festanstellung während des laufenden Monats übernommen wird: Die Meldung mit Grund 33»Änderungen im Beschäftigungsverhältnis«muss zum letzten Tag des Monats erstellt werden, in dem das Ausbildungsende liegt. Vereinfachungsregel anwenden 1. In dem Monat, in dem die Ausbildung endet (Beispiel: August), bleibt die Personengruppe noch auf Ausbildung (102, 121 oder 122) geschlüsselt. 2. Sie müssen den Teillohn manuell anhand der Teillohnformel berechnen und erfassen. Das gilt für den Teillohn der Ausbildungsvergütung (im Beispiel: 1.08. bis 15.08.) sowie für den Teillohn der Festanstellung (im Beispiel: 16.08. bis 31.08.). 3. Im Folgemonat erfolgt die Umschlüsselung der Personengruppe sowie der Angaben zur Tätigkeit (höchstmöglicher beruflicher Ausbildungsabschluss). 4. Durch die Monatsberechnung wird die Abmeldung 33 zum letzten Tag des Monats erzeugt, in dem das Ausbildungsende liegt (im Beispiel zum 31.08). Gleichzeitig erfolgt die Anmeldung 13»Änderungen im Beschäftigungsverhältnis«(im Beispiel zum 01.09). 3.6. Meldegründe 70, 71 und 72 Die Erstellung folgender Meldegründe ist in Agenda LOHN derzeit nicht vorgesehen: 70 Jahresmeldung für freigestellte Beschäftigte 71 Meldung des Vortages der Insolvenz/der Freistellung 72 Entgeltmeldung zum rechtlichen Ende der Beschäftigung
Seite 12 3.7. Krankenkassenwechsel Krankenkassenwechsel im aktuellen Monat 1.»Stammdaten Personaldaten«. 2. Mitarbeiter öffnen. 3. Register»SV«: Neue Krankenkasse hinterlegen. 4. Mit der nächsten Monatsberechnung erzeugt Agenda LOHN automatisch eine Abmeldung bei der alten Krankenkasse (Meldegrund 31) und eine Anmeldung bei der neuen Krankenkasse (Meldegrund 11). Krankenkassenwechsel rückwirkend Ein ausführliches Beispiel finden Sie im Info Nr. 1682 Nachberechnung Personaldaten unter Punkt 2»Vorgehensweise«. 4. Wichtige Informationen Nr. 1624 Fehlzeiten Nr. 1649 Kalender in Agenda LOHN Nr. 1684 Märzklausel Nr. 1685 Sofortmeldung