Jeder Mensch hat etwas, das ihn antreibt. Wir machen den Weg frei. Sie ziehen Ihre fälligen Zahlungen per Lastschrift ein? Dann müssen Sie künftig einiges beachten: Ab 01.02.2014 sind nur noch Lastschriften im SEPA-Format möglich.
AUFGABEN: INFORMATION: ZU TUN: 1. Beantragen einer Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine Gläubiger-ID beantragen Gläubiger- eindeutige ID, die über die Internetseite Identifikations-Nummer www.glaeubiger-id.bundesbank.de Gläubiger-ID lautet: bei der Deutschen beantragt werden muss. Die Bundesbank teilt Bundesbank DE Ihnen diese Gläubiger-ID (Creditor Identifier CI) dann per E-Mail mit. 2. Teilen Sie uns die Gläubiger-ID mit Damit Sie Lastschriften einreichen können, muss die Gläubiger-ID des Vereins bei der Bank hinterlegt sein. Gläubiger-ID an Bank mitteilen 3. Abschluss einer neuen Lastschriftvereinbarung mit der Raiffeisenbank Roth-Schwabach Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften" erneuert werden. Hierfür benötigen wir die o.g. Gläubiger-Identifikation. neue Lastschriftvereinbarung bei der Bank unterschreiben 4. Nutzen Sie für neue Mitglieder die neuen Lastschrift-Mandate Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten; diese müssen schriftlich vorliegen. Häufig wird die Einzugsermächtigung auf der Beitrittserklärung bzw. dem Aufnahmeantrag erteilt. Verwenden Sie zukünftig den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage. Mustermandate unter: www.raiba-roth-schwabach.de/sepa Wenn Sie kein eigenes Formular für die Aufnahme eines neuen Mitglieds haben, finden Sie diese auch auf unserer Homepage, s.o. Bitte beachten Sie auch: Veröffentlichen Sie zusätzlich Ihre Kontodaten auf Rechnungen, Briefbögen und Vereinshomepage Verwenden Sie ab Ihrem Umstellungszeitpunkt nur noch die neuen Formulare es gibt kein eigenes Beitrittsformular; Mandatsformulare wurden von der Bank besorgt? Veröffentlichen Sie zusätzlich ihre Kontodaten auf Rechnungen, Briefbögen, Vereinshomepage Seite 2 von 8
AUFGABEN: INFORMATION: ZU TUN: 5. Mandatsreferenz festlegen Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern bei Ihnen gestaltet sein sollen. Referenznummer wird wie folgt gebildet: 6. Keine Lastschriftbelege für SEPA 7. Keine Einreichung von DTA-Disketten (USB-Sticks, CDs usw.) 8. SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen 9. Zeitpunkt für die Umstellung festlegen Sie können z.b. die Mitgliedsnummer als Referenznummer verwenden. Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. (Evtl. wird die Mandatsreferenz automatisch durch die von Ihnen verwendete Software vergeben). Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mehr. Übertragen Sie uns den Beitragseinzug einfach online. Die VR-NetWorld-Software ist dafür bereits vorbereitet. Unter SEPA ist die Einreichung von DTA- Datenträgern nicht mehr möglich. Übertragen Sie uns den Beitragseinzug einfach online. Die VR-NetWorld-Software ist dafür bereits vorbereitet. Die Software, mit der Sie Ihren Beitragseinzug durchführen, muss künftig alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können, wie z.b. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw. Die VR-NetWorld-Software kann ab der Version 4.4 SEPA-Lastschriften verwalten. Verwenden Sie die Software eines Drittanbieters, klären Sie bitte mit diesem, ob das Programm SEPA-fähig ist. Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Achtung! Die Umstellung muss zum 01.02.2014 abgeschlossen sein. Stellen Sie sicher, dass Online-Übertragung zur Bank möglich ist. Stellen Sie sicher, dass Online-Übertragung zur Bank möglich ist. Software ist auf aktuellem Stand und SEPA-fähig? Software ist veraltet und nicht SEPA- fähig? Update wurde bestellt? Zeitpunkt für Umstellung definieren. Seite 3 von 8
AUFGABEN: INFORMATION: ZU TUN: 10. Künftige Termine für den Beitragseinzug festlegen (siehe Punkt 13 ff.) Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa "zum Jahresanfang" / oder "Mitte November" eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Beitragstermin festlegen auf: 11. Umdeutung / Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA-Basis-Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder von der Wandlung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht beispielsweise mit folgendem Informationstext: Einzugsermächtigungen liegen schriftlich vor Benachrichtigung der Mitglieder über die Umdeutung erfolgte am Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab (Umstellungszeitpunkt siehe Punkt 9) als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DE xxxxxxxxxx (siehe Punkt 1) Als Mandatsreferenz verwenden wir xxxxxxxxxxxxxxxxxx ( z. B. Ihre Mitgliedsnummer) (siehe Punkt 5). Wenn Einzugsermächtigungen nicht schriftlich vorliegen, sind diese neu einzuholen. (siehe Punkt 4). Seite 4 von 8
AUFGABEN: INFORMATION: ZU TUN: 12. Vorabinformation bzw. Pre-Notification über die Beitragsbelastung Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin (siehe Punkt 10) über die Belastung zu informieren. Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen: Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil des Aufnahmeantrags / der Beitrittserklärung oder der Mitteilung über die Umdeutung (s. Punkt 11) der Einzugsermächtigungen sein! Mitglieder über Zeitpunkt der Belastung informieren 13. Einreichung / Vorlauffristen SEPA-Lastschriften müssen mit einem festen Fälligkeitsdatum (siehe Punkt 10) und mit einer Vorlauffrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet: bei erstmaliger Einreichung einer SEPA-Basislastschrift pro Mitglied 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin Zeitvorlauf einplanen danach 3 Bankarbeitstage für die Folgelastschriften Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA- Lastschrift durch Sie als Verein insgesamt. Vielmehr geht es um Ihr Mitglied, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA- Lastschrift von Ihnen eingezogen wird. Beispiel: Sie haben 2013 für sämtliche Mitglieder erstmalig SEPA-Lastschriften eingereicht. Dabei haben Sie die Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeitstermin bei uns eingereicht. 2014 führen Sie einen wiederholten Beitragseinzug durch. Dabei sind auch 3 neue Mitglieder zu belasten. Für jedes Mitglied, das bereits 2013 seinen Beitrag per SEPA-Lastschrift abgebucht bekommen hat, dürfen Sie "wiederholte" Lastschriften einreichen. Diese müssen spätestens 3 Seite 5 von 8
Arbeitstage vor Fälligkeit bei Ihrer Bankeingereicht werden. Für die o.g. 3 neuen Mitglieder ist es aber die "erstmalige" Lastschrift. Deshalb müssen diese drei Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeit eingereicht werden. Da dies in der Praxis schwer zu handhaben ist, und jede Lastschriftdatei nur einen Fälligkeitstermin enthalten darf, empfehlen wir Ihnen, grundsätzlich die Lastschriften 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. 14. Rücklastschriften mangels Deckung/ erneute Einreichung Trotzdem Sie Ihre Mitglieder per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss (siehe Punkte 12 u. 13). Vorgehensweise bei Rücklastschriften klären. Aktuelle Informationen finden Sie im Internet unter: www.raiba-roth-schwabach.de/sepa und www.sepa.deutschland.de (Website Dt. Bundesbank) Gerne informieren wir Sie im persönlichen Gespräch. Bitte vereinbaren Sie hierzu einen Termin mit Ihren KundenberaterIn. Wählen Sie: 09172 709-200. Seite 6 von 8
Notizen: Seite 7 von 8
Kugelbühlstraße 19 21 91154 Roth Telefon: 09172 709-200 Telefax: 09172 709-300 E-Mail: vr@raiba-roth-schwabach.de Stand: 15.03.2013 Seite 8 von 8