Die Tücken stecken im Detail Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu den neuen wissen müssen Ab dem 1. April 2003 werden die neu geregelt. In der Februar-Ausgabe (Seite 8-9) haben wir Ihnen einen ersten Überblick geliefert. Nachfolgend gehen wir auf die Einzelheiten ein. Am Ende des Beitrags finden Sie einen Mustervertrag mit Erläuterungen. Beachten Sie: Nachbesserungen sind möglich, weil die neuen Geringfügigkeits-Richtlinien noch nicht vorliegen. In unserem Online- Service informieren wir Sie über aktuelle Entwicklungen. Wie Sie dorthin gelangen, erfahren Sie auf Seite 20 unter Online-Service. Geringfügige Beschäftigung bis 400 Euro Die Verdienstgrenze bei der geringfügigen Beschäftigung wird von 325 Euro auf 400 Euro angehoben. Die wöchentliche Arbeitszeitgrenze von 15 Stunden wird abgeschafft. Außerdem bleibt ein 400-Euro- Job künftig auch als Nebenbeschäftigung für den Arbeitnehmer sozialabgaben- und steuerfrei. Damit entscheidet allein das Kriterium Arbeitsentgelt, ob eine geringfügige Beschäftigung vorliegt oder nicht. Maßgebend für die Einhaltung der Geringfügigkeitsgrenze ist der regelmäßige monatliche Bruttoverdienst. Gewährt der Arbeitgeber einmalige Leistungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, müssen die monatlichen Zahlungen anteilig gekürzt werden. Beispiel Arbeitgeber A gewährt im Juni 100 Euro Urlaubs- und im November 200 Euro Weihnachtsgeld. In diesem Fall dürfen die monatlichen Zahlungen maximal 375 Euro betragen (400./. 300 : 12). Wichtig: Wird die Geringfügigkeitsgrenze überschritten oder nur deshalb eingehalten, weil der Arbeitgeber nicht das tarifvertraglich geschuldete Entgelt zahlt ( Phantomlohn ), fallen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bis zu fünf Jahre rückwirkend an. Ausnahme: Für Einmalzahlungen (zum Beispiel Weihnachts- oder Urlaubsgeld), die dem Arbeitnehmer zwar tarifvertraglich zustehen aber nicht ausbezahlt werden, müssen keine Sozialabgaben nachgezahlt werden. Pauschalabgabe des Arbeitgebers Der Arbeitgeber zahlt eine Pauschalabgabe in Höhe von 25 Prozent an die Bundesknappschaft. Davon fließen zwölf Prozent in die Rentenversicherung ( 172 Absatz 3 Sozialgesetzbuch [SGB] VI), elf Prozent in die Krankenversicherung ( 249b SGB V) und zwei Prozent gehen an den Fiskus für Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag ( 40a Absatz 2 Einkommensteuergesetz [EStG]). Wichtig für alle Steuerzahler Arbeitnehmer Selbstständige Gewerbetreibende Immobilienbesitzer Kapitalanleger Auch als Nebenjob steuerfrei 25 Prozent an die Bundesknappschaft 13
Beiträge zur Renten- und Krankenversicherung Die zwölf Prozent Rentenversicherungsbeitrag muss der Arbeitgeber immer leisten, auch wenn der Arbeitnehmer rentenversicherungsfrei ist, zum Beispiel als Rentner oder Beamter ( 172 Absatz 3 SGB VI). Der Beitrag zur Krankenversicherung wird fällig, wenn der Arbeitnehmer in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob er freiwillig, im Rahmen einer Familienversicherung oder pflichtversichert ist. Darunter fallen zum Beispiel Rentner, Arbeitslose oder Arbeitnehmer, die die Jahresentgeltgrenze überschreiten. Für privat versicherte oder nicht krankenversicherte Arbeitnehmer muss kein Beitrag gezahlt werden. Lohnsteuer Der Arbeitgeber kann sich die zwei Prozent Lohnsteuer sparen, wenn er den Lohn über eine Lohnsteuerkarte versteuert. Aber: Für den Arbeitnehmer lohnt sich das nur, wenn entweder keine Lohnsteuer einbehalten wird (Steuerklasse I bis IV) oder die abgeführte Lohnsteuer bei Abgabe der Steuer-Erklärung erstattet wird. Auswirkungen in der Praxis Wechselt eine 325-Euro-Kraft, die bisher auf Grund einer Freistellungsbescheinigung ihren Lohn steuerfrei erhält, ab 1. April 2003 in einen steuerfreien Minijob mit 325 Euro, ändert sich auf Arbeitnehmerseite nichts. Der Arbeitgeber dagegen muss drei Prozent mehr als bisher abführen. Gravierender sind die Folgen, wenn ein bisher pauschal lohnversteuertes geringfügiges Arbeitsverhältnis in einen Minijob bis 400 Euro umgewandelt wird. Das zeigt das folgende Beispiel: Beispiel Wichtig: Rentner dürfen ab 2003 bis 340 Euro ohne Auswirkungen auf ihre Rente hinzuverdienen. Die Grenze ist damit zwar um 15 Euro höher als im Jahr 2002, bleibt aber um 60 Euro unter der Geringfügigkeitsgrenze. Manchmal kein Beitrag zur Krankenversicherung Wechsel aus 325-Euro-Job Rentner Klug hat seit einem Jahr einen 325-Euro-Job. Da er als Rentner keine Freistellungbescheinigung vorlegen kann, hat sein Arbeitgeber den Arbeitslohn pauschal lohnversteuert ( 40a Absatz 2 EStG 2002). Je nachdem, ob der Arbeitgeber oder Herr Klug bisher die pauschale Lohnsteuer getragen hat, ergeben sich zum 1. April 2003 folgende Änderungen (Beträge in Euro): Arbeitgeber trägt pauschale Lohnsteuer Belastung Arbeitgeber Auszahlung Arbeitnehmer Arbeitnehmer trägt pauschale Lohnsteuer Belastung Arbeitgeber Auszahlung Arbeitnehmer alt neu alt neu alt neu alt neu Arbeitslohn 325,00 325,00 325,00 325,00 325,00 325,00 325,00 325,00 KV-Beitrag 32,50 1) 35,75 2) 32,50 1) 35,75 2) RV-Beitrag 3) 39,00 39,00 39,00 39,00 Pauschale Lohnsteuer 73,12 4) 6,50./. 73,12 4)./. 6,50 gesamt 469,62 406,25 325,00 325,00 396,50 399,75 251,88 318,50 1) 10 Prozent 2) 11 Prozent 3) 12 Prozent 4) inklusive Solidaritätszuschlag und 7 Prozent Kirchensteuer (Bayern) Hinzuverdienst bei Rentnern begrenzt 14
Ansprüche aus Renten- und Krankenversicherung Der Arbeitnehmer erwirbt durch den pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung geringe Ansprüche auf Altersrente. Außerdem werden Wartezeiten berücksichtigt. Um alle Leistungen der Rentenversicherung nutzen zu können, muss er auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichten und einen Eigenbeitrag in Höhe von 7,5 Prozent zahlen. Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil müssen zusammen mindestens 30,23 Euro betragen (19,5 Prozent von 155 Euro, der Mindestbemessungsgrundlage). Das heißt: Bei einem Arbeitslohn unter 155 Euro muss der Arbeitnehmer mehr als 7,5 Prozent zahlen. Wichtig: Über die Möglichkeit, eigene Ansprüche erwerben zu können, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer informieren. Eine entsprechende Passage finden Sie im Mustervertrag. Der Arbeitnehmer muss zudem seinen (unwiderrufbaren) Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit gegenüber seinem Arbeitgeber schriftlich erklären. In der Krankenversicherung erwirbt der Arbeitnehmer keine (zusätzlichen) Ansprüche. Er kann aber als Familienangehöriger beim Eheoder Lebenspartner mitversichert werden. Die für die Familienversicherung geltende monatliche Einkommensgrenze von 340 Euro wird im Fall einer geringfügigen Beschäftigung auf 400 Euro erweitert. Hat er aber neben dem Arbeitsentgelt von 400 Euro weitere Einnahmen (zum Beispiel Zinseinnahmen), ist die Familienversicherung ausgeschlossen. Übergangsregelungen Für 2003 ausgestellte Freistellungsbescheinigungen laufen zum 31. März 2003 aus. Bis dahin steuerfrei erzielte Einnahmen bleiben steuerfrei, wenn aus dem 325-Euro-Job ein 400-Euro-Job wird. Bei Aufnahme einer Vollzeitbeschäftigung, werden die Einnahmen nachträglich steuerpflichtig. Beispiel Frieda Müller arbeitet von Januar bis März auf 325-Euro-Basis mit Freistellungsbescheinigung. Ab April 2003 erhält sie monatlich 400 Euro. Sowohl die Einnahmen von Januar bis März als auch die von April bis Dezember bleiben für sie steuer- und sozialabgabenfrei. Wechselt sie im Laufe des Jahres allerdings in eine Vollzeitbeschäftigung, werden die Einnahmen aus dem 325-Euro-Job nachträglich steuerpflichtig. Die Einnahmen aus dem 400-Euro-Job bleiben steuerfrei. Wichtig: Arbeitnehmer, deren Tätigkeit durch die erhöhte Geringfügigkeitsgrenze ab 1. April 2003 sozialversicherungsfrei werden würde, bleiben versicherungspflichtig. Auf Antrag können sie sich von der Versicherungspflicht befreien lassen. Niedrig entlohnte Beschäftigung bis 800 Euro Neu geschaffen wurde der Niedriglohnbereich bei einem monatlichen Verdienst zwischen 400,01 und 800 Euro. In dieser Gleitzone steigen die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung nur schrittweise an. Der Arbeitgeber zahlt volle Sozialbeiträge. Die Gleitzone gilt nicht, Arbeitnehmer kann Rentenbeitrag aufstocken Arbeitgeber muss über Aufstockung informieren Wichtig für bisher Versicherungspflichtige Geringere Arbeitnehmerbeiträge in der Gleitzone 15
wenn die Beschäftigung neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt wird. Das Arbeitsentgelt wird über eine Lohnsteuerkarte versteuert (eine Pauschalbesteuerung ist nicht möglich). Komplizierte Berechnung Über die Berechnung des Arbeitnehmeranteils bestehen noch Unklarheiten. Die von uns in der Februar-Ausgabe vorgestellte Methode entspricht dem Gesetzeswortlaut und wurde uns inzwischen auch von der Bundesknappschaft bestätigt. Danach errechnet sich die ermäßigte Bemessungsgrundlage für 2003 wie folgt: Formel Von dieser ermäßigten Bemessungsgrundlage wird der Gesamtsozialversicherungsbeitrag (abhängig vom Krankenversicherungssatz) ermittelt und zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Dabei muss der Arbeitgeber die auf das Bruttoentgelt entfallenden Beiträge zur Sozialversicherung leisten. Der Arbeitnehmer zahlt die Differenz zum ermittelten Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Die Beiträge müssen wie bisher in der Summe an die Krankenversicherung überwiesen werden. Unser Service: Um Ihnen die komplizierte Berechnung bei den Sozialabgaben zu erleichtern, haben wir ein Berechnungsprogramm entwickelt. Sie finden es in unserem Online-Service. Wie Sie dorthin gelangen, erfahren Sie auf Seite 20 unter Online-Service. Berechnungsprogramm 239,80 + [1,4005 x (Arbeitsentgelt./. 400)] Um die Sozialabgaben in der Gleitzone zu ermitteln, müssen Sie nur den Krankenversicherungssatz (Zeile 2) und den monatlichen Verdienst (Zeile 3) in das Berechnungsprogramm eingeben. Wichtig Eine Beschäftigung knapp über 400 Euro bringt den vollen Versicherungsschutz in der Krankenversicherung. In der Rentenversicherung besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit der Aufstockung, um volle Rentenversicherungsansprüche zu erwerben. Bemessungsgrundlage ermitteln Sozialversicherungsbeiträge einfach berechnen 16
Mustervertrag für bis 400 Euro Arbeitsvertrag Zwischen... (Name, Anschrift Arbeitgeber) im Folgenden Arbeitgeber und Frau/Herrn... (Name, Anschrift, evtl. Geburtsdatum des Arbeitnehmers) wird folgender Arbeitsvertrag geschlossen: 1 Rechtlicher Rahmen und Arbeitsbereich 1) Frau/Herr... wird ab dem... im Rahmen eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses bis 400 Euro eingestellt. 2) Frau/Herr... nimmt Aufgaben... (zum Beispiel in der allgemeinen Verwaltung) wahr. Zu ihrem/ seinem Aufgabenbereich gehört beispielsweise die Erledigung folgender Arbeiten: a)... b)... (Genaue Beschreibung der Tätigkeit vornehmen) 3) Frau/Herr... kann auch zu anderen Tätigkeiten herangezogen werden. 4) Die Arbeiten werden... (Ort der Tätigkeit eintragen) verrichtet. 2 Arbeitszeit 1) Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt... Stunden. Das entspricht... Stunden im Monat. 2) Die Arbeitsleistung erfolgt an... (Zahl der Tage) Tagen in der Woche am... (Zeitraum) mit jeweils... Stunden. Der Arbeitgeber behält sich vor, im Fall erhöhten Arbeitsanfalles und urlaubs- oder krankheitsbedingten Ausfalls anderer Arbeitskräfte die Arbeitsleistung anderweitig festzulegen. 3 Vergütung 1) Das Arbeitsentgelt beträgt... (maximal 400) Euro pro Monat. 2) Der Arbeitgeber leistet die Pauschalabgabe in Höhe von derzeit 25 Prozent (11 Prozent Krankenversicherung, 12 Prozent Rentenversicherung und 2 Prozent Lohnsteuer) in der jeweils gesetzlich geschuldeten Höhe an die zentrale Einzugsstelle (Bundesknappschaft in Cottbus). Wichtig: Der Arbeitgeber weist Frau/Herrn... darauf hin, dass sie/er eigene Ansprüche in der Rentenversicherung erwerben kann. Dazu muss sie/er mit einem eigenen Beitrag von derzeit 7,5 Prozent den Arbeitgebersatz (derzeit 12 Prozent) auf die vollen 19,5 Prozent aufstocken. Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Rentenversicherung müssen zusammen mindestens 30,23 Euro betragen. 3) Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, jede Änderung der steuerlichen bzw. versicherungsrechtlichen Verhältnisse insbesondere, wenn neben diesem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis ein weiteres geringfügiges aufgenommen wird dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen. 4) Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall bestimmt sich nach der jeweils geltenden gesetzlichen Regelung. Zurzeit beträgt sie 100 Prozent für die ersten sechs Wochen der Krankheit. 5) Die Überweisung des Arbeitsentgelts erfolgt auf das Konto Nummer... bei der... (Bank oder Sparkasse) in... (BLZ...). 4 Urlaub Frau/Herr... hat Anspruch auf... Tage Erholungsurlaub im Jahr. Der Urlaub muss vom Arbeitgeber vor Urlaubsantritt genehmigt werden. 5 Kündigung Das Arbeitsverhältnis kann beiderseits mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende schriftlich gekündigt werden. Maßgebend für die Fristeinhaltung ist der Zugang des Kündigungsschreibens. 6 Schlussbestimmungen 1) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages können wirksam nur in schriftlicher Form vereinbart werden. 2) Dieser Vertrag bleibt auch dann gültig, wenn einzelne Bestimmungen sich als ungültig erweisen sollten. Die betreffende Bestimmung ist dann so auszulegen, dass die mit ihr ursprünglich angestrebten wirtschaftlichen und rechtlichen Zwecke so weit wie möglich erreicht werden. (Ort), den... (Datum) (Ort), den... (Datum) (Arbeitgeber) (Arbeitnehmer) 17
Erläuterungen Zu 1: Machen Sie deutlich, dass es sich um ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis bis 400 Euro handeln soll, das den ab 1. April 2003 geltenden Regeln unterliegen soll (Absatz 1). Legen Sie im beiderseitigen Interesse den Aufgabenbereich fest (Absatz 2), behalten Sie sich aber als Arbeitgeber vor, den Arbeitnehmer zu anderen Tätigkeiten heranzuziehen (Absätze 2 und 3). Zu 2: Die bisherige Begrenzung der Wochenarbeitszeit auf 15 Stunden entfällt. Das verschafft Ihnen größere Flexibilität. Sie sind frei in der Gestaltung der wöchentlichen Arbeitszeit, solange Sie nicht gegen geltendes Arbeitszeitrecht verstoßen (nicht mehr als durchschnittlich acht Stunden am Tag). Theoretisch ist es also möglich, dass der Arbeitnehmer seine gesamte Monatsleistung in einer Woche des Monats erbringt. Zu 3: Achten Sie darauf, dass das gesamte Arbeitsentgelt (monatliches Entgelt und Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) die Geringfügigkeitsgrenze von regelmäßig 400 Euro nicht überschreitet (Absatz 1). Bei der Festlegung des Stundenlohns sollten Sie außerdem folgende zwei Dinge im Auge behalten: 1. Teilzeitkräfte (auch Geringverdiener) dürfen nicht schlechter behandelt werden als Vollzeitbeschäftigte (Diskriminierungsverbot). Das bedeutet: Als Arbeitgeber müssen Sie der 400-Euro-Kraft ein Entgelt zahlen, das dem anteiligen Entgelt eines Vollzeit-Beschäftigten entspricht ( 4 Absatz 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz). 2. Das Phantomlohn-Problem: Ist ein Unternehmen tarifgebunden und der Arbeitnehmer Mitglied der Gewerkschaft, ist der Tariflohn verbindlich. Zahlen Sie als Arbeitgeber (selbst mit Einverständnis des Arbeitnehmers) einen geringeren Stundenlohn, haften Sie nach Feststellung des Sachverhalts (zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung) bis zu fünf Jahre rückwirkend für zu wenig gezahlte Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Als Arbeitgeber sollten Sie wissen, wenn sich an den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verhältnissen Ihres Arbeitnehmers etwas ändert (zum Beispiel, wenn er ein weiteres geringfügiges Beschäftigungsverhältnis eingeht (Absatz 3). Denn Sie müssen die Versicherungspflicht des Arbeitnehmers prüfen (auf Einzelheiten dazu werden wir in einer der nächsten Ausgaben eingehen). Zu 4: Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf mindestens 24 Tage Urlaub im Jahr. Der Urlaub wird bei geringfügig Beschäftigten gekürzt, und zwar abhängig von der Zahl der tatsächlichen Arbeitstage in der Woche. Arbeitet der Beschäftigte zum Beispiel an zwei Tagen in der Woche und gilt ansonsten die Fünf-Tage-Woche, so beträgt sein Urlaubsanspruch 2/5 des regulären Anspruchs. Unser Service: Den Mustervertrag finden Sie im Online-Service unter Musterverträge/Musterformulierungen. Wie Sie dorthin gelangen, erfahren Sie auf Seite 20 unter Online-Service. Mehr Flexibilität bei Stundenzahl Arbeitsrechtliche Vorschriften beachten Urlaubsanspruch richtig berechnen 18