MERKBLATT Allgemeine Informationen für Projekte Betriebe gewerblicher Art (BgA) Anwendung gesicherter Erkenntnisse Betriebe gewerblicher Art (BgA) sind Bereiche, in denen die Universität Trier in unterschiedlicher Form steuerpflichtig ist. Einer dieser BgA ist der Bereich der sog. Anwendung gesicherter Erkenntnisse. Unter diesem steuerlichen Begriff versteht die Finanzverwaltung Tätigkeiten, welche nicht der Erzielung einer wissenschaftlichen Erkenntnis dienen, sondern durch Anwendung bereits erzielter Erkenntnisse und/oder Verfahren / Methoden bzw. durch Einsatz von wissenschaftlicher Expertise, verwertbare Ergebnisse erbringen. Hierzu gehören beispielsweise routinemäßige Untersuchungen, Beratungen und Begutachtungen. Wenn Ihr Projekt dem BgA Anwendung gesicherter Erkenntnisse zugeordnet wird, dann entstehen folgende steuerliche Konsequenzen: I. Steuern 1. Ertragsteuern Unter Ertragsteuern werden die Körperschaftsteuer, die Gewerbesteuer und Kapitalertragsteuer zusammengefasst, welche im Nachfolgenden kurz dargestellt werden. Körperschaftsteuer Die Universität Trier ist grundsätzlich verpflichtet, für jeden BgA eine Gewinnermittlung zu erstellen und evtl. Gewinne der Körperschaftsteuer zu unterwerfen. Der Jahresüberschuss (= Gewinn) bzw. der Jahresfehlbetrag (= Verlust) ist der Saldo zwischen den Einnahmen und den Ausgaben. Bei den Ausgaben ist zwischen den direkten und indirekten Ausgaben zu unterscheiden. Unter direkten Ausgaben versteht man alle anfallenden Ausgaben, die dem Projekt direkt zugeordnet werden können. Darunter fallen z.b. Sachkosten, Raumkosten (Miete) sowie die Kosten für das Personal, welches für dieses Projekt arbeitet. Die Kosten werden auch dann dem Projekt verursachungsgerecht zugerechnet, wenn sie durch Verbräuche von Ressourcen (wie etwa Raum oder Personal) entstehen, die die Universität Trier aus ihrem Kernhaushalt (vor-)finanziert. Abschreibungen für Inventargüter, die speziell für dieses Projekt angeschafft worden sind, stellen ebenfalls direkte Ausgaben dar. Die indirekten Ausgaben hingegen werden über einen bestimmten Schlüssel als Gemeinkosten dem Projekt zugeordnet. In den Gemeinkosten sind bspw. die EDV- Infrastruktur des Rechenzentrums, die Bibliothek oder auch die Kosten für die Verwaltung enthalten. Die Ihrem Projekt belasteten Gemeinkosten werden im nicht steuerbaren Stand: 03.01.2013
2 hoheitlichen Haushaltsbereich der Universität Trier vereinnahmt und dort nach den üblichen Overhead-Regeln verteilt (siehe Schreiben Präsident vom 16.06.2012). Ganz vereinfacht lässt sich die Gewinnermittlung wie folgt darstellen: Einnahmen - Direkte Ausgaben (Sachkosten, Raumkosten, Personalkosten, Abschreibungen) - Indirekte Ausgaben (Gemeinkosten) = Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag Bemessungsgrundlage für die Körperschaftsteuer in Höhe von 15% zzgl. 5,5% Solidaritätszuschlag ist das sog. zu versteuernde Einkommen. Das zu versteuernde Einkommen wird, ganz vereinfacht dargestellt, wie folgt ermittelt: Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag +/- Steuerliche Modifikationen - Verlustabzug (= körperschaftsteuerlicher Verlustabzug) = Einkommen - Freibetrag (für den gesamten BgA) = zu versteuerndes Einkommen (z.v.e.) Die Körperschaftsteuer wird anschließend wie folgt berechnet: z.v.e. * 15% Köperschaftsteuer = ermittelte Körperschaftsteuer ermittelte Körperschaftsteuer * 5,5% Solidaritätszuschlag = ermittelte Solidaritätszuschlag Die Summe aus ermittelter Körperschaftsteuer und ermitteltem Solidaritätszuschlag ergibt die körperschaftsteuerliche Gesamtbelastung. Um die Steuerlast zu minimieren, sind alle Kosten verursachungsgerecht zuzuordnen und zu buchen. Für evtl. Betriebsprüfungen muss die Abteilung I entsprechende Nachweise für die Kostenverbuchung vorhalten. Hierzu sind dem Kostenstellenverantwortlichen u.a. regelmäßig (mindestens einmal jährlich oder nach Abschluss des Projektes mit einer Frist von einem Monat) Zeiterfassungsbögen einzureichen. Formulare Zeiterfassung: Verwaltung > Abteilung I (Finanzen) > Trennungsrechnung > Dokumente > III. Arbeitswerkzeuge und Instrumente > Timesheets oder Verwaltung > Abteilung I (Finanzen) > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Drittmittel > EU-Timesheet Auch die Raumkosten sind verursachungsgerecht den Projekten zuzuordnen. Damit die Raumkosten erfasst werden können, sind die Räume bei Projektbeginn sowie bei Raumänderungen der Abteilung I unverzüglich mitzuteilen. Für die steuerliche Zurechnung der Abschreibungen ist es zudem notwendig, dass die angeschafften Gegenstände zugeordnet werden.
3 Gewerbesteuer Gewerbesteuer entsteht immer dann, wenn Gewinnerzielungsabsicht vorliegt. Gewinnerzielungsabsicht liegt i.d.r. vor, da bei wirtschaftlichen Projekten i.s.d. Beihilferechts (Trennungsrechnung) bei der Angebotskalkulation ein Gewinnzuschlag kalkuliert werden muss. Die Gewerbesteuer lässt sich, ganz vereinfacht dargestellt, wie folgt berechnen: Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag +/- Steuerliche Modifikationen - Gewerbeverlust (= gewerbesteuerlicher Verlustabzug) = Gewerbeertrag (Abrundung auf volle 100 ) - Freibetrag (für den gesamten BgA) = Zwischensumme * Steuermesszahl (3,5%) = Steuermessbetrag * Hebesatz (Stadt Trier = 390%) = Gewerbesteuer Kapitalertragsteuer Kapitalertragsteuer entsteht immer dann, wenn Mittel oder Sachwerte unentgeltlich aus dem BgA Anwendung gesicherter Erkenntnisse entnommen und in den hoheitlichen Bereich oder in einen anderen BgA z.b. durch Umbuchung übertragen werden. Diese Übertragung wird steuerlich als sog. verdeckte Gewinnausschüttung (vga) bezeichnet. Gleiches gilt auch, wenn Gebrauchsgüter 1 bzw. Verbrauchsgüter 2 im BgA Anwendung gesicherter Erkenntnisse angeschafft, jedoch für andere Zwecke als für dieses Projekt genutzt werden, Dienstleistungen angefordert, diese jedoch für einen anderen Bereich erbracht werden. Die verdeckte Gewinnausschüttung darf den Jahresüberschuss/Gewinn nicht mindern. Das bedeutet, dass die Ausgabe in einer steuerlichen Nebenrechnung dem Jahresüberschuss/Gewinn wieder hinzugerechnet wird. Dadurch erhöht sich die steuerliche Bemessungsgrundlage für die Körperschaftsteuer und des Solidaritätszuschlages. Zusätzlich löst diese verdeckte Gewinnausschüttung Kapitalertragsteuer in Höhe von 15% zzgl. 5,5% Solidaritätszuschlag aus, wenn bestimmte Voraussetzungen für den gesamten BgA Anwendung gesicherter Erkenntnisse erfüllt sind. Die Voraussetzungen können jedoch erst nachträglich bei der Erstellung der jährlichen Steuererklärungen festgestellt werden. Liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor, so werden wir die Kapitalertragsteuer sowie den darauf entfallenden Solidaritätszuschlag als Festlegung auf Ihrem Projekt verbuchen, um evtl. Steuerforderungen ausgleichen zu können. Die Festlegung kann erst nach Abschluss der Steuerrisiken aufgehoben werden. 1 Gebrauchsgüter = Inventargüter / Wirtschaftsgüter, die einen wiederholten Gebrauch und eine längerfristige, dauerhafte Nutzung erlauben. Hierunter fallen z.b. Laborgeräte. Diese werden inventarisiert und im Rahmen der KLR abgeschrieben. 2 Verbrauchsgüter = Inventargüter / Wirtschaftsgüter, die bedingt durch ihre Beschaffenheit bei einem einzelnen Einsatz verbraucht werden. Hierunter fallen z.b. Labormaterialien. Diese werden nicht inventarisiert und auch nicht im Rahmen der KLR abgeschrieben.
2. Umsatzsteuer 4 Neben der Besteuerung des Gewinns des BgA Anwendung gesicherter Erkenntnisse (Ertragsteuern) sind alle erzielten Einnahmen (= sog. Umsätze ) des BgA umsatzsteuerlich zu beurteilen. Das bedeutet, dass zu erwartende Einnahmen zzgl. 19% Umsatzsteuer mit dem Rechnungsmuster der Universität in Rechnung zu stellen sind. Die Abteilung I führt die sich daraus ergebende Umsatzsteuer im auf die Vereinnahmung folgenden Kalendermonat an das Finanzamt ab. Informationen zur Ausstellung einer Rechnung: Verwaltung > Abteilung I (Finanzen) > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Umsatzsteuer > Info-Tour zur Rechnungserstellung. Dort finden Sie Mustervorlagen zur Erstellung einer Rechnung an einen inländischen Leistungsempfänger. Bei Rechnungen an einen ausländischen Leistungsempfänger, erhalten Sie von der Abteilung I (Frau Kraft) ein entsprechendes Rechnungsmuster. Mit der Pflicht zur Umsatzversteuerung der Projekteinnahmen im BgA Anwendung gesicherter Erkenntnisse korrespondiert das Recht für alle Projektausgaben die im Preis enthaltene und bezahlte Umsatzsteuer als sog. Vorsteuer gegenüber Finanzamt geltend zu machen. Das bedeutet, dass die Vorsteuer dem Projekt nachträglich wieder gutgeschrieben wird. Zwingende Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind: Rechnungsempfänger ist die Universität Trier Ausweis der deutschen Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer (7% oder 19%) auf der Rechnung ausschließliche Verwendung der Gebrauchs- / Verbrauchsgüter sowie Dienstleistungen für das steuerpflichtige Projekt Sollten Leistungen bezogen werden, die lediglich anteilig für das steuerpflichtige Projekt verwendet werden, ist die beabsichtigte Verwendung bei der Anschaffung im Beschaffungsantrag sowie auf der Rechnung zu dokumentieren. Ein Vorsteuerabzug ist nur im Verhältnis der anteiligen Nutzung im umsatzsteuerpflichtigen Projekt möglich. Wir verweisen diesbezüglich auch auf unser Schreiben vom 15.12.2011 betreffend die Änderungen zur Rechnungserstellung und unser Schreiben vom 21.12.2012 zu den Neuregelungen des Vorsteuerabzugs bei gemischter Verwendung von Verbrauchsgütern, Dienstleistungen und Gebrauchsgütern für nichtwirtschaftliche/hoheitliche und wirtschaftliche/unternehmerische Tätigkeiten. Informationen: Verwaltung > Abteilung I > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Umsatzsteuer > Ausstellung der Rechnung auf Universität Trier ab 01.01.2012 oder Verwaltung > Abteilung III > Service > Personal A-Z > Dienstreisen > Rechnungen Verwaltung > Abteilung I > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Umsatzsteuer > Neuregelungen des Vorsteuerabzugs bei gemischter Verwendung.
II. Wirtschaftsgüter/Gebrauchsgüter: 5 Im Rahmen der jährlichen steuerlichen Gewinnermittlung sind wir gegenüber dem Finanzamt verpflichtet, alle Gegenstände (= Wirtschaftsgüter/Gebrauchsgüter) gemäß ihrer tatsächlichen Nutzung in einem sog. Anlagevermögen (= Inventarverzeichnis) zu dokumentieren. In dem Anlagevermögen sind die Zugänge, Abgänge sowie Abschreibungen darzustellen. Sofern neue Gegenstände angeschafft werden, müssen diese entsprechend der beabsichtigten Nutzung im Beschaffungsantrag zugeordnet werden. Sollte die beabsichtigte Nutzung von der Finanzierung abweichen, bitten wir um umgehende Mitteilung, um die Zuordnung entsprechend vornehmen zu können. Bei einer nachträglichen Änderung der Nutzung eines Gegenstandes ist ggf. eine Korrektur des Vorsteuerbetrages durchzuführen. Die Änderung der Nutzung ist unmittelbar der Abteilung I (Inventarisierung) mitzuteilen. Neben Nutzungsänderungen müssen auch Ausmusterungen, Diebstähle und Umzüge der Gegenstände in andere Räume der Abteilung I (Inventarisierung) mitgeteilt werden. Formular Änderungsmeldung Inventarisierung : Verwaltung > Abteilung I > Service / Informationen > Zentrale Beschaffung > Änderungsmeldung Inventarisierung. Im Anlagevermögen/Inventarverzeichnis der Universität Trier werden alle Gegenstände erfasst, deren Anschaffungskosten netto 410,00 übersteigen und welche ganz oder teilweise dauerhaft oder zeitweise in steuerpflichtigen Projekten genutzt werden. Die Abnutzung (sog. Abschreibung) kann dann steuermindernd über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer dem einzelnen Projekt als steuermindernde Projektausgaben zugeordnet werden. Hingegen werden Gegenstände, deren Anschaffungskosten netto 410,00 nicht übersteigen im Anlagevermögen/Inventarverzeichnis nicht erfasst. Die Anschaffungskosten werden als direkt zuordenbare Betriebsausgaben / Sachausgaben bei dem Projekt verbucht. Eine Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer entfällt, da die Kosten direkt steuermindernd geltend gemacht werden können. Damit auch künftig eine ordnungsgemäße Erstellung eines Anlagevermögens sowie eine verursachungsgerechte Zuordnung der Abschreibungen in den Projekten pro BgA Anwendung gesicherter Erkenntnisse möglich ist, sind Inventarabfragen seitens der Verwaltung unerlässlich. Der Kostenstellenverantwortliche hat entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um einen zeitnahen Abgleich der Datenbestände gewährleisten zu können.
III. Restmittel: 6 Wird ein Projekt abgeschlossen, so ist dies der Abteilung I unverzüglich mitzuteilen. Die Restmittel können auf Antrag, nach endgültiger Abrechnung aller Kosten sowie nach Einbehaltung von Ertragsteuern, auf ein personenbezogenes Restmittelkonto (sog. Sammelkonto) in den nicht steuerbaren hoheitlichen Bereich umgebucht werden. Die nicht mehr projektgebundenen Mittel können ab diesem Zeitpunkt weiterhin für Zwecke von Lehre und Forschung eingesetzt werden. Formulare: Verwaltung > Abteilung I > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Betrieb gewerblicher Art > Bestätigung Projektlaufzeit Verwaltung > Abteilung I > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Betrieb gewerblicher Art > Antrag auf Übertragung von Restmitteln Bei Rückfragen steht Ihnen die Abteilung I (Frau Kraft; krafta@uni-trier.de; Tel.: 4276) gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Dr. Michael Stemmler