Checkliste für die Jahresabschlussarbeiten Achtung: Zwischen Schlussfaktur und Jahresabschluss Versichertenkonti dürfen keine Buchungen auf den Versichertenkonti mehr durchgeführt werden!! Es können auch keine Leistungsund Beitragsberechnungen, auch für das neue Jahr oder alte Jahre, gemacht werden!!! Neue Löhne für das neue Jahr Bevor neue Löhne erfasst werden, sollten die Lohnkoordinierungen und Zinssätze für die Projektionsberechnung angepasst sein, falls entsprechende Anpassungen vorgenommen werden müssen, sowie alle Vorsorgeplananpassungen. Neue Löhne für das neue Jahr dürfen bereits vor dem Jahresabschluss auf die Versichertenkonti erfasst und die Leistungen- und Beiträge berechnet werden. Es ist jedoch zu beachten, dass das aufgelaufene Altersguthaben und die Austrittsleistungen per 31.12.JJJJ noch nicht berechnet sind und somit noch die alten Daten per Vorjahr auf dem Ausweis erscheinen, falls dieser bereits jetzt gedruckt wird. Für den Druck der Ausweise nach dem Jahresabschluss im Versicherten-Alterskonto müssen keine neuen Leistungs- und Beitragsberechnungen durchgeführt werden. Reorganisation Firmen Versicherte pro Firma Diese Funktion sollte periodisch ca. vierteljährlich ablaufen. Insbsondere vor der Lohnlistenerstellung bzw. vor den Abschlussarbeiten. DB Sicherstellung Vor den nachfolgenden Arbeiten sollte eine DB Sicherung auf einen externen Datenträger erfolgen. Dieser Datenträger sollte aufbewahrt und nicht mehr überschrieben werden. Kontrolle für Jahresabschluss Vorjahr bei den Versicherten Kontrollieren mit Kontrollfunktionen, ob alle Versicherte einen Jahresabschluss per letzten Jahr haben. Sonst Nachtragsfakturen durchführen und danach Jahresabschluss Vorjahr wiederholen. Es kann dabei über alle Versicherte gestartet werden, denn es werden nur die Versicherten berücksichtigt, die noch keinen Vorjahresabschluss haben. Eine weitere Kontrolle ist, ob für alle Versicherte Löhne für das alte Jahr vorhanden und ob die aufgezeigten Lücken korrekt sind. November 2004 Seite 1
Firmenwesen Bei einer Verzugszinsberechnung im Beitragskonto müssen vor der Schlussfakturierung folgende Abläufe durchgeführt werden: Stiftungswesen Stiftung Abschluss Firmenkonti Verwendete Konti Hier muss geprüft werden, wie die Verzinsung mit welchem Zinssatz oder Zinstabelle die Verzinsung auf welchen Konti durchgeführt werden soll. Abschluss Beitragskonto Durchführung der Verzugszinsberechnung per 30.12.nnnn mit Speicherung in den manuellen Fakturierungsdaten. Beitragswesen / Beitragsfakturierung Jahresendfakturierung Durchführung der Jahresendfakturierung, mit oder ohne manuelle Fakturierungsdaten, dabei unbedingt markieren, dass die Kontrolle auf nicht berechnete Lohnperioden gemacht wird. Ebenfalls beachten, ob die Lohnlisten-Kontrolle durchgeführt werden soll oder nicht. Druck der Fakturen Beitragswesen / Beitragsfakturierung Beitragsdetail drucken Bei Bedarf DB Sicherstellung Eventuell eine weitere DB Sicherung auf einem Datenträger (Tape oder CD) durchführen. Diese Datenträger sollte aufbewahrt und nicht mehr überschrieben werden. November 2004 Seite 2
Firmenwesen Firmenkonti / Beitragskonto Saldoliste Saldoliste über Firmenbeitragskonti erstellen Beitragswesen / Offene Posten Druck Offene Posten Liste Firmenkonti / Diverse Konti Saldoliste Saldoliste über diverse eingesetzte Firmenkonti erstellen Abschluss Firmenkonti Abschluss Beitragskonto Auf jeden Fall, unabhängig von einer Verzinsung, das Beitragskonto per 31.12.nnnn abschliessen. Abschluss diverser Firmenkonti Alle diversen Firmenkonti, die im WinPKS geführt werden (siehe verwendete Konti im Stiftungswesen), mit oder ohne Verzinsung abschliessen. Firmenkonti / Beitragskonto Kontoauszüge Kontoauszüge drucken Firmenkonti / Diverse Konti Kontoauszüge Kontoauszüge drucken Firmenkonti / Beitragskonto Saldoliste Saldoliste über Firmenbeitragskonti erstellen Firmenkonti / Diverse Konti Saldoliste Saldoliste über diverse eingesetzte Firmenkonti erstellen Interne Kontrollsystem (IKS) für Firmenkonti durchführen, am besten vor und nach den Abschlüssen. November 2004 Seite 3
Versichertenwesen Saldolisten Saldoliste Versichertenkonto Erstellen einer Saldoliste über die Alterskonti der Versicherten, mindestens als Total Saldoliste diverse Versichertenkonti Erstellen einer Saldoliste über die diversen eingesetzten Konti der Versicherten, mindestens als Total Abschluss / Jahresabschluss Überschussverteilung, falls gewünscht, durchführen. Unbedingt beachten, dass dieses, falls Buchungen im prov. Konto gemacht werden sollen, siehe auch Restriktion zwischen Schlussfaktur und Jahresabschluss darf nicht im prov. Konto der Versicherten gebucht werden und nicht mit Leistungsbeginn 31.12.JJJJ im prov. Konto gebucht wird (zusätzliche Lohnperiode 30.12.JJJJ bis 31.12.JJJJ mit entsprechenden Beiträgen), nur im Überschuss- oder Alterskonto buchen. Jahresabschluss Jahresabschluss über alle - oder je nach Wunsch gesteuert - Versichertenkonti (alle) oder nur Alterskonti. Eventuell die Buchungen in das Buchungsjournal für den Jahresabschluss speichern lassen. Achtung: Zwischen Schlussfaktur und Jahresabschluss Versichertenkonti dürfen keine Buchungen auf den Versichertenkonti mehr durchgeführt werden!! Es können auch keine Leistungsund Beitragsberechnungen, auch für das neue Jahr oder alte Jahre, gemacht werden!!! Liste der Ausgetretenen am Jahresabschluss Diese Liste dient zur Vervollständigung aller gemachten Altersgutschriften und Zinsgutschriften und damit zur ergänzenden Kontrolle über alle Bewegungen im FIBU Jahr. Saldolisten Saldoliste Versichertenkonto Erstellen einer Saldoliste über die Alterskonti der Versicherten Saldoliste diverse Versichertenkonti Erstellen einer Saldoliste über die diversen eingesetzten Konti der Versicherten November 2004 Seite 4
Liste der Austrittsleistungen / Mutationserfolge Liste der Kapitaleinlagen(Einmaleinlagen/EKS) / Kapitalbezüge Kontrolle Jahresabschluss in den Stammdaten Kontrolle Versicherte ohne Jahresabschluss im prov. Konto Diverses / Bestandeslisten Versichertenbestand per denn jede Veränderung nach dem 31.12. ergibt neue Zahlen im Bestand. Ev. weitere Bestandeslisten Beitragsdetail Auswertung Beitragsdetail erweitert im Firmenwesen für das Vorjahr wiederholen, somit kann via Differenzrechnung zum produzierten Beitragsdetail beim Vorjahresabschluss die detaillierten Beiträge, die aus Nachtragsfakturen entstanden sind, bestimmt werden. Beitragsdetail erweitert für das aktuell aus(ge)laufende Jahr erstellen, damit Kontrollen zu den Sparbeiträgen und Altersgutschriften aus dem Jahresabschluss und aus der Fakturierung gemacht werden können, bzw. die Daten für die Differenzberechnung im nächsten Jahresabschluss vorliegen. Reorganisation Nach erfolgreichem Jahresabschluss der Versichertenkonti oder bereits vor der Berechnung von neuen Leistungen und Beiträgen aus neuen Jahren sollte im Bereich Reorganisation die Funktion Diverses VA / VV Info für Druck nach Berechnung löschen durchführen. FZ-Wartekonto Drucken Saldolisten Saldolisten über alle Konti, min. Totalwerte Verzinsung In den Zinstabellen die entsprechenden Zinssätze kontrollieren. Verzinsen FZ-Wartekonto Alle FZ-Wartekonti verzinsen November 2004 Seite 5
Drucken Saldolisten Saldolisten über alle Konti, min. Totalwerte Interne Kontrollsystem (IKS) für Firmenkonti durchführen, am besten vor und nach den Abschlüssen. November 2004 Seite 6
DB Sicherstellung Nach diesen Arbeiten muss eine DB Sicherung auf einem externen Datenträger (Tape oder CD) erfolgen. Dieser Datenträger sollte aufbewahrt und nicht mehr überschrieben werden. Stiftung SIFO Achtung: Bei den nachfolgenden Funktionen die IV-Firma mit den beitragsbefreiten Versicherten nicht einschliessen. Besser ist bei dieser Firma den Code auf nicht SIFO-pflichtig und nicht zuschussberechtigt setzen und die Auswertung firmenweise vornehmen. Die SIFO-Abrechnung kann erst nach erfolgten Jahresabschluss auf die Versichertenkonti gemacht werden. Abrechnung Sicherheitsfonds FZL-Auswertung Bestimmung der massgebenden FZL per Jahresabschluss für die Abrechnung über die möglichen FZL-Summe. ACHTUNG: z.z. werden die Werte aus den Versichertenstammdaten Abschlusswerte bereitgestellt. Werden bereits Austrittsabrechnungen für das neue Jahr gemacht, bevor diese Auswertung erfolgt, so wird die Austrittsleistung per Austrittsdatum gemeldet. SF3-Formular drucken Bei Bedarf das SF3-Formular drucken Hilfsbuchhaltung Jahre Verwalten und eröffnen HIBU-Jahre Neues HIBU-Jahr eröffnen. Buchungsjournal Aktive/Leistungsfälle/Jahresabschluss Entsprechende Buchjournalauswertungen für das Belegjahr erstellen und mit dem IKS und Saldolisten vergleichen bzw. auswerten November 2004 Seite 7
Statistiken Versicherte Aufbereiten Statistikdaten Auswertungen per Stichtag Auswertungen für Periode Leistungsfälle Druck Leistungsfallstatistik Datenexport für den Experten Leistungsfallverwaltung Bestandeslisten Bestandeslisten laufende Renten Drucken Steuern Datenexport für den Experten Rentenbezugsscheine drucken Kontokorrent Saldoliste drucken Bewegungsliste drucken Hilfsbuchhaltung - Leistungsfallverwaltung Jahre Verwalten und eröffnen HIBU-Jahre Neues HIBU-Jahr eröffnen. November 2004 Seite 8
Buchungsjournal Leistungsfälle Entsprechende Buchjournalauswertungen für das Belegjahr erstellen und mit dem IKS und Saldolisten vergleichen bzw. auswerten November 2004 Seite 9