Die SEPA-Lastschrift!!! ab Februar 2014 verpflichtend!!! Die Vorbereitung: Analysephase Analyse der Mitgliederstruktur: Aktive Mitglieder: Passive Mitglieder: Zahlung per Überweisung oder Bar: Zahlung per Einzugsermächtigung: Zahlung per Abbuchungsauftrag: Die SEPA-Fähigkeit des Vereinsverwaltungsprogrammes überprüft: Das XML-Datenformat wird unterstützt Die Hinterlegung der Gläubiger ID ist möglich Mandatsverwaltung ist vorhanden Im Zweifel kontaktieren Sie den Programmhersteller. ACHTUNG: Wenn Sie Firma und Verein verwenden benötigen Sie 2 kostenpflichtige Updates. Das erste Update auf die Version 3.0 kann bereits bei der Sparkasse Freyung-Grafenau zum Preis von 30 Euro bestellt werden. Mit Version 3.0 ist Firma und Verein SEPA ready, dies bedeutet dass Sie nur alle SEPA relevanten Daten erfassen aber noch nicht exportieren können! Pre-Notification ist möglich. Ab Version 4.0 von Firma und Verein (voraussichtlich erhältlich ab ende November 2013) ist Firma und Verein voll SEPA fähig (Datenexport im neuen XML-Format möglich). Preis für das Update auf Version 4.0 sind ebenfalls 30 Euro. Wer die Pre-Notification über den Verwendungszweck durchführen will muss lt. Hersteller beide Updates (3.0 und 4.0) machen. Pre-Notification ist nur mit Version 3.0 möglich nicht mehr ab 4.0 (siehe nächsten Punkt). Kann von der Version 1.21 direkt auf die Version 4.0 upgedatet werden? - Ja man kann direkt auf die 4.0 Updaten bzw. es steht eine Funktion für den Datenimport aus der Version 1.21 bereit. Hinweis: Bei der Version 4.0 kann keine "Pre-Notification" mehr durchgeführt werden da diese Version bereits für SEPA - Zahlungen vorgesehen ist. Wer die Pre-Notification durchführen will muss dies zwingend mit der Version 3.0 tun, ansonsten muss sich der Verein darum kümmern dass seine Mitglieder z.b. per Brief über die Gläubiger-ID bzw. Mandatsreferenznummer informiert werden. Kann man von der Version 2.5 direkt auf die Version 4.0 updaten? - Ja dies ist möglich, hierzu bitte den Hinweis, wie bereits oben erwähnt, beachten. Alternativen: - NetXP Verein (www.netxp-verein.de), 99 Euro einmalig, bis 250 Mitglieder 60 Euro/Jahr kein Support über die Sparkasse sondern nur über Hersteller selbst! - Für kleine Vereine (bis ca. 40 Mitglieder), die nur Mitgliedsbeiträge einziehen möchten, kann unsere Internetseite verwendet werden.
Notizen: Unterschriebene Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder liegen vor teilweise ja nein In welchen Abteilungen/Sparten/Bereichen des Vereins werden Zahlungen per Lastschrift durchgeführt (z.b: Mitgliedsbeiträge, Zusatzbeiträge einzelner Abteilungen, Fördervereine von Abteilungen, etc.)? Bereich 1: Bereich 2: Zeit- und Umsetzungsplan für die SEPA-Umstellung Ihres Vereins erstellt Benennung von zuständigen Beteiligten und Verantwortlichen Der neue Zahlungsverkehr: Umstellungsphase Gläubiger Identifikationsnummer online bei der Deutschen Bundesbank angefordert und im Zahlungsverkehrsprogramm/Vereinsprogramm hinterlegt Gläubiger-ID können Sie hier beantragen: https://extranet.bundesbank.de/scp/lizenz.do Neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Lastschriften mit Ihrem Kundenberater der Sparkasse Freyung-Grafenau geschlossen Neue Beitrittserklärungen mit integriertem Mandat entwickelt Mandatsvorlagen finden Sie unter: www.sparkasse.de/sepa Nationale Bankverbindungen (Kontonummer/Bankleitzahl) in IBAN und BIC umgerechnet SEPA-Lastschriftmandate von den Mitgliedern eingeholt, bei denen keine unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt Eindeutige Mandatsreferenz pro Mandat vergeben Den Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug spätestens 14 Tage vorher informiert (Pre-Notification) (eine Verkürzung dieser Frist z.b. im Mandat/in der Beitrittserklärung ist möglich) per Anschreiben per Mail per Kontoauszug mit Beitrageinszug: Sonstige schriftliche Information:
Daten im XML-Format unter Beachtung folgender Vorlauffristen an die Sparkasse Freyung- Grafenau weitergeleitet: Erst-/Einzel-Lastschrift: spätestens 6 Bankarbeitstage vorher (14.30 Uhr) Folge-Lastschrift: spätestens 3 Bankarbeitstage vorher (14.30 Uhr) Buchung und Gutschrift am Fälligkeitstag Bitte beachten Sie, dass die unterschiedlichen Vorlauffristen evtl. zu mehreren Gutschriften auf Ihrem Kontoauszug führen können. evtl. Widerspruch bei Basislastschrift 8 Wochen ab Fälligkeitstag bei Einzug autorisierter Zahlungen 13 Monate ab Fälligkeitstag bei Einzug nicht autorisierter Zahlungen Mandat oder der jetzige Einzugsermächtigung im Original für mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug archiviert Anhang: Erläuterungen zur liste Der Datenträger (Diskette/USB-Stick, CD) mit Zahlungen: SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingereicht werden. Die Einreichung von Lastschriften im SEPA-Format wird nicht unterstützt. Hinweis: Die Sparkasse Freyung-Grafenau akzeptiert ab dem 01.02.2014 keine Disketten/USB-Stick, CD etc. mehr! Weder für Überweisungen noch für Lastschriften! Die beiden SEPA-Lastschriftverfahren: Das Mandat Kundenkreis: Widerspruchsmöglichkeit: Vorlagefrist: SEPA Basislastschrift Keine Prüfung durch Zahlstelle Lastschrifteinzug kann mit allen Kunden (Verbraucher, Nicht- Verbraucher) vereinbart werden 8 Wochen ab Belastung für autorisierte Zahlungen 13 Monate ab Belastung für nicht autorisierte Zahlungen Erst/Einzel-Lastschrift: 6 Tage vor Fälligkeit Folge-Lastschrift: 3 Tage vor Fälligkeit SEPA Firmenlastschrift Muss vom Zahlungspflichtigen seinem Institut vorgelegt werden steht lediglich Nicht-Verbrauchern zur Verfügung Vertraglich ausgeschlossen durch Verzicht (analog heutigem Abbuchungsauftrag) 2 Tage vor Fälligkeit
Die Gläubiger-Identifikationsnummer: Beantragung ausschl. online bei der Deutschen Bundesbank: https://extranet.bundesbank.de/scp/ Dauer: ca. 3 Geschäftstage jede rechtlich eigenständige Person benötigt eine eigene Gläubiger-ID (Beispiel: Hauptverein e.v. / Förderverein e.v.) Die Gläubiger-.Identifikationsnummer wird im Vereinsprogramm hinterlegt und ab dann jeder SEPA- Lastschrift automatisch beigesteuert. Die Kennzeichnung verschiedener Stellen, die Forderungen mittels Lastschriften einziehen, über die Geschäftsbereichskennung kann u. U. sinnvoll sein. der Zahlungspflichtige kann bei seinem Institut Abbuchungen einer bestimmten Gläubiger-ID sperren lassen evtl. leichtere Zuordnung der Lastschrifteinzüge zu bestimmten Abteilungen Die heutige Einzugsermächtigung: Durch die Kontinuitätsregelung in den neuen Lastschriftbedingungen aller Deutschen Kreditinstitute (gültig ab 09.07.2012) erkennen die Lastschriftempfänger an, dass Sie die von ihren Mitgliedern unterschriebene Einzugsermächtigungen auch als SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat weiter nutzen dürfen. die Umdeutung der jetzigen Einzugsermächtigung in eine Sepa-Lastschrift muss dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt werden, ansonsten ist es eine unautorisierte Lastschrift, die Rückgabefrist verlängert sich auf 13 Monate. Eine Benachrichtigung kann z.b. über den Kontoauszug erfolgen Das SEPA-Lastschriftmandat Die Gestaltung eines SEPA-Lastschriftmandates ist frei und darf z.b. im CI des Vereins erfolgen. Die rechtlich relevanten Texte sind aber vorgegeben. Vorlagen finden Sie unter www.sparkasse.de/sepa. Bitte beachten Sie: Wenn Sie das SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat auf Ihre Beitrittserklärungen mit aufnehmen, benötigen Sie von Ihrem Mitglied zwei Unterschriften (eine eigene Unterschrift für das SEPA-Lastschriftmandat) Das Firmenlastschriftmandat (analog des heutigen Abbuchungsauftrages) - darf nur unter Nicht-Verbrauchern vereinbart werden (damit für Vereine i.d.r. nicht praxisrelevant) - verhindert das Widerspruchsrecht des Zahlungspflichtigen - muss vom Zahlungspflichtigen seinem Institut vorgelegt werden - ist bei Ersteinzügen immer neu einzuholen (keine Umwidmung aus einem Abbuchungsauftrag / einer Einzugsermächtigung möglich) Mandate die 36 Monate nicht genutzt wurden, sind nicht mehr gültig
Mustervorlage eines SEPA-Basis-Lastschriftmandates: Die Mandatsreferenz: Die Mandatsreferenz (bis zu 35 Stellen lang) wird vom Zahlungsempfänger (Ihrem Verein) vergeben. Durch die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz ist jedes SEPA-Mandat eindeutig. Wie Mandatsreferenzen beim Zahlungsempfänger aufgebaut werden, kann organisatorische und technische Auswirkungen haben, z.b. hängt davon ab - ob bei der Erweiterung einer Kundenbeziehung neue Mandate erforderlich sind (z.b. Beitritt in weitere Abteilungen mit Zusatzbeiträgen) - wie mit Mandatsänderungen und -widerrufen umgegangen werden muss - welche Auswirkungen ein Mandatswiderruf des Zahlungspflichtigen hat Grundsätzliche Möglichkeiten einer Vergabe sind - Bezug zum Vereinsmitglied - Bezug zum Zahlerkonto - Bezug zum abzubuchenden Beitrag - Fortlaufende, neue Nummer Bei der Entscheidung für eine Variante sind je Anwendungssparte die Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten zu bewerten.
Die Mandatsverwaltung: Der Verein benötigt eine Verwaltung seiner SEPA-Lastschriftmandate. Diese sollte z.b. beherrschen: - Erkennung eines verfallenen Mandates nach 36 Monaten Nicht-Nutzung - Steuerung des Vorlagemerkmals (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) - Prüfung der Mandatsreferenz auf Doppelvergabe - evtl. automatisierte Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer, fortlaufend) - evtl. elektronische Archivierung von Mandaten zur schnellen und einfachen Vorlage bei Lastschriftrückgaben nach Ablauf der 8-Wochen-Frist Die Vorabankündigung des ersten Lastschrifteinzuges (Pre-Notification): Vor Einzug der ersten SEPA-Lastschrift muss dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt werden: - der Betrag des ersten Lastschrifteinzuges - der Belastungstermin des ersten Lastschrifteinzuges - die Gläubiger-ID des Vereins - die Mandatsreferenz des Vereinsmitglieds Diese Ankündigung muss mindestens 14 Tage vorher erfolgen, sofern keine andere Frist vertraglich vereinbart ist (z.b. in der Beitrittserklärung, im Mandat oder in den AGB). Die Ankündigung der Erstlastschrift muss schriftlich erfolgen, z. B: Anschreiben, Mail, Fax eine Ankündigung der Erstlastschrift z.b. über den Kontoauszug ist zulässig (z.b. beim Beitragseinzug 2013) Bitte beachten Sie, dass der Beitragseinzug Ihres Vereins ab 01.02.2014 bereits über SEPA- Lastschriften erfolgen muss. Die Vorabankündigung über den Kontoauszugstext müsste also unter Umständen schon beim Beitragseinzug 2013 erfolgen.
Ein praktisches Beispiel für die Umstellung auf SEPA-Lastschrift: Schritt 1: Beitragseinzug 2013 als letzte DTAUS-Lastschrift (Deutsches Datenformat) mit der Pre-Notfication der ersten SEPA-Lastschrift im Verwendungszweck. Schritt 2: Der Kontoauszug Ihres Vereinsmitglieds: Schritt 3: Beitragseinzug 2014 erstmalig per SEPA-Lastschrift (Beispiel Sfirm) Die SEPA-Basislastschrift Das SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat